Draaiboek Schaatsen met lichtjes

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Draaiboek Schaatsen met lichtjes"

Frederik Dijkstra
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Draaiboek Langeraar, 8 maart 2013 Door Sonja Groot, sonja.groot@gmail.com Vul gerust aan, of wijzig zaken die voor jouw evenement van toepassing zijn. Laat me weten hoe het evenement verlopen is, en vooral, wat heb je nog meer gedaan om er een succes van te maken. Veel succes met de organisatie! 1/5

zijn. Laat me weten hoe het evenement verlopen is, en vooral, wat heb je

2 Inleiding In de natuurijswinters van 2012 en 2013 is het evenement georganiseerd in Ter Aar. De eerste keer was dat op het ijs van de Langeraarse Plassen en het jaar daarna op de ijsbaan van de Ter Aarse IJsclub. Uit de ervaringen die we hebben opgedaan is dit draaiboek ontstaan. Het evenement is geschikt voor het hele gezin, jong en oud. Het is een laagdrempelig evenement, er kan bijvoorbeeld ook deelgenomen worden op de slee. Het kan plaatsvinden zodra het donker wordt. Draaiboek 1 De ijsbaan is open! Wanneer kan het evenement plaatsvinden? Aan het begin van de natuurijsperiode, ter promotie van de ijsbaan of aan het eind van de periode ter afsluiting. Tijdstip van aanvang hangt af in welke maand natuurijs is. Een optie is om een eindtijd van het evenement aan te geven. 2 Het aantal deelnemers. Het is lastig, maar doe een schatting van het aantal deelnemers. In Langeraar waren dat er ± 140 en een jaar later op de ijsbaan in Ter Aar ± 215. Het aantal deelnemers is het aantal dat een lichtje koopt (meestal basisschool jeugd). 3 Lichtjes aanschaffen. Minimaal 2 dagen voorafgaand aan het evenement. De lichtjes (party staven) kun je bijvoorbeeld aanschaffen bij de Afhaalgroothandel in Apeldoorn. Levering is de volgende dag, maar voor de zekerheid een dag extra rekenen. Er kan ook opgehaald worden bij de Afhaalgroothandel, dan weet je zeker dat je het in huis hebt B-KPL Art.nr: B - LED FOAM MULTI COLOR - PARTY-STAAF (24st.) Houd er rekening mee dat naar inschatting ± 5% van de lichtjes defect is (made in China en goedkoop ). Er zijn wellicht nog andere leveranciers. Zoek niet naar geschikte lichtjes op het laatste moment. 4 Promotie van het evenement. Maak aanplakbiljetten, informeer de scholen, publiceer op websites, Facebook, Twitter, benader plaatselijke nieuwssites (dichtbij.nl) en kranten, etc. 5 Vrijwilligers optrommelen. Vrijwilligers zijn nodig voor het versieren van de baan, verkopen van de lichtjes, inschenken chocolademelk/bij de koek en zopie, regelen verkeer, beantwoorden van vragen. Beter 1 vrijwilliger te veel, dan 6 Consumpties. Wie verzorgt de chocolademelk, dit inkopen of afspraken maken met de koek en zopie? Wat kost het lichtje, inclusief consumptiebon? 2,= was de afgelopen jaren rendabel. Waar schenk je de consumpties? Aan/op het ijs is een goed idee gebleken, men blijft schaatsen of maakt een praatje op het ijs. Maak consumptiebonnen, deze geef je bij een lichtje aan de deelnemer. 2/5

Het evenement is geschikt voor het hele gezin, jong en oud. Het is een laagdrempelig evenement, er kan bijvoorbeeld ook deelgenomen worden op de slee. Het kan plaatsvinden zodra het donker wordt.

3 7 Verkoop lichtjes. Waar verkoop je de lichtjes? Bij de ingang van de baan? Op het ijs? Bij de koek en zopie? Zorg voor een geldkistje en room briefjes af. Zorg voor wisselgeld bij aanvang van de verkoop. Denk aan een grote vuilnisbak/container voor het verpakkingsmateriaal. 8 Muziek. Is er extra aandacht nodig voor de muziek? Een DJ die voor de vrolijke noot zorgt en het publiek wat opzweept? Vooral als het erg koud is, lijkt dit een goed idee. 9 EHBO. Zorg dat er iemand aanwezig is met BHV of EHBO ervaring. En een EHBO koffer natuurlijk! 10 IJsbaan. Hoe is de staat van het ijs op de avond van het evenement? Moeten er slechte stukken afgezet worden? Het is donker, een goede/veilige ijsvloer is belangrijk! 11 Parkeergelegenheid. Is er parkeergelegenheid? Zijn er alternatieven? Moet men liever op de fiets of lopend komen? Geef dit op tijd aan (op de aanplakbiljetten). 12 Vooraf regelen. Zorg van te voren voor versiering en/of extra verlichting van de baan. Hesjes voor de vrijwilligers, dan is duidelijk wie bij de organisatie van het evenement hoort. Een kassa/geldbakje. Wie doet het licht uit op de ijsbaan? Vuilnisbak/container voor afval, bekertjes en verpakkingsmateriaal. Denk aan extra verlichting bij de koek en zopie, in het donker is het lastig schenken. Dit geldt trouwens ook voor het verkooppunt van de lichtjes. Verloop van het evenement Vooraf de baan extra versieren. Doet de muziek het? Is de persoon die het licht uitdoet op de hoogte? Is de koek en zopie gereed voor het schenken van de consumpties/chocomel? Weten de vrijwilligers wat ze moeten doen? De start van het evenement. Een kwartier voorafgaand kan men een lichtje kopen. De deelnemers kopen een lichtje met een consumptiebon voor 2,= per stuk. Er moet het gehele evenement iemand bij de lichtjesverkoop staan. Op het afgesproken tijdstip kan het licht uit. Nu kan ook de verkoop/uitdelen van consumpties starten. 3/5

Een DJ die voor de vrolijke noot zorgt en het publiek wat opzweept? Vooral als het erg koud is, lijkt dit een goed idee. 9 EHBO. Zorg dat er iemand aanwezig is met BHV of EHBO ervaring.

4 Checklist Wat Wie Wanneer 1 Datum evenement vaststellen (vergunning nodig van de gemeente?) 2 Schatting aantal deelnemers 3 Lichtjes aanschaffen 4 Evenement promoten 5 Vrijwilligers optrommelen 6 Consumpties regelen en consumptiebonnen maken (zie voorbeeld volgende pagina) 7 Verkoop lichtjes, wie wat waar 8 Muziek 9 EHBO 10 Veiligheid ijsvloer (scheuren) 11 Parkeergelegenheid 4/5

optrommelen 6 Consumpties regelen en consumptiebonnen maken (zie voorbeeld volgende pagina) 7

5 Voorbeeld consumptiebon, uitdelen bij aanschaf van een lichtje. 5/5

Vergelijkbare documenten

PR-BEGELEIDING. Na initiatie van een evenement

PR-BEGELEIDING. Na initiatie van een evenement PR-BEGELEIDING Na initiatie van een evenement Voorwoord Jouw evenement gaat er komen bij SETUP! Naast de productie en inhoud is de PR & Communicatie van het evenement bij SETUP een belangrijk onderdeel.