Inleiding Methodische verantwoording Vastgestelde (wettelijke, juridische en gemeentelijke) kaders Begripsbepaling...

Transcriptie

1 Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010

2 Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 (definitieve versie, 3 mei 2010) Inhoudsopgave Inleiding Methodische verantwoording Vastgestelde (wettelijke, juridische en gemeentelijke) kaders Begripsbepaling Dienstverlening Waarde en uitstraling evenementen Veiligheid, regelgeving en handhaving Vervolg Kosten, baten, dekking en begrotingswijziging...13 Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

3 Inleiding In de gemeente Oude IJsselstreek worden op jaarbasis ongeveer 700 grote en kleine evenementen georganiseerd. Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan de leefbaarheid en vitaliteit in onze gemeente. Maar evenementen hebben meerdere functies: ze kunnen een middel zijn om de gemeente te promoten en evenementen kunnen een goed moment zijn voor het gemeentebestuur en gemeenteraad om zich te presenteren en te profileren. Als er een evenement wordt georganiseerd, is de gemeente daar ook bijna altijd bij betrokken. De gemeente geeft namelijk veelal de benodigde vergunningen af en levert in een aantal gevallen ondersteuning in financiële zin (subsidie) en in fysieke zin (handen spandiensten). Aanleiding Evenementenorganisaties geven aan niet altijd even tevreden te zijn met de dienstverlening en ondersteuning van de gemeente. Evenementenorganisaties weten niet waar ze met hun vragen terecht kunnen en het is voor hen ook wel eens onduidelijk wat de gemeente wel en niet voor hun evenement regelt en aan voorwaarden stelt. Er is onduidelijkheid over wanneer een evenement in aanmerking komt voor subsidie en welke regels op het gebied van handen spandiensten worden gehanteerd. De gemeente heeft ten aanzien hiervan tot op heden gedragslijnen uit het verleden gehanteerd. Daardoor is er in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan. Opbouw nota Deze evenementennota gaat in op hoe wij als gemeente onze dienstverlening richting evenementenorganisatoren integraal willen verbeteren. De nota is tot stand gekomen aan de hand van een creatieve denksessie met tal van betrokken organisaties. Het proces van creatieve denksessie tot uiteindelijk deze nota wordt beschreven bij Methodische verantwoording. Vervolgens gaat de nota in op de drie thema s die centraal staan in onze ambitie om een goede samenwerking met evenementenorganisaties te bewerkstelligen: dienstverlening, waarde en uitstraling en veiligheid, regelgeving en handhaving. Uit de thema s vloeien een aantal beleidsuitgangspunten voort. Deze nota wordt afgesloten met de financiële paragraaf. Op basis van de beleidsnota is ook meteen een integrale uitvoeringsnota Uitvoeringsplan Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 opgesteld. Hoewel de uitvoeringsdocumenten op het gebied van vergunningen en handhaving op een later moment in 2010 verder uitgewerkt worden, is ook dit onderdeel nauw betrokken bij het opstellen van de integrale uitvoeringsnota. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

4 1. Methodische verantwoording Voor het in kaart brengen van de ontwikkelingen die spelen op het gebied van evenementen in deze gemeente hebben wij de probleemstelling: Hoe kunnen wij de evenementen in gemeente Oude IJsselstreek het beste ondersteunen en stimuleren? geformuleerd. Vervolgens is een inventarisatie gemaakt van sleutelpersonen (bijlage I) met kennis en kunde op het gebied van evenementen vanuit de vier verschillende disciplines: beleid, regelgeving, uitvoering en handhaving. In een creatieve denksessie is deze sleutelpersonen gevraagd naar de ontwikkelingen die zij zien op het gebied van evenementen en de knelpunten die ze daarbij constateren. Vervolgens is de sleutelpersonen gevraagd naar oplossingen voor hun gesignaleerde knelpunten en hebben we gevraagd welke bijdrage we van de sleutelpersonen kunnen verwachten als we de door hen gekozen oplossing zouden kiezen. Alle in deze sessie gemaakte opmerkingen, zowel schriftelijk als mondeling, zijn verzameld en gerubriceerd in een bloemlezing (bijlage II). Enkele citaten uit de sessie zijn terug te vinden in deze nota. De bloemlezing is vervolgens verwerkt tot een mindmap (bijlage III) waarin de verschillende opmerkingen gerubriceerd zijn in een aantal thema s en onderwerpen. Uit deze rangschikking zijn een drietal lijnen te onderscheiden waar het evenementenbeleid van de gemeente Oude IJsselstreek op gebaseerd moet worden. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

5 2. Vastgestelde (wettelijke, juridische en gemeentelijke) kaders Deze nota is opgesteld binnen de volgende wettelijke, juridische en gemeentelijke kaders: Algemene Wet Bestuursrecht Deze wet bevat algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en dergelijke. Drank- en Horecawet Hierin zijn regels gesteld ten aanzien van het schenken van alcoholhoudende dranken tijdens evenementen. Hiervoor moet ontheffing worden verleend (art. 35). Gemeentewet Hierin wordt de burgemeester belast met handhaving van de openbare orde, het toezicht op de openbare vermakelijkheden en de uitvoering van verordeningen voor zover deze betrekking hebben op het voorgaande. Wegenverkeerswet De Wegenverkeerswet 1994 vormt de basis voor de regelgeving van het wegverkeer in Nederland. Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 In het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 zijn de meeste verkeersregels uit de Wegenverkeerswet verder uitgewerkt. Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer Hierin worden regels gesteld ten aanzien van het tijdelijk afsluiten van wegen voor evenementen. Wet op de kansspelen Hierin worden regels gesteld ten aanzien van loterijen en andere kansspelen. Wet op de particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus Hierin worden regels gesteld ten aanzien van de particuliere beveiligers die ingezet worden tijdens evenementen. Wet ruimtelijke ordening Deze wet regelt hoe ruimtelijke plannen in Nederland tot stand komen en gewijzigd worden. Bouwverordening In de bouwverordening zijn technische voorschriften zijn vastgelegd en het geeft regels voor het toepassen van brandveiligheidsinstallaties als voorwaarde voor een bouwvergunning. Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Oude IJsselstreek Hierin wordt een vergunningplicht ingesteld voor het organiseren van evenementen. Algemene Subsidieregeling gemeente Oude IJsselstreek 2008 Hierin staan regels omtrent het verlenen van subsidie aan organisaties. Uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek 2008 Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

6 Hierin zijn de regels uit de algemene subsidieregeling verder uitgewerkt Toelichting op uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek 2008 Hierin staan de uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek toegelicht. Legesverordening Hierin staat welke producten of diensten de gemeente in rekening brengt bij particulieren en bedrijven en wat de hoogte van deze bedragen is. Verwante nota s: Cultuurnota (vastgesteld door de gemeenteraad op ) Jeugdnota (vastgesteld door de gemeenteraad op ) Ouderennota (vastgesteld door de gemeenteraad op ) Kaderstellende notitie welzijn (vastgesteld door de gemeenteraad op 2 oktober 2008) Lokaal Toeristisch Recreatief Ontwikkelings Plan (vastgesteld door de gemeenteraad op 9 juli 2009) Kadernota Integrale Veiligheid Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

7 3. Begripsbepaling Evenement In deze integrale beleidsnota worden evenementen vanuit zowel vergunningtechnisch als subsidietechnisch oogpunt belicht. Voor het verlenen van subsidie is de definitie van een evenement smaller als voor het verlenen van een vergunning. Vandaar dat in deze nota twee definities voor een evenement worden gehanteerd: 1. Vanuit vergunningverlening voor evenementen: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de Algemene Plaatselijke Verordening; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:39 van deze verordening. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3, op de weg; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg. (uit: APV Oude IJsselstreek, d.d. 4 november 2008) 2. Vanuit subsidieverlening voor evenementen: Onder een evenement wordt verstaan: een bijzondere of opmerkelijke activiteit gericht op vermaak voor een algemeen publiek op het gebied van kunst, cultuur, sport, erfgoed en maatschappelijke thema s, welke van belang is voor de gemeente Oude IJsselstreek. Vergunning Bewijs van toestemming voor een bepaalde activiteit, zoals het organiseren van een evenement. Door vergunningen af te geven of te weigeren, kan een gemeente activiteiten reguleren en ongewenste ontwikkelingen tegengaan. Hand- en spandiensten Door het college vastgestelde diensten en producten die de gemeente al dan niet tegen betaling - aan kan bieden aan evenementenorganisaties. Vanuit de buitendienst zijn voorbeelden van hand en spandiensten bijvoorbeeld: het leveren van dranghekken, en het voorbereiden en uitvoeren van verkeersmaatregelen bij grote evenementen. Maar ook vanuit andere afdelingen kan de gemeente handen spandiensten leveren. Een voorbeeld daarvan is het (gratis) ter beschikking stellen van een sporthal voor een evenement. Subsidie Een (financiële) bijdrage die de gemeente levert om bepaalde activiteiten te ondersteunen en te stimuleren, omdat deze waardevol zijn voor het door de gemeente gevoerde beleid. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

8 4. Dienstverlening Evenementenorganisaties zijn gebaat bij een goede coördinator vanuit de gemeente. De gemeente moet een betrouwbare partner zijn. Samenwerken heeft vooral te maken met dat je weet wat verschillende partijen wel en niet kunnen. Evenementenorganisaties hebben te maken met terugloop vrijwilligers, ondersteuning van de gemeente in de vorm van handen spandiensten is daarom welkom. Omdat evenementen een belangrijke bijdrage leveren aan de leefbaarheid en vitaliteit van de gemeente Oude IJsselstreek, willen we evenementenorganisaties zo goed mogelijk van dienst zijn. Evenementenorganisaties hebben behoefte aan één vaste contactpersoon, duidelijke communicatie, duidelijke regels en goede en duidelijke ondersteuning. Om dit te realiseren moeten de afdelingen/taakvelden van de gemeente die te maken hebben met evenementen met elkaar samenwerken en moet de structuur van rollen en verantwoordelijkheden van de gemeente bij evenementen bij zowel gemeente als evenementenorganisatie helder zijn. Tot op heden werkten de verschillende betrokken taakvelden en afdelingen onvoldoende met elkaar samen. Als een evenementorganisatie zich zowel voor handen spandiensten als voor subsidie als voor een vergunning bij de gemeente meldde, kreeg zij voor elk onderwerp met een andere contactpersonen te maken. Door evenementenaanvragen integraal te behandelen wordt voorkomen dat evenementenorganisaties met verschillende contactpersonen te maken krijgen. Op deze manier wordt de dienstverlening van de gemeente aan evenementenorganisaties verbeterd. Beleidsuitgangspunten Wij streven een goede samenwerking met evenementenorganisaties na. Wij stimuleren evenementenorganisaties om met elkaar samen te werken. Wij voeren de regie op een zo goed mogelijke spreiding van evenementen in de gemeente. De gemeente biedt evenementenorganisaties integraal ondersteuning aan. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

9 5. Waarde en uitstraling evenementen Het verenigingsleven is ontzettend groot hier en participeert voortdurend in het organiseren van evenementen. Mensen zijn mobieler en zijn daardoor eerder bereid van ver te komen voor bijzondere evenementen. Oude IJsselstreek kent een rijk verenigingsleven waarin veel activiteiten worden georganiseerd. Deze initiatieven zijn waardevol en willen we graag behouden. Daarnaast willen we nieuwe initiatieven stimuleren. Evenementen in Oude IJsselstreek leveren een positieve bijdrage aan de leefbaarheid en het imago van gemeente Oude IJsselstreek. Daarnaast kunnen evenementen een middel zijn om de gemeente te promoten en kan een evenement een goed moment zijn voor het gemeentebestuur en / of de gemeenteraad om zich te presenteren. Op dit moment is er geen helder en eenduidig subsidiebeleid voor evenementen. Evenementen krijgen nu subsidie op basis van wat ze in het verleden (in de voormalige gemeenten Wisch en Gendringen) ook hebben ontvangen. Daardoor is er in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan. Ook voor handen spandiensten geldt dat er tot op heden geen eenduidige regels voor bestaan. Gedragslijnen uit het verleden waren de geldende richtlijnen. In de praktijk betekende dit dat de ene organisatie soms gratis handen spandiensten kreeg van de gemeente, terwijl de andere organisatie daarvoor moest betalen. Ook voor het leveren van handen spandiensten is daardoor in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan. Beleidsuitgangspunten Evenementen die op basis van de hieronder gestelde criteria ondersteuning krijgen kunnen naast financiële ondersteuning ondersteuning krijgen in de vorm van handen spandiensten en in de vorm van het wel heffen maar niet innen van legeskosten. Om voor subsidie in aanmerking te komen gelden als basisvoorwaarden de bepalingen die zijn opgenomen in de Algemene subsidieregeling 2008 Gemeente Oude IJsselstreek, de Uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport 2008 gemeente Oude IJsselstreek, en de Toelichting op uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport 2008 gemeente Oude IJsselstreek. De gemeente hanteert een transparant systeem op basis waarvan zij evenementen ondersteunt. De gemeente streeft op de verschillende beleidsterreinen beleidsdoelen na. Evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de realisatie van deze beleidsdoelen. De mate waarin een evenement een bijdrage levert aan één of meerdere beleidsterreinen is daarom een toetsingscriterium bij de subsidiebeoordeling. Evenementen kunnen een plaatselijk karakter hebben tot een landelijk of zelfs internationaal karakter. Evenementen met een grotere reikwijdte hebben, naast bezoekers uit eigen gemeente, een grote aantrekkingskracht op bezoekers van buiten de gemeente. Daarnaast kunnen evenementen met een grote reikwijdte ook veel publiciteit verwerven, waardoor een evenement bij kan dragen aan de promotie van de gemeente Oude IJsselstreek. Reikwijdte van een evenement is daarom een criterium bij de subsidiebeoordeling. Veel evenementen worden georganiseerd door een gemeentelijke vrijwilligersorganisatie. Het kan ook zo zijn dat meerdere gemeentelijke vrijwilligersorganisaties samenwerken aan een evenement. Deze samenwerking kan tot uiting komen in de organisatie en / of in de uitvoering van het evenement. Als meerdere gemeentelijke vrijwilligersorganisaties samenwerken aan een evenement draagt dit bij aan zelfredzaamheid en aan saamhorigheid in een kern / in de gemeente. Daarnaast wordt door samenwerking het onderlinge contact en de uitwisseling van informatie tussen gemeentelijke Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

10 vrijwilligersorganisaties vergroot. Organisaties kunnen van elkaars kennis, kunde en contacten gebruik maken. Dit versterkt het verenigingsleven in de gemeente en dat heeft een positieve uitwerking op de leefbaarheid in Oude IJsselstreek. Samenwerking in de organisatie en / of de uitvoering van een evenement is daarom een criterium bij de subsidiebeoordeling. Bezoekersaantallen zeggen iets over de bekendheid en de aantrekkingskracht van een evenement. Bekendheid en aantrekkingskracht van een evenement kunnen bijdragen aan de promotie van de gemeente Oude IJsselstreek. Bij het beoordelen van subsidieaanvragen is bezoekersaantallen daarom een criterium. Evenementen die gratis zijn, zijn voor elke doelgroep toegankelijk. Het feit dat entree geheven wordt voor een evenement kan voor sommige doelgroepen een drempel zijn om een evenement te bezoeken. Daarom is laagdrempeligheid (gratis niet gratis) een criterium bij de subsidiebeoordeling. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

11 6. Veiligheid, regelgeving en handhaving Hoelang duurt een vergunningaanvraag? Terugkoppeling tijdens de voorbereiding kan beter. Regels moeten makkelijk uit te voeren zijn. Evenementen brengen risico s voor de veiligheid, gezondheid en openbare orde met zich mee. Van de overheid wordt verwacht dat zij ter bescherming van de burger deze risico s beperkt en beheerst. Dit betekent niet dat de gemeente alle daarvoor noodzakelijke maatregelen (in eigen beheer) moet uitvoeren, maar de gemeente voert hierover wel de regie. Evenementenorganisaties ervaren regels vaak als onduidelijk. Ze weten bijvoorbeeld niet welke voorwaarden voor welk evenement worden gesteld en waarom bepaalde regels opgelegd worden aan evenementenorganisaties. Daarnaast wordt vanuit de ambtelijke organisatie geconstateerd dat de regels die gesteld worden voor het beheer van de openbare ruimte (waaronder de weg) niet of nauwelijks worden gehandhaafd. Tot nu toe hebben er zich gelukkig geen ernstige incidenten voorgedaan, maar de risico s zijn door het ontbreken van handhaving onvoldoende in beeld en derhalve niet te beheersen. Gezien de verantwoordelijkheid van de gemeente, bijvoorbeeld als wegbeheerder, is dit een onwenselijke situatie. Beleidsuitgangspunten Waarborging van de openbare orde en veiligheid is een noodzakelijke voorwaarde voor het laten plaatsvinden van een evenement. Dit is een verantwoordelijkheid van de burgemeester. De gemeente zorgt voor een duidelijk uitvoeringsbeleid voor alle vergunningverlening (zowel inhoudelijk als procesmatig) met betrekking tot evenementen waarbij zo min mogelijk regels worden opgelegd aan organisatoren. De regels die worden opgelegd aan evenementenorganisatoren zijn uitvoerbaar en handhaafbaar. De regels die worden opgelegd aan evenementenorganisatoren worden waarnodig proactief gehandhaafd. Handhaving is een reguliere taak van de gemeente. Voor handhaving worden geen kosten in rekening gebracht bij de evenementenorganisatie. De handhaving wordt centraal gecoördineerd zodat evenementenorganisatoren één aanspreekpunt hebben en houden. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

12 7. Vervolg In deze nota zijn een aantal thema s en beleidslijnen uiteengezet om het integrale evenementenbeleid in Oude IJsselstreek vorm te geven. In de uitvoeringsnota staat verder uitgewerkt op welke wijze de beleidsuitgangspunten op het gebied van evenementensubsidies en handen spandiensten voor evenementen ingevuld worden. Evaluatie Om erachter te komen of we de in deze nota beschreven ambitie ook daadwerkelijk bereiken houden we scherp in de gaten hoe de nieuwe beleids- en uitvoeringkaders voor evenementen in de praktijk werken. Na één jaar wordt de werkwijze zoals beschreven in het beleids- en uitvoeringsplan tegen het licht gehouden om te beoordelen of de ingeslagen weg de juiste is en welke bijstellingen eventueel nodig zijn. Vervolgens wordt het proces van de totstandkoming van dit integrale evenementenbeleid tenminste 2- jaarlijks herhaald om snel in te kunnen spelen op eventuele nieuwe ontwikkelingen en draagvlak onder de spelers in het veld te creëren en / of te behouden. Integrale evenementennota Oude IJsselstreek

13 8. Kosten, baten, dekking en begrotingswijziging De financiële gevolgen van het integrale evenementenbeleid en de uitvoeringsnota zijn niet volledig in beeld te brengen. Er kan wel een inschatting worden gemaakt: Evenementensubsidies In 2009 is ongeveer ,- aan evenementensubsidies besteed. De hoogte van het bedrag voor 2010 en verder is onder andere afhankelijk van het aantal ondersteuningsaanvragen per jaar. Een inschatting op basis van de evenementenlijst uit 2009 komt uit rond de ,-. Met dit bedrag is in 2010 nog geen rekening gehouden. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het nieuwe beleid en na 1 jaar verantwoording af te leggen over de werkelijke effecten. Vanaf dat moment kan ook reëel begroot (of bijgesteld) worden. Evenementensubsidies worden betaald uit verschillende budgetten, waaronder: promotionele activiteiten, cultuur, recreatie & toerisme en subsidiëring sociaal cultureel werk. Hand- en spandiensten Het is op dit moment onduidelijk hoeveel uur de buitendienst exact aan handen spandiensten voor evenementen besteedt. Daarnaast worden met deze evenementennota conform de wens van uw college - de mogelijkheden voor handen spandiensten die de gemeente een evenementenorganisatie kan bieden aanzienlijk verruimd. Daardoor kan niet exact worden aangegeven met welke kosten (uren) we rekening moeten houden voor dit onderdeel. Er zijn voor 2010 geen extra financiële middelen beschikbaar voor deze eventuele extra kosten, wat dus betekent dat de buitendienst deze werkzaamheden binnen haar huidige formatie uit moet voeren. Dit heeft waarschijnlijk gevolgen voor de reguliere dienstverlening van de buitendienst. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het nieuwe beleid en na 1 jaar verantwoording af te leggen over de werkelijke effecten. Vanaf dat moment kan ook reëel begroot (of bijgesteld) worden. Leges In 2009 bedroegen de inkomsten aan leges rond de 8.500,-. Als de legeskosten voor evenementen die volgens objectieve criteria ondersteuning krijgen wel worden geheven, maar niet worden geïnd bij de evenementenorganisatie zoals uw college voorgesteld heeft - zullen de gederfde inkomsten binnen het veiligheidsbudget opgevangen moeten worden. Overgangsregeling Voor evenementenorganisaties die er door de effecten van deze evenementennota (evenementensubsidies) per saldo 500 euro op voor- of achteruit gaan wordt een overgangsregeling getroffen. De overgangsregeling maakt integraal onderdeel uit het Uitvoeringsplan integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 Integrale evenementennota Oude IJsselstreek