Handleiding Cosmo. Handleiding voor bestuurders/managers

Transcriptie

1 Handleiding Cosmo Handleiding voor bestuurders/managers Cosmo versie 2.5, 17 september 2013

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Inleiding...3 Aan de slag met Cosmo...4 Het bekwaamheidsdossier...6 De onderdelen van het dossier...8 Inzage in de dossiers Het praktisch gebruik Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 2

3 Inleiding COSMO staat voor Competenties, Ontwikkeling, Scholing, Mobiliteit en Opleiding. Het is een programma dat via internet te benaderen is. Cosmo is een kwaliteitsinstrument dat door schoolbesturen binnen het primair onderwijs ingezet wordt ter ondersteuning van het integraal personeelsbeleid. Met behulp van het programma kunnen medewerkers in het primair onderwijs hun bekwaamheidsdossiers beheren inclusief competentieprofielen en persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP). Het bestuur en de schoolleiding kunnen vervolgens van deze gegevens gebruik maken om daarmee de personeelsleden beter te ondersteunen. Historie De aanzet tot het ontwikkelen van Cosmo is in 2004 gedaan door het schoolbestuur Stichting IJsselgraaf in Doetinchem. Zij zochten naar een manier om de gegevens met betrekking tot het Curriculum Vitae en de mobiliteitswensen van de medewerkers van de bij hen aangesloten scholen in kaart te brengen. Gaandeweg bleek dat er, mede door de invoering van Wet BIO, behoefte was aan een breder programma met meerdere onderdelen. Als ontwikkeling daarop is er een onderdeel voor de beroepsidentiteit, het competentieprofiel, het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en de (na-)scholing opgenomen. Omdat er meerdere besturen geïnteresseerd waren in de programma's is de Stichting voor Internetapplicaties en Kwaliteitsinstrumenten voor het Onderwijs in Nederland (SIKON) gevraagd om Cosmo en IJKPUNT verder te ontwikkelen en te verspreiden. Toekomst Cosmo zal verder ontwikkeld en bijgehouden worden door SIKON. Hiertoe heeft SIKON het beheer en de ontwikkeling van de internetapplicatie Cosmo uitbesteed aan Construct Bedrijfspsychologie. Tevens heeft SIKON een werkgroep in het leven geroepen. Deze werkgroep stelt voor, op basis van wettelijke bepalingen en aan de hand van opmerkingen en suggesties die ze krijgt van de gebruikers, wat er veranderd zou kunnen worden aan het programma om het nog bruikbaarder te maken. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 3

4 Aan de slag met Cosmo Internet applicatie Cosmo is een programma, dat werkt via het internet. U kunt het Cosmo programma vinden op de website van Sikon ( Door te klikken op inloggen wordt u naar de Cosmo applicatie geleid. Wilt u een direct link naar Cosmo, dan kunt u de url gebruiken. Uw account Om gebruik te kunnen maken van Cosmo heeft u een account nodig met de juiste rechten ( manager voor bestuurder/manager inzage). De beheerder van Cosmo binnen uw bestuur kan een account aanmaken en u de gegevens verstrekken. Persoonlijk of bestuur-account In Cosmo versie 2 kan het account, dat toegang geeft tot inzage op bestuur/manager niveau, een bestuur-account zijn of deze rechten kunnen aan een persoonlijk account toegekend ziin. De laatste optie heeft de voorkeur, maar vanuit Cosmo versie 1 zijn er ook nog bestuurgebonden accounts. Deze hebben gebruikersnamen, die afgeleid zijn van het bestuurnummer van het bestuur. Gebruikersnaam Voor een persoonlijk account is de gebruikersnaam, in principe uw Caso-stamnummer. Als uw werkgever niet met stamnummers werkt is uw gebruikersnaam uw registratienummer, óf uw burgerservicenummer (BSN/Sofi). (Historische) bestuur accounts hebben een gebruikersnaam die afgeleid is van het bestuurnummer (Bxxxxx voor de inzage, Axxxxx voor de administratie). In uw gebruikersprofiel kunt u een tweede gebruikersnaam aanmaken. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld met uw adres in te loggen. Tijdelijk wachtwoord Bij het aanmaken van uw account wordt een tijdelijk wachtwoord aangemaakt. Met dit wachtwoord kunt u éénmaal inloggen. Direct na het inloggen dient u zelf een eigen wachtwoord kiezen. Dit wachtwoord wordt versleuteld in de database opgeslagen, en is niet meer te achterhalen. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 4

5 Bij deze stap wordt u ook gevraagd om het adres voor uw account te controleren en eventueel in te vullen. Wachtwoord kwijt Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Op basis van uw gebruikersnaam wordt een nieuw tijdelijk wachtwoord naar het adres, dat bij uw account bekend is, gezonden. Indien uw adres niet bekend is, of niet meer klopt, dan kunt u uw werkgever verzoeken om uw wachtwoord te resetten. Vermeld op dat moment uw (nieuwe) adres. Als u de helpdesk vraagt het wachtwoord te resetten, vermeld dan ook uw telefoonnummer. Bij twijfel zullen we uw aanvraag telefonisch bevestigd willen krijgen. Rollen Aan uw account zijn één of meerdere gebruikersrollen toegekend. Deze rollen bepalen welke mogelijkheden u binnen Cosmo heeft. Naast de manager rol, kan aan een persoonlijk account ook de rol teamleider of werknemer toegekend zijn. In dat laatste geval kunt u ook uw eigen bekwaamheidsdossier invullen. Als uw account niet de juiste mogelijkheden biedt, kunt u zich wenden tot de Cosmo administrator. Demo Bent u onzeker over het gebruik of wilt u eerst zien welke gegevens u kunt verwachten? Ga dan naar de demo van Cosmo (ook deze is te vinden op Hier kunt u inloggen als manager, maar ook als schoolleider of werknemer. Privacy en veiligheid Een volledige beschrijving over hoe Sikon omgaat met de privacy van uw werknemers en de veiligheid van hun gegevens kunt u vinden op de website van Sikon ( Hulp Uw administratie kan u helpen met het aanmaken van een account, het resetten van uw wachtwoord en met de toekenning van de gebruikersrollen. Via het contactformulier kunt u contact zoeken met de Cosmo helpdesk. Bij deze helpdesk kunt u terecht met de meeste gebruiksproblemen. Wij streven er naar uw vraag binnen twee werkdagen te beantwoorden. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 5

6 Het bekwaamheidsdossier Het Cosmo bekwaamheidsdossier omvat de belangrijkste basisinformatie voor de persoonlijke ontwikkeling van uw werknemers. Zij kunnen dit dossier in Cosmo aanvullen met gerichte wensen ten aanzien van (na-) scholing, verandering van functie (mobiliteit) en wensen ten aanzien van hun aanstelling. Doel van Cosmo Cosmo heeft een tweeledig doel. Voorop staat de persoonlijke ontwikkeling van de werknemers. Door P.O.P.-rapporten en competentieprofielen met u te delen kan een vruchtbare dialoog over de ontwikkeling van uw werknemers op gang komen. Cosmo help hen bij het formuleren van de bekende gegevens en het registreren van gesprekken en geformuleerde ontwikkelingsdoelen. Daarnaast geeft de verwoording van hun wensen ten aanzien van hun functie (de mobiliteit) u de mogelijkheid om vacatures eenvoudiger te vervullen en de werknemers op de beste plaats te krijgen. Tot slot en niet geheel onbelangrijk: Cosmo geeft invulling aan de wet BIO, die werkgevers verplicht voor iedere medewerker een bekwaamheidsdossier aan te leggen. Gebruik van het bekwaamheidsdossier Welke onderdelen van Cosmo u gebruikt is afhankelijk van hoe u Cosmo wilt gebruiken. Cosmo wordt vaak in combinatie met andere programma s gebruikt, die invulling geven aan het gesprek over competenties, persoonlijke ontwikkeling en (na-) scholing. U kunt uw werknemers expliciet vragen bepaalde delen in te vullen en up-to-date te houden. Daarnaast kunt u Cosmo aanbevelen als een persoonlijk hulpmiddel. Let er goed op dat u actief kijkt naar de scholing, mobiliteit en aanstellingwensen, die ingevuld zijn. Het is voor uw werknemers belangrijk te weten of hun wensen gehoord worden. Inzage in de dossiers Als direct leidinggevende (teamleider, schoolleider, directeur) heeft u inzage in het gehele dossier van uw werknemers. De werkgever (schoolbestuur, bovenschools management) heeft alleen inzage in CV s en de geformuleerde wensen. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 6

7 Werknemersdossier Naast de persoonlijke bekwaamheidsdossiers is voor iedere werknemer een werknemersdossier in Cosmo aanwezig. In dit werknemersdossier staat de informatie over hun aanstelling en er is ruimte voor gespreksverslagen en aantekeningen. De aanstellinginformatie wordt gebruikt om de medewerkers in te delen naar school/groep en naar huidige functie. Let er op dat deze informatie correct is. Voor u, als leidinggevende, is er de mogelijkheid om gespreksverslagen te schrijven, die door de leidinggevende(n) van uw school/groep in te zien zijn. Ook de betreffende werknemer kan deze verslagen inzien. Naast de verslagen is er ook de mogelijkheid ook aantekeningen te maken in een werknemersdossier. Deze aantekeningen zijn alleen voor de leidinggevende(n) van uw school/groep in te zien. Het werknemersdossier blijft in Cosmo bestaan, ook nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Het (persoonlijk) bekwaamheidsdossier is na uitdiensttreding niet meer in te zien. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 7

8 De onderdelen van het dossier Curriculum Vitae (CV) Het CV deel is bedoeld voor een weergave van opleidingen en werkervaring. Het CV is zo opgezet, dat het gebruikt kan worden als bijlage bij een sollicitatie. Als leidinggevende kunt dit CV inzien. Het CV biedt de mogelijkheid om documenten aan te hechten. Via deze mogelijkheid kan bijvoorbeeld een CV in Word formaat of certificaten toegevoegd zijn. Competenties Met behulp van één of meerdere competentieprofielen kan een beeld van de competenties van een werknemer opgebouwd worden. Ieder profiel bevraagt een specifieke set competenties. De competentieprofielen zijn geen meetinstrumenten. De competenties worden gemeten met verschillende instrumenten. Bij de invulling kan aangegeven zijn welk instrument gebruikt is. Ook is er de mogelijkheid om een resultaatbestand van een instrument aan te hechten. Omdat er zeer veel instrumenten in omloop zijn, zijn de profielen in Cosmo vrij abstract. Per competentie is er een vrij veld voor de score van het instrument. Daarnaast kan de werknemer zelf een score op de schaal 1 t/m 10 geven. Bij iedere competentie kan een ontwikkelingsdoel geformuleerd worden. Het profiel wordt veelal gebruikt als basis voor een functionerings- of voortgangsgesprek. Een werknemer kan zowel meerdere profielen invullen, als een specifiek profiel meermalen invullen. Op die manier kan de ontwikkeling gevolgd worden. In Cosmo zijn een twee algemene profielen aanwezig: - Het SBL Competentieprofiel, met de zeven leerkracht competenties. - Het NSA profiel, met competenties op leidinggeven en management. Daarnaast kan uw werkgever extra profielen hebben toegevoegd. Beroepsidentiteit Onder Beroepsidentiteit komen de beroepsopvattingen, uitgangspunten, motivatie, aspiraties en ambities te staan. De vragen van de beroepsidentiteit helpen een beeld te vormen van de werknemer en kunnen als basis voor een ontwikkelingsgesprek gebruikt worden. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 8

9 P.O.P. De P.O.P. functies in het bekwaamheidsdossier volgen de P.O.P. cyclus, waarbij eerst de vragenlijst beantwoordt wordt, en vervolgens een gesprek met de leidinggevende wordt gevoerd. De resultaten van de doelen, die in de vragenlijst en het gesprek zijn geformuleerd, maken de cyclus rond. Nascholing Het onderdeel nascholing biedt de mogelijkheid om één of meerdere (na-) scholingwensen te formuleren. De (na-) scholingwensen zijn voor u en voor de werkgever van alle werknemers in te zien. Dit geeft de mogelijkheid om nascholing centraal te organiseren en om thema s voor studiedagen te bepalen. Mobiliteit De mobiliteitwensen zijn een belangrijk onderdeel van Cosmo. Een goede registratie van mobiliteitwensen maken het voor de werknemer mogelijk om gezien te worden en voor de werkgever makkelijker om functies te vervullen. [Nieuw in Cosmo, nog niet beschikbaar in de demo] Daarnaast kunnen werknemers ook aangeven voor welke andere werkgevers, die van Cosmo gebruik maken, ze zouden willen werken. U heeft inzicht in de werknemers van andere besturen, die bij uw bestuur een functie ambiëren. Aanstellingwensen In dit onderdeel worden wensen ten aanzien van de aanstelling geformuleerd. Deze functie is in eerste instantie bedoeld voor het aangeven van wensen ten aanzien van meer of minder werken, buitengewoon verlof of BAPO. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 9

10 Inzage in de dossiers Inleiding Als manager heeft u inzicht in de dossiers van uw werknemers. Dit zijn alle personen, die in de scholen/groepen waar u manager bent, de werknemer rol hebben. Door op de naam van de persoon te klikken, opent u het bekwaamheidsdossier. Als manager heeft u toegang tot het CV en de scholing-, mobiliteit- en aanstellingwensen. De competenties, het POP deel en de door de leidinggevende gemaakt verslagen en aantekening zijn alleen voor de teamleiders in te zien. Overzicht werknemers Onder de tab werknemers, vindt u alle dossiers, die u kunt inzien. De werknemers worden alfabetisch (toon alfabetisch) of per school/groep (toon per locatie) getoond. Wanneer medewerkers ook werkzaam zijn op andere scholen, zult u daarvan ook de naam zien. Dit betekent niet dat u van die school/groep inzage hebt in alle dossiers. U kunt de medewerkers ook bekijken in verschillende groeperingen. Ingedeeld naar functie (de functies zoals die in het werknemerdossier staan aangegeven), en naar taakervaring, vooropleiding, na-scholing en kwaliteiten (allen uit het CV). Achter de naam van een werknemer vindt u directe links naar de scholing-, mobiliteit- en aanstellingwensen (wanneer deze aanwezig zijn). De datum geeft aan wanneer het dossier voor het laatst gewijzigd is. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 10

11 Overzicht mobiliteitwensen De werknemers, die een mobiliteitwens hebben aangegeven in hun dossier, worden getoond onder de tab mobiliteitwensen. Ze kunnen worden getoond naar gewenste functie, locatie en naar de geformuleerde hulpvragen. Overzicht scholingwensen De werknemers, die een nascholingwens hebben aangegeven in hun dossier, worden getoond onder de tab scholingwensen. Overzicht aanstellingwensen De werknemers, die een aanstellingwens hebben aangegeven in hun dossier, worden getoond onder de tab aanstellingwensen. Gebruikoverzicht In COSMO2.5 Wordt bijgehouden op welke momenten COSMO in uw bestuur wordt gebruikt. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor gespreksverslagen die worden toegevoegd door medewerkers of teamleiders. Door te klikken op GEBRUIKOVERZICHT downloadt u een CSV bestand dat in Excel te openen is. In dit CSV bestand kunt u bijvoorbeeld terugvinden hoe vaak een dossier gewijzigd is en wanneer dat was. Verticaal staan alle werknemers onder elkaar en horizontaal de verschillende onderdelen van een dossier. Gespreksverslagen staan in de laatste kolom. Zo telt u gemakkelijk of voor elke werknemer in een bepaalde periode een gespreksverslag is toegevoegd. Voorbeelden: In de tabel hieronder ziet u dat dhr. Dirk Vier één maal iets heeft gewijzigd in het tabblad mobiliteit. Mevrouw Drie heeft 5 maal een gespreksverslag toegevoegd. Het laatste verslag dateert van 30 augustus Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 11

12 Het praktisch gebruik Cosmo werkt via het Internet. Met behulp van een Internet browser heeft u toegang tot het programma. Navigeren Aan de bovenzijde van het scherm vindt u de verschillende onderdelen van Cosmo. In de bovenste balk de algemene informatie zoals nieuws, hulp, contactformulier en inloggen/uitloggen. In de tweede balk worden deze onderdelen eventueel verder uitgesplitst. Na het inloggen, verschijnt in de tweede balk PERSOONLIJK DOSSIER. De onderdelen van dit dossier zijn in een derde balk te raadplegen. Deze balk ziet er als volgt uit: In de balk van het persoonlijk dossier zitten 10 tabbladen of onderdelen. Door op de tabbladen te klikken opent u een onderdeel dat u vervolgens kunt inzien of bewerken. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 12

13 Bewerken van onderdelen De onderdelen die u kunt invullen of bewerken worden aangegeven met een potlood in de linkermarge. Een oranje balk geeft steeds aan welk onderdeel bewerkt wordt. Na een klik op het potlood komt een invulformulier te voorschijn. Hier kunt u de gegevens invullen of wijzigen. De gegevens worden pas veranderd, wanneer u op de bewaar knop aan de onderzijde van het formulier klikt. Het is dus niet voldoende om de velden in te vullen. Zonder de bewaar knop worden de door u ingevulde gegevens niet bewaard. Onderdelen die u kunt verwijderen worden aangegeven met een prullenmand (zie afbeelding). Na een klik op de prullenmand moet u het verwijderen bevestigen, om per ongeluk verwijderen te voorkomen. Bij onderdelen die meermalen voor kunnen komen, vindt u een voeg toe knop onderaan de pagina. Via deze knop maakt u een nieuw leeg onderdeel aan. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 13

14 Blokken die meermalen voor kunnen komen In sommige gevallen kan een blok in een formulier meermalen ingevuld worden. In dat geval staat er voor het blokje een blauwe lijn. U kunt dan meerdere blokken onder elkaar invullen om zo bijvoorbeeld meerdere (taak) ervaringen kwijt te kunnen. Om een blokje te verwijderen vinkt u verwijder aan. Om een blokje toe te voegen, klikt u op de oranje balk met de voeg toe tekst. De blokjes worden pas toegevoegd of verwijderd nadat u op bewaar geklikt hebt. Documenten aanhechten Het CV, de gespreksverslagen en de competentieprofielen bieden de mogelijkheid om een document aan te hechten. Bij het bewerken kunt u een document van uw eigen computer uploaden naar uw dossier. Een kopie van dat document wordt daarbij in uw dossier op de server geplaatst. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 14

15 Een document toevoegen doet u als volgt: Waar dat mogelijk is om een document toe te voegen, ziet u de knop [BESTAND KIEZEN] zoals in het plaatje. Daarna kunt u op uw eigen computer het bestand zoeken en kiezen dat u bij wilt voegen. U kunt bijvoorbeeld een WORD document toevoegen. Als u een document wilt toevoegen dat niet (eenvoudig) veranderbaar is, kunt u kiezen voor bijvoorbeeld het PDF formaat. Cosmo 2 Handleiding bestuurder/manager pagina 15