VRBZO 2014: Efficiënt, robuust en nabij

Transcriptie

1 Organisatieplan Datum 17 juni 2013 Status Voorgenomen besluit AB Versie 8.0 VRBZO 2014: Efficiënt, robuust en nabij Organisatieplan Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost in het perspectief van de regionalisering van de uitvoering van de brandweerzorg.

2 2

3 Samenvatting De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel aanpassing Wet veiligheidsregio s op 14 februari 2012 aangenomen. De Eerste Kamer heeft daaropvolgend op 25 september 2012 ingestemd met de wijziging van de Wet veiligheidsregio s. Dit leidt ertoe dat alle aan brandweerzorg gerelateerde taken per 1 januari 2014 van gemeenten moeten worden overgedragen aan de veiligheidsregio s. In dat perspectief bereiden ook de 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant en Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) zich op dit moment voor op deze regionalisering van de uitvoering van de brandweerzorg. Als gevolg van de regionalisering wordt een omvangrijk pakket aan taken, mensen en middelen uit de gemeentelijke organisaties ontvlochten en ingebed binnen VRBZO. Voorliggend organisatieplan: VRBZO 2014: Efficiënt, robuust en nabij, schetst zo concreet als op dit moment mogelijk welke taken op of kort na 1 januari 2014 op regionale schaal worden georganiseerd, hoe de relatie tussen de 21 gemeenten en VRBZO vanaf dat moment wordt vormgegeven, vanuit welke bestuurlijke en ambtelijke organisatie de brandweerzorg wordt opgepakt na regionalisering, de impact van regionalisering op een aantal bedrijfsvoeringsaspecten en de consequenties van deze transitie voor de omvang en financiering van de begroting van de geregionaliseerde VRBZO. Aan de basis van dit organisatieplan liggen tien bestuurlijk vastgestelde kaders en uitgangspunten voor het regionaliseringsproces, vastgelegd tijdens de bestuursconferentie van augustus 2012 te Tegelen: 1 De regionalisering moet op 1 januari 2014 afgerond zijn; 2 Binnen de regio is sprake van een gelijke basis brandweerzorg voor elke inwoner, met de mogelijkheid voor een pluspakket voor rekening van de afzonderlijke gemeente; 3 De basis brandweerzorg is daartoe adequaat ingericht; 4 Daartoe is een uniforme financiering van VRBZO noodzakelijk; 5 Streven naar één onafhankelijke financiering van VRBZO (één begroting met één verantwoordingslijn naar het Algemeen Bestuur); 6 De omvang van de begroting van VRBZO wordt bepaald op basis van een goede referentiemethode; 7 Er wordt een voorstel voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage voorgelegd; 8 Één gemeenschappelijke begroting voor VRBZO is een randvoorwaarde voor de uitvoering van de inverdienopgave van het spreidingsplan. Deze inverdienopgave zal worden uitgevoerd binnen een vast te stellen tijdpad van maximaal drie jaar na moment van volledige regionalisering; 3

4 9 Er wordt een keuzematrix opgesteld voor kazernes met betrekking tot huren en kopen. Uitgangspunt hierbij is de beste oplossing voor wat betreft kosten en risico s. Waarbij wel de lusten en lasten bij elkaar georganiseerd zullen blijven; 10 De conferentie zal pleiten voor het afschaffen van de hybride financiering van Veiligheidsregio s. In lijn met voornoemde kaders en uitgangspunten is met ingang van 1 januari 2014 in Zuidoost-Brabant sprake van één gelijke basis brandweerzorg oftewel één gelijke basis brandveiligheidszorg voor alle ruim inwoners. Het gelijke niveau betreft dan zowel de repressieve brandweerzorg (incidentbestrijding) als de risicobeheersingstaken. Gemeenten hebben de mogelijkheid om tegen vergoeding te kiezen voor een aanvullend niveau van dienstverlening; het pluspakket. Het vormgeven van een stevige relatie tussen de 21 gemeenten, die optreden als eigenaar, opdrachtgever en klant, en VRBZO is essentieel voor een kwalitatief hoogwaardige en efficiënte uitvoering van de brandweerzorg in de regio Zuidoost-Brabant. De burgemeester blijft daarin ook na regionalisering de verbindende schakel; enerzijds in bestuurlijke zin via deelname in het Algemeen en/of Dagelijks Bestuur van VRBZO, anderzijds door blijvende betrokkenheid bij de vrijwilligers binnen de eigen gemeente, door aanwezig te zijn bij bijvoorbeeld korpsactiviteiten, brandweerwedstrijden en oefenavonden. In het kader van de stevige relatie tussen gemeente en VRBZO, vormen de hoofden brandweerzorg vanuit VRBZO het eerste aanspreekpunt voor gemeenten. Zij bedienen ieder meerdere gemeenten en fungeren voor het gemeentebestuur als dagelijks aanspreekpunt op het terrein van zowel incidentbestrijding als risicobeheersing evenals de daaraan gerelateerde bedrijfsvoeringsvraagstukken. Het adagium voor de geregionaliseerde situatie is: Lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet. De lokale activiteiten van, voor en door vrijwilligers blijven voortbestaan en dat de couleur locale blijft behouden. In dat perspectief blijven vrijwilligers uitrukken vanuit hun eigen kazernes en korpsen behouden hun herkenbaarheid. De korpscoördinator vervult door zijn sterke binding met het korps/de vrijwilligers een belangrijke rol in het borgen van de couleur locale. Als gevolg van de aanpassing van de Wet veiligheidsregio s dient de gemeenschappelijke regeling VRBZO te worden aangepast. Voor dit moment is gekozen voor een technische aanpassing, zodat de GR past op de actuele geregionaliseerde situatie. Lopende en nog te starten discussies rondom de governancestructuur, de positionering van de gemeentesecretarissen en het strategisch karakter van VRBZO, zijn nu niet in het kader van de regionalisering meegenomen, maar zullen hun eigen pad bewandelen en waar nodig op enig moment kunnen leiden tot een volgend wijzigingsvoorstel van de GR. De regionalisering heeft voor VRBZO als ontvangende partij aanzienlijke consequenties op het terrein van personeel (in dienst treden van circa 850 vrijwilligers), materieel, materiaal, kazernes, financiën, ICT, communicatie en huisvesting. VRBZO is zich bewust van het feit dat dit vraagt om een herbezinning op haar visie, taken, werkwijzen/dienstverleningsconcept en daaruit volgend de opbouw en inrichting van haar organisatie. Als eerste aanzet voor deze herbezinning heeft het Regionaal Managementteam van VRBZO een aantal sturings- en inrichtingsprincipes gedefinieerd voor haar interne organisatie. Voorbeelden daarvan zijn één aanspreekpunt voor interne en externe klanten, een zo plat mogelijke organisatiestructuur, het laag in de organisatie beleggen van verantwoordelijkheden en een daarbij behorende zo groot als mogelijke span 4

5 of attention van leidinggevenden. Vanuit deze kaders zullen de primaire en ondersteunende sectoren van VRBZO kritisch kijken naar hun huidige opbouw en inrichting. Voor de sector Incidentbestrijding wordt de landelijke visie op brandveiligheid de Brandweer over Morgen leidend. Het beoogde effect van het intensiever inzetten op proactie en preventie is dat er op lange termijn minder incidenten, minder slachtoffers en minder schade zal zijn. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat de sector Incidentbestrijding op termijn ook anders kan worden ingericht. De sector Risicobeheersing hanteert de normen en het beleid aan de hand waarvan werkzaamheden conform de verschillende DVO s worden uitgevoerd als uitgangspunt. Het op termijn te realiseren beleidsniveau wordt na regionalisering ter vaststelling aan het VRBZO-bestuur aangeboden in de Visie taakopvatting bij het omgevingsrecht. Voor gemeentelijke wensen die boven dit beleidsniveau uitstijgen kan een dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten. De regionalisering heeft een behoorlijke impact op de sector Bedrijfsvoering als gevolg van het ondersteunen van meer mensen in het primaire proces, het aanpassen van de communicatielijnen daarop, het technisch ontsluiten van een groter aantal kazernes/gebouwen, de toename van de facturenstroom, et cetera. Uiteraard is ook deze sector zich bewust van het zo efficiënt mogelijk inrichten van haar taken. Als kader wordt daarom in dit organisatieplan gesteld dat de sector Bedrijfsvoering voor de uitvoering van haar (PIJOFACH-)taken maximaal 15% van de totale begroting van VRBZO zal beslaan. Een nadere detaillering daarvan zal in een inrichtingsplan/fijnstructuur na besluitvorming over dit organisatieplan worden uitgewerkt. De arbeidsvoorwaarden zullen binnen VRBZO voor alle vrijwilligers gelijk zijn. Het is aan de individuele gemeenten om eventueel afspraken te maken met hun vrijwilligers over compensatie of afkoop van mogelijke verschillen in de arbeidsvoorwaardelijke regelingen in de lokale versus regionale situatie. Voor wat betreft de gebouwen/kazernes in eigendom van de gemeenten geldt het adagium: VRBZO huurt van gemeenten, tenzij de kazerne jonger is dan 10 jaar, niet zijnde nieuwbouw en niet voor meer dan 30% in gebruik voor andere doeleinden. Al het brandweer gerelateerde materieel en materiaal van gemeenten wordt, in het kader van de regionalisering, tegen boekwaarde overgenomen door VRBZO. In technische zin wordt er een regionaal data- en spraaknetwerk opgezet. De gebouwen/kazernes in de regio worden aangesloten op het VRBZO-netwerk. Zodoende is VRBZO-informatie binnen de regio voor medewerkers altijd en overal toegankelijk en eenvoudig onderling uitwisselbaar. Ten aanzien van communicatie geldt dat aan de hand van een coöperatie-model invulling zal worden gegeven aan het uitgangspunt lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet. Voorgaande (inhoudelijke) voorstellen en overwegingen laten zich ook in financiële zin vertalen. Voor het overgangsjaar 2014 is de gemeentelijke bijdrage in dit organisatieplan opgenomen. Voor de jaren die daarop volgen is de bijdrage afhankelijk van de nog te ontwikkelen toekomstvisie over brandweerzorg. 5

6 6

7 Inhoud Samenvatting... 3 Inhoud Aanleiding, bestuurlijke kaders en proces Takenpakket door gemeenten ondergebracht bij VRBZO Brandweerzorg lokaal verankerd, regionaal georganiseerd VRBZO is deskundig, behulpzaam en werkt samen Juridische vormgeving en bestuursmodel VRBZO licht aangepast Herinrichting ambtelijke organisatie VRBZO waar nodig Impact regionaliseren op personele regelingen vrijwilligers Impact regionaliseren op kazernes, materieel en materiaal Impact regionaliseren op informatisering & automatisering Impact regionaliseren op communicatie Begrotingsomvang, financieringssystematiek en control Het wenkend perspectief; VRBZO op weg naar De stand van zaken; schets van het implementatieplan

8 Gerelateerde separate documenten ter besluitvorming inzake regionalisering: A. Aangepaste Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Gerelateerde documenten als achtergrondinformatie opgenomen in bijlagenboek: 1. Leidraad repressieve Basis Brandweerzorg 2. Visie brandweerzorg i.r.t. het omgevingsrecht (risicobeheersing) 3. Vrijwilligers ABC 4. Harmonisering toepassing rechtspositie en arbeidsvoorwaarden vrijwilligers 5. Personele verzekeringen vrijwillige brandweer 6. Onderzoek financiering veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (Cebeon-rapport) 8

9 1 Aanleiding, bestuurlijke kaders en proces 1.1 Regionaliseren brandweerzorg omwille van kwaliteit en wetgeving Onderzoek naar grote rampen en branden, zoals de vuurwerkramp (Enschede, 2000) en de nieuwjaarsbrand (Volendam, 2001) en verschillende inspectierapporten naar de brandweerzorg in Nederland signaleerden tekorten in de kwaliteit, effectiviteit en doelmatigheid van de rampenbestrijding. Een van de redenen hiervan was het naast elkaar bestaan van meerdere brandweerorganisaties: elke gemeente had haar eigen brandweerorganisatie onder leiding van een lokaal commandant en op regionaal niveau functioneerde een regionale brandweerorganisatie onder leiding van een regionaal commandant. Tussen beide organisaties was geen hiërarchische relatie en iedere commandant had zijn eigen taken en onderscheiden verantwoordelijkheden. In deze rapporten, als ook in het bestuursakkoord en het coalitieakkoord van het kabinet Balkenende IV werd meerdere malen aangestuurd op het regionaal organiseren van de brandweer in Nederland. De regionalisering van de brandweerkorpsen werd echter niet bij wet verplicht gesteld. Kabinet Rutte I heeft besloten de regionalisering van de brandweerzorg mee te nemen in de aanpassing van de Wet veiligheidsregio s. Daarmee wordt overgegaan tot wettelijk verplichte volledige regionalisering van de brandweer. Het bestuur van de veiligheidsregio is belast met de taak een regionale brandweer in te stellen en in stand te houden. Een stap die leidt tot een lokale brandweer onder gezag van de burgemeester, als onderdeel van één brandweerorganisatie in de regio. Daarbij is sprake van eenhoofdige leiding, met personeel in regionale dienst, waarbij het beheer vanuit regionaal niveau is ingericht onder bestuur van de veiligheidsregio. De verantwoordelijkheid voor de lokale brandweerzorg blijft berusten bij het gemeentebestuur. In diezelfde wetswijziging worden onder andere het Nederlands instituut fysieke veiligheid (Nifv) en Nederlands bureau brandweerexamen (Nbbe) samengevoegd tot het nieuwe Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Het IFV is behalve een kennis- en expertisecentrum ook verantwoordelijk voor het beheer van rampenbestrijdingsmaterieel en voor opleiding en training van brandweerpersoneel. De wetswijziging beoogt een eenduidige aansturing en organisatie van de brandweer op het niveau van de veiligheidsregio s te bewerkstelligen. Verwacht wordt dat publieke middelen zo doelmatiger besteed worden en dat de kwaliteit van de brandweerzorg verbetert. Om die reden worden gemeenten verplicht gesteld de gemeentelijke brandweer over te dragen aan de veiligheidsregio. Zowel het beroeps- als het vrijwillig brandweerpersoneel komt hierbij in regionale dienst. Vrijwillige brandweerlieden blijven echter wel werkzaam vanuit de lokale posten. 9

10 De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel aanpassing Wet veiligheidsregio s (regionaliseren brandweerzorg en de oprichting van het Instituut Fysieke Veiligheid) op 14 februari 2012 aangenomen. De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met de wijziging van de Wet veiligheidsregio s. Daardoor dienen per 1 januari 2014 alle aan brandweerzorg gerelateerde taken naar de veiligheidsregio s te zijn overgedragen. VRZBO is een van de 14 regio s waar op 1 januari 2011 nog geen volledige regionalisering van de brandweer had plaatsgevonden. Met de regionalisering van de uitvoering van de brandweerzorg krijgt VRBZO er een aanzienlijk pakket aan taken, mensen en middelen bij en zullen de gemeenten deze aspecten moeten ontvlechten uit hun staande organisaties. 1.2 Tien bestuurlijke kaders voor de regionalisering In 2011 is door de burgemeesters van de 21 gemeenten besloten, ook vooruitlopend op de nationale wetgeving rondom regionalisering brandweerzorg, het proces tot regionalisering van de brandweerzorg in te zetten zonder onomkeerbare besluiten te nemen. Dit heeft geleid tot de volgende richtinggevende uitspraken, gedaan tijdens de bestuursconferentie van 22 augustus 2012 (Tegelen), ten aanzien van het regionaliseringsproces. Deze bestuurlijke kaders zijn leidend geweest bij het opstellen van dit organisatieplan: 1 De regionalisering moet op 1 januari 2014 afgerond zijn; 2 Binnen de regio is sprake van een gelijke basis brandweerzorg voor elke inwoner, met de mogelijkheid voor een pluspakket voor rekening van de afzonderlijke gemeente; 3 De basis brandweerzorg is daartoe adequaat ingericht; 4 Daartoe is een uniforme financiering van VRBZO noodzakelijk; 5 Streven naar één onafhankelijke financiering van VRBZO (één begroting met één verantwoordingslijn naar het Algemeen Bestuur); 6 De omvang van de begroting van VRBZO wordt bepaald op basis van een goede referentiemethode waarvoor een 3-tal varianten zal worden vergeleken; 7 Er wordt een voorstel voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage voorgelegd; 8 Één gemeenschappelijke begroting voor VRBZO is een randvoorwaarde voor de uitvoering van de inverdienopgave van het spreidingsplan. Deze inverdienopgave zal worden uitgevoerd binnen een vast te stellen tijdpad van maximaal drie jaar na moment van volledige regionalisering; 10

11 9 Er wordt een keuzematrix opgesteld voor kazernes met betrekking tot huren en kopen. Uitgangspunt hierbij is de beste oplossing voor wat betreft kosten en risico s. Waarbij wel de lusten en lasten bij elkaar georganiseerd zullen blijven; 10 De conferentie zal pleiten voor het afschaffen van de hybride financiering van Veiligheidsregio s. 1.3 Projectplan als basis voor regionalisering Voornoemde aanleiding en bestuurlijke kaders hebben geleid tot een projectplan, welke in oktober 2011 door het Algemeen Bestuur van VRBZO is vastgesteld. Het projectplan voorziet in een gefaseerd proces van regionalisering: Fase A: Projectvoorbereiding; Fase B: Projectuitvoering; Fase C: Projectborging. We lichten het tijdpad en de te verwachten resultaten binnen iedere fase hieronder kort toe. Fase A betrof de voorbereidende fase, welke in januari 2012 is afgerond en heeft geresulteerd in de prospectieve foto van VRBZO. Deze prospectieve foto is door het bestuur van VRBZO positief ontvangen en bekrachtigd. De prospectieve foto tekent de globale contouren van VRBZO in 2014 en kan gezien worden als een eerste gemeenschappelijke schets van de stip op de horizon. De voornaamste richtinggevende aspecten uit de prospectieve foto komen terug in voorliggend organisatieplan. Fase B betreft de projectuitvoering, een fase waarvoor een periode van 2,5 jaar wordt uitgetrokken; van begin 2012 tot medio Op 1 januari 2014 wordt de brandweerzorg in een keer volledig geregionaliseerd. Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk bepaalde onderdelen gerealiseerd te hebben vóór 1 januari De resultaten stellen VRBZO in staat de organisatie als eenheid te besturen en daarover verantwoording af te leggen. Dit organisatieplan vormt daarvoor een belangrijke pijler. Op 1 januari 2014 moeten die elementen op regionale schaal zijn georganiseerd die wettelijk verplicht zijn en/of die in het geval zij niet geregeld zijn kunnen leiden tot grote financiële, fiscale of personele consequenties voor gemeenten of VRBZO. Binnen fase B wordt enerzijds het kader voor feitelijke regionalisering bepaald door bestuurlijke besluitvorming over voorliggend organisatieplan, anderzijds wordt binnen deze fase de brandweerzorg uit de gemeentelijke organisaties ontvlochten en de geregionaliseerde VRBZO ingericht. Daarnaast is er in fase B ruimte om activiteiten te realiseren die niet per definitie op dag één in de geregionaliseerde situatie geregeld hoeven te zijn, maar wel opgepakt en afgerond moeten worden in het eerste half jaar na regionalisering, dus ultimo 1 juli Fase C, de projectborging, is expliciet als onderdeel van het project regionaliseren opgenomen. Deze fase vangt aan op het moment dat de geregionaliseerde organisatie van start gaat (1 januari 2014) en zal vanuit de projectorganisatie voor de duur van maximaal één jaar worden bewaakt. In deze fase zal expliciet aandacht worden besteed aan het inbedden van de regionalisering binnen de VRBZO-organisatie. 11

12 Er zal aandacht zijn voor het waar wenselijk uniformeren van de werkprocessen, werkwijzen en het optimaliseren van de relatie tussen VRBZO en de 21 gemeenten. Er is aandacht voor de cultuurdimensie van de regionalisering; het daadwerkelijk functioneren als eenheid en het vergroten van de professionele ruimte van de medewerker. 1.4 Projectplan als basis voor regionalisering Dit organisatieplan vormt het fundament van voornoemde fase B de projectuitvoering. Het plan schetst zo concreet als op dit moment mogelijk welke taken op of kort na 1 januari 2014 op regionale schaal worden georganiseerd, hoe de relatie tussen de 21 gemeenten en VRBZO vanaf dat moment wordt vormgegeven, vanuit wat voor bestuurlijke en ambtelijke organisatie de brandweerzorg wordt opgepakt na regionalisering, de impact van regionalisering op een aantal bedrijfsvoeringsaspecten en de consequenties van deze transitie voor de omvang en financiering van de begroting van de geregionaliseerde VRBZO. Dit alles op basis van vooraf bestuurlijk vastgestelde kaders en uitgangspunten voor het regionaliseringsproces. Concreet komen in dit organisatieplan de belangrijkste thema s van de regionalisering aan bod, namelijk: a Aanleiding, bestuurlijke kaders en proces (hoofdstuk 1); b Takenpakket door gemeenten ondergebracht bij VRBZO (hoofdstuk 2); c Brandweerzorg lokaal verankerd, regionaal georganiseerd (hoofdstuk 3); d Strategisch profiel VRBZO (hoofdstuk 4); e Juridisch construct en bestuurlijke aansturing (hoofdstuk 5); f Ambtelijke organisatie na regionalisering (hoofdstuk 6); g Personele regelingen vrijwilligers (hoofdstuk 7); h Kazernes, materieel en materiaal (hoofdstuk 8); i Informatisering en automatisering (hoofdstuk 9); j Communicatie (hoofdstuk 10); k Begroting, financiering en control (hoofdstuk 11); l Het wenkend perspectief t/m 2016 (hoofdstuk 12); m Doorkijk op 2013; schets van het implementatieproces (hoofdstuk 13). Het organisatieplan kent derhalve een opbouw welke vanuit een inhoudelijk perspectief redeneert naar het type organisatie dat daar het best bij past. In het vervolg wordt nader ingegaan op enkele voorname bedrijfsvoeringselementen en tot slot worden de kosten en financieringswijze van de geregionaliseerde organisatie uiteenzet. Als afronding van het organisatieplan wordt een doorkijk op de ontwikkelingen binnen brandweerzorg gegeven, nadat de regionalisering heeft plaatsgevonden. Tot slot wordt een inkijk gegeven in het implementatieproces dat gemeenten en VRBZO met elkaar zullen moeten doorlopen. Dit proces wordt aansluitend op bestuurlijke besluitvorming over het organisatieplan gedetailleerd beschreven in een implementatieplan. 12

13 2 Takenpakket door gemeenten ondergebracht bij VRBZO 2.1 Gelijke basis brandweerzorg voor elke inwoner is de norm Tijdens de bestuursconferentie 2012 is door de aanwezigen uitgesproken dat er binnen de regio sprake moet zijn van een gelijke basis brandweerzorg voor elke inwoner. Onder brandweerzorg wordt in dit kader zowel de warme kant (preparatie, repressie en nazorg), als de koude kant (proactie en preventie) van de veiligheidsketen verstaan, en kan derhalve ook worden aangeduid als brandveiligheidszorg. De algemeen geldende afspraken tussen VRBZO en de gemeenten over de te leveren basistaken worden vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling VRBZO. 1 Als een gemeente een aanvullend niveau van brandweerzorg bij VRBZO wil afnemen, zogenaamde plustaken, dan is dit mogelijk. Afspraken hierover worden gemaakt in de vorm van dienstverleningsovereenkomsten of, daar waar het een incidenteel verzoek betreft, op basis van nacalculatie. In dit hoofdstuk wordt op hoofdlijnen ingegaan op de vraag wat onder basis brandweerzorg/basis brandveiligheidszorg en wat onder plustaken wordt verstaan. 2.2 Uitwerking basis brandweerzorg Het Algemeen Bestuur van VRBZO heeft tijdens de bestuursconferentie op 22 augustus jl. in Tegelen in de slotverklaring herbevestigd dat de Brandweer over Morgen het leidend principe is bij de doorontwikkeling van de brandweerzorg binnen VRBZO. De Brandweer over Morgen is een landelijke toekomstvisie over het vernieuwen van de Nederlandse brandweer. In deze visie komt de nadruk meer te liggen op het voorkomen van incidenten in combinatie met de vernieuwing van repressie. De Brandweer over morgen vormt derhalve het leidende principe bij het vaststellen van de basis brandweerzorg in deze regio. Voor het organiseren van de incidentbestrijding is al eerder de Leidraad repressieve basis brandweerzorg, d.d. 28 juni 2008 vastgesteld door het Algemeen Bestuur van VRBZO. 2 De leidraad besteedt naast de beschrijving van de taken/werkzaamheden die in het kader van basis brandweerzorg tot incidentbestrijding horen ook aandacht aan de veiligheidsketen en bevestigt de samenhang van de schakels van de keten en de noodzaak van de integrale benadering van brandveiligheid aan de hand van deze veiligheidsketen. Naast repressie wordt dus ook de daaraan gerelateerde preparatie, bestaande uit planvorming, techniek en logistiek en vakbekwaamheid, tot de basis brandweerzorg gerekend. 1 De in het kader van de regionalisering aangepaste Gemeenschappelijke Regeling VRBZO wordt als separaat document, met dit organisatieplan als onderligger, voorgelegd voor politiek-bestuurlijke besluitvorming. 2 De Leidraad repressieve basis brandweerzorg is ter informatie opgenomen als bijlage 1 in het bijlagenboek behorend tot dit organisatieplan. 13

14 Naast bovenstaande wordt betreffende incidentbestrijding tevens datgene tot basis brandweerzorg gerekend wat reeds op regionale schaal op grond van wetgeving of besluit van het Algemeen Bestuur is gerealiseerd. Concreet betreft dat het grootschalig en bijzonder brandweeroptreden en de daaraan gerelateerde preparatie. Voor risicobeheersing is reeds eerder de Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht opgesteld. 3 Het Algemeen Bestuur van VRBZO heeft daarvan met instemming kennis genomen. Er wordt in deze visie concreet beschreven welke taken/werkzaamheden in het kader van risicobeheersing tot de basis brandweerzorg gerekend moeten worden. De uitwerking van de basis brandweerzorg zal, conform besluitvorming van het bestuur VRBZO, onderdeel zijn van de nog uit te werken toekomstvisie brandweerzorg waarin een beeld wordt geschetst van de opzet en inrichting van de brandweerzorg vanuit VRBZO anno Deze toekomstvisie brandweerzorg zal medio 2014 ter besluitvorming aan het bestuur VRBZO worden aangeboden. 2.3 VRBZO biedt gemeenten ook plustaken aan Taken die geen deel uitmaken van het takenpakket basis brandweerzorg, maar die wel door VRBZO kunnen worden uitgevoerd, komen in aanmerking voor dienstverlening aan gemeenten op grond van een dienstverleningsovereenkomst. Plustaken dienen in het verlengde te liggen van de bestuurlijke of wettelijke opdracht aan VRBZO. De plustaken kunnen worden onderverdeeld naar: Niet-basistaken. Dit zijn taken die in het kader van basis brandweerzorg niet zijn benoemd. Voorbeelden zijn wegdekreiniging, First Responder, reanimatie en een uitbreiding van taken die een relatie kennen met een programma als schoon, heel en veilig. Uitbreiding basistaken. Als gemeenten een dienstverleningsniveau wensen dat uitstijgt boven het voor de basistaken vooraf vastgesteld kwaliteitsniveau of de vooraf bepaalde bestuurlijke of wettelijke normen. De uitwerking van de plustaken zal, conform besluitvorming van het bestuur VRBZO, onderdeel zijn van de nog uit te werken toekomstvisie brandweerzorg waarin een beeld wordt geschetst van de opzet en inrichting van de brandweerzorg vanuit VRBZO anno Ookk dit deel van de toekomstvisie brandweerzorg zal medio 2014 ter besluitvorming aan het bestuur VRBZO worden aangeboden. 3 De Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht is ter informatie opgenomen als bijlage 2 in het bijlagenboek behorend tot dit organisatieplan. 14

15 3 Brandweerzorg lokaal verankerd, regionaal georganiseerd 3.1 Stevige relatie tussen 21 gemeenten en VRBZO essentieel Het vormgeven van een stevige relatie met haar 21 gemeenten, die optreden als eigenaar, opdrachtgever en klant, is voor VRBZO essentieel. In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de vraag hoe de verschillende relaties in de geregionaliseerde situatie tussen de 21 gemeenten en VRBZO worden vormgegeven en onderhouden. In navolgende paragrafen zetten we enkele voorname elementen uiteen, welke de lokale verankering van de brandweerzorg in relatie tot de regionale organisatie nader duiden. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de rol en positionering van de burgemeester, de vrijwilliger, de personeelsvereniging en de jeugdbrandweer in de geregionaliseerde situatie. Tot slot van dit hoofdstuk wordt de rol van de hoofden Brandweerzorg in relatie tot de gemeenten en de rol van de korpscoördinator in relatie tot het lokale korps geschetst. 3.2 De burgemeester blijft verbindende schakel Met het regionaliseren van de brandweerzorg verandert ook de rol en positionering van de burgemeester ten aanzien van brandweerzorg op onderdelen. Met het regionaliseren wordt de uitvoering van de taken rondom brandweerzorg in handen gelegd van het bestuur van VRBZO. Het college van B&W blijft echter op grond van de Wet veiligheidsregio s belast met de verantwoordelijkheid voor de organisatie van de brandweerzorg, rampenbestrijding, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening. Daarmee blijft de betrokkenheid van het college, en met name van de burgemeester die het gezag houdt, ook na regionalisering vereist. Voor een goede invulling van een geregionaliseerde organisatie van beroepsmedewerkers en vrijwilligers met een takenpakket dat merendeels wordt uitgevoerd voor en binnen gemeenten, zal de burgemeester de gewenste verbindende (bestuurlijke) schakel zijn en blijven tussen de regionale organisatie en de individuele gemeente. In het Algemeen Bestuur van VRBZO zal de burgemeester als (bij wet aangewezen) lokaal bestuurder moeten letten op de prestaties van VRBZO binnen de eigen gemeente. Tegelijkertijd is de burgemeester in het Algemeen Bestuur als bestuurder van VRBZO mede verantwoordelijk voor de (gewenste) ontwikkeling binnen deze gezamenlijke uitvoeringsorganisatie. De verbinding komt niet alleen tot stand via deelname van burgemeesters in het Algemeen Bestuur, maar kan ook op andere wijzen vorm krijgen. Het is van groot belang dat burgemeesters namens de gemeentelijke organisatie en namens de gemeentelijke bevolking hun waardering blijven tonen voor het werk dat door het personeel op de brandweerposten wordt uitgevoerd. Dit zijn immers burgers uit eigen gemeente die voor medeburgers inspanningen verrichten. 15

16 Het uiten van deze waardering en het onderstrepen van het belang van het brandweerkorps voor de gemeenschap komt nu veelal tot uiting in de aanwezigheid van de burgemeester bij korpsactiviteiten, jubilea, diploma-uitreikingen en/of aanwezigheid bij brandweerwedstrijden, oefenavonden en bij incidentbestrijding. Het is wenselijk voor het goed kunnen invullen van een geregionaliseerde vrijwilligersorganisatie, om naast het goed invullen van het werkgeverschap vanuit het bestuur en management van VRBZO, gezamenlijke aandacht te houden voor deze vormen van betrokkenheid bij en waardering voor de vrijwilligers door de gemeenten c.q. de burgemeesters. Om op langere termijn in voldoende mate te kunnen blijven beschikken over vrijwilligers zullen ook de inspanningen en contacten van met name burgemeesters binnen de eigen gemeente van cruciaal belang zijn. Ervaring leert ons dat het benutten van het netwerk en de invloedssfeer van een burgemeester in veel gevallen heeft geleid tot voldoende aanmeldingen. Het aanspreken van relaties en het benutten van gemeentelijke/lokale mogelijkheden zijn hierbij van groot belang gebleken om de sterkte van het lokale korps op peil te brengen en houden. Ook na regionalisering zal deze steun zeker nodig blijven. 3.3 Binden en boeien van vrijwilligers als leidraad In de kern betreft de regionalisering dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van brandweerzorg van gemeenten naar het niveau van VRBZO, de regio, gaat. Belangrijk bij deze omvangrijke operatie is dat de lokale binding behouden blijft. De regionalisering wordt dusdanig geïmplementeerd dat de praktische veranderingen voor het vrijwillig brandweerpersoneel minimaal zijn. Door de regionalisering komen circa 850 vrijwilligers vanuit 19 gemeenten in 2014 in dienst van VRBZO. 4 In het regionaliseringsproces geldt het adagium lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet. Ofwel, alleen datgene wordt centraal belegd wat centraal kwalitatief beter, minder kwetsbaar en/ of efficiënter kan worden georganiseerd dan op lokaal niveau. Telkens zal daarbij de afweging worden gemaakt of de lokale binding en betrokkenheid van vrijwilligers niet in het geding komt. Vrijwilligers blijven uitrukken vanuit hun eigen kazernes/brandweerposten. Gezien de vereiste uitruktijden is dit ook noodzakelijk. De regionale organisatie maakt flexibele inzet van vrijwilligers hierin niet noodzakelijk, maar, indien door vrijwilligers zelf gewenst, uiteraard wel mogelijk. Zo kunnen afspraken gemaakt worden over de mogelijkheid overdag uit te rukken vanuit een kazerne dichtbij de werklocatie en s avonds dicht bij huis. Korpsen blijven een eigen herkenbaarheid houden. De insteek is dat lokale activiteiten die tot doel hebben de binding te versterken, ook lokaal belegd blijven. Er zal een budget worden afgesproken waarbinnen op lokaal niveau eigen afspraken kunnen worden gemaakt. VRBZO heeft een eigen huisstijl. Ook binnen deze 4 Het aantal van circa 850 vrijwilligers is inclusief de vrijwilligers van de reeds geregionaliseerde gemeente Best, maar exclusief de circa 50 vrijwilligers van de geregionaliseerde gemeenten Eindhoven en Helmond. 16

17 huisstijl is ruimte voor de korpsen om herkenbaar te blijven. De korpscoördinator bewaakt wel dat de huisstijl op een correcte wijze wordt toegepast. Realiteit is dat alle medewerkers/vrijwilligers vanaf het moment van regionaliseren in dienst zijn van VRBZO. Voor hen gelden vanaf 1 januari 2014 dan ook uniforme afspraken en spelregels. Inmiddels is onder de werktitel Vrijwilligers ABC vanuit VRBZO, in samenspraak met hoofden Brandweerzorg en enkele vrijwilligers, een informatiebrochure opgesteld voor de vrijwilligers. 5 Aan de hand van deze informatiebrochure worden vrijwilligers geïnformeerd over een aantal zaken dat voor hen van belang is. De brochure geeft onder meer antwoord op vragen die tijdens voorlichtingsbijeenkomsten door vrijwilligers zijn gesteld. 3.4 Personeelsvereniging blijft het hart van de vrijwillige brandweerorganisatie De personeelsvereniging (PV) is een vereniging waarvan alleen het (oud-)personeel van het lokale brandweerkorps lid kan worden. Het doel van de PV is vooral gericht op het bevorderen van de saamhorigheid binnen het korps. Zij organiseert bijvoorbeeld uitstapjes en feesten, brengt een bloemetje bij langdurig zieken en besteedt aandacht aan jubilea. In de geregionaliseerde situatie blijven de bestaande PVen in de huidige vorm bestaan. Anders dan bij beroepspersoneel is een PV voor brandweervrijwilligers méér dan een vereniging om de saamhorigheid te bevorderen. De PV vormt, samen met het oefenen en het repressief optreden, het hart van de vrijwillige brandweerorganisatie. In de regionale organisatie zal de PV dan ook vanuit de sector Incidentbestrijding van VRBZO gefaciliteerd worden om haar activiteiten uit te kunnen voeren. Voorwaarde voor het optimaal functioneren van een PV binnen VRBZO is dat de PV formeel is geregistreerd als vereniging en dat de activiteiten van de PV passen binnen de belangen van VRBZO. Vastgelegd moet zijn dat de vereniging een rechtspersoon is en dat de rechten en plichten zijn geregeld overeenkomstig het Burgerlijk Wetboek. Binnen deze kaders kan de PV haar eigen bestuur aanstellen, begroting beheren, statuten vastleggen en een eigen programma opstellen en uitvoeren. De inkomsten van de PV bestaan uit de contributie van de leden en een bijdrage vanuit VRBZO. Daarnaast is de PV vrij in het maken van afspraken met derden om de inkomsten aan te vullen, mits dit niet in strijd is met waar VRBZO als organisatie voor staat en het niet leidt/kan leiden tot belangenverstrengeling. Voor de meeste PV-en is het controleren van brandkranen een bron van inkomsten. Daar is geen bezwaar tegen zolang de afspraken met de opdrachtgever van de brandkranencontroles duidelijk inhouden dat de PV de opdrachtnemer is (en dus niet VRBZO). 5 Het Vrijwilligers ABC is ter informatie opgenomen als bijlage 3 in het bijlagenboek behorend tot dit organisatieplan. Medio 2013 zal van dit document door VRBZO een populaire versie worden uitgegeven, welke beschikbaar komt voor alle betrokken vrijwilligers. 17

18 Bij het uitvoeren van PV-activiteiten moet het voor iedereen duidelijk zijn dat er sprake is van een PVactiviteit en niet van een VRBZO-activiteit. De PV maakt tijdig afspraken met de korpsleiding over het afstemmen van het programma met de reguliere brandweeractiviteiten. Het uitgangspunt is dat de eerste uitruk te allen tijde gewaarborgd blijft. In uitzonderlijke gevallen moet het mogelijk zijn dat de PV een activiteit organiseert waarvoor een post buiten dienst gesteld moet worden. Hierover zullen duidelijke afspraken gemaakt worden. De PV mag, na overleg met en instemming van de korpsleiding, kosteloos gebruik maken van VRBZOmaterieel en gebouwen zolang de operationaliteit van het materieel niet in het geding komt. De PV draagt zorg voor de veiligheid en de benodigde verzekeringen van de deelnemers en het gebruikte materieel. 3.5 Jeugdbrandweer wordt ook in regionale situatie gefaciliteerd Binnen VRBZO hebben 12 brandweerkorpsen de beschikking over een jeugdbrandweer, georganiseerd door enthousiaste vrijwillige jeugdleiding. In de geregionaliseerde situatie wordt het in stand houden van de jeugdbrandweer in de huidige vorm ondersteund. VRBZO onderkent namelijk het belang van een jeugdbrandweer als een kweekvijver voor aanwas van brandweervrijwilligers. De ervaring heeft bewezen dat dit op termijn vaak waardevolle collega s oplevert met passie voor het vak. De jeugdbrandweer is op verschillende manieren ingericht en georganiseerd en er bestaan diverse lokale afspraken over onder andere vergoedingen en gebruik van materieel. Lokaal wordt gewerkt met jeugdleiders en begeleiders en zijn taken over organisatie en activiteiten verdeeld. Het informele karakter van de jeugdbrandweer is een kracht die ook voor de toekomst zoveel mogelijk geborgd moet blijven. Anderzijds vinden de jeugdleiders de binding met VRBZO van groot belang voor de borging van de continuïteit. De jeugdleiders hebben het initiatief genomen om te onderzoeken hoe ze synergievoordeel kunnen halen uit nauwere onderlinge samenwerking en het afstemmen van afspraken. De voorstellen van de jeugdleiding zijn vastgelegd in een beleidsvoorstel. Dit beleidsvoorstel wordt in overleg met VRBZO nader uitgewerkt. Hierin zal concreet worden uitgewerkt hoe de binding met VRBZO en de Stichting Brandweerkring Brabant-Zuidoost zal worden ingevuld. Het vrijwillige karakter van de jeugdbrandweer blijft onveranderd, het beheren van het jeugdledenbestand blijft gelijk (er komen geen formele aanstellingen), de afstemming met het lokale korps blijft hetzelfde en ook de deelname aan, en organisatie van, activiteiten blijft gelijk. Qua financiële huishouding houdt de jeugdbrandweer de vrijheid om zelf te bepalen welke ouderbijdrage gevraagd wordt bij deelname. Waar mogelijk zal de sector Incidentbestrijding van VRBZO de jeugdbrandweer faciliteren. Concreet wordt daarbij gedoeld op: Het gebruik maken van materieel, faciliteiten en voorzieningen van VRBZO; Een jaarlijkse vergoeding van VRBZO per jeugdlid. Voor dit bedrag kan de jeugdleiding voorzien in uitrusting, lesmateriaal en deelname aan (en organisatie van) wedstrijden; 18

19 Het zorgdragen voor de ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering van de jeugdleden en de jeugdleiding; Het faciliteren van opleidingen van jeugdleiders; Het aanwijzen van een hoofd brandweerzorg als portefeuillehouder jeugdbrandweer. 3.6 Hoofd brandweerzorg als eerste aanspreekpunt voor gemeente Binnen de sector Incidentbestrijding van VRBZO zijn, onder verantwoordelijkheid van het sectorhoofd, de hoofden Brandweerzorg werkzaam. Zoals vastgesteld in de Prospectieve foto begin 2012 zijn deze hoofden Brandweerzorg met ingang van 2014 voor gemeenten het eerste aanspreekpunt op het terrein van zowel incidentbestrijding, risicobeheersing als de aan deze gebieden gerelateerde bedrijfsvoering. 6 Voor deze laatste twee aspecten geldt dat het hoofd Brandweerzorg de rol van integraal manager zal vervullen en vraagstukken vanuit de gemeenten binnen VRBZO zal afstemmen met de betreffende sectoren. Ieder hoofd Brandweerzorg bedient in deze opzet meerdere gemeenten. Deze ontwikkeling betekent overigens niet dat de gemeenten die door hetzelfde hoofd Brandweerzorg worden bediend onderling bestuurlijke sub-regio s gaan vormen. De clustering is enkel een organisatieprincipe vanuit het perspectief van VRBZO bezien, maar zal waar mogelijk wel rekening houden met de onderlinge samenwerking en samenhang tussen de gemeenten die onder de verantwoordelijkheid van hetzelfde hoofd Brandweerzorg vallen, zodat bestuurlijke afstemming in die regio beter mogelijk is. In het kader van het regionaliseringsproces zal het aantal hoofden Brandweerzorg, zoveel als mogelijk via een natuurlijk proces, worden teruggebracht tot circa acht. Het onderstaande model illustreert (conceptueel) de positie van de hoofden Brandweerzorg in de situatie na regionalisering. 6 Waar in dit organisatieplan gesproken wordt over één aanspreekpunt wordt bedoeld dat zoveel mogelijk het aantal loketten voor de afdoening van de vele verschillende vragen wordt beperkt voor de gemeenten en voor de vrijwilligers. 19

20 Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Hoofd Brandweerzorg Incidentbestrijding Risicobeheersing Bedrijfsvoering Figuur 1: Conceptueel model hoofden Brandweerzorg als schakel tussen gemeenten en VRBZO. 3.7 Korpscoördinator als oor en oog van de vrijwilligers Onder het hoofd Brandweerzorg is per gemeente een korpscoördinator aangesteld die fungeert als het oor en oog van de vrijwilligers 7. De korpscoördinator heeft een sterke binding met het korps en heeft een belangrijke rol bij het behoud van de couleur locale van de gemeente. Hij is tevens verantwoordelijk voor een aantal bedrijfsvoeringaspecten betreffende de vrijwilligers, zoals personele aangelegenheden, oefenen en materieel. Hij treedt ten aanzien van deze aspecten onder andere in overleg met de medewerker onderhoud en de coördinator vakbekwaamheid. De korpscoördinator is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van de gevraagde prestaties binnen zijn korps binnen de kaders die daarvoor worden aangereikt. De korpscoördinator ziet er op toe dat de vrijwilligers betrokken worden bij de uitvoeringsplannen. 7 Dit geldt niet voor het Stedelijk Gebied (Eindhoven en Helmond), hier is sprake van postcommandanten die ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen post. 20

21 4 VRBZO is deskundig, behulpzaam en werkt samen 4.1 Strategisch profiel VRBZO blijft het fundament De regionalisering van de uitvoering van de brandweerzorg betekent een uitbreiding van de bestaande organisatie van VRBZO. Een ontwikkeling die past binnen de door VRBZO in 2010 geformuleerde missie, visie en strategische doelstellingen. Dit strategisch profiel blijft ook na afronding van het regionaliseringsproces het fundament onder de VRBZO-organisatie en haar taakuitvoering. Zij zijn daardoor onmiskenbaar van toepassing op de geregionaliseerde brandweerzorg en zijn derhalve als basis voor het organisatieplan hieronder opgenomen. 4.2 Kernwaarden De missie en visie van VRBZO zijn gebaseerd op de kernwaarden: Deskundig Behulpzaam Samenwerken 4.3 Missie De missie van VRBZO luidt als volgt: Wij willen samen sterk zijn in risicobeheersing, incidentbestrijding en crisisbeheersing door een gezamenlijke inzet van diensten, organisaties, burgers en bedrijfsleven, waardoor schade en leed bij incidenten worden voorkomen of beperkt. 4.4 Visie De visie van VRBZO luidt samengevat als volgt: Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost wil een organisatie zijn die de burgers in haar 21 gemeenten dankzij samenwerking met (keten)partners optimaal tegemoet treedt en bijdraagt aan verbeterde veiligheid. VRBZO streeft er daarom naar op alle gebieden, maar in het bijzonder op het terrein van Crisisbeheersing, een goede netwerkorganisatie te zijn. Door krachtenbundeling verwacht de Veiligheidsregio haar taken beter invulling te kunnen geven. 21

22 VRBZO wil haar activiteiten op de juiste schaal organiseren. Voor ondersteunende activiteiten geldt daarbij het adagium lokaal tenzij. Zolang kwaliteit en continuïteit behouden blijven, wordt het werk zo dicht mogelijk bij de klant georganiseerd. De diversiteit in de organisatieonderdelen is een kans die VRBZO graag benut. Door te focussen op de verbindende thema s wordt de hulpverlening in de regio op een hoger peil gebracht. Dit vraagt heel nadrukkelijk om een open houding, creativiteit en innovatievermogen. VRBZO schuwt veranderingen niet en blijft actief zoeken naar vernieuwingen om voortdurend hoge kwaliteit te blijven leveren. Medewerkers zijn daarom goed geschoold, getraind, beoefend en beschikbaar. VRBZO is een robuuste organisatie waar medewerkers graag werken. 4.5 Strategische doelstellingen Op basis van wet- en regelgeving en de Gemeenschappelijke Regeling VRBZO vertalen de missie en visie zich in een aantal doelen. De strategische doelstellingen van VRBZO zijn de volgende: Het geven van invulling aan de regionale taken ten aanzien van het waarborgen van de fysieke veiligheid van de samenleving (risicobeheersing), de voorbereiding op rampenbestrijding en crisisbeheersing en het terugkeren naar een normale situatie na afloop van een crisis (herstel). Multidisciplinaire samenwerking is hierin essentieel, waarbij een bijzondere rol is weggelegd voor de gemeenschappelijke meldkamer als integraal informatieknooppunt; Het doelmatig organiseren en coördineren van werkzaamheden ter voorkoming, beperking en bestrijding van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al wat daarmee verband houdt; Het doelmatig organiseren, coördineren en uitvoeren van ambulancezorg, de registratie van deze processen en het bevorderen van adequate opname van zieken en ongevalsslachtoffers in ziekenhuizen of andere instellingen voor intramurale zorg; Het voorbereiden en bewerkstelligen van een doelmatig georganiseerde en gecoördineerde geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen; Het adequaat reageren op spoedeisende hulpvragen van burgers, instellingen en bedrijven; Het ondersteunen en coördineren ten behoeve van gemeenten in het kader van crisisbeheersing. 22

23 5 Juridische vormgeving en bestuursmodel VRBZO licht aangepast 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de noodzakelijke aanpassingen in de juridische vormgeving en het bestuursmodel van VRBZO, als gevolg van de regionalisering. 5.2 Voorlopig enkel technische aanpassing Gemeenschappelijke Regeling VRBZO Als juridische grondslag is VRBZO een Openbaar Lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, kortweg ook wel aangeduid als GR. VRBZO is een vorm van verlengd lokaal bestuur van de 21 gemeenten in de regio. De GR VRBZO wordt aangegaan tussen Colleges van Burgemeester & Wethouders van deze gemeenten. Gezien de aanpassing van de Wet veiligheidsregio s (regionalisering), maar ook de vorming van de Nationale Politie is het van belang de GR hierop voor nu technisch aan te passen. Een voorstel voor de aangepaste GR VRBZO is als separaat document naast dit organisatieplan uitgewerkt. Omtrent het daadwerkelijk realiseren van de regionalisering heeft de GR zoals gesteld voor nu slechts een technische aanpassing nodig. Er spelen echter voor VRBZO nog enkele andere bredere discussies rondom governance, de positionering van de gemeentesecretarissen en gemeenteraden, en het strategisch karakter van de organisatie. Het bestuur van VRBZO heeft in het verleden altijd de intentie gehad om met en in de GR zo helder mogelijk vast te leggen wat de taakstellingen van VRBZO zijn en op welke wijze VRBZO hiertoe wordt ingericht. Daarbij is ook altijd zorgvuldig gekeken naar de relatie van VRBZO met de deelnemende gemeenten. Hierbij is steeds gekeken naar de juiste invulling van begrippen als verlengd lokaal bestuur, ketenverantwoordelijkheid en bestuurlijke verantwoording, maar ook naar een organisatievorm waarbij bestuur en directie van VRBZO met voldoende doorzettingsmacht en ruimte de belangen van de deelnemende gemeenten konden behartigen. Hierbij spelen begrippen als efficiency, snelheid en werkbaarheid een rol. Het streven is om hierin ook voor de toekomst het juiste evenwicht te vinden. Vanwege de volledige regionalisering, veranderende wetgeving, prioriteiten en verantwoordelijkheden zal hierin een nieuw evenwicht gevonden moeten worden. Het is niet mogelijk om in het relatief korte tijdsbestek van regionalisering met alle betrokkenen te komen tot een allesomvattend beeld waarin recht wordt gedaan aan ieders visie en belangen rond de taakstellingen van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur, gemeentesecretarissen, ketenpartners etc. Daarom wordt aansluitend aan het besluitvormingsproces rondom dit organisatieplan de discussie gevoerd over de gewenste governancestructuur, inclusief onder andere de positionering van de gemeentesecretaris ten aanzien van VRBZO en het strategisch karakter van VRBZO. 23

24 In het geval de uitkomsten van deze discussies leiden tot de noodzaak de GR (opnieuw) te herzien, dan zal dat op dat moment worden opgepakt via de reguliere bestuurlijke route. 5.3 Regionaliseren heeft geen consequenties voor bestuursmodel De gemeentelijke brandweerzorg is een verantwoordelijkheid van de Colleges van B&W in de afzonderlijke gemeenten. De burgemeester heeft hierbij het portefeuillehouderschap en opperbevel. De regionalisering heeft geen consequenties voor deze bestuurlijke verantwoordelijkheid. In de nieuwe situatie wordt de uitvoering van de brandweertaken echter belegd bij VRBZO en niet langer bij gemeenten. De regionalisering heeft geen gevolgen voor het bestuursmodel van VRBZO. Voor de volledigheid is het bestuursmodel hieronder kort uiteengezet: Aan het hoofd van VRBZO staat het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur bestaat uit de 21 burgemeesters van de deelnemende gemeenten en fungeert als kaderstellend en controlerend orgaan. Het lidmaatschap van het Algemeen Bestuur eindigt van rechtswege zodra men ophoudt burgemeester te zijn van de vertegenwoordigde gemeente. Het Dagelijks Bestuur is een afvaardiging van het Algemeen Bestuur en bestaat naast de voorzitter en vicevoorzitter uit maximaal 5 leden. Het Dagelijks Bestuur heeft onder meer tot taak toezicht te houden op het functioneren en de continuïteit van de Veiligheidsregio. Daarbij draagt zij zorg voor de uitvoering van besluiten die in het Algemeen Bestuur genomen worden. Het lidmaatschap van het Dagelijks Bestuur eindigt zodra het lidmaatschap van het Algemeen Bestuur eindigt of wanneer het lid van het Dagelijks Bestuur ontslag neemt of wordt verleend. Het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur worden bij hun werkzaamheden ondersteund door een Adviescommissie Financiën welke adviseert over financiële vraagstukken. De directeur van VRBZO is de schakel tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van VRBZO. Hij draagt in de rol van directeur tevens de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie. 24

25 6 Herinrichting ambtelijke organisatie VRBZO waar nodig 6.1 Regionalisering heeft impact op staande organisatie VRBZO Het is evident dat het proces van regionaliseren van invloed is op de ambtelijke organisatie van VRBZO. Door de komst van circa 850 vrijwilligers, het anders inrichten van het dienstverleningsconcept en de overheveling van kazernes, materieel en materiaal, zal zowel in het primaire als ondersteunde proces het nodige wijzigen rondom visie, taken, werkwijzen, opbouw en inrichting, ofwel de structuur van de organisatieonderdelen. In dit hoofdstuk worden eerst de dominante ordeningsprincipes als basis voor de organisatie-inrichting van VRBZO uiteengezet, waarna een eerste grofmazig beeld wordt geschetst van de toekomstige visie op en inrichting van de afzonderlijke sectoren. Tot slot van dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij het principe van integraal management en het huisvestingsvraagstuk. Nadat politiek-bestuurlijke besluitvorming over dit organisatieplan heeft plaatsgevonden, worden de visie, de structuur en personele invulling van VRBZO, tenminste van de sector Bedrijfsvoering, fijnmazig uitgewerkt. Deze fijnstructuur zal medio 2013, inclusief advisering door de Ondernemingsraad VRBZO, de reguliere bestuurlijke route doorlopen. 6.2 Ordeningsprincipes voor herinrichting ambtelijke organisatie VRBZO realiseert zich terdege dat het regionaliseringsproces impact zal hebben op haar eigen organisatie. Het RMT van VRBZO kijkt dan ook tezamen met haar afdelingshoofden en medewerkers momenteel kritisch naar haar organisatie. Daarbij wordt gekeken naar het best passende en meest efficiënte dienstverleningsconcept en naar de inrichting van haar werkprocessen. Maar ook kijkt VRBZO intern kritisch naar de vraag welke taken zij zelf, samen met anderen of door anderen wil laten uitvoeren en welke consequenties dit alles heeft voor haar organisatievorm en de personele omvang. Als basis voor deze discussies heeft het RMT de volgende ordeningsprincipes benoemd voor de verdere inrichting en aansturing van de ambtelijke organisatie van VRBZO. Deze principes zijn leidend in de nadere uitwerking c.q. (her)inrichting van de sectoren binnen VRBZO. Ordeningsprincipes cultuur en werkwijzen: - Slagvaardig en resultaatgericht; - Intern en extern klantgericht; - Procesmatig werken (sector overstijgend); - Gebiedsgericht inrichten (voor wat betreft de repressieve brandweerzorg); - Verbinding. 25

26 Ordeningsprincipes dienstverlening: - Één herkenbaar aanspreekpunt voor interne en externe klanten; - Productgericht werken op basis van basispakket; - Flexibiliteit via pluspakket. Ordeningsprincipes sturing: - Integraal management; - Verantwoordelijkheden laag in de organisatie; - RMT in hoge mate collectief beleidsvormend en besluitvormend; Ordeningsprincipes inrichting: - Onderscheiden uitvoering en ondersteuning; - Zo plat mogelijke organisatie; - Zo groot mogelijke span of attention. 6.3 Huidige hoofdstructuur als basis De ambtelijke organisatie van VRBZO is voorafgaand aan de regionalisering georganiseerd naar vijf sectoren. Elk van deze sectoren staat onder leiding van een strategisch leidinggevend sectorhoofd. De directeur vormt samen met de sectorhoofden het Regionaal Management Team (RMT). Dit team heeft de dagelijkse leiding over de ambtelijke organisatie van VRBZO. Het betreft de sectoren: - GHOR/RAV; - GMK; - Risicobeheersing; - Incidentbestrijding; - Bedrijfsvoering. Daarnaast is sprake van de onderdelen crisisbeheersing en bevolkingszorg, die rechtstreeks onder aansturing van de directeur VRBZO zijn gepositioneerd. 26

27 De bestuurlijke en ambtelijke hoofdstructuur van VRBZO ziet er anno 2013 als volgt uit: Algemeen Bestuur VRBZO 21 burgemeesters Dagelijks Bestuur Adviescie financiën Bestuurlijke organisatie VRBZO Algemeen Directeur VRBZO Ambtelijke organisatie VRBZO Crisisbeheersing Bevolkingszorg Sector GMK (meldkamer) Sector GHOR/RAV Sector Incidentbestrijding Sector Risicobeheersing Sector Bedrijfsvoering Figuur 2: Organisatiestructuur VRBZO anno 2013, als basis voor toekomst Visie en taken sector Incidentbestrijding Visie Landelijk is de afgelopen jaren gewerkt aan een andere kijk op brandveiligheid, vooruitkijkend naar het jaar Deze landelijke visie op brandveiligheid is vastgelegd in de zogenaamde strategische reis. Het leidend principe in deze strategische reis is de Brandweer over Morgen, waarin de nadruk wordt gelegd op het voorkomen van brand en de zelfredzaamheid van de burger (proactie en preventie). Het Algemeen Bestuur van VRBZO heeft tijdens de bestuursconferentie op 22 augustus 2012 in Tegelen in de slotverklaring herbevestigd dat de Brandweer over Morgen het leidend principe is bij de doorontwikkeling van de brandweerzorg binnen VRBZO. Het effect van het intensiever inzetten op proactie en preventie is dat er op lange termijn minder incidenten, minder slachtoffers en minder schade zal zijn. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat de incidentbestrijding op termijn ook anders kan worden ingericht. In de toekomst zal Incidentbestrijding meer gaan redeneren vanuit risico s, zodat op maat gereageerd kan worden bij meldingen. Het inrichten van zogenaamd gedifferentieerd uitrukken en de innovatie van het vakgebied worden daarmee de speerpunten van het beleid in de komende jaren. 8 De sector GHOR/RAV en het onderdeel bevolkingszorg zijn organisatorisch ondergebracht bij VRBZO, maar de aansturing van deze taken is elders belegd. 27

28 Als gevolg van deze nieuwe koers zullen de ondersteunende afdelingen ten behoeve van de operationele voorbereiding (preparatie) ook moeten mee ontwikkelen. Als gevolg van de keuze voor het leidend principe van de Brandweer Over Morgen zal de sector Incidentbestrijding zich daarop aanpassen. Taken De taakvelden van de sector Incidentbestrijding bestaan uit de schakels preparatie, repressie en nazorg van de veiligheidsketen. Onder deze schakels kan het volgende worden verstaan: Preparatie. Dit bevat taken met als doel goed voorbereid te zijn op de daadwerkelijke incidentbestrijding. Het gaat dan bijvoorbeeld om het vakbekwaam blijven van de repressieve medewerkers en het onderhoud van het materieel. Repressie. Dit is het daadwerkelijk optreden bij incidenten zoals brand, hulpverlening, gevaarlijke stoffen en waterongevallen. Nazorg. Dit speelt vanaf het moment dat een incident gestabiliseerd is en kan nodig zijn voor zowel het eigen personeel als de burger. Binnen de sector Incidentbestrijding zijn de hoofden Brandweerzorg als integraal manager verantwoordelijk voor de totale brandweerzorg voor hun gemeenten. Sinds de reorganisatie van 1 januari 2011 kent de sector Incidentbestrijding ook een aantal domeinen die als geheel de werknaam Operationele Voorbereiding hebben gekregen. Het gaat om Planvorming ( basisbrandweerzorg ), Grootschalig en Bijzonder Optreden, Techniek & Logistiek, Informatiemanagement en Lerend vermogen. Operationele Voorbereiding is te beschouwen als een staf binnen de sector Incidentbestrijding. Zij heeft een faciliterende rol ten behoeve van de hoofden Brandweerzorg en een eigenstandige verantwoordelijkheid voor de regionale wettelijke brandweertaken op het vlak van incidentbestrijding. Het gaat dan vooral om de organisatie van het grootschalig en bijzonder optreden. Hierbij behoren onder andere het SGBO-B, de OVDen en de AGS-en. 6.5 Visie en taken sector Risicobeheersing Visie Zoals eerder gezegd wordt de komende jaren meer nadruk gelegd op het voorkomen van brand en de zelfredzaamheid van de burger. Hierin ligt een belangrijke opgave voor risicobeheersing. Het rendement en de waarde van de brandweer bestaat echter uit het leveren van een bijdrage aan een samenhangend proces van risicoreductie (preventie en repressie). Risicobeheersing en incidentbestrijding zijn binnen de brandweer nauw met elkaar verweven. De tactiek waarmee een brand bestreden wordt, wordt mede bepaald door het functioneren van de aanwezige preventieve voorzieningen en de interpretatie van het effect van deze voorzieningen bij aankomst ter plaatse. Wanneer een situatie ontstaat dat brandveiligheid niet betrokken wordt in het proces omtrent vergunningverlening, toezicht en handhaving, heeft dat mogelijk tot gevolg dat deze samenhang verbroken wordt. Ook is de wederzijdse informatie voorziening van groot belang. 28

29 Het wel of niet beschikbaar stellen en ontsluiten van informatie door derden bepaalt ook in hoge mate de slagvaardigheid bij het optreden. Door genoemde elementen kan VRBZO moeilijker inschatten waar de risico s zich zullen openbaren en ontstaat een toename in het door het bevoegd gezag te aanvaarden en beheersen risico. Daarom is helderheid over de rol en positie van de brandweer (vakmanschap) op dit gebied essentieel. VRBZO is van mening dat bij complexe bouwwerken, bij het beoordelen van gelijkwaardige veiligheid (eigenlijk oplossingen met een gelijkwaardig effect) en bij objecten waarbij sprake is van een gebruik met een hoog risicoprofiel er een groot publiek veiligheidsbelang gemoeid is. Dat maakt de betrokkenheid van VRBZO (ook bij advisering en toezicht), waar mogelijk met certificering, noodzakelijk. De brandweer beschikt over specifieke kennis op het gebied van de brandveiligheid waardoor zij in staat is om het bevoegd gezag te voorzien van een, in verband met het publiek belang, hoogwaardig en integraal brandveiligheidadvies, gebaseerd op een risicobenadering. De rol en positie van de brandweer binnen de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) zijn echter niet hard omgeschreven. Het is evenwel noodzakelijk een verbinding te maken tussen de Wet veiligheidsregio s en de Wabo/het omgevingsrecht om te voorkomen dat ten gevolge van regionalisering de samenhang binnen de veiligheidsketen verloren gaat omdat een slechts een deel brandweer gerelateerde (repressieve) werkzaamheden in geregionaliseerde vorm uitgevoerd zal worden. Binnen het taakveld brandveiligheid is in dit verband sprake van een generiek deskundigheidsgebied en een specialistisch deskundigheidsgebied. De brandweer zal zich ten aanzien van de Wabo-taken met name begeven in het specialistisch deskundigheidsgebied. De toegevoegde waarde en rendement van specifieke brandweeradvisering over en brandweertoezicht op niet complexe objecten zoals woningen, et cetera is namelijk relatief laag. Daarom is het noodzakelijk dat dit terrein wordt afgebakend in de vorm van een basistakenpakket: Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht. Goede zorg voor veiligheid bij complexe, hoge en ondergrondse bouwwerken in combinatie met mogelijk risicovol gebruik rechtvaardigen een integrale betrokkenheid van de brandweer bij het ontwerpen en bouwen in dit segment. Dit geldt ook voor de betrokkenheid van de brandweer bij de beoordeling van gelijkwaardigheden en niet alleen als daarbij een repressieve inzet wordt meegewogen. De meerwaarde van de brandweer ligt in de samenwerking met het bevoegd gezag, al dan niet vertegenwoordigd door de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant of andere partijen. De omgevingsdiensten worden ingericht als organisaties met een integrale insteek. De adviestaak van de brandweer dient dan ook als zodanig inpasbaar te zijn. Dat houdt in dat binnen een omgevingsdiensten-gebied de brandweer haar taken uniform zal moeten uitvoeren omdat de brandweerprocessen zullen moeten worden ingebed in de processen van het bevoegd gezag c.q. de omgevingsdiensten-processen. VRBZO zal zorg dragen voor tijdige, kwalitatief goede uitvoering van een advies-, toezichts- of vergunningstaak. Bezien vanuit het toekomstig omgevingsdiensten-regime betekent dit dat de brandweer voldoet aan de kwaliteitscriteria en haar werkzaamheden inricht aan de hand van beheerste processen zodat de brandweer ingepast kan worden dan wel ingepast kan blijven binnen de integraliteit van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant, gemeente of provincie. 29

30 Taken De taken van de sector Risicobeheersing zijn, behoudens het onderdeel vakbekwaamheid, beschreven in de Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht. Het vakbekwaam maken en houden is eveneens een belangrijke taak van de sector Risicobeheersing. Ter bevordering en handhaving van de vakbekwaamheid, en dus kwaliteit, van de medewerkers worden monoen multidisciplinaire programma s en activiteiten ontwikkeld, georganiseerd, uitgevoerd en geëvalueerd. Over de invulling van deze programma s vindt regelmatig overleg en afstemming plaats met de ketenpartners. Uitvoeringsniveau Het regionaliseringsproject is niet bedoeld voor de introductie van nieuw beleid, dus ook niet voor de aanpassing (zowel naar boven als naar beneden) van gebruikte normen. Dit betekent dat de normen of het beleid aan de hand waarvan werkzaamheden in 2013 conform de verschillende DVO s worden uitgevoerd als uitgangspunt gelden. De sector risicobeheersing is opgedeeld in vier afdelingen die uitvoering geven aan de taken. Deze teams betreffen: Objectadvisering; Naleving; Omgevingsadvisering (Ruimtelijke ordening, externe veiligheid, milieu, voorlichting & risicocommunicatie); Vakbekwaamheid. Op dit moment bevat de formatie risicobeheersing binnen VRBZO circa 54 fte. Dit betreft deels regionale formatie en deels formatie die uitmaakt van de met de gemeenten afgesloten DVO s. Na regionalisering is het de bedoeling dat iedere gemeente op termijn een gelijke basis brandweerzorg verzorgd krijgt door de gehele veiligheidsketen. Dus zowel voor repressieve- als risicobeheersingstaken. Dit betekent ten aanzien van risicobeheersing dat er twee zaken vastgesteld moeten worden: a. Uit welke taken basis brandweerzorg bestaat in geval van risicobeheersing; b. Wat het (voor elke gemeente gelijke) niveau van basis brandweerzorg is in geval van risicobeheersing. Ad a. Basistakenpakket risicobeheersing Het overzicht van deze taken is verwoord in de Visie taakopvatting brandweer bij omgevingsrecht. Deze visie is onder meer opgesteld naar aanleiding van de memorie van toelichting op de Wet veiligheidsregio s waarin wordt geconstateerd dat in geval van de WABO de veiligheidsregio de brandweeradviestaken op de terreinen proactie en preventie (en dus ook toezicht) voor een groot deel op zich zal nemen. Deze adviestaken strekken zich uit over het gehele terrein van proactie, preventie en toezicht en dienen vooral ter ondersteuning van het bevoegde gezag op de terreinen milieubeheer, ruimtelijke ordening en verkeer en vervoer. 30

31 Het Algemeen Bestuur heeft de visie, en dus het concrete overzicht van de taken op 25 oktober 2012 nog niet formeel vastgesteld maar benoemd als startnotitie ten behoeve van verder overleg. De reden hiervoor is dat het Algemeen Bestuur wil voorkomen dat er een dubbeling in taakuitvoering door VRBZO en Omgevingsdienst. zal gaan plaatsvinden. Er is overleg met de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant. met als doel een mogelijke dubbeling in de uitvoering van taken door VRBZO en Omgevingsdienst te voorkomen. Ad b. Het niveau van basis brandweerzorg risicobeheersing Op dit moment worden risicobeheersingstaken op basis van DVO-contracten met gemeenten door VRBZO uitgevoerd. Deze DVO s verschillen sterk tussen gemeenten, zowel in omvang van het takenpakket als het gemeentelijke beleidsniveau op basis waarvan uitvoering plaatsvindt. Er is in de regio nu dus geen sprake van een gelijk niveau van basis brandweerzorg ten aanzien van risicobeheersing. Het verschil tussen de DVO s doet zich met name voor bij toezicht en handhaving en in mindere mate bij preventie en proactie. Op basis van de uitkomst van de bestuurlijke opdracht tot onderzoek naar de brandweerzorg in 2018 zal dit uitvoeringsniveau opnieuw worden vastgesteld en zal mogelijk leiden tot een herverdeling van capaciteit. 6.6 Visie en taken sector Bedrijfsvoering Visie De aanstaande regionalisering leidt ertoe dat er circa 850 vrijwilligers en beroepsondersteuning vanuit de gemeenten rechtspositioneel in dienst treden van VRBZO. VRBZO zal hierdoor in kwantitatieve zin geconfronteerd worden met onder andere een toenemend aantal te verwerken salarisbrieven, meer facturen, een groeiende poststroom, verhoging van het aantal personele ondersteuningsvragen en vragen op het terrein van financieel advies. Tevens zal het aantal communicatiewerkzaamheden en perscontacten uitbreiden en zal het aantal ICT-aansluitingen en vraagstukken fors toenemen en complexer worden. Bovendien zal door deze nieuwe schaalomvang eerder sprake zijn van de verplichting tot openbare aanbesteding van de inkoop van diensten en werken. Hierdoor zal meer aandacht nodig zijn voor inkoopbeleid en aanbestedingsrecht. Kortom, de ondersteuning op gebieden als P&O, I&A en communicatie, de bediening van de gemeenten op het terrein van managementinformatie en een sluitende P&C-cyclus en het aansluiten van de bestaande gebouwen/kazernes op de bestaande technische infrastructuur zijn belangrijke opgaven die als gevolg van de regionalisering vanuit de sector Bedrijfsvoering van VRBZO moeten worden opgevangen. Naast deze kwantitatieve consequenties is de sector Bedrijfsvoering zich ook terdege bewust van de noodzaak om meer klantgericht/dienstverlenend te moeten gaan opereren; faciliterende bedrijfsvoering is het uitgangspunt. Onder de noemer bedrijfsvoering worden alle gecentraliseerde PIJOFAC-taken binnen VRBZO verstaan. Wanneer we dit vertalen naar de organisatiestructuur binnen VRBZO betreft het de organisatieonderdelen P&O, I&A, Juridische Control, Bedrijfscontrol, Financieel Beleid en Beheer, Inkoop en Communicatie en Directieondersteuning. Derhalve bevat de bedrijfsvoering in dit geval niet het onderdeel Techniek & Logistiek (ondergebracht bij sector Incidentbestrijding). Ook heeft de bedrijfsvoering geen betrekking op de binnen enkele korpsen aanwezige korpsondersteuning in de vorm van administratieve en/of secretariële ondersteuning, al dan niet formeel vastgelegd in de functieomschrijving en toebedeeld aan het onderdeel 31

32 brandweer. VRBZO en betreffende gemeenten maken over deze functionarissen separate afspraken in de dienstverleningsovereenkomst. Op dit moment voert VRBZO haar bedrijfsvoeringstaken nog allemaal zelfstandig uit. Voor de toekomst bekijkt VRBZO samenwerkingskansen op het gebied van de bedrijfsvoering met Veiligheidsregio Brabant- Noord. Dit is een logisch keuze omdat het verzorgingsgebied van deze twee regio s samenvalt met dat van de politieregio Oost-Brabant. Daarnaast wordt op specifieke gebieden, denk aan I&A, bezien of taken beter en/of goedkoper samen met of door derden kunnen worden uitgevoerd. Taken De volgende taken zullen worden uitgevoerd door de sector bedrijfsvoering: Financiën, waaronder financieel beleid en beheer en financiële administratie; Bedrijfscontrol, waaronder control, auditing, AO/IC, inkoop, planning & control en juridische control; P&O, waaronder werving en selectie, personeels- en salarisadministratie, toepassing arbeidsvoorwaarden, verzuimbegeleiding en functiewaardering; I&A, waaronder informatie- en procesmanagement, functioneel beheer en documentaire informatievoorziening; Communicatie en Directieondersteuning. Omvang bedrijfsvoering De omvang van de sector Bedrijfsvoering, ofwel de uitvoering van voornoemd takenpakket (de PIJOFACfuncties), van VRBZO wordt na regionalisering percentagegewijs gerelateerd (en derhalve gemaximeerd) aan de omvang van de totale begroting van VRBZO. Een dergelijke opgave past uitstekend in het geval de effectuering van het spreidingsplan wordt doorgezet. Hierbij moet wel in ogenschouw worden gehouden dat voor bepaalde taken een minimale omvang noodzakelijk is. De omvang van de sector Bedrijfsvoering (inclusief management en secretariaat) wordt daarom gemaximeerd op 15% van de totale begroting van brandweerzorg van VRBZO. VRBZO heeft zich eerder al bereid verklaard om de gemeenten die als gevolg van het onttrekken van taken in het kader van de regionalisering frictiekosten zien ontstaan op hun overhead, tegemoet te willen komen. De sector Bedrijfsvoering van VRBZO zal in het geval er vacatures voor externe plaatsing vrijkomen de medewerkers van die gemeenten (indien geschikt) met voorrang plaatsen. 6.7 Uitgangspunt is integraal management Zoals vastgesteld in de prospectieve foto van begin 2012 geeft het management leiding volgens het principe van integraal management. Elke sector staat onder leiding van een strategisch leidinggevend sectorhoofd. Het begrip Integraal Management geeft uitdrukking aan de gedachte dat leidinggevenden niet slechts verantwoordelijk zijn voor de sturing op het eigen vakgebied in het eigen domein, maar ook mede verantwoordelijk zijn voor de totale leiding van de organisatie. Hiermee zijn zij dus mede verantwoordelijk 32

33 voor het uitvoeren en uitdragen van het gehele organisatiebeleid, voor de effecten die de eigen beslissingen hebben op de rest van de organisatie en voor de afdoening van de centrale taken (met name op het gebied van bedrijfsvoering) conform de daarvoor gestelde richtlijnen. Om als organisatie als een samenhangend geheel te kunnen opereren worden visie, beleid, richtlijnen en afspraken vastgesteld op de wijze zoals opgenomen in het organisatiebesluit. Op de onderscheiden hiërarchische niveaus (bestuur, directeur, sectorhoofden) wordt de ruimte voor uitvoering aangegeven door middel van mandaten en uitvoeringsrichtlijnen waarbinnen dat mandaat moet worden gerealiseerd. Door middel van de P&C-cyclus, het te voeren kwaliteitsbeleid en de interne dan wel externe (accountant) controle wordt de uitvoering van de richtlijnen en afspraken gevolgd en waar nodig bijgestuurd. 6.8 Huisvesting van het VRBZO personeel Aangezien de bedrijfsvoering qua grootte flexibel meebeweegt met het primaire proces zal regionalisering een formatiestijging tot gevolg hebben. In het huidige concept van huisvesting en taakuitoefening is er onvoldoende ruimte beschikbaar voor deze formatie uitbreiding. In principe zijn er drie opties denkbaar: 1. op zoek naar een nieuwe locatie voor de gehele kantoororganisatie; 2. bijhuren van kantoorruimte; 3. toepassen van een nieuw huisvestingsconcept in combinatie met het nieuwe werken. Met het oog op verdere toekomstige ontwikkelingen is het uitwerken van een nieuw huisvestingsconcept in combinatie met Het Nieuwe Werken een scenario waar in de komende jaren naartoe wordt gewerkt. Omdat de ontwikkeling naar Het Nieuwe Werken tijd vergt is optie 2 bijhuren van kantoorruimte voor de eerste jaren de beste korte termijn oplossing. Op termijn kan Het Nieuwe Werken mede invulling geven aan het oplossen van het capaciteitsgebrek in de huisvesting. 33

34 7 Impact regionaliseren op personele regelingen vrijwilligers 7.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de consequenties van de regionalisering van de brandweerzorg ten aanzien van de personele regelingen voor vrijwilligers. Circa 850 vrijwilligers komen vanuit de afzonderlijke gemeenten in dienst van VRBZO. Om dit op een goede manier te laten verlopen is het belangrijk een aantal zaken goed te regelen: De uitgangspunten en de procedure bij de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de vrijwilligers. De inhoud van die arbeidsvoorwaarden. Het verzekeringspakket voor de leden van de vrijwillige brandweer. De inbedding van de vrijwilligers in de medezeggenschapsstructuur. In navolgende paragrafen zijn deze vier elementen nader uitgewerkt. 7.2 Procesgang vaststellen arbeidsvoorwaarden Bij het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden, voorafgaand aan de overgang van het personeel van gemeenten naar VRBZO, is het gebruikelijk en wenselijk een sociaal plan op te stellen. In 2006/2007 is gebleken dat het niet haalbaar was om te komen tot een sociaal plan waarbij de 21 gemeenten op één lijn zaten. Om die reden is bij de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden voor de vrijwilligers voor een andere procedure gekozen. Bij het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden gelden de bepalingen uit de CAO. Op dit moment bestaan verschillen in de wijze waarop de arbeidsvoorwaarden door gemeenten worden toegepast. Er is onder de te regionaliseren gemeenten een inventarisatie gemaakt van de verschillen in deze toepassing van de arbeidsvoorwaarden, aanvullende regelingen en lokale gebruiken. Deze inventarisatie leidt tot inzicht in verschillen op de volgende onderwerpen: De wijze waarop wordt afgerond (vooral van belang bij de minimumduur per oproep). Vergoeding per oproep, ook als die niet tot een inzet leidt. Hoe vergoedingen worden toegerekend aan oefenuren (laag tarief) of uitrukuren (hoog tarief). Tijdelijke en vaste aanstelling/bevorderingen. Protocol bij keuringen en ziek zijn. Betalingsfrequentie. Diverse vergoedingen (overige werkzaamheden, piket, kazernering). Na regionalisering is er geen recht meer op het blijven toepassen van eigen afrondingen en lokale gebruiken. Binnen VRBZO is na regionalisering sprake van één norm per onderwerp die leidend is voor alle vrijwilligers 34

35 die in dienst komen van VRBZO. Bij de vaststelling van deze normen is, naast de gegevens van de 21 deelnemende gemeenten, ook gekeken naar de normering bij enkele andere, reeds geregionaliseerde veiligheidsregio s. 7.3 Voornaamste arbeidsvoorwaarden vrijwilligers Onderstaand zijn puntsgewijs de voornaamste voorstellen voor de toepassing van de geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden in de geregionaliseerde situatie voor vrijwilligers opgenomen. 9 De vrijwilliger die na alarmering binnen 15 minuten aanwezig is op de kazerne, ontvangt voor zijn opkomst een vergoeding voor 60 minuten. De vrijwilliger die meegaat in de uitruk ontvangt een vergoeding van de werkelijke tijd, naar boven afgerond op een kwartier, met een minimum van 60 minuten. Voor het deelnemen aan de uitruk (bij spoed), het nabespreken van de inzet, de nazorg en de werkzaamheden die voortkomen uit de kazernering (herbezetting tijdens een inzet), wordt het hoge tarief vergoed. De vergoedingen voor de voorbereiding voor oefeningen, ondersteuning bij oefeningen, waarneming/beoordeling bij oefeningen en begeleiding van vrijwilligers worden gelijk geschakeld met oefeningen. Hetzelfde geldt voor het volgen van lessen, het afleggen van testen, het deelnemen aan wedstrijden en vergaderingen. Voor oefeningen in het buitenland geldt dat sprake is van langdurige beschikbaarheid; om die reden wordt het middentarief vergoed. Woon/werkverkeer wordt niet vergoed, dienstreizen worden vergoed conform de betreffende regeling van VRBZO, in ,37 per km. Medische keuringen vinden plaats conform CAO. Periodieke keuring volgens PPMO-systematiek. Betreffende de jaarlijkse conditietest worden nog afspraken gemaakt. Aanstelling geschiedt in een van de functies zoals genoemd in het Besluit Personeel Veiligheidsregio s (manschap A, manschap B en bevelvoerder). Bevordering vindt plaatst naar gelang de formatieve behoefte, na gebleken geschiktheid en na minimaal te bereiken ervaringsduur. 9 De gedetailleerde uitwerking Harmonisatie toepassing rechtspositie en arbeidsvoorwaarden is ter informatie opgenomen als bijlage 4 in het bijlagenboek behorend tot dit organisatieplan. 35

36 7.4 Arbeidsvoorwaarden niet repressieve vrijwilliger Binnen de gemeentelijke brandweer zijn in een aantal korpsen naast repressieve brandweervrijwilligers ook niet repressieve brandweervrijwilligers werkzaam. Niet repressieve brandweervrijwilligers zijn bijvoorbeeld vrijwilligers die niet meer geschikt zijn voor uitruktaken en/of die zijn aangesteld voor hand- en spandiensten voor het korps. Ook voeren zij in voorkomende gevallen taken uit in het kader van Brandweer over morgen. Dit is een ontwikkeling binnen de brandweer die enkele jaren geleden is ingezet en welke in de komende jaren nog verder vormgegeven zal worden. Voor deze niet repressieve brandweervrijwilligers is rechtspositioneel/arbeidsvoorwaardelijk nog niets geregeld. Op dit moment worden zij via de repressieve benoeming betaald voor hun werkzaamheden. Binnen de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is daarom een voorlopige beleidsregel opgesteld om de huidige situatie te regelen. Het belangrijkste aspect van deze beleidsregel is dat de niet repressieve vrijwilliger uitsluitend additionele brandweer gerelateerde taken mag uitvoeren en dat de beloning van de vrijwilliger qua niveau in lijn is met de beloningen van de overige vrijwilligers. 7.5 Personele verzekeringen vrijwillige brandweer Conform de CAO moet voor vrijwilligers een adequaat verzekeringspakket worden afgesloten. Er zijn conform de CAO drie verzekeringen vereist die VRBZO afsluit voor de vrijwilligers: 10 Aansprakelijkheidsverzekering van de werkgever. Deze biedt dekking voor alle personeelsleden en daarmee ook voor vrijwilligers. Rechtsbijstandsverzekering. Deze is opgenomen in de CAO voor alle ambtenaren en daarmee dus ook voor de vrijwilligers. Ongevallenverzekering. Betreft een uitkering bij overlijden en bij arbeidsongeschiktheid als gevolg van een dienstongeval. Voor vrijwilligers die daarnaast als zelfstandige werkzaam zijn, wordt in de CAO de mogelijkheid benut van een verzekering die tevens een inkomensdekking biedt bij arbeidsongeschiktheid als gevolg van een dienstongeval. 7.6 Vrijwilligers en medezeggenschap Vrijwilligers kunnen, waar ook in de geregionaliseerde situatie, hun betrokkenheid blijven tonen. Op regionaal niveau is de positie van de vrijwilligers ingebed in de medezeggenschapsstructuur van VRBZO. Zodra de vrijwilligers in dienst zijn van VRBZO geldt dat zij als werknemer actief en passief kiesrecht hebben voor de Ondernemingsraad (OR), overeenkomstig de reglementair vastgestelde aanstellingsduur van een half jaar. 10 Een nadere toelichting Personele verzekeringen vrijwillige brandweer is ter informatie opgenomen als bijlage 5 in het bijlagenboek behorend tot dit organisatieplan. 36

37 De OR VRBZO stelt haar eigen reglement vast. Daarmee heeft zij de mogelijkheid om vrijwilligers rechtstreeks - door middel van een aantal zetels in de OR - toe te laten en/of indirect, door middel van een onderdeelcommissie aan de medezeggenschap te laten deelnemen. De OR van VRBZO beraadt zich nog op de wijze waarop (direct of indirect) de vrijwilligers het beste in de medezeggenschap kunnen worden betrokken. Inzake de medezeggenschap van vrijwilligers via het Georganiseerd Overleg (GO) zijn het de vakorganisaties die de leden van het GO aanwijzen. In het GO van VRBZO zijn de vakorganisaties ABVA/KABO en CNV/Publieke Zaak vertegenwoordigd. De Commissie voor Middelbaar en Hoger Personeel (CMHF) is wel uitgenodigd, maar deze vakorganisatie heeft aan die uitnodiging geen gehoor gegeven. Voor vrijwilligers is er een organisatiemogelijkheid via de Vakvereniging voor Brandweer Vrijwilligers (VBV). De VBV is op haar beurt aangesloten bij de CMHF. Zodra in het kader van de regionalisering de vrijwilligers in dienst komen van VRBZO, zal aan de CMHF opnieuw de vraag worden voorgelegd of zij leden wil afvaardigen voor het GO. 37

38 8 Impact regionaliseren op kazernes, materieel en materiaal 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk staat de vraag centraal hoe in het kader van de regionalisering om te gaan met de gebouwen/kazernes, het materieel en materiaal dat momenteel in eigendom is van de gemeenten en door de gemeenten wordt ingezet voor de uitvoering van de brandweerzorg. 8.2 Kazernes; VRBZO huurt, tenzij Op de peildatum 1 januari 2011 waren er 37 kazernes in de regio Zuidoost-Brabant in eigendom van de 21 gemeenten. Een kazerne is daarbij gedefinieerd als een gebouw waarin tenminste één tankautospuit is gestationeerd. In het kader van de regionalisering worden deze kazernes met ingang van 1 januari 2014 beheerd door VRBZO. De vraag die voorligt is of deze kazernes door VRBZO gekocht of gehuurd worden van de gemeenten. Om tot een zorgvuldige afweging tussen huren of kopen te kunnen komen, is tijdens de bestuursconferentie van 22 augustus 2012 bestuurlijk de wens geuit een keuzematrix op te stellen. Deze keuzematrix moet leiden tot de meest optimale afweging, rekening houdend met kosten, risico s en de te verwachten ontwikkelingen in de komende 10 jaren op het terrein van (repressieve) brandweerzorg in het algemeen en VRBZO in het bijzonder en het effect van deze ontwikkelingen op de behoefte aan kazernes in deze regio. Een analyse leert ons dat er op hoofdlijn drie aspecten kunnen worden aangedragen, die de uiteindelijke afweging tussen huren of kopen bepalen. We schetsen deze hieronder: BTW-aspect. Een zwaarwegend element in de afweging huren of kopen betreft de mogelijke fiscale consequenties die gepaard gaan met de uiteindelijke keuze. Omdat de brandweerzorg momenteel nog bij gemeenten is belegd, kan de BTW met betrekking tot deze taak worden verrekend via het BTW-compensatiefonds. Echter, door regionalisering is de brandweerzorg met ingang van 1 januari 2014 belegd bij VRBZO. Vanaf dat moment is verrekening van BTW via het BTW-compensatiefonds niet langer mogelijk. Dit kan betekenen dat een deel van de gecompenseerde BTW moet worden terugbetaald (herziening). Dit is alleen van toepassing op onroerend goed dat in 2004 of later in gebruik is genomen én op 1 januari 2014 (nog) niet is overgedragen aan VRBZO. Het overdragen van het eigendom van gemeenten naar VRBZO voorkomt in alle gevallen een herziening. Daarnaast is de herzieningstermijn (10 jaar) van belang voor het onroerend goed dat eigendom blijft van de gemeenten of door VRBZO binnen deze termijn (al dan niet aan gemeenten) weer wordt verkocht/overgedragen. Als onroerend 38

39 goed na 1 januari 2004 in gebruik is genomen en geen eigendom is van VRBZO, zal een deel van de in het verleden gecompenseerde BTW moeten worden terugbetaald. Als de herzieningstermijn is verstreken maakt het voor het herzieningseffect niet uit of onroerend goed in eigendom is van VRBZO of van een gemeente. Als onroerend goed van gemeenten nog binnen de herzieningstermijn valt dan wordt het onroerend goed (al dan niet met een recht van terugkoop of een terugkoopverplichting) gekocht door VRBZO. Hiermee wordt een herziening voorkomen. Ontwikkeling brandweerzorg. Een tweede element dat een rol speelt in de afweging huren of kopen betreft de voorziene ontwikkelingen omtrent incidentbestrijding en risicobeheersing, welke een veranderende behoefte aan het aantal en de inrichting van kazernes met zich mee kan gaan brengen. Als gevolg van deze ontwikkelingen zullen nieuwe eisen gesteld worden aan voertuigen, bezetting, stalling en gebruik van ruimte. Kerntaak VRBZO. Tot slot speelt het argument een rol dat VRBZO een tekort aan expertise op het gebied van de verkoop en herontwikkeling van kazernes heeft. Het in eigendom hebben van een omvangrijke vastgoedportefeuille lijkt niet tot de kerntaken van VRBZO te behoren. De drie voorgaande overwegingen leiden tot het bestuurlijk standpunt dat VRBZO kazernes van gemeenten huurt, tenzij. De afweging hiertoe is in onderstaande keuzematrix samengevat: Situatie Huren Kopen (met terugkoopverplichting) Kazerne ouder dan 10 jaar X Kazerne jonger dan 10 jaar X Kazerne gebruikt voor meerdere doeleinden (voor meer dan 30% van de ruimte) Nieuwbouw kazerne Bijzondere afspraken gemeente X X X Tabel 1: Keuzematrix huren of kopen kazernes Indien we voorgaand afwegingskader toepassen op de 37 kazernes welke op 1 januari 2011 in deze regio operationeel waren, leidt dat tot het feit dat 29 kazernes door VRBZO van gemeenten gehuurd zullen worden op basis van een meerjarig huurcontract. Daarbij zal een onderscheid worden aangebracht tussen eigenaarsonderhoud en gebruikersonderhoud. 39

40 8.3 Materieel en materiaal; VRBZO neemt over Uitgangspunt is dat al het brandweer gerelateerde materieel en materiaal van gemeenten in het kader van de regionalisering wordt overgenomen door VRBZO. Deze overname vindt plaats tegen boekwaarde. Voordat het materieel en materiaal overgenomen kan worden moet het eerst geïnventariseerd worden. Doel van deze inventarisatie, met als peildatum 1 november 2012, is het verkrijgen van overzicht en inzicht in de kwaliteit en leeftijd van het materiaal en materieel. Op grond daarvan kan een overdrachtsprotocol, vervangingsplanning en onderhoudsplanning worden opgesteld. Gemeenten hanteren verschillende afschrijvingstermijnen of -wijzen voor groot materieel en huisvesting die verschillen in gemeentelijke lasten kunnen verklaren. Om de structurele toekomstige lastenbehoefte van VRBZO in beeld te brengen is het nodig correcties toe te passen. Zodoende kunnen afschrijvingstermijnen en renteberekeningen worden geüniformeerd. Het regionaliseringsproces zorgt ervoor dat de brandweerzorg in deze regio transformeert van 21 afzonderlijke korpsen naar één functionele eenheid. Ten aanzien van materieel en materiaal betekent dit dat diensten en leveringen al snel in aanmerking komen voor een meervoudig onderhands of zelfs Europese aanbesteding. Ook zal ten aanzien van materieel en materiaal het logistieke proces waar nodig uit oogpunt van efficiency anders ingericht worden. Echter, ook hier geldt het uitgangspunt lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet. De keuze voor regionaal wordt in dit geval ingegeven door wettelijke voorschriften en/of de meest praktische uitvoering. Daar waar de lokale verbondenheid namelijk sterk opweegt tegenover een centrale invulling (met mogelijk een beperkt inkoopvoordeel) gaat de voorkeur toch uit naar het behouden van de lokale invulling. 40

41 9 Impact regionaliseren op informatisering & automatisering 9.1 Inleiding De regionalisering van brandweerzorg heeft consequenties op het terrein van Informatisering & Automatisering (I&A). Deze gevolgen komen met name aan het licht doordat: De geregionaliseerde situatie wordt gekenmerkt door een omgeving met vele locaties (kazernes, gemeentehuizen, kantoor VRBZO) en derhalve informatie die snel uitwisselbaar moet zijn tussen deze locaties. Het merendeel van de bedrijfsfuncties binnen VRBZO, zowel in de koude als warme situatie, afhankelijk is van het digitaal delen, verwerken of genereren van informatie. De geregionaliseerde VRBZO zal (op termijn) worden gekenmerkt door een verdergaande vorm van tijd- en plaats onafhankelijk werken, dan voorafgaand aan regionalisering het geval is. In dit hoofdstuk worden kaders en uitgangspunten geschetst voor de informatiearchitectuur, de technische architectuur en de dienstverlening vanuit de I&A-organisatie. 9.2 Kaders en uitgangspunten informatiearchitectuur Na het feitelijk regionaliseren krijgen alle medewerkers in dienst van VRBZO toegang tot dezelfde informatiearchitectuur. Per 1 juli 2014 zal het volledige data- en spraaknetwerk gereed zijn. Tot die tijd worden afspraken gemaakt met de gemeenten zodat medewerkers van VRBZO het eerste half jaar nog van de ICT voorzieningen van de gemeenten gebruik kunnen blijven maken. De huidige functionaliteit en mogelijkheden worden na regionalisering in dezelfde mate aangeboden als vóór regionalisering. VRBZO kan hier waar nodig wel op een andere manier invulling aan geven, dan in de lokale situatie gebruikelijk was. Alle medewerkers krijgen na regionalisering dus toegang tot de informatie en applicaties die nodig zijn voor de effectieve uitoefening van hun functie. Met alle korpsen worden gelijksoortige afspraken gemaakt over werkwijzen en de benodigde applicaties. Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk informatie binnen VRBZO digitaal ontsloten wordt, zodat locatie onafhankelijk gewerkt kan worden. De volgende kaders zijn leidend voor de inrichtingsafspraken van de informatiearchitectuur: Er is sprake van één softwarepakket per soort functionaliteit. Het softwarepakket dat door de meeste gebruikers wordt gebruikt, is de standaard. Voor de korpsen die dit softwarepakket nog niet gebruiken wordt een transitieproces/tijdpad opgesteld. Ieder softwarepakket wordt beheerd conform het Beleid Informatiemanagement van VRBZO. 41

42 Softwarepakketten die ten behoeve van brandweerprocessen nu op het gemeentelijk netwerk zijn geïnstalleerd worden, indien mogelijk en niet conflicteren met eerst vernoemd uitgangspunt, op het netwerk van VRBZO geïnstalleerd. Indien er gemeentelijke data beschikbaar moeten blijven voor medewerkers van VRBZO dan worden door de gemeente passende maatregelen genomen, zodat deze informatie en/of functionaliteit ook na regionalisering beschikbaar blijft voor VRBZO. Alle hard- en software wordt nieuw aangeschaft door VRBZO. Er wordt dus geen hard- en software overgenomen van de gemeente. De reden hiervoor is dat de extra inspanning die gepaard gaat met het inventariseren van afschrijftermijnen per hardware item en het inventariseren en overnemen van de contracten beperkt opweegt tegen de financiële voordelen. Daarnaast is een efficiënte regionale I&A-organisatie gebaat bij zo min mogelijke variaties in hardware, software en leveranciers. 9.3 Kaders en uitgangspunten technische architectuur Onderstaand wordt een globale indicatie gegeven van hoe de technische architectuur er binnen VRBZO na regionalisering uit ziet: Één brandweer, één informatieplatform. Er wordt een gezamenlijk regionaal data- en spraaknetwerk opgezet om ervoor te zorgen dat informatie altijd en overal toegankelijk en eenvoudig onderling uitwisselbaar is. Om dit te realiseren worden circa drieëndertig brandweer locaties via een vaste verbinding aangesloten op het netwerk van VRBZO. Gemeentehuizen. Verschillende korpsen houden kantoor op het lokale gemeentehuis. Op ieder gemeentehuis zal VRBZO alle computers en/of laptops die nu gebruikt worden door brandweermedewerkers vervangen door regionale computers, die zijn aangesloten op het regionale data- en spraaknetwerk. De brandweermedewerkers op het gemeentehuis kunnen wel via één (of enkele) gemeentelijke computers per gemeentehuis op het gemeentelijk netwerk blijven werken. Werkplek. De computers en telefonie aangesloten op het regionale netwerk worden centraal beheerd. De computers en telefonie-devices van VRBZO zijn gestandaardiseerd en worden niet overgenomen van de gemeenten. Om het centraal beheer zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren kan op een computer de standaard software van VRBZO gebruikt worden. De medewerkers van de parate dienst (ook de vrijwilligers) maken gebruik van gezamenlijke computers en telefonie devices die zijn toegewezen aan een functie en/of voertuig. ICT voorzieningen in vergader- of instructieruimtes. Computers, telefoons en beamers in de vergader- of instructieruimtes worden vervangen door devices van VRBZO. 42

43 10 Impact regionaliseren op communicatie 10.1 Inleiding Zoals inmiddels herhaaldelijk benoemd in voorgaande hoofdstukken zal de VRBZO-organisatie als gevolg van de regionalisering een werkgebied kennen dat zich uitspreidt over de 21 gemeenten in de regio Zuidoost- Brabant en de daaraan gerelateerde kazernes, brandweerkorpsen en vrijwilligers. Ook op het vlak van communicatie verandert er het nodige; het werkveld wordt groter in termen van omvang en spreiding, de samenstelling van de organisatie verandert - beduidend meer vrijwilligers dan beroepsbrandweerlieden en Brandweer over morgen komt nog nadrukkelijker op de agenda. Het is van belang dat er in de geregionaliseerde situatie sprake is van eenduidigheid in verantwoordelijkheid en aanpak ten aanzien van communicatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. In het medio 2013 op te leveren communicatiebeleidsplan Brandweer(zorg) zal deze lijn nader uitgelijnd worden. Ondersteunend aan dat beleidsplan wordt een producten- en dienstencatalogus opgesteld. Hierin wordt vastgelegd wat een korps na regionalisering kan verlangen van het team Communicatie van VRBZO en wat korpsen, sectoren en afdelingen - passend binnen het nieuwe beleid - zelf kunnen oppakken. Uitgangspunt hierbij is lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet. Leidinggevenden binnen VRBZO dragen er zorg voor dat lokale activiteiten, uitingen en middelen binnen het regionale communicatiebeleid passen. Hoe de verdeling van taken over de gemeentelijke communicatieafdeling en het team Communicatie van VRBZO eruit gaat zien moet nog nader vorm krijgen. De operationele communicatie verandert in ieder geval niet, deze wordt ook na regionalisering verzorgd door VRBZO. Vooruitlopend op het communicatiebeleidsplan wordt in dit hoofdstuk de visie op communicatie in de geregionaliseerde situatie beschreven, onder het motto: Samen de sterkste. Voor alle helderheid dit hoofdstuk betreft dus niet de communicatie over het proces van regionaliseren, maar de communicatie binnen de geregionaliseerde organisatie Coöperatiemodel : samen optrekken voor een beter resultaat Om genoeg ruimte te bieden aan de couleur locale worden werkbare kaders met de korpsen afgesproken waarbij het volgende in het achterhoofd wordt gehouden: Eenduidige en doelmatige professionalisering verhoudt zich lastig tot het gewenste behoud van lokale identiteit; Het communicatieklimaat kenmerkt zich door een regionale zender die beleidsmatig en zakelijk met regels en richtlijnen werkt maar die wel moet samenwerken met hechte lokale korpsen waar 43

44 ontvangers vooral geïnteresseerd zijn in de warme brandweertaken, dicht bij hun gemeenschap en nauw betrokken bij hun eigen korps; Een krachtig groepsgevoel op het niveau van de post of het korps en een sterk informeel circuit moeten samen kunnen gaan met een geregionaliseerde organisatie die juist samenwerking en daarmee professionalisering voorstaat; Er moet rekening worden gehouden met nieuwe landelijke rode ontwikkelingen die de komende jaren op ons af zullen blijven komen. Dat sprake is van een spagaat is duidelijk: enerzijds moet er een krachtig gepositioneerde communicatiefunctie komen (samenwerking, eenduidig, efficiencyslag), anderzijds is het behoud van de couleur locale belangrijk. Hierin moet een goed evenwicht gevonden worden. Dit kan gerealiseerd worden door primair een coöperatiemodel in de communicatie te realiseren en secundair door goede werkafspraken te maken waarbij de korpscoördinatoren verantwoordelijk zijn voor het naleven hiervan. Binnen de coöperatie is het van belang dat er één organisatiegevoel wordt gecreëerd; samen optrekken voor een beter resultaat. De leden krijgen via het Platform Vrijwilligers inbreng in de ontwikkeling van het hoe en wat. Op deze manier ontstaat meer draagvlak voor gemaakte keuzes. De overlegstructuur met de achterban van VRBZO wordt vanzelfsprekend, inclusief terugkoppeling over wat er met de inbreng is gedaan. De focus verschuift op deze manier van vooral regionaal, top-down naar samen, top-down en bottom-up, integraal adviseren én gebruik maken van het vertrouwen van de lokale korpscoördinator. Het team Communicatie ondersteunt: regionale uitingen met de saus van lokaal maatwerk, helpen verkopen, regionale uitingen die warmer, professioneler en goedkoper zijn (standaardisatie). Daarvoor zal het team Communicatie met regelmaat actief de 21 korpsen bij het proces betrekken Endorsed identity: rood is leidend In de communicatieaanpak wordt gekozen voor een endorsed identity: rood is zo veel als mogelijk leidend als afzender, met de regionale organisatie op de achtergrond waarbij duidelijk is dat de Brandweer-Zuidoost onderdeel is van VRBZO. Door te kiezen voor een endorsement, illustreren we de kracht van samenwerking en het grotere geheel. Maar de helden blijven de merken (brandweer, ambulancedienst, etc). wat fors bijdraagt aan het gevoel van trots en waardering. De vrijwilliger speelt ook een belangrijke rol in het uitdragen van de brandweer, de vrijwilliger is de brandweer. Vrijwilligheid en VRBZO staan (nu nog) op gespannen voet. Daarom ligt de focus voor het team Communicatie de komende jaren op het realiseren van één rode kolom met als doel; de vrijwilliger heeft lokale binding, is in regionale dienst en voelt zich onderdeel van Brandweer Brabant-Zuidoost. 44

45 11 Begrotingsomvang, financieringssystematiek en control 11.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat de uiteenzetting van de financiële consequenties van regionalisering van de brandweerzorg in Zuidoost-Brabant. Voor het overgangsjaar 2014 is de gemeentelijke bijdrage opgenomen. Voor de jaren die daarop volgen is de bijdrage afhankelijk van de nog te ontwikkelen toekomstvisie over brandweerzorg. Het hoofdstuk sluit af met enkele paragrafen betreffende de wijze waarop VRBZO de gemeenten na regionalisering beoogt te bedienen van managementinformatie en een goed sluitende planning en control cyclus Financiële kaders en uitgangspunten Tijdens de burgemeestersconferentie van 22 augustus 2012 zijn in de slotverklaring de volgende uitgangspunten met betrekking tot de financiën geformuleerd: 1. Binnen de regio is er op een gelijke basis brandweerzorg voor elke inwoner, met de mogelijkheid voor een pluspakket voor rekening van de afzonderlijke gemeente; 2. Daartoe is een uniforme financiering van de Veiligheidsregio noodzakelijk; 3. Gestreefd wordt naar één onafhankelijke financiering van de Veiligheidsregio (één begroting met één verantwoordingslijn naar het Algemeen Bestuur); 4. De omvang van de begroting van de Veiligheidsregio zal worden bepaald op basis van een goede referentiemethode waarvoor een drietal varianten zal worden vergeleken; 5. Een voorstel voor de bepaling van de gemeenschappelijke bijdrage zal worden voorgelegd; 6. Eén gemeenschappelijke begroting voor de Veiligheidsregio is een randvoorwaarde voor uitvoering van de inverdienopgave van het spreidingsplan; 7. Deze inverdienopgave zal worden uitgevoerd binnen een vast te stellen tijdpad van maximaal drie jaar na het moment van volledige regionalisering Projectkosten Voor de projectkosten is bepaald dat deze niet tot hogere kosten voor de gemeenten mogen leiden. In het plan van aanpak is daarom aangegeven dat het uitgangspunt zal zijn om geen kostenverhoging bij gemeenten via de inwonerbijdrage door te voeren, maar de dekking binnen bestaande reserves en voorzieningen en via resultaatbestemming te vinden. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 29 maart 2012 is op basis daarvan besloten om in te stemmen met het benodigde projectbudget van en ter vulling van dat budget uit de algemene reserve beschikbaar te stellen. 45

46 11.4 Begroting VRBZO 2014 Voor het bepalen van de omvang van de begroting is een onderzoek uitgevoerd door onderzoeksbureau Cebeon. Hierbij heeft Cebeon ondermeer de kosten van brandweerzorg ultimo 2010, met een doorkijk naar 2011, in kaart gebracht. Het onderzoek van Cebeon had tot doel om feitelijk en neutraal de kosten van brandweerzorg voorafgaand aan regionalisering te bepalen. Het onderzoek geeft geen oordeel of deze kosten voldoende zijn voor de uitvoering van alle taken. Het onderzoek van Cebeon is begeleid door een klankbordgroep. Afgeleid van de opdracht aan Cebeon had de klankbordgroep de opdracht om namens de 21 gemeenten en de Veiligheidsregio te fungeren als adviseurs aan de onderzoekers van Cebeon, zodat de uitkomsten van het onderzoek ook daadwerkelijk een juiste weergave zijn van de gemeentelijke baten en lasten van brandweerzorg. Uit het onderzoek van Cebeon blijkt dat de kosten voor brandweerzorg (exclusief de kosten van gemeentelijke rampenbestrijding) in bedroegen. Doordat de gemeenten in deze periode zijn geconfronteerd met bezuinigingen is besloten om af te zien van indexering, maar in plaats daarvan de ontwikkeling van het gemeentefonds, onderdeel brandweerzorg en rampenbestrijding, leidend te laten zijn en op deze manier zowel het effect van bezuinigingen als van indexering te verwerken. In een aanvullend onderzoek heeft Cebeon aangegeven te verwachten dat component brandweerzorg en rampenbestrijding in het gemeentefonds in 2014 na correctie voor gemeentelijke rampenbestrijding uitkomt op De bijdrage van een gemeente aan de Veiligheidsregio is voor 2014 gebaseerd op de door Cebeon berekende nettolasten Cebeon heeft hier reeds de kosten voor gemeentelijke rampenbestrijding op in mindering gebracht. Omdat de taken voor bluswatervoorziening bij de gemeenten achterblijven, worden de daarmee samenhangende kosten eveneens in mindering gebracht op de nettolasten Dit levert een voorlopige bijdrage op. Vervolgens wordt deze voorlopige bijdrage vergeleken met de begroting 2013 zoals gemeenten die via de IV3 opgave aan het CBS hebben verstrekt. Ook deze begroting wordt gecorrigeerd voor de kosten voor gemeentelijke rampenbestrijding en bluswatervoorziening. De hoogte van deze correctie is gebaseerd op het Cebeononderzoek naar de nettolasten Indien de bijdrage op basis van de nettolasten 2010 hoger is dan de gecorrigeerde begroting 2013 wordt dit meerdere vanuit de Algemene Reserve van de Veiligheidsregio gecompenseerd. Doordat Eindhoven en Helmond al geregionaliseerd zijn, kan voor deze twee gemeenten een andere methode worden gehanteerd. Deze methode bevat de volgende elementen: De bijdrage 2014 voor de vroegere gemeentelijke brandweerzorg in Eindhoven en Helmond is gebaseerd op de bijdrage 2013, verhoogd met de door het Algemeen Bestuur vastgestelde indexering van 1,38%; De inwonerbijdrage 2014 aan de Veiligheidsregio is gebaseerd op de begroting 2014; 46

47 De bijdrage is exclusief de kosten van dienstverlening die tot nu toe steeds afzonderlijk gedeclareerd werd. Denk hierbij ondermeer aan de kosten van wegdekreiniging; De afspraken uit de DVO die in 2013 van toepassing waren met betrekking tot groot onderhoud en het onderhoudsfonds blijven van toepassing; Met Eindhoven zal worden afgesproken hoe Veiligheid en Rendement voor 2014 financieel verwerkt wordt; De Veiligheidsregio werkt in 2014 met een integrale begroting voor de gehele Veiligheidsregio. Er wordt daarom aan het einde van het jaar geen afzonderlijke resultaat bepaald voor Eindhoven en Helmond. In de onderstaande tabel is per gemeente de bijdrage voor de Veiligheidsregio voor het overgangsjaar 2014 opgenomen. Gemeente Bijdrage 2014 Asten Bergeijk Best Bladel Cranendonck Deurne Eersel Eindhoven Geldrop-Mierlo Gemert-Bakel Heeze-Leende Helmond Laarbeek Nuenen c.a Oirschot Reusel-De Mierden Someren Son en Breugel Valkenswaard Veldhoven Waalre Totaal Compensatie via algemene reserve

48 11.5 Begroting 2015 en verder De gemeentelijke bijdrage voor 2015 en verder zal zijn gebaseerd op de nog te ontwikkelen visie op brandweerzorg. Deze toekomstvisie brandweerzorg zal medio 2014 ter besluitvorming aan het bestuur VRBZO worden aangeboden Managementinformatie; een sluitende Planning & Control-cyclus Om bestuurlijke verantwoordelijkheid te kunnen nemen binnen VRBZO is het van belang dat er sprake is van een sluitende en overzichtelijke planning & control-cyclus waarin de organisatiedoelen worden ondergebracht en waarlangs de mate waarin die doelen zijn bereikt kan worden gevolgd. Het doel van planning en control is het vergroten van de beheersbaarheid van de organisatie, het bewaken van de realisatie en eventuele bijsturing. Integraal systeem voor alle managementlagen en klanten VRBZO kent na de regionalisering één integraal P&C systeem voor planvorming en verantwoording. Dit systeem wordt zowel voor alle managementlagen gebruikt, als voor de klanten/eigenaren van VRBZO. Door deze integratie is geborgd dat er via het P&C systeem wordt gestuurd op zaken die voor klanten en bestuur van belang zijn. Daarnaast borgt deze integratie een integrale benadering van inhoudelijke en financiële afwegingen en versterkt het de positie van de budgetverantwoordelijke als integraal manager. Operationeel: afdelingen / sectoren Tactisch: RMT / directie P&C Klanten Strategisch: Bestuur Figuur 4: P&C systeem voor alle managementlagen en klanten Beschrijving samenhang plannen en rapportages Voor wat betreft de planvorming start de jaarlijkse P&C-cyclus vanuit de kaderstelling door het bestuur. Hier worden vervolgens de jaarplannen voor de organisatie, sectoren en afdelingen van afgeleid, steeds inclusief bijbehorende begrotingen en beleidsdoelstellingen. Deze jaarplannen worden gebruikt voor de aansturing 48