Verslag Participantenvergadering SBPE 23 juni CONCEPT

Transcriptie

1 Verslag Participantenvergadering SBPE 23 juni CONCEPT 1 Aanwezig bestuur: Erry Stoové (voorzitter), Arjen van Essen (secretaris), Peter Turksma (penningmeester), Gwenny Goossens (algemeen bestuurslid) Notulen: Aagtje Smid Aantal participanten: 74; Aantal stemgerechtigden: 66; Aantal afzeggingen: OPENING/MEDEDELINGEN De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het bestuur is voltallig aanwezig. Aanwezige toehoorders: Piet de Wit, lid van het bestuur Fase 2. Het is goed dat we bij elkaars participantenvergaderingen aanwezig zijn. De voorzitter wenst in het bijzonder de aanwezige nieuwe eigenaren (sinds de vorige participantenvergadering) van harte welkom. De nieuwe geluidsman, Robin Meijer van HJSound, krijgt een applaus van de aanwezigen. De stemcommissie, indien er gestemd moet worden, bestaat dit keer uit Tjeerd Koelmans (voorzitter), Gea Jansingh en Annemarie Peters. De voorzitter meldt dat de achterstand in het ondertekenen van de beheerovereenkomsten nu bijna ingelopen is. De voorzitter meldt dat een van de eigenaren is vrijgesproken van de verdenking in het bezit te zijn van wietplantages op de adressen die in zijn eigendom zijn. Feit blijft wel dat de extra energiekosten door de eigenaar betaald dienen te worden. Daarom waarschuwt de voorzitter: let allen goed op het gebruik van uw eigendom(men). 2. CONCEPTVERSLAG PARTICIPANTENVERGADERING 18 NOVEMBER 2017 Naar aanleiding van een vraag hierover door dhr. Van den Berge, H028, antwoordt de voorzitter dat ook de actiepunten 3 en 5 van de actiepuntenlijst (die niet op de agenda staan) elders in de vergadering aan de orde komen. B01 De vergadering is akkoord met het conceptverslag participantenvergadering Hiermee is het verslag definitief. 3. INGEKOMEN STUKKEN De voorzitter legt uit hoe het bestuur omgaat met binnengekomen mails (want het zijn tegenwoordig bijna altijd mails):

2 2 - Als degene die mailt duidelijk aangeeft dat hij of zij een bepaald punt op de agenda van de participantenvergadering wil hebben, dan zal het bestuur dat uiteraard doen. - Als dat niet het geval is, gaat het bestuur ervan uit dat het om een persoonlijke mail gaat die dan ook individueel beantwoord zal worden. - Ten slotte kan het zo zijn dat een persoonlijke mail die ook als zodanig beantwoord wordt, naar het oordeel van het bestuur van algemeen belang is. Dat is zo in het geval van één mail van de afgelopen periode, over de beschoeiing, en dat komt aan de orde bij agendapunt 7, als de TCO verslag doet. 4. BACK TO BASICS De voorzitter schetst de historie van de stichting, inclusief het zwembad en het centrumvoorzieningengebouw. - Prioriteit nummer was het weer op orde brengen van de financiën. Daartoe zijn incasso s geïnd en zijn lopende contracten met het zwembad, Greens, de hovenier etc. zoveel mogelijk en daar waar het kon beëindigd om de handen vrij te hebben. Dit omdat dan, als de gemeente het zwembad daadwerkelijk gaat overnemen, de gemeente opnieuw met de betrokken partijen kan onderhandelen. - Centrumvoorzieningengebouw en zwembad: voor wat betreft het centrumvoorzieningengebouw: we zijn geen ondernemers, dus daar willen we zo snel mogelijk vanaf. Over het zwembad: daar is met verschillende partijen lang over onderhandeld, maar uiteindelijk heeft de gemeente Westerwolde nu een inspanningsverplichting gedaan dat zij er alles aan zullen doen om het zwembad van Parc Emslandermeer voor de gemeente te behouden. De gemeente heeft het tweede onderzoek van Sportfondsen Nederland betaald. In een derde onderzoek (van de gemeente) worden twee beheervarianten onderzocht: 1. het zwembad in gemeentelijk beheer of 2. het zwembad in particulier beheer. Naar aanleiding van een vraag van de heer Van den Berge, H028, beaamt de voorzitter dat de beheervariant waar uiteindelijk de voorkeur van het bestuur naar uitgaat, eerst aan de eigenaren wordt voorgelegd vóór er een definitief besluit valt. Mevrouw Hasenaar, V012, vraagt het bestuur naar zijn mening. De voorzitter antwoordt dat het bestuur van mening is dat het niet fair zou zijn als de stichting alle zwembadkosten voor haar rekening zou blijven nemen, terwijl zestig procent van de gebruikers uit de gemeente Westerwolde komen. Gelukkig denkt de gemeente daar nu ook zo over, maar vraag is nu nog wie welk deel van de sponsoring van het zwembad voor zijn rekening neemt. De Ondernemingsraad Westerwolde is hierin een derde partij, die heeft aangegeven aan de sponsoring te willen bijdragen. Verder kon het zwembad na een vaste bijdrage van de eigenaren ongelimiteerd gebruikt worden. Dat zal na de verkoop niet meer het geval zijn.

3 3 In antwoord op een vraag van de heer Koelmans, V008, zegt de voorzitter dat het inderdaad de bedoeling is dat het zwembad en centrumvoorzieningengebouw tezamen worden verkocht. B02 De vergadering geeft het bestuur ter vergadering toestemming om het ingeslagen proces voor wat betreft zwembad en centrumvoorzieningengebouw voort te zetten. 5. FINANCIËN De penningmeester beantwoordt ter vergadering op bevredigende wijze enkele vragen van participanten. B03 Ter vergadering wordt de Jaarrekening 2017 bij acclamatie vastgesteld en wordt de penningmeester bedankt voor zijn geleverde inspanningen. Het bestuur wordt hierbij gedechargeerd. Met de vaststelling van de Jaarrekening 2017 gaat de vergadering ook akkoord met het toevoegen van het positieve resultaat aan de onderhoudsvoorziening Parc. De penningmeester deelt mee dat het bestuur afspraken heeft gemaakt met de drie erkende verhuurorganisaties over een bijdrage ter verbetering van de kwaliteit van het Parc. De verhuurorganisaties zullen met ingang van een bijdrage van 0,50 inclusief btw per overnachting bijdragen. Het bestuur waardeert de betrokkenheid van de verhuurorganisaties om in gezamenlijkheid het aanzien van het Parc te verbeteren. A01 Ook naar de zelfverhurende eigenaren zal een verzoek gaan om een bijdrage van 0,50 inclusief btw per overnachting te doen. 6. SECRETARIAAT De secretaris deelt mee dat het bestuur zich heeft gebogen over een van de actiepunten die uit de vorige vergadering naar voren kwam, nl. over de wens om een huishoudelijk reglement op te stellen. Het bestuur heeft gekeken naar alle stukken waarover we al beschikken. De belangrijkste is natuurlijk de beheerovereenkomst. Verder hebben we de statuten, afgelopen november nog vernieuwd, het TCOreglement, een vergaderreglement, een stemprocedure en er is uiteraard ook het Parcreglement. Het bestuur kwam tot de conclusie dat in al deze stukken voldoende is geregeld en vastgelegd en dat er dus geen aanleiding is om nog een apart huishoudelijk reglement te maken. B04 De vergadering is ermee akkoord dat er geen apart huishoudelijk reglement wordt gemaakt. Wel is het zo dat in de bestaande stukken wat kleine dingen moeten worden aangescherpt en/of geactualiseerd, zoals de naam van de stichting die onlangs is aangepast: Stichting Belangen eigenaars Parc Emslandermeer. De afkorting SBPE is wel gelijk gebleven. Verder wil het bestuur graag een handhavingsclausule toevoegen, maar kijkt daarvoor eerst hoe dat bij andere parken geregeld is.

4 Verder is het bestuur van mening dat in de bestaande stemprocedure enkele onduidelijkheden en dubbelingen zitten. Vandaar dat die is aangepast. 4 B05 De vergadering is akkoord met de invoering van de vernieuwde stemprocedure. Verder is naar aanleiding van de nieuwe AVG-privacywetgeving en privacyverklaring opgesteld, waarin is vastgelegd hoe binnen de Stichting de privacy van alle huiseigenaren gewaarborgd wordt. B06 De vergadering is akkoord met de opgestelde privacyverklaring. Alle vergaderstukken, waaronder de vernieuwde stemprocedure en de opgestelde privacyverklaring, zijn op de website onder de tab Documenten terug te vinden en te downloaden. Naar aanleiding van een vraag van de heer Koelmans, V008, antwoordt de voorzitter dat het de verantwoordelijkheid van de bewoner zelf is om zich op de hoogte te stellen van de bestaande documenten en regels. A02 Het punt van mevrouw Hasenaar, V012, over de overlast van auto s s ochtends vroeg en of daarover iets in de handhavingsclausule in wording kan worden opgenomen, wordt door het bestuur ter bespreking meegenomen. 7. TCO Namens de Technische Commissie Onderhoud (TCO) houdt Jan-Cees Blok een presentatie over de werkzaamheden van de TCO. A03 Deze presentatie wordt op de site, te vinden onder de tab Documenten, gezet. De heer Blok geeft aan dat de TCO nog wel wat bouwtechnische ondersteuning kan gebruiken. Hij roept participanten met dergelijke kennis op zich aan te melden als commissielid. Ook is het mogelijk om voor specifieke onderwerpen kortdurende ondersteuning aan de TCO te geven. De heer Koelmans, V008, vraagt zich in verband met de schade die grote voertuigen aan het wegdek kunnen toebrengen af, waarom er bij de ingang van het Parc geen fysieke belemmeringen (balk) en ook geen bordje met de maximale asdruk zijn geplaatst. De heer Blok antwoordt dat wellicht alvast begonnen kan worden met het plaatsen van zo n bordje.

5 De heer Jongsma, V157, V159, geeft aan dat de balk ook breedte beperkend kan zijn, beter zelfs (in plaats van hoogte beperkend). Verder kan op de gladde bruggetjes kippengaas bevestigd worden. 5 Mevrouw Peters, V137, geeft aan dat het Mantis-programma niet meer in gebruik is. De secretaris geeft aan dat alle algemene documenten die met de TCO te maken hebben, op de website staan. 8. RONDVRAAG De heer Koelmans, V008, vraagt het bestuur wat het ervan vindt dat naast eigenaren en recreanten ook langhurenden, veelal werkmigranten, op het Parc verblijven. De voorzitter geeft aan dat eigenaren zelf beslissen aan wie zij hun recreatiewoning verhuren. Voor langverhuur is overigens toestemming van de gemeente nodig. Het bestuur heeft hier geen zeggenschap over. De heer Draaisma, H007, H009, vindt dat deze kwestie wél een verantwoordelijkheid van het bestuur is, omdat dat beter in staat is maatregelen te nemen dan een individuele eigenaar. De voorzitter benadrukt nogmaals dat de verhurende eigenaar in eerste instantie verantwoordelijk is om overlast te voorkomen. Uiteraard zal het bestuur waar nodig en mogelijk het nodige doen wanneer er overlast wordt geconstateerd. De heer Van de Kruisweg, V066, vraagt of er ten gunste van het milieu al eens over nagedacht is zonneenergie collectief in te kopen en zonnepanelen te plaatsen. De penningmeester antwoordt dat we dat kunnen doen, maar dan inderdaad voor het milieu en niet voor het geld, want het gaat geld kosten in plaats van besparen. A04 Het bestuur neemt het punt dat mevrouw Duit, H035, inbrengt mee om nader te overleggen, namelijk dat zij vindt dat in geval van overlast (vaak bij de huizen met een hot tub) de betreffende verhuurorganisatie verantwoordelijk is voor de (kosten van de) bewaking. De voorzitter doet met name aan de permanente bewoners een oproep om bestuurslid te worden. 9. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om uur. Na de vergadering volgt de lunch. VOLGENDE VERGADERING De eerstvolgende Participantenvergadering zal worden gehouden op zaterdag 24 november BIJLAGE Besluiten- en actiepuntenlijst

6 Besluiten- en actiepuntenlijst Participantenvergadering 23 juni Besluitenlijst Participantenvergadering 23 juni 2018 B01 De vergadering is akkoord met het conceptverslag participantenvergadering Hiermee is het verslag definitief. B02 De vergadering geeft het bestuur ter vergadering toestemming om het ingeslagen proces voor wat betreft zwembad en centrumvoorzieningengebouw voort te zetten. B03 Ter vergadering wordt de Jaarrekening 2017 bij acclamatie vastgesteld. Het bestuur wordt hierbij gedechargeerd. Met de vaststelling van de Jaarrekening 2017 gaat de vergadering ook akkoord met het toevoegen van het positieve resultaat aan de onderhoudsvoorziening Parc. B04 De vergadering is ermee akkoord dat er geen apart huishoudelijk reglement wordt gemaakt. B05 De vergadering is akkoord met de invoering van de vernieuwde stemprocedure. B06 De vergadering is akkoord met de opgestelde privacyverklaring. Actiepuntenlijst Participantenvergadering 23 juni 2018 A01 Naar de zelfverhurende eigenaren zal een verzoek gaan om een bijdrage van 0,50 inclusief btw per overnachting te doen. A02 Het punt over de overlast van auto s s ochtends vroeg en of daarover iets in de handhavingsclausule in wording kan worden opgenomen, wordt door het bestuur ter bespreking meegenomen. A03 De presentatie TCO wordt op de site gezet. A04 Het bestuur gaat in overleg over het punt of in geval van overlast (vaak bij de huizen met een hot tub) de betreffende verhuurorganisatie verantwoordelijk is voor de (kosten van de) bewaking.