NOTULEN JAARVERGADERING (ALV) NKBV REGIO RIJNLAND

Transcriptie

1 NOTULEN JAARVERGADERING (ALV) NKBV REGIO RIJNLAND Gehouden op 18 maart 2015 ingevolge de Regio Statuten artikel 12 lid 1, in het DOS sportcomplex te Alphen a/d Rijn 1. Opening, vaststelling aanwezigheid, machtigingen, afmeldingen, vaststellen agenda De voorzitter opent ten 1905 uur de Jaarvergadering en heet eenieder van harte welkom. Hij memoreert het tragische bergsportongeval deze zomer waarbij Peter Vis en zijn klimaat Evert Leijendekker om het leven kwamen. De vergadering herdenkt dit met 1 minuut stilte. De secretaris stelt vast dat er bij aanvang 24 leden aanwezig zijn, waaronder 5 (voorgedragen) bestuursleden, 1 lid van de kascommissie en onze 2 ereleden Joop van der Leede en Marie-Jose Wijntjes. Na aanvang komen er nog 4 leden binnen. (Noot secretaris: op de presentielijst hebben slechts 21 leden getekend). Van 17 leden is een afmelding ontvangen (vrijwilligers die waren uitgenodigd). Er zijn geen machtigingen tot stemmen verleend. De agenda wordt vastgesteld zoals gepubliceerd via de Regio website. Op verzoek van Marie Jose Wijntjes wordt na agendapunt 10 (verkiezing nieuwe bestuursleden) een punt 10a verrassing ingelast. 2. Mededelingen en ingekomen stukken De voorzitter memoreert dat de regio er sinds 2014 een tweede erelid bij heeft, Marie-Jose Wijntjes. Hij vermeldt verder dat er in 2015 wederom een klimfeest zal worden gehouden met de mobiele klimmuur op de markt van Leiden. Peter Boogaard vraagt of de nieuwe mobiele klimwand die op de NKBV Bergsportdag werd gebruikt, voor ons beschikbaar is. Dat blijkt de wand te zijn de we in 2014 al hebben gebruikt. De secretaris meldt als enige ingekomen stukken van het NKBV bureau in Woerden een aantal klimvaardigheidsbewijzen indoor-toprope (KVB-IT) en outdoor-voorklimmen (KVB-OV). 3. Vaststellen notulen Jaarvergadering 19 maart 2014 De Jaarvergadering stelt de notulen van de Jaarvergadering 2014 ongewijzigd vast, met dank aan de secretaris. 4. Goedkeuring Jaarverslag 2014 De voorzitter geeft een korte toelichting. Op een vraag over de deelname van klimmers aan het Rijnlandweekend legt Wilfred Boersma uit dat er geen animo was onder rotsklimmers om gebruik te maken van de klimgebieden in de buurt over de grens. Overigens was het weekend erg gezellig. Het Jaarverslag 2014 wordt goedgekeurd door de Jaarvergadering. 1

2 5. Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2014 De penningmeester geeft een toelichting. Er is een flink verlies, waarvan een groot deel was begroot. Het verlies is groter geworden dan begroot door meerdere kleine overschrijdingen van de begroting. We teren hierdoor in op het eigen vermogen. Dat was gepland, maar moet beperkt blijven. Peter Boogaard vraagt waarom er minder jeugdsubsidie is. De penningmeester antwoordt dat dit komt door de regelgeving, we kregen in het verleden te veel. Pieter Bouma, lid van de Kascommissie, merkt op dat het tekort erg groot is, de regio kan zich dit maar driemaal permitteren. De begroting zou eigenlijk sluitend moeten zijn of een klein overschot moeten hebben. Peter Boogaard stelt naar aanleiding van de inventaris van het materiaaldepot dat de walkietalkies en de GPSsen niet aanwezig zijn. De GPSsen waren mogelijk bij Ronald Koenen. Ze werden niet gebruikt voor de GPS cursus de afgelopen jaren die gegeven werd door Jan Paul; die gebruikte een koffer met GPSsen van de NKBV uit Woerden. Gezien de ouderdom van de walkie-talkies en de GPSsen (2005) wordt besloten ze af te schrijven en te verwijderen van de inventarislijst. De Kascommissie bestaande uit Jan Paul en Pieter Bouma heeft op 13 maart 2015 haar onderzoek uitgevoerd en verklaart geen opmerkingen te hebben; de financiële administratie zag er goed uit. De Kascommissie adviseert de Jaarvergadering het bestuur décharge te verlenen. De verklaring van de Kascommissie is gevoegd bij het Financieel Jaarverslag De Jaarvergadering, gehoord de verklaring van de Kascommissie, keurt het Financieel Jaarverslag 2014 goed en verleent het bestuur décharge voor het gevoerde beheer, conform de Regio Statuten art. 11 lid Goedkeuring Update 2015 van Meerjaren Beleidsplan (MJBP) inclusief voorstel invoering premium membership Abusievelijk was het voorstel premium membership niet gevoegd bij de vergaderstukken. Het is alsnog gevoegd bij dit verslag. Samengevat: er wordt korting aangeboden aan leden die in één jaar een basis- en gevorderdencursus rotsklimmen volgen, ze kunnen dan in dat jaar ook gratis deelnemen aan andere regio activiteiten. De voorzitter geeft een toelichting. Het doel is: - versterken van de binding van leden met de regio; - versnellen van de doorlooptijd tussen basis- en vervolgcursus rotsklimmen; - vergroten aantal deelnemers dat van basis- naar vervolgcursus doorstroomt; - kasstroom vergroten / versnellen. Hierna ontstaat een levendige discussie. Opgemerkingen zijn, met de reactie daarop: Marie-Jose: is het plan financieel realistisch? er gaat een zekere binding van uit; Peter B: wat doe je als het tegenvalt na de eerste cursus? dat is dan jammer; 2

3 Jan V: je zou ze eerst een introductie moeten geven, daarna pas laten beslissen; Michiel: hoe gaan we het communiceren? Nieuwe leden moeten actief worden benaderd; Ronald: goed idee, willen we dit samen met meer regio s doen? nee; Job: aanbod zorgvuldig formuleren; wat doe je als iemand na de basiscursus niet door mag? dan krijgt iemand een tweede kans; Annette: hoe ga je zo veel mogelijk leden bereiken? Koppel dit bv aan de happening met de klimwand, eventueel op een nieuwe locatie; Later in het jaar is het NKBV lidmaatschap ook bijna gratis, hou hier rekening mee; Deze aanbieding doen bij de aanbiedingsbrief van de jaarkalender? Na deze discussie besluit de Jaarvergadering dat het premium lidmaatschap in 2016 zal worden uitgeprobeerd. Vervolgens stelt de voorzitter de toekomst van de regio jaarkalender aan de orde, zoals was aangekondigd door de secretaris in diens mail van 17 maart aan de aanwezigen, gevoegd bij dit verslag. Samengevat: de kalender is een mooi visitekaartje van de regio, en een goede reminder van de activiteiten, maar drukt zwaar op de begroting en is misschien niet meer van deze (internet-)tijd. De voorzitter wijst er daarbij op dat het tegenwoordig niet meer verplicht is om de ALV schriftelijk aan te kondigen, een verplichting waar tot op heden dmv de jaarkalender aan werd voldaan. Dit mag nu via website en e-nieuwsbrief. In de daarop volgende discussie wordt het volgende naar voren gebracht: De kosten van de kalender zijn circa 2 euro per lid, maar vormen 30% van de begroting. Loes merkt op dat we voor de kalender zouden kunnen laten betalen; Op de vraag: stoppen of niet? wordt verschillend gereageerd: sommigen willen stoppen, anderen zouden dat jammer vinden; Marie-Jose en Joop merken op dat dit in het verleden vaker aan de orde is geweest, maar dat steeds werd geconcludeerd dat we niet helemaal zonder schriftelijke informatie kunnen, ook voor nieuwe leden; Wilfred merkt op dat er 256 huisadressen zijn zonder (bekend) adres, dat komt ongeveer overeen met 400 leden. De uitnodigingsmail van de e-nieuwsbrief wordt door 49,3% van de leden geopend, en 16,9% van de leden klikt door naar de e-nieuwsbrief, dus 1 op de 6 leden leest deze; 3

4 Sid stelt voor de leden zonder adres schriftelijk te benaderen en ze om hun adres te vragen; Wilfred heeft een link op de website gemaakt naar de nieuwsbrief met alleen de jaaragenda, met daarbij een handleiding voor het aanmaken van een snelkoppeling. Je hebt de informatie dan altijd up-to-date; Peter B vindt dat schriftelijke informatie veel beter werkt, je ziet het regelmatig; Job is het hier mee eens en vindt dat de kalender de aandacht trekt; Bob merkt op (als enige van de aanwezigen) de kalender niet te hebben ontvangen. De secretaris zegt toe deze alsnog te zullen verzenden; Nellie vraagt of is onderzocht wie de kalender al dan niet weggooien? Dat is niet het geval; Opgemerkt wordt dat onze jaarkalender niet in het regio standje op de Bergsportdag lag (die van andere regio s wel). Het bestuur zal nagaan hoe dat komt; Pieter zegt er nooit op te kijken, hij gebruikt de website, en vraagt of het goedkoper kan, bv op een kleiner formaat? Michiel concludeert dat men voor de kalender zowel papier als website gebruikt. De vraag is hoe je de leden benadert die de kalender niet gebruiken? Rob stelt voor de papieren kalender niet in 1x weg te doen, maar in een overgangsjaar met een ander formaat te werken (folder?) en na te gaan wat de leden ermee doen; Opgemerkt wordt dat als we kiezen voor een overgangsjaar daarmee in feite ook is besloten om met de papieren kalender te stoppen; Wilfred stelt voor om de leden de kalender als pdf zelf uit te laten printen. Marcella is het hier mee eens en merkt op dat we dan het formaat moeten aanpassen; Jan V stelt voor de leden alleen met een Kerstkaart te attenderen op de kalender op de website; Peter B vraagt of we via de website een mini-enquete zouden kunnen houden over het voortbestaan van de papieren kalender. Wilfred stelt dat dit mogelijk is. De voorzitter concludeert dat er goede argumenten voor en tegen de papieren kalender zijn. Hij stelt voor dit jaar een light versie te maken op A4 formaat, bij de leden de behoefte aan een 4

5 papieren kalender te peilen, en dit in 2016 te evalueren. De Jaarvergadering gaat hiermee akkoord. Er zijn verder geen vragen over de Update MJBP. De Jaarvergadering keurt de Update 2015 van het Meerjaren Beleidsplan van Regio Rijnland goed. 7. Goedkeuring Begroting 2015 De penningmeester licht toe dat het begrotingstekort 251 euro bedraagt, wanneer we een volledige papieren kalender zouden maken. Daarbij wordt de 1-daagse BLS cursus voor klim- en wandelkader dit jaar voor 50% vergoed. De volledige kosten van de cursus, als deze gegeven wordt door Christo, bedragen cica 150 euro per deelnemer. Als de kalender niet meer op papier wordt uitgegeven besparen we circa 2700 euro. De voorzitter geeft een toelichting op de eenmalige kosten, conform de offerte, voor het aanschaffen en laten bedrukken van T-shirts voor het jeugdklimkader om herkenbaar te zijn. Loes vraagt of het mogelijk is deze shirts te sponsoren, zij is hierin geinteresseerd. Dit zal worden nagegaan. De Jaarvergadering keurt de Begroting 2015 goed. 8. Voordragen en verkiezen Kascommissie 2016 Jan Paul heeft aangegeven niet meer beschikbaar te zijn voor de Kascommissie. Pieter Bouma is nog wel beschikbaar in De penningmeester vraagt of een van de aanwezigen beschikbaar is om de vrijgekomen positie te vullen. Peter Dukker stelt zich beschikbaar. Het bestuur draagt daarop voor als leden van de Kascommissie 2016: Pieter Bouma en Peter Dukker. De Jaarvergadering verkiest hen bij acclamatie conform de voordracht, onder dankzegging aan Jan en Pieter voor het door hen dit jaar verrichte werk. 9. Voordragen en verkiezen afgevaardigden VvA 2015 De secretaris licht toe dat Sid Houtman geen reserve afgevaardigde VvA meer kan zijn in verband met het bereiken van de maximale termijn van 3 jaar. Loes Maurits is bereid gevonden zijn plaats in te nemen. De overige (reserve) afgevaardigden hebben nog niet hun maximale termijn bereikt en zijn bereid hun functie als afgevaardigde te continueren. Het bestuur draagt daarom voor als afgevaardigden van Regio Rijnland voor de Vergadering van Afgevaardigden (VvA) in 2015: Karin Ansink, Marcella de Baat, Thilou Reens, Peter Dukker en Erik Kleiss, en als plaatsvervangers: Loes Maurits en Bert Zandbergen. De Jaarvergadering verkiest hen bij acclamatie conform de voordracht. 10. Samenstelling Regiobestuur De voorziter licht de voorgenomen mutaties toe. Hij excuseert Karin Ansink, die niet aanwezig kon zijn op de ALV maar wel beschikbaar is als nieuw bestuurslid. Hij heeft zelf de maximale 5

6 termijn van 9 jaar als bestuurslid bereikt en moet dus aftreden als voorzitter. De huidige secretaris Dick Ooms is beschikbaar om de functie van voorzitter op zich te nemen. Het bestuur heeft Erik Kleiss bereid gevonden om tot het bestuur toe te treden om de functie van secretaris op zich te nemen. Marlene Veerman is eveneens bereid gevonden tot het bestuur toe te treden, om samen met Karin Ansink het coordineren van evenementen op zich te nemen. De huidige penningmeester Erwin van der Hulst blijft in 2015 beschikbaar als penningmeester. In 2014 bestond nog een vacature binnen het bestuur voor een coordinator cursuszaken. Bob Hoddenbach heeft zich bereid verklaard om deze functie te gaan vervullen, zonder toe te treden tot het bestuur. Het bestuur draagt daarom voor als nieuwe voorzitter: Dick Ooms, en als nieuwe bestuursleden: Erik Kleiss voor de functie van secretaris, en Karin Ansink en Marlene Veerman, beiden voor de functie van coordinator evenementen. De Jaarvergadering verkiest hen bij acclamatie conform de voordracht. 10a. Afscheid voorzitter Marie-Jose, Bob Hoddenbach en Wilfred Boersma spreken dankwoorden uit aan de scheidende voorzitter Sid Houtman en overhandigen afscheidscadeaus. Dick Ooms licht toe dat het bestuur bij de vrijwilligers BBQ afscheid van Sid zal nemen. 11. Rondvraag, sluiting Peter Boogaard meldt dat hij op 6 april vertrekt naar Tibet voor zijn expeditie naar de Mount Everest. Hij haalt komende week de bestelde materialen op. Tijdens zijn afwezigheid is John Val beschikbaar voor de distributie daarvan. Er zijn verder geen punten voor de rondvraag. De voorzitter sluit ten 2027 uur het formele deel van de vergadering. Na de pauze volgt het informele deel met een presentatie door Hugo Mentink over de Cho Oyu expeditie. 6