Snelgids: Beginnen met I-Rent

Transcriptie

1 Snelgids: Beginnen met I-Rent

2 SNELGIDS: BEGINNEN MET I-RENT Versie 1.2 I-Rent Client Support T: / +31 (0)88 info@i-rent.net

3 Snelgids Beginnen met I-Rent Welkom bij I-Rent Wij heten u van harte welkom bij I-Rent.net en danken u voor het gebruik maken van onze diensten. Voordat u begint met ons systeem raden we u aan zoveel mogelijk informatie te verzamelen; bedrijfsgegevens, bankgegevens, betalingsvoorwaarden, algemene voorwaarden, informatie over de accommodaties, foto s, seizoenen, prijzen, etc. Zie hiervoor ook de bijgevoegde checklist. Waarschijnlijk heeft u alle gegevens reeds voorhanden, wat het invoeren in het systeem zal vergemakkelijken. Bent u nieuw in de verhuurbusiness en beschikt u nog niet over alle informatie? Geen zorgen! Door onderstaande stappen in de menu s van het systeem te volgen zult u snel over alle benodigde gegevens beschikken en niets vergeten. 1) I-Rent.net systeem Inloggen Om in het online boekingssysteem te komen gaat u naar en vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in, waarna u toegang heeft tot uw I-Rent account. Het systeem beschikt over de volgende menu s: Home: Het beginscherm geeft u realtime melding van zaken die uw onmiddellijke aandacht nodig hebben: nieuwe contactformulieren, verzoeken tot telefonisch contact, verlopen opties, openstaande klantenbetalingen, annuleringsverzoeken, verlopen publicaties. Boekingen: In dit menu-onderdeel vindt u alles betreffende reserveringen en opties van klanten, informatieaanvragen van klanten, de beschikbaarheidkalender, etc. Management: Het interne administratieve beheer vindt u terug in dit onderdeel; van aankomst- en vertreklijsten, financiële overzichten met de betalingen, verkoopcijfers en de balans, maar ook de eigenarenadministratie vallen onder Management. Contacten: Een database met alle personen die ooit ingevoerd zijn in uw account, niet alleen de contactgegevens van klanten, maar ook die van de eigenaren, keyholders, lokale contacten, onderhoudsteam, etc. Hier kunt u tevens een persoonlijke login aanmaken voor eigenaren. Beheerder: Om de gegevens van uw bedrijf in te voeren, gaat u naar het menuonderdeel Beheerder. Contactgegevens, logins, (online) betalingsmogelijkheden, huurvoorwaarden, algemene informatie over uw bedrijf, en de samenwerkingsverbanden met andere bedrijven, zijn een aantal onderdelen die hieronder vallen. Accommodaties: Voor alle informatie over en het beheren en invoeren van uw accommodaties. Ook de overzichten van hoe en waar deze online gepubliceerd staan kunt u hiervandaan aansturen.

4 2) Uw bedrijfsgegevens invoeren Menu Beheerder Van start gaan met het I-Rent systeem begint met het invullen van uw bedrijfsgegevens in het menu Beheerder. Vul één voor één van boven naar beneden elk (sub)onderdeel van het menu Beheerder in, met de gegevens die van toepassing zijn op uw bedrijf. Sommige menu s zijn tekstverwerkingsprogramma s; de teksten die hier ingevoerd worden zullen online komen te staan of toegevoegd worden aan de verhuurovereenkomst (bv. de verhuurvoorwaarden). Bij andere menu-onderdelen zal gevraagd worden naar data (bv. airco en verwarming seizoenen) of naar een bepaalde werkwijze van uw bedrijf (betalingskalenders). Zorg ervoor dat u alles vanaf het begin zo correct en compleet mogelijk invult, dan zal het systeem u veel werk uit handen nemen, waaronder automatisch verhuurovereenkomsten creëren en alle mogelijke bedragen van een boeking voor u berekenen (klant, eigenaar, agent, commissies, kortingen, etc.) 3) Saldo opladen Menu Beheerder Voor sommige onderdelen van het systeem dient betaald te worden, zoals: het opladen van de accommodatie(s), het publiceren van de accommodaties op bepaalde websites, vertalingen, sms service, het gebruik van specifieke iconen en er is een kleine vergoeding voor elke gemaakte boeking. Deze betalingen worden automatisch van uw I-Rent balans afgetrokken. Derhalve dient u alvorens u verder gaat, eerst saldo op te laden. Ga naar Beheerder -> I-Rent Krediet. Om saldo toe te voegen, klik op Nieuw Krediet en kies het bedrag. Klik vervolgens op Doorgaan. U wordt doorgelinkt naar de beveiligde omgeving van de bank, alwaar u de gewenste betaalwijze kunt selecteren en direct de online betaling kunt verrichten. In het overzicht ziet u wanneer u welk bedrag gestort heeft, tot wanneer deze geldig is en hoe de balans op dit moment is. 4) Uw accommodaties opladen Menu Lijst Accommodaties Nadat u uw bedrijfsgegevens heeft ingevoerd, waaronder ook de seizoenen, en u saldo heeft in uw I-Rent kredietaccount, kunt u verder gaan met het opladen van uw accommodaties. Ga naar het menu Accommodaties -> Lijst Accommodaties. Klik linksboven op Nieuwe ccommodatie om een accommodatie aan te maken. Voor elke accommodatie die u invoert, betaalt u een klein bedrag dat van uw saldo zal worden afgetrokken. Staat de accommodatie eenmaal in de lijst, ga dan op de naam van de accommodatie staan en klik op uw rechter muisknop. Het menu van de accommodatie verschijnt. Ga elk van de 5 onderdelen af en vul de gevraagde gegevens in: Accommodatie Informatie, Beschrijvingen, Foto s, Prijzen en Extras. 5) De kalender updaten Menu Management en Boekingen Om online boekingen te kunnen maken en in real time te kunnen werken, is het belangrijk om te allen tijde de beschikbaarheid van uw accommodaties up to date te hebben. U dient daarom, alvorens u uw accommodaties online gaat aanbieden, de kalenders en beschikbare verhuurperioden te controleren.

5 Zorg er eerst voor dat de perioden waarin de accommodatie niet beschikbaar is voor verhuur (dit kan om elke reden zijn, maar meestal gaat het om een periode die buiten de overeenkomst tussen de eigenaar en uw bedrijf valt) geblokkeerd worden als Niet beschikbare perioden. Blokkeer vervolgens de perioden voor de eigenaar door deze aan te geven als Boeking Eigenaar. Een Boeking Eigenaar is een (privé)boeking van de eigenaar, voor zichzelf of voor vrienden en familie. In het geval dat er nog geen zekerheid is of de accommodatie online geboekt kan worden of als de huurperiode alleen op aanvraag is (omdat u bv de beschikbaarheid met de eigenaar of keyholder dient te overleggen), kunt u dit kenbaar maken door deze perioden aan te geven als Periode op Aanvraag. Houdt u er echter rekening mee dat in een Periode op Aanvraag online boeken niet mogelijk is en u hierdoor mogelijk boekingen kunt mislopen. Een Nieuwe niet-beschikbare Periode, Nieuwe Boeking Eigenaar en een Nieuwe Periode op Aanvraag kunt u creëren vanuit het menu Management, maar ook direct in de kalender zetten door aldaar (via het menu Boekingen) op de betreffende datum op de rechtermuisknop te klikken. Indien u al reserveringen van klanten heeft, dan kunt u deze invoeren dmv Nieuwe Optie en Nieuwe Boeking in het menu Boekingen, maar ook direct in de kalender, zoals hierboven beschreven. 6) Accommodaties online publiceren Menu Accommodaties Nu de bedrijfsgegevens compleet zijn, u krediet heeft geupload, de accommodaties ingevoerd zijn en de beschikbaarheid bepaald is, kunt u online publiceren. Ga terug naar het menu Accommodaties -> Lijst accommodaties, ga op de naam van de accommodatie staan die u wenst te publiceren en klik op de rechter muisknop. Van hieruit kunt u publiceren op uw eigen website(s), op de websites van partijen met wie u samenwerkt, I-Rent websites en externe websites, door op de bijbehorende menu s te klikken. Publiceren kan ook beheerd worden vanuit het menu Accommodaties op Websites, te vinden onder Accommodaties. Dit menu-onderdeel is vooral handig indien u meerdere accommodaties tegelijk wenst te publiceren, of de publicaties wenst te wijzigen of te controleren. Meer informatie nodig? Raadpleeg de Starters handleiding voor het boekingssysteem of neem contact met ons op: I-Rent Client Support Telefoon: +31 (0) of: info@i-rent.net

6 Checklist alvorens met I-Rent te beginnen Bedrijfsgegevens zowel contactinformatie als betalingsgegevens. Bankgegevens waar de klant de huursom naartoe over dient te maken, inclusief IBAN en SWIFT/BIC voor internationale overboekingen. Logo: - in GIF formaat met witte achtergrond - afmetingen: 90mm x 20mm (255px per 57px met 72ppp). - het logo mag maximaal 20 kb zijn Geografische coördinaten van het kantoor. Betalingsgegevens hoe brengt u de huursom in rekening en wanneer? Algemene extra kosten zowel verplichte als optionele (bv. reserveringskosten, huur van kinderbed, etc.) en hoe en wanneer deze betaald dienen te worden. De seizoenen Hoog/midden/laag-seizoenen en de bijbehorende data: De volgende teksten in alle talen waarin u wenst te publiceren: Algemene Huurvoorwaarden Bijzonderheden; tekst over de bijzonderheden van de accommodatie en over de gegevens van het kantoor waar de klant de accommodatie huurt. Presentatietekst van uw bedrijf; wie jullie zijn, welke service u biedt, etc. En voor elke accommodatie: Accommodatie informatie Een leeg formulier dat u voor elke accommodatie invult, te vinden in het menu Accommodaties -> Accommodatie InfoSheet Model. Geografische coördinaten in Graden, Minuten en Decimale minuten. Beschrijvingen in alle talen waarin u wenst te publiceren. Foto s Prijzen Extra s verplichte en optionele extra kosten mbt de accommodatiehuur (bv. de schoonmaakkosten) en hoe en wanneer deze betaald dienen te worden.

7 I-Rent.net in 6 stappen Stap 1 - Inloggen Log in op: Stap 2 - Bedrijfsgegevens Vul uw bedrijfsgegevens in: Ga naar het menu Beheerder Stap 3 -I-Rent Krediet Krediet opladen: Ga naar het menu Beheerder => I-Rent Krediet Stap 3 - Accommodaties Laadt uw accommodaties op: Ga naar het menu Accommodaties Klik op Nieuw Krediet Kies het bedrag en de betaalmethode om krediet direct online op te laden Ga naar Lijst Accommodaties Klik op Nieuwe accommodatie Maak uw accommodatie aan Klik met uw rechter muisknop op de naam v/d accommodatie om de gegevens in te vullen Stap 4 - Beschikbaarheid Update de kalenders in de menu's: Management + Boekingen Blokkeer de perioden die niet beschikbaar zijn dmv Nietbeschikbare Periode Blokkeer perioden van de eigenaar dmv Boeking Eigenaar Stap 5 - Online publiceren Ga terug naar het menu: Lijst Accommodaties Blokkeer andere perioden die geboekt of op aanvraag zijn Klik met uw rechter muisknop op de naam v/d accommodatie voor publicatie mogelijkheden Herhaal stap 4 tm 6 voor alle accommodaties Klaar!