Twaalf tips die je laten glimlachen!

Transcriptie

1 Twaalf tips die je laten glimlachen! Bedankje omdat je mijn nieuwsbrief leest! Bertine Zoon Zoo n Training en Zoo n P&O Advies

2 Dank je wel voor het lezen! Bedankt! Als klein bedankje voor het feit dat je een trouwe lezer bent van mijn inspiratiebrief krijg je dit e-book! Hierin staan twaalf tips over plannen en prioriteren, organiseren, Outlook, communicatieve vaardigheden en assertiviteit die je laten glimlachen Ik hoop dat het je nieuwe inspiratie geeft om met meer plezier te werken. En kan ik in 2018 iets voor je betekenen? Leuk! Ik kijk uit naar je berichtje via Ik wens je een sprankelend 2018, Bertine Zoon Zoo n Training en Zoo n P&O Advies info@zoontraining.nl info@zoonadvies.nl

3 Direct nieuwe taken afhandelen? Je haalt ergens anders meer voldoening uit! Lekker is het wel, als je aan het einde van je werkdag alle klusjes hebt afgehandeld die ad-hoc bij je zijn binnen gekomen. Maar, zou je niet een nog beter gevoel hebben als je je meer had kunnen richten op je kerntaken en daarin dingen had kunnen afhandelen?! Het is goed om dagelijks wat ruimte vrij te houden om klusjes af te handelen. Ben je echter een groot deel van de dag bezig om alles wat op je bordje komt zo snel mogelijk weg te werken, dan stel je de verkeerde prioriteiten. Geef je kerntaken voorrang Het grootste gedeelte van de dag zou je moeten besteden aan je kerntaken, die werkzaamheden die je functie inhoud geven en waar je waarschijnlijk ook het meeste energie van krijgt. Ben je bezig met zo n klus en komt er een collega binnen wandelen met een vraag, voorkom dan dat je meteen alles uit je handen laat vallen en je volledig richt op het klusje. Wat je beter kunt doen is goed nagaan wat er gevraagd wordt en wanneer de ander een reactie wil. Jij kunt dan zelf bepalen op welk ander moment je met deze nieuwe taak aan de slag gaat. Focus je daarna direct weer op het project waarmee je bezig was. Negeer afleiders en je werkt plezieriger Plan je kerntaken en andere klussen zoals het lezen van je in je agenda en houd je aan je planning. Het de hele tijd heen en weer schakelen tussen werkzaamheden vinden onze hersenen lastig. Ze moeten als het ware steeds weer even in de klus komen. Dat kost je ongemerkt veel tijd en gaat ten koste van de kwaliteit van je werk. Laat je dus niet afleiden door allerlei tussendoor dingen, focus lekker op je belangrijkste taken! Plannen & Prioriteren Klik hier als je verder wilt lezen over dit onderwerp

4 Drie eye-openers om volledig relaxt te werken Lekker ontspannen werken? Natuurlijk kun jij het ook! Als je je meer bewust bent van een aantal goede werkgedachten zal je zien dat je veel vaker met een glimlach kunt werken Met deze drie positieve mindsets in je achterhoofd heb je veel minder last van stress 1. Je bent niet overal verantwoordelijk voor Er is een groot verschil tussen je ergens verantwoordelijk voor voelen en er daadwerkelijk verantwoordelijk voor zijn. Pak het op als je de verantwoordelijkheid draagt, maar horen bepaalde werkzaamheden niet bij jou, laat ze dan liggen! Zie je iets verkeerd lopen? Signaleer het, geef het door aan de verantwoordelijke en laat het daarna lekker helemaal los 2. Je bent zelf net zo belangrijk als de afspraak met een ander Ruimte vrij maken in je agenda? Verschuif dan niet zomaar een afspraak met jezelf, zoals de tijd die je gereserveerd hebt om te werken aan je nieuwe project of het uurtje wandelen dat je in gedachten had. Leer jezelf aan dat dingen die je met jezelf afspreekt even belangrijk zijn om na te komen als afspraken met anderen. Zo zorg je ervoor dat je voldoende tijd vrij blijft maken om te werken aan jou prioriteiten. 3. De spoed van een ander is niet jouw spoed Natuurlijk fijn als je probeert om een ander te helpen met een spoedklusje. Maar voorkom dat je door het oplossen van de problemen van anderen zelf in de problemen raakt! Kijk realistisch naar wat binnen je mogelijkheden ligt en bespreek met de ander wanneer je tijd hebt om te helpen. Morgen is er immers ook weer een dag. En, niet alles is altijd zo urgent als het lijkt. Wat gebeurt er nou echt als die mail niet vanavond laat maar morgen de deur uit gaat? Plannen & Prioriteren Meer helpende werkgewoonten aanleren?

5 Zo kun je sneller mails afhandelen; gebruik Snelle Stappen Outlook heeft veel verborgen mogelijkheden, zoals de Snelle Stappen functie. Hiermee kun je algemene of terugkerende taken heel makkelijk automatiseren, wat echt bergen met tijd scheelt. Ga deze optie dus zeker gebruiken! Je kunt snelle stappen voor uiteenlopende handelingen instellen. Ik gebruik hem om te voorkomen dat ik steeds dezelfde s moet kopiëren en doorsturen. Heb jij ook mails die je regelmatig moet versturen, zoals afspraak bevestigingen, doorgeven of opvragen van informatie of het sturen van ontvangstbevestigingen? Geen zoek-, knip- en plak werk meer Met het betere plak en knip werk kom je er ook wel, maar waarom zou je dat doen als je binnen een minuut een snelle stap kunt instellen zodat je nooit meer hoeft te fröbelen?! Zo stel je een snelle stap in De functie Snelle Stappen bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen. Klik op nieuwe maken en geef de stap een herkenbare naam. Kies vervolgens uit het uitklapmenu de actie die je wenst. Bijvoorbeeld nieuw bericht. Je kunt bij één Snelle stap vele acties toevoegen, wat je veel werk kan schelen. Je kan er bijvoorbeeld meteen voor kiezen om de mail naar een bepaalde map te verplaatsen. Geef aan wat je wensen zijn en klik op Voltooien om de Snelle stap toe te voegen. Ik ben verkocht, jij ook?! Meer handige Outlook instellingen vind je hier

6 Als je deze Outlook fout niet meer maakt krijg je tijd voor je belangrijke taken! Dat het voor je productiviteit niet echt handig is als je de hele dag door versnipperd met je bezig bent, is vast al wel bij je bekend. Maar, grote kans dat je deze grote andere Outlook fout nog wel maakt Outlook, het is een hulpmiddel om je werkzaamheden mee af te kunnen handelen. Alleen, als je niet oppast kun je er hele dagen mee bezig zijn. En dat is jammer, want zo hou je onvoldoende tijd over om je bezig te houden met je kerntaken, datgene waar je aan het einde van de werkdag een goed gevoel aan overhoudt. Met een hele simpele instelling kun je er echter voor zorgen dat je iedere dag echt een aantal taken af kunt werken. Namelijk door het verplaatsen van een vinkje. Start Outlook niet in je Postvak in Als je nu je Outlook opstart, in welk scherm kom je dan terecht? Juist, je postvak in. Zo maak je het voor jezelf wel erg lastig om je nieuwsgierigheid te bedwingen en eerst aan andere taken te beginnen. Het is daarom verstandiger om je Outlook op te starten in je agenda. Je ziet nu als eerste wat je planning voor die dag is (en wanneer je tijd had gereserveerd om je te lezen!) waardoor het makkelijker is om je op andere klussen te focussen dan het direct lezen van mail. Simpel maar doeltreffend, toch! Verplaats een vinkje! Om je Outlook op te starten in je agenda ga je naar Bestand / Opties / Geavanceerd. Onder de kop Outlook starten en afsluiten kun je aangeven met welke map Outlook moet starten, vink hier Agenda aan. Slimmer werken met Outlook? Ik ondersteun je graag!

7 Met een goed ingerichte (digitale)werkplek voorkom je veel extra werk Neem jij de tijd om te checken of je jouw (digitale)werkplek nog zo hebt ingericht dat je er met een glimlach kunt werken? Grote kans van niet! Opruimen is vaak immers al een dingetje. Maar nadenken over hoe je werkplek je werkprocessen kan ondersteunen is vaak toch wat anders. Ik deel alvast een paar slimme ideeën met je! Ik vind het altijd een van de leukste workshops om te geven; het organiseren van je werkplek en/of digitale omgeving. We zijn dan echt aan het doen, je ziet direct resultaat en je kunt er gelijk mee werken. Succes gegarandeerd! Lees maar: Eén plek voor al je taken Leuk om meteen te doen; tel eens op hoeveel plekken je nu taken hebt genoteerd?! Ik zie van alles voorbij komen; geeltjes, kladblaadjes, to do blokken, digitale takenlijsten, Word bestanden. Tip: verzamel al je korten lang lopende werk op één vaste plek om het overzicht te houden. Zo noteer ik de dingen die vandaag binnen komen en af moeten op 1 A4-tje (die aan het einde van de dag de prullenbak in gaat) en geef ik alle andere klussen direct een plek in mijn digitale takenlijst. Label je documenten en gebruik overal dezelfde namen Het weinige papier wat ik bewaar archiveer ik volgens dezelfde mappenstructuur als mijn digitale bestanden en mijn . Dus niet een papieren map met vergaderingen, een digitaal dossier waarbij ik op soort vergadering archiveer en vergader s die ik per persoon opsla. Kies één manier van archiveren, gebruik dat voor al je documenten, en leer jezelf aan er altijd een duidelijke naam of label aan te hangen. Dat scheelt je ontzettend veel zoekwerk. Organiseren Meer ideeën? Ik deel ze graag op je werkplek!

8 Het is goed bedoeld, maar deze documenten moet je echt niet bewaren! Ben jij iemand die graag documenten bewaart? Uiteraard prima, probeer alleen wel te voorkomen dat je computer en bureau vol stromen met stukken die je eigenlijk niet eens zou moeten willen bewaren Spullen bewaren die je eigenlijk niet (meer) nodig hebt zorgt alleen maar voor ballast. Je hersenen signaleren iedere keer dat je op je werkplek komt de stapels papier en schieten onbewust in de stress en denken hier moet ik nog iets mee, maar wat. En harde schijven die vol staan met bestanden helpen vaak niet om snel en overzichtelijk te werken. Maar ja, hoe kom je van je verzamelwoede af? Door je valkuilen te kennen! Valkuil 1: Misschien komt het ooit nog eens van pas Deze informatie wil ik bewaren, daar kan ik later misschien nog eens wat mee. Uhu, voorop gesteld dat je nog wist dat je die informatie bewaard had en dat je het nog weet terug te vinden! Bewaar dus niet alle losse flodders. Aan de andere kant is het zonde om inspiratie kwijt te raken. Ik heb een digitaal bestand waarin ik ideeën, tips, en linken naar interessante artikelen bewaar. Hier haal ik regelmatig echt inspiratie uit. Maar dat komt alleen doordat ik op een vaste plek korte notities achter laat. Valkuil 2: Fijn als ik het wèl kan vinden Ik vind het fijn als ik toch nog een zoek gewaand document terug kan vinden. Grote kans dat je wel even tijd kwijt was aan het terugvinden van het document. Dus het kost je tijd, maar eigenlijk levert het je verder niets op dan misschien een goed gevoel. Bewaar alleen waar jij, vanuit je functie, verantwoordelijk voor bent, gooi alle andere ballast weg. Dan mag je wel trots zijn als je je eigen stukken binnen no-time terug kunt vinden. Organiseren Wil je meer praktische tips om georganiseerd te werken?

9 Je grenzen aangeven zorgt juist voor respect Als je het gevoel hebt dat het voor de ander makkelijker is als jij altijd alles goed vindt en geen duidelijke grenzen stelt, dan heb je het helaas mis! Grenzen zorgen namelijk voor herlderheid. Ze geven aan wat jouw normen, waarden en wensen zijn. Zo weet de ander waar zij aan toe is en kunnen jullie in gesprek als de grenzen van jullie beiden verschillend blijken te zijn. Om je grenzen duidelijk te kunnen maken moet je natuurlijk wel weten wat je grenzen zijn. Soms is het duidelijk wanneer iemand daar overheen gaat, bijvoorbeeld als er iets onredelijks van je wordt verwacht. Maar vaak is het subtieler. Je voelt je dan onprettig zonder dat je misschien precies weet waarom. Neem dit signaal serieus! Het geeft duidelijkheid Weet je je grenzen, dan kun je ze aangeven. Doe je dat niet, dan gaan mensen er over heen. En dat is dus zeer onplezierig voor jezelf, maar uiteindelijk ook voor de ander. Probeer daarom op tijd voor jezelf op te komen. Gooi je onzekerheid daarbij overboord; je dwingt juist respect af als je, op een rustige manier, je grens aan geeft. Zo weet de ander tenminste waar ze aan toe is en schep je geen verkeerde verwachtingen. Nee, ik weet er niets vanaf waardoor ik je niet kan helpen is veel duidelijker dan Ik weet het niet precies. Wees niet te bang voor de gevolgen Vind je het moeilijk om aan te geven wat je wel en wat je niet wilt? Vraag jezelf dan af hoe dat komt. Je zult merken dat je vaak angstig bent voor de gevolgen. Alleen, laat die je er niet van weerhouden aan te geven wat voor jou een grens is en waar jij je prettig bij voelt! Assertiviteit Meer artikelen om je zelfvertrouwen te vergroten

10 Als je stopt met piekeren neem je betere beslissingen! Piekeren, je hebt er echt nog nooit iets mee opgelost. Het kost je wel veel tijd en energie en gedachten die heen en weer gaan maken je er niet vrolijker op. Stop dus met piekeren en ga aan de slag met het effectief oppakken van je problemen. Heb je ooit wel eens iets positiefs bereikt of opgelost door piekeren?! Het gaat over wat is geweest of misschien komt Je kunt uren piekeren over (negatieve ervaringen uit) het verleden of over dingen die misschien nog gaan gebeuren. Alleen, je lost er niets mee op. Blijven hangen in het verleden zorgt alleen maar voor een negatieve spiraal. En je zorgen maken over de toekomst is eigenlijk nutteloos omdat je toch niet weet wat er precies gaat gebeuren. Geen invloed, wel stress Met piekeren kun je dus geen invloed op de situatie uitoefenen. Wat er wel kan gebeuren is dat je er behoorlijk stress van krijgt. Daarnaast wordt de kans groter dat je tot verkeerde oplossingen en beslissingen komt als je meer aan het piekeren bent. Alleen daadwerkelijk aan de slag gaan met het probleem kan iets oplossen. Los het probleem gewoon op! Ben je over iets aan het piekeren? Stel jezelf dan de volgende vraag: welk probleem heb ik op dit moment en wat kan ik er concreet aan doen. Deze vraag helpt je om naar het nu te kijken, niet naar het verleden of de toekomst. Hierdoor is het veel makkelijker om in actie te komen om zo het probleem om te lossen. Assertiviteit Wil je stoppen met piekeren?

11 Zonder het woord waarom kun je veel betere vragen stellen! Herken je dat? Je stelt een (goedbedoelde) kritische vraag en voor je het weet beland je in een flinke woordenwisseling. Oeps. Je kunt dit al een heel eind voorkomen door je vraag in ieder geval niet te beginnen met waarom. Welke vraag voelt beter; Waarom heb je mij geen bericht gestuurd of Jammer, ik heb geen bericht van je gehad. Wat is er gebeurt dat het niet je niet gelukt is?. Waarom en niet Het woord waarom kan voelen als verwijt en een persoonlijke aanval. Helemaal als je in dezelfde zin woorden als niet en geen gebruikt zoals in het eerste voorbeeld. Als je je aangevallen voelt heb je ongemerkt de neiging om meteen in de verdediging te schieten. En dat kan het begin zijn van een vervelend gesprek. Prettige vragen Wil je op een meer prettige manier vragen stellen? Laat waarom dan weg en begin je vraag met een ander woord. De mogelijkheden zijn eindeloos. Denk aan wie, wat, waar, wanneer of hoe. Ik geef toe, in het begin is wel een beetje wennen om geen waarom meer te gebruiken. Ik heb echter ontdekt dat het mij wel veel prettigere gesprekken opgeleverd heeft en dat ik veel minder snel in een wellesnietes gesprek beland. De moeite waard dus om het zelf ook eens te gaan proberen Communiceren Meer tips om prettigere gesprekken te voeren?

12 Ontdek je negatieve denkpatronen zodat je fijnere gesprekken kunt voeren Of je nu barst van de communicatieve vaardigheden, of dat je daarmee nog een beetje aan het stoeien bent maakt niet uit; jij hebt ook onbewuste denkpatronen die het je knap lastig kunnen maken om een goed gesprek te voeren. Heb je een gesprek gehad dat niet lekker is verlopen? Grote kans dat jouw negatieve gedachten en belemmerende overtuigingen hier de oorzaak van waren. Het is dus waardevol om te ontdekken wat jouw doem gedachten zijn zodat je hier los van kunt komen. Je (verkeerde) waarheid Alleen, het kan best lastig zijn om dit negatieve denken op te sporen. Je bent je er vaak namelijk helemaal niet bewust van dat er van alles door je hoofd spookt. Dit komt omdat je bepaalde gedachten als jouw waarheid bent gaan beschouwen. Misschien heb jij wel de onbewuste overtuiging ik faal als ik mijn punt niet direct helder kan maken of nee zeggen is onbeleefd. Helpen deze waarheden je om een prettig gesprek te voeren? Nee hè! Je gedachten bepalen namelijk hoe je je voelt, handelt en communiceert. Ga op ontdekkingstocht Om fijne gesprekken te voeren helpt het dus om te weten van welke gedachten en overtuigingen je last hebt. Ga voordat je een gesprek aangaat na wat er door je hoofd spookt zodat je hiermee aan de slag kunt. Omdat ik weet dat deze ontdekkingstocht best lastig kan zijn ondersteun ik je daar natuurlijk graag bij! Communiceren Ik ondersteun je graag om communicatief verder te groeien!

13 Vervelende klussen te doen? Zo komen ze van je lijstje af! Het uitstellen van iets waar je tegenop ziet voelt op korte termijn lekker. Alleen, als je klussen maar uit blijft stellen voelt dat niet goed. Pas deze tips toe en voor je het weet heb je alle vervelende karweitjes van je lijstje afgestreept. Start met een uitstelklus Begin je dag met iets te doen waar je tegenop ziet. Je zit er dan niet de hele dag mee in je maag en hoe lekker is het gevoel voor de rest van de dag als je de klus geklaard hebt! Neem kleine stapjes Grote klussen zijn lastig om aan te pakken, want waar moet je beginnen? Als je iets groots in kleine stappen breekt, van Handboek updaten naar Hoofdstuk 1 kritisch doorlezen, wordt het ineens makkelijker om te starten. En aan de andere kant; klussen lijken vaak veel omvangrijker dan ze in werkelijkheid zijn. Kostte het klusje je maar tien minuten terwijl je het al weken voor je uit aan het schuiven bent Verkort je focustijd Blok geen uren om vervelend werk af te maken, daar krijg je waarschijnlijk niet spontaan zin van! Plan liever en aantal keer twintig minuten in om te werken aan die ene klus. Je kunt zo een korte tijd met volle aandacht en focus werken en je voorkomt hiermee uren zwoegen. Is je tijd om, ga dan met iets anders verder. Doe kleine klusjes meteen Heb je klusjes te doen die je binnen twee minuten klaar hebt? Doe ze meteen! Opschrijven of onthouden dat je die app nog eens wilde downloaden kost meer tijd en energie dan gelijk doen. Mini workshops Jezelf of je team ook eens een inspiratieboost geven?!

14 Snelle frisse tips om saaie vergaderingen te voorkomen Met elkaar overleggen is op zijn tijd wel handig, alleen is het soms lastig om het inspirerend te houden. Daarom vijf tips om jullie vergadering nieuw leven in te blazen! 1. Kies eens een andere locatie De wereld is groter dan die ene vergaderruimte! Kijk eens naar andere ruimten in het gebouw (ik heb wel eens een super dynamisch overleg gehad op de traptreden) en daarbuiten. Lekker wandelend of buiten op het terras geeft echt een andere vibe. En natuurlijk kun je regelmatig staand overleggen. 2. Rustig aan, begin met stilte! Begin een nieuw agenda punt eens met stilte. Je hebt dan even de tijd om je hoofd om te schakelen en het geeft je ruimte om het nieuwe item te overdenken. Handig bijkomend voordeel; veelpraters kunnen niet direct van wal steken! 3. Eerder weg mag Vaak hoeft niet iedereen bij alle items aanwezig te zijn. Is een onderwerp niet van toepassing voor deelnemers, laat ze dan weg gaan! 4. Geen rondvraag maar kijken naar nieuwe agendapunten Niemand heeft zich voor kunnen bereiden op dingen die tijdens de rondvraag naar voren komen. Als je dit onderdeel wijzigt naar agenda punten voor de volgende keer krijg je een meteen een zinvolle invulling voor je volgende overleg. 5. Kom gelijk in actie Hou na je vergadering direct tijd vrij in je agenda om de eerste actiepunten verder uit te zetten. Hierdoor kun je meteen een begin maken met het uitwerken van goede ideeën. Dat geeft energie! Mini workshops Meer plezierige tips voor jullie team?

15 Met nog meer plezier werken? Daar kunnen we samen voor zorgen! En, heb je lekker inspiratie opgedaan om wat werkgewoonten te veranderen om zo met meer plezier en ontspanning te werken?! Met meer plezier werken Workshops en coaching met een glimlach Als je meer wilt weten of persoonlijke tips wilt ontvangen op het gebied van plannen en prioriteren, organiseren, persoonlijke vaardigheden, assertiviteit of en outlook, denk dan eens aan een workshop (met je collega s) of individuele coaching van Zoo n Training! Jij geeft aan wat je graag anders wilt, ik geef je volop tips en eyeopeners die je meteen toe kunt passen. Van een boost sessie van 1,5 tot 2 uur tot een dagdeel of meer. Op een sprankelend 2018! Bertine Zoon Bedankje 2018