2016 in het kort Samenvatting VIAA s jaarverslag 2016

Transcriptie

1 2016 in het kort Samenvatting VIAA s jaarverslag 2016

2

3 Inhoud Voorwoord... 2 De organisatie VIAA... 3 Missie en doelstellingen... 3 Verzelfstandiging in Samenwerking en schaalvergroting... 4 Doelen en verwezenlijkingen Digitalisering... 6 Archivering... 8 Interactie Financieel Afsluiter... 15

4 Voorwoord Audiovisueel materiaal op analoge, maar ook op digitale dragers verliest in snel tempo aan kwaliteit. Daarom zet VIAA in op de digitalisering en duurzame archivering van dit waardevolle erfgoed, om het daarna ook beschikbaar te maken voor het grote publiek. Met een gedreven team en toegewijde content partners voerden we in 2016 deze missie uit en dat voor het eerst als zelfstandige vzw. VIAA is een jonge organisatie die bij zijn opstart in 2013 als aparte projectwerking binnen iminds vzw onderdak vond. Op 1 januari 2016 rondde iminds vzw de opdracht om VIAA op te starten en te faciliteren af en werd VIAA een zelfstandige vzw. Onze opdracht en planning blijven in continuïteit met de voorgaande jaren en VIAA bouwt voort op het werk dat in is verricht. Begin 2017 schreven we ons eerste jaarverslag als zelfstandige organisatie. Deze samenvatting zoomt in op de missie en opdracht van VIAA en evalueert de doelen en verwezenlijkingen van Dit document is een bondige samenvatting van de rapportering die we elk jaar naar de Vlaamse Overheid sturen. Omdat we als organisatie transparant proberen te werken en deze informatie dus ook met jullie willen delen, hebben we een samenvatting gemaakt van dit jaarverslag. Uiteraard vind je nog veel details over projecten in de nieuwsbrieven en rapporten die in 2016 op de website verschenen. Voor vragen kunnen jullie steeds terecht op info@viaa.be.

5 3 De organisatie VIAA Missie en doelstellingen VIAA wil het digitale erfgoed van Vlaanderen op een duurzame manier bewaren en toegankelijk maken voor iedereen. De Vlaamse archieven zijn rijk aan beeld- en geluidsmateriaal dat op fysieke dragers bewaard wordt. Vaak zijn deze analoog en dreigen ze verloren te gaan door beschadiging aan de drager of omdat de specifieke afspeelapparatuur niet meer voorhanden is. Ook digitale opnames staan een onzekere toekomst te wachten. Net als papier blijven deze bestand niet voor altijd leesbaar. Formaten en software veranderen nog sneller dan analoge dragers dus is duurzame archivering ook hier noodzakelijk. Vlaamse regering Het Vlaams Regeerakkoord nam volgende doelstelling op aangaande VIAA: We ondersteunen het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) structureel voor hun digitaliseringsopdracht inzake audiovisueel erfgoed. In ruil voor de investering van publieke middelen zorgt VIAA ervoor dat het beheerde materiaal breed en educatief wordt ontsloten. (p. 133) In september 2015 kwam het signaal dat de Vlaamse Regering 4,02 miljoen euro vrijmaakte om de opdracht van het Vlaams Instituut voor Archivering in 2016 verder te kunnen zetten. VIAA verzelfstandigde en werd opgenomen in de beleidsbrief Cultuur Opdracht VIAA VIAA heeft drie kerntaken: 1. Het digitaliseren van audio en video. 2. Het digitale erfgoed duurzaam bewaren. 3. Het erfgoed ontsluiten voor specifieke doelgroepen zoals onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en het brede publiek (via o.m. de openbare bibliotheken). Kort gezegd, VIAA zet in op digitalisering, archivering en interactie met het brede publiek. Daarnaast vervult VIAA ook een opdracht inzake kennisopbouw en expertisedeling en ontwikkelt het een dienstverlening voor organisaties binnen de domeinen cultuur, media en overheid.

6 Verzelfstandiging in 2016 Op 1 januari 2016 werd VIAA een zelfstandige vzw en via een afsplitsing bedrijfstak uit iminds werden in deze nieuwe entiteit alle personeel, verplichtingen, activa en contractuele verbintenissen overgenomen. Dit is per 1 januari 2016 gebeurd voor alle activiteiten en contracten en per 1 februari voor het personeel. Het doel van de vzw wordt omschreven als: Bedreigde dragers digitaliseren en het digitale erfgoed, met focus op het audiovisuele erfgoed van Vlaanderen, ontsluiten en duurzaam archiveren, op welke wijze dan ook, teneinde de toegankelijkheid van het voornoemde digitale erfgoed te verwezenlijken en te bestendigen ten aanzien van bepaalde doelgroepen zoals het onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek en het nationale en het internationale publiek en voor professioneel hergebruik. De verzelfstandiging impliceert ook dat VIAA een eigen Raad van Bestuur inricht. Die zal volgens de oprichtingsakte bestaan uit vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering, van de VRT en van de content partners, andere dan VRT. Daarnaast zal de Raad van Bestuur ook voldoen aan de bepalingen van het decreet van 22 november 2013 betreffende deugdelijk bestuur in de Vlaamse publieke sector en vier onafhankelijke bestuurders opnemen. Intussen heeft VIAA vzw, middels een uitspraak van de Centrale BTW-administratie, ook zekerheid gekregen over haar BTW-statuut. VIAA vzw is volledig BTW-plichtig, in lijn met het statuut dat onder iminds van toepassing was. Samenwerking en schaalvergroting VIAA heeft vandaag samenwerkingen met content partners, content gebruikers, kennis- en expertisecentra en leveranciers, en is daarnaast ook sterk internationaal genetwerkt. De content partners nemen deel aan digitaliseringsprojecten en bewaren digitaal materiaal bij VIAA. Eind 2016 waren ze al met was dus een jaar van schaalvergroting wat onder meer als gevolg had dat interne processen aangepast werden om deze schaalvergroting mogelijk te maken. Een aantal voorbeelden van schaalvergroting: Er is een stijging in het aantal partners van VIAA. Om dat te ondersteunen werd het interne accountmanagement team opgestart en werd een beheertool uitgebouwd om de processen rond contracten en technische afspraken met partners te vereenvoudigen. Het aantal digitaliseringsprojecten steeg en dat werd gecombineerd met digitale instroom uit VRT. Hierdoor steeg de hoeveelheid data die dagelijks in het archief wordt opgenomen met een factor 10. Het aantal gebruikers van Het Archief voor Onderwijs is na de publieke lancering in januari 2016 flink gegroeid tot een totaal van gebruikers. De professionele

7 5 ondersteuning en groei van dit platform waren dan ook een belangrijke focus van het afgelopen jaar. Naast de focus op Vlaams erfgoed, is VIAA ook actief in de belangrijkste internationale sectororganisaties zoals FIAT/IFTA, IASA en PrestoCentre en wordt onze organisatie internationaal steeds vaker als na te volgen voorbeeld aangehaald. Team In de loop van 2016 werd het team versterkt met drie nieuwe toegewijde werkkrachten. In totaal werken er einde 2016 achttien mensen bij VIAA. Dit wordt op tijdelijke basis aangevuld met contracten van bepaalde duur, stagiairs, vrijwilligers en gedetacheerde leerkrachten voor de selectie van het materiaal voor Het Archief voor Onderwijs.

8 Doelen en verwezenlijkingen 2016 Zoals aangehaald heeft VIAA drie kerntaken: digitalisering, archivering en interactie. Deze drie taken worden door drie teams uitgevoerd en zullen dus ook apart besproken worden. We zetten kort de doelen uiteen die gesteld werden en evalueren of deze naar satisfactie werden uitgevoerd. Digitalisering VIAA s eerste taak is de digitalisering van audio en video. In 2016 bleven onze uitgangspunten inzake digitalisering dezelfde: het meest bedreigde materiaal eerst kwaliteit standaardisering kostenefficiëntie De focus ligt daarbij vooral op massadigitalisering: door het bundelen van de audiovisuele dragers over partners heen creëren we duidelijke schaal- en prijsvoordelen, zonder daarbij aan kwaliteit in te boeten. Digitaliseringsprojecten Om dit overzichtelijk te houden, wordt de digitalisering van verschillende dragers gebundeld in verschillende projecten en gaat de digitalisering zoveel mogelijk op hetzelfde moment van start. Per drager kan er wel een verschillende looptijd zijn en ieder type drager wordt ook apart aanbesteed. Sinds de oprichting van VIAA zijn er zes digitaliseringsprojecten uitgetekend en is er een aparte procedure opgezet voor filmdigitalisering. 1. Betacam SP, U-Matic, kwartduims audiotapes, audiocassettes, Betacam Oxide 2. Audio-cd-r s, Betamax-cassettes, VCR-cassettes, draadspoelen, wasrollen en open reel videobanden 3. Massadigitalisering van Digital Betacam en Betacam SX-cassettes 4. Massadigitalisering van VHS-cassettes 5. Lak- en schellakplaten 6. Verschillende kleine formaten A. Film Tot in 2016 liepen de eerste vier digitaliseringsprojecten en het aparte project voor film. Het vijfde en zesde werden voorbereid om aan te vangen in Aan het begin van ieder project wordt een inschatting gemaakt van het aantal te digitaliseren dragers. Daarbij is er telkens sprake van een verschuivende scope, onder invloed van drie factoren.

9 7 1. VIAA heeft zijn partnergroepen in de loop van afgelopen jaren verder uitgebreid. Nieuwe groepen brengen nieuwe aantallen te digitaliseren dragers met zich mee, die aan de bestaande projecten worden toegevoegd. 2. Bestaande partners kunnen in de loop van een digitaliseringsproject nog nieuwe dragers van het betrokken dragertype verwerven als onderdeel van hun normale acquisitiebeleid. 3. De inschatting van het aantal dragers wordt bij de nieuwe en bestaande partners in de loop van elk digitaliseringsproject voortdurend bijgesteld. Daarnaast begon VIAA in maart 2016 een samenwerking met de VRT rond de registratie en technische analyse van de staat van de VRT-filmcollectie. In het kader daarvan waren eind 2016 al meer dan films geregistreerd, herverpakt en veilig opgeslagen. Ook werd een eerste project voor de digitalisering van aangetaste films in 2016 afgerond. In dit project zijn zo n 300 films van verschillende content partners, goed voor zo n 90 uur, gedigitaliseerd door het Duitse TF Cinenova. Deze figuur toont de status van de hoeveelheden reeds gedigitaliseerde dragers, hoeveel er in 2016 is gedigitaliseerd en hoeveel er in de periode en daarna nog overblijft. Deze grafiek gaat uit van te digitaliseren dragers in het totaal. Behaalde doelstellingen digitalisering In lopende digitaliseringsprojecten werden tien types dragers gedigitaliseerd. Het ging om Betacam SP, U-Matic, kwartduims audiotape, Betacam Oxide, wassen rol, VCR, Betacam SX, Digital Betacam, VHS en film. Audio-cd-r, audiocassette en draadspoel werden al afgerond in Grosso modo zijn voor alle dragertypes de vooropgestelde doelstellingen behaald of zelfs licht overschreden, behalve voor kwartduims audiotape, VHS en aangetaste film.

10 In totaal digitaliseerde VIAA in 2016 iets meer dan dragers. Dat is zo n meer dan voorzien. Doel is de digitalisering van zo n dragers tegen einde Intussen heeft VIAA met het project Nieuws van de Groote Oorlog ook ervaring opgedaan in de digitalisering van papier en kan het processen uittekenen i.f.v. duurzame archivering voor andere types materialen. Archivering Eens de bestanden vanop analoge dragers gedigitaliseerd zijn, moeten die bestanden duurzaam bewaard worden. Daarnaast bewaart VIAA ook digitaal geboren bestanden. Dat zijn bestanden die ontstaan zijn in digitale vorm, maar ook zij kunnen onleesbaar worden, bijvoorbeeld door de vergankelijkheid van het opslagmedium, het ontbreken van software om het digitaal bestand te lezen of door rampen. Het digitale archief dat VIAA beheert, is in de loop van 2016 zeer sterk gegroeid. Eind 2015 was er 923 TB gearchiveerd. In 2016 is het volume aan opgeslagen data ruimschoots verdriedubbeld. Het archief bevat op dit moment TB. Deze figuur toont de groei van het archief april 2014 december 2016, in TB. Donkerblauw: video (erfgoed), lichtblauw: video (omroepen), geel: audio, oranje: fotomateriaal en kranten.

11 9 Doe!-project Naast de archivering van gedigitaliseerd audio- en videomateriaal, nam VIAA in 2016 ook de archivering op zich van ander erfgoed. Zo werd in het voorjaar de opslag van het gedigitaliseerd materiaal afkomstig van de Plantentuin Meise opgestart. Binnen het DOE! project worden door de Plantentuin Meise stukken afkomstig uit het herbarium gedigitaliseerd. VIAA staat in voor de duurzame bewaring van deze bestanden. Eind 2016 werden, conform de doelstellingen, reeds gedigitaliseerde items uit het herbarium opgeslagen bij VIAA. Doordat de Plantentuin Meise geen content partner is, betalen ze een verhoogd tarief en vormen zo een extra inkomst voor VIAA. Integratie VRT-archief Daarnaast werd in de zomer van 2016 de integratie tussen het archief van VRT en VIAA in gebruik genomen. Alles wat bij VRT gearchiveerd wordt en het al bestaande VRT-archief komen zo bij VIAA terecht waar het samen met reeds gedigitaliseerde bestanden duurzaam bewaard wordt. Dit project is verantwoordelijk voor een grote stijging van het volume archiefmateriaal en levert een instroom van 10 tot 15 TB per dag op. Dat is goed voor de import van ruim 600 uur aan digitaal materiaal per dag Opschaling en uitdagingen Om de stijgende groei te faciliteren, werd verder geïnvesteerd in het archiefsysteem. De capaciteit (met name transcodering en bufferruimte) werd uitgebreid en hierdoor kan VIAA 20% meer materiaal verwerken, tot 20 à 25 TB per dag. Meer content vraagt ook om nog betere afspraken. Om voor een duidelijke interpretatie van het VIAA-metadatamodel te zorgen, werd samen met de content partners een handleiding uitgewerkt. Deze handleiding en de implementatie in het archiefsysteem werden tijdens een reeks van tien opleidingen voorgesteld aan alle content partners. Vanaf 2016 kunnen zij zelf manueel metadata toevoegen in het archiefsysteem. Nog in het kader van de uitdaging omtrent annotatie werd ook het onderzoeksproject omtrent thesauri afgerond tussen VIAA en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Op het vlak van metadata-generatie werd tot slot ook een testproject opgezet rond de transcriptie van video en audio, waarbij het gesproken woord automatisch omgezet wordt naar een (doorzoekbare) tekst. Technische ontsluiting

12 Naast de duurzame bewaring van de digitale bestanden, is ook de technische ontsluiting ervan van belang. Hierbij werden drie belangrijke stappen gezet. 1. Er werd werk gemaakt van de koppeling tussen het VIAA-archief en het platform Het Archief voor Onderwijs, waarbij processen zoveel mogelijk geautomatiseerd en vastgelegd werden. 2. De ontwikkeling van de applicatie catalogus.pro werd opgestart, waarmee content partners elkaars collecties zullen kunnen doorzoeken en raadplegen. 3. Er kwam een verbeterde versie van de streaming in productie, waardoor het gestreamde materiaal beter beveiligd en meer schaalbaar is in projecten als Het Archief voor Onderwijs.

13 11 Rapportering aan partners Op het vlak van rapportering werden enkele updates uitgevoerd. De belangrijkste ontwikkeling was hier de release van mijn.viaa.be. Via dit portaal krijgen content partners zicht op de diensten waar ze toegang toe hebben, kunnen ze toegang vragen tot een dienst en zelf rapporten opvragen omtrent hun eigen gearchiveerd volume (zie screenshot hiernaast). Kijken naar de toekomst In het kader van de opstap naar 2018, wanneer een deel van de archiefinfrastructuur vervangen zal moeten worden, werd een onderzoek gestart naar de implicaties van een meer geavanceerde video-codec in samenwerking met Packed vzw. De resultaten zijn positief, maar de codec is nog niet voldoende gestandaardiseerd om nu als vervanger te kunnen dienen. In het komende jaar evalueren we verder met Packed wat de volgende stappen zijn. Interactie VIAA heeft als opdracht digitaal audiovisueel materiaal ter beschikking te stellen van een aantal doelgroepen: het onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek en het grote publiek. Hiervoor vertrekken we vanuit een vraaggerichte aanpak. Daarnaast stimuleert en ondersteunt VIAA zijn content partners om hun gedigitaliseerde collecties actief aan te bieden aan hun publiek. De uitrol naar de verschillende doelgroepen verloopt, gezien de budgettaire en auteursrechtelijke context, volgens een gefaseerde aanpak. De ontsluiting van gedigitaliseerd materiaal gebeurt via Het Archief. Dat is het overkoepelende merk waarbinnen verschillende deelplatformen worden uitgerold. Voor het onderwijs is dat Het Archief voor Onderwijs en voor het brede publiek Het Archief. Het Archief voor Onderwijs

14 De opdracht tot ontsluiting voor onderwijsdoeleinden vinden we ook terug in de beleidsbrief Onderwijs : Bij de uitbouw van VIAA voorzie ik een grotere klemtoon op het ontsluiten van materiaal voor het taalonderwijs en voor de 3de graad secundair onderwijs. Meer specifiek voor de vakken geschiedenis, project algemene vakken (pav), gedrags- en cultuurwetenschappen, wetenschappen en economie. VIAA onderzoekt ook nog hoe activerende werkvormen met archiefmateriaal geïntroduceerd en ondersteund kunnen worden. Elke dag in de klas Onder het motto elke dag in elke klas zet VIAA in op de gerichte selectie van inhoud door gedetacheerde leerkrachten, die op het platform aan leerkrachten ter beschikking wordt gesteld. Het platform is in zijn eerste levensjaar gegroeid naar actieve gebruikers, waarvan gebruikers docenten of leerkrachten en gebruikers studenten in een Vlaamse lerarenopleiding zijn. Ook het aanbod op het platform kende een groei naar meer dan video- en audiofragmenten, meer dan 180 inspirerende thema s en een 800-tal lesklare collecties. Elke gebruiker kan door middel van een feedback-knop op het platform een fragment aanvragen

15 13 en op die manier ook meebouwen aan het aanbod. In 2016 werden zo meer dan 700 gebruikersaanvragen verwerkt. Samenwerkingen Via samenwerkingsprojecten met educatieve partners zet VIAA ook in op het projectmatig ontsluiten van audiovisueel archiefmateriaal voor het onderwijs. Samen met CANON Cultuurcel en de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde (KANTL) werden in 2016 de werken van de literaire canon verrijkt met audiovisuele collecties op Het Archief voor Onderwijs. VIAA werd daarnaast in 2016 door CANON Cultuurcel gevraagd als partner in het project Cultuur in de Spiegel. Dat zet volop in op meer cultuureducatie in het onderwijs over alle vakken heen. In 2016 werden ook samenwerkingen et educatieve uitgeverijen opgezet. Naamsbekendheid Na de lancering van Het Archief voor Onderwijs in januari 2016, werd naast de focus op inhoudelijke uitbouw ook sterk ingezet op het verhogen van de naamsbekendheid van het platform. Hier werd intensief op gewerkt via een postercampagne naar het volledige leerplichtonderwijs in Vlaanderen en een Facebook-campagne in samenwerking met het Departement Onderwijs. Ook de workshops die VIAA in scholen en op pedagogische begeleidingsdiensten geeft, dragen sterk bij tot het gebruik en de bekendheid van Het Archief voor Onderwijs Het Archief Voor het grote publiek tracht VIAA-materiaal te ontsluiten dat geen auteursrechtelijke problemen stelt. De eerste grote collectie die op Het Archief werd ontsloten voor het brede publiek is Nieuws van de Groote Oorlog, een verzameling van kranten uit de Eerste Wereldoorlog die in totaal goed is voor pagina s. Om de rijkdom van deze bronnendatabank in de kijker te zetten, verschijnen er blogs in vier talen die specifieke onderwerpen uit WOI toelichten en die aangevuld worden met relevant krantenmateriaal. In 2016 verschenen er in totaal dertig nieuwe blogposts. 22 daarvan werden geschreven en aangeleverd door het historisch projectbureau Geheugen Collectief. Het project kent ook internationaal succes: de Belgische oorlogspers werd genomineerd voor Memory of the World. Het Memory of the World-programma van de UNESCO is een internationaal initiatief om documentair erfgoed te beschermen tegen collectief geheugenverlies.

16 Communicatie met én over partners Naast ontsluiting van archiefmateriaal is voor VIAA, als dienstverlenende organisatie, ook de externe communicatie met content partners en stakeholders essentieel. In het najaar van 2016 werd een nieuwe website ontwikkeld voor VIAA, die in 2017 gelanceerd is. Om het audiovisuele materiaal van de verschillende partners nog meer in de verf te zetten, werden de voorbereidingen voor een nieuwe publiekscampagne, De Beeldcapsule 2017, in 2016 alvast aangevat.

17 15 Financieel In 2016 had VIAA door zijn werkingssubsidie, verschillende projectsubsidies en eigen inkomsten een budget van ,84 euro. De personeelskosten en de algemene werkingskosten bedroegen samen ,11 euro. Aan Digitalisering werd ,98 euro besteed. Aan werking en investeringen voor Archivering en Interactie spendeerde VIAA respectievelijk ,43 euro en ,13 euro. Daarnaast waren er nog uitgaven voor marketing en communicatie en werd er geïnvesteerd in het Catalogus-platform. Er werden ook een aantal voorzieningen genomen voor toekomstige uitgaven, waardoor uiteindelijk een boekhoudkundig resultaat geboekt werd van ,08 euro. Afsluiter 2016 was een druk en boeiend jaar. Naast zijn drie kernopdrachten en de bijbehorende schaalvergroting, nam VIAA ook verschillende projecten op zich, zoals Doe! en Cultuur in de Spiegel. De reeds opgedane expertise en de beschikbare tools en infrastructuur werden ingezet voor meer projecten en meer partners. VIAA slaagt er meer en meer in zijn rol als sectoroverschrijdende dienstenleverancier te realiseren en tegelijk ook nieuwe projecten te faciliteren. Met de overdracht uit iminds achter de rug en een goedgekeurd jaarplan voor 2017, is 2016 een prima startjaar geweest voor VIAA vzw. Wij bedanken graag al onze partners voor de prima samenwerking!