CVW WORKSHOP. Microsoft Office Word Ga niet door het lint

Transcriptie

1 CVW WORKSHOP Microsoft Office Word 2007 Ga niet door het lint

2 De inhoud van de workshop: Korte informatie over Word 2007 Kennismaking met het lint Gangbare opdrachten vinden Een nieuwe bestandsindeling

3 Korte informatie over Word 2007 Word 2007 is iets nieuws. Bij het eerste gebruik van Word 2007 wordt u vermoedelijk verrast door het nieuwe uiterlijk waaraan u wel even zult moeten wennen. Vanmiddag toon ik u hoe u optimaal kunt profiteren van de mogelijkheden van deze versie van Word.

4 Kennismaking met het lint De meeste veranderingen hebben betrekking op het lint, het gebied dat de bovenkant van het Word venster bestrijkt. Op het lint worden de meest gebruikte opdrachten op de voorgrond geplaatst, zodat u niet in het programma op zoek hoeft naar de functies die u altijd gebruikt. Waarom deze verandering? U gemakkelijker en sneller te kunnen laten werken.

5 Het lint gebruiken voor het uitvoeren van veel voorkomende bewerkingen Het lint voorziet in gebruiksgemak en brengt alle veel voorkomende opdrachten op één locatie bijeen. Zo kunt u tekst knippen en plakken met behulp van de opdrachten die op het tabblad Start worden weergegeven tekstopmaak wijzigen met behulp van opmaakprofielen de achtergrondkleur van een pagina wijzigen door gebruik te maken van het tabblad Pagina-indeling.

6 Wat staat er op het lint? Een kennismaking met de drie delen van het lint. Dat zijn de: tabbladen groepen opdrachten Tabbladen: het lint is langs de bovenkant voorzien van zeven basis tabbladen. Elk tabblad vertegenwoordigt een activiteitengebied. Uitbreiding is mogelijk. Groepen: elk tabblad kent een aantal verschillende groepen waarin aan elkaar verwante items zijn gegroepeerd. Opdrachten: een opdracht is een knop, een menu of een vak waarin u informatie kunt invoeren.

7 Startpictogrammen voor dialoogvensters in groepen Het kan zijn dat u een bepaalde functie of opdracht uit een eerdere versie van Word niet meteen kunt vinden. Geen nood! Sommige groepen zijn rechts onder in de hoek voorzien van een kleine diagonale pijl. Dit is het startpictogram voor dialoogvensters. Klik hierop als u meer opties wilt weergeven die zijn gerelateerd aan de desbetreffende groep. Deze worden weergegeven in een dialoogvenster of taakvenster dat u mogelijk zult herkennen uit een vorige Word-versie.

8 Aanvullende tabbladen worden automatisch weergeven In de nieuwe versie van Word worden bepaalde tabbladen alleen weergegeven wanneer u deze nodig hebt. Stel, u hebt een afbeelding ingevoegd. Nu wilt u er meer mee doen. Het kan zijn dat u de tekstterugloop om de afbeelding wilt wijzigen of dat u de afbeelding wilt bijsnijden. Waar vindt u deze opdrachten?

9 Aanvullende tabbladen worden automatisch weergeven In de nieuwe versie van Word worden bepaalde tabbladen alleen weergegeven als u deze nodig hebt. U hoeft deze niet langer zelf te zoeken, maar gaat in plaats daarvan als volgt te werk: Selecteer de afbeelding. De Hulpmiddelen voor afbeeldingen worden weergegeven. Klik op het tabblad Opmaak. Er worden aanvullende groepen en opdrachten weergegeven voor het werken met afbeeldingen, zoals de groep Afbeeldingstijlen.

10 De miniwerkbalk - 1 Sommige opmaak opdrachten zijn zo handig dat u ze altijd binnen bereik wilt hebben, wat u ook doet. Stel, u wilt snel tekst opmaken, maar u bevindt zich op het tabblad Pagina-indeling. U zou op het tabblad Start kunnen klikken, zodat de opmaakopties worden getoond. Er is echter een snellere methode.

11 De miniwerkbalk - 2 Sommige opmaak opdrachten zijn zo handig dat u ze altijd binnen bereik wilt hebben, wat u ook doet. 1 Selecteer de tekst door met de muis te slepen en wijs vervolgens de selectie aan. 2 De miniwerkbalk wordt vervaagd weergegeven. Wanneer u de miniwerkbalk aanwijst, wordt deze scherp weergegeven en kunt u op een opmaakoptie op deze werkbalk klikken.

12 De werkbalk Snelle toegang De werkbalk Snelle toegang is het kleine gebied links boven het lint. De werkbalk bevat de opdrachten die u elke dag opnieuw gebruikt: Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw. In de afbeelding is weergegeven hoe u uw favoriete opdrachten op de werkbalk Snelle toegang kunt plaatsen, zodat u deze altijd binnen handbereik hebt, ongeacht op welk tabblad u zich bevindt. U kunt ook knoppen van de werkbalk Snelle toegang verwijderen.

13 Het lint tijdelijk verbergen Het lint is de centrale plaats waarop u alles moeiteloos kunt vinden Soms hoeft u echter niets te vinden. U wilt gewoon aan de slag met uw document en hebt daar meer ruimte voor nodig. In dergelijke gevallen laat het lint zich gelukkig net zo eenvoudig verbergen als weergeven.

14 Het lint tijdelijk verbergen Het lint is de centrale plaats waarop u alles moeiteloos kunt vinden Dat doet U als volgt: 1. Dubbelklik op het actieve tabblad, de groepen verdwijnen zodat er meer ruimte beschikbaar komt. 2. Als u alle opdrachten opnieuw wilt weergeven, dubbelklikt u op het actieve tabblad waardoor de groepen weer verschijnen.

15 Het toetsenbord gebruiken Gebruikers die daar een voorkeur voor hebben, kunnen natuurlijk ook het toetsenbord gebruiken. Door het nieuwe ontwerp met het lint zijn ook de sneltoetsen gewijzigd. Deze verandering brengt twee voordelen ten opzichte van vorige versies van Office-programma's met zich mee: Elke knop op het lint heeft een sneltoets. Voor de sneltoetsen zijn vaak minder toetsen nodig.

16 Het toetsenbord gebruiken De nieuwe sneltoetsen hebben ook een nieuwe naam: toetstips. Als u die wilt gebruiken drukt u eerst op de ALT-toets, waarna alle toetstip aanduidingen verschijnen. Vervolgens: 1. Druk op de toets voor het tabblad dat u wilt weergeven. Druk bijvoorbeeld op S voor het tabblad Start, waardoor alle toetstips voor de opdrachten op dat tabblad weergegeven. 2. Druk op de toetstip voor de gewenste opdracht.

17 Het toetsenbord gebruiken Hoe zit het met de oude sneltoetsen? De sneltoetsen die met de CTRL-toets beginnen zijn hetzelfde gebleven als in de vorige versies van Word. Voorbeelden hiervan zijn CTRL+C voor kopiëren en CTRL+ALT+1 voor Kop 1. U kunt de oude snelkoppelingen die gebruikmaken van de toetsencombinatie ALT+ voor het openen van menu's en het uitvoeren van opdrachten in vorige versies van Word nog steeds gebruiken. Aangezien de oude menu's niet langer beschikbaar zijn, beschikt u niet over aanduidingen op het scherm voor de letters die u moet gebruiken. U moet de toetsencombinatie dus uit het hoofd kennen als u deze wilt gebruiken.

18 Gangbare opdrachten vinden

19 Gangbare opdrachten vinden Waar vindt u de meest gangbare opdrachten? Zoals bijvoorbeeld de opdracht voor het maken van een document, voor het toepassen van opsommingtekens en opmaakprofielen of voor het uitvoeren van een spellingcontrole of afdrukken? U zult zien dat de opdrachten in het nieuwe programma zich precies daar bevinden waar u die nodig hebt.

20 Beginnen met de Microsoft Office-knop Wat is er gebeurd met het menu Bestand? Klik op de Microsoft Office knop om daarachter te komen. De Microsoft Office knop is voortaan de plaats waarop u in Word begint. Wanneer u op die knop drukt, wordt er een menu weergegeven dat u kunt gebruiken voor het maken, openen en opslaan van documenten.

21 Opsommingstekens, nummers en meer Als u een document hebt geopend en uw tekst hebt getypt, zult u deze tekst willen opmaken. Veel bekende opmaakopdrachten bevinden zich in de groep Lettertype op het tabblad Start: Vet, Cursief, Tekengrootte, enzovoort. Daarnaast vindt u hier nog een aantal andere handige opdrachten.

22 Opsommingstekens, nummers en meer Als u een document hebt geopend en uw tekst hebt getypt, zult u deze tekst willen opmaken. U vindt hier bijvoorbeeld ook de groep Alinea die in de afbeelding is afgebeeld. Deze groep bevat de benodigde opdrachten voor lijsten met opsommingtekens, genummerde lijsten en lijsten met meerdere niveaus. Daarnaast vindt u hier de opdrachten voor inspringen en uitlijnen.

23 Hoe zit het met stijlen? Wilt u gebruikmaken van opdrachten voor een meer uitgebreide opmaak dan de opmaak te beperken tot Vet en Cursief? Dan moet u zeker kennis maken met de stijlen in de nieuwe versie van Word. U kunt een kant-en-klare snelle stijl, of een stijl die u reeds eerder hebt gemaakt, kiezen.

24 Hoe zit het met stijlen? Werken met stijlen doet u op het tabblad Start in de groep Stijlen. De afbeelding toont hoe u de gewenste stijl kunt weergeven. 1 Snelle stijlen zijn kant-en-klare, professioneel ogende stijlen die u snel en eenvoudig kunt toepassen. Deze zijn in de nieuwe versie van Word van een nieuwe look voorzien. 2 3 Klik op deze knop als u verschillende andere kant-en-klare stijlen wilt weergeven. Klik op het startpictogram voor dialoogvensters als u het venster Stijlen wilt openen.

25 Opmaak kopiëren/plakken Een andere snelle opmaakopdracht is Opmaak kopiëren/ plakken. Deze opdracht staat helemaal links op het tabblad Start in de groep Klembord. De opdracht Opmaak kopiëren/plakken is een snelle manier om opmaak van het ene tekstgedeelte over te brengen op het andere. Daarvoor plaatst u de cursor in de tekst waarvan u de opmaak wilt kopiëren en klikt vervolgens op de knop Opmaak kopiëren/plakken. Door te dubbelklikken op Opmaak kopiëren/plakken blijft de functie ingeschakeld en kunt u de opmaak op meer dan één plaats aanbrengen. Selecteer vervolgens de tekst waarop u de nieuwe opmaak wilt toepassen. Opnieuw op de knop of op ESC klikken schakelt Opmaak kopiëren/plakken uit.

26 Afbeeldingen, hyperlinks, koptekst en voettekst invoegen Als u de tekst wilt verfraaien, kunt u afbeeldingen, grafieken of vormen in het document opnemen. Het tabblad Invoegen voorziet in een schat aan toegevoegde informatie. Dit zijn niet de enige opdrachten op dit tabblad. Dit tabblad bevat ook de opdrachten Tabellen, Hyperlink, Koptekst en Voettekst. Daarnaast vindt u opdrachten voor paginanummers, tekstvakken en WordArt. Deze opdrachten worden niet in de afbeelding weergegeven.

27 In- of uitzoomen Wanneer u iets hebt ingevoegd, kan het zijn dat u de details daarvan wilt bekijken. In dat geval kunt u het besturingselement voor in- en uitzoomen gebruiken. Dit besturingselement bevindt zich rechts onder in de hoek. Sleep de schuifregelaar naar rechts om in te zoomen en naar links als u wilt uitzoomen. Als uw muis een wieltje heeft, kunt u de CTRL-toets ingedrukt houden en inzoomen door het wieltje vooruit te draaien. Om uit te zoomen draait u het wieltje achteruit. Opdrachten voor in- en uitzoomen treft U ook op het tabblad Beeld.

28 De spelling en grammatica controleren Vermijd de volgende fout: vergeet wanneer u klaar bent met uw document niet spelling en grammatica te controleren voordat u het document afdrukt of per verzendt. De opdracht Spelling en grammatica bevindt zich op het tabblad Controleren omdat deze opdracht hoort bij het controleren van uw werk.

29 Bent u klaar om uw document af te drukken? Het document is klaar en kan worden afgedrukt, maar weet u dat wel zeker? Het is raadzaam om eerst te controleren hoe de pagina's van het document zijn ingedeeld voordat u dit naar de printer stuurt. U kunt hiervoor terecht op het tabblad Pagina-indeling. In de groep Pagina-instelling vindt u de opdrachten Formaat (8.5 x 11, A4, enzovoort), Afdrukstand (staand en liggend) en Marges.

30 Ja, klaar om af te drukken - 1 Wanneer u het document wilt afdrukken, gaat u terug naar de Microsoft Office knop. U beschikt nu over een aantal keuzemogelijkheden: 1 Als u op de opdracht Afdrukken klikt, wordt het dialoogvenster Afdrukken geopend. Wanneer u in plaats daarvan de pijl rechts op de opdracht Afdrukken aanwijst, worden er drie extra opdrachten weergegeven.

31 Ja, klaar om af te drukken - 2 Wanneer u besluit tot afdrukken van het document, gaat u terug naar de Microsoft Office knop. U beschikt nu over een aantal keuzemogelijkheden: Afdrukken Snel afdrukken Afdrukvoorbeeld

32 Achter de schermen - 1 Alle Wordfuncties die u dagelijks gebruikt, staan op het lint en daarom makkelijker te vinden dan voorheen. Alleen waar vindt u de instellingen 'achter de schermen' die geen verband houden met het maken van documenten, maar waarmee u regelt hoe Word werkt?

33 Achter de schermen - 2 In eerdere versies van Word klikte u op Opties in het menu Extra. In Office 2007 maken deze instellingen nu deel uit van Opties voor Word. Die opties worden weergegeven wanneer u op de knop Opties voor Word klikt. Deze knop bevindt zich in het menu dat verschijnt wanneer u op de Microsoft Office knop klikt.

34 Een nieuwe bestandsindeling

35 Een nieuwe bestandsindeling Een andere belangrijke wijziging in de nieuwe versie van Word is de verbeterde bestandsindeling. Wat betekent dit voor u? De nieuwe bestandsindeling zorgt ervoor de bestanden kleiner blijven en beter beveiligd zijn. Er zijn nog meer voordelen.

36 Vanwaar deze verandering? - XML De nieuwe bestandsindeling voor Word documenten is gebaseerd op de nieuwe Office Open XML-indelingen. XML staat voor Extensible Markup Language en speelt zich achter de schermen af. Deze indeling voorziet in tal van voordelen, nl.: veiliger documenten (door XML wordt het eenvoudiger om ongewenste code en macro's op te sporen en te blokkeren), geringere document bestandsgrootte betere bescherming van uw documenten tegen beschadiging.

37 Waarom deze verandering? - Nieuwe functies De nieuwe bestandsindeling biedt o.a. toegang tot functies die alleen in Word 2007 beschikbaar zijn. Een voorbeeld hiervan is de functie voor SmartArt afbeeldingen. In deze afbeelding wordt getoond hoe u in Word een dergelijke afbeelding maakt. U kunt, zoals u ziet, kiezen uit tal van SmartArt afbeeldingsontwerpen. De nieuwe bestandsindeling ondersteunt bovendien tal van andere nieuwe functies, zoals wiskundige vergelijkingen, thema's en besturingselementen voor inhoud.

38 Hoe kunt u nagaan of u de nieuwe indeling gebruikt? Wanneer u in Word 2007 een nieuw document maakt en dat opslaat, wordt automatisch de nieuwe bestandsindeling gekozen. U kunt dit controleren in het dialoogvenster Opslaan als. In de lijst Bestandstype in het dialoogvenster Opslaan als wordt het bestandstype Word-Document (*.docx) weergegeven. Dit betekent dat de nieuwe bestandsindeling wordt gebruikt.

39 Zijn er meerdere bestandsindelingen? Bestandsextensie.DOCX.DOTX.DOCM.DOTM Gebruikt voor Een standaard Word-document zonder macro's of programmacode Een Word-sjabloon zonder macro's of programmacode Een Word-document dat macro's of programmacode kan bevatten Een Word-sjabloon die macro's of programmacode kan bevatten Voorheen bestonden er slechts twee typen Word-bestanden: - documenten (.DOC) - sjablonen (.DOT). Word 2007 kent vier bestandstypen:.docx -.DOTX -.DOCM en.dotm (de X' staat voor XML en de M' staat voor macro). Op het eerste gezicht vallen de verschillen in de nieuwe bestandsindelingen voor Word waarschijnlijk alleen op wanneer u macro's of programmacode gebruikt.

40 Hoe zit het met uw bestaande documenten? U vraagt zich misschien af wat er gebeurt als u in de nieuwe versie van Word in een eerdere versie gemaakte documenten opent. U kunt in Word 2007 bestanden openen die zijn gemaakt in alle eerdere versies van Word, van 1.0 tot en met Oudere documenten worden in Word geopend in de compatibiliteitsmodus. Als een document in deze modus wordt geopend, wordt naast de bestandsnaam boven aan het document de tekst (Compatibiliteitsmodus) weergegeven.

41 Compatibiliteitsmodus Waartoe dient de compatibiliteitsmodus? Het zorgt ervoor dat u wordt gewaarschuwd wanneer u een Word document in een oudere bestandsindeling opent. Aangezien deze bestandsindeling niet kan omgaan met alle nieuwe functies in de nieuwe versie van Word, worden deze functies of uitgeschakeld of zo goed mogelijk aangepast aan de oudere versie van Word. Als u weet dat u uw document later wilt delen met mensen die een oudere versie van Word gebruiken, is het verstandig in de compatibiliteitsmodus te blijven. U weet dan zeker dat u hetzelfde ziet als zij, bovendien weet u van tevoren wat zij wel en niet kunnen doen in hun versie van Word.

42 Oude bestanden converteren Kunnen oudere documenten naar de nieuwe bestandsindeling geconverteerd worden? Natuurlijk kan dat. Klik daarvoor terwijl het document in Word 2007 is geopend op de Microsoft Office knop en klik vervolgens op Converteren in het menu dat wordt weergegeven. Deze conversie biedt u de voordelen van de nieuwe indeling (kleinere bestandsgrootte, betere beveiliging, enz.) en maakt het gebruik van de nieuwe functies mogelijk. Als Windows zo is geconfigureerd dat bestandsextensies worden weergegeven, dan verandert de bestandsnaam van Mijn document.doc in Mijn document.docx.

43 Documenten delen met behulp van een conversieprogramma - 1 Als u van plan bent om documenten met mensen te delen, zullen de volgende methoden van pas komen. Bij een van de methoden die u hiertoe kunt benutten, maakt u gebruik van een conversieprogramma. Stel, u gebruikt de nieuwe bestandsindeling, hetzij omdat u een nieuw document hebt gemaakt, hetzij omdat u een ouder document hebt opgewaardeerd met de opdracht Converteren uit het menu dat wordt geopend wanneer u op de Microsoft Office knop klikt.

44 Documenten delen met behulp van een conversieprogramma - 2 Als u van plan bent om documenten met mensen te delen, zullen de volgende methoden van pas komen. Bij een van de methoden die u hiertoe kunt benutten, maakt u gebruik van een conversieprogramma. Een kennis van u werkt met een oudere versie van Word die gemaakt is met Office U wilt deze kennis het document per toezenden. Kan deze kennis het document eigenlijk wel openen? Ja! Wanneer uw kennis op het document klikt, wordt hem of haar gevraagd een conversieprogramma te downloaden, zodat het document kan worden geopend. Hiervoor is het echter wel noodzakelijk dat de Office-installatie van uw kennis is bijgewerkt met de recentste patches en servicepacks.

45 Documenten delen met behulp van een conversieprogramma - 3 Als u van plan bent om documenten met mensen te delen, zullen de volgende methoden van pas komen. Bij een van de methoden die u hiertoe kunt benutten, maakt u gebruik van een conversieprogramma. Het document dat door uw kennis wordt geopend, zal er niet exact hetzelfde uitzien als het document dat u hebt gemaakt omdat de nieuwe versie van Word tal van functies bevat die in de versie van uw kennis niet aanwezig zijn. Uw kennis kan het document in elk geval openen, bewerken en naar u terugzenden. Het conversieprogramma kan alleen worden gebruikt voor Microsoft Office 2000 SP3, Office XP SP3 en Office 2003 SP1. Het conversieprogramma alleen onder Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 en Windows Server 2003.

46 Documenten delen door ze in een oudere indeling op te slaan - 1 Vermoedt u dat uw kennis zijn of haar Office 2000-installatie niet volledig heeft bijgewerkt? Sla in dat geval uw document op in een oudere bestandsindeling voordat u het document naar uw kennis verzendt. U kunt daarvoor de volgende procedure volgen: 1 2 klik op de Microsoft Office knop en wijs in het menu de pijl aan die op het uiteinde van de opdracht Opslaan als wordt weergegeven, klik in de lijst die wordt weergegeven op Word indeling.

47 Documenten delen door ze in een oudere indeling op te slaan - 2 Het kan zijn dat er een waarschuwing verschijnt met de melding dat bepaalde functionaliteit verloren gaat of wordt aangepast als u het document in een oudere bestandsindeling opslaat. Als uw Word document bijvoorbeeld een nieuw diagram bevat, verschijnt er een bericht waarin wordt vermeld dat het diagram wordt geconverteerd naar een object dat u na conversie niet meer kunt bewerken. Uw kennis kan het diagram op deze wijze wel zien, maar het niet bewerken omdat de versie van Word van uw kennis niet deze functie niet kent.

48 Het voorkomen van de extra wit -regel in een document! De vaak ongewenste wit -regel die in Word 2007 na het geven van een ENTER verschijnt kan worden voorkomen. Pas daarvoor de standaardstijl in het menu Stijlen als volgt aan: - klik op het kleine pijltje rechtsonder op de balk waarin het woord Stijlen staat - klik met de linkermuisknop op het pulldown menu en selecteer de stijl Standaard - klik daarop met de rechtermuisknop en selecteer Wijzigen - zet een vinkje bij de optie: Nieuwe documenten op basis van deze sjabloon (héél belangrijk, daardoor wordt het nl. in alle nieuwe documenten gewijzigd!) - klik linksonder op de knop Opmaak en kies dan voor Alinea - zet in het dialoogvenster Alinea de Regelafstand op Enkel en zorg dat bij Afstand alles op 0 staat.

49 Deze CVW workshop Microsoft Office Word 2007 Ga niet door het lint is voor CVW leden beschikbaar op de CVW website J. Klene