Bestuurlijke structuur z.v.v. Blauw Wit 66

Transcriptie

1 Bestuurlijke structuur z.v.v. Blauw Wit 66

2 Inhoud Inleiding pag. 2 accommodatie en onderhoud pag. 3 communicatie PR ICT pag. 4 exploitatie verenigingsgebouw pag. 5 financiën pag. 6 jeugd pag. 7 senioren pag. 8 sponsoring pag. 9 technische zaken pag. 10 wedstrijdzaken en arbitrage pag. 11 Organogram en toelichting pag. 12 Personele invulling commissies oktober 2015 pag. 14 adressen commissies pag. 16

3 Inleiding November 2014 is door het bestuur van de vereniging het document Missie en Visie z.v.v. Blauw Wit 66 vastgesteld. Onderdeel van de Missie en visie is de organisatie, als volgt beschreven: 2.4. Organisatie: Leden en vrijwilligers vormen de basis van de vereniging zowel in de uitvoering van tal van zaken als beleidsmatig. Wat betreft beleidsmatige aspecten is het duidelijk dat het bestuur het beleid vast stelt en is sprake van een heldere organisatiestructuur met eenduidige verantwoordelijkheden. Dit binnen een bestuurscultuur die als open te typeren is, waarin sprake is van transparante besluitvorming en communicatie, waarbij gremia binnen de vereniging een eenheid naar buiten toe zijn. Hoewel vrijwilligers de spil van de vereniging zijn, betekent dit geen vrijblijvendheid, wel de verantwoordelijkheid in functies en taken zo goed mogelijk te voldoen. Verenigingsbreed is daarom sprake van continue professionalisering, het verder ontwikkelen van de vereniging tot een professionele organisatie. Dit tevens revitaliseren van de club vindt plaats tegelijkertijd met het erkennen, koesteren en versterken van de identiteit van de vereniging. Professionalisering is ook van belang met het oog op maatschappelijke verantwoordelijkheden van de vereniging. Vervolgens is januari 2015 door het bestuur de voorgestelde organisatie verandering vastgesteld - zie ook het organogram en de toelichting (pag. 12) - en is aansluitend het project Bestuurlijke vernieuwing gestart, waarbij een nieuwe en heldere organisatie of bestuurlijke structuur is neergezet. Dit heeft ertoe geleid dat de commissies in aantal zijn gegroeid naar 9, in een aantal commissies de personele bezetting is gewijzigd en de commissies Taken Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden hebben beschreven. Uitgangspunt in dit alles is besturen op afstand. Daarin bestuurt het bestuur in grote lijnen en op afstand, worden besluitvorming en verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie belegd en worden uitvoerende zaken op het niveau van commissies behandeld. De commissies hebben een eigen beleids- en taakgebied met bijbehorend budget. Naast uitvoering doen zij gevraagd en ongevraagd beleidsvoorstellen en adviseren het (hoofd) bestuur. De structuur van 9 commissies zorgt niet alleen voor meer slagvaardigheid en daadkracht, maar ook voor spreiding van werkzaamheden waarmee risico s als kwetsbaarheid en afhankelijkheid worden verminderd. In dit document zijn de Taken Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden van de commissies gebundeld. Een taak is te definiëren als datgene men behoort te doen, de te verrichten werkzaamheden. Verantwoordelijkheid betekent de morele verplichting taken naar beste vermogen uit te voeren en daarover te rapporteren. Bevoegdheid verwijst naar het recht die besluiten te nemen die voor het uitvoeren van taken nodig zijn. Op het niveau van de afzonderlijke commissies is dit startdocument TVB verder gedetailleerder beschreven/te beschrijven. Naast het feit dat een en ander is beschreven, wordt in de uitvoering al voorzichtig conform de uitgangspunten van de nieuwe organisatie gewerkt en dragen de commissies niet alleen bij aan datgene nodig is om bij Blauw Wit te kunnen trainen, voetballen en het verenigingsleven mee te maken, maar ook aan revitalisering van de vereniging, een nieuw elan en uiteindelijk realisatie van de Missie en visie. Holten, oktober

4 accommodatie en onderhoud Taken Uitvoer en coördinatie van alle werkzaamheden betreffende beheer, onderhoud en (ver) bouw van de gehele accommodatie, d.w.z. velden (inclusief reclame borden en verlichting), infrastructuur, kleedkamers en verenigingsgebouw Onderhouden van contacten met gemeentelijke diensten inzake accommodatie Beheer sleutels betreffende de accommodatie Beheer voetballen/voetbal gerelateerde materialen Verantwoordelijkheden Realiseren van een situatie waarin wekelijks de mogelijkheden van de accommodatie optimaal benut worden Uitvoering onderhoud en werkzaamheden bettreffende de gehele accommodatie Coördineren van werkzaamheden van vrijwilligers en derden m.b.t. accommodatie Toezicht waar het gaat om verantwoord en veilig gebruik van de accommodatie Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle aspecten betreffende de gehele accommodatie Budget Nader vast te stellen Idem 3

5 communicatie PR en ICT Taken Aanspreekpunt en coördinatie interne communicatie (bestuur en commissies) Aanspreekpunt en coördinatie externe communicatie Productie en bezorging van clubblad en overige verenigings drukwerk Productie en distributie aanplakbiljetten en programmablad eerste elftal Verslaggeving wedstrijden eerste elftal (via diverse media) Coördinatie en uitvoer fotografie Beheer website (inclusief mailadressen) Redactie en beheer social media Redactie en beheer Narrowcasting schermen verenigingsgebouw Aanschaf en onderhoud ICT Verantwoordelijkheden Aansturing (en optimalisering) van interne en externe communicatie/public Relations Beheer en optimalisering ICT zaken (nog nader in te vullen) Beheer apparatuur/verbruiksmaterialen Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle aspecten van communicatie, PR en ICT binnen de vereniging Budget Nader vast te stellen Productie clubblad ( 3000, - jaarlijks) Afschrijving printer/onderhoudscontract printer Papier Extern drukwerk Website ICT 4

6 exploitatie verenigingsgebouw Taken Inkoop en voorraadbeheer drank Inkoop en voorraadbeheer food Beheer geldstromen Coördinatie vrijwilligers - personele bezetting kantine Coördinatie vrijwilligers - personele bezetting schoonmaak Advisering bestuur inzake alle horeca aspecten binnen de vereniging Verantwoordelijkheden Zorgdragen voor exploitatie verenigingsgebouw, productassortiment kantine en verkoopprijzen productassortiment kantine Bewaken van openings en sluitingstijden kantine Naleven van wet en regelgeving inzake hygiëne en verantwoord alcohol gebruik Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle horeca aspecten binnen de vereniging Budget Nader vast te stellen Schoonmaak Afreken- betalingsysteem 5

7 financiën Taken Zorgdragen voor een financieel gezonde boekhouding van de vereniging Invoeren en onderhouden van een erkend boekhoudprogramma Zichtbaar maken en oplossen van knelpunten in de cashflow Bewaken van de budgetten binnen de verschillende commissies Verantwoordelijkheden Signaleren van positief of negatief rendement van de verschillende kasstromen Signalerende en optredende rol bij de verschillende commissies op financieel gebied Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle financiële zaken binnen de vereniging Budget Nader vast te stellen Onderhoud boekhoudprogramma 6

8 jeugd Taken Organisatie van vriendschappelijke wedstrijden en toernooien voor de jeugd ( intern en extern aanspreekpunt in dezen) Organisatie/coördinatie van informatievoorziening voor en contacten met ouders/verzorgers Organisatie en uitvoering van evenementen specifiek voor de jeugd Organisatie van indeling teams in de jeugd (in overleg met hoofd jeugdopleiding/trainers jeugd) Organisatie van overgang jeugdspelers naar senioren Organisatie van wervingsactiviteiten (PR) Initiëren van voorstellen inzake beleid voor de jeugd Verantwoordelijkheden Beheer van de gehele jeugdafdeling binnen de vereniging, de operationele gang van zaken Intern en extern belangenbehartiger van het jeugdvoetbal van de vereniging Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle aspecten van de jeugd binnen de vereniging, uitgezonderd voetbaltechnische aspecten Budget Nader vast te stellen Evenementen specifiek voor de jeugd Werving PR activiteiten 7

9 senioren Taken Organisatie indeling senioren teams Organisatie wekelijkse afstemming senioren teams Organisatie en coördinatie activiteiten senioren teams Werving begeleiding senioren teams Initiëren van voorstellen inzake beleid voor de senioren afdeling Werving scheidsrechters binnen de vereniging Verantwoordelijkheden Beheer van de gehele senioren afdeling binnen de vereniging, de operationele gang van zaken Intern en extern belangenbehartiger van het seniorenvoetbal van de vereniging Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle aspecten van de senioren binnen de vereniging, uitgezonderd voetbaltechnische aspecten Budget Nader vast te stellen Evenementen senioren Werving PR activiteiten 8

10 sponsoring Taken Werving, behoud en waar mogelijk uitbreiding van sponsoren voor diverse doeleinden Waar mogelijk overige sponsorgelden genereren Zorgdragen voor een goede relatie met bestaande en toekomstige sponsoren Het doen van inkopen die in relatie staan met sponsoring o.a. drukwerk van de advertenties, productie reclameborden, aankoop wedstrijdkleding en overige Verantwoordelijkheden Correcte afspraken maken met en de juiste facturering naar bestaande en toekomstige sponsoren, gemaakte afspraken vertalen naar de diverse onderdelen Relatie beheer sponsoren Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle sponsoring aspecten binnen de vereniging Budget 500, - jaarlijks Geschenken voor sponsoren (bijv. bij jubileum en overige zakelijke feestelijkheden) Kosten randzaken bij sponsoraangelegenheden (bijv. foto s, bloemen en consumpties) 9

11 technische zaken Taken: Beschrijft en actualiseert het voetbaltechnisch beleid van de vereniging Implementeert (mede) en bewaakt de uitvoering van de voetbaltechnische beleidsplannen Adviseert het bestuur bij het aanstellen van gediplomeerde trainers senioren, junioren en hoofd jeugdopleiding alsmede verlenging/beëindiging van contracten in dezen Adviseert het bestuur bij het aanstellen van verzorgers alsmede verlenging/beëindiging van contracten in dezen Adviseert het bestuur inzake accommodatie en faciliteiten waar voetbaltechnisch en verzorging relevant Coördinatie van stages betreffende het voetbaltechnische en verzorging Verantwoordelijkheden: Verantwoordelijk voor het voetbaltechnisch beleid van de vereniging voor senioren en junioren en uitvoering van dat beleid evenals het beleid en uitvoering daarvan inzake verzorging Bevoegdheden: Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle voetbaltechnische aspecten en verzorging aspecten binnen de vereniging Budget: , - jaarlijks Salariskosten trainers senioren 1 en 2 Salariskosten trainer s jeugd A - D Salariskosten verzorgers Spelervolgsysteen 10

12 wedstrijd en scheidsrechterszaken Taken Planning van alle wedstrijden, vriendschappelijk en competitie, voor jeugd en senioren, alsmede de daartoe benodigde ondersteunende communicatie en organisatie, inclusief afhandeling van administratieve werkzaamheden verbonden aan wedstrijden Aanspreekpunt voor de KNVB wat betreft wedstrijdzaken, aanspreekpunt voor verenigingen wat betreft wedstijdzaken, aanspreekpunt intern wat betreft wedstrijdzaken Organisatie van arbitrage, het aanstellen van de scheidsrechters Aanspreekpunt voor organisatorische zaken aangaande arbitrage, extern en intern Aanspreekpunt inzake incidenten en calamiteiten jegens arbiters/aangaande arbitrage Werving, opleiding, begeleiding en professionalisering van scheidsrechters Actualisering van beleid inzake wedstrijdzaken en arbitrage Verantwoordelijkheden Verantwoordelijk voor het wedstrijdsecretariaat, de organisatie van wedstrijden, alle communicatie en relevante administratie hieromtrent Verantwoordelijk voor werving, opleiding, begeleiding en professionalisering van de vereniging scheidsrechters, begeleiding KNVB scheidsrechters Verantwoordelijk voor eerstelijns opvang inzake incidenten en calamiteiten Verantwoordelijk voor een zichtbare en structurele aandacht voor arbitrage binnen z.v.v. Blauw Wit 66 Bevoegdheden Volledig bevoegd, maximale handelingsvrijheid, leidinggevend inzake alle wedstrijdzaken en aspecten van arbitrage binnen de vereniging Budget 2500, - jaarlijks Eigen budget: werving, begeleiding en professionalisering scheidsrechters KNVB budget: kosten aanstellen KNVB scheidsrechters 11

13 Organogram z.v.v. Blauw Wit '66 Dagelijks Bestuur Algemene Leden Vergadering Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid technische zaken Bestuurslid algemene zaken Vertrouwens persoon wedstrijdzaken en arbitrage financiën jeugd communicatie - PR (incl. ICT) 12 Vrienden van BlauwWit Ledenadministratie exploitatie ver. gebouw senioren (incl. zaal) accommodatie en onderhoud sponsoring technische zaken Trainers selectie Hoofd jeugdopleiding Trainers jeugd

14 Een zg. activiteitencommissie ontbreekt, in bovengenoemde structuur worden activiteiten zoals een activiteiten commissie die zou uitvoeren, uitgevoerd door elftallen, onder verantwoordelijkheid van die commissie welke een directe relatie of de meeste affiniteit heeft met de betreffend activiteit. Naast de commissies zijn ook de Vrienden van BlauwWit en de Vertrouwenspersoon opgenomen (conform het voorgestelde KNVB advies / gedragscode en de behoefte binnen de vereniging). Toelichting bij organogram: Vooraf: In het schema is geen sprake van een hiërarchische rangschikking van commissies. Lijnen zijn er zo weinig mogelijk en lijnen zijn zo kort mogelijk. Inhoudelijk: In bovenstaande organogram bestaat het bestuur uit maximaal 5 bestuursleden en 9 commissies. Een bestuurslid is vanuit het bestuur contactpersoon of portefeuillehouder voor een commissie. Het bestuur bestuurt op hoofdlijnen, het bestuur heeft een coachende rol t.o.v. de commissies. 13 De commissies zijn zo autonoom mogelijk en verantwoordelijk voor met name uitvoerende zaken. Vergeleken met de huidige situatie is sprake van een aantal nieuwe commissies: Financiën, Wedstrijdzaken en arbitrage, Exploitatie verenigingsgebouw, en Accommodatie en onderhoud.

15 Personele invulling commissies z.v.v. Blauw Wit 66 / oktober 2015 financiën Mark Wonnink Jurgen van Dijk Jan-Willem Jacobs Marcel Nijhof Remco Stam exploitatie verenigingsgebouw Irene Baldizzone Hester Wijenberg Benita Groteboer Henk Westerik Gerrit Hulsman, Herman van Eden, Anita Anita Bronsvoort Wim Borghuis Herman van Eden accommodatie en onderhoud Johan Stam Jan Aanstoot Jan Beldman Gerrit Bronsvoort Jan Klein Nagelvoort Hennie Paalman Wouter Jansen Jarmo Hartkamp Arjan Vorkink communicatie - PR Egbert Rietberg Nico Abbink Harry Paalman Kevin Vermeulen Alex de Leeuw van Weenen Erik Huzen jeugd Anthon van Wijngaarden Dick Abbink Margriet Maassen Jolanda Klein Teeselink Anja Huzen Andre Schuppert 14

16 senioren Kees van Dijk Marten Hulleman Jan Willem Stam Gerrit Dikkers (zaal) Wouter Jansen Coördinator dames wedstrijd en scheidsrechterszaken Dirk Jansen Marten Hulleman Willie Kerkdijk Edwin Bolink Patrick Bolink Anton Beldsnijder (wedstrijdsecretariaat) Bas Hoft sponsoring Dick Beldman Kirsten Bronsvoort Henri Thalen technische zaken Wim Borghuis Johan Bolink Henri Thalen Gert-Jan Harbers 15

17 adressen commissies BOR/015