De NieuwsGreep. september nieuws uit De KunstGreep. In deze nieuwsbrief: Spreuk van de maand. Nieuws uit de organisatie

Transcriptie

1 De NieuwsGreep nieuws uit De KunstGreep september 2008 In deze nieuwsbrief: redactie: Spreuk van de maand Nieuws uit de organisatie o Interne communicatie o Ideeënbus o themabijeenkomsten Ambtenarenmop Nieuws Ondernemingsraad Nieuws Personeelszaken o Kilometervergoeding o Functiewaardering o Medewerkerstevredenheidonderzoek o Brugdagen o Even voorstellen / afscheid Wist je dat Spreuk van de maand Het probleem bij een computer zit meestal tussen de rugleuning en het beeldscherm. Nieuws uit de organisatie Interne communicatie Vorig jaar heeft Fenna een inventarisatie gemaakt over onze interne communicatie. Daar zijn nogal wat aandachtspunten voor uit naar voren gekomen. De punten waar we hard aan gewerkt hebben en nog aan gaan werken zijn: - De communicatie tussen de afdelingen onderling - Informatie niet alleen via de notulen laten lopen - personeelsblad - Meer doen met ideeën medewerkers - Telefooncentrale weer intern Wat is er tot nu toe gebeurd? In september 2007 is een start gemaakt met een nieuwsbrief, De NieuwsGreep. De NieuwsGreep verschijnt maandelijks. Hierin is nieuws opgenomen uit de organisatie, van en voor personeel, en uit de gemeenteraad. Ook de ondernemingsraad kan gebruik maken van dit communicatiemiddel. De telefooncentrale is weer intern. Gemiste telefoontjes worden direct doorgegeven via een telefoonnotitie. Een positieve ontwikkeling voor zowel interne als de externe communicatie. 1

2 In mei zijn de eerste groeps-personeelsbijeenkomsten geweest met de gemeentesecretaris. Het is de bedoeling om deze gesprekken tweemaal per jaar plaats te laten vinden. Tijdens de groepsoverleggen is aangegeven dat de notulen van de MT vergaderingen onduidelijk zijn en al lange tijd niet meer op intranet worden geplaatst. Hier komt vanaf september verandering in. Over de informatie uit de b&w vergadering en het MT overleg is de afspraak gemaakt dat de gemeentesecretaris en de communicatieadviseur eenmaal per week een kort overleg hebben om de belangrijke punten voor de organisatie uit beide vergaderingen apart via intranet te communiceren. De notulen worden ook nog gewoon op intranet geplaatst, zodat je alle besproken punten na kunt lezen. Op 5 juli is er een nieuwe ondernemingsraad geïnstalleerd. De ondernemingsraad communiceert in principe via De NieuwsGreep. Hoe nu verder? De themabijeenkomsten voor het MT zijn een goed begin wat betreft informatie uitwisseling. De themabijeenkomst heeft als doel het vergroten van de kennis van de verschillende afdelingen. Deze bijeenkomsten halen het MT uit zijn ivoren toren en zorgen ervoor dat leidinggevenden dichter bij de organisatie staan. We proberen iedere maand een kort verslag van deze themabijeenkomsten op te nemen in De NieuwsGreep. Deze maand willen we inventariseren hoe de interne communicatie op dit moment ervaren wordt. Jullie ontvangen volgende week een korte enquête. We stellen het erg op prijs als jullie deze in willen vullen. Het is altijd goed om te horen wat we nog kunnen verbeteren en wat er wordt gemist. Ideeënbus Met ingang van vandaag is op intranet is een ideeënbus beschikbaar! Je vindt hem op de startpagina, rechts. Uit de vorige enquête over interne communicatie kwam naar voren dat er zo weinig werd gedaan met ideeën van medewerkers. Dat willen we graag veranderen. Goede ideeën zijn van harte welkom. Formulieren kunnen, als je dat wilt, anoniem verzonden worden. Voor de organisatie is het natuurlijk fijn om samen met de indiener van het idee te kijken hoe het is te realiseren. Wil je dit zelf ook, vul dan je naam in. Themabijeenkomst Op 12 augustus was de eerste themabijeenkomst. Onderwerpen voor deze middag waren Verplichtingenadministratie en Projectcommunicatie. 2

3 Verplichtingen administratie Waarom een verplichtingenadministratie De budgetten worden voor een jaar vastgesteld. Door middel van het registreren van de uitstaande verplichtingen (gegeven opdrachten) kan het nog te besteden budget goed worden bepaald. Door de opdrachtbon is een goede controle mogelijk op de uiteindelijke afrekening. Door deze opdrachtbon worden ook de facturen direct naar de juiste budgetbeheerder gezonden. Wat gaat er veranderen De verplichtingenadministratie is een aparte module van het financiële systeem. Deze module is toegankelijk voor iedere budgetbeheerder. Het is de bedoeling dat elke budgetbeheerder, die opdrachten aan derden verstrekt die hoger zijn dan ,-, een verplichting in het systeem invoert. Deze verplichting wordt geregistreerd, en gereserveerd binnen het betreffende budget. Op de huidige budgetbeheerdersoverzichten wordt een kolom toegevoegd met de uitstaande verplichtingen. Hierdoor ontstaat een reëel beeld van de budgetten. Voor de verplichtingenadministratie wordt ingevoerd, krijgen de gebruikers een duidelijke instructie. Projectcommunicatie Er is gesproken over het belang van communiceren bij projecten en hoe we dit dan willen doen. Met de MT leden is afgesproken dat Wilma Kramer wordt uitgenodigd bij het afdelingsoverleg om het conceptplan projectcommunicatie te bespreken. Medewerkers kunnen hierop schieten, zodat we samen tot een plan komen dat voor iedereen werkbaar is. Op deze manier proberen we met elkaar de communicatie rond projecten nog beter te laten lopen. Nieuws van de Ondernemingsraad Op 9 en 10 september is de ondernemingsraad naar cursus. Deze dagen wordt met name ingegaan op de Wet op de Ondernemingsraden. In deze wet staat onder meer wanneer nu iets adviesrecht en wanneer instemmingsrecht is en wat de bevoegdheden zijn van de ondernemingsraad. Uiteraard zal er ook aandacht zijn voor de rol van de ondernemingsraad in het WOLproces. 3

4 De ondernemingsraad heeft de afgelopen maand positief geadviseerd met betrekking de kilometervergoeding. Deze is nu gelijk aan die van Wormerland en Landsmeer. De vergoeding is iets verhoogd, van 0,19 netto + 0,09 bruto naar 0,28 netto. Na overleg met de brandweercommandant is positief geadviseerd met betrekking tot de procesbeschrijving brandweer. De ondernemingsraad is gevraagd om deel te nemen aan de werkgroep functiewaardering, dit wordt ingevuld door Wilma Kramer. Namens de medewerkers zal een extern lid aangewezen worden voor de functiewaarderingscommissie. Hiervoor zijn inmiddels twee kandidaten. Definitieve afspraken kunnen gemaakt worden als de data van de bijeenkomsten bekend zijn. Ook is medewerking gevraagd bij de Risico inventarisatie en evaluatie. Dit wordt waargenomen door Jean Paul Winter. Ambtenarenmop 21 september wordt als een feestdag gezien. Dan eindigt het zomerreces en begint de winterslaap weer. Nieuws van Personeelszaken Kilometervergoeding dienstreizen Voor dienstreizen ontvang je op dit moment een tegemoetkoming van 0,19 netto en 0,09 bruto. Deze regeling is gezien het huidige niveau van de benzineprijzen verouderd en niet meer in vergelijking met collega gemeenten. Met ingang van 1 juli geldt een nieuwe vergoeding van 0,28 per km. Functiewaardering We zijn met ondersteuning van bureau Leeuwendaal gestart met de uitvoering van de functiewaardering. Op dit moment worden de concept taakbeschrijvingen door het managementteam besproken. Daarna kunnen de nieuwe functiebeschrijvingen worden opgesteld. De vervolgstappen van het functiewaarderingstraject zullen in de volgende nieuwsbrief worden belicht. 4

5 Brugdagen De afgelopen jaren is er voor gekozen om jaarlijks collectieve verlofdagen, zogenaamde brugdagen aan jullie toe te kennen. Deze brugdag vindt voor of na een feestdag plaats. Het college van B&W heeft voor 2009 de collectieve verlofdagen bepaalt op vrijdag 2 januari en vrijdag 22 mei. Anonimiteit medewerkerstevredenheid- en integriteitonderzoek In mei heeft een medewerkerstevredenheidsonderzoek en integriteitonderzoek plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn er binnen de organisatie vragen gesteld of dit onderzoek wel anoniem is. Twijfel rees toen medewerkers die het onderzoek nog niet hadden ingevuld een herinnering per ontvingen. Dit gebeurt echter computergestuurd. Niemand van het onderzoeksbureau of vanuit de gemeente komt daar aan te pas. De onderzoeksgegevens zijn dus anoniem en blijven bij het onderzoeksbureau. De antwoorden over afdeling, leeftijd en dergelijke, worden door het onderzoeksbureau gevraagd om een goede vergelijking te maken met andere gemeenten. Deze gegevens zijn niet meegenomen in de uitslag die de gemeente van het onderzoeksbureau heeft ontvangen. Het onderzoek is uitgevoerd met behulp van de InternetSpiegel, een instrument van het onderzoeksbureau TNS NIPO. Het onderzoek is volledig anoniem en niet herleidbaar. De uitkomsten van het onderzoek worden op 16 september tijdens een themamiddag van het managementteam besproken en vervolgens via De NieuwsGreep bekend gemaakt. Even voorstellen Ik ben Peter Sijtsma en doe vanaf 26 augustus tot 1 december een werkervaringstage bij de griffie via gemeenteraad.nl. Het doel van de stage is om zelfstandig als interim-griffier aan de slag te gaan. Mijn naam is Frans Zantkuijl en ik ben per 1 september aangesteld als interim projectleider voor de proeftuinen. In 24 uur per week ga ik die interessante klus proberen te klaren. Ik ben 61 jaar, ruim 37 jaar getrouwd met Lia, vader van drie dochters en opa van vier kleinkinderen. Voor ik zes jaar geleden mijn eigen adviesbureau begon, was ik met plezier vele jaren gemeentesecretaris en gewestsecretaris geweest in Heemskerk, Oss, Brabant-Noordoost en Velsen. Als zelfstandige heb ik verschillende klussen mogen doen op het gebied van interimmanagement, consultancy of coachen. Op de afdeling Juridische zaken loopt Thomas Bosch stage voor een periode van 6 maanden. Op 1 oktober verhuist hij mee naar de proeftuin in Wormerland. 5

6 Vanaf half augustus werkt Paul Lutgens op de afdeling Ruimtelijke ordening en milieu. Hij komt het komende half jaar het team Bouwen en Wonen ondersteunen voor twee dagen per week. Paul zal zich in de volgende NieuwsGreep persoonlijk voorstellen. Afscheid Op 1 september hebben we officieel afscheid genomen van Anne Vrieze. Zij gaat als zelfstandige verder met haar eigen bureau WWZconsultancy. Anne, veel succes! Wisten jullie dat Terugbelnotities ook verwijderd moeten worden uit je takenlijst? Je op intranet een overzicht vindt van de digitale abonnementen? 6