KWALITEIT UITVOERING VTH IN GRONINGEN

Transcriptie

1 KWALITEIT UITVOERING VTH IN GRONINGEN Stuurgroep RUD Groningen 24 mei 2013

2 Inhoud 1. Inleiding Context en doel Opzet rapportage en verantwoording Inbreng RUD 4 2. Kwaliteitsbeeld uitvoering VTH individuele deelnemers Input Throughput Output Kwaliteitsniveau RUD 2013 en Input Throughput Output Opgaven deelnemers Opgaven RUD 37 Bijlagen 1 Voorzet uitvoeringsafspraken DVO 2 Overzicht RUD medewerkers, inbreng productieve taken 3 Kengetallen 4 Algemeen referentiekader uitvoeringskwaliteit 5 Toetsingskader nulmeting

3 1. Inleiding 1.1 Context en doel De afgelopen twee jaar is gebouwd aan de vorming van de RUD Groningen. Dit proces nadert nu in 2013 zijn voltooiing. Om een goed beeld te krijgen van de huidige uitvoeringskwaliteit per deelnemer in de RUD (23 gemeenten en de provincie) is een nulmeting uitgevoerd. Het doel van deze nulmeting is: 1. De deelnemende partijen de benodigde (en door die deelnemende partijen ook gedragen) informatie te laten leveren over de huidige uitvoeringskwaliteit. 2. Een heldere maatlat te hebben om op termijn een goede evaluatie te kunnen uitvoeren ten aanzien van de beoogde kwaliteitsslag van de RUD. Tijdens de uitvoering van de nulmeting is gebleken dat niet alle gewenste informatie voor de nulmeting bij de deelnemers beschikbaar is. Hierdoor is het geformuleerde doel van de nulmeting niet volledig behaald. Zie voor een toelichting paragraaf 2.1. In deze paragraaf is ook toegelicht wat het kwaliteitskader voor de nulmeting is. Met de nulmeting is in ieder geval zicht ontstaan op de mogelijkheden tot standaardisatie van werkprocessen, uniformiteit van het ambitieniveau, respectievelijk voor maatwerk per deelnemer. Daarmee wordt ook zichtbaar in welk spanningsveld de RUD en de deelnemende partijen zich bevinden. De gezamenlijke uitvoeringsorganisatie RUD gaat namelijk aan de slag voor 23 deelnemers die zelfstandig het eigen vergunningsverlenings-, toezichts- en handhavings-(vth)beleid bepalen. 1.2 Opzet rapportage en verantwoording Deze rapportage over de nulmeting is een momentopname. Tijdens de uitvoering van de inventarisatie is gebleken dat er doorlopend op allerlei onderdelen ontwikkelingen en veranderingen plaatsvinden. Zo zijn deelnemers bezig om eigen werkprocessen aan te passen en is bij sommige partijen de inventarisatie op onderdelen niet compleet of gebaseerd op (ruwe) ramingen. Een nulmeting geeft idealiter ook inzicht in het resultaat van de VTH taakuitvoering (de outcome): nalevingsgedrag, tevredenheid van burgers en bedrijven over de taakuitvoering, de inhoudelijke kwaliteit van VTH producten, et cetera. Juist dit soort zaken worden op dit moment slechts sporadisch gemeten en deze ontbreken dan ook grotendeels in de rapportage. De nulmeting beoogt de situatie neutraal en zakelijk te beschrijven. Voor die beschrijving worden ook vergelijkingen gemaakt, bijvoorbeeld met de landelijke kwaliteitscriteria 2.1. Dit soort vergelijkingen zijn nadrukkelijk niet als oordeel bedoeld. Elke deelnemer in de RUD maakt namelijk eigen keuzes binnen de gegeven landelijke beleidskaders. De nulmeting beoogt niet meer dan het vastleggen van de huidige situatie. Wel is het zo dat alle deelnemers en de RUD voor de uitvoering van de VTH-taken over enkele jaren aan de kwaliteitscriteria moeten voldoen. Pagina 1

4 Kwaliteits- en toetsingskader voor de nulmeting Ter ondersteuning van de beschrijving van de uitvoeringskwaliteit gebruiken we een kwaliteitskader dat is afgeleid van: 1. Het huidige wettelijke kader, gevormd door de bepalingen in het Besluit omgevingsrecht (Bor) en de Ministeriele regeling omgevingsrecht (Mor). 2. De kwaliteitscriteria 2.1, als aankomend wettelijk kader, vermoedelijk per Overige criteria, ter aanvulling van 1 en 2, bedoeld om een compleet kwaliteitsbeeld te genereren. Van het huidige wettelijke kader (1) en de kwaliteitscriteria 2.1 (2) zijn normen beschikbaar die als maatlat zijn gehanteerd. De overige criteria (3) behoren geheel tot de beleidsvrijheid van partijen. Deze criteria zijn enkel beschrijvend in de nulmeting opgenomen. Het kwaliteitskader is als referentie opgenomen in bijlage 4. Op basis van dit kader is de uitvraag richting gemeenten en provincie gedaan. Voor de analyse van de gegevens is het algemene kwaliteitskader ingedikt tot een toetsingskader. Er is voor gekozen om niet uitputtend op alle criteria te toetsen, maar deze terug te brengen tot de belangrijkste (samengevatte) kwaliteitscriteria, gelijk in de landelijke Zelfevaluatietool 1 gebeurt: 1. Personele capaciteit (kritieke massa) en deskundigheid Toetsingscriterium: in hoeverre wordt aan de voorwaarden voor de inzet van het aantal medewerkers, opleidingsniveau en werkervaring voldaan? 2. Kwaliteit proces (procescriteria, Big 8 met aanvulling) 2.1. Rapportage en evaluatie 2.2. Strategisch beleidskader 2.3. Operationeel beleidskader 2.4. Planning en control 2.5. Voorbereiden 2.6. Uitvoering 2.7. Monitoring 2.8. Flexibiliteit Toetsingscriterium: in hoeverre zijn de onderdelen onder bovengenoemde onderwerpen wel/niet aanwezig? De overige criteria zijn: 3. Door deelnemers gehanteerde kengetallen voor: het opstellen van omgevingsvergunningen; de frequentie van actualiseren van omgevingsvergunningen milieu; de frequentie waarmee verschillende type controles worden uitgevoerd; het uitvoeren van verschillende type controles. 4. Lokale beleidskaders voor milieu, bouwen, RO, APV en Bijzondere Wetten. 5. Wijze van taakuitvoering (bijvoorbeeld vooroverleg/keukentafelgesprekken, bestuurlijke afstemming). 6. Dienstverlening (doorlooptijden, klanttevredenheidsmetingen, et cetera). Het toetsingskader is toegelicht in bijlage 5. De hierboven genoemde criteria 1 tot en met 6 zijn per partij in beeld gebracht. Voor de presentatie van de criteria volgen we de procesindeling: input, throughput, output. 1 Zelfevaluatietool kwaliteitscriteria 2.1. Pagina 2

5 Opmerking: in de nulmeting is niet beoordeeld wat de inhoudelijke kwaliteit is van verleende vergunningen, afgehandelde meldingen, controles en handhavingsacties. Werkwijze nulmeting De nulmeting is in de periode december 2012 februari 2013 uitgevoerd. Daarbij zijn de volgende stappen gevolgd: 1. Als eerste is een concept format opgesteld op basis waarvan per deelnemer de voor de nulmeting benodigde gegevens zijn verzameld. Het betreft kwantitatieve en kwalitatieve informatie met betrekking tot de uitvoering van de VTH-taken die worden ingebracht in de RUD. 2. Dit concept format is vervolgens aan alle deelnemers voorgelegd met het verzoek om commentaar en aanvullingen. 3. De reacties zijn vervolgens verwerkt tot een definitief format. Voor zover gegevens reeds beschikbaar waren, zijn deze per deelnemer in het format ingevuld en uitgezet met het verzoek deze zo volledig mogelijk aan te vullen en/of te corrigeren. 4. Parallel hieraan is met een vertegenwoordiging met elke deelnemer afzonderlijk (zie tabel 1) een interview gehouden om zicht te krijgen op de achtergronden van de gegevens. Daarbij zijn onder meer de werkwijzen en het kwaliteitsniveau per deelnemer aan de orde gesteld. 5. De resultaten van de interviews en ingevulde formats zijn vervolgens voor alle deelnemers verwerkt in een factsheet per partij en ter verificatie aan hen voorgelegd. Correcties en aanvullingen zijn vervolgens verwerkt. 6. De resultaten zijn geanalyseerd en in concept besproken met de kerngroep RUD op 12 februari en vervolgens met de projectgroep RUD op 15 maart Partijen hebben gereageerd op de factsheets en de concept rapportage en de reacties zijn verwerkt in de nulmeting. 8. Het geheel van rapportage, factsheets en inventarisatieformats zijn bij de individuele deelnemers teruggelegd. De nulmeting is gericht op de taken die de Groningse partijen in de RUD inbrengen; de BRZO taken voor Drenthe en Fryslân blijven buiten beschouwing. Zelfevaluatietool De nulmeting kent een grote overlap met de landelijke Zelfevaluatietool. Belangrijkste verschil is dat deze nulmeting is gericht op de taken die worden ingebracht in de RUD en dat de Zelfevaluatie betrekking heeft op het gehele Wabo-pakket. Voor de onderdelen die worden ingebracht kunnen de factsheets per deelnemer worden benut voor invulling in de Zelfevaluatietool. Voor de resterende taken zullen de deelnemers de toets zelf moeten uitvoeren. Aangezien de Zelfevaluatie niet over een importeerfunctie beschikt, zullen de deelnemers handmatig alle vragen moeten beantwoorden aan de hand van de Zelfevaluatietool. Pagina 3

6 1.3 Inbreng RUD Alle 19 2 Groningse partijen brengen het basistakenpakket in de RUD in. Er zijn 3 gemeenten die het gehele milieutakenpakket inbrengen. Daarnaast brengen 6 gemeenten de Wabo of Wabo+ taken in (zie ook definities in het Bedrijfsplan RUD Groningen). De provincie Groningen brengt het basistakenpakket in en daarnaast laat de provincie de BRIKS 3 taken van de provinciale inrichtingen ook uitvoeren door de RUD. Tabel 1 bevat een overzicht van de gegevens waarop deze nulmeting is gebaseerd. Deelnemer Basistakenpakket Milieutaken Wabo taken Wabo+ taken 1. Bedum X 2. Bellingwedde X 3. DEAL X 4. De Marne X 5. Groningen + Ten Boer X 6. Groningen (prv) X* 7. Grootegast X 8. Haren X 9. Hoogezand - Sappemeer 10. De Kompanjie X 11. Leek X 12. Marum X 13. Menterwolde X 14. Oldambt X 15. Slochteren X 16. Stadskanaal X 17. Vlagtwedde X 18. Winsum X 19. Zuidhorn X Totaal *) Basistakenpakket (inclusief BRIKS taken provinciale inrichtingen). Tabel 1. Overzicht inbreng taken in de RUD Groningen. X 2 Hierbij worden de DEAL gemeenten als één uitvoeringsorganisatie beschouwd, evenals De Kompanjie en Groningen + Ten Boer. 3 Bouw-, Reclame-, Inrit-, Kap- en Sloopvergunning Pagina 4

7 2. Kwaliteitsbeeld uitvoering VTH individuele deelnemers Kwaliteit kent diverse dimensies. Zo is de aanwezige deskundigheid een indicatie van de kwaliteit (randvoorwaardelijk: input), maar ook het aantal geleverde producten (prestatie: output) en de acties die in het kader van de totstandkoming van het product zijn uitgevoerd (proces: throughput) en tenslotte de bijdrage aan de beleidsmatige ambities (outcome). De indeling is schematisch opgenomen in figuur 1. Welke producten en van welk kwaliteitsniveau wilt u van de RUD? Outcome Op welke wijze dient de output van de RUD de eigen ambities te realiseren Output Input Wat is nodig om uw werkwijzen te laten aansluiten op die van de RUD? Throughput Wat moet u regelen om de gewenste output en outcome te krijgen? Figuur 1. Kwaliteit in schema. Hierna worden de onderdelen input, throughput en output achtereenvolgens besproken. Outcome valt buiten de reikwijdte van de nulmeting. 2.1 Input Onder input worden de volgende onderwerpen onderscheiden en toegelicht: beleidskaders VTH; applicaties; formatie/personele capaciteit; deskundigheid; omvang werkvoorraad. Beleidskaders VTH Naast de wettelijke kaders voor uitvoering van VTH-taken 4 hebben gemeenten en provincies ook beleidsruimte voor de invulling van deze taken. Bij de deelnemers van de RUD Groningen is geïnventariseerd welke beleidskaders men hanteert die van invloed zijn op de VTHtaakuitvoering. 4 Zoals handhavingsbeleidsplannen en vergunningenbeleidsplannen. Pagina 5

8 Uit de gevoerde inventarisatiegesprekken (niet uitputtend) volgt dat de deelnemers beperkt beschikken over specifieke inhoudelijke kaders voor VTH. Op basis van de gesprekken: hebben 2 gemeenten geur-/luchtbeleid (Oldambt, Haren); heeft 1 gemeente geurbeleid in ontwikkeling (Slochteren); hebben 3 gemeenten geluidbeleid (Oldambt, Slochteren, Grootegast (in ontwikkeling)); heeft de provincie op enkele punten sectoraal milieubeleid en heeft nu een alomvattend VTH-kader in ontwikkeling, verder zijn regels vastgelegd in de Provinciale Omgevingsverordening; hebben alle gemeenten regionaal bodembeleid en heeft 1 gemeente (Hoogezand- Sappemeer) daarnaast nog specifiek beleid. Het genoemde VTH-kader wordt bijvoorkeur provinciebreed en omvat de volgende onderwerpen: 1. algemeen (duurzaamheid, best beschikbare technieken, maatwerkvoorschriften, intrekken vergunde ruimte); 2. geurbeleid; 3. veiligheid; 4. geluid. Voor milieutoezicht hanteren de gemeenten Groningen en Oldambt het concept van 'slim handhaven'. Dit houdt in dat voor lichtere milieu-inrichtingen geen controles worden ingepland, maar een controleformulier wordt toegestuurd. De inrichtingen wordt gevraagd aan te geven aan welke voorschriften niet wordt voldaan en het ingevulde formulier terug te sturen. Op basis daarvan worden controles uitgevoerd. Indien sprake is van goed naleefgedrag wordt vervolgens steekproefgewijs gecontroleerd. Daarnaast zijn er enkele gemeenten die hercontroles via een antwoordkaart uitvoeren of hercontroles van kleinere overtredingen op administratieve wijze uitvoeren (Hoogezand - Sappemeer). Van de gemeenten die het Wabo-pakket over willen dragen aan de RUD zijn er geen gemeenten die specifiek beleid hebben voor het toetsen van bouwplannen. Ten aanzien van bouwinspecties hanteert één gemeente (De Marne) specifiek toezichtbeleid. De Kompanjie geeft aan met het landelijk ontwikkelde, integraal toetsprotocol te gaan werken. Voor de Wabo+ taken hebben de gemeenten die deze taken naar de RUD willen overdragen veelal beleid op het gebied van prostitutie, BIBOB, uitstallingen, evenementen en reclame. Applicaties Partijen maken gebruik van drie verschillende applicaties: Squit (9 deelnemers, inclusief de provincie); Powerforms (9 deelnemers, alle gelegen in Oost Groningen); MPM (alleen de gemeente Groningen). Van belang voor het kwaliteitsniveau van de RUD is het informatieniveau van de applicaties per deelnemer. Wij hebben hier niet nader op ingezoomd, maar constateren op basis van een steekproef dat de mate van detaillering van de informatie in de diverse systemen soms aanzienlijk verschilt. De gemeente Leek heeft hier een protocol voor opgesteld. Pagina 6

9 Formatie In tabel 2 is een overzicht opgenomen van de formatie die door partijen wordt ingebracht in de RUD. Taak(onderdeel) Inbreng taak/primaire formatie in RUD (fte)* Inbreng primair personeel in RUD (fte)* Inbreng primaire formatie volgens bedrijfsplan** Basistaken/milieutaken Wabo Wabo+*** Totaal *) Resultaat nulmeting. **) Bedrijfsplan RUD Groningen, juli 2012 ***) Opgaven van De Marne, Hoogezand-Sappemeer, Stadskanaal en Vlagtwedde. Tabel 2. Overzicht primaire formatie, exclusief management en coördinatie. De totale taakinbreng (uitgedrukt in primaire formatie) is volgens de nulmeting afgerond 144 fte. De personele inbreng (primaire taken) is 14 fte minder en bedraagt in totaal afgerond 130 fte. Dit verschil wordt veroorzaakt door deeltijdtaken (taak wordt wel ingebracht, persoon niet), tijdelijke inhuur op vaste plekken (komt niet over naar RUD) en door de situatie dat een aantal partijen wel het basistakenpakket inbrengt maar geen personeel laat overstappen. De provincie heeft voor de BRIKS-taken van provinciale inrichtingen en indirecte lozingen 7,5 fte geraamd. Deze wordt ingebracht maar er komt geen personeel mee (indirect wel van de gemeenten die Wabo breed inbrengen). Ten opzichte van het Bedrijfsplan (juli 2012) neemt de inbreng in de RUD, uitgedrukt in taken/ primaire formatie af. Dit wordt veroorzaakt doordat: Een aantal deelnemers het basistakenpakket inbrengt in plaats van het milieutakenpakket (Bedum, Winsum). Oldambt het basistakenpakket inbrengt in plaats van het Wabotakenpakket. Een aantal deelnemers aangeeft minder fte's in te brengen op basis van hetzelfde takenpakket (DEAL, Groningen/Ten Boer, Grootegast, De Kompanjie (verwaarloosbaar, 0,02 fte), Hoogezand-Sappemeer, Leek en Menterwolde). Een aantal deelnemers meer taken inbrengt ( De Marne en Vlagtwedde)5. De provincie met het oog op een adequate taakinvulling extra primaire formatie (12,2 fte) inbrengt. In het Bedrijfsplan (juli 2012) staat dat bij de inrichting wordt uitgegaan de formatiecijfers, die in de laatste kolom van tabel 3 staan. In de Programmabegroting, die is gemaakt op basis van de collegebesluiten over het Bedrijfsplan, worden daarom dezelfde formatiecijfers gebruikt, tenzij een college in zijn besluit heeft aangegeven dat er een ander takenpakket c.q. andere taken worden ingebracht. Dan zijn de formatiecijfers aangepast. De inbreng van elke deelnemer (primaire formatie) is gespecificeerd in tabel 3. 5 Stadskanaal besluit waarschijnlijk op korte termijn om APV- en bijzondere wetten taken in te brengen. Pagina 7

10 Deelnemer Inbreng primaire formatie volgens nulmeting (fte)* Inbreng volgens BTP en milieu Wabo Wabo+ Totaal bedrijfsplan Bedum 0,30 0,30 0,76 Bellingwedde 1,00 2,00 3,00 3,00 DEAL 2,90 2,90 3,20 De Marne 0,89 3,16 0,95 5,00 4,00 Groningen + Ten Boer 5,10 5,10 5,40 Groningen (prv) 60,76 7,50* 68,26 56,06 Grootegast 0,40 0,40 0,50 Haren 0,50 0,50 0,50 Hoogezand - Sappemeer 4,89 8,39 3,38 16,66 19,65 De Kompanjie 6,33 6,33 6,35 Leek 4,30 4,30 4,60 Marum 0,45 0,45 0,45 Menterwolde 2,00 2,00 4, Oldambt 2,45 2,45 19,25 Slochteren 0,98 0,98 0,98 Stadskanaal 4,70 8,50 1,45** 14,55 13,1 Vlagtwedde 2,00 3,9 Incl. 5,90 5,50 Winsum 0,20 0,20 0,76 Zuidhorn 2,39 2,39 2,30 Totaal 102,49 35,40 5,78 143,67 151,06 *) Betreft inbreng BRIKS taken en indirecte lozingen. **) Besluitvorming volgt. Tabel 3. Inbreng primaire formatie van elke deelnemer. Naast de primaire formatie wordt door 3 partijen (De Marne, Hoogzand-Sappemeer, provincie) gezamenlijk 9,67 fte management en coördinerende functies ingebracht. Personele capaciteit Van het personeel dat wordt ingebracht in de RUD zijn de deskundigheidsgebieden geïnventariseerd. In de onderstaande tabel 4 zijn zoveel mogelijk de 'hoofdfuncties' van de betrokken medewerkers weergegeven. Functiegebied In te brengen RUD personeel (fte) Milieuvergunningverlening 24,7 Milieuhandhaving 33,0 Bouwvergunningverlening 9,3 Bouwhandhaving 9,0 Integrale vergunningverlening* 1,0 Integrale handhaving* 2,0 Juridische functies 11,6 Technische specialisten 13,3 APV, en overige + taken 4,0 Applicatiebeheer 1,0 Kwaliteitszorg 1,4 Casemanagement 8,3 Projectsecretaris 2,8 Administratie 8,6 Pagina 8

11 Functiegebied In te brengen RUD personeel (fte) Coördinatie** 7,7 Management** 2,0 Totaal 139,6 * Specifieke opgave van de gemeente Bellingwedde **) Geen primaire formatie. Tabel 4. Overzicht functiegebieden in RUD te brengen personeel totaal. In tabel 5 zijn de functiegebieden verder gespecificeerd naar de deelnemers in de RUD die personeel inbrengen. Deelnemer Inbreng in personen, vertaald naar fte's Milieu- Milieuhandhavinvergunninghandhaving vergunning- handhaving Bouw- Bouw- Integrale Integrale Juridische vergunning- functies verlening verlening verlening Bellingwedde 1,0 2,0 DEAL 1,0 1,9 Technische APV + taken specialisten De Marne 0,4 0,5 1,0 1,0 0,7 0,8 Groningen + Ten Boer 1,0 3,6 Groningen (prv)* 11,2 14,4 7,4 9,4 Hoogezand -Sappemeer 2,0 2,0 1,9 4,0 2,6 1,8 1,4 Kompanjie 2,0 2,0 1,5 Leek 2,0 1,6 0,8 Menterwolde 1,0 1,0 1,0 1,0 Oldambt 1,45 1,0 Stadskanaal 1,7 2,0 3,0 3,0 1,0 1,3 Vlagtwedde 1,0 1,0 2,4 1,0 0,5 Zuidhorn 1,9 Totaal 24,7 32,8 9,3 10,0 1,0 2,0 11,6 12,5 4,0 *) De BRIKS taken zijn hierbij niet meegeteld, de provincie brengt hiervoor geen personeel in. Tabel 5. Overzicht functiegebieden in RUD te brengen personeel per inbrengende partij. Tabel 5 toont dat er sprake is van versnippering. Ten aanzien van de vergunningverlenings- en handhavingstaken geven de kwaliteitscriteria 2.1 aan dat er voor voldoende kritieke massa minimaal 2 deskundige medewerkers beschikbaar moeten zijn voor elk functiegebied. Deze medewerkers moeten elk minimaal 2/3 deel van een fte aan het betreffende taakveld besteden. Bij de partijen genoemd in tabel 5 is dat beperkt het geval. Overigens, de partijen die in het geen personeel inbrengen in de RUD voldoen in het geheel niet aan het criterium kritieke massa uit de kwaliteitscriteria 2.1. Verder inzoomend op de diverse specialistische functies wordt het beeld nog meer versnipperd. Zie hiervoor tabel 6. Specialismen komen veelal voor in combifuncties: één persoon heeft meerdere specialismen; specialisme wordt gecombineerd met een andere rol, met name de combinatie met vergunningverlening komt veel voor. Pagina 9

12 Deelnemer jurist Vergunning Handhaving jurist Lucht Geluid Externe Inbreng in directe uren Bodem, Keten- veiligheid bouwstof-toezichfen, water tieve asbest veiligheid akoestiek fysica Bouw- Construc-Sloop en Bouw- Bellingwedde DEAL* De Marne Groningen + Ten Boer Groningen (prv) Hoogezand -Sappemeer Kompanjie Leek Menterwolde 135 Oldambt Brandveiligheid Stadskanaal Vlagtwedde Zuidhorn Totaal *) Geen onderverdeling beschikbaar. Tabel 6. Overzicht specialismen in RUD te brengen personeel (in directe uren) per inbrengende partij. In bijlage 2 is een uitgebreider overzicht opgenomen. Deskundigheid Naast het aantal medewerkers dat op een functiegebied wordt ingezet, volgen uit de kwaliteitscriteria 2.1 ook eisen ten aanzien van het opleidingsniveau en werkervaring van deze medewerkers. Globaal geldt voor de vergunningverlening als eis een relevante HBO opleiding met minimaal 3 tot 5 jaar werkervaring en voor toezicht en handhaving een relevante MBO of HBO opleiding met 3 tot 5 jaar werkervaring. Als deze maatlat wordt toegepast op de beschikbare gegevens dan volgt daaruit dat de partijen en betrokken medewerkers vrijwel geheel aan deze eisen voldoen. Voor de specialismen is de deskundigheidstoets op basis van de beschikbare informatie niet goed uit te voeren. Dit heeft enerzijds te maken met het ontbreken van gegevens (bijvoorbeeld van de provincie) en anderzijds met de vele combifuncties bij de specialisten van de gemeenten. Overall beeld personele capaciteit en deskundigheid Uit de gepresenteerde gegevens volgt een versnipperd beeld in de huidige situatie. Als de kwaliteitscriteria 2.1 het wettelijk kader gaan vormen moeten diverse partijen actie ondernemen om hieraan te voldoen. De RUD voorziet hier in voor de taken die worden ingebracht. Aandachtspunt zijn qua omvang beperkte (deel-)taken die bij de deelnemers achterblijven. Het gaat dan bijvoorbeeld om overige milieutaken in het geval alleen het basistakenpakket wordt ingebracht in de RUD. Omvang werkvoorraad In tabel 7 is een overzicht gegeven van het aantal inrichtingen dat overgaat naar de RUD. Daarbij is uitgegaan van de laatste stand van zaken, zoals aangegeven in de door de deelnemers geverifieerde factsheets. Hierbij heeft een aantal deelnemers alleen het totaal aantal inrichtingen genoemd en het aantal inrichtingen vallend onder het basistakenpakket. Pagina 10

13 Hierdoor is niet duidelijk wat de precieze verdeling over de verschillende categorieën is. Dit is in tabel 7 bij de toelichting ook aangegeven. Categorie Aantal Toelichting Type A 847 * Type B1 2566* Type B2 (incl. meldingen agrarisch) 1136* Type C (BTP) 1098* Type IPPC 207* Type BRZO 47* Waarvan 25 provinciale inrichtingen. Totaal Totaal aantal inrichtingen dat door de deelnemers is opgegeven in de factsheets. *) Exclusief Winsum, Haren, Bedum. Tabel 7. Overzicht over te dragen inrichtingen. Binnen het programma Landelijke Aanpak Toezicht (LAT) Risicobeheersing Bedrijven' werken overheden en bedrijfsleven aan de verdere verbetering van het toezicht op chemie- en BRZObedrijven. In de provincie Groningen zijn op dit moment 40 LAT RB bedrijven aanwezig (waarvan 32 BRZO en 8 IPPC categorie 4). In 28 gevallen is de provincie bevoegd gezag, in 12 gevallen een gemeente. Deze bedrijven vormen en deelverzameling van de bedrijven opgenomen in tabel 7. Het aantal Wabo-aanvragen is opgenomen in tabel 8. Type Wabo-aanvraag Aantal Toelichting Aanvragen omgevingsvergunning bouwen 728 Exclusief De Marne en provincie Tabel 8. Overzicht aantal aanvragen omgevingsvergunningen bouwen. Pagina 11

14 2.2 Throughput Aan de hand van de belangrijkste werkprocessen staan wij stil bij de diverse kwaliteitsaspecten met betrekking tot de throughput. Proces vergunningverlening (regulier en uitgebreid) Uitgebreid Klantvraag Regulier Klantvraag Vooroverleg Concept aanvraag Definitieve aanvraag Definitieve aanvraag Inboeken Inboeken Publicatie aanvraag Publicatie aanvraag Ontvankelijkheid Ontvankelijkheid Beoordeling Beoordeling Ontwerp-besluit Zienswijze Beschikking Beschikking Publicatie Publicatie 1. Klantvraag Kwaliteitsaspecten die wij bij deze fase in het werkproces onderscheiden zijn: routering vragen, aard en bemensing front office, intake aanvragen, werkverdeling en borging. Routering vragen Voor alle deelnemers geldt dat de vraag van de klant in principe binnenkomt bij de front office 6. In de gemeente Groningen kan een aanvrager nog rechtstreeks bij de vergunningverlener terecht, maar zij vormt hiermee een uitzondering. Slochteren gaat het verst: als een vraag elders in de organisatie binnenkomt, wordt terugverwezen naar de front office. Bij de gemeente Marum heeft men een receptie waar vragen binnenkomen en de vakinhoudelijke VTHmedewerkers van de vakafdeling bij de vragen worden betrokken. Aard en bemensing front office Sommige gemeenten kennen al een KCC, bij de meeste gemeenten is dit nog in oprichting. Hoogezand-Sappemeer kent als enige een apart loket VTH dat uitsluitend op afspraak is geopend. Slochteren heeft als onderdeel van haar KCC een balie speciaal voor VTH-taken. 6 Dit betreft een VTH-loket, al dan niet geïntegreerd in een KCC. Pagina 12

15 Het merendeel van de deelnemers kent een bemensing van de front office dat in staat is de belangrijkste VTH-gerelateerde vragen te beantwoorden. Sommige gemeenten hebben dagelijks een back office medewerker (bouwen, Groningen) of een specifieke Wabo-medewerker (Oldambt) in de front office in verband met specifieke vragen. In een beperkt aantal gemeenten (Bellingwedde, Bedum, en Winsum) wordt de front office VTH bemenst door medewerkers uit de back office. In Marum heeft men alleen een receptie waarbij in geval van vragen over VTH de benodigde vakinhoudelijke VTH-medewerker wordt opgeroepen. Intake aanvragen Voor de meeste deelnemers (behalve Bellingwedde, Oldambt en Zuidhorn) geldt dat de front office het OLO beheert. Sommige gemeenten laten het KCC de aanvraag in de VTH-applicatie zetten (Kompanjie en Slochteren), bij anderen gebeurt dit door een administratief medewerker in de back office. Het KCC beheert doorgaans ook het meldingensysteem (AIM). In Zuidhorn doet dit de back office, Bellingwedde laat dit doen door het archief, deze zet de binnenkomende meldingen door naar de vergunningverleners. Werkverdeling Hoogezand-Sappemeer laat als enige het KCC ook de aanvragen toedelen. De meeste gemeenten doen dit echter via een (wekelijks) vergunningoverleg/planberaad. De coördinatie van de vergunningaanvraag (casemanagement; procesbewaking; zaakverantwoordelijke) bevindt zich doorgaans in de back office. De gemeente Groningen heeft dit belegd in de front office. Borging Slochteren werkt als enige deelnemer geheel digitaal (momenteel kampt zij echter met een storing die pas verholpen zal zijn als Inprocess 2.0 is geïmplementeerd). Slochteren legt ook elke vraag vast in een registratieformulier dat is gekoppeld aan de VTH-applicatie. Alle communicatie met de (aan)vrager verloopt via het KCC. Slochteren is de enige van de deelnemers waar OLO, AIM, postregistratiesysteem en VTH-applicatie aan elkaar zijn gekoppeld. Slochteren hanteert tevens interne servicenormen (doorlooptijden van registratie en start behandeling). Ook de gemeente Groningen hanteert een servicenorm: zij streeft ernaar de uitgebreide procedure binnen 20 weken (in plaats van 26) af te handelen. Alle overige deelnemers hanteren de wettelijke termijnen. Ten slotte heeft DEAL servicenormen in de dienstverleningsovereenkomsten met de aangesloten gemeenten opgenomen. Hoogezand-Sappemeer en DEAL hebben specifiek de actualiteit van de werkprocessen geborgd: ieder kwartaal vindt een update plaats. In Hoogezand-Sappemeer vindt dat plaats aan de hand van kwartaalgesprekken. Opgemerkt wordt dat de gemeenten in Oost Groningen bezig zijn met de ontwikkeling van een kwaliteitsystematiek voor invulling van de planning en control cyclus voor de VTH taken. Deze bestaat er onder meer uit dat per medewerker individuele jaarplannen worden gemaakt die zijn gekoppeld aan de geformuleerde doelen. Deze systematiek sluit nauw aan bij de essentie van de 'Big 8'. Ook DEAL kent een dergelijke planning en control cyclus. Daarnaast kent de provincie een kwaliteitmanagementsystematiek (KMS) ten behoeve van kwaliteitsbewaking en het borgen van uniformiteit. Pagina 13

16 Per type medewerker (onder andere technisch, juridisch, administratief, afdelingshoofd) is aangegeven welke stappen gezet moeten worden. Ook is in het systeem aangegeven welke kennisgebieden en specialismen binnen de organisatie aanwezig zijn. Het is de bedoeling dat alle van toepassing zijnde werkinstructies en documenten (checklisten en dergelijke) in het systeem worden opgenomen. Het systeem is een jaar operationeel en wordt in 2013 geëvalueerd. 2. Vooroverleg De gemeenten Marum 7 en Groningen kennen bij elke aanvraag een vooroverlegfase; de gemeenten Grootegast en Zuidhorn adviseren het en de overige deelnemers laten dit afhangen van de aard van de aanvraag en de wens van de aanvrager zelf. Er zijn nergens limieten gesteld aan de doorlooptijd van de vooroverlegfase, noch aan de tijdbesteding van de vergunningverleners. 3. Ontvankelijkheid Voor de gemeenten Groningen en Hoogezand-Sappemeer geldt dat de front office de toets op compleetheid uitvoert en de ontvankelijkheidstoets in de back office plaatsvindt. In de overige gemeenten is dit onderdeel van de ontvankelijkheidsbeoordeling. 4. Beoordeling en (ontwerp)beschikking Kwaliteitsaspecten die worden toegelicht zijn: online inzage in status aanvraag, kwaliteitstoets, bestuurlijk afstemmingsoverleg. Online inzage status Behoudens Slochteren (alleen nu even niet vanwege de storing) en (vanaf medio 2013) Oldambt kunnen aanvragers nog nergens rechtstreeks inzage krijgen in de status van hun aanvraag. Daar waar de front offices gekoppeld zijn aan de VTH-applicatie (bijna alle deelnemers), kan dit wel via het front office. Kwaliteitstoets In vier gemeenten (Marum, Haren, Zuidhorn en De Marne) is niet standaard sprake van een juridische kwaliteitstoets en handhaafbaarheidstoets. De overige deelnemers doen dit wel. In Hoogezand-Sappemeer is er geen standaard kwaliteitstoets voor elke beschikking, maar is sprake van een steekproefsgewijze kwaliteitstoets in het kader van de interne controle. In Stadskanaal wordt bij milieuvergunningen en meldingen met maatwerkvoorschriften een '4-ogen check' uitgevoerd. De kwaliteit van meervoudige vergunningen wordt in Stadskanaal ook door de coördinator Wabo gecontroleerd. Bestuurlijk overleg Vier deelnemers kennen wekelijks overleg met de bestuurder, vier tweewekelijks en twee maandelijks. De overige deelnemers hebben een frequentie van één tot enkele keren per jaar/op ad hoc basis. DEAL, Hoogezand-Sappemeer, Oldambt, Slochteren, Stadskanaal en de provincie kennen een afstemmingsoverleg met beleid (nieuwe plannen/ontwikkelingen), de overige deelnemers niet. 7 Dit vooroverleg is in de gemeente Marum overigens niet geformaliseerd in die zin dat in alle gevallen 'verplicht' vooroverleg plaatsvindt. Dit wordt echter wel gestimuleerd. Pagina 14

17 6. Publicatie Voor de meeste deelnemers geldt dat de publicatie een actie is die ligt bij de vergunningverlener. Enkele deelnemers (Grootegast, provincie) laten dit de front office doen. Proces toezicht Aanleiding Toedeling Dossierstudie Inspectie Toezichtrapport Admin. afhandelen Kwaliteitsaspecten bij het toezichtproces zijn 24-uurs bereikbaarheid en digitaal werken uurs bereikbaarheid Circa de helft van de deelnemers kent een eigen piket/consignatiedienst, al dan niet ingeleend bij de Milieudienst Groningen. De overige deelnemers kunnen terugvallen op een nummer van de buitendienst of calamiteitendienst die buiten kantoortijden kan worden gebeld. 2. Digitaal werken Er zijn nog weinig deelnemers die bij de uitvoering van het toezicht digitaal werken. De gemeente Oldambt heeft haar toezichthouders uitgerust met tablets, waardoor de verwerking van controlegegevens wordt versneld ten opzichte van de traditionele werkwijze. Flexibiliteit Buiten de reguliere werkwijze bij vergunningverlening en toezicht is ook de flexibiliteit van de organisatie bij calamiteiten dan wel 'plotseling opkomende bestuurlijke opdrachten' en onvoorziene pieken in het werkaanbod, een kwaliteitsaspect. Voor de meeste deelnemers geldt dat zij geen ruimte hebben gereserveerd in de planning voor dergelijke zaken. Alleen DEAL, de provincie (20-30%), Slochteren en Hoogezand-Sappemeer (20%, zelfs op aantal uren per aspect) hebben dit in de huidige praktijk. Beleidcyclus Een laatste kwaliteitsaspect met betrekking tot de throughput betreft het sluitend zijn van de beleidcyclus (de procescriteria in de kwaliteitscriteria). Aan alle deelnemers zijn in de vorm van een checklist de elementen van die criteria voorgelegd. Wat bij bestudering opvalt is dat: Alle deelnemers voor het grootste deel voldoen aan de verplichte proceselementen; met name op toezichtgebied zijn de vereisten aanwezig. Pagina 15

18 De meest voorkomende, ontbrekende elementen zijn: een strategie met betrekking tot vergunningverlening; een expliciete borging tussen doelen en middelen, een prestatievergelijking en het beschikken over een informatieprotocol. Overall beeld beleidcyclus en flexibiliteit In onderstaande tabel is de situatie per deelnemer samengevat. Daarbij is gegroepeerd naar de inbreng van de deelnemers: basistakenpakket (BTP), alle VTH milieutaken en Wabo(+) pakket. Voor een toelichting op de invulling, met name als in de tabel `deels' is aangegeven, wordt verwezen naar de beschrijving per partij in hoofdstuk 4. Deelnemers BTP Rapportage en evaluatie Strategisch Operationeel Planning en beleidskader beleidskader control Uitvoering Monitoring Flexibiliteit in Bedum Deels* Ja Ja Deels Ja Ja Ja Ja DEAL-gemeenten (werkorganisatie) Deels* Ja Deels Ja Deels Ja Ja Ja Groningen Ten Boer Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Grootegast Deels* Ja Ja Deels Deels Ja Deels Nee Haren Deels* Ja Deels Deels Ja Ja Deels Nee Marum Ja Ja Deels Deels Deels Ja Deels Nee Oldambt Ja Ja Ja Deels Deels Ja Ja Ja Slochteren Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Winsum Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja nb Provincie Deels** Ja Ja Deels Ja Ja Ja Ja programma Deelnemers Milieu Rapportage en evaluatie Strategisch Operationeel Planning en beleidskader beleidskader control Uitvoering Monitoring Flexibiliteit in programma Kompanjie Deels* Ja nb Ja Deels nb Ja Nee Leek Deels* Ja Deels Deels Deels Ja Ja Nee Zuidhorn Deels* Deels Deels Deels Ja Deels Deels Nee Deelnemers Wabo(+) Bellingwedde Rapportage en evaluatie Strategisch Operationeel Planning en beleidskader beleidskader control Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Uitvoering Monitoring Flexibiliteit in programma Bouwen Nee Deels Nee Deels Nee Ja Deels Nee Milieu Deels* Ja Deels Deels Deels Ja Ja Nee Hoogezand-Sappemeer Deels** Ja Ja Deels Deels Ja Ja Ja De Marne Deels** Ja Deels Deels Deels Ja Deels Ja Menterwolde Nee Deels Deels Ja Nee Ja nb Nee Stadskanaal Ja Ja Deels Deels Deels Ja Deels Nee Vlagtwedde Deels* Ja Deels Deels Deels Deels Deels Nee *) Er vindt geen vergelijking van prestaties met andere organisaties plaats. **) Er moet nog (een nieuwe) vergelijking plaatsvinden met andere organisaties. nb = niet beschikbaar Tabel9. Overzicht beleidscyclus en flexibiliteit. Pagina 16

19 2.3 Output De voornaamste prestaties per deelnemer (cijfers 2011) zijn opgenomen in onderstaande tabel. Deelnemer BTP Vergunningen Toezicht/controles Sancties Bedum DEAL-gemeenten (werkorganisatie) Groningen - Ten Boer Grootegast Haren nb nb nb Marum Oldambt Slochteren Winsum Provincie nb Deelnemer Milieu Vergunningen Toezicht/controles Sancties Kompanjie Leek Zuidhorn Deelnemer Wabo(+) Vergunningen Toezicht/controles Sancties Milieu Bouw APV Milieu Bouw Drank & Horeca en Evenementen Bellingwedde nb 0 Hoogezand- Sappemeer De Marne nb Menterwolde nb nb 257 nb 10 Stadskanaal 15 nb nb nb nb Vlagtwedde 10 nb nb 102 nb nb 10 nb = niet beschikbaar Tabel 10. Overzicht output Kengetallen Uit de inventarisatie naar door de deelnemers gehanteerde kengetallen voor de verschillende VTH-producten 10 blijkt dat er uiteenlopende kengetallen worden gehanteerd. Daarbij is ook gevraagd welke activiteiten aan het gehanteerde kengetal worden toegerekend. Ook daar is sprake van verschillen tussen de deelnemers. Zo worden bij de ene deelnemer voor het kengetal voor een milieucontrole de uren voor sanctionering meegenomen en bij de andere niet. 8 4 omgevingsvergunningen milieu, 4 omgevingsvergunningen met een onderdeel milieu. 9 Cijfer Afhandeling meldingen, vergunningverlening milieu en bouwen en toezicht (controles). Pagina 17

20 Wanneer de vergelijkbare kengetallen 11 op een rij worden gezet, valt op dat de verschillen groot zijn. Hierbij zijn de verschillen in kengetallen voor de afhandeling van meldingen (milieu), milieuvergunningen, bouwvergunningen en APV vergunningen het grootst. Het gaat in enkele gevallen om een factor 5 tot 6 verschil. Voor deze verschillen is vooralsnog geen verklaring te geven. Dit zal nader onderzocht moeten worden. In bijlage 3 is de spreiding van kengetallen voor de verschillende VTH producten weergegeven. Hierin is rekening gehouden met de vergelijkbaarheid van de kengetallen gelet op de toegerekende activiteiten. Output in relatie tot benodigde formatie Op basis van het inrichtingenbestand en de geleverde kengetallen per deelnemer is voor milieuvergunningverlening en voor milieutoezicht een globale vergelijking gemaakt tussen de berekende formatie en de formatie die de betreffende partij inbrengt in de RUD. Het beeld wat daar uit naar voren komt, is wisselend per partij. Om op deelnemerniveau betrouwbare uitspraken te kunnen doen, is in veel gevallen een nadere analyse nodig. Opgeteld op RUD niveau lijken de theoretisch benodigde formatie en de inbreng van partijen redelijk in evenwicht te zijn. Zie hiervoor tabel 11. Producten Berekende formatie 12 Directe fte's Opgegeven formatie Directe fte's Meldingen BTP 1,3 Meldingen overig 3,5 Vergunningen BTP 25,5 Vergunningverlening milieu totaal, inclusief 30,3 32* specialisten Toezicht milieu** 13,3 15 *) Inclusief juristen en technisch specialisten, ca. 3/4 toegerekend aan vergunningverlening. **) Exclusief hercontroles,, deze beslaan circa ¼ van de totale toezichtscapaciteit. Tabel 11. Indicatieve vergelijking berekende formatie op basis van kengetallen en inbreng totaal RUD, situatie Tabel 11 bevat indicatieve getallen. Ook voor de RUD als geheel geldt dat een nadere analyse met 'RUD eigen' kengetallen nodig is om betrouwbare uitspraken te kunnen doen. Klanttevredenheidsmetingen Het merendeel van de deelnemers voert een vorm van tevredenheidsmetingen uit over de VTHtaakuitvoering onder burgers en ondernemers. Een klein deel van de deelnemers (DEAL, Groningen-Ten Boer, Haren en de provincie) voert metingen uit specifiek gericht op de VTHtaakuitvoering. Bij de andere deelnemers is dat een onderdeel van een organisatiebrede klanttevredenheidsmeting. Overall beeld realisatie uitvoeringsprogramma Onderstaand is per deelnemer inzichtelijk gemaakt hoe wordt gescoord op output ten aanzien van realisatie van het uitvoeringsprogramma (ambitie van de betreffende partij versus de eigen realisatie) Betreft de kengetallen waar dezelfde activiteiten onder vallen. Uitgaande van 1350 uur per fte. Pagina 18

21 Realisatie uitvoeringsprogramma Realisatie uitvoeringsprogramma 100% uitgevoerd Tussen 70% en 100% 13 uitgevoerd Minder dan 70% uitgevoerd Deelnemer BTP Bedum DEAL-gemeenten (werkorganisatie) Groningen Ten Boer Grootegast Haren Marum Oldambt Slochteren Winsum Provincie Realisatie uitvoeringsprogramma 100% uitgevoerd 100% uitgevoerd Nb Minder dan 70% uitgevoerd 100% uitgevoerd 100% uitgevoerd 100% uitgevoerd Minder dan 70% uitgevoerd 100% uitgevoerd 100% uitgevoerd Deelnemer Milieu Kompanjie Leek Zuidhorn 100% uitgevoerd Nb Tussen 70% en 100% uitgevoerd Deelnemer Wabo(+) Bellingwedde Hoogezand-Sappemeer De Marne Menterwolde Stadskanaal Vlagtwedde Tussen 70% en 100% uitgevoerd Tussen 70% en 100% uitgevoerd nb nb 100% uitgevoerd Minder dan 70% uitgevoerd Tabel 12. Realisatie uitvoeringsprogramma per deelnemer. 13 Betreft de realisatie van het planbare deel van het uitvoeringsprogramma, zoals controles. Pagina 19

22 3. Kwaliteitsniveau RUD 2013 en 2016 Als eind 2013 de RUD operationeel is, is er nog niet meteen sprake van een verhoging van de uitvoeringskwaliteit. Dit kost tijd. Om een beeld te geven van de kwaliteitsverbeteringopgave wordt in dit hoofdstuk het kwaliteitsbeeld geschetst van de situatie 2013, waarin de RUD operationeel wordt en het kwaliteitsbeeld in Input Beleidskaders VTH Ten aanzien van de inhoudelijke beleidskaders zijn er geen wettelijke kwaliteitscriteria, uitgezonderd het (algemene) vergunningen-, toezicht- en handhavingsbeleid dat in het kader van de Big 8 (kwaliteitscriteria 2.1) opgesteld moet worden. Aangezien op een aantal terreinen beleidsvrijheid bestaat en in de uitvoeringspraktijk veelal behoefte is aan (uitvoeringsgericht) beleid, zal de RUD gebaat zijn bij de beschikbaarheid van dergelijke beleidskaders. Met vastgesteld beleid kan vergunningverlening sneller plaatsvinden en houden hierop gebaseerde beschikkingen beter stand bij de rechter. De beleidsvorming zelf behoort overigens tot de taak en de verantwoordelijkheid van de deelnemende partijen, gemeenten en provincie. Ten aanzien van milieubeleidskaders kan gedacht worden aan geluidbeleid, geurbeleid, extern veiligheidsbeleid en bodembeleid. Ten aanzien van bouwen en RO kan gedacht worden aan ontheffingenbeleid voor afwijkingen van het bestemmingsplan en beleid voor bouwplantoetsing. Ten aanzien van APV en bijzondere wetten kan gedacht worden aan beleid ten aanzien van uitstallingen, terrassen, reclame-uitingen, prostitutie en BIBOB. Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 Er is gedeeltelijk sprake van inhoudelijke beleidskaders voor vergunningverlening en handhaving Op alle inhoudelijke terreinen is indien relevant sprake van beleidskaders: Milieu: bodem, geluid, externe veiligheid, geur. Bouwen/RO: bouwplantoetsing, bouwinspecties, ontheffingen bestemmingplannen APV/bijzondere wetten: zoals prostitutie, terrassen, uitstallingen, reclame-uitingen, BIBOB. Applicaties Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven wordt er door de deelnemers gebruik gemaakt van drie verschillende applicaties. Geconstateerd is dat het informatieniveau daarbij per deelnemer verschilt. Pagina 20

23 Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 Het inrichtingenbestand is vanwege verschillen in wijze van registreren door de verschillende deelnemers nog niet uniform. Er is wel een protocol opgesteld op basis waarvan het inrichtingenbestand wordt beheerd (type gegevens en detaillering van gegevens). De VTH gegevens worden aan de hand van een protocol op uniforme wijze geregistreerd en beheerd (type gegevens en detaillering van gegevens). Formatie De opgave is om met de in te brengen personele formatie te kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria en tegelijkertijd de huidige kwantitatieve prestaties te handhaven. Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 Met de ingebrachte formatie is er sprake van een robuuste taakuitvoering bij de RUD. Tijdelijk zal vanwege het inregelen van de uitvoeringsorganisatie en de kwaliteitsverbetering de productie vergelijkbaar zijn met de huidige productie bij de individuele deelnemers. Daarna neemt de productie toe. De RUD kan met de in 2013 ingebrachte formatie de benodigde kwantitatieve en kwalitatieve prestaties leveren. Deskundigheid In hoofdstuk 2 is aangegeven dat bij de deelnemers sprake is van een versnippering van de deskundigheidsgebieden over de verschillende medewerkers. Hier ligt voor de RUD een belangrijke opgave om te komen tot benodigde specialisering. Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 De verschillende VTH medewerkers zijn op specialismen geplaatst, maar er moet nog een kwaliteitsslag worden gemaakt. Op basis van de bestaande en gewenste kennis en vaardigheden van de medewerkers wordt beoordeeld welke opleidingsbehoefte er bestaat. Het gewenste deskundigheidsniveau voor de verschillende deskundigen is - afhankelijk van de opleidingsopgave - gedeeltelijk gerealiseerd. Sommige opleidingstrajecten duren 4 jaar en zijn dan ook nog niet afgerond. 3.2 Throughput Proces en afstemming met latende organisaties Uitgangspunten zijn en blijven uiteraard de wettelijke procedures. Daar bestaat tussen de deelnemers ook nauwelijks verschil (sommigen hanteren altijd vooroverleg, anderen in principe niet en sommige gemeenten hebben nog niet echt aansluiting gezocht bij de Wabo-principes). Wij stellen met als vertrekpunt genoemde procedures ons een volgende, wenselijke indeling in producten en processen voor de RUD voor: Indeling in aanvragen (producten): Type 1: Type 2: Type 3: Type 4: afhandelen enkelvoudige, eenvoudige aanvragen ('klaar terwijl u wacht'). afhandelen aanvragen die het reguliere proces doorlopen: eenvoudig enkelvoudige en eenvoudig meervoudige aanvragen en milieumeldingen. afhandelen meervoudige aanvragen (uitgebreide procedure). buitencategorie: meervoudige, complexe aanvragen ('projecten'). Pagina 21

24 Voor de afstemming tussen latende organisatie (front office) en RUD (back office) zijn dan de volgende scenario's denkbaar, waarbij moet worden opgemerkt dat op dit moment veel gemeenten ook een eigen back office in stand houden (in elk geval de gemeenten die alleen het BTP overdragen): 1. Informatieverstrekking door front office gemeente/provincie Het front office beoordeelt of een vergunning nodig is of niet, wie bevoegd gezag is, hoe de vergunning het best kan worden aangevraagd en geeft een lijst mee met in te dienen bescheiden. Hiervoor is enige inhoudelijke kennis nodig, toegang tot het OLO en de applicatie moet zijn geregeld en er dient een registratie plaats te vinden die ook bij de RUD terecht komt. Dit kan het best via de applicatie maar de kans is groot dat KCC's over een eigen registratiesysteem (CRM) beschikken. Dit moet dan wel zijn gekoppeld aan de applicatie. 2. Front office gemeente/provincie levert ook een product Het FO doet hetzelfde als in scenario 1 en daarnaast levert zij ook de producten die vallen onder type 1: 'Klaar terwijl u wacht'. In de praktijk zullen dit vrijwel altijd APV-vergunningen zijn, omdat dit type vergunningen mits enkelvoudig niet om specialistische kennis in de vorm van advies vraagt en deze vergunningen meestal meteen kunnen worden verleend. Indien dit laatste niet het geval is, dient deze vergunning alsnog te worden doorgezet naar de back office. 3. Front office gemeente/provincie voert een deel van het werkproces uit Dit scenario is het meest vergaande, het vereist een front office dat als KCC opereert, dat wil zeggen, in staat is: zelfstandig aanvragen in te boeken in de applicatie; een vergunningcheck (compleetheidstoets) uit te voeren; kan bepalen wie bevoegd gezag is en desgewenst de aanvraag kan doorzetten naar het bevoegd gezag; een ontvangstbevestiging te genereren en verzenden; een dossier aan te maken; vooroverleg en overige afspraken in te plannen. Een dergelijk KCC kan de eerste stappen in het werkproces van de type 2, 3 en 4 vergunningen uitvoeren, naast het verlenen van type 1 vergunningen en het verschaffen van informatie. Scenario 1 is gemeengoed; scenario 2 nog nergens en scenario 3 op onderdelen bij de gemeenten Kompanjie, Slochteren en Hoogezand, waarbij geldt dat Slochteren de enige gemeente is die elk contact registreert in een CRM dat is gekoppeld aan de applicatie. De deelnemers en de RUD moeten afspraken maken welk scenario verder wordt ingevuld. Flexibiliteit Naast een raming van de uren voor het reguliere werkprogramma zal in de programmering ook rekening gehouden moeten worden met calamiteiten of 'plotseling opkomende bestuurlijke opdrachten' en onvoorziene pieken in het werkaanbod. Zoals in paragraaf 2.2 is aangegeven hebben de meeste deelnemers hiervoor geen ruimte gereserveerd in de planning. Pagina 22

25 Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 In de individuele programma's van de deelnemers voor 2013 is veelal geen rekening gehouden met onvoorziene werkzaamheden die aan VTH gerelateerd zijn. In de dienstverleningsovereenkomsten tussen RUD en deelnemers is flexibiliteit voor onvoorziene werkzaamheden expliciet opgenomen als een (vast) % van de tijdraming, met verantwoording achteraf over de invulling. In de dienstverleningsovereenkomsten tussen RUD en deelnemers en daarmee het werkprogramma/ uitvoeringsprogramma van de RUD is (voor elke deelnemer) aangegeven hoeveel uren zijn gereserveerd voor onvoorziene werkzaamheden buiten de reguliere taakuitvoering om. De reguliere taakuitoefening zelf bestaat uit een vast en een variabel deel (bijvoorbeeld voor projecten). Beleidscyclus Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven hebben de deelnemers over het algemeen de meeste elementen van de 'Big 8' ingevuld. Een aantal elementen ontbreekt nog. dit is dus een opgave voro de deelnemers en niet zozeer voor de RUD. Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 Nog niet alle verplichte elementen uit de 'Big 8' zijn door alle deelnemers ingevuld. Met name een strategie voor vergunningverlening, een expliciete borging tussen doelen en middelen, een prestatievergelijking en een informatieprotocol ontbreken bij veel deelnemers. Aan alle verplichte elementen van de Big 8 wordt voldaan. De RUD verzorgt de invulling van de elementen in het onderste deel van de '8' en levert een bijdrage aan het operationeel beleidskader (organisatie, werkwijze, uitvoering, monitoring en evaluatie. Het programma wordt in samenspraak met de deelnemer opgesteld). Relatie met Groningse afspraken in het kader van interbestuurlijk toezicht. 3.3 Output Kengetallen Zoals in paragraaf 2.3 is aangegeven lopen de kengetallen voor de verschillende VTHproducten bij de individuele deelnemers uiteen. Kwaliteitsniveau 2013 Kwaliteitsniveau 2016 De verschillende door de deelnemers gehanteerde kengetallen zijn geharmoniseerd. De in 2013 geharmoniseerde kengetallen zijn aangescherpt voor die producten die als gevolg van specialisatie sneller dan voorheen kunnen worden uitgevoerd. De door de deelnemers opgegeven kengetallen zijn zoals in paragraaf 2.3 aangegeven nader beschouwd op vergelijkbaarheid. Vervolgens is bekeken welke ruimte de kengetallen bieden voor aanscherping, indien de taken door de RUD worden uitgevoerd. Het gaat dan met name om de taakonderdelen waarbij in de huidige situatie bij de deelnemers sprake is van weinig of geen routine. Door het benutten van (meer) specialisatie bij de RUD ontstaat meer routine en ontstaat tijdwinst. Kengetallen voor situatie RUD 2013 en 2016 In bijlage 3 zijn de kengetallen voor de verschillende VTH-producten weergegeven voor twee situaties: 1. De situatie waarin de RUD net operationeel is: De situatie waarin de RUD twee jaar operationeel is: Pagina 23