Personeelsbeleid Haeck WorX BV

Transcriptie

1 Personeelsbeleid Haeck WorX BV Oktober 2017 Versie 1.3 1

2 1. Algemeen De directie van Haeck WorX ziet haar medewerkers als het belangrijkste werkkapitaal binnen de organisatie. Zij bepalen in hoge mate de kwaliteit van de dienstverlening zoals die door onze cliënten en stakeholders gewenst wordt. Het is de wettelijke en morele plicht van de directie om de veiligheid, gezondheid en welzijn van haar medewerkers te waarborgen. Haeck WorX streeft naar transparante en betrouwbare relaties met cliënten en haar directe omgeving, gebaseerd op wederzijds respect, vertrouwen en persoonlijk contact. Door ons te specialiseren in individuele begeleiding bij personen met een dubbele diagnose, een klantgerichte benadering en de kwaliteit van onze dienstverlening proberen wij onderscheidend te zijn in de markt. Ons beleid realiseren wij door middel van; Verregaande integratie van automatisering in het primaire proces; 24-uurs telefonische bereikbaarheid voor de cliënt, zeven dagen per week; Het expliciteren en profileren als deskundige organisatie in het begeleiden van onze cliënten bij wonen en maatschappelijke deelname; Het hanteren van een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem. Onze medewerkers zijn het visitekaartje van de organisatie en een onmisbare schakel in het realiseren van ons beleid. 2. Inleiding In de organisatiestructuur van Haeck WorX is geen afdeling Personeel & organisatie gesitueerd. Voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid ligt de eindverantwoordelijkheid bij de directie. Het personeelsbeleid omvat eenduidige uitgangspunten die ervoor zorgen dat doelen, instrumenten en toepassing op de verschillende aandachtsgebieden logisch samenhangen en herkenbaar zijn. Het beleid wordt gecommuniceerd aan zowel medewerkers als potentiële medewerkers. De normen en waarden van Haeck WorX worden verankerd in dit personeelsbeleid. Bij het vaststellen van dit beleid is rekening gehouden met een eventueel later van toepassing zijnde CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening, bij herziening van de CAO wordt ook het personeelsbeleid van Haeck WorX waar nodig aangepast. Haeck WorX valt vooralsnog niet onder de CAO. 3. Doelstelling Met het personeelsbeleid wil Haeck WorX haar organisatiedoelen realiseren en bereiken dat medewerkers op elk niveau in de organisatie effectief, efficiënt en met plezier hun werk kunnen en willen doen. Bij ontwikkeling en toetsing van de toepassing van instrumenten van personeelsbeleid en management dienen steeds de volgende uitgangspunten te worden gehanteerd: Professioneel Eerlijk; duidelijk; Verantwoordelijk en aanspreekbaar; Gelijkwaardigheid: uitnodigen, uitwisselen en uitleggen; Flexibiliteit; Samenwerken en communiceren. 2

3 Kenmerken personeelsbeleid Doelen, middelen en toepassingen dienen te voldoen aan de volgende criteria: Integer, menselijk en met respect; Stimuleert betrokkenheid, eigen verantwoordelijkheid, constructief gedrag en loyaliteit; Ontwikkelt samenwerking en teamgeest; Houdt rekening met specifieke doelgroepen. 4. Kernprocessen van het personeelsbeleid De kernprocessen zijn: Instroom; werving, selectie, aanstelling en introductie; Doorstroom; functiewijziging, beoordeling, opleiding, beloning, persoonlijke ontwikkeling en medezeggenschap; Uitstroom: beëindiging dienstverband Dit wordt vertaald in deelbeleid: Werving, selectie en aanstelling; Introductie nieuwe medewerkers; Functionering- en beoordelingssystematiek; Opleidingsbeleid; Verzuim- en re-integratiebeleid; Arbobeleid. 5. Beleid werving, selectie en aanstelling (WSA) 5.1 Doelstelling Planmatig of op korte termijn bezetten van vacatures, zodanig dat ook op langere termijn voldaan wordt aan de eisen voor wat betreft kwaliteit, kwantiteit en flexibiliteit. 5.2 Instrumenten Bij de bezetting van de vacatures wordt rekening gehouden met de eisen van de organisatie met betrekking tot kwaliteit, flexibiliteit en multi-inzetbaarheid enerzijds en mogelijkheden en ambities van kandidaten anderzijds. Het beleid WSA van Haeck WorX is van toepassing op interne en externe kandidaten. Uitzendkrachten, gedetacheerden en freelancers worden daarbij beschouwd als externe kandidaten. Medewerkers met een tijdelijk dienstverband worden beschouwd als interne kandidaten. 6 Introductie nieuwe medewerkers 6.1 Doelstelling Doel van een goede introductie van nieuwe medewerkers is om een nieuwe medewerker bij in dienst treden hem/haar zo snel mogelijk thuis te laten voelen in zijn nieuwe werkomgeving. Dit doen wij omdat wij van hem verwachten dat hij een zinvolle bijdrage zal leveren aan de organisatiedoelstellingen. Een introductie draagt bij aan dit proces. Informatie die daarbij voor hem van belang is: het doel van Haeck WorX gewoontes, normen en waarden, regels en voorschriften, activiteiten en wat er van hem verwacht wordt. 3

4 6.2 Instrument De introductie van de nieuwe medewerker binnen Haeck WorX start op de eerste dag van de nieuwe medewerker met een standaard introductieprogramma. Alle contacten, zowel mondeling als schriftelijk, helpen hem een beeld te vormen hoe Haeck WorX met medewerkers omgaat. Eerste dag Op de dag dat een nieuwe medewerker daadwerkelijk in dienst treedt, begint de introductie. Het introductieprogramma bestaat uit een aantal delen: 1. Ontvangst; 2. Introductie op de werkplek, indien van toepassing; 3. Personeelshandboek en overige protocollen; 4. Introductie inwerkprogramma; 5. Uitleg en doel kwaliteitsmanagementsysteem. Eerste week In de eerste week worden alle nieuwe medewerkers bekend gemaakt met de volgende procedures, voor zover van toepassing: Bedrijfsnoodplan; Afdelingsinformatie, introductie digitaal handboek; Kennismaking met Arbo en kwaliteitszorg. Na een week vindt evaluatie plaats van de eerste werkweek. Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het zo snel mogelijk integreren van de nieuwe medewerker in de organisatie. Omdat zij niet altijd continu beschikbaar zijn, wordt een nieuwe medewerker gedurende de eerste week gekoppeld aan een meer ervaren medewerker. De ervaren medewerker treedt op als een mentor voor de medewerker. 7 Functionerings- en beoordelingssysteem 7.1 Doelstelling Dit beleid is bedoeld om meer duidelijkheid te verschaffen omtrent de aanpak van functionerings- en beoordelingsgesprekken binnen Haeck WorX en richting te geven aan de uitvoering van deze aanpak. Tevens valt onder dit beleid het Exitgesprek. 7.2 Instrument Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende, of een leidinggevende en de directie, over het werk, de werksfeer en de werkomstandigheden met het doel de kwaliteit van het werk en de motivatie van de werknemer te verbeteren door het maken van afspraken over gesignaleerde zaken. Een beoordelingsgesprek is doorgaans een eenzijdige gebeurtenis, waarbij de leidinggevende de medewerker meedeelt hoe hij beoordeeld is en wat daarvan de consequenties zijn. De medewerker mag uiteraard reageren, maar er wordt meestal geen actieve inbreng van hem verwacht. Het Exitgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en de vertrekkende medewerker met als doel een beeld te krijgen van de oorzaak of aanleiding van zijn vertrek. 4

5 7.3 Relatie beoordeling beloning Haeck WorX heeft bepaald dat er sprake kan zijn van een salarisverhoging bij werknemers en een vergoeding in het geval van ZZP-ers als de beoordeling daartoe aanleiding geeft. Beoordelingen en salarisvoorstellen zijn echter niet rechtstreeks aan elkaar gekoppeld. Hierbij speelt ook of de maximale loongrens van de functie al dan niet is bereikt. De beoordeling is mede een basis waarop het salarisvoorstel gedaan wordt. Een verhoging wordt meestentijds toegekend bij normaal, goed of zeer goed functioneren. 8 Opleidingsbeleid 8.1 Doelstelling Opleiden moet bijdragen aan de mobilisering van het menselijk potentieel van Haeck Worx. Opleiden is gericht op de verbetering van individuele functievervulling en ontplooiing van de werknemer. Opleiden wordt in eerste instantie ingezet op die beleidsthema s die relevant zijn voor het succes van Haeck WorX in de breedste zin. Op basis van een opleidingsinventarisatie worden opleidingsplannen op individueel niveau vastgesteld. Daarbij gaat het zowel om de functie- en vakbekwaamheid als om de functioneringsvereisten. De korte termijn opleidingsnoodzaak is daarbij bepalend. 8.2 Vergoeding De vergoeding van de kosten wordt op basis van de aanvraag door de directie bepaald en schriftelijk vastgelegd. Hierbij kan worden positief afgeweken van de bepalingen in de CAO (indien deze van toepassing wordt verklaard) wanneer dit ten gunste van de medewerker is. 9 Ziekte-, preventie- en re-integratiebeleid 9.1 Doelstelling Doel van dit beleid is om inhoud te geven aan de wettelijke verplichting voor het ziekte-, preventie- en reintegratiebeleid. De kaders vinden wij in het wettelijk vastgelegde sociaal beleid, de toepasselijke CAO en het beleid van Haeck Worx. Daarin wordt onder meer uitgegaan van de verantwoordelijkheid van Haeck WorX en van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, wederzijdse rechten en plichten, wederzijdse aansprakelijkheid en van eerlijkheid en professionaliteit. 9.2 Instrument Haeck WorX laat zich, zoals de wet vereist, bij de uitvoering van haar verzuimbeleid ondersteunen door een gecertificeerde arbodienst. De dienstverlening kent ondersteuning bij preventie en verzuimbegeleiding. 5

6 10 Arbobeleid 10.1 Inleiding Goede arbeidsomstandigheden zijn erg belangrijk op het werk. Naast het feit dat het verplicht is, is het ook belangrijk om de werknemers te behouden en om het arbeidsverzuim te beheersen. Arboregels zijn opgesteld voor veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers en derden. De werknemers van Haeck WorX moeten immers veilig en plezierig hun werk kunnen doen en arbeidsverzuim door het werk en ongevallen op het werk dienen zoveel mogelijk voorkomen te worden. Zij zijn dan ook medeverantwoordelijk en verplicht om zorgvuldig en voorzichtig te werken. De mate van bescherming die Haeck Worx moet bieden, is door de overheid vastgelegd in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Om deze wetten na te leven heeft Haeck WorX een Arbobeleid. Ook heeft Haeck WorX ten opzichte van haar cliënten, en derden die onder het gezag van Haeck WorX werken, de verplichting zorg te dragen voor een veilige en plezierige werk- of behandelomgeving Doelstelling Arbobeleid is het beleid dat Haeck Worx binnen haar bedrijf voert op het gebied van arbeidsomstandigheden. Een goed arbobeleid beperkt de gezondheidsrisico s in het bedrijf, vermindert het ziekteverzuim en bevordert de re-integratie. In het Arbobeleidsplan zijn in ieder geval afspraken, uitgangspunten en doelstellingen vastgelegd over de volgende onderwerpen, voor zover van toepassing: Verzuimbeleid; Toegang tot Arbo-deskundigen; Voorlichting en onderricht; Bedrijfshulpverlening, ongevallen en bedrijfsziekte; Meldingen aan Inspectie SZW; Samenwerking en overleg; Deskundige bijstand; Arbeidsgezondheidskundig onderzoek; Preventief medisch onderzoek (PMO); Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Gedrag van medewerkers en bijzondere groepen medewerkers; Toezicht door leidinggevenden Instrumenten Bedrijfshulpverlening (BHV) Voor de BHV: dit is op dit moment niet van toepassing voor Haeck WorX omdat er geen medewerkers op een vaste locatie werkzaam zijn. Zodra dit wel van toepassing is, zal Haeck WorX zorgdragen voor voldoende getrainde BHV-ers die op de locatie werkzaam zijn. Een BHV-er dient als voorpost totdat de ambulancedienst, arts of brandweer aanwezig is. Een BHV-er is geen EHBO-er, maar een allround hulpverlener die niet alleen bij brand, maar ook bij een ongeval of een hartaanval meteen kan ingrijpen en de schade kan beperken. Zij beschikken over opleidingen op het gebied van: EHBO; Verbandleer; Reanimatie; Hanteren kleine blusmiddelen; 6

7 Evacueren Bedrijfsnoodplan (BNP) Haeck WorX heeft op dit moment nog geen bedrijfsnoodplan, omdat dit niet van toepassing is. Zodra dit wel van toepassing is, zal Haeck WorX een BNP opstellen, waarin alle noodzakelijke aspecten van preventie en ontruiming zijn beschreven. Ondanks alle genomen maatregelen zoals opleiding, training, preventieve voorzieningen en de technische eisen en de normen waaraan wordt voldaan, mag en kan een incident echter nooit geheel worden uitgesloten. Het opgestelde calamiteiten- en ontruimingsplan voor Haeck WorX geeft een beschrijving van de beschikbare middelen en de maatregelen die genomen zijn om in geval van een incident de bestrijding ervan zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen starten, om: Hulp aan gewonden op gang te brengen; Andere personen te beschermen of in veiligheid te brengen; Hulpverlenende instanties te alarmeren en op te vangen; De situatie onder controle te krijgen en te houden; Direct betrokkenen op de hoogte te brengen. Het plan bevat de informatie die gebruikt kan worden als zich een of meer van de hierna genoemde incidenten voordoen: Bedrijfsongeval of letsel; Brand; Bommelding; Ontruiming. Het hebben van een BNP is niet voldoende. Er wordt ook geoefend met de plannen. Een maal per jaar zal er dan ook een ontruimingsoefening plaatsvinden. Het belang dat iedere medewerker weet wat hij in het geval van nood moet doen, is groot Ongevallen Wanneer er een ongeval binnen Haeck WorX plaatsvindt, moet dit gemeld worden bij de directie. De meldplicht ligt bij de (direct) betrokken medewerker die als eerste het ongeval constateert. Afhankelijk van de ernst moet er melding gedaan worden bij de arbeidsinspectie. De directie bepaalt of er melding moet worden gedaan en is vervolgens ook verantwoordelijk voor het melden van het ongeval Veilig Incidenten Melden (VIM) Bijna ongevallen en andere incidenten worden gemeld in de incidentenprocedure. Het beheer van het incidentenregister ligt in handen van de directie samen met de kwaliteitsmedewerker. De doelstelling is het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van zorg door het onderzoeken en afhandelen van gebeurtenissen die voor de cliënt(en) een schadelijk gevolg hebben gehad, zouden kunnen hebben, of waar dit schadelijk gevolg nog te voorkomen is. De directie heeft tot taak het in behandeling nemen en zorgvuldig afwikkelen van meldingen van bijnaongelukken en -incidenten, die nader onafhankelijk onderzoek behoeven. 7

8 RisicoInventariesatie en Evaluatie (RI&E) Artikel 3 van de Arbowet schrijft voor dat werkgevers verplicht zijn beleid te voeren op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat moet gebeuren aan de hand van een RI&E. Vanuit de branchevereniging Zorg & Welzijn is een digitaal instrument ontwikkeld om een RI&E uit te voeren, die naast de algemene risico s en verplichtingen ook ingaat op de branche specifieke risico s. Haeck Worx maakt gebruik van deze branchemethode en heeft op basis van de uitkomsten van de RI&E een plan van aanpak opgesteld. DE RI&E wordt elke drie jaar en bij grote wijzigingen in de organisatie opnieuw uitgevoerd Deskundige bijstand Conform artikel 13 van de Arbowet heeft Haeck WorX een preventiemedewerker aangesteld. De taken van de preventiemedewerker zijn: het meewerken aan de uitvoer van de RI&E, het adviseren en nauw samenwerken met de eindverantwoordelijke van het arbeidsomstandighedenbeleid en het coördineren en uitvoeren van de maatregelen zoals opgenomen in de RI&E Sanctiebeleid Medewerkers zijn volgens de Arbowet verplicht om voorzichtig en zorgvuldig te werken. Zij dienen gevaren voor de veiligheid en de gezondheid van henzelf en die van anderen te vermijden. Daarvoor legt de Arbowet medewerkers vijf bijzondere verplichtingen op. Voor de aard van de werkzaamheden bij Haeck WorX geldt van deze vijf met name dat medewerkers verplicht zijn mee te werken aan voor hen georganiseerde scholing en zij dienen gesignaleerde gevaren te melden aan de werkgever. Alle leidinggevenden van Haeck WorX hebben de verantwoordelijkheid toe te zien op eventuele gevaren in de werksituaties. Gesignaleerde gevaren dienen direct met de betrokken medewerker(s) besproken te worden. Niet nakomen van een aanwijzing kan leiden tot een berisping, een schriftelijke waarschuwing en een aantekening in het persoonlijk dossier. Naast de individuele maatregelen hebben alle leidinggevenden de verantwoordelijkheid en bevoegdheid preventieve- of corrigerende maatregelen te treffen wanneer zij een mogelijk gevaarlijke situatie tegenkomen. 11 Preventief Medisch Onderzoek Haeck WorX biedt iedere medewerker een jaarlijks PMO. Het PMO houdt verband met de risico s tijdens het werk. Haeck WorX heeft afspraken met de Arbodienst over het aanbieden van PMO. Er kan vrijblijvend gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot een PMO Bijzondere groepen Het Arbobeleid van Haeck WorX geldt voor alle medewerkers van Haeck WorX. Daar waar het gaat om arbeidsomstandighedenbeleid ten aanzien van bijzondere groepen medewerkers worden de aanvullende voorschriften die genoemd zijn in het Arbobesluit gehanteerd. Deze zijn terug te vinden op de website van de Rijksoverheid. Onder bijzondere groepen vallen oproepkrachten, uitzendkrachten, onervaren krachten, gehandicapten, jongeren onder de 18, zwangere vrouwen en medewerkers die de Nederlandse taal niet of onvoldoende machtig zijn Werk door derden Enkele werkzaamheden in en rond Haeck WorX zijn uitbesteed aan derden. Haeck WorX is voor een deel verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van derden binnen de organisatie. Er zijn heldere afspraken vastgelegd in de vorm van een leveringscontract waarin de veiligheid, gezondheid en geheimhouding zijn vastgelegd. 8