Ziekenhuizen & Traumacentra

Transcriptie

1 Zelfevaluatie-instrument voor de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening bij grootschalige incidenten en rampen Ziekenhuizen & Traumacentra (versie 5.0/januari 2007) Datum uitvoer zelfevaluatie

2 Inhoudsopgave Gebruiksaanwijzing zelfevaluatie-instrument 3 Achtergrond zelfevaluatie-instrument 3 Uitgangspunten zelfevaluatie-instrument 3 Toepassing van het zelfevaluatie-instrument 4 De eerste zelfevaluatie 4 Opvolgende zelfevaluaties (monitoring) 4 Nabespreking met onafhankelijke deskundigen Praktische informatie voor het gebruik van het zelfevaluatie-instrument 4 Opbouw zelfevaluatie-instrument 4 Het invullen van het zelfevaluatie-instrument 5 Zelfevaluatie-instrument Ziekenhuizen & Traumacentra 6 Procedures 6 Notitieblok: conclusies - actiepunten - realisatietermijn 10 Personeel en middelen 11 Notitieblok: conclusies - actiepunten - realisatietermijn 13 Opleiden, trainen en oefenen 14 Notitieblok: conclusies - actiepunten - realisatietermijn 17 Samenwerking 18 Notitieblok: conclusies - actiepunten - realisatietermijn 19 Woordenlijst 20 Pagina 2

3 Gebruiksaanwijzing zelfevaluatie-instrument Achtergrond zelfevaluatie-instrument Voor u ligt een zelfevaluatie-instrument waarmee u kunt toetsen hoe goed uw instelling is voorbereid op spoedeisende medische zorgverlening bij een grootschalig incident of een ramp. Dit instrument is ontwikkeld door het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg (NIVEL) in opdracht van het ministerie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Er is in Nederland nog weinig vastgesteld over de voorwaarden waaraan zorginstellingen moeten voldoen voor een goede preparatie op een ramp, maar het staat wel vast dat de reguliere zorg de basis is van waaruit opgeschaald wordt. Bij de ontwikkeling van het zelfevaluatie-instrument werd gebruik gemaakt van de inbreng van diverse nationale experts en koepelorganisaties, waarbij ondermeer bepaald werd waaraan een goede preparatie zou moeten voldoen. De inhoud van het zelfevaluatie-instrument sluit daardoor niet persé aan op de actuele situatie, maar weerspiegelt op een aantal punten de gewenste toekomstige situatie. Aan het einde van het zelfevaluatie-instrument is een verklarende woordenlijst opgenomen. Uitgangspunten zelfevaluatie-instrument Het zelfevaluatie-instrument is bedoeld voor een interne evaluatie van de voorbereidingen op spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. Het instrument bevat onderwerpen die op orde zouden moeten zijn voor een goede preparatie. Met het voldoen aan alle aspecten toont u aan dat in de preparatiefase al het mogelijke gedaan is om daadwerkelijke zorgverlening tijdens een ramp zo goed mogelijk te laten verlopen. Vooralsnog zijn aan de praktische uitvoering van de aspecten die in het zelfevaluatie-instrument opgenomen zijn geen normen gekoppeld. Het zelfevaluatie-instrument bevat onder andere een onderdeel over noodzakelijke procedures en richtlijnen. Dit onderdeel is afgestemd op de Leidraad ZiROP van de Expertgroep Format ZiROP Het zelfevaluatie-instrument is primair gericht op de voorbereiding op rampen waarbij er plotseling sprake is van een groot aantal gewonden, zoals bij een groot verkeersongeval of een explosie (al dan niet met gevaarlijke stoffen). Het is mogelijk dat bepaalde onderdelen van de voorbereiding op rampen (deels) onder de verantwoordelijkheid vallen van een externe partij, bijvoorbeeld het GHOR-bureau. Desalniettemin is elke instelling zelf verantwoordelijk voor een goede voorbereiding. 3

4 Toepassing van het zelfevaluatie-instrument De eerste zelfevaluatie Voor een complete zelfevaluatie wordt aanbevolen dat het zelfevaluatie-instrument gelijktijdig, maar afzonderlijk, door meerdere personen van verschillende niveaus en disciplines binnen uw instelling wordt ingevuld. Vervolgens kunnen de bevindingen plenair nabesproken worden. Daarbij kan gedacht worden aan vertegenwoordigers van: De Raad van Bestuur en/of het crisisteam De sleutelafdelingen, bijvoorbeeld SEH, IC en/of OK ZiROP-beheer Opvolgende zelfevaluaties (monitoring) Naast een eenmalige zelfevaluatie, kan het instrument meermaals toegepast worden om de kwaliteit van de preparatie te volgen in de tijd, bijvoorbeeld kort na iedere (algehele) update van het ZiROP of na voltooiing van een oefencyclus. Bij een vervolgevaluatie is het van belang om na te gaan (a) of er vorderingen geboekt zijn bij aspecten waaraan voorheen nog niet (geheel) voldaan werd en (b) of nog voldaan wordt aan de aspecten waaraan in een eerdere meting voldaan werd. Nabespreking met onafhankelijk deskundigen Voor het verbeteren van de preparatie wordt aanbevolen het resultaat van de zelfevaluatie voor advies met een externe partij te bespreken. Bij deze externe partij kan gedacht worden aan een onafhankelijke inhoudsdeskundige, bijvoorbeeld een andere zorginstelling. Daarnaast kan gedacht worden aan het GHOR-bureau of het traumacentrum. Praktische informatie voor het gebruik van het zelfevaluatie-instrument Opbouw zelfevaluatie-instrument Het zelfevaluatie-instrument bestaat uit vier domeinen met daarbinnen subdomeinen, namelijk: Procedures (ZiROP inclusief verbetercyclus; opschalen; instandhouden opgeschaalde zorg; afschalen; evaluatie); Personeel en Middelen; Opleiden, Trainen en Oefenen (opleiden, trainen en oefenen; deskundigheidstoetsing); Samenwerking (1. binnen de eigen ziekenhuisinstelling; 2. met functionarissen van het GHOR-bureau; 3. met andere ziekenhuizen (waaronder het traumacentrum); 4. met andere acute zorg ketenpartners). De domeinen omvatten een aantal genummerde stellingen (1.1, 1.2 etc.). De nummering begint bij elk domein opnieuw bij 1. Bij sommige stellingen is een onderverdeling gemaakt (1.1.1, etc.), waarbij geldt dat voldaan wordt aan de hoofdstelling als tenminste aan de bijbehorende deelstellingen wordt voldaan. 4

5 Het invullen van het zelfevaluatie-instrument U kunt de stellingen beantwoorden door de betreffende kolom aan te kruisen (Ja, Plan, of Nee). Er is tevens een vierde kolom voor toelichting op uw antwoord. Uitgangspunt daarbij is dat deze informatie voor uzelf helder is, zodat u in principe op een later tijdstip zou kunnen nagaan of er binnen uw instelling op dit punt veranderingen hebben plaatsgevonden. Aldus zijn er vier antwoordkolommen: De instelling voldoet volledig aan deze stelling. De instelling voldoet geheel niet aan deze stelling Er is concrete planvorming, waardoor in de nabije toekomst wel voldaan wordt aan deze stelling. Toelichting op het antwoord, bijvoorbeeld bij Nee waarom niet en bij Plan binnen welk tijdsbestek het plan gerealiseerd zal zijn Naast deze stellingen, wordt u een enkele keer verzocht een open vraag te beantwoorden, waarbij u uw antwoord op de stippenlijntjes in de laatste kolom kunt noteren. Bijvoorbeeld hoe vaak er een rampenoefeningen gehouden wordt:. keer per.maanden/jaar. Door deze informatie te noteren kunt u bijhouden hoe vaak een bepaalde activiteit heeft plaatsgevonden en of hierin regelmaat zit. Tot slot is er aan het einde van ieder domein ruimte gereserveerd voor notities, zoals hieronder weergegeven. In de notieblok kunt u uw conclusies op grond van uw antwoorden in dat domein noteren. Hieraan gekoppeld kunt u actiepunten noteren, inclusief een realisatietermijn waarbinnen u dat actiepunt gerealiseerd wilt hebben en wie daarvoor verantwoordelijk is. In een volgende zelfevaluatie kan geëvalueerd worden in hoeverre de actiepunten behaald zijn en kunnen eventuele vervolgacties genoteerd worden. Conclusies Actiepunten Realisatietermijn

6 Domein: Procedures De instelling beschikt over schriftelijk vastgelegde procedures voor de preparatie op en uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp (Ziekenhuis Rampen Opvang Plan, ZiROP). ZiROP inclusief verbetercyclus 1 De instelling beschikt over een ziekenhuis rampen opvangplan (ZiROP) waarin de opvang van slachtoffers van een externe ramp is vastgelegd. Het ZiROP is ingebed in een verbetercyclus en voldoet tenminste aan: (1.1 t /m 1.10) 1.1 Het ZiROP is opgesteld aan de hand van de Leidraad van de Expertgroep Format ZiROP 2005 en omvat alle hierin omschreven onderwerpen, met dien verstande dat de invulling is aangepast aan de specifieke situatie van de instelling. 1.2 In het ZiROP wordt verwezen naar de deelplannen van de betrokken afdelingen, waaronder de SEH, IC, verpleegafdelingen, afdelingen met diagnostische faciliteiten en de facilitaire dienst. 1.3 In de deelplannen van de betrokken afdelingen is op afdelingsniveau en indien van toepassing (sleutel)functieniveau* vastgelegd wat de taken en verantwoordelijkheden zijn bij een externe ramp. 1.4 Het opstellen, implementeren en actualiseren van het ZiROP geschiedt in overleg met een functionaris van het GHOR-bureau, die hierbij een adviserende en ondersteunende rol heeft. 1.5 De actualiteit van het ZiROP wordt gewaarborgd door middel van een periodieke update. Wanneer omstandigheden (bijvoorbeeld een verbouwing) hiertoe aanleiding geven, wordt het ZiROP tussentijds geactualiseerd. - Wanneer werd het ZiROP van uw instelling voor het laatst geüpdate?. (jaartal). 1.6 Potentiële crisiscoördinatoren* en potentiële leden van het crisisteam* worden op de hoogte gesteld van alle wijzigingen die bij een update in het ZiROP zijn aangebracht. 1.7 Afdelingshoofden en zorgmanagers van de betrokken afdelingen worden op de hoogte gesteld van de voor hen relevante wijzigingen die bij een update in het ZiROP zijn aangebracht. De afdelingshoofden zorgen ervoor dat hun medewerkers van de voor hen relevante wijzigingen op de hoogte gebracht worden. 1.8 Er is een papieren versie van het actuele ZiROP beschikbaar op alle betrokken afdelingen. 1.9 Er is een elektronische versie van het actuele ZiROP beschikbaar voor alle medewerkers, bijvoorbeeld via intranet Na iedere algehele update, wordt het ZiROP formeel vastgesteld door de Raad van Bestuur van de instelling. * zie woordenlijst 6

7 Opschalen 2 De instelling heeft de fase van opschaling van de spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp schriftelijk in procedures vastgelegd. Dit betreft tenminste procedures voor: (2.1 t /m 2.11) 2.1 De instelling heeft het besluitvormingsproces aangaande de (mate van) opschaling van de spoedeisende medische zorgverlening na een melding van een externe ramp schriftelijk in een procedure vastgesteld. Deze procedure omvat in ieder geval de volgende onderdelen: criteria op basis waarvan wordt besloten of er (volledig/gedeeltelijk) opgeschaald wordt; functionarissen die geraadpleegd moeten worden voordat het opschalingsbesluit genomen wordt; functionarissen die de bevoegdheid hebben het opschalingsbesluit te nemen. 2.2 De instelling heeft de alarmering schriftelijk in een procedure vastgelegd. Deze procedure omvat in ieder geval de volgende onderdelen: beschrijving van op welke wijze het crisisteam, de crisiscoördinator en de hoofden van de sleutelafdelingen (OK, SEH, IC enz.) worden gealarmeerd; beschrijving van op welke wijze extra reguliere zorgfunctionarissen worden gealarmeerd; de methode van alarmering binnen en buiten kantooruren; de back-up methode van alarmering wanneer alarmering via de reguliere methode niet mogelijk is; een richtlijn voor de volgorde van alarmering die rekening houdt met de urgentie waarmee de deskundigheid van de op te roepen functionaris nodig is, en de reistijd van de functionaris tot de plaats waar deze zich dient te melden; een richtlijn omtrent welke informatie bij alarmering, aan welke type functionaris verstrekt moet worden (leden van het crisisteam, de crisiscoördinator, hoofden van de sleutelafdelingen en de reguliere zorgfunctionarissen); indien er gebruik wordt gemaakt van een computergestuurd oproepsysteem, op welke wijze de opgeroepen functionaris de ontvangst van de alarmeringsboodschap moet bevestigen; waarborging van de actualiteit van de telefoonnummers voor alarmering door middel van een periodieke update; Is er voor het updaten van de telefoonnummers een vaststaande frequentie vastgesteld? - Zo ja,. x per. maand(en)/jaar (doorstrepen wat niet van toepassing is). - Hoe vaak vond een dergelijke update in de afgelopen 2 jaar plaats?. keer. 7

8 2.3 De instelling beschikt over een procedure voor de registratie van binnenkomende slachtoffers van een ramp. Deze procedure omvat in ieder geval de volgende onderdelen: beschrijving van alle handelingen die in het kader van de slachtofferregistratie uitgevoerd moeten worden wanneer slachtoffers per ambulance/op eigen gelegenheid arriveren; beschrijving van op welke wijze de geregistreerde gegevens intern verzameld en verwerkt worden; beschrijving hoe slachtoffers binnen de instelling gevolgd kunnen worden; beschrijving van op welke wijze en onder wiens verantwoordelijkheid de geregistreerde persoonsgegevens worden aangeleverd bij de gemeente ten behoeve van het Centraal Registratie en Inlichtingen Bureau (CRIB) in de procedure is vastgelegd dat voor de slachtofferregistratie, het nummer van de gewondenkaart van de rampplek bij de ziekenhuisgegevens genoteerd dient te worden; in de procedure is vastgelegd dat slachtoffers die zonder gewondenkaart van de rampplek in het ziekenhuis arriveren, alsnog een gewondenkaart van de rampplek uitgereikt krijgen. 2.4 In een procedure is vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze continuering van niet-uitstelbare dagelijkse zorg ten tijde van opschaling plaatsvindt. Deze richtlijn wordt zowel voor de Spoedeisende Hulp afdeling als de andere (poliklinische) afdelingen opgesteld. 2.5 In een procedure is vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze discontinuering van uitstelbare dagelijkse zorg ten tijde van opschaling plaatsvindt. Deze richtlijn wordt zowel voor de Spoedeisende Hulp afdeling als de andere (poliklinische) afdelingen opgesteld. 2.6 De instelling beschikt over een procedure voor de hospitale triage bij grote aantallen rampenslachtoffers (bijvoorbeeld systematiek rampplek). 2.7 De instelling heeft in een procedure vastgelegd de handelswijze bij grote aantallen nucleair of chemisch besmette slachtoffers. Deze procedure omvat in ieder geval de volgende onderdelen: organisatorische beleid bij de opvang van grote aantallen uitwendig gecontamineerde slachtoffers van een chemische of nucleaire ramp; behandelbeleid bij de opvang en medische behandeling van grote aantallen inwendig besmette slachtoffers van een chemische of nucleaire ramp; bij welke interne of externe deskundigen informatie kan worden ingewonnen voor de behandeling bij uitwendig en inwendig besmette slachtoffers van een chemische of nucleaire ramp. 8

9 2.8 De instelling heeft richtlijnen opgesteld voor de opvang van medewerkers die tijdens en/of na afloop van een ramp psychologische (na)zorg nodig hebben. 2.9 De instelling heeft richtlijnen opgesteld voor de interne (niet-patiënt gebonden) informatievoorziening aan personeel en aanwezige patiënten over de interne actuele stand van zaken bij een ramp (bijvoorbeeld via interne memo s, berichten op intranet, ziekenhuisomroep) De instelling heeft in een procedure vastgelegd welke informatie wel en welke informatie niet tussen het crisisteam, de crisiscoördinator en de verschillende sleutelafdelingen wordt uitgewisseld tijdens een ramp De instelling beschikt over een richtlijn voor het contact met de pers ten tijde van een ramp. Instandhouden opgeschaalde zorg 3 De instelling heeft het instandhouden van de opgeschaalde situatie gedurende de geldende vereiste termijn schriftelijk in procedures vastgelegd. Dit betreft tenminste: (3.1 t /m 3.4) 3.1 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze de coördinatie van de inzet van personeel ten behoeve van de continuering van de opgeschaalde zorgverlening plaatsvindt. Deze verantwoordelijkheid betreft tenminste: de coördinatie van opgeroepen en van spontaan opkomend personeel tijdens een ramp; het opstellen van aflossingsschema s voor de continuering van langdurige opgeschaalde spoedeisende medische zorg. 3.2 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze het aanvullen van medisch/ verpleegkundig materiaal gedurende de opgeschaalde situatie plaatsvindt. 3.3 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze spreiding van grote aantallen slachtoffers binnen de SEH-afdeling en naar andere ziekenhuisafdelingen gedurende de opgeschaalde situatie plaatsvindt. 3.4 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze familie en bekenden van mogelijk binnengebrachte slachtoffers worden opgevangen en geïnformeerd. 9

10 Afschalen 4 De instelling heeft de fase van afschalen van de hulpverlening binnen de eigen organisatie na een externe ramp in procedures vastgelegd. Dit betreft tenminste: (4.1) 4.1 De instelling heeft in procedures vastgelegd welke acties binnen de eigen instelling genomen moeten worden voor de afschaling van de hulpverlening na afloop van een externe ramp. Deze procedure omvat in ieder geval de volgende onderdelen: criteria op basis waarvan wordt besloten of er afgeschaald wordt; welke functionarissen de bevoegdheid hebben het afschalingsbesluit te nemen; welke functionaris de coördinatie heeft over de afschaling; globale beschrijving van de acties die genomen moeten worden in de periode van afschaling tot de normale dagelijkse situatie. Evaluatie 5 De instelling heeft de fase van evaluatie van de hulpverlening binnen de eigen organisatie na een externe ramp in procedures vastgelegd. Dit betreft tenminste: (5.1 en 5.2) 5.1 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze met de betrokken medewerkers direct na afloop van een externe ramp worden geëvalueerd, waarbij de persoonlijke beleving centraal staat. 5.2 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd onder wiens verantwoordelijkheid en globaal op welke wijze de interne processen en procedures na afloop van een externe ramp worden geëvalueerd. Procedures: Conclusies Actiepunten Realisatietermijn

11 Domein: Personeel en Middelen De instelling waarborgt de inzet van personeel en middelen voor de uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. Personeel 1 De instelling voert een personeelsbeleid ten aanzien van de bijzondere aspecten van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. Dit betreft tenminste: (1.1 en 1.2) 1.1 De instelling heeft formeel vastgelegd, welke functionarissen onderstaande functies (kunnen) vervullen beheer van het ZiROP, dit betreft het opstellen, het onderhouden, en daarmee ook de actualisering en de implementatie van het ZiROP; voor deze taak is structureel tijd beschikbaar; als lid van het crisisteam bestuurlijk en operationeel leiding geven aan de opvang en behandeling van slachtoffers; als crisiscoördinator tijdens een ramp de communicatie en de informatievoorziening tussen het crisisteam en de diverse betrokken afdelingen coördineren; zorgdragen voor het opleidings- en oefenplan en het (laten) voorbereiden, begeleiden en evalueren van oefeningen in het kader van de spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp; voor deze taak is structureel tijd beschikbaar; als team (arts en verpleegkundige) de triage kunnen uitvoeren tijdens een ramp; contactpersoon voor het contact met de pers tijdens een ramp. 1.2 De instelling heeft bovengenoemde functies beschreven, alsmede de taken, bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden schriftelijk vastgelegd. 2 De instelling waarborgt de vooraf vastgestelde continuïteit en paraatheid van bepaalde functies die ten tijde van een ramp ingezet kunnen worden. Dit betreft tenminste: (2.1 en 2.2) 2.1 De instelling garandeert dat het crisisteam binnen een vooraf vastgestelde tijd geformeerd en operationeel is. 2.2 De instelling garandeert dat een crisiscoördinator die tijdens een ramp de communicatie en de informatievoorziening tussen het crisisteam en de diverse betrokken afdelingen organiseert, binnen een vooraf vastgestelde tijd inzetbaar is. Middelen 3 De instelling waarborgt dat communicatiemiddelen die nodig kunnen zijn bij een ramp bedrijfszeker en per direct inzetbaar zijn. Dit betreft tenminste: (3.1 t /m 3.3) 3.1 De instelling beschikt over een aansluiting op het Nationaal Noodnet (NN). 11

12 3.2 Alle aansluitingen op het noodnet worden, naast de KPN-test, door de instelling zelf getest waarmee de bedrijfszekerheid gewaarborgd wordt. Is er voor het testen van de noodnet aansluitingen een vaststaande frequentie vastgesteld? 3.3 De instelling beschikt over een fall-backsysteem van communicatievoorzieningen (portofoons, systeem van runners enz.) voor gebruik bij uitval van de interne reguliere communicatievoorzieningen. 4 De instelling waarborgt dat middelen die noodzakelijk zijn voor de hulpverlening bij een ramp bedrijfszeker en per direct inzetbaar zijn. Dit betreft tenminste: (4.1 t /m 4.6) 4.1 De instelling beschikt over voldoende blanco gewondenkaarten die worden gebruikt op de rampplek. 4.2 De instelling beschikt, indien de registratie van slachtoffers van de ramp schriftelijk plaatsvindt, over voldoende blanco mappen met alle benodigde registratieformulieren. 4.3 De instelling beschikt over middelen voor decontaminatie van grote aantallen nucleair of chemisch gecontamineerde slachtoffers. 4.4 De instelling beschikt over middelen voor de medische behandeling van grote aantallen slachtoffers van een chemische of nucleaire ramp. 4.5 De instelling beschikt over beschermende kleding voor het personeel dat bij een eventuele nucleaire, biologisch of chemische ramp direct contact zal hebben met gecontamineerde slachtoffers. 4.6 De instelling beschikt over middelen waarmee functionarissen met een sleutelfunctie herkenbaar gemaakt kunnen worden, zoals herkenbare kleding. 5 De instelling heeft in richtlijnen (in het ZiROP) vastgelegd op welke wijze de instelling wordt ingericht en toegankelijk is ten tijde van een ramp. Dit betreft tenminste: (5.1 t /m 5.3) 5.1 De instelling heeft de locatie en bestemming van ruimten voor rampgebonden functies vastgelegd, waarbij kan gedacht worden aan een coördinatiecentrum, een meldpunt voor personeel, ruimte(n) voor de opvang van (T1, T2 en T3) slachtoffers van de ramp enz De instelling heeft in een overzichtskaart de routing van slachtoffers, opgeroepen medewerkers en familie van de slachtoffers, binnen de instelling vastgelegd. 5.3 De instelling heeft in richtlijnen vastgelegd de manier waarop de instelling bereikbaar blijft voor verkeer en toegankelijk blijft voor slachtoffers, personeel en familie ten tijde van een ramp. - Zo ja,.x per... maand(en)/jaar (doorstrepen wat niet van toepassing is). - Hoe vaak vond een dergelijke test in de afgelopen 2 jaar plaats?. keer. 12

13 6 De instelling heeft de financiering van de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening bij een externe ramp in de begroting opgenomen. Dit betreft tenminste: (6.1 t /m 6.3) 6.1 De financiering van het opleidingsbeleid ten behoeve van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. 6.2 De financiering van het oefen- en trainingsbeleid ten behoeve van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. 6.3 De financiering van het personeelbeleid ten behoeve van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp (inzet personeel bij oefeningen, beschikbaarheidsdiensten enz.) Personeel en Middelen: Conclusies Actiepunten Realisatietermijn

14 Domein: Opleiden, Trainen en Oefenen De instelling waarborgt de inzet van geschoold, getraind en geoefend personeel voor de uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij een externe ramp. Opleiden 1 De instelling voert een opleidingsbeleid ten aanzien van de bijzondere aspecten van spoedeisende medische zorgverlening bij een externe ramp. Dit houdt tenminste in: (1.1 t /m 1.3) 1.1 De functionarissen die tijdens een ramp en in de preparatiefase een bijzondere functie bekleden, zijn door middel van scholing en congresbezoek voorbereid op deze functie. Dit betreft tenminste: potentiële crisisteamleden; potentiële crisiscoördinatoren; potentiële leden triageteam (triageartsen en verpleegkundigen); beheerder(s) ZiROP. 1.2 De instelling heeft een termijn vastgesteld waarbinnen de bovengenoemde functionarissen (1.1) door middel van scholing en congresbezoek voorbereid zijn op hun rol tijdens een ramp en in de preparatiefase. 1.3 De bovengenoemde functionarissen (1.1) houden hun kennis en vaardigheden bij met betrekking tot hun specifieke rol in de preparatiefase en tijdens een ramp, bijvoorbeeld door het volgen van nascholing of het bezoeken van congressen. 2 Het opleidingsbeleid ten aanzien van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp is ingebed in een verbetercyclus. Dit houdt tenminste in dat: (2.1 en 2.2) 2.1 De instelling waarborgt doorlopende verbetering van het opleidingsbeleid en -niveau van de bovengenoemde functionarissen (1.1) ten aanzien van de preparatie op een ramp, door middel van planvorming, structurele evaluaties en bijstellingen. 2.2 De instelling registreert periodiek de gevolgde opleidingen en congresbezoeken van de bovengenoemde functionarissen (1.1). 14

15 Oefenen en Trainen 3 De instelling voert een oefen- en trainingsbeleid ten aanzien van de bijzondere aspecten van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. Dit beleid betreft tenminste: (3.1 t /m 3.3) 3.1 De instelling organiseert interne oefeningen gericht op de opvang en behandeling van slachtoffers van een externe ramp. Dit betreft tenminste: De instelling organiseert alarmeringsoefeningen Is er voor dergelijke oefeningen een vaststaande frequentie vastgesteld? Hoe vaak werd de afgelopen 2 jaar een dergelijke georganiseerd? De instelling organiseert interne oefeningen voor de afzonderlijke sleutelafdelingen (SEH, IC, OK enz.). Is er voor dergelijke oefeningen een vaststaande frequentie vastgesteld? keer. Jaartal(len): Voor welke afzonderlijke sleutelafdelingen en in welke jaren, is er de afgelopen 4 jaar een virtuele oefening (b.v. Emergo Train System (ETS)*) georganiseerd? Voor welke afzonderlijke sleutelafdelingen en in welke jaren, is er de afgelopen 4 jaar een real-time* oefening georganiseerd? De instelling organiseert interne oefeningen voor 2 of meer (sleutel-)afdelingen. Afdeling:.. Jaartal(len): Afdeling:.. Jaartal(len): Afdeling:.. Jaartal(len): Afdeling:.. Jaartal(len): Afdeling:.. Jaartal(len): Afdeling:.. Jaartal(len): Is er voor dergelijke oefeningen een vaststaande frequentie vastgesteld? * zie woordenlijst Voor welke 2 of meerdere (sleutel-)afdelingen en in welke jaren, is er de afgelopen 4 jaar een virtuele oefening (b.v. Emergo Train System (ETS)*) georganiseerd? Voor welke 2 of meerdere (sleutel-)afdelingen en in welke jaren, is er de afgelopen 4 jaar een real-time* oefening georganiseerd? Betrokken afdelingen:.. Jaartal(len):. Betrokken afdelingen:.. Jaartal(len):. 15

16 3.1.4 De instelling organiseert interne bestuurlijke rampenoefeningen voor potentiële leden van het crisisteam. Is er voor dergelijke oefeningen een vaststaande frequentie vastgesteld? Hoe vaak werd de afgelopen 4 jaar een dergelijke oefening georganiseerd? 3.2 De instelling neemt deel aan monodisciplinaire rampenoefeningen met andere GHOR-ketenpartners (andere ziekenhuizen, ambulancezorginstelling, huisartsen(-posten), GGD, GGZ enz.). Hoe vaak heeft uw instelling de afgelopen 5 jaar deelgenomen aan een dergelijke oefening? 3.3 De instelling neemt deel aan de multidisciplinaire rampenoefeningen met de andere GHOR-ketenpartners, brandweer, politie en overheidsinstanties. Hoe vaak heeft uw instelling de afgelopen 5 jaar deelgenomen aan een dergelijke oefening? 4 Het oefen- en trainingsbeleid ten aanzien van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp is ingebed in een verbetercyclus. Dit houdt tenminste in: (4.1 t /m 4.9) 4.1 De instelling zorgt periodiek voor een (één of meerjarige) oefenplanning. Dit oefenplan bevat een globale inhoudelijke planning en tijdsplanning van de voorgenomen oefenactiviteiten. 4.2 Bij het opstellen van een nieuwe oefenplanning, wordt de ervaren behoefte aan oefenactiviteiten ten aanzien van een ramp geïnventariseerd en meegenomen, onder de crisiscoördinatoren, potentiële leden van het crisisteam, potentiële leden van het triageteam en de hoofden van de sleutelafdelingen. 4.3 De instelling registreert na afloop van de planperiode per crisiscoördinator, per crisisteamlid en per triageteamlid het aantal deelgenomen oefeningen. 4.4 De oefenplanning wordt na afloop geëvalueerd op het behalen van de vastgestelde oefendoelen. Aanbevelingen voor verbetering worden verwerkt in een nieuw oefenplan. 4.5 De instelling zorgt voor iedere oefening voor een oefendraaiboek, dat wil zeggen een schematische uitwerking van de oefening, met bijvoorbeeld: het gekozen scenario, alle activiteiten van voorbereiding, knelpunten van voorgaande oefeningen, oefendoelen, kritische succesfactoren, uitvoering, personele bezetting, evaluatie en nazorg van de oefening. 4.6 Iedere oefening wordt geleid door een gekwalificeerde oefenleider. 4.7 Iedere oefening wordt geobserveerd en geëvalueerd door (bij voorkeur externe) observatoren. keer. Jaartal(len):... keer. Jaartal(len ):.. keer. Jaartal(len ):. 16

17 4.8 Iedere oefening wordt binnen de instelling geëvalueerd. Dit houdt tenminste in: Een nabespreking op groepsniveau met alle deelnemers en op het niveau van de afdelingshoofden, crisiscoördinator, leden van het crisisteam en triageteam. Hierbij is aandacht voor: persoonlijke aspecten (bijvoorbeeld bejegening, persoonlijke beleving); procesmatige aspecten (uitvoering in relatie tot oefendoelen, knelpunten, mogelijke verbeteringen) Een evaluatieverslag, met daarin tenminste verslaglegging van: de uitvoering van het oefendraaiboek en het behalen van de oefendoelen, met vermelding van mogelijke knelpunten; aanbevelingen voor toekomstige oefeningen of aanpassingen van bestaand beleid. De genoemde aanbevelingen en beleidsaanpassingen worden vertaald in actiepunten en verbonden aan een realisatietermijn. 4.9 Het evaluatieverslag wordt tenminste gestuurd naar de hoofden van de sleutelafdelingen, crisiscoördinator(en) en leden van het crisisteam. Deskundigheidstoetsing 5 De instelling waarborgt de deskundigheid van de leden van het crisisteam, het triageteam en de crisiscoördinatoren, ten aanzien van hun specifieke rol bij een ramp. Dit houdt tenminste in: (5.1) 5.1 De instelling toetst de deskundigheid van bijvoorbeeld de leden van het crisisteam, de leden van het triageteam en de crisiscoördinatoren, ten aanzien van hun specifieke rol bij een ramp, volgens een vooraf vastgestelde frequentie en methode (profcheck). Hierbij valt te denken aan een kennistoets en of wordt voldaan aan de opleidings-, trainings- en oefeneisen. Opleiden, Trainen en Oefenen: Conclusies Actiepunten Realisatietermijn

18 Domein: Samenwerking Het volgende domein gaat over samenwerking in de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening op verschillende niveaus. Achtereenvolgens komen aan de orde de samenwerking: (1) binnen de eigen ziekenhuisinstelling (inclusief eventuele andere locaties met een SEH waar slachtofferopvang zal plaatsvinden); (2) met functionarissen van het GHOR-bureau; (3) met andere ziekenhuizen (waaronder het traumacentrum); (4) met andere acute zorg ketenpartners (ambulancezorginstelling, vertegenwoordigers van huisartsen(-posten), spoedafdelingen van Geestelijke Gezondheid Zorg enz.). De instelling werkt intern samen en tevens samen met de acute zorg ketenpartners in de preparatie op een ramp ten behoeve van een optimale uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij een ramp. Samenwerking binnen de eigen ziekenhuisinstelling 1 De instelling werkt intern samen bij de voorbereiding op een externe ramp. Dit houdt tenminste in: (1.1 t /m 1.6) 1.1 Er vindt binnen de instelling overleg plaats tussen verschillende disciplines ten aanzien van de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. Daarbij moet gedacht worden aan beheerder(s) ZiROP, hoofden sleutelafdelingen, leden crisisteam, crisiscoördinatoren enz. 1.2 Er wordt tijdens deze overlegvormen afspraken gemaakt over de verbetering van bestaand beleid voor de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 1.3 De Raad van Bestuur, de crisiscoördinatoren, de leden van het crisisteam, de hoofden van de sleutelafdelingen en de beheerder(s) ZiROP worden op de hoogte gesteld van de uitkomsten van overleg (intern en extern overleg), stand van zaken ten aanzien van het ZiROP, uitkomsten van oefeningen enz Er vindt overleg plaats tussen de beheerder(s) ZiROP en de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de deelplannen van de diverse ziekenhuisafdelingen. 1.5 Er worden afspraken gemaakt tussen de beheerder(s) ZiROP en de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de deelplannen van de diverse ziekenhuisafdelingen over verbetering van deze deelplannen. Deze afspraken worden schriftelijke vastgelegd. 1.6 Indien een ziekenhuisinstelling meerdere locaties heeft met een SEH waar slachtofferopvang kan plaatsvinden, vindt er tussen deze locaties afstemming plaats over het ZiROP, oefenplannen, en de personele invulling van sleutelfuncties (crisisteam, crisiscoördinator, beheer ZiROP). Samenwerking met functionarissen van het GHOR-bureau 2 De instelling werkt met functionarissen van het GHOR-bureau samen ten aanzien van de voorbereiding op een externe ramp. Dit houdt tenminste in: (2.1 t /m 2.3) 2.1 De instelling heeft afspraken over de te leveren zorgcapaciteit bij een ramp formeel vastgesteld in een convenant/ contract met de Regionaal Geneeskundig Functionaris. 2.2 Er vindt bilateraal* overleg plaats met een functionaris van het GHOR-bureau over op welke wijze het GHOR-bureau de instelling kan ondersteunen in de voorbereiding op externe rampen. * zie woordenlijst 18

19 2.3 Er zijn afspraken gemaakt met functionarissen van het GHOR-bureau over de samenwerking met betrekking tot de preparatie op spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen (bijvoorbeeld over de organisatie van oefeningen; het verbeteren van het ZiROP enz.). Samenwerking met andere ziekenhuizen (waaronder het traumacentrum) 3 De instelling werkt met één of meerdere andere ziekenhuizen/ traumacentrum samen in de voorbereiding op een externe ramp. Dit houdt tenminste in: (3.1 t /m 3.3) 3.1 Er vindt overleg plaats met één of meerdere andere ziekenhuizen/ traumacentrum over de preparatie op en uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen, bijvoorbeeld ten aanzien van oefenen en het verbeteren van het ZiROP. 3.2 Er zijn samenwerkingsafspraken gemaakt met één of meerdere andere ziekenhuizen/ traumacentrum met betrekking tot preparatie op en uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. 3.3 Het traumacentrum stelt vanuit haar taak als kenniscentrum, de actuele stand van kennis aangaande traumazorg bij een ramp beschikbaar, onder de bij het traumacentrum aangesloten ziekenhuizen. Samenwerking met andere acute zorg ketenpartners (ambulancezorginstelling, vertegenwoordigers van huisartsen(-posten), spoedafdelingen van Geestelijke Gezondheid Zorg enz.) 4 De instelling werkt met de acute zorg ketenpartners (waaronder ambulancezorginstelling, GGZ, huisartsen(-posten) enz.) samen ten aanzien van de voorbereiding op een externe ramp. Dit houdt tenminste in: (4.1 t /m 4.3) 4.1 Er vindt overleg plaats met de acute zorg ketenpartners (ambulancezorginstelling, GGZ, huisartsen(-posten) enz.) over samenwerking ten aanzien van de preparatie op en uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. 4.2 Er worden samenwerkingsafspraken gemaakt met de acute zorg ketenpartners over de preparatie op en uitvoering van spoedeisende medische zorgverlening bij externe rampen. 4.3 Indien er een huisartsenpost op het terrein van de instelling aanwezig is, zijn er in overleg, afspraken gemaakt over eventuele vormen van samenwerking ten tijde van een ramp. Samenwerking: Conclusies Actiepunten Realisatietermijn

20 Woordenlijst Afschalen Bilateraal overleg Computer gestuurd oproepsysteem Crisiscoördinator Emergo Train System (ETS) Externe ramp of grootschalig incident GHOR /ghor GHOR-bureau GHOR-ketenpartners Interne oefening De acties die uitgezet moeten worden om vanuit de opgeschaalde situatie de afdelingen, diensten en het bestuur terug te brengen naar de dagelijkse situatie binnen het ziekenhuis. Overlegvorm waar maximaal twee verschillende partijen bij betrokken zijn. Bijvoorbeeld één ziekenhuis en het GHOR-bureau. Methode om groepen zorgverleners simultaan telefonisch te alarmeren en te informeren. De functionaris die tijdens een ramp verantwoordelijk is voor de coördinatie van de communicatie en informatievoorziening tussen het crisisteam en de diverse betrokken afdelingen. Deze functionaris neemt tijdens een ramp geen zitting in het crisisteam. Toetsings- en oefensysteem afkomstig uit Zweden, waarmee men een rampsituatie kan nabootsen en dat personen de kans geeft alle aspecten van hulpverlening (pre-hospitaal en in het ziekenhuis) te oefenen zonder grote inzet van middelen en personen. Een gebeurtenis buiten de instelling waardoor een ernstige verstoring van de openbare veiligheid is ontstaan, waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu en/of grote materiële belangen in ernstige mate worden bedreigd of zijn geschaad, en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen Rampen (in hoofdletters: de organisatie; in kleine letters: het zorgverleningproces). Het bureau van waaruit per (veiligheids-)regio de Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) en zijn/haar medewerkers actief zijn. Instellingen die in het kader van de opvang en verzorging van gewonde rampenslachtoffers samenwerken binnen de geneeskundige keten, zoals GHOR-bureau, ambulancezorginstelling, ziekenhuizen, traumacentra, NRK, GGD, GGZ en huisartsen(- posten). Rampenoefening binnen de eigen geneeskundige hulpverleningsdienst waaraan alleen medewerkers van de eigen instelling deelnemen. Dergelijke oefeningen kunnen plaatsvinden binnen één afdeling (bijvoorbeeld alleen op de SEH), maar aan een dergelijke oefening kunnen ook verschillende afdelingen binnen een instelling deelnemen. Rampenoefening waaraan verschillende geneeskundige hulpverleningsdiensten deelnemen, zoals ziekenhuizen, ambulancediensten, meldkamers ambulancezorg enz.. Monodisciplinaire oefening Multidisciplinaire oefening Rampenoefening waaraan naast de geneeskundige hulpverleningsdienst(en) ook politie, brandweer, GHOR en gemeenten deelnemen. Nationale Gewondenkaart Kaart voor het registreren van medische gegevens en persoongegevens op het rampterrein, zoals de gemeten vitale waarden, toegediende medicatie. Nationale Noodnet Een besloten telefoonnet met een beperkt aantal aansluitingen. Als het reguliere telefoonnetwerk overbelast raakt, is telefoneren met anderen die aangesloten zijn op het Nationaal Noodnet te allen tijde mogelijk. Opschalen Preparatie De acties die uitgezet moeten worden om de parate diensten en het (openbaar) bestuur aan te passen vanuit de dagelijkse situatie opdat een ramp kan worden bestreden. Alles dat voorbereid moet worden om slachtoffers van rampen op te vangen en geneeskundig te kunnen behandelen. In dit verband moet men denken aan het opstellen van plannen en procedures, het opleiden, trainen en oefenen van personeel. 20

21 Real-time oefening Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) Sleutelfuncties Spoedeisende Medische Zorgverlening Triage Veiligheidsregio Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) Oefening waarbij men tracht een echte ramp zoveel mogelijk na te bootsen. Tijdens dergelijke oefeningen wordt er gewerkt met een casus en worden lotusslachtoffers ingezet. Hoogst leidinggevende en ambtelijk eindverantwoordelijk functionaris binnen de GHOR in een GHOR-regio. Hij/zij staat op gelijk niveau als de regionale brandweercommandant en de regionale leidinggevende van de politie. Functionarissen die in de voorbereiding op en/of tijdens een ramp een bijzondere functie bekleden. Zoals beheerder(s) ZiROP, leden van het crisisteam, leden van het triageteam, crisiscoördinatoren. Het in georganiseerd verband verrichten van niet-uitstelbare (acute) medische hulpverlening aan slachtoffers van een ramp, vanaf de afhandeling van de eerste incidentmelding door de meldkamer ambulancezorg tot aan de opvang van slachtoffers door geneeskundige diensten. Het classificeren van gewonden naar de ernst van het opgelopen letsel. Deze classificatie resulteert in een aantal urgentieklassen voor behandeling en vervoer. Een veiligheidsregio is een geografisch afgebakend gebied waarin het Regionaal Veiligheidsbestuur verantwoordelijk is voor het beleid en beheer van de regionale brandweer, GHOR, crisisbeheersing en voor de gemeenschappelijke meldkamer. Het Regionaal Veiligheidsbestuur bestaat uit alle burgemeesters van een regio. Nederland is onderverdeeld in 25 zogenaamde veiligheidsregio s. Omschrijft de interne ziekenhuisorganisatie vanaf het moment van een melding van een ramp. Het plan is bedoeld om alle betrokken afdelingen en functionarissen duidelijke instructies te verschaffen over hoe te handelen in geval van een ramp die buiten het ziekenhuis plaatsvindt. 21