thuis bestuursverslag en Jaarrekening 2017

Transcriptie

1 thuis bestuursverslag en Jaarrekening 2017

2

3 I Bestuursverslag 2017

4 Inhoud I Bestuursverslag Kerncijfers Voorwoord 10 1 De hoofdlijn van Door de ogen van de klant Externe ontwikkelingen in De prestaties in 2017 in het kort 16 2 Verslag van de Raad van Commissarissen 18 3 Governance Corporate governance Bestuur Externe accountant 35 4 Organisatie Betrokken medewerkers Leren en verbeteren Aedes Benchmark Verbinding: met onze bewoners en belanghouders Bewoners Ondernemingsraad Huurdersvereniging Staedion Overige belanghouders 46 4

5 6 Managen van risico s Risicomanagement in Compliance Interne controle Internal audit 54 7 Financiële Positie Financiële strategie / herziene woningwet Financiële ratio s Toezichthouders Financiële instrumenten en risicobeheersing Ontwikkeling marktwaarde in verhuurde staat in Ontwikkeling bedrijfswaarde in Beleidsmatige beschouwing tussen bedrijfswaarde en marktwaarde in verhuurde staat Beleidswaarde Financiële resultaten Verbindingen 72 II Jaarrekening Geconsolideerde jaarrekening Enkelvoudige jaarrekening III Overige gegevens 163 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 164 Statutaire Bepalingen inzake resultaatbestemming 167 Balans per 1 januari 2018 (DAEB/Niet-DAEB) 168 staedion bestuursverslag

6 Kerncijfers 2017 Verhuureenheden ultimo 2017 incl. verbindingen Zelfstandige huurwoningen: Aantal in eigendom Daeb Aantal in eigendom niet-daeb Totaal aantal in eigendom tot kwaliteitskortingsgrens van kwaliteitskortingsgrens tot 2e aftoppingsgrens van 2e aftoppingsgrens tot liberalisatiegrens vanaf liberalisatiegrens Totaal zelfstandige huurwoningen Onzelfstandig overige woongelegenheden Totaal woongelegenheden Parkeerplaatsen Bedrijsruimtes/winkels 696 Maatschappelijk bezit 2 Overig bezit 991 Totaal niet-woongelegenheden Totaal verhuureenheden

7 aedes benchmark 2017 Huurdersoordeel: A (2016: B) Bedrijfslasten: A (2016: A) Nieuwe huurder 8,0 (gemiddelde sector: 7,5 / Bedrijfslasten 682 per vhe (gemiddelde sector: 790 per vhe / XL-corporaties: 7,5) XL-corporaties: 769 per vhe) Huurder met reparatieverzoek 8,0 (gemiddelde sector: 7,5 / XL-corporaties: 7,4) XL-corporatie: > verhuureenheden (vhe) Vertrokken huurder 6,9 (gemiddelde sector: 7,4 / XL-corporaties: 7,3) score: AA (2016: BA) (2015: CB) financieel ultimo 2017 Huuropbrengsten 237,7 mln (2016: 235,2 mln) Eigen vermogen 2.345,9 mln (2016: 1.801,9 mln) % huurderving 2,1% (2016: 2,2%) Vastgoed in exploitatie 3.878,3 mln (2016: 3.319,3 mln) Kasstroom operationele activiteiten 55,4 mln (2016: 46,2 mln) Waardeverandering vastgoed in exploitatie 16,8% (2016: 3,0%) Leningenportefeuille 1.601,7 mln (2016: 1.603,3 mln) Waardeverandering vastgoed in exploitatie 492,4 mln (2016: 96,8 mln) Afgelost in 2017, per saldo 1,6 mln (2016: 3,2 mln) Bedrijfswaarde 2.314,9 mln (2016: 2.165,4 mln) Gemiddeld rentepercentage ,62% (2016: 3,82%) staedion bestuursverslag

8 organisatie Aantal medewerkers 380 (ultimo 2017) Aantal fte 351 (ultimo 2017) Aantal fte 353 (gemiddeld 2017) Gemiddelde deeltijdfactor 0,92 Man 55% Gemiddelde leeftijd Gemiddelde lengte dienstverband 45 jaar 11 jaar Ziekteverzuim 4,2% (doel 4,0%) Instroom medewerkers 46 Doorstroom medewerkers 26 Uitstroom medewerkers 43 Vrouw 45% financiële ratio s ultimo 2017 & norm norm Eigen vermogen Balans Vreemd vermogen 31%* Solvabiliteitsratio 68%* Loan-to-Value > 20% < 75% Kasstromen 1,81 Interest Coverage Ratio 1,24 Debt Service Coverage Ratio > 1,40 > 1,00 Onderpand 37%** Dekkingsratio < 50% * op basis van bedrijfswaarde ** op basis van WOZ waarde (de ratio s zijn gebaseerd en berekend op basis van de WSW rekenmethodiek) (vanaf 2018 solvabiliteit & dekkingsratio o.b.v. marktwaarde) 8

9 De aantallen verhuureenheden alsmede de financiële cijfers en kerncijfers zijn gebaseerd op de geconsolideerde jaarrekening. De overige gegevens hebben betrekking op Staedion enkelvoudig. staedion bestuursverslag

10 Voorwoord Onze bewoner stond in 2017 in ons denken en doen centraal. We hebben onze klantvisie ontwikkeld en met de collega s doorleefd. Dit leverde nieuwe energie en nieuwe inzichten op, waarmee we ook direct aan de slag zijn gegaan. In het huurdersoordeel over onze dienstverlening in de Aedes Benchmark is dit tot uitdrukking gekomen. Ook op het tweede prestatieveld van de Aedes Benchmark (bedrijfslasten) scoorde Staedion in 2017 een A. De AA-score is voor ons een teken dat we met onze bedrijfsvoering en dienstverlening op de goede weg zijn. Er was de afgelopen jaren een tendens van consolidatie en een lichte afname van onze woningvoorraad. Dit is in 2017 doorbroken. Onze woningvoorraad is met circa 300 woningen uitgebreid, zowel door nieuwbouw als door transformatie en aankopen. De langdurige voorbereiding van nieuwbouw en renovatieprojecten, wordt nu omgezet in concrete productie. Dit zal de komende jaren worden gecontinueerd. Staedion heeft in 2017 nadrukkelijk de samenwerking opgezocht met externe partners. Binnen De Vernieuwde Stad, een samenwerkingsverband van de 25 grootste en investerende corporaties voornamelijk uit de grote steden, zijn we actief in verschillende werkgroepen en hebben zitting in het dagelijks bestuur. Ook werken we in SWEMP-verband samen (woningcorporaties Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal) aan de verdere professionalisering van onze bedrijfsvoering en digitalisering. Met Platform31 hebben we nauw contact voor kennisontwikkeling en -uitwisseling en onderzoek. In de regio Haaglanden participeren we in de vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH). Afgelopen jaar hebben we ons ingespannen als voorzitter van Bestuursadviescommissie Woningvoorraad (BAC) om met alle gemeenten en corporaties in Haaglanden een convenant te sluiten over de sociale kernvoorraad Binnenshuis is ook gewerkt aan de samenwerking. Het thema vertrouwen kreeg dit jaar veel aandacht en heeft geleid tot nieuwe inzichten en aanpakken. We werken al geruime tijd aan onze innovatie- en veranderkracht; die raakt hierdoor steeds beter verankerd in de organisatie. Verdere digitalisering biedt daarbij veel kansen, die we steeds beter benutten. Het resultaat voor belastingen exclusief waardeveranderingen bedraagt 55,7 miljoen (2016: 48,5 miljoen). De kasstroom uit operationele activiteiten bedraagt 55,4 miljoen (2016: 46,2 miljoen). Tevens is er sprake van een waardestijging van de vastgoedportefeuille met 492,4 miljoen, waardoor de vermogenspositie van Staedion ook dit jaar weer wordt versterkt. Uiteraard betreft deze toename een ongerealiseerde waardestijging en geen kasstroom. Het nettoresultaat komt uit op 544,0 miljoen, wat zal worden toegevoegd aan het eigen vermogen. 10

11 De totale lasten voor onderhoudsactiviteiten in 2017 bedroegen 69,7 miljoen. Dit bedrag is opgebouwd uit drie delen. Aan planmatig onderhoud besteden we 28,3 miljoen; dit zijn planmatige werkzaamheden aan de schil (schilderwerkzaamheden, dak en gevel). De lasten voor het mutatie onderhoud bedragen 29,6 miljoen; dit is het op basiskwaliteit brengen van mutatiewoningen en badkamer- en keukenrenovaties in bewoonde staat (in totaal woningen). De toegerekende organisatie kosten bedragen 11,8 miljoen. Dit betreft dagelijks onderhoud, veiligheid en verwijdering van asbest door de eigen dienst. Bij het terugblikken hoort ook reflectie. Ons HRM-beleid gaan we tegen het licht houden en aanpassen aan de veranderende arbeidsmarkt. Duurzaamheid krijgt nog onvoldoende aandacht en we missen nog te veel focus. Het meer sturen op woonlasten is voor de komende jaren een belangrijk thema. De kwaliteit van de totale woningvoorraad voldoet nog niet aan de basisnormen. Met de herijking van de portefeuillestrategie krijgen we hier een beter inzicht in en zal er een plan van aanpak worden opgesteld. In 2018 vervolgen we onze klantreis door de klantvisie ook extern te gaan uitrollen. Dit begint bij onze huurdersvereniging (HVS) met daarna een dialoog met onze huurders. Den Haag, 23 april 2018 Willem Krzeszewski Jan-Peter Duijvestijn staedion bestuursverslag

12 1 De hoofdlijn van

13 Dit is het tweede jaar van ons Ondernemingsplan We hebben onze aandacht vooral gericht op het versterken van het klantperspectief en de thema s betaalbaarheid, verbetering en verduurzaming en de interne structuur van informatie en administratie. De scheiding van administratieve activiteiten conform de Woningwet is geïmplementeerd. Onze woningvoorraad is uitgebreid dankzij nieuwbouw, transformatie en aankopen. Ons hoger doel Wij maken een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners. Ons gewaagd doel In 2020 voelen alle bewoners zich thuis. We bieden een betaalbaar eigen thuis voor onze bewoners. Dit zijn mensen met een kwetsbare positie op de woningmarkt vanwege inkomen, soms in combinatie met een begeleidings- of zorgvraag. Dit doen we samen met onze bewoners en partners. Staedion maakt een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners. Belangrijke elementen hierbij zijn: betaalbaarheid, een gezonde en veilige woning, een aangename buurt en samenwerking met instellingen voor begeleiding en zorg. Het thuisgevoel van onze bewoners staat centraal in ons denken en doen. Staedion is er voor iedereen met een laag inkomen, ongeacht levensfase of huishoudsamenstelling. Deze variatie typeert Staedion en past bij de verantwoordelijkheid als grootste sociale huisvester van Den Haag. We kiezen ervoor onze woningvoorraad zo veel mogelijk flexibel in te zetten en om huisvestingsmogelijkheden voor mensen die zorg of begeleiding nodig hebben zo gewoon mogelijk te organiseren en vorm te geven. staedion bestuursverslag

14 In ons Ondernemingsplan zijn onze maatschappelijke doelen als volgt benoemd: Wij maken een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners In 2020 voelen al onze bewoners zich thuis Met onze bewoners Bewoners zijn tevreden over onze dienstverlening: waardering tenminste een 8 in 2020 Bewoners waarderen de keuzevrijheid en invloed met tenminste een 7 in 2020 We bieden ruimte voor zelfbeheer Betaalbaar wonen Onze woningen zijn betaalbaar voor onze bewoners In 2020 sturen we op woonlasten (rekening houdend met energiecomponent) Slechts een bescheiden rol voor middeninkomens Kwaliteit: basis op orde, veilig en gezond Al onze woningen op basiskwaliteit; in de periode 2015 tot 2020 brengen we minimaal woningen op basiskwaliteit Op termijn geen F & G energielabels meer, reductie van 10% naar 4% in de periode tot 2020 Onze support voor wonen met zorg Ontwikkelen van minimaal drie nieuwe woonzorgconcepten Voldoende woningen beschikbaar voor mensen met behoefte aan zorg of begeleiding Het aanbod bewonerssupport door ons én onze partners: passend en in voldoende mate Gewaardeerde woonomgeving Geen complexen meer met een lage waardering (rood of oranje) conform de Beheerintensiteitskaart (dit instrument maakt op buurtniveau de behoefte op gebied van leefbaarheid inzichtelijk. Onze bewoners zijn tevredenheid met de woonomgeving Kansen benutten om verdere segregatie tegen te gaan Onze manier van werken De volgende uitgangspunten helpen ons onze doelen te bereiken: Betrokken en gedreven medewerkers: onze visie en kernwaarden zijn herkenbaar in het handelen van onze medewerkers. We leggen verantwoordelijkheden laag in de organisatie. We bieden medewerkers de ruimte om beslissingen te nemen binnen afgesproken kaders en faciliteren gericht de ontwikkeling van medewerkers. Financieel gezond en transparant: een solide financiële positie is essentieel om blijvend te kunnen voldoen aan de maatschappelijke opgaven waar wij als sociale verhuurder voor staan. We zijn, richting gemeente en huurdersvertegenwoordiging, transparant over budgetten en bestedingen. Invloed voor belanghouders en samenwerking met partners: we betrekken onze bewoners en de gemeenten bij de keuzes die wij maken en we versterken de samenwerking met derden. 14

15 1.1 Door de ogen van de klant Bewoners en woningzoekenden zijn onze primaire klanten. In 2016 hebben we met elkaar een klantvisie ontwikkeld. In 2017 hebben we Klantbeloften intern verder uitgerold. Alle afdelingen binnen Staedion zijn, onder andere door middel van workshops, betrokken bij de klantbeloften. Daarbij is de mogelijke impact voor de verschillende afdelingen en de individuele medewerkers uitgebreid aan de orde geweest. De klantbeloften zijn opgenomen in het jaarplan voor De stuurgroep Klant bewaakt de implementatie en heeft daarbij een voortrekkersrol. Onze klantbeloften gebruiken we in 2017 vooral als intern instrument. In 2018 gaan we deze, in overleg met onze Huurdersvereniging Staedion, extern uitrollen, zodat onze bewoners ons ook op die beloften kunnen aanspreken. Klantreizen We hebben onszelf de vraag gesteld in hoeverre onze dienstverlening beantwoordt aan de behoefte van onze klanten. We keken door de ogen van de klant en samen met de klant naar ons werk. Op verschillende afdelingen en voor verschillende processen zijn klantreizen doorlopen. Dergelijke trajecten maken duidelijk wat goed gaat, maar ook wat beter kan. Deze verbeterpunten hebben geleid tot aanpassingen in processen en in de dienstverlening. Met succes: in 2017 zijn onze bewoners meer tevreden over onze dienstverlening dan in Ook ten opzichte van andere corporaties zijn onze bewoners meer tevreden. Dit uit zich in een A-score voor het onderdeel Huurdersoordeel in de Aedes Benchmark in Dat betekent echter niet dat we niet meer blijven investeren in onze dienstverlening. Collega s hebben met elkaar ruim 400 voorstellen bedacht om de dienstverlening te verbeteren. 1.2 Externe ontwikkelingen in 2017 Een aantal externe ontwikkelingen in 2017 heeft direct invloed op Staedion. Landelijk: nieuw regeerakkoord Na de verkiezingen op 15 maart is eind oktober 2017 een nieuw kabinet gepresenteerd, met een nieuw regeerakkoord. In het vorige kabinet was er nog een speciale minister (zonder portefeuille) voor Wonen en Rijksdienst; nu is er geen aparte bewindspersoon meer aangesteld. In het huidige kabinet hoort wonen bij Binnenlandse Zaken. Zoals verwacht geldt voor corporaties een voortzetting van het door minister Blok ingezette beleid. Het kabinet geeft prioriteit aan midden huurwoningen in de vrije sector en is voorstander van het verkopen van sociale huurwoningen. Ook wil het kabinet flinke stappen zetten in de verduurzaming van de bestaande bouw. Het kabinet reserveert 100 miljoen voor korting op de Verhuurdersheffing voor corporaties die investeren in verduurzaming. Op plaatsen waar commerciële partijen niet bereid of in staat zijn te investeren in midden huurwoningen wordt de markttoets vereenvoudigd. Het nieuwe kabinet wil onnodig belemmerend overheidsbeleid wegnemen, om zo de woningbouwproductie aan te jagen. Ook is een vereenvoudiging van de huurtoeslag aangekondigd. staedion bestuursverslag

16 Regionale en lokale woningmarktontwikkeling Haaglanden en Den Haag groeien. Uit de regionale woonvisie, de lokale woonvisie en het lokaal onderzoek naar de behoefte blijkt dat de sociale huurwoningvoorraad moet groeien de komende jaren. In de regio Haaglanden is in 2017 het convenant Gaten dichten in Haaglanden gesloten. Hierin hebben de corporaties en gemeenten afspraken gemaakt over de voorraadontwikkeling tot 2026; aan de sociale woningvoorraad moeten in deze periode woningen worden toegevoegd. In 2017 presenteerde Den Haag een nieuwe Woonvisie voor de periode tot Den Haag heeft de ambitie een sociaal-inclusieve stad te zijn. Dat wil zeggen: een stad zonder grote sociaaleconomische verschillen, met een betere spreiding van het betaalbare woningaanbod en van kwetsbare groepen. Binnen de sociale woningvoorraad moet er keuzevrijheid voor de doelgroep zijn. Jaarlijks dienen zo n sociale huurwoningen te worden toegevoegd. Aangezien de locaties voor uitbreiding beperkt zijn, is de opgave om vooral binnenstedelijk te zorgen voor uitbreiding. Het credo is verdichten, vergroenen, verduurzamen. Naast sociale huurwoningen is er in Den Haag behoefte aan meer woningen in het middensegment, met een huurprijs tussen 710 en 900. Doelgroepen Zowel in de regionale als de lokale woonvisie is er aandacht voor kwetsbare groepen en langer zelfstandig thuis wonen. De extra woningbehoefte voor zelfstandig wonen voor cliënten van zorginstellingen is onverminderd. Ook in 2017 heeft Staedion woningen verhuurd aan statushouders en vluchtelingen. Hoewel de vraag vanuit deze doelgroep daalt, blijft er een substantiële druk op het vrijkomend woningaanbod bestaan. Daarnaast merken we in ons werk dat het aantal minder zelfredzame mensen in onze woningen toeneemt. We zijn gestart met een onderzoek naar verwarde personen; doel is om te achterhalen of er inderdaad sprake is van een toename en hoe we hier het best mee kunnen omgaan. 1.3 De prestaties in 2017 in het kort Met onze bewoners De waardering voor onze dienstverlening ontwikkelt zich positief. Bewonersparticipatie is hierbij van belang. We zetten in op een verbetering van de samenwerking met de bewoners. Steeds vaker is bewonersparticipatie informeler en incidenteler van opzet, in tegenstelling tot de van origine traditionele en vaak langlopende bewonerscommissies. Inmiddels zijn er bijna 500 bewoners actief betrokken bij participatie bij Staedion. Deze vrijwilligers zijn de leden van de bewonerscommissies, van de huurdersvereniging, klankbordgroepen, activiteitengroepen, contactgroepen of individuele contactpersonen. Betaalbaar wonen In 2017 werkte Staedion ook aan betaalbaarheid en beschikbaarheid. Met de gemeente Den Haag maakten we een nieuwe afspraak over de omvang van de kernvoorraad: die bestaat per 1 januari 2019 uit (in plaats van ) woningen met een actuele subsidiabele huurprijs onder de huurtoeslaggrens van 710,68. De huursom van Staedion steeg in 2017 met 1% (maximaal toegestaan was 1,3%). Staedion heeft afgezien van het doorvoeren van de inkomensafhankelijke huurverhoging. Ook is Staedion in 2017 blijven aftoppen. We hebben echter nog genoeg te doen: een van de doelstellingen uit het Ondernemingsplan is om te sturen op woonlasten in Hier gaan we in 2018 mee aan de slag. Tijdens de Haagse samenwerkingstafel over de middenhuur is een casus van Staedion gepresenteerd aan marktpartijen. Staedion wil een complex in Moerwijk, één van de eenzijdige wijken van Den Haag, slopen. Het project biedt ruimte om extra woningen toe te voegen. Om de eenzijdigheid te doorbreken zouden de extra woningen vrije-sector huurwoningen kunnen zijn. Omdat het grond betreft die is uitgegeven in 16

17 erfpacht moet sinds de invoering van de herziene Woningwet, onderzocht worden of er een marktpartij geïnteresseerd is in deze ontwikkeling. Na de samenwerkingstafel is met de gemeente Den Haag gewerkt aan een markttoets, die in 2018 zal worden uitgevoerd. Kwaliteit: basis op orde, veilig en gezond Eind 2017 zijn nagenoeg alle open verbrandingstoestellen (OVT) verwijderd. Ook brachten we 592 woningen op basiskwaliteit. Met de gemeente Den Haag maakten we afspraken over de aanpak van vocht- en schimmel in onze woningen. We hebben collega s opgeleid; zowel om de aanpak van vocht- en schimmel te verbeteren, als om onze bewoners nog beter voor te lichten over gebruik van de woning en de installaties, om vocht en schimmel te voorkomen. We hebben gezamenlijk met andere corporaties en de gemeente Den Haag een onafhankelijk bureau geselecteerd dat fungeert als schimmelexpert. Zowel bewoners als corporaties, als de GGD, kan dit bureau inschakelen om een (bindend) advies te ontvangen. Ook ging de website live in Het aandeel woningen met een F of G-label is in 2017 verder gedaald. In 2018 gaan we onze manier van werken aan duurzaamheid aanpassen: we introduceren programma management en brengen daarmee meer focus aan in onze projecten. Support voor wonen met zorg Het woonconcept Beschermd Thuis dat Staedion in 2017 samen met Fonteynenburg ontwikkelde, is een goed voorbeeld van onze support voor wonen met zorg. Hiervoor is een kantoor getransformeerd tot een woongebouw, waar 26 mensen in gezamenlijkheid zelfstandig wonen. Ook voor de locaties Wenckebach en Loosduinse Hof werken we aan nieuwe concepten voor wonen met zorg. Onze visie uit 2016, met zorg een thuis, hebben we vertaald in een programma met activiteiten op verschillende terreinen. In 2018 verwachten we het programma uit te bouwen en mogelijk te intensiveren. Gewaardeerde woonomgeving Steeds vaker nemen we de directe leefomgeving mee in projecten en plannen. In buurten waar de leefbaarheid onder druk staat, zetten we ons bedrijfsonroerend goed in om bij te dragen aan de sociale kwaliteit van de buurt. We moedigen onze bewoners aan om zelf ook plannen te maken voor hun buurt. De prijsvraag Mijn Thuis is hiervan een mooi voorbeeld. Ook dit jaar kwamen er weer meer dan 60 ideeën binnen van bewoners om in hun complex of buurt de leefbaarheid te vergroten. staedion bestuursverslag

18 2 Verslag van de Raad van Commissarissen 18

19 2017 was een goed jaar voor Staedion. De focus dit jaar lag onder andere op het toevoegen van woningen aan de sociale voorraad, het huisvesten van kwetsbare doelgroepen zoals statushouders en het verder op orde brengen van de kwaliteit van onze woningen. Intern heeft Staedion stappen gezet met het inzichtelijk maken van de klantwensen en het stroomlijnen van de werkprocessen. Naast deze thema s is binnen de Raad van Commissarissen uitvoerig stilgestaan bij de wijzigingen uit de Woningwet, waarbij vooral het scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB uitvoerig aan de orde is gekomen. Staedion is tot een gebalanceerde afweging gekomen tussen enerzijds financiële doelstellingen en anderzijds sociaal-maatschappelijke criteria waaronder het behoud van de kernvoorraad. De inspanningen van de organisatie hebben geresulteerd in de AA-status in de Aedes Benchmark. De Raad van Commissarissen (RvC) is de interne toezichthouder van Staedion. De Raad houdt toezicht op het functioneren van het Bestuur en de algemene gang van zaken binnen Staedion. De RvC is werkgever van het Bestuur; vanuit deze rol stelt de Raad onder andere de beoordeling en de beloning van het Bestuur vast. Daarnaast adviseert de RvC het Bestuur gevraagd en ongevraagd en laat de RvC zich door het Bestuur intensief informeren over beleid, actuele thema s en ontwikkelingen. Tevens is de RvC de opdrachtgever van de externe accountant. De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de RvC is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen Staedion. Beide documenten zijn te vinden op de website van Staedion. Binnen de RvC zijn twee commissies actief: de Auditcommissie en de Remuneratiecommissie. Deze vergaderen meerdere malen per jaar. De commissies bereiden de besluitvorming van de RvC voor. Voor de Auditcommissie gaat het hierbij om beoordeling van de financiële tertaalrapportages, de jaarrekening en begroting, financieringen en financierings- en borgingsruimte en zaken op het gebied van onder andere risicomanagement, fiscaliteit en vastgoedinvesteringen. De Remuneratiecommissie is ingesteld ter ondersteuning van de werkgeversrol van de RvC en bereidt zaken voor op het gebied van bezoldiging, (her)benoeming, permanente educatie en de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC. Tevens voort de Remuneratiecommissie functionerings- en beoordelingsgesprekken met het Bestuur. De voorbereiding door de commissies laat uiteraard onverlet de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de RvC als geheel. Toezichtkader Bij de toezichthoudende rol maakt de RvC gebruik van een extern en een intern toezichtkader. Het externe toezichtkader wordt gevormd door wet- en regelgeving vanuit de Woningwet, vanuit de Aw (Autoriteit woningcorporaties), vanuit de sectorinstituten zoals het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), vanuit Aedes (branchevereniging van woningcorporaties) en de Neprom (Vereniging van Nederlandse Projectontwikkeling). Hieronder worden de belangrijkste documenten van het externe en interne toezichtkader genoemd: Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting Governancecode Woningcorporaties Nepromcode Statuten Reglement van de RvC Ondernemingsplan Prestatieafspraken Portefeuillestrategie Tertaalrapportages; Bedrijfsjaarplan en meerjarenbegroting staedion bestuursverslag

20 Jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) en accountantsverslag Volkshuisvestingsverslag Treasurystatuut en treasuryjaarplan Gedragscode en klokkenluidersregeling Wet Normering Topinkomens Governance De Governancecode Woningcorporaties geeft richtlijnen voor transparant bestuur en toezicht en geeft richting aan de wijze waarop de RvC verantwoording aflegt over resultaten. De code kent vijf principes. De principes vullen elkaar aan en dienen in samenhang te worden gezien. Het belang van (toekomstige) huurders of bewoners staat voorop in principe 1, waar het gaat over waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. Principe 2 behandelt de manier waarop Bestuur en RvC aanspreekbaar zijn op resultaten. Principe 3 beschrijft de toetsstenen van geschiktheid voor Bestuur en RvC en principe 4 behandelt de dialoog met (toekomstige) bewoners, gemeente en andere belanghebbenden. Principe 5 tenslotte besteedt aandacht aan het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten. De Goverancecode is ondermeer te vinden op de website van Staedion. De RvC onderschrijft de Governancecode van harte. De code wordt gehanteerd bij het inrichten van de bestuurlijke organisatie. Zo is begin 2017 een bestuurssecretaris aangesteld. Daarnaast is in 2017 binnen Staedion een governanceteam samengesteld dat de juiste uitvoering van de Governancecode vanuit verschillende disciplines bewaakt en coördineert. Tevens is duidelijker invulling gegeven aan de compliance functie. Begin 2017 is binnen de RvC de uitkomst van de governance inspectie van de Aw besproken. In het kader van deze inspectie is door de Aw ook een gesprek met de RvC gevoerd. De Aw constateerde dat er een goede governance structuur binnen Staedion is geïmplementeerd en oordeelde dan ook positief. Staedion volgt de in de code opgenomen principes en uitwerkingen, met uitzondering van de volgende punten: In de arbeidsovereenkomsten met het Bestuur is geen regeling voor onvrijwillig ontslag opgenomen. DeRvC acht het niet passend een regeling hieromtrent overeen te komen zonder dat de omstandigheden bekend zijn die aanleiding geven tot een dergelijk ontslag; De arbeidsovereenkomsten van het Bestuur voorzien niet in een benoemingstermijn van vier jaar. De RvC houdt zich hiermee aan de voor de invoering van de code met het Bestuur gemaakte afspraken. Toezicht op strategie Portefeuillestrategie Een van de taken van de RvC is het houden van toezicht op de strategievorming van Staedion. Dit jaar stond de herijking van de portefeuillestrategie op de agenda. Samen met het Bestuur en management heeft de RvC twee sessies gehad over onder andere de aandachtspunten voor de ontwikkeling van de portefeuille en de maatschappelijke, financiële en vastgoedambities van Staedion. Het Bestuur werkt een aantal keuzes nog verder uit; deze uitwerking wordt begin 2018 met de RvC besproken waarna de portefeuillestrategie ter goedkeuring zal worden voorgelegd. Klantbeloften Om de klantrelatie te verbeteren heeft in 2016 binnen Staedion een klantreis plaatsgevonden en zijn er klantbeloften geformuleerd. Medio 2017 is de RvC geïnformeerd over de implementatie van de klantbeloften bij de verschillende onderdelen van de organisatie. Daarnaast is stilgestaan bij de opbrengsten van de klantbeloften en de effecten hiervan op de klanttevredenheid. Ook in 2018 blijft de RvC dit thema nauwlettend volgen. 20

21 Risicomanagement Begin 2017 is de RvC is geïnformeerd over het risicomanagementbeleid in het algemeen en het risicomanagementprogramma voor Het organisatiemodel voor risicomanagement is toegelicht en er is gesproken over de strategische en operationele risico s. Met de Raad is verder gediscussieerd over onder andere de terreinen waarop voor Staedion de risico s liggen en beheersmaatregelen die Staedion treft. De RvC onderschrijft de maatregelen en houdt in het licht van de maatschappelijke doelen van Staedion specifiek toezicht op alle inspanningen om risico s inzichtelijk te maken en te beheersen. Toezicht op financiële en operationele prestaties De Auditcommissie bereidt de besluitvorming van de RvC over belangrijke financiële zaken voor. In 2017 zijn onderstaande onderwerpen aan de orde geweest. Jaarstukken 2016 Op 22 mei 2017 zijn de jaarstukken 2016 en het accountantsverslag besproken. Hierbij was de externe accountant KPMG aanwezig. De RvC stelde het jaarverslag incl. jaarrekening 2016 vervolgens vast. Tertaalrapportages Na ieder tertaal is op basis van de tertaalrapportages uitgebreid gesproken over de financiële situatie en werd inzicht gegeven in diverse ontwikkelingen. De RvC kreeg zo een goed beeld van wat er speelt binnen Staedion. Tijdens de besprekingen kwamen onder andere de operationele prestaties, de klantwaardering, de onderhoudslasten en investeringsopgaven, de financierbaarheid hiervan en de ontwikkelingen op het gebied van ICT aan de orde. Treasury statuut Het treasury statuut is in 2017 geactualiseerd op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De Raad had nog een aantal toevoegingen die zijn verwerkt. De RvC keurde vervolgens het treasury statuut goed. Fiscale positie Binnen de Auditcommissie is aandacht besteed aan de fiscale positie van Staedion, waarbij in het bijzonder is stilgestaan bij de fiscale onderhoudsvoorziening die door Staedion is getroffen. De belastingdienst heeft het treffen van een dergelijke onderhoudsvoorziening, evenals bij andere woningcorporaties, ter discussie gesteld. Binnen de Auditcommissie en met de externe accountant is gesproken over mogelijke risico s die hiermee samenhangen en de wijze waarop dit risico in de jaarrekening dient te worden verwerkt. Financieel reglement Als gevolg van de Woningwet en de Veegwet Wonen is het reglement Financieel Beleid en Beheer aangepast. De RvC keurde het herziene reglement goed waarna het ter beoordeling werd ingediend bij de Aw. staedion bestuursverslag

22 Investeringen (vastgoed)projecten De Auditcommissie behandelde diverse investeringen en adviseerde hierover de RvC. Op basis van de statuten wordt de aan- en verkoop van onroerend goed boven 3 miljoen, als ook ontwikkelbesluiten van nieuwbouwprojecten boven 3 miljoen en renovatieprojecten boven 10 miljoen ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Het afgelopen jaar heeft de RvC onder andere de volgende (vastgoed)projecten goedgekeurd: Ontwikkelbesluit Haverkamp laag Aankoopbesluit Zwaardvegersgaarde Ontwikkelbesluit Notenplein/Okkernootstraat Ontwikkelbesluit Hofbadtoren Bedrijfsjaarplan 2018 en meerjarenbegroting Eind 2017 stond het bedrijfsjaarplan voor 2018 en de bijbehorende meerjarenbegroting op de agenda. Het bedrijfsjaarplan bevat de belangrijkste voornemens van Staedion en is richtinggevend voor de werkzaamheden en de te bereiken doelstellingen in Vanuit de Auditcommissie kwam het voorstel een risicoparagraaf toe te voegen aan het jaarplan. Dit voorstel werd door het Bestuur overgenomen. Bij de behandeling in de RvC zijn er onder meer vragen gesteld over de onderhoudsopgave, de ambitie met betrekking tot het thuisgevoel en de ontwikkeling van de woningvoorraad mede in relatie tot de ambitie met betrekking tot verduurzaming. Het bedrijfsjaarplan 2018 en de meerjarenbegroting werd vervolgens door de RvC vastgesteld. Scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB Begin januari besprak de RvC de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de Woningwet. Een belangrijk onderwerp hierbij was het concept scheidingsvoorstel DAEB/-niet-DAEB. Staedion werd door de Aw verzocht een aantal zaken in het scheidingsvoorstel aan te passen. Deze aanpassingen zijn besproken in de RvC. Vervolgens is het definitieve voorstel in november door de Aw goedgekeurd. Audits De Auditcommissie behandelde in aanwezigheid van de internal auditor diverse audits waaronder een audit naar de realisatie van projecten MJOR. De RvC heeft kennis genomen van deze audits en het jaarplan Internal Audit voor 2018 vastgesteld. Overleg met accountant De Auditcommissie had periodiek overleg met de accountant over onder andere het auditplan, de managementletter en het controleverslag bij het jaarverslag. Tevens is de belastingpositie van Staedion besproken. Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties Voorgenomen activiteiten Conform de Woningwet dient Staedion jaarlijks vóór 1 juli de voorgenomen activiteiten in bij alle gemeenten waar ze bezit heeft. Met de RvC zijn in dit kader de voor 2018 verwachte activiteiten maar ook de ontwikkelingen in de portefeuille besproken. De Raad keurde de voorgenomen activiteiten goed voor de gemeenten waar Staedion actief is: Den Haag, Westland, Pijnacker-Nootdorp, Delft, Rijswijk en Leidschendam-Voorburg. 22

23 Statushouders In de RvC kwamen in 2017 diverse actuele maatschappelijke vraagstukken aan de orde, waaronder de huisvesting van statushouders. Met het Bestuur besprak de Raad de inzet van Staedion op dit vraagstuk. In dit kader keurde de RvC het aankoopbesluit Zwaardvegersgaarde goed; deze woningen zijn initieel bestemd voor statushouders. Tijdens het halfjaarlijkse projectbezoek heeft de RvC de locatie Koolwitjelaan bezocht waar Staedion statushouders een nieuwe plek heeft kunnen geven. Het Bestuur heeft de Raad geïnformeerd over de knelpunten die bij deze huisvesting spelen en de verbeterpunten die Staedion samen met betrokken partners oppakt. Evaluatie prestatieafspraken Tevens heeft de RvC kennis genomen van de tussentijdse evaluatie van de prestatieafspraken die Staedion samen met woningcorporaties Haag Wonen en Vestia met de gemeente Den Haag is overeengekomen. Invulling werkgeversrol De RvC is de werkgever van het Bestuur. De RvC wordt hierbij ondersteund en geadviseerd door de Remuneratiecommissie. Begin 2017 heeft de Raad de beoordeling van het functioneren van het Bestuur over 2016 besproken. Tevens is binnen de nauwe kaders van de WNT de beloning van het Bestuur voor 2017 vastgesteld. Verder is binnen de Remuneratiecommissie gesproken over een nieuw beoordelingsproces voor Onderdeel van dit proces wordt de inzet van 360 graden feedback. Ook is gesproken over thema s als opvolgingsmanagement, strategische personeelsplanning en talentmanagement. Organisatiecultuur In contacten met het Bestuur ervaart de RvC ruimte voor reflectie en tegenspraak. Ook tijdens werkbezoeken en in gesprekken met management en medewerkers ervaart de RvC een open cultuur. De Raad vindt het belangrijk dat Staedion blijft werken aan een klantgerichte cultuur. De RvC is dan ook enthousiast over de verdere implementatie van de klantbeloften. Integriteit Staedion laat om het aantal jaren een onderzoek uitvoeren naar de borging van integriteit binnen de organisatie. Dit onderzoek vond voor het laatst eind 2015 plaats. Een van de verbeterpunten was het herijken van de gedragscode; deze moest concreter worden om medewerkers en leidinggevenden meer houvast te bieden. De inhoud van de herschreven gedragscode en het implementatieplan is in april 2017 met de RvC besproken. De opmerkingen die de Raad maakte zijn in de code verwerkt. Vervolgens heeft de RvC de gedragscode goedgekeurd. Klankbordfunctie Een van de taken van de RvC is het uitoefenen van de klankbordfunctie voor het Bestuur. De klankbordfunctie werd onder andere uitgeoefend bij de herijking van de portefeuillestrategie, de klantvisie en de vertaling naar klantbeloften, het risicomanagementbeleid en bij de voorbereiding van grote investeringen. staedion bestuursverslag

24 Samenstelling en functioneren De RvC telt per 31 december 2017 zes commissarissen. Onderstaand overzicht toont per deze datum de samenstelling, persoonlijke gegevens en het rooster van aftreden van de leden van de RvC. De heer ir. J.A.P. van Oosten Geboortejaar 1948 Functie RvC Voorzitter RvC Commissie RvC Lid Remuneratiecommissie Functie N.v.t. Nevenfuncties Voorzitter RvC Royal HaskoningDHV Lid bestuur NEN Benoeming Toegetreden op 11 oktober 2011 Herbenoemd per 23 oktober 2015 Uiterlijk uittredend 23 oktober 2019 De heer drs. L.H. Kok Geboortejaar 1964 Functie RvC Vicevoorzitter RvC Commissie RvC Lid Auditcommissie Functie Lid korpsleiding Nationale Politie Nevenfuncties Lid bestuur stichting Bureau Binnenstad Den Haag Benoeming Toegetreden op 9 september 2014, benoemd op voordracht huurders per 1 juli 2016 Einde huidige termijn 9 september 2018 Mevrouw drs. A. van Gorsel Geboortejaar 1955 Functie RvC Lid Commissie RvC Lid Remuneratiecommissie Functie Partner Wesselo & Partners executive search Nevenfuncties Voorzitter RvC Tappan Vicevoorzitter Raad van Toezicht HIVOS Benoeming Toegetreden op 1 juli 2016, benoemd op voordracht huurders Einde huidige termijn 1 juli

25 De heer drs. R. Steenbeek Geboortejaar 1956 Functie RvC Lid Commissie RvC Voorzitter Remuneratiecommissie Functie Zelfstandige op het gebied van toezicht, bestuur & advies Nevenfuncties Voorzitter RvC Woonzorg Nederland Voorzitter Raad van Toezicht Pro Persona Voorzitter Raad van Toezicht Bardo Voorzitter programmateam BNA onderzoek Penningmeester bestuur architectuurcentrum ABC Haarlem Benoeming Toegetreden 30 juni 2015 Einde huidige termijn 30 juni 2019 Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven Geboortejaar 1971 Functie RvC Lid Commissie RvC Lid Auditcommissie Functie Directeur stichting Promotie Theater- en concertbezoek Directeur Werkgeververeniging Nederlandse Podia Directeur Vereniging van Schouwburg- en concertgebouwdirecties Nevenfuncties Lid comité van aanbeveling stichting Festival Musica Sacra Maastricht Bestuurslid stichting Sponsor Ringen Lid comité van aanbeveling Code Cultural Goverance Cultuur en Ondernemen Amsterdam Benoeming Toegetreden op 30 januari 2017 Einde huidige termijn 30 januari 2021 De heer mr. drs. T.M. de Witte RA Geboortejaar 1966 Functie RvC Lid Commissie RvC Voorzitter Auditcommissie Functie CFRO Geneba Properties NV Nevenfuncties Lid Raad van Toezicht stichting Koninklijke Rotterdamse Diergaarde Non-executive boardmember van Griffin Premium RE Benoeming Toegetreden op 10 september 2013 Herbenoemd per 10 september 2017 Uiterlijk uittredend 10 september 2021 De RvC hanteert een profielschets voor de functie van commissaris. Deze profielschets beschrijft de algemene en specifieke deskundigheden en de benodigde persoonlijke kwaliteiten. Ten aanzien van de competenties volgt de RvC de verplicht gestelde competenties voor toezichthouders, die door middel van de fit en proper toets door de Aw worden beoordeeld. De profielschets is te raadplegen op de website van Staedion. staedion bestuursverslag

26 Benoeming Op 30 januari 2017 is mevrouw H. Verhoeven benoemd als nieuw lid van de RvC voor een periode van vier jaar. Hiervoor heeft zij de fit & propertest bij de Aw doorlopen. Op 12 januari 2017 werd de positieve zienswijze van de Aw ontvangen. Bij haar start als commissaris heeft mevrouw Verhoeven een uitgebreid introductieprogramma binnen Staedion doorlopen. Herbenoeming De heer T. de Witte is per 10 september 2017 herbenoemd als lid van de RvC voor een periode van vier jaar. Op 24 augustus 2017 is hiertoe de positieve zienswijze van de Aw ontvangen. Integriteit en onafhankelijkheid Alle leden van de RvC van Staedion zijn onafhankelijk van de corporatie. Er bestaan geen overlappingen met andere bestuursfuncties. Geen van de leden is of was in het verleden in dienst van Staedion of haar voorgangers of onderhoudt een direct of indirecte band met toeleveranciers of afnemers. Evenmin verleent één van hen andere diensten dan welke uitsluitend voortvloeien uit het lidmaatschap van de RvC of onderhoudt banden met de corporatie buiten het commissariaat. De leden van de RvC en het bestuur hebben over 2017 verklaard dat zij zelf en ook hun aanverwanten, geen voornoemde relaties met Staedion onderhouden voor zover bekend. In 2017 heeft zich bij de besluitvorming van de RvC geen onverenigbaarheid van belangen voorgedaan. Ook zijn er geen transacties geweest, waarbij sprake was van tegenstrijdig belang. Wanneer commissarissen nieuwe nevenfuncties aanvaarden, wordt aan de hand van de Wet Bestuur en Toezicht vastgesteld of zij zich houden aan het wettelijke toegestane aantal commissariaten. Ook wordt bezien of er sprake is van belangentegenstellingen. Zelfevaluatie De RvC hecht waarde aan het kritisch reflecteren op haar rol en functioneren. In dat kader wordt er binnen en buiten vergaderingen van zowel de Raad als haar commissies regelmatig stil gestaan bij de cultuur, de groepsdynamiek en mogelijke verbeterpunten. Daarnaast wordt elk jaar op het voorgaande jaar teruggekeken naar het functioneren en de resultaten tijdens de zelfevaluatie. Ook deze reflectie is bedoeld om te leren en ontwikkelen. Daarbij wordt het oordeel en de samenwerking met bestuur betrokken. In 2017 is de evaluatie uitgevoerd onder onafhankelijke externe begeleiding. In 2018 zal de zelfevaluatie wederom onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden, omdat we naast terugkijken ook vooruitkijken door in te zoomen op de gewenste competentiematrix en de daar uit voortvloeiende samenstelling van de RvC. Dit alles met het oog op de gewenste toegevoegde waarde van de Raad voor de langere termijn, in het licht van de strategische ambities van Staedion. Projectbezoeken De RvC legt samen met Bestuur tweemaal per jaar een aantal bezoeken af aan nieuwbouw, ingrijpende woningverbeteringen en renovatieprojecten. Daarnaast bezoeken de commissarissen individueel projecten en objecten van Staedion. Bovendien wordt de RvC uitgenodigd voor alle evenementen zoals bouwstart en oplevering. Permanente educatie Iedere commissaris dient in 2017 minimaal 5 studie-uren en daarmee PE-punten te hebben behaald. Deze zijn gericht op de ontwikkeling van competenties en/of vakkennis en beroepsvaardigheden die relevant zijn voor de corporatiecommissaris. Indien een lid na 1 januari 2017 tot commissaris is benoemd, is het minimum aantal PE-punten naar rato vastgesteld. Met de voltallige Raad is in 2017 een tweetal sessies gevolg rondom de thema s governance en stakeholder management. Ook heeft een aantal commissarissen deelgenomen 26

27 aan een gezamenlijke bijeenkomst met de RvC s van twee andere Haagse corporaties. Alle RvC leden hebben voldaan aan de VTW-norm. In onderstaande tabel zijn de behaalde PE-punten opgenomen. Naam Aantal behaalde PE-punten in 2017 De heer ir. J.A.P. van Oosten 8 De heer drs. L.H. Kok 6 Mevrouw drs. A. van Gorsel 15 De heer drs. R. Steenbeek 14 Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven 8 De heer mr. drs. T.M. de Witte RA 10 Lidmaatschappen Alle leden van de RvC zijn lid van de VTW en maken gebruik van het professionaliseringsaanbod van diverse opleidingsinstituten om hun vakkennis op peil te houden. Beloning Raad van Commissarissen en Bestuur De commissarissen ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste honorering. Deze vindt plaats volgens de beroepsregel Bezoldiging commissarissen. Deze regeling van de VTW voor 2017 is op 24 november 2016 door de Algemene ledenvergadering vastgesteld als een voor leden algemeen geldende en bindende beroepsregel. Bij Staedion bedraagt de honorering over 2017 voor een RvC-lid ,- en voor de RvC-voorzitter ,-. De honorering voor alle leden van de RvC valt binnen de norm van de beroepsregel van de VTW en voldoet aan de WNT. De gegevens over de beloning van de RvC en het Bestuur is opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening. In de WNT 1 en 2 zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. Bij het ingaan van de WNT heeft de RvC besloten deze overgangsbepalingen van toepassing te laten zijn voor het Bestuur. Met betrekking tot de RvC leden is toen besloten geen gebruik te maken van de overgangsregeling. De RvC heeft het functioneren van het Bestuur en de individuele leden beoordeeld en besproken met het bestuur en de individuele leden. Vergadering & overleg In 2017 vergaderde de RvC formeel zes maal. Het Bestuur was bij alle RvC vergaderingen aanwezig. De voorzitter van de RvC heeft voorafgaand aan elke RvC-vergadering agendaoverleg met het bestuur. Tevens heeft de voorzitter van de RvC periodiek overleg met beide bestuurders. Het Bestuur heeft, als daar aanleiding voor was, de RvC ook buiten de reguliere vergaderingen om geïnformeerd over relevante onderwerpen. De leden van de RvC werden ook in 2017 voorafgaand aan de vergaderingen tijdig voorzien van adequate informatie door het Bestuur. staedion bestuursverslag

28 Aanwezigheid RvC leden Naam / Rol RvC/ deelnemer commissies Aanwezigheid vergaderingen RvC Aanwezigheid vergaderingen Auditcommissie Aanwezigheid vergaderingen Remuneratiecommissie De heer ir. J.A.P. van Oosten Voorzitter RvC Lid Remuneratiecommissie De heer drs. L.H. Kok Lid Auditcommissie Mevrouw drs. A. van Gorsel Lid Remuneratiecommissie De heer drs. R. Steenbeek Voorzitter Remuneratiecommissie Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven Lid Auditcommissie De heer mr. drs. T.M. de Witte RA Voorzitter Auditcommissie 6/6 n.v.t. 2/2 5/6 6/6 n.v.t. 6/6 n.v.t. 2/2 6/6 n.v.t. 2/2 6/6 5/6* n.v.t. 5/6 6/6 n.v.t. * Op 17 januari 2017 vond de eerste vergadering van de Auditcommissie plaats. Aangezien mevrouw Verhoeven per 30 januari 2017 benoemd is tot RvC lid, was zij bij de eerste vergadering vanzelfsprekend niet aanwezig. De RvC laat zich ook regelmatig informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie en zorgt dat er zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij Staedion. Zo maakten leden van de RvC in de tweede helft van 2017 kennis met de nieuwe Ondernemingsraad die op 1 juni 2017 is geïnstalleerd. De commissarissen die op voordracht van de Huurdersvereniging Staedion (HVS) zijn benoemd, spraken ook dit jaar met de HVS. Daarnaast woonde de RvC de jaarlijkse stakeholderbijeenkomst van Staedion bij. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over onder andere de uitkomsten van de visitatie eind 2016 en het ondernemingsplan. 28

29 Verklaring De RvC heeft in overeenstemming met artikel 22 van de statuten van de stichting Staedion gedurende het jaar 2017 toezicht gehouden op het Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting. Inovereenstemming met het bepaalde in de statuten heeft de RvC de jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) door de externe accountant KPMG laten controleren. De RvC heeft kennis genomen van de controleverklaring en kan zich hiermee verenigen. De RvC heeft de jaarstukken vervolgens vastgesteld. Tot slot Graag wil de RvC van deze gelegenheid gebruiken maken om het Bestuur en alle medewerkers van Staedion te bedanken voor hun inzet gedurende Den Haag, 23 april 2018 De heer ir. J.A.P. van Oosten (voorzitter) De heer drs. L.H. Kok (vicevoorzitter) Mevrouw drs. A. van Gorsel De heer drs. R. Steenbeek Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven De heer mr. drs. T.M. de Witte RA staedion bestuursverslag

30 3 Governance 30

31 Staedion is zich bewust van het feit dat zij werkt in het publieke domein. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de Raad van Commissarissen (good governance) en met advisering van de Ondernemingsraad en de Huurdersvereniging Staedion. Staedion waarborgt good governance en toezicht met behulp van diverse statuten, codes en control frameworks. 3.1 Corporate governance Staedion hanteert de volgende visie op corporate governance: het effectief en efficiënt realiseren van de doelstellingen en het afleggen van verantwoording aan belanghouders. Om de visie uit te dragen en te realiseren is een integraal Governance framework ontwikkeld. Hiermee geven we concreet en praktisch invulling aan de bepalingen als vermeld in de Governancecode Woningcorporaties. In het Governance framework zijn alle onderwerpen inzake Governance geborgd. Diverse risicobeheersings- en controlesystemen reduceren de afbreukrisico s op het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en bevorderen de transparantie binnen de organisatie. De beheersbaarheid is vergroot door de introductie van de Governance cyclus. De Governance cyclus ligt als een schil om de jaarlijkse Planning & Control cyclus en kent een tijdshorizon van vier jaar. De cyclus wordt jaarlijks geactualiseerd en de onderwerpen, die dat jaar voor actualisatie in aanmerking komen, worden opgenomen in de P&C cyclus. Hiermee waarborgt Staedion dat Governance onderwerpen actueel blijven en zijn afgestemd op interne en externe ontwikkelingen. Bovendien volgt Staedion de principes uit de Governancecode woningcorporaties. De code geeft bestuurders en toezichthouders van woningcorporaties richtlijnen voor goed bestuur en toezicht. staedion bestuursverslag

32 Governance Framework staedion Organisatievisie Monitoren en verantwoorden In Control Statement dpi en jaarafspraken dvi Medewerkersonderzoek Integriteitsonderzoek Visitatierapport act Toezicht RvC-Reglement Bestuurs- en directiestatuut Statuten stichting Verbindingen-statuut Samenwerking HVS Internal auditcharter Reglement OR Jaarverslag en jaarrekening Ondernemingsplan Heidagen check T-rapportages Bedrijfsjaarplan en begroting (incl.mjr) plan Maandrapportages Afdelings- T-rapportages Afdelingsjaarplannen Beheersen Reglement financieel beheer Sturen Portefeuillestrategie en Risicomanagement-beleid (incl. compliance) do wensportefeuille Prestatieafspraken gemeente Procuratiereglement Prestatieafspraken regio Algemene voorwaarden Activiteitenoverzicht gemeente Governance- en P&C cyclus Fiscaal statuut Communicatiebeleid Adviesaanvraag huurverhoging HR visie HVS ICT-strategie Duurzaamheidsbeleid Informatiebeveiligingsbeleid Klokkenluidersregeling Inkoopbeleid Gedragscode Regeling ongewenste omgangsvormen 32

33 3.2 Bestuur Verantwoordelijkheden van het Bestuur Het Bestuur bestuurt de Stichting Staedion. Er is sprake van een tweehoofdig collegiaal bestuur, bestaande uit een bestuursvoorzitter en een bestuurder van Stichting Staedion. De verdeling van aandachtsgebieden tussen de bestuursvoorzitter en de bestuurder stelt Staedion verder in staat zich beter te focussen. Onderstaand zijn de aandachtsgebieden van het Bestuur weergegeven. Deze zijn in een portefeuilleverdeling nader vastgelegd: Bestuursvoorzitter Internal auditor Concernstaf Onderhoud & Vastgoed Bestuurder BIT Facilitair Bedrijf Woonservice Financiën Het Bestuur van Stichting Staedion is onder meer verantwoordelijk voor: De realisatie van de doelstellingen van Staedion De strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling Het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur De naleving van wet- en regelgeving en interne regelingen Het personeels- en remuneratiebeleid Een adequaat en effectief intern risicobeheersing- en controlesysteem Aansturing en coördinatie van processen en activiteiten. Statuten Stichting Staedion en Bestuurs- en directiestatuut Op 1 januari 2017 is het gewijzigde Bestuurs- en directiestatuut in werking getreden. In de statuten en het door de Raad van Commissarissen vastgestelde Bestuurs- en directiestatuut is vastgelegd welke besluiten het Directieteam mag nemen met/zonder voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen (RvC). In het bestuurs- en directiestatuut is ook een kader opgenomen voor de rolverdeling tussen Bestuur, Raad van Commissarissen, Audit & Control en medezeggenschap (intern en extern) conform de eisen die hieraan gesteld worden door het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV), het Burgerlijk Wetboek, de Woningwet, de Wet op de Ondernemingsraden en de Wet Huurder - Verhuurder. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Daartoe verschaft zij de Raad de benodigde informatie en bespreekt onder meer de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. Zowel de statuten als het Bestuurs- en directiestatuut zijn te vinden op de website van Staedion. Samenstelling Directieteam De samenstelling van het Directieteam van Staedion zag er gedurende 2017 als volgt uit: De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder/directeur Financiën De heer S. Vrouwenfelder, directeur Woonservice De heer drs. A.C Boidin, directeur Onderhoud & Vastgoed Mevrouw L. Wetters, directeur Concernstaf Activiteiten Directieteam In 2017 heeft het Directieteam 25 keer vergaderd. De deelnemers aan dit overleg zijn het Bestuur, de directieleden en de bestuurssecretaresse. Daarnaast is vier keer een inhoudelijke één- of tweedaagse heivergadering georganiseerd. staedion bestuursverslag

34 Geen tegenstrijdig belang In 2017 waren er bij de besluitvorming in het Directieteam geen onverenigbaarheden. Er zijn geen transacties geweest waarbij sprake was van een tegenstrijdig belang en het Bestuur en de directieleden bekleedden geen functies die strijdig zijn met de statuten. Ook ontplooien het Bestuur en de directieleden geen activiteiten die concurreren met de belangen van Staedion. Nevenfuncties bestuurders Het Bestuur van Staedion wordt sinds 1 februari 2014 gevormd door Willem (W.M.K.) Krzeszewski, bestuursvoorzitter, en Jan-Peter (J.P.) Duijvestijn, bestuurder/directeur Financiën. Zij bekleden de volgende nevenfuncties: Nevenfuncties bestuursvoorzitter Lid Raad van Toezicht Duurzaam Den Haag Lid Algemeen Bestuur Vereniging Deltametropool Lid Algemeen Bestuur Forum voor Stedelijke Vernieuwing Lid Dagelijks Bestuur van de Vernieuwde Stad en voorzitter van de adviescommissie Investeren Stedelijke Vernieuwing van de Vernieuwde Stad Voorzitter Bestuur Stichting General Maczek Memorial Nevenfuncties bestuurder Lid Raad van Toezicht Alrijne Zorggroep (voorzitter Auditcommissie) Lid deelnemersraad Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) Bezoldiging bestuurders De gegevens betreffende de bezoldiging van bestuurders en de Wet Normering Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening. Permanente Educatie Bestuur Staedion hecht waarde aan Permanente Educatie, die bijdraagt aan de continue verbetering van het functioneren van het Bestuur. Bestuurders van woningcorporaties aangesloten bij Aedes zijn sinds 1 januari 2015 verplicht binnen drie jaar minimaal 108 PE-punten te behalen. Over de periode hebben de heer Krzeszewski (bestuursvoorzitter) en de heer Duijvestijn (bestuurder) hieraan voldaan. De bestuursvoorzitter heeft over deze periode 225 PE-punten behaald. De bestuurder heeft 277 punten over dezelfde periode behaald. Behaalde PE-punten Totaal W.M.K. Krzeszewski J.P. Duijvestijn

35 In 2016 heeft de bestuursvoorzitter aan de Neyenrode Business University van de MBA-opleiding de module Organisatieontwikkeling en Verandermanagement (210 PE-punten) succesvol afgerond. De bestuurder heeft in 2017 aan de Nyenrode Business University van de MBA-opleiding de module Business Process and Technology (210 PE-punten) succesvol afgerond. Verklaring van het Bestuur In de statuten van Staedion is vastgelegd dat het Bestuur jaarlijks de jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) opstelt. Deze dienen te voldoen aan de voorschriften die ter zake voor toegelaten instellingen van de Woningwet gelden. De RvC verleent de opdracht tot controle van de jaarstukken van de Stichting. Deze opdracht wordt gegeven aan een door de RvC aangewezen accountant. De jaarstukken worden ter vaststelling voorgelegd aan de RvC. Vaststelling door de RvC vindt pas plaats op het moment dat zij kennis hebben genomen van de bevindingen van de accountant. Het Bestuur van Staedion verklaart dat alle middelen van de Stichting in het verslagjaar uitsluitend zijn besteed aan werkzaamheden op het gebied van de volkshuisvesting. Den Haag, 23 april 2018 De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder 3.3 Externe accountant De externe accountant KPMG is, na advies van het Bestuur, benoemd door de Raad van Commissarissen. De beloning van KPMG is in overleg met het Bestuur en Raad van Commissarissen vastgesteld. In 2016 is KPMG op basis van de nieuwe Governancecode nogmaals benoemd tot de externe accountant van Staedion voor een periode van twee jaar, waarna een termijn van tien jaar is bereikt. Het Bestuur en de Raad van Commissarissen maken minstens eens in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De laatste grondige beoordeling heeft plaatsgevonden in staedion bestuursverslag

36 4 Organisatie 36

37 organogram bestuur staedion Collegiaal bestuur Bestuursvoorzitter Bestuurder Bestuurssecretariaat Business en informatie Technologie (BIT) Internal auditor Facilitair Bedrijf Directeur Concernstaf Financiën Directeur Onderhoud & Vastgoed Directeur Woonservice organisatie Aantal medewerkers 380 (ultimo 2017) Aantal fte 351 (ultimo 2017) Aantal fte 353 (gemiddeld 2017) Gemiddelde deeltijdfactor 0,92 Man 55% Gemiddelde leeftijd Gemiddelde lengte dienstverband 45 jaar 11 jaar Ziekteverzuim 4,2% (doel 4,0%) Instroom medewerkers 46 Doorstroom medewerkers 26 Uitstroom medewerkers 43 Vrouw 45% staedion bestuursverslag

38 4.1 Betrokken medewerkers Klantbeloften In 2017 zijn we verder gegaan met het centraal stellen van de bewoners, vanuit onze doelstelling we maken een eigen thuis bereikbaar met onze bewoners. Om nog meer betrokken te zijn bij onze bewoners, hebben we interne klantbeloften geformuleerd. Alle medewerkers hebben via workshops kennis gemaakt met deze klantbeloften en zijn hiermee aan de slag gegaan. Medewerkers hebben samen met hun leidinggevenden acties benoemd. Veel acties waren quick wins. De acties die meer tijd nodig hebben, zijn geïntegreerd in het jaarplan van Medewerkerstevredenheid Staedion heeft geen medewerkersonderzoek gedaan dit jaar. In de tweede helft van 2018 wordt dit weer opgestart. Er vindt een oriëntatie plaats op het soort medewerkersonderzoek dat binnen Staedion wordt uitgezet. Arbobeleid en ziekteverzuim Het bestaande arbobeleid is geactualiseerd en sluit hierdoor aan bij de visie van het Directieteam om iedereen meer zijn of haar eigen verantwoordelijkheid te laten nemen. Gezond en veilig werken wordt hiermee nog meer een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerkers én Staedion. Ook de nieuwe Arbowet (1 juli 2017) is verwerkt in dit beleid. Deze wet legt meer nadruk op het voorkomen van ziekteverzuim en op een prominentere rol voor de preventiemedewerkers. Het gemiddelde verzuimpercentage over 2017 was 4,2%. Dit percentage is als volgt opgebouwd: Kort verzuim (korter dan één week): 1,1% Middellang verzuim (van één tot zes weken): 0,5% Lang verzuim (langer dan zes weken): 2,6% In het arbobeleid en in de verzuim- en reïntegratieregeling ligt de nadruk op wat de medewerker en manager kunnen doen aan het verlagen van het ziekteverzuim. In 2018 geven we naast verzuimbeheersing, meer aandacht aan frequent kort verzuim, preventie en de rol die medewerkers hier zelf in hebben. Integriteit In 2017 is de Gedragscode opnieuw uitgebracht. De Gedragscode beschrijft concrete regels en verplichtingen die betrekking hebben op integriteit en biedt hiermee handvatten voor managers en medewerkers. Elke medewerker is bekend met de Gedragscode. De Gedragscode maakt transparant wat wij samen onder integer handelen verstaan. Voor zover bekend hebben er in relatie tot de Gedragscode in 2017 geen schendingen plaatsgevonden. De Gedragscode is te vinden op de website van Staedion. Naast de Gedragscode voert Staedion iedere vier jaar een integriteitsonderzoek uit. In 2015 heeft onderzoek plaatsgevonden, waarvan de aanbevelingen uit het rapport halfjaarlijks door het Directieteam worden gemonitord. Privacy Binnen Staedion is in 2017 een organisatiebrede inventarisatie gedaan op het gebied van privacy met betrekking tot gegevensverwerkingen. Er is een werkgroep Privacy ingericht die beleid en richtlijnen formuleert en organisatiebreed acties uitzet en bewaakt, dit alles om medio 2018 te kunnen voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bovendien zijn twee privacyfunctionarissen 38

39 benoemd die mede verantwoordelijk zijn voor het bewaken van de Wet meldplicht Datalekken en het implementeren van de AVG binnen Staedion. In 2018 zal de focus voor alle medewerkers liggen op bewustwording en implementatie van privacy zaken. Vertrouwenspersoon Staedion heeft een interne en een externe vertrouwenspersoon. De interne vertrouwenspersoon is in 2017 niet benaderd. De externe vertrouwenspersoon is benaderd door drie medewerkers. Het gaat daarbij om één situatie van categorie bedreiging en twee situaties van categorie intimidatie, alle drie reeds gestart in 2016 en inmiddels afgewikkeld in Geen van de drie medewerkers heeft zich gewend tot de Klachtencommissie. Klokkenluidersregeling Staedion kent een Klokkenluidersregeling. Deze regeling biedt medewerkers de mogelijkheid om zonder gevaar voor hun rechtspositie melding te doen van vermeende misstanden en andere onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard. In 2017 is geen gebruik gemaakt van deze regeling. Onafhankelijke Klachtencommissie In 2016 is er ten aanzien van kwaliteitszorg een verbeterslag gemaakt in het kader van eerstelijns klachten. Dat heeft in 2017 verdere vruchten afgeworpen. Indien (potentiële) huurders zich niet in de afwikkeling van hun klachten kunnen vinden, kan er een formele klacht worden ingediend bij de onafhankelijke klachtencommissie. Deze onafhankelijke klachtencommissie is er voor klachten van (potentiële) huurders ten aanzien van een door Staedion geleverde dienst, een door Staedion geleverd product, een gedraging, handeling of nalaten van een medewerker van Staedion, ten gevolge waarvan klager zich rechtstreeks in zijn belang getroffen acht en achten kan. De onafhankelijke klachtencommissie heeft in 2017 zes adviezen gegeven over klachten. Drie van deze klachten waren reeds in 2016 ingediend. Twee zaken zijn niet-ontvankelijk verklaard, drie zaken ongegrond en één zaak gegrond. De klachten gingen over een geleverd product en/of dienst (mate van woningverbetering, gebrek, onderhoud, beleidskeuze Staedion). Er was een klacht over gedrag van een medewerker van Staedion en het betrof klachten die betrekking hadden op een financieel geschil. De adviezen van de onafhankelijke klachtencommissie zijn bij schriftelijk besluit voor 100% opgevolgd door de betreffende verantwoordelijke directeur. Aantal medewerkers / fte Ultimo 2017 bedroeg het aantal medewerkers 380 (2016: 377). De leeftijdsopbouw van ons personeelsbestand ziet er als volgt uit: Leeftijdscategorie aantal % 25 jaar 3 1% 26 tot en met 35 jaar 66 17% 36 tot en met 45 jaar % 46 tot en met 55 jaar % 56 jaar en ouder 65 17% Totaal % Ultimo 2017 waren er 351 fte (2016: 348 fte) in dienst. staedion bestuursverslag

40 4.2 Leren en verbeteren Het afgelopen jaar is er veel aandacht besteed aan de samenwerking. Zo hebben medewerkers tijdens verschillende themabijeenkomsten kennis en ervaring uitgewisseld. Waarbij als resultaat in september 2017 een gezamenlijk en breed gedragen jaarplan door het management is opgesteld. Verder hebben we aandacht besteed aan het uitbreiden van ontwikkelingsmogelijkheden en het bieden van kansen voor doorstroming binnen de organisatie. Er wordt nog te weinig gebruikt gemaakt van het persoonlijk loopbaanontwikkelingsbudget. Daarom gaan we het persoonlijk loopbaanontwikkelingsbudget in 2018 nog meer promoten. In 2018 komt de aandacht specifiek te liggen op leiderschap, onderlinge samenwerking en strategische personeelsplanning. 4.3 Aedes Benchmark 2017 Met de Aedes Benchmark is het voor corporaties mogelijk om individuele resultaten onderling te vergelijken en van elkaar te leren. Op die manier kunnen zij hun middelen zo goed mogelijk inzetten voor het huisvesten van mensen met lagere inkomens. Staedion hecht belang aan de Aedes Benchmark. Dit jaar hebben 303 corporaties hieraan deelgenomen. Zij vertegenwoordigen bijna alle verhuureenheden (98%) in de corporatiesector. In 2017 zijn corporaties voor de prestatievelden huurdersoordeel en bedrijfslasten ingedeeld in 3 klassen (A, B of C), waarbij A de hoogste klasse is. Door deel te nemen aan benchlearning sessies met andere corporaties proberen wij van elkaar te leren om te komen tot verdere optimalisatie van onze operationele processen (en derhalve besparingen) in de toekomst. De integrale benchmarkpositie voor 2017 is uitgekomen op een AA. Dit betekent op beide prestatievelden een stijging ten opzichte van 2016 waarvoor wij een BA score noteerden. Voor het prestatieveld huurdersoordeel heeft Staedion een verbetering gerealiseerd op de deelscores huurders met een reparatieverzoek en vertrokken huurders. Met name de deelscore huurders met een reparatieverzoek weegt zwaar mee in de totaalscore (55%), met een A-score als eindresultaat. Staedion heeft het afgelopen jaar een verdere verbetering van het huurdersoordeel weten te realiseren door de implementatie van de klantreis. Voor het prestatieveld bedrijfslasten heeft Staedion een A-score behaald (2016: A). Door de organisatieaanpassing heeft verdere kostenreductie plaatsgevonden. Staedion scoort met de bedrijfslasten van 682 per vhe significant lager dan het gemiddelde in de sector ( 790 per vhe). 40

41 Benchmarkpositie: Score 2017: AA Prestatieveld Huurdersoordeel Staedion Gemiddelde sector Score Staedion: A Weging benchmark Nieuwe huurders 8,0 7,5 A 25% Huurders met reparatieverzoek 8,0 7,5 A 55% Vertrokken huurders 6,9 7,4 C 20% Prestatieveld Bedrijfslasten Staedion Gemiddelde sector Score Staedion: A Geharmoniseerde beïnvloedbare netto bedrijfslasten A Inmiddels is de Aedes Benchmark uitgebreid met de prestatievelden onderhoud & verbetering, beschikbaarheid & betaalbaarheid en duurzaamheid waarvoor sinds 2017 ook letters worden gegeven. Afgelopen jaar waren de processen van Staedion nog niet optimaal ingericht waardoor Staedion nog niet heeft deelgenomen aan deze prestatievelden. Voor 2018 heeft Staedion intern een werkgroep opgericht die zich gaat bezighouden met het coördineren en optimaliseren van alle prestatievelden. Zo zal er actief worden geparticipeerd aan de diverse Benchlearning sessies die door Aedes worden georganiseerd. staedion bestuursverslag

42 5 Verbinding: met onze bewoners en belanghouders 42

43 5.1 Bewoners Bewonerscommissies, contactgroepen en contactpersonen Staedion kent 61 geregistreerde bewonerscommissies. Bewoners geven in gesprekken met Staedion over participatie aan dat zij een wens hebben tot maatwerk. De formele wettelijke kaders uit de Overlegwet worden door veel bewoners als belastend ervaren. Participatievormen naast de reguliere structuren Ieder jaar organiseren we een aantal bijzondere participatie bijeenkomsten voor onze bewoners. We gaan steeds op zoek naar nieuwe vormen om bewoners te betrekken bij dat wat binnen Staedion speelt. Staedion hanteert het uitgangspunt dat deze bewoners, in de rol van vrijwilliger, activiteiten ondernemen die ten goede komen aan alle bewoners van een complex en daarmee een algemeen belang dienen. De verschijningsvorm waarin dit gebeurt lijkt daarbij steeds vaker van ondergeschikt belang. Bewoners kunnen participeren in bijvoorbeeld (tijdelijke) projectgroepen, beheergroepen (groen, schoonmaak of groepsruimten) of andere op complexniveau geïnitieerde bewonersinitiatieven. In een vaak informele overleg structuur wordt, veelal op uitdrukkelijk verzoek van de bewoners zelf, gekozen voor ad-hoc overleg met medewerkers van Staedion. 5.2 Ondernemingsraad Samenstelling en verkiezingen Tot 1 juni 2017 was de samenstelling van de OR: de heer C. van Huizen, de heer B. Koopman, mevrouw E. van Maanen, de heer L. Verheij, de heer E. Steemers (voorzitter), mevrouw M. Schaap en mevrouw V. van der Velden. In mei 2017 zijn er algemene OR-verkiezingen gehouden. Er waren tien kandidaten. Van de 350 kiezers hebben er 247 gestemd (71%). Vanaf 1 juni zijn de negen OR-leden: de heer M. Boonekamp, mevrouw R. Hoogduin, de heer T. Lansbergen, mevrouw C. van Luijk, mevrouw E. van Maanen, de heer P. Mekers (vicevoorzitter), de heer S. Ros, mevrouw S. Sieverink (voorzitter) en mevrouw V. van der Velden. Mevrouw C. van Luijk heeft Staedion per 1 oktober verlaten. Voor deze zetel is een tussentijdse verkiezing uitgeroepen. Flexpool De OR heeft per 1 juni 2017 een flexpool opgericht. Aan deze pool nemen negen medewerkers deel, die actief meedenken met de OR. Zij hebben ieder voor een OR-commissie gekozen die aansluit op zijn of haar interesses. Bij organisatiebrede onderwerpen betrekt de OR alle flexpoolers. Commissies De nieuwe OR heeft op zijn eerste tweedaagse cursus besloten met drie commissies te gaan werken. Dit zijn de commissies FOS (Financiën, Organisatie en Strategie), PB (Personeelsbeleid) en Communicatie. De commissies bereiden onderwerpen voor de OR-vergadering voor. Overige overleggen De commissie Personeelsbeleid heeft een driemaandelijks Arbo-overleg met een delegatie van HR. Daarnaast heeft een OR-lid deelgenomen aan de werkgroep aanbesteding nieuwe Arbodienst, en nam een OR-lid deel aan de werkgroep verbetering gesprekscyclus. staedion bestuursverslag

44 Speerpunten OR De OR heeft drie speerpunten geformuleerd: het opleidingsbeleid, pensioenregelingen en duurzame inzetbaarheid. In 2017 heeft de OR zijn kennis op het gebied van pensioenen en duurzame inzetbaarheid verdiept door workshops te volgen. Instemmings- en adviesaanvragen en vergaderingen De OR heeft in 2017 één adviesaanvraag: organisatiewijzigingen en vier instemmingsaanvragen: ICT-protocol, Arbobeleid, SOS-friend en agressieprotocol behandeld. De OR heeft 24 keer vergaderd, en zeven overlegvergaderingen met de bestuurder gehouden. Overige onderwerpen De OR heeft onder meer de evaluatie van het plan Innovatie en veranderkracht bij BIT besproken, het asbestbeleid, het jaarverslag over 2016, en het jaarplan 2018 (incl. begroting). Ook is er kennisgemaakt met de Raad van Commissarissen. De OR-pagina op Stip is verbeterd en bevat steeds actuele informatie. 5.3 Huurdersvereniging Staedion Begin februari 2017 ontving Staedion het trieste bericht van het onverwachte overlijden van de secretaris van de Huurdersvereniging Staedion (HVS), mevrouw Mary van Wissen. Zij was betrokken bij de oprichting van de huidige huurdersvereniging en bleek in de positie van secretaris al snel een waardevolle en drijvende kracht achter het functioneren van de HVS. Zij was altijd voorstander van constructief overleg en wist, soms lastige, onderwerpen naar iedereen begrijpelijk te verwoorden. Voor zowel HVS als Staedion betekent haar overlijden een groot verlies. In de opvolgende periode hebben we met bestuursleden van de HVS gesproken over hun wensen ten aanzien van de wijze van voortzetting van onze samenwerking. Gezamenlijk is besloten om dit per onderwerp in samenspraak te bepalen en de ingezette overlegstructuur verder te handhaven. Hierbij hebben we samen continu gestreefd naar het bereiken van een optimale balans in de hoeveelheid van te behandelen onderwerpen en de wijze waarop de bestuursleden hierbij betrokken worden. Twee HVS bestuursleden zijn in 2017 gestopt met hun werkzaamheden. Dit betrof de heer A. Witte (bestuurslid BC Hagesteyn) en mevrouw A. Nienaber (bewoner Meppelweg). De heer M. Stam (bewoner Werfstraat) is als kandidaat bestuurslid nieuw aangetreden. Eind 2017 bestaat de HVS uit 7 bestuursleden. Dagelijks bestuur HVS: De heer R. Klein, voorzitter (extern bestuurslid en tweede penningmeester) De heer N. van den Bergh, (extern penningmeester) Algemeen bestuur: Mevrouw C. van Straalen, bestuurslid (bewonerscommissie de Waringin) Mevrouw A. Beek, bestuurslid (bewonerscommissie Spaanse Hof) Mevrouw D. Weber, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) De heer K. Schumacher, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) De heer M. Stam, kandidaat bestuurslid (bewoner Werfstraat) Administratieve ondersteuning: Mevrouw A. Maagdenberg (bureau ProMinutes) 44

45 In 2017 vond een regulier maandelijks beleidsoverleg plaats met de stafmedewerker Bewonersparticipatie waarin lopende adviesaanvragen en andere actuele onderwerpen zijn behandeld. Verder zijn, verspreid over het jaar, meerdere themabijeenkomsten over specifieke onderwerpen georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten worden onderwerpen toegelicht waarover de HVS meer informatie wenst of waar zij op een later tijdstip wordt geacht advies over uit te brengen. De wederzijdse ervaringen met deze werkwijze zijn positief. Hieronder volgt een opsomming van behandelde thema s en adviesaanvragen in 2017: De Energie-Index, het Energielabel en de huurpunten (themabijeenkomst) Het beleidsplan Wonen en Zorg (adviesaanvraag) Projectenkalender en planmatig onderhoud (themabijeenkomst) Huurverhoging 2017 (adviesaanvraag) Bijeenkomst herstructurering en renovatie (themabijeenkomst) Evaluatie pilot huurdersparticipatie in de ALV (informatietraject) Nieuw glas- en rioolcontract 2017 (adviesaanvraag) Bespreking jaarrekening 2016 (Zomeroverleg met bestuursvoorzitter) Ontwikkelingen in facturatie en afrekeningen (themabijeenkomst) Overzicht serviceabonnement Wie betaalt wat (informatietraject) Sociaal Statuut 2017 (adviesaanvraag/tripartiteoverleg) Inzet huismeester & complexbeheerder (themabijeenkomst) Portefeuillestrategie 2017 (themabijeenkomst) Prestatiebiedingen 2018 (adviesaanvraag/tripartiteoverleg) Professionaliteit en samenwerking (themabijeenkomst) Jaarverslag Geschillencommissie Wonen Zuid Holland (GCWZH) (informatietraject) Jaarverslag Interne Klachtencommissie Staedion 2016 (informatietraject) Aanbesteding Schoonmaak (adviesaanvraag) Sommige onderwerpen uit deze lijst keren jaarlijks terug; voorbeelden hiervan zijn de jaarlijkse huuraanpassing of de bespreking van de prestatiebiedingen samen met de gemeente en andere huurdersorganisaties. De doorlooptijd bedraagt per onderwerp dan meestal enkele maanden. Andere onderwerpen hebben een langere behandelingsperiode. Zo zijn de voorbereidingen voor het thema Aanbesteding schoonmaak al vroeg in 2016 gestart en zijn bestuursleden van de HVS direct bij dit traject betrokken. Dezewerkwijze levert wederzijds veel voordeel op. We bouwen gezamenlijk kennis op over het onderwerp, en zorgen er gelijktijdig voor dat de mening van huurders vanaf de start wordt meegenomen. We realiseren ons dat we regelmatig een groot beroep moeten doen op de beschikbare tijd en flexibiliteit van de bestuursleden van de HVS. De ontwikkelingen in de maatschappij en politiek staan niet stil. Desondanks merken we dat de bestuursleden steeds weer bereid te zijn om met ons mee te denken en zich met hart en ziel voor onze bewoners in te zetten. Doorkijk 2018 De positie van en de samenwerking met de Huurdersvereniging Staedion versterken we in Dit doen we door gezamenlijk uitvoering te geven aan de uitkomsten van de nieuwe visie op participatie. Ook gaan we aan de slag met de resultaten uit de huurdersenquête. We hopen dat naar aanleiding van de enquêteresultaten zich in 2018 nieuwe kandidaat bestuursleden zullen melden. Daarnaast blijven we met elkaar in gesprek over tal van onderwerpen. Eén van de eerste agendapunten in 2018 is de klantbeloften van Staedion. We bekijken in samenwerking met de HVS hoe deze extern gepresenteerd kunnen worden. In 2018 sluiten we ook een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de HVS. staedion bestuursverslag

46 5.4 Overige belanghouders Nieuwe prestatieafspraken met gemeenten Corporaties zijn vanaf 2015 verplicht om jaarlijks een bod uit te brengen aan gemeenten aan de hand van de woonvisie van de gemeente. In 2017 heeft dit geleid tot enkele aanvullende afspraken tussen Staedion en de gemeente Den Haag. Aanvullende afspraken, omdat we nog lopende prestatieafspraken hebben voor Met de gemeente Rijswijk hebben we nieuwe prestatieafspraken gemaakt en de afspraken met Westland en Leidschendam-Voorburg zijn gecontinueerd. Door het beperkte aantal woningen van Staedion in Delft zijn nadere prestatieafspraken met de gemeente Delft niet nodig. Met de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn begin 2018 nieuwe afspraken gemaakt. Samenwerking gemeente Den Haag Met de gemeente Den Haag werken we intensief samen op verschillende onderwerpen, zowel voor de gehele stad als op stadsdeel of zelfs wijkniveau. Vaak maken we afspraken met de gemeente en andere corporaties gezamenlijk. Ook is er een tripartiteoverleg met de drie grote corporaties, de gemeente en de huurdersorganisaties van de drie corporaties. Dit jaar maakten we met corporaties en gemeente afspraken over extra woningen voor cliënten van zorginstellingen. Staedion realiseerde al dit jaar vrijwel volledig de afgesproken bijdrage. Mede dankzij inzet van Staedion werden in Den Haag 58 complexen van drie woningcorporaties complexgewijze aanpassingen gerealiseerd om bewoners beter langer zelfstandig thuis te kunnen laten wonen. Deze werden bekostigd vanuit de WMO. Een nieuwe manier van werken die een vervolg waard is. Afgelopen jaar heeft bovendien overleg plaats gevonden over het digitaliseren van de voorrangsverklaringen. Met ingang van januari 2018 kunnen bewoners van de stad rechtstreeks een aanvraag indienen bij de gemeente en gebeurt dat grotendeels digitaal. Samen met de corporaties zijn afspraken met de gemeente gemaakt over de nieuwbouwopgave in de stad. Dit heeft geleid tot een nieuwbouwoverleg: twee keer per jaar vindt er op een transparante manier, met de corporaties en de gemeente, afstemming plaats voor de nieuwbouw. In het najaar heeft er een samenwerkingstafel middenhuur plaatsgehad, welke heeft geleid tot een markttoets voor een complex van Staedion. Deze markttoets is begin 2018 uitgevoerd door de gemeente. Verder is er een Haagse Energietafel opgestart, wat begin 2018 heeft geleid tot een Haags Energie Akkoord. Samenwerking in de regio Afgelopen jaar is de samenwerking in de regio geïntensiveerd. Samen met gemeenten en sociale verhuur corporaties hebben we de behoefte aan sociale huurwoningen tot 2026 onderzocht. Conclusie: er moeten woningen bij. Dat vraagt om inspanningen van corporaties, maar ook van gemeenten, die immers randvoorwaarden kunnen bepalen. We hebben hierover intensief overleg gehad, dat uiteindelijk is uitgemond in een convenant over de ontwikkeling van de woningvoorraad. In 2018 gaan we nieuwe regionale prestatieafspraken maken. Hierin krijgt dit convenant zeker een plek. 46

47 Actieve rol in De Vernieuwde Stad De Vernieuwde Stad (DVS) is een platform van grote en grootstedelijke corporaties. Binnen DVS wisselen we ervaringen uit en bundelen we krachten op strategische kerndossiers in de corporatiesector. Staedion vervult een actieve rol binnen DVS, onder meer als lid van het Dagelijks Bestuur en als voorzitter van de Werkgroep Investeringen en Stedelijke Vernieuwing. Daarnaast zijn we lid van verschillende werkgroepen. Stakeholdermanagement Kort voor de zomer organiseerde Staedion een belanghoudersbijeenkomst. Centraal stond ons ondernemingsplan: zijn we nog op de juiste koers of moeten we bijsturen. Deze bijeenkomst heeft hebben verschillende aanknopingspunten opgeleverd om te verwerken in onze plannen. In 2018 geven we nog meer vorm en inhoud aan het stakeholdermanagement bij Staedion. staedion bestuursverslag

48 6 Managen van risico s 48

49 Risicomanagement is onlosmakelijk verbonden met onze langetermijndoelstellingen, maakt deel uit van de besluitvorming en is geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. De langetermijnstrategie is uitgezet in het Ondernemingsplan In het Ondernemingsplan heeft Staedion zich op het gebied van risicomanagement de volgende doelen gesteld: Voldoen aan wet- en regelgeving (compliance) Efficiënt, effectief en rechtmatig behalen van doelstellingen Verbeteren kwaliteit dienstverlening (richting interne en externe klanten) Vergroten van het risicobewustzijn Leren van gemaakte fouten uit het verleden Blijvend beschikken over voldoende solvabiliteit (bedrijfswaarde) Deze doelstellingen vinden hun praktische uitwerking in het risicomanagementbeleid en het proces van risicomanagement, waarin de PDCA-cyclus (Deming-cirkel) wordt doorlopen stond in het teken van de presentatie van het risicomanagementbeleid , de simulatie risicomanagement, de aanscherping van het In Control Statement (ICS) en de totstandkoming van het risicoregister voor Risicobereidheid Jaarlijks stelt het Directieteam de risicobereidheid vast op basis van politieke, maatschappelijke en financiële ontwikkelingen. De daarin opgenomen tolerantiegrenzen zijn gekoppeld aan concrete kans- en impactschalen en zijn generiek van toepassing op de risico s in het risicoregister. In 2017 is bij de risicoweging onderscheid gemaakt in de impactschalen Financiële continuïteit en Klant. De impactschaal Klant is in de plaats gekomen van de impactschaal Reputatie. Voor de financiële impact geldt dat het netto risico (bruto risico -/- beheersmaatregelen) in geen geval de doelrealisatie van de financiële ratio s (met name Loan-to-Value) in gevaar brengt. De financiële ratio s worden vastgelegd in de meerjarenbegroting en goedgekeurd door de RvC. Daarnaast is bepaald dat een netto risico in geen geval mag leiden tot een schade van 5 miljoen over één jaar genomen. Evenmin mag een risico een potentiële schade opleveren van 2 tot 5 miljoen, indien de inschatting is dat het risico eens in de vier jaar of vaker kan optreden. Een risico met een potentiële schade van tussen de 0,5 en 2 miljoen per jaar is niet acceptabel indien de inschatting is dat het risico meerdere keren per jaar kan optreden. Naast de generieke risicobereidheid stelt het Directieteam elk jaar een specifieke tolerantiegrens vast per kritieke prestatie indicator (KPI) in de Balanced Scorecard. Afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de tolerantiegrenzen worden tussentijds geanalyseerd en gerapporteerd in de tertaalrapportages. staedion bestuursverslag

50 Organisatie van risicomanagement De rollen en verantwoordelijkheden evenals de onderlinge samenhang zijn ingericht volgens het Threelines of defense model. Het uitgangspunt hierbij is dat interne beheersmaatregelen zoveel mogelijk in de lijn worden geborgd. Behalve een structuur verschaft het model handvatten voor continue verbetering van het interne beheersingsraamwerk, het risicobewust zijn en het risicobewust handelen. Hieronder wordt toegelicht op welke wijze de verdedigingslinies worden ingevuld. De 1st line of defense wordt gevormd door het lijnmanagement. De lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor de identificatie en beheersing van de risico s behorend bij de strategische doelstellingen, processen en projecten die zij in portefeuille hebben. De 2nd line of defense bestaat uit de risicomanagement- en controlfunctie van Financiën & Control en de compliance functie van Juridische zaken. De adviseur Proces- en risicomanagement regisseert, coördineert en evalueert de jaarlijkse risicomanagementcyclus. De business controllers voeren controlewerkzaamheden uit op basis van het intern controleprogramma. De bedrijfsjurist (complianceofficer) adviseert de eerste lijn over compliance en beheert het corporate overzicht wet- en regelgeving. De 3rd line of defense wordt gevormd door de internal auditfunctie. De internal auditor verschaft, conform het auditcharter, op onafhankelijke en objectieve wijze aanvullende zekerheid en voert adviesopdrachten uit met de bedoeling waarde toe te voegen aan en verbetering te brengen in de operaties (waaronder risicomanagement) van Staedion. 6.1 Risicomanagement in 2017 Identificatie strategische en operationele risico s Medio 2017 zijn organisatie brede stembijeenkomsten gehouden, gericht op uitwerking van de actuele strategische en operationele risico s. Deelnemers waren de betrokken directeur, managers, medewerkers, business controller en, als gespreksleider, de adviseur Proces- en risicomanagement. Met behulp van een mobiele app werd elke deelnemer gevraagd te reageren op meerkeuzevragen die betrekking hadden op de mate van actualiteit, weging en beheersing van risico s. Na inventarisatie van de stemmen werd een inhoudelijke discussie gevoerd om te komen tot een actuele risicoformulering, de belangrijkste beheersmaatregelen (de keycontrols ) en een gemeenschappelijke weging op kans en impact. In diverse uitwerksessies zijn de uitkomsten geconcretiseerd en nader uitgewerkt. Vervolgens heeft consolidatie plaatsgevonden en is het geactualiseerde risicoregister opgesteld. Op basis van de kans en impactscores zijn de risico s afgezet tegen de risicobereidheid. De risico s die buiten de risicobereidheid vallen, vormen de high-risks. 50

51 Toprisico s 2017 In onderstaand overzicht zijn de toprisico's in 2017 opgenomen. Onder geïmplementeerde maatregelen staan de beheersmaatregelen vermeld die door Staedion zijn getroffen om de negatieve effecten te mitigeren Risico Impact Kans Maatregelen Veiligheid Het risico op een (bijna) ongeval of gevaarlijke situatie met fysieke of psychische schade tot gevolg Wijkproblematiek Toenemende complexe overlastproblematiek in wijken en buurten Fiscaliteit Het risico dat de fiscale positie gepaard gaat met belastingaanslagen waarvan de omvang nog onbekend is Investeringsrisico Het risico dat middelen / financiële ratio s (loan-tovalue) niet toereikend zijn voor realisatie van de investerings- en onderhoudsopgave Zeer hoog Groot Periodiek veiligheidsoverleg t.b.v. preventie van veiligheidsrisico s en vergroting van het risicobewustzijn Veiligheidsrisicoanalyse incl. veiligheidsmaatregelen opzetten en uitvoeren Risico Inventarisatie & Evaluatie door extern bureau en opvolging van de gedane aanbevelingen Hoog Zeer groot Inzet van bewonersconsulenten en (sociaal) complexbeheerders in en rondom de complexen Samenwerking sociale wijkzorgteams, begeleiding/ financiering Bemiddeling en mediation en bewaking convenantafspraken Stedelijk overleg en overleg pandenbrigade inzake aanpak van woonoverlast en onrechtmatig gebruik Geactualiseerde standaardprocedures voor de aanpak van complexe overlastvormen en woonfraude Hoog Groot Plan van aanpak fiscale werkzaamheden en tweewekelijks fiscaal voortgangsoverleg Maandelijks actuele ontwikkelingen rondom fiscale wet- en regelgeving volgen en duiden, met/door interne werkgroep Fiscaliteit, externe fiscaal adviseur en De Vernieuwde Stad (DVS) Lobby van DVS en Aedes gericht op reductie van de belastingdruk, gezien de volkshuisvestelijke opgave Hoog Gemiddeld Jaarlijkse capaciteitsplanning incl. afstemmingsmomenten opstellen en bewaken en waar nodig inhuren van capaciteit Planning en risicoanalyses voor investeringsbesluiten cf. standaard fasering en doorlooptijdnormen Analyses over de projectvoortgang en toelichting van majeure afwijkingen in maand- en tertaalrapportages Tweemaandelijkse Rolling forecast o.b.v. MJIR en meerjarenonderhoudsraming (MJOR) inclusief verschillenanalyse operationele kasstromen en investeringen staedion bestuursverslag

52 Risico Impact Kans Maatregelen Dienstverlening Verwachtingen van klanten/belanghouders over de dienstverlening Compliance Voldoen aan wet- en regelgeving Woningwet en Privacyregelgeving Integriteit Het risico dat integriteitskwesties zich voordoen in de organisatie Verslaggeving Het risico dat verantwoordingsinformatie wordt gebaseerd op niet betrouwbare of niet tijdig aangeleverde brondata Gemiddeld Gemiddeld Klantreis -trajecten over diverse diensten van Staedion en implementatie van verbetervoorstellen Uiteenlopende klanttevredenheidsmetingen en analyses op basis van de Klant Contact Monitor (KCM) en deelname aan de Aedes Benchmark Opstellen Service Level Agreement (SLA) met normen tussen afdelingen met eerstelijns- en tweedelijns klantcontact Gemiddeld Gemiddeld Corporate checklist Wet- en regelgeving inclusief verantwoordelijke lijndirecteuren en -managers Periodiek overleg Complianceteam in 2nd line of defense Diverse wetgeving specifieke maatregelen gericht op o.a. de woningwet, Europa regeling en privacyregelgeving (AVG) Gemiddeld Klein Ondertekening en naleving interne gedragscode en verstrekking aan externe belanghouders Integriteit is verankerd in de beoordelingscyclus en is een vast agendapunt bij de werkoverleggen van afdelingen Externe controle op autorisatiebeheer (toegangsrechten en functiescheiding) conform intern controleprogramma Gemiddeld Klein Uitrol Project Datakwaliteit ten behoeve van verbetering van de brondata voor verantwoordingsproducten Standaard procedures en planningen voor opstellen en controleren van dpi, dvi, jaarbegroting en jaarrekening Structureel voortgangsoverleg gedurende de totstandkoming van verantwoordingsproducten en bijsturing waar nodig De hierboven weergegeven risico s maken onderdeel uit van een uitgebreid risicoregister met daarin een uitwerking van elf strategische risico s en 21 operationele risico s. In Control Statement (ICS) 2017 Door de directies Financiën, Concernstaf, Onderhoud & Vastgoed en Woonservice is in de viermaandelijkse managementrapportages het ICS afgelegd. Het ICS is de resultante van een self-assessment op een tiental ICS criteria, gerelateerd aan de thema s governance, interne beheersing, compliance en processen, integriteit en kernwaarden. 52

53 6.2 Compliance Een speerpunt in het risicomanagementbeleid is de beheersing van het compliance risico. Om het lijnmanagement te adviseren en ondersteunen met de beheersing is in de 2nd line of defense een complianceteam geformeerd. Het complianceteam legt de verbinding tussen de wetgeving en de gevolgen voor de bedrijfsprocessen en bedrijfsonderdelen. Vanaf 2017 komt het complianceteam elke vier maanden bijeen of frequenter, indien ontwikkelingen daar aanleiding toe geven, en wordt gecoördineerd door de bedrijfsjurist. Het afgelopen jaar is in samenspraak met de directeuren een verdieping gemaakt van de corporate checklist met de vigerende wet- en regelgeving. Hierbij is aan elke wet een verantwoordelijk directeur en manager gekoppeld, ieder met een eigen verantwoordelijkheid in de wet- en regelgeving in zijn/haar portefeuille. Naast interne focus op compliance neemt Staedion vanaf medio 2017 ook deel aan de werkgroep compliance van De Vernieuwde Stad. In dit verband wordt gewerkt aan een corporatie brede compliancematrix. In 2018 zal de compliancematrix worden voltooid. 6.3 Interne controle Als onderdeel van de 2nd line of defense voert Financiën & Control controlewerkzaamheden uit op basis van het intern controleprogramma. Het doel van interne controle is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over het bereiken van de doelstellingen. Het programma is gebaseerd op een risicoweging van Financiën & Control die is afgeleid van het risicoregister Onderzocht wordt in hoeverre bestaande beheersmaatregelen een preventieve dan wel dempende werking hebben op kans of impact van het risico. Na afronding van een interne controle worden de bevindingen gedeeld met de betrokken manager(s), de verantwoordelijk directeur en het Bestuur. In de controlebespreking wordt vastgesteld welke aanbevelingen worden overgenomen en wat de planning is voor de implementatie ervan. Over de opvolging van de aanbevelingen wordt gerapporteerd in het In Control Statement (ICS). In 2017 zijn controlewerkzaamheden verricht op de volgende onderwerpen: In 2017 zijn controlewerkzaamheden verricht op de volgende onderwerpen: Beheersing van proces Aanbestedingen planmatig onderhoud (tussen ,- en ,-) Beheersing van proces en uitgaven externe inhuur Gevolgen scheidingsplan voor werkwijze en administratieve vastlegging Analyse kernvoorraad 2017 staedion bestuursverslag

54 6.4 Internal audit Staedion beschikt, in de 3rd line of defense, over een gecertificeerde internal auditor volgens het internationale raamwerk voor beroepsuitoefening (IPPF). Internal audit stelt jaarlijks een risicoanalyse op. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het risicoregister, in- en externe ontwikkelingen en informatie verkregen van de Audit Commissie/Raad van Commissarissen, het Bestuur, het directieteam en de externe accountant. Het jaarplan van Internal Audit is gebaseerd op deze risico-analyse en de verkregen informatie. Het auditjaarplan maakt onderdeel uit van een meerjarenplan, zodanig dat alle onderdelen van Staedion en de dochter- entiteiten in een cyclus van vijf jaar minimaal één keer object van onderzoek zijn. Actuele ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn onderzoeken aan het jaarplan toe te voegen. Internal Audit heeft in 2017 de volgende onderzoeken gedaan: Marktwaardering Dit betreft een onderzoek naar de beheersing van de risico s in het proces van het bepalen van de marktwaarde in verhuurde staat. De reikwijdte van het onderzoek betrof de marktwaardering Mede naar aanleiding van het onderzoek is een start gemaakt met het opzetten van een controleraamwerk voor dit proces. Portfolio- en projectmanagement Dit onderzoek betreft projecten en programma s met een ICT-component waarbij het onderzoek zich richt op de vraag in welke mate deze projecten gericht zijn op het ondersteunen van de ondernemingsdoelstellingen en in welke mate de risico s rond portfoliomanagement beheerst worden. Verhuren Dit is een onderzoek naar de risicobeheersing van het verhuurproces. Dit onderzoek is samen met drie andere corporaties van De Vernieuwde Stad opgezet en deels gezamenlijk uitgevoerd. Het doel van deze samenwerking was enerzijds om van elkaars aanpak en uitvoering te leren en anderzijds om de inrichting van het verhuurproces onderling te benchmarken. Servicekosten Het laatste onderzoek van het auditjaarplan 2017 betreft de servicekosten. Doel van dit onderzoek is vast te stellen in welke mate de servicekosten tijdig, juist en volgens wet- en regelgeving worden afgerekend met onze bewoners. Naast het doen van onderzoeken heeft Internal Audit behoren de volgende activiteiten ook tot de taakstelling: Bewaken van opvolgen aanbevelingen Wanneer een onderzoek leidt tot aanbevelingen die het management overneemt, verbindt het management zich aan het implementeren van de aanbeveling. Dit past in onze kernwaarden Doe het steeds beter en Maak af waaraan je begint. De voortgang van deze implementatie bewaakt Internal Audit met behulp van de follow-up procedure. Elk tertaal vraagt Internal Audit de status van de implementatie op en rapporteert hierover integraal. In 2017 is de implementatiegraad 85% (2016:78%) (=geïmplementeerde aanbevelingen als percentage van het totaal aantal overeengekomen aanbevelingen). 54

55 Kwaliteitsborging De kwaliteit van de geleverde producten en diensten die Internal audit levert, wordt geborgd door te voldoen aan de vereiste permanente educatie en het toepassen van de beroepsregels voor internal auditors. Jaarlijks vindt hier een self-assessment op plaats en eens in de vijf jaar een externe toetsing. De laatste externe toetsing is in 2016 geweest en heeft geleid tot certificering. Vaktechnisch overleg met auditfuncties van corporaties Internal audit neemt deel aan het netwerk Audit en Interne beheersing van De Vernieuwde Stad. Dit netwerk is in 2017 vijf keer bijeen geweest om kennis en informatie te delen over governance, risicomanagement en interne controle bij woningcorporaties. Elke deelnemer levert een actieve bijdrage in het bouwen en beheren van een kennisbank die bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit van Internal audit. staedion bestuursverslag

56 7 Financiële Positie 56