Verslag van de Raad van Commissarissen

Transcriptie

1 2 Verslag van de Raad van Commissarissen 18

2 2017 was een goed jaar voor Staedion. De focus dit jaar lag onder andere op het toevoegen van woningen aan de sociale voorraad, het huisvesten van kwetsbare doelgroepen zoals statushouders en het verder op orde brengen van de kwaliteit van onze woningen. Intern heeft Staedion stappen gezet met het inzichtelijk maken van de klantwensen en het stroomlijnen van de werkprocessen. Naast deze thema s is binnen de Raad van Commissarissen uitvoerig stilgestaan bij de wijzigingen uit de Woningwet, waarbij vooral het scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB uitvoerig aan de orde is gekomen. Staedion is tot een gebalanceerde afweging gekomen tussen enerzijds financiële doelstellingen en anderzijds sociaal-maatschappelijke criteria waaronder het behoud van de kernvoorraad. De inspanningen van de organisatie hebben geresulteerd in de AA-status in de Aedes Benchmark. De Raad van Commissarissen (RvC) is de interne toezichthouder van Staedion. De Raad houdt toezicht op het functioneren van het Bestuur en de algemene gang van zaken binnen Staedion. De RvC is werkgever van het Bestuur; vanuit deze rol stelt de Raad onder andere de beoordeling en de beloning van het Bestuur vast. Daarnaast adviseert de RvC het Bestuur gevraagd en ongevraagd en laat de RvC zich door het Bestuur intensief informeren over beleid, actuele thema s en ontwikkelingen. Tevens is de RvC de opdrachtgever van de externe accountant. De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de RvC is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen Staedion. Beide documenten zijn te vinden op de website van Staedion. Binnen de RvC zijn twee commissies actief: de Auditcommissie en de Remuneratiecommissie. Deze vergaderen meerdere malen per jaar. De commissies bereiden de besluitvorming van de RvC voor. Voor de Auditcommissie gaat het hierbij om beoordeling van de financiële tertaalrapportages, de jaarrekening en begroting, financieringen en financierings- en borgingsruimte en zaken op het gebied van onder andere risicomanagement, fiscaliteit en vastgoedinvesteringen. De Remuneratiecommissie is ingesteld ter ondersteuning van de werkgeversrol van de RvC en bereidt zaken voor op het gebied van bezoldiging, (her)benoeming, permanente educatie en de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC. Tevens voort de Remuneratiecommissie functionerings- en beoordelingsgesprekken met het Bestuur. De voorbereiding door de commissies laat uiteraard onverlet de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de RvC als geheel. Toezichtkader Bij de toezichthoudende rol maakt de RvC gebruik van een extern en een intern toezichtkader. Het externe toezichtkader wordt gevormd door wet- en regelgeving vanuit de Woningwet, vanuit de Aw (Autoriteit woningcorporaties), vanuit de sectorinstituten zoals het WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw), de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), vanuit Aedes (branchevereniging van woningcorporaties) en de Neprom (Vereniging van Nederlandse Projectontwikkeling). Hieronder worden de belangrijkste documenten van het externe en interne toezichtkader genoemd: Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting Governancecode Woningcorporaties Nepromcode Statuten Reglement van de RvC Ondernemingsplan Prestatieafspraken Portefeuillestrategie Tertaalrapportages; Bedrijfsjaarplan en meerjarenbegroting staedion bestuursverslag

3 Jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) en accountantsverslag Volkshuisvestingsverslag Treasurystatuut en treasuryjaarplan Gedragscode en klokkenluidersregeling Wet Normering Topinkomens Governance De Governancecode Woningcorporaties geeft richtlijnen voor transparant bestuur en toezicht en geeft richting aan de wijze waarop de RvC verantwoording aflegt over resultaten. De code kent vijf principes. De principes vullen elkaar aan en dienen in samenhang te worden gezien. Het belang van (toekomstige) huurders of bewoners staat voorop in principe 1, waar het gaat over waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. Principe 2 behandelt de manier waarop Bestuur en RvC aanspreekbaar zijn op resultaten. Principe 3 beschrijft de toetsstenen van geschiktheid voor Bestuur en RvC en principe 4 behandelt de dialoog met (toekomstige) bewoners, gemeente en andere belanghebbenden. Principe 5 tenslotte besteedt aandacht aan het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten. De Goverancecode is ondermeer te vinden op de website van Staedion. De RvC onderschrijft de Governancecode van harte. De code wordt gehanteerd bij het inrichten van de bestuurlijke organisatie. Zo is begin 2017 een bestuurssecretaris aangesteld. Daarnaast is in 2017 binnen Staedion een governanceteam samengesteld dat de juiste uitvoering van de Governancecode vanuit verschillende disciplines bewaakt en coördineert. Tevens is duidelijker invulling gegeven aan de compliance functie. Begin 2017 is binnen de RvC de uitkomst van de governance inspectie van de Aw besproken. In het kader van deze inspectie is door de Aw ook een gesprek met de RvC gevoerd. De Aw constateerde dat er een goede governance structuur binnen Staedion is geïmplementeerd en oordeelde dan ook positief. Staedion volgt de in de code opgenomen principes en uitwerkingen, met uitzondering van de volgende punten: In de arbeidsovereenkomsten met het Bestuur is geen regeling voor onvrijwillig ontslag opgenomen. DeRvC acht het niet passend een regeling hieromtrent overeen te komen zonder dat de omstandigheden bekend zijn die aanleiding geven tot een dergelijk ontslag; De arbeidsovereenkomsten van het Bestuur voorzien niet in een benoemingstermijn van vier jaar. De RvC houdt zich hiermee aan de voor de invoering van de code met het Bestuur gemaakte afspraken. Toezicht op strategie Portefeuillestrategie Een van de taken van de RvC is het houden van toezicht op de strategievorming van Staedion. Dit jaar stond de herijking van de portefeuillestrategie op de agenda. Samen met het Bestuur en management heeft de RvC twee sessies gehad over onder andere de aandachtspunten voor de ontwikkeling van de portefeuille en de maatschappelijke, financiële en vastgoedambities van Staedion. Het Bestuur werkt een aantal keuzes nog verder uit; deze uitwerking wordt begin 2018 met de RvC besproken waarna de portefeuillestrategie ter goedkeuring zal worden voorgelegd. Klantbeloften Om de klantrelatie te verbeteren heeft in 2016 binnen Staedion een klantreis plaatsgevonden en zijn er klantbeloften geformuleerd. Medio 2017 is de RvC geïnformeerd over de implementatie van de klantbeloften bij de verschillende onderdelen van de organisatie. Daarnaast is stilgestaan bij de opbrengsten van de klantbeloften en de effecten hiervan op de klanttevredenheid. Ook in 2018 blijft de RvC dit thema nauwlettend volgen. 20

4 Risicomanagement Begin 2017 is de RvC is geïnformeerd over het risicomanagementbeleid in het algemeen en het risicomanagementprogramma voor Het organisatiemodel voor risicomanagement is toegelicht en er is gesproken over de strategische en operationele risico s. Met de Raad is verder gediscussieerd over onder andere de terreinen waarop voor Staedion de risico s liggen en beheersmaatregelen die Staedion treft. De RvC onderschrijft de maatregelen en houdt in het licht van de maatschappelijke doelen van Staedion specifiek toezicht op alle inspanningen om risico s inzichtelijk te maken en te beheersen. Toezicht op financiële en operationele prestaties De Auditcommissie bereidt de besluitvorming van de RvC over belangrijke financiële zaken voor. In 2017 zijn onderstaande onderwerpen aan de orde geweest. Jaarstukken 2016 Op 22 mei 2017 zijn de jaarstukken 2016 en het accountantsverslag besproken. Hierbij was de externe accountant KPMG aanwezig. De RvC stelde het jaarverslag incl. jaarrekening 2016 vervolgens vast. Tertaalrapportages Na ieder tertaal is op basis van de tertaalrapportages uitgebreid gesproken over de financiële situatie en werd inzicht gegeven in diverse ontwikkelingen. De RvC kreeg zo een goed beeld van wat er speelt binnen Staedion. Tijdens de besprekingen kwamen onder andere de operationele prestaties, de klantwaardering, de onderhoudslasten en investeringsopgaven, de financierbaarheid hiervan en de ontwikkelingen op het gebied van ICT aan de orde. Treasury statuut Het treasury statuut is in 2017 geactualiseerd op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De Raad had nog een aantal toevoegingen die zijn verwerkt. De RvC keurde vervolgens het treasury statuut goed. Fiscale positie Binnen de Auditcommissie is aandacht besteed aan de fiscale positie van Staedion, waarbij in het bijzonder is stilgestaan bij de fiscale onderhoudsvoorziening die door Staedion is getroffen. De belastingdienst heeft het treffen van een dergelijke onderhoudsvoorziening, evenals bij andere woningcorporaties, ter discussie gesteld. Binnen de Auditcommissie en met de externe accountant is gesproken over mogelijke risico s die hiermee samenhangen en de wijze waarop dit risico in de jaarrekening dient te worden verwerkt. Financieel reglement Als gevolg van de Woningwet en de Veegwet Wonen is het reglement Financieel Beleid en Beheer aangepast. De RvC keurde het herziene reglement goed waarna het ter beoordeling werd ingediend bij de Aw. staedion bestuursverslag

5 Investeringen (vastgoed)projecten De Auditcommissie behandelde diverse investeringen en adviseerde hierover de RvC. Op basis van de statuten wordt de aan- en verkoop van onroerend goed boven 3 miljoen, als ook ontwikkelbesluiten van nieuwbouwprojecten boven 3 miljoen en renovatieprojecten boven 10 miljoen ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Het afgelopen jaar heeft de RvC onder andere de volgende (vastgoed)projecten goedgekeurd: Ontwikkelbesluit Haverkamp laag Aankoopbesluit Zwaardvegersgaarde Ontwikkelbesluit Notenplein/Okkernootstraat Ontwikkelbesluit Hofbadtoren Bedrijfsjaarplan 2018 en meerjarenbegroting Eind 2017 stond het bedrijfsjaarplan voor 2018 en de bijbehorende meerjarenbegroting op de agenda. Het bedrijfsjaarplan bevat de belangrijkste voornemens van Staedion en is richtinggevend voor de werkzaamheden en de te bereiken doelstellingen in Vanuit de Auditcommissie kwam het voorstel een risicoparagraaf toe te voegen aan het jaarplan. Dit voorstel werd door het Bestuur overgenomen. Bij de behandeling in de RvC zijn er onder meer vragen gesteld over de onderhoudsopgave, de ambitie met betrekking tot het thuisgevoel en de ontwikkeling van de woningvoorraad mede in relatie tot de ambitie met betrekking tot verduurzaming. Het bedrijfsjaarplan 2018 en de meerjarenbegroting werd vervolgens door de RvC vastgesteld. Scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB Begin januari besprak de RvC de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de Woningwet. Een belangrijk onderwerp hierbij was het concept scheidingsvoorstel DAEB/-niet-DAEB. Staedion werd door de Aw verzocht een aantal zaken in het scheidingsvoorstel aan te passen. Deze aanpassingen zijn besproken in de RvC. Vervolgens is het definitieve voorstel in november door de Aw goedgekeurd. Audits De Auditcommissie behandelde in aanwezigheid van de internal auditor diverse audits waaronder een audit naar de realisatie van projecten MJOR. De RvC heeft kennis genomen van deze audits en het jaarplan Internal Audit voor 2018 vastgesteld. Overleg met accountant De Auditcommissie had periodiek overleg met de accountant over onder andere het auditplan, de managementletter en het controleverslag bij het jaarverslag. Tevens is de belastingpositie van Staedion besproken. Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties Voorgenomen activiteiten Conform de Woningwet dient Staedion jaarlijks vóór 1 juli de voorgenomen activiteiten in bij alle gemeenten waar ze bezit heeft. Met de RvC zijn in dit kader de voor 2018 verwachte activiteiten maar ook de ontwikkelingen in de portefeuille besproken. De Raad keurde de voorgenomen activiteiten goed voor de gemeenten waar Staedion actief is: Den Haag, Westland, Pijnacker-Nootdorp, Delft, Rijswijk en Leidschendam-Voorburg. 22

6 Statushouders In de RvC kwamen in 2017 diverse actuele maatschappelijke vraagstukken aan de orde, waaronder de huisvesting van statushouders. Met het Bestuur besprak de Raad de inzet van Staedion op dit vraagstuk. In dit kader keurde de RvC het aankoopbesluit Zwaardvegersgaarde goed; deze woningen zijn initieel bestemd voor statushouders. Tijdens het halfjaarlijkse projectbezoek heeft de RvC de locatie Koolwitjelaan bezocht waar Staedion statushouders een nieuwe plek heeft kunnen geven. Het Bestuur heeft de Raad geïnformeerd over de knelpunten die bij deze huisvesting spelen en de verbeterpunten die Staedion samen met betrokken partners oppakt. Evaluatie prestatieafspraken Tevens heeft de RvC kennis genomen van de tussentijdse evaluatie van de prestatieafspraken die Staedion samen met woningcorporaties Haag Wonen en Vestia met de gemeente Den Haag is overeengekomen. Invulling werkgeversrol De RvC is de werkgever van het Bestuur. De RvC wordt hierbij ondersteund en geadviseerd door de Remuneratiecommissie. Begin 2017 heeft de Raad de beoordeling van het functioneren van het Bestuur over 2016 besproken. Tevens is binnen de nauwe kaders van de WNT de beloning van het Bestuur voor 2017 vastgesteld. Verder is binnen de Remuneratiecommissie gesproken over een nieuw beoordelingsproces voor Onderdeel van dit proces wordt de inzet van 360 graden feedback. Ook is gesproken over thema s als opvolgingsmanagement, strategische personeelsplanning en talentmanagement. Organisatiecultuur In contacten met het Bestuur ervaart de RvC ruimte voor reflectie en tegenspraak. Ook tijdens werkbezoeken en in gesprekken met management en medewerkers ervaart de RvC een open cultuur. De Raad vindt het belangrijk dat Staedion blijft werken aan een klantgerichte cultuur. De RvC is dan ook enthousiast over de verdere implementatie van de klantbeloften. Integriteit Staedion laat om het aantal jaren een onderzoek uitvoeren naar de borging van integriteit binnen de organisatie. Dit onderzoek vond voor het laatst eind 2015 plaats. Een van de verbeterpunten was het herijken van de gedragscode; deze moest concreter worden om medewerkers en leidinggevenden meer houvast te bieden. De inhoud van de herschreven gedragscode en het implementatieplan is in april 2017 met de RvC besproken. De opmerkingen die de Raad maakte zijn in de code verwerkt. Vervolgens heeft de RvC de gedragscode goedgekeurd. Klankbordfunctie Een van de taken van de RvC is het uitoefenen van de klankbordfunctie voor het Bestuur. De klankbordfunctie werd onder andere uitgeoefend bij de herijking van de portefeuillestrategie, de klantvisie en de vertaling naar klantbeloften, het risicomanagementbeleid en bij de voorbereiding van grote investeringen. staedion bestuursverslag

7 Samenstelling en functioneren De RvC telt per 31 december 2017 zes commissarissen. Onderstaand overzicht toont per deze datum de samenstelling, persoonlijke gegevens en het rooster van aftreden van de leden van de RvC. De heer ir. J.A.P. van Oosten Geboortejaar 1948 Functie RvC Voorzitter RvC Commissie RvC Lid Remuneratiecommissie Functie N.v.t. Nevenfuncties Voorzitter RvC Royal HaskoningDHV Lid bestuur NEN Benoeming Toegetreden op 11 oktober 2011 Herbenoemd per 23 oktober 2015 Uiterlijk uittredend 23 oktober 2019 De heer drs. L.H. Kok Geboortejaar 1964 Functie RvC Vicevoorzitter RvC Commissie RvC Lid Auditcommissie Functie Lid korpsleiding Nationale Politie Nevenfuncties Lid bestuur stichting Bureau Binnenstad Den Haag Benoeming Toegetreden op 9 september 2014, benoemd op voordracht huurders per 1 juli 2016 Einde huidige termijn 9 september 2018 Mevrouw drs. A. van Gorsel Geboortejaar 1955 Functie RvC Lid Commissie RvC Lid Remuneratiecommissie Functie Partner Wesselo & Partners executive search Nevenfuncties Voorzitter RvC Tappan Vicevoorzitter Raad van Toezicht HIVOS Benoeming Toegetreden op 1 juli 2016, benoemd op voordracht huurders Einde huidige termijn 1 juli

8 De heer drs. R. Steenbeek Geboortejaar 1956 Functie RvC Lid Commissie RvC Voorzitter Remuneratiecommissie Functie Zelfstandige op het gebied van toezicht, bestuur & advies Nevenfuncties Voorzitter RvC Woonzorg Nederland Voorzitter Raad van Toezicht Pro Persona Voorzitter Raad van Toezicht Bardo Voorzitter programmateam BNA onderzoek Penningmeester bestuur architectuurcentrum ABC Haarlem Benoeming Toegetreden 30 juni 2015 Einde huidige termijn 30 juni 2019 Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven Geboortejaar 1971 Functie RvC Lid Commissie RvC Lid Auditcommissie Functie Directeur stichting Promotie Theater- en concertbezoek Directeur Werkgeververeniging Nederlandse Podia Directeur Vereniging van Schouwburg- en concertgebouwdirecties Nevenfuncties Lid comité van aanbeveling stichting Festival Musica Sacra Maastricht Bestuurslid stichting Sponsor Ringen Lid comité van aanbeveling Code Cultural Goverance Cultuur en Ondernemen Amsterdam Benoeming Toegetreden op 30 januari 2017 Einde huidige termijn 30 januari 2021 De heer mr. drs. T.M. de Witte RA Geboortejaar 1966 Functie RvC Lid Commissie RvC Voorzitter Auditcommissie Functie CFRO Geneba Properties NV Nevenfuncties Lid Raad van Toezicht stichting Koninklijke Rotterdamse Diergaarde Non-executive boardmember van Griffin Premium RE Benoeming Toegetreden op 10 september 2013 Herbenoemd per 10 september 2017 Uiterlijk uittredend 10 september 2021 De RvC hanteert een profielschets voor de functie van commissaris. Deze profielschets beschrijft de algemene en specifieke deskundigheden en de benodigde persoonlijke kwaliteiten. Ten aanzien van de competenties volgt de RvC de verplicht gestelde competenties voor toezichthouders, die door middel van de fit en proper toets door de Aw worden beoordeeld. De profielschets is te raadplegen op de website van Staedion. staedion bestuursverslag

9 Benoeming Op 30 januari 2017 is mevrouw H. Verhoeven benoemd als nieuw lid van de RvC voor een periode van vier jaar. Hiervoor heeft zij de fit & propertest bij de Aw doorlopen. Op 12 januari 2017 werd de positieve zienswijze van de Aw ontvangen. Bij haar start als commissaris heeft mevrouw Verhoeven een uitgebreid introductieprogramma binnen Staedion doorlopen. Herbenoeming De heer T. de Witte is per 10 september 2017 herbenoemd als lid van de RvC voor een periode van vier jaar. Op 24 augustus 2017 is hiertoe de positieve zienswijze van de Aw ontvangen. Integriteit en onafhankelijkheid Alle leden van de RvC van Staedion zijn onafhankelijk van de corporatie. Er bestaan geen overlappingen met andere bestuursfuncties. Geen van de leden is of was in het verleden in dienst van Staedion of haar voorgangers of onderhoudt een direct of indirecte band met toeleveranciers of afnemers. Evenmin verleent één van hen andere diensten dan welke uitsluitend voortvloeien uit het lidmaatschap van de RvC of onderhoudt banden met de corporatie buiten het commissariaat. De leden van de RvC en het bestuur hebben over 2017 verklaard dat zij zelf en ook hun aanverwanten, geen voornoemde relaties met Staedion onderhouden voor zover bekend. In 2017 heeft zich bij de besluitvorming van de RvC geen onverenigbaarheid van belangen voorgedaan. Ook zijn er geen transacties geweest, waarbij sprake was van tegenstrijdig belang. Wanneer commissarissen nieuwe nevenfuncties aanvaarden, wordt aan de hand van de Wet Bestuur en Toezicht vastgesteld of zij zich houden aan het wettelijke toegestane aantal commissariaten. Ook wordt bezien of er sprake is van belangentegenstellingen. Zelfevaluatie De RvC hecht waarde aan het kritisch reflecteren op haar rol en functioneren. In dat kader wordt er binnen en buiten vergaderingen van zowel de Raad als haar commissies regelmatig stil gestaan bij de cultuur, de groepsdynamiek en mogelijke verbeterpunten. Daarnaast wordt elk jaar op het voorgaande jaar teruggekeken naar het functioneren en de resultaten tijdens de zelfevaluatie. Ook deze reflectie is bedoeld om te leren en ontwikkelen. Daarbij wordt het oordeel en de samenwerking met bestuur betrokken. In 2017 is de evaluatie uitgevoerd onder onafhankelijke externe begeleiding. In 2018 zal de zelfevaluatie wederom onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden, omdat we naast terugkijken ook vooruitkijken door in te zoomen op de gewenste competentiematrix en de daar uit voortvloeiende samenstelling van de RvC. Dit alles met het oog op de gewenste toegevoegde waarde van de Raad voor de langere termijn, in het licht van de strategische ambities van Staedion. Projectbezoeken De RvC legt samen met Bestuur tweemaal per jaar een aantal bezoeken af aan nieuwbouw, ingrijpende woningverbeteringen en renovatieprojecten. Daarnaast bezoeken de commissarissen individueel projecten en objecten van Staedion. Bovendien wordt de RvC uitgenodigd voor alle evenementen zoals bouwstart en oplevering. Permanente educatie Iedere commissaris dient in 2017 minimaal 5 studie-uren en daarmee PE-punten te hebben behaald. Deze zijn gericht op de ontwikkeling van competenties en/of vakkennis en beroepsvaardigheden die relevant zijn voor de corporatiecommissaris. Indien een lid na 1 januari 2017 tot commissaris is benoemd, is het minimum aantal PE-punten naar rato vastgesteld. Met de voltallige Raad is in 2017 een tweetal sessies gevolg rondom de thema s governance en stakeholder management. Ook heeft een aantal commissarissen deelgenomen 26

10 aan een gezamenlijke bijeenkomst met de RvC s van twee andere Haagse corporaties. Alle RvC leden hebben voldaan aan de VTW-norm. In onderstaande tabel zijn de behaalde PE-punten opgenomen. Naam Aantal behaalde PE-punten in 2017 De heer ir. J.A.P. van Oosten 8 De heer drs. L.H. Kok 6 Mevrouw drs. A. van Gorsel 15 De heer drs. R. Steenbeek 14 Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven 8 De heer mr. drs. T.M. de Witte RA 10 Lidmaatschappen Alle leden van de RvC zijn lid van de VTW en maken gebruik van het professionaliseringsaanbod van diverse opleidingsinstituten om hun vakkennis op peil te houden. Beloning Raad van Commissarissen en Bestuur De commissarissen ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste honorering. Deze vindt plaats volgens de beroepsregel Bezoldiging commissarissen. Deze regeling van de VTW voor 2017 is op 24 november 2016 door de Algemene ledenvergadering vastgesteld als een voor leden algemeen geldende en bindende beroepsregel. Bij Staedion bedraagt de honorering over 2017 voor een RvC-lid ,- en voor de RvC-voorzitter ,-. De honorering voor alle leden van de RvC valt binnen de norm van de beroepsregel van de VTW en voldoet aan de WNT. De gegevens over de beloning van de RvC en het Bestuur is opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening. In de WNT 1 en 2 zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. Bij het ingaan van de WNT heeft de RvC besloten deze overgangsbepalingen van toepassing te laten zijn voor het Bestuur. Met betrekking tot de RvC leden is toen besloten geen gebruik te maken van de overgangsregeling. De RvC heeft het functioneren van het Bestuur en de individuele leden beoordeeld en besproken met het bestuur en de individuele leden. Vergadering & overleg In 2017 vergaderde de RvC formeel zes maal. Het Bestuur was bij alle RvC vergaderingen aanwezig. De voorzitter van de RvC heeft voorafgaand aan elke RvC-vergadering agendaoverleg met het bestuur. Tevens heeft de voorzitter van de RvC periodiek overleg met beide bestuurders. Het Bestuur heeft, als daar aanleiding voor was, de RvC ook buiten de reguliere vergaderingen om geïnformeerd over relevante onderwerpen. De leden van de RvC werden ook in 2017 voorafgaand aan de vergaderingen tijdig voorzien van adequate informatie door het Bestuur. staedion bestuursverslag

11 Aanwezigheid RvC leden Naam / Rol RvC/ deelnemer commissies Aanwezigheid vergaderingen RvC Aanwezigheid vergaderingen Auditcommissie Aanwezigheid vergaderingen Remuneratiecommissie De heer ir. J.A.P. van Oosten Voorzitter RvC Lid Remuneratiecommissie De heer drs. L.H. Kok Lid Auditcommissie Mevrouw drs. A. van Gorsel Lid Remuneratiecommissie De heer drs. R. Steenbeek Voorzitter Remuneratiecommissie Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven Lid Auditcommissie De heer mr. drs. T.M. de Witte RA Voorzitter Auditcommissie 6/6 n.v.t. 2/2 5/6 6/6 n.v.t. 6/6 n.v.t. 2/2 6/6 n.v.t. 2/2 6/6 5/6* n.v.t. 5/6 6/6 n.v.t. * Op 17 januari 2017 vond de eerste vergadering van de Auditcommissie plaats. Aangezien mevrouw Verhoeven per 30 januari 2017 benoemd is tot RvC lid, was zij bij de eerste vergadering vanzelfsprekend niet aanwezig. De RvC laat zich ook regelmatig informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie en zorgt dat er zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij Staedion. Zo maakten leden van de RvC in de tweede helft van 2017 kennis met de nieuwe Ondernemingsraad die op 1 juni 2017 is geïnstalleerd. De commissarissen die op voordracht van de Huurdersvereniging Staedion (HVS) zijn benoemd, spraken ook dit jaar met de HVS. Daarnaast woonde de RvC de jaarlijkse stakeholderbijeenkomst van Staedion bij. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over onder andere de uitkomsten van de visitatie eind 2016 en het ondernemingsplan. 28

12 Verklaring De RvC heeft in overeenstemming met artikel 22 van de statuten van de stichting Staedion gedurende het jaar 2017 toezicht gehouden op het Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting. Inovereenstemming met het bepaalde in de statuten heeft de RvC de jaarstukken (bestuursverslag incl. jaarrekening) door de externe accountant KPMG laten controleren. De RvC heeft kennis genomen van de controleverklaring en kan zich hiermee verenigen. De RvC heeft de jaarstukken vervolgens vastgesteld. Tot slot Graag wil de RvC van deze gelegenheid gebruiken maken om het Bestuur en alle medewerkers van Staedion te bedanken voor hun inzet gedurende Den Haag, 23 april 2018 De heer ir. J.A.P. van Oosten (voorzitter) De heer drs. L.H. Kok (vicevoorzitter) Mevrouw drs. A. van Gorsel De heer drs. R. Steenbeek Mevrouw drs. H.G.G.M. Verhoeven De heer mr. drs. T.M. de Witte RA staedion bestuursverslag