3.1 Corporate governance

Transcriptie

1 3 Governance

2 Staedion is zich bewust van het feit dat zij werkt in het publieke domein. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de Raad van Commissarissen (good governance) en met advisering van de Ondernemingsraad en de Huurdersvereniging Staedion. Staedion waarborgt good governance en toezicht met behulp van diverse statuten, codes en control frameworks. 3.1 Corporate governance Governancecode woningcorporaties Staedion onderschrijft de in de Aedescode en Governancecode Woningcorporaties vastgelegde beginselen. Naar aanleiding van de gewijzigde Governancecode Woningcorporaties 2015 is medio 2015 het Reglement werkwijze Raad van Commissarissen en het Bestuurs- en directiestatuut aangepast. Deze is tevens gepubliceerd op de website van Staedion ( De Governancecode Woningcorporaties wordt gehanteerd bij het inrichten van de bestuurlijke organisatie. Staedion volgt de hierin opgenomen principes en uitwerkingen, met uitzondering van de volgende punten: In de arbeidsovereenkomsten met het bestuur is geen regeling voor onvrijwillig ontslag opgenomen. De Raad van Commissarissen acht het niet passend een regeling hieromtrent overeen te komen zonder dat de omstandigheden bekend zijn die aanleiding geven tot het ontslag. De arbeidsovereenkomsten van het bestuur voorzien niet in een benoemingstermijn van vier jaar. De Raad van Commissarissen houdt zich aan de met het bestuur reeds gemaakte afspraken. Governance framework en Governance cyclus Staedion hanteert de volgende visie op corporate governance: het effectief en efficiënt realiseren van de doelstellingen en het afleggen van verantwoording aan belanghouders. Om de visie uit te dragen en te realiseren is een integraal Governance framework ontwikkeld. Hiermee wordt concrete en praktische invulling gegeven aan de bepalingen als vermeld in de Governancecode Woningcorporaties. In het Governance framework zijn alle onderwerpen inzake Governance geborgd. Diverse risico-beheersings- en controlesystemen reduceren de afbreukrisico s op het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en bevorderen de transparantie binnen de organisatie. De beheersbaarheid is vergroot door de introductie van de Governance cyclus. De Governance cyclus ligt als een schil om de jaarlijkse Planning & Control cyclus en kent een tijdshorizon van vier jaar. De cyclus wordt jaarlijks geactualiseerd en de onderwerpen, die dat jaar voor actualisatie in aanmerking komen, worden opgenomen in de P&C cyclus. Hiermee waarborgt Staedion dat Governance onderwerpen actueel blijven en afgestemd op interne en externe ontwikkelingen. Per 1 mei 2015 is de vernieuwde Governancecode van kracht. De code geeft bestuurders en toezichthouders van woningcorporaties richtlijnen voor goed bestuur en toezicht.

3 governance framework Organisatievisie Monitoren en verantwoorden In Control Statement dpi en jaarafspraken dvi Gedrags- en cultuurrapport Medewerker-tevredenheidsonderzoek Integriteitsonderzoek Visitatierapport act Toezicht Reglement RvC Bestuurs- en directiestatuut Statuten stichting Verbindingen-statuut Samenwerking HVS Internal auditcharter Reglement OR Jaarverslag en jaarrekening Ondernemingsplan Kaderbrief check Q-rapportages Bedrijfsjaarplan en begroting (incl.mjr) plan Afdelings- Q-rapportages Afdelingsjaarplannen Beheersen Reglement financieel beheer Risicomanagement-beleid Algemene voorwaarden P&C en Governancecyclus Communicatiebeleid HR visie ICT-strategie Informatiebeveiligingsbeleid Klokkenluidersregeling Inkoopbeleid Gedragscode Regeling ongewenste omgangsvormen do Sturen Wensportefeuille Prestatieafspraken gemeente Prestatieafspraken regio Fiscaal statuut Adviesaanvraag huurverhoging HVS

4 3.2 Bestuur Verantwoordelijkheden van het bestuur Het bestuur bestuurt de Stichting Staedion. Er is sprake van een tweehoofdig collegiaal bestuur, bestaande uit een bestuursvoorzitter en een bestuurder van de Stichting Staedion. De verdeling van aandachtsgebieden tussen de bestuursvoorzitter en de bestuurder stelt Staedion in staat zich beter te focussen. Onderstaand is de portefeuilleverdeling van het bestuur weergegeven. Bestuursvoorzitter Internal auditor Concernstaf Woonservice Onderhoud & Projecten Bestuurder ICT Facilitair Bedrijf Vastgoed Financiën Het bestuur van stichting Staedion is onder meer verantwoordelijk voor: De realisatie van de doelstellingen van Staedion; De strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling; Het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur; De naleving van wet- en regelgeving en interne regelingen; Personeels- en remuneratiebeleid; Een adequaat en effectief intern risicobeheersing- en controlesysteem; Aansturing en coördinatie van processen en activiteiten. De werkwijze van het bestuur en de Directieraad is vastgelegd in het bestuurs- en directiestatuut (zie: Aanpassing Bestuurs- en directiestatuut Staedion heeft in het derde kwartaal van 2015 aanpassingen in het bestuurs- en directiestatuut doorgevoerd. Dit in verband met de wijziging van de Governancecode Woningcorporaties 2015 en de invoering van de herziene Woningwet en het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2015 per 1 juli Het gewijzigde Bestuurs- en directiestatuut is op 1 november 2015 in werking getreden. In de statuten en het door de Raad van Commissarissen vastgestelde bestuurs- en directiestatuut is vastgelegd welke besluiten de Directieraad mag nemen met/zonder voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen. Het bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Zij verschaft de Raad de benodigde informatie en bespreekt onder meer de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. Samenstelling Directieraad De samenstelling van de Directieraad van Staedion zag er op 31 december 2015 als volgt uit: De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder/directeur Financiën De heer S. Vrouwenfelder, directeur Woonservice Mevrouw. Ir. N.Y. Peeters, directeur Makelaardij & Vastgoed De heer J. Uithof, directeur Onderhoud & Projecten Mevrouw L. Wetters, directeur Concernstaf Geen tegenstrijdig belang In 2015 waren er bij de besluitvorming in de Directieraad geen onverenigbaarheden. Er zijn geen transacties geweest waarbij sprake was van een tegenstrijdig belang en het bestuur en de directieleden bekleedden geen functies die strijdig zijn met de statuten.

5 Nevenfuncties bestuurders Het bestuur van Staedion wordt sinds 1 februari 2014 gevormd door Willem (W.M.K.) Krzeszewski, bestuursvoorzitter en Jan-Peter (J.P.) Duijvestijn, bestuurder/ directeur Financiën. Zij bekleden de volgende nevenfuncties: Nevenfuncties bestuursvoorzitter Lid Raad van Commissarissen woningcorporatie Bernardus Wonen in Oudenbosch (Noord-Brabant) (tot en met 31 december 2015); Lid Raad van Toezicht Duurzaam Den Haag; Lid Algemeen Bestuur Vereniging Deltametropool; Lid Algemeen Bestuur Forum voor Stedelijke Vernieuwing; Lid Dagelijks Bestuur de Vernieuwde Stad en voorzitter van de adviescommissie Stedelijke Vernieuwing van de Vernieuwde Stad; Lid Adviescommissie Wonen & Cultuur van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu t.b.v. de nieuwe Omgevingswet. Nevenfuncties bestuurder Lid Raad van Toezicht Alrijne Zorggroep; Lid deelnemersraad Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Bezoldiging bestuurders De gegevens betreffende de bezoldiging van bestuurders en de Wet Normering Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening. Permanente Educatie bestuur In 2015 heeft de bestuursvoorzitter geen PE-punten behaald. In 2016 is de bestuursvoorzitter gestart met een MBA opleiding waarmee in totaal 210 PE-punten worden behaald. De bestuurder heeft in PE-punten behaald en zal in 2016 tevens starten met MBA opleiding waarmee in totaal 210 punten worden behaald. De Permanente Educatie draagt bij aan de continue verbetering van het functioneren van het bestuur. Staedion is derhalve in 2016 een studieprogramma opgestart waarbij bestuur en leden van de Raad van Commissarissen cursussen volgen die gerelateerd zijn aan de uitoefening van hun functies. Zo is er in maart 2016 door Finance Ideas een training gegeven over de implementatie van de Woningwet. Verklaring van het bestuur Het bestuur van Staedion verklaart dat haar middelen, inclusief batige saldi, alleen gebruikt zijn voor de volkshuisvesting volgens artikel 21 en 22 van het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Den Haag, 6 juni 2016 De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder

6 3.3 Externe accountant De externe accountant KPMG is, na advies van het bestuur, benoemd door de Raad van Commissarissen. De beloning van KPMG is in overleg met het bestuur en Raad van Commissarissen vastgesteld. In 2015 is het functioneren van de accountant geëvalueerd. KPMG is op basis hiervan in 2015 nogmaals benoemd tot de externe accountant van Staedion voor een periode van twee jaar, waarna de maximale termijn van 8 jaar is bereikt. Het bestuur en de Raad van Commissarissen maken minstens eens in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. 3.4 Ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad 2015 De ondernemingsraad Staedion bestond in 2015 uit 11 personen: De heer J. Dingjan Mevrouw I. Hertgers (voorzitter) De heer C. van Huizen Mevrouw E. Kap De heer B. Koopman De heer J. van der Meer De heer L. Verheij De heer E. Steemers (vice-voorzitter) Mevrouw M. Schaap Mevrouw V. van der Velden Mevrouw E. Vink De OR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, mevrouw F. Breur. Belangrijkste onderwerpen in 2015 De OR heeft in 2015 zeven advies-, en instemmingsaanvragen ontvangen. De belangrijkste aanvragen gingen over de organisatiewijziging van de afdeling Onderhoud en de ontmanteling van de afdeling Verkoop. De OR werkt met de Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming (BOB-methode) om de aanvragen te behandelen. Tijdens de beeldvormingsfase heeft de OR met de medewerkers van de betrokken afdelingen overleg gehad. De input van de medewerkers is meegenomen in het advies aan het bestuur. In 2015 zijn alle adviezen overgenomen door het bestuur. Naast het behandelen van de lopende aanvragen, heeft de OR veel energie gestoken in het evalueren van de organisatiebrede reorganisatie die in 2014 plaatsvond. Voorts heeft de OR overleg gehad met diverse leden van de Raad van Commissarissen.