Governance Corporate governance

Transcriptie

1 3 Governance Staedion is zich bewust van het feit dat zij werkt in het publieke domein. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de Raad van Commissarissen (good governance) en met advisering van de Ondernemingsraad en de Huurdersvereniging Staedion. Staedion waarborgt good governance en toezicht met behulp van diverse statuten, codes en control frameworks Corporate governance Staedion hanteert de volgende visie op corporate governance: het effectief en efficiënt realiseren van de doelstellingen en het afleggen van verantwoording aan belanghouders. Om de visie uit te dragen en te realiseren is een integraal Governance framework ontwikkeld. Hiermee wordt concrete en praktische invulling gegeven aan de bepalingen als vermeld in de Governancecode Woningcorporaties. In het Governance framework zijn alle onderwerpen inzake Governance geborgd. Diverse risicobeheersings- en controlesystemen reduceren de afbreukrisico s op het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en bevorderen de transparantie binnen de organisatie. De beheersbaarheid is vergroot door de introductie van de Governance cyclus. De Governance cyclus ligt als een schil om de jaarlijkse Planning & Control cyclus en kent een tijdshorizon van vier jaar. De cyclus wordt jaarlijks geactualiseerd en de onderwerpen, die dat jaar voor actualisatie in aanmerking komen, worden opgenomen in de P&C cyclus. Hiermee waarborgt Staedion dat Governance onderwerpen actueel blijven en afgestemd op interne en externe ontwikkelingen. Bovendien volgt Staedion de principes uit de Governancecode woningcorporaties. De code geeft bestuurders en toezichthouders van woningcorporaties richtlijnen voor goed bestuur en toezicht.

2 Governance Framework Organisatievisie Monitoren en verantwoorden In Control Statement dpi en jaarafspraken dvi Gedrags- en cultuurrapport Medewerkersonderzoek Integriteitsonderzoek Visitatierapport act Toezicht RvC-Reglement Bestuurs- en directiestatuut Statuten stichting Verbindingen-statuut Samenwerking HVS Internal auditcharter Reglement OR Jaarverslag en jaarrekening Ondernemingsplan Kaderbrief check T-rapportages Bedrijfsjaarplan en begroting (incl.mjr) plan Maandrapportages Afdelings- T-rapportages Afdelingsjaarplannen Beheersen Reglement financieel beheer Risicomanagement-beleid do Sturen Portefeuillestrategie en wensportefeuille Procuratiereglement Prestatieafspraken gemeente Algemene voorwaarden Prestatieafspraken regio P&C- en Governancecyclus Fiscaal statuut Communicatiebeleid Adviesaanvraag huurverhoging HR visie HVS ICT-strategie Duurzaamheidsbeleid Informatiebeveiligingsbeleid Klokkenluidersregeling Inkoopbeleid Gedragscode Regeling ongewenste omgangsvormen staedion jaarverslag

3 3.2. Bestuur Verantwoordelijkheden van het Bestuur Het Bestuur bestuurt Stichting Staedion. Er is sprake van een tweehoofdig collegiaal bestuur, bestaande uit een bestuursvoorzitter en een bestuurder van Stichting Staedion. De verdeling van aandachtsgebieden tussen de bestuursvoorzitter en de bestuurder stelt Staedion verder in staat zich beter te focussen. Onderstaand zijn de aandachtsgebieden van het Bestuur weergegeven. Deze zijn in een portefeuilleverdeling nader vastgelegd. Bestuursvoorzitter Internal auditor Concernstaf Woonservice Onderhoud & Projecten Bestuurder ICT Facilitair Bedrijf Vastgoed Financiën Het Bestuur van Stichting Staedion is onder meer verantwoordelijk voor: De realisatie van de doelstellingen van Staedion; De strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling; Het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur; De naleving van wet- en regelgeving en interne regelingen; Personeels- en remuneratiebeleid; Een adequaat en effectief intern risicobeheersing- en controlesysteem; Aansturing en coördinatie van processen en activiteiten. De werkwijze van het Bestuur en de Directieraad is vastgelegd in het Bestuurs- en directiestatuut (zie: Aanpassing statuten Stichting Staedion en Bestuurs- en directiestatuut Staedion heeft in het vierde kwartaal van 2016 aanpassingen in de statuten van Stichting Staedion en het Bestuurs- en directiestatuut doorgevoerd. Dit in verband met de wijziging van de Governancecode Woningcorporaties 2016 en de invoering van de nieuwe Woningwet en het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2015 per 1 juli De minister heeft de gewijzigde statuten goedgekeurd. De gewijzigde statuten zijn op 22 december 2016 in werking getreden en het gewijzigde Bestuurs- en directiestatuut is op 1 januari 2017 in werking getreden. In de statuten en het door de Raad van Commissarissen vastgestelde Bestuurs- en directiestatuut is vastgelegd welke besluiten de Directieraad mag nemen met/zonder voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Daartoe verschaft zij de raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. Samenstelling Directieraad De samenstelling van de Directieraad van Staedion zag er gedurende 2016 als volgt uit: De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder/directeur Financiën De heer S. Vrouwenfelder, directeur Woonservice Mevrouw. Ir. N.Y. Peeters, directeur Vastgoed (tot 1 februari 2016), De heer P. Ebbelinghaus, directeur Vastgoed a.i. (van 1 februari tot 1 december 2016) De heer J. Uithof, directeur Onderhoud & Projecten Mevrouw L. Wetters, directeur Concernstaf

4 Geen tegenstrijdig belang In 2016 waren er bij de besluitvorming in de Directieraad geen onverenigbaarheden. Er zijn geen transacties geweest waarbij sprake was van een tegenstrijdig belang en het Bestuur en de directieleden bekleedden geen functies die strijdig zijn met de statuten. Nevenfuncties bestuurders Het Bestuur van Staedion wordt sinds 1 februari 2014 gevormd door Willem (W.M.K.) Krzeszewski, bestuursvoorzitter en Jan-Peter (J.P.) Duijvestijn, bestuurder/directeur Financiën. Zij bekleden de volgende nevenfuncties: Nevenfuncties bestuursvoorzitter Lid Raad van Toezicht Duurzaam Den Haag Lid Algemeen Bestuur Vereniging Deltametropool Lid Algemeen Bestuur Forum voor Stedelijke Vernieuwing Lid Dagelijks Bestuur van de Vernieuwde Stad en voorzitter van de adviescommissie Investeren Stedelijke Vernieuwing van de Vernieuwde Stad Lid Adviescommissie Wonen & Cultuur van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu t.b.v. de nieuwe Omgevingswet Nevenfuncties bestuurder Lid Raad van Toezicht Alrijne Zorggroep Lid deelnemersraad Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) Bezoldiging bestuurders De gegevens betreffende de bezoldiging van bestuurders en de Wet Normering Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening. Permanente Educatie Bestuur Bestuurders van woningcorporaties aangesloten bij Aedes zijn sinds 1 januari 2015 verplicht binnen drie jaar 108 PE-punten te behalen. Staedion hecht waarde aan Permanente Educatie, welke bijdraagt aan de continue verbetering van het functioneren van het Bestuur. In 2016 heeft de bestuursvoorzitter 217 PE-punten behaald, voornamelijk door het afronden van de module Organisatieontwikkeling en Verandermanagement van de MBA-opleiding aan de Nyenrode Business University. De bestuurder heeft in PE-punten behaald. In 2017 zal hij de module Business Transformation van de MBA-opleiding aan de Nyenrode Business University afronden. Daarnaast is Staedion in 2016 een studieprogramma opgestart waarbij bestuur en leden van de RvC cursussen volgen die gerelateerd zijn aan de uitoefening van hun functies. Verklaring van het Bestuur Het Bestuur van Staedion verklaart dat de stichting haar middelen (batige saldi daaronder begrepen) uitsluitend bestemt voor werkzaamheden op het gebied van de volkshuisvesting. Den Haag, 22 mei 2017 De heer drs. ing. W.M.K. Krzeszewski, bestuursvoorzitter De heer drs. J.P. Duijvestijn RC, bestuurder

5 3.3. Externe accountant De externe accountant KPMG is, na advies van het Bestuur, benoemd door de Raad van Commissarissen. De beloning van KPMG is in overleg met het Bestuur en Raad van Commissarissen vastgesteld. In 2016 is KPMG op basis van de nieuwe Governancecode nogmaals benoemd tot de externe accountant van Staedion voor een periode van twee jaar, waarna de maximale termijn van tien jaar is bereikt. Het Bestuur en de Raad van Commissarissen maken minstens eens in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De laatste grondige beoordeling heeft plaatsgevonden in Ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad (OR) in 2016 De OR Staedion bestond in 2016 uit 11 leden: De heer J. Dingjan Mevrouw I. Hertgers (voorzitter) De heer C. van Huizen Mevrouw E. Kap De heer B. Koopman De heer J. van der Meer (gestopt in november 2016) De heer L. Verheij De heer E. Steemers (plaatsvervangend-voorzitter) Mevrouw M. Schaap Mevrouw V. van der Velden Mevrouw E. Vink De OR werd het gehele jaar ondersteund door een ambtelijk secretaris, mevrouw F. Breur. Belangrijkste onderwerpen in 2016 In 2016 heeft de OR in totaal negen advies-, en instemmingsaanvragen behandeld. Dit betrof de volgende onderwerpen: Heroriëntatie van de afdeling Verkoop; Geactualiseerde regeling bedrijfsauto met daarin opgenomen het gebruik van een blackboxsysteem; Outsourcing afdeling VvE Beheer; Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E); Organisatiewijziging afdeling ICT; Aanstelling vertrouwenspersoon en preventiemedewerker Veiligheid; Aanpassing Arbobeleid op functienamen en rol KAM-coördinator en coördinator BOT; Herschrijven gedragscode; Benoeming nieuwe commissaris. De OR werkt met de methode Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming (BOB) om aanvragen efficiënt in tijd te kunnen behandelen. Overleg met de betrokken medewerkers maakt hierin standaard onderdeel uit van de beeldvormingsfase. De visie van de medewerkers wordt daarmee verweven in het uiteindelijke advies aan het Bestuur. De OR maakt zich sterk voor het belang van de medewerkers en zet zich daarnaast in voor een sterke en gezonde organisatie. Deze twee onderdelen vormen gezamenlijk de weegschaal waarin de OR consequent de balans tussen het medewerkersbelang en dat van de organisatie zo zorgvuldig mogelijk afweegt.

6 De adviesaanvraag outsourcing afdeling VvE Beheer werd in 2016 voortijdig, door een besluit van het Bestuur om uiteindelijk af te zien van een outsourcing van deze afdeling, gestopt. De OR heeft in dit traject dan ook geen advies uitgebracht. De OR maakt voor de meerderheid van de adviezen die zij afgeeft, afspraken met het Bestuur over het evalueren van de effecten op langere termijn. Zo zijn ook de uitkomsten besproken van het medewerkersonderzoek 2016 en is de laatste fase afgerond in het evaluatietraject van de reorganisatie Verder heeft de OR overleg gehad met de remuneratiecommissie van de Raad van Commissarissen Huurdersvereniging Staedion In 2016 is de lijn van constructieve samenwerking tussen de Huurdersvereniging en Staedion verder voortgezet. Naast het reguliere maandelijkse overleg met de stafmedewerker Bewonersparticipatie zijn ook de vele tussentijds ingelaste themabijeenkomsten intussen een vast onderdeel geworden van de structurele overlegmethodiek. Tijdens themabijeenkomsten lichten afdelingsspecialisten een onderwerp toe waarover de HVS graag meer informatie wenst, of waarover zij op een later tijdstip wordt geacht advies uit te brengen bracht een grote hoeveelheid aan onderwerpen op de agenda. De tripartite overlegstructuur met gemeenten en corporaties en huurdersverenging kent dit jaar voor het eerst een volledige overlegcyclus, met daarin een evenwaardige rol voor de HVS. Daarnaast wordt de HVS betrokken bij het sluiten van prestatieafspraken tussen de corporatie en de gemeenten. Waar de mogelijkheid of noodzaak werd gesignaleerd voor bijstelling in de samenwerking met Staedion, zijn met behulp van constructief overleg, wensen en mogelijkheden besproken. Zo is met de Staedion bestuursvoorzitter overeengekomen om het aantal jaarlijkse overlegmomenten te verdubbelen. Staedion heeft met het dagelijks bestuur van de HVS doorlopend aandacht voor de kwetsbaarheid en belasting van de HVS-bestuursleden in hun rol als professionele vrijwilliger. Op maandag 13 februari 2017 bereikte ons het trieste bericht dat Mary van Wissen op 11 februari 2017 onverwachts is overleden. Mary was medeoprichtster van de HVS en vanaf de oprichting als secretaris met name verantwoordelijk voor het gezicht van de huurdersvereniging. Ons medeleven gaat uit naar haar nabestaanden. Samenstelling Bestuur HVS Het dagelijks bestuur bestond in 2016 uit: De heer R. Klein, voorzitter (extern bestuurslid, tevens 2e penningmeester) Mevrouw M. van Wissen, secretaris (bewonerscommissie ErasVreGa) De heer N. van den Bergh, (extern penningmeester) Het algemeen bestuur bestond in 2016 daarnaast uit: Mevrouw C. van Straalen, bestuurslid (bewonerscommissie de Waringin) Mevrouw L. Rozema, bestuurslid (bewonerscommissie Mozartduin) Mevrouw A. Beek, bestuurslid (bewonerscommissie Spaanse Hof) Mevrouw A. Nienaber, bestuurslid (bewonerscommissie Meppelweg i.o) De heer D. Weber, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) De heer K. Schumacher, bestuurslid (bewonerscommissie Teunisbloem) Het Bestuur wordt daarnaast administratief ondersteund door mevrouw A. Maagdenburg (bureau ProMinutes).

7 Hoofdonderwerpen Hieronder volgt een opsomming van de meest in het oog springende thema s en adviesaanvragen in 2016: Vergoedingen bij renovatie en onderhoud (adviesaanvraag); Afronding loskoppeling rioolcontract en serviceabonnement 2016 (adviesaanvraag); Inzet belcomputer / Incassobeleid (themabijeenkomst); Huurprijsbeleid 2016 / Wet doorstroming huurmarkt (themabijeenkomst); Evaluatie pilot huurdersparticipatie in VvE s (themabijeenkomst); Projectenkalender 2016 (themabijeenkomst); Huurverhoging 2016 (adviesaanvraag); Visie op duurzaamheid (visietraject); Vervanging open verbrandingstoestellen (themabijeenkomst); EPA-labels en Energie-Index (themabijeenkomst); Nieuwe algemene huurvoorwaarden en huurovereenkomsten (adviesaanvraag); Populaire versie algemene huurvoorwaarden (themabijeenkomst); Bespreking jaarrekening 2015 (zomeroverleg met bestuursvoorzitter); Bijeenkomst BZK - evaluatie samenwerking Woningwet (themabijeenkomst); Nieuwe Samenwerkingsovereenkomst 2016 (tweejaarlijkse gezamenlijke evaluatie en actualisering); BeheerIntensiteitsKaart - BIK [2.0] (themabijeenkomst); Inzet complexbeheerder en huismeester (themabijeenkomst); Streefhuur 2016 en evaluatie passendheidstoets (adviesaanvraag); Outsourcing VvE (informatietraject); Afrekenmethodiek zonnepanelen (adviesaanvraag); Algemene leveringsvoorwaarden Warmtewet (informatietraject); Scheiding DAEB /niet-daeb (adviesaanvraag); Zienswijze kernwerkgebied (zienswijze); Lokale prestatieafspraken 2016 (bijeenkomsten en zienswijze); Nieuwbouw locatie Coevordenstraat (informatietraject); Huurprijsbeleid 2017 (themabijeenkomst); Klussen in de woning (themabijeenkomst); Ontkoppelen parkeerplaatsen bij sociale huurwoning (informatietraject); Bespreking bedrijfsjaarplan en begroting 2017 (winteroverleg met bestuursvoorzitter).

8