Startnotitie Kadernota Beheer

Transcriptie

1 Startnotitie Kadernota Beheer Definitief Gemeente Roermond Grontmij Nederland B.V. De Bilt, 7 december 2015, revisie

2 Verantwoording Titel : Startnotitie Kadernota Beheer Subtitel : Projectnummer : Referentienummer : Revisie : Datum : 7 december 2015 Auteur(s) : adres : Gecontroleerd door : Paraaf gecontroleerd : Goedgekeurd door : Paraaf goedgekeurd : Contact : Grontmij Nederland B.V. De Holle Bilt HM De Bilt Postbus AE De Bilt T F revisie Pagina 2 van 16

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Scope en plaats Kadernota Beheer Algemeen Doel Kadernota Beheer Scope Beleidskaders Keuze onderwerpen Kadernota Beheer Detailniveau Basisgegevens Besluitvorming Beheerproces na vaststelling Kadernota Beheer Draagvlak en samenhang met ander beleid Aanpak en noodzakelijke onderdelen situatie Beschikbare budgetten Huidige kwaliteit voorzieningen Noodzakelijke budgetten Wetgeving en beleidskaders Benodigde budgetten Conclusie Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden Algemeen Kwaliteitsniveaus per gebied Algemeen Systeem kwaliteitsbeoordeling beheer Structuurgebieden Burgerparticipatie Innovaties Rol gemeente Eigen dienst Productiehuis Risico of norm gestuurd beheer Wijze van financiering Integraliteit beheerprocessen Nut en noodzaak voorzieningen Verwachtingen en vervolg Planning en proces Pagina 3 van 16

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Grontmij heeft opdracht ontvangen voor het doorontwikkelen van de beheerprocessen, het actualiseren en vastleggen in de Kadernota Beheer van een nieuw algemeen beheerbeleid inclusief de doorontwikkeling van beheerprocessen en het actualiseren van een groot aantal beheerplannen in samenhang met dit nieuwe beheerbeleid. Binnen de opdracht is het uitwerken van een Kadernota Beheer een belangrijk onderdeel. In deze Startnotitie Kadernota Beheer wordt omschreven het proces en welke onderdelen in de Kadernota Beheer worden uitgewerkt. Eveneens wordt omschreven op welke onderdelen van de Kadernota Beheer besluitvorming kan plaats vinden. De Kadernota Beheer met bijbehorende beheerplannen bevat na genomen besluitvorming alle relevante kaders waarbinnen de andere uitvoeringsgerichte plannen worden uitgewerkt. Pagina 4 van 16

5 2 Scope en plaats Kadernota Beheer 2.1 Algemeen Een beheerorganisatie kan alleen efficiënt werken wanneer de kaders op bestuurlijk niveau helder zijn gesteld. Dat betekent dat er op diverse onderdelen duidelijke besluiten moeten worden genomen die kaderstellend zijn voor de gemeentelijke organisatie. De Kadernota Beheer dient ervoor om heldere besluitvorming mogelijk te maken. Onderstaande afbeelding geeft inzicht in de positie van de Kadernota Beheer als strategisch plan voor de op te stellen operationele plannen. Ambitieniveaus Kadernota Beheer Beeldkwaliteitopname Visie, beleidskader en keuzes (kaders) Technisch onderhoudsniveau Beheerplannen (budget) Technische inspectie Uitwerking beleidskaders per discipline Integraal uitvoeringsprogramma Overige projecten Integratie en synergievoordeel. Uitvoering: onderhoudsbestekken, directie en toezicht Uitvoering Doel Kadernota Beheer Een Kadernota Beheer heeft tot doel taakstellende kaders en richtlijnen vast te stellen met betrekking tot: - ambitie beheer - integraliteit beheer - overkoepelende zaken in de organisatie van het Beheer - overkoepeling/integratie van de individuele (thematische) beheerplannen Scope In de Kadernota Beheer wordt uitgegaan van het duurzaam in stand houden van de huidige voorzieningen. Primair wordt inbeeld gebracht welke middelen inclusief de vervangingswaarden noodzakelijk zijn om de huidige voorzieningen over een langere periode duurzaam in stand te houden. Secundair worden binnen de normale beheerprocessen de nut en noodzaak van de Pagina 5 van 16

6 Scope en plaats Kadernota Beheer aanwezige voorzieningen nader onderzocht. De resultaten hiervan moeten telkens weer via de P&C-cyclus worden verwerkt in de jaarlijkse begroting Beleidskaders Om besluiten te kunnen nemen is van belang dat het bestuur inzicht heeft in alle relevante beleidskaders inclusief de lokaal geldende besluiten en kaders. Deze onderdelen worden in de Kadernota Beheer en beheerplannen in beeld gebracht Keuze onderwerpen De vraag die centraal staat is over welke onderwerpen besluitvorming moet plaatsvinden. In deze Startnotitie Kadernota Beheer worden deze besluitvormingsonderdelen nader uitgewerkt. Het betreft hier onderwerpen die voortkomen uit het project DIBOR. De afkorting DIBOR staat daarbij voor Doorontwikkeling Integraal Beheer Openbare Ruimte. Ook zijn het onderwerpen die naar aanleiding van de door ons gehouden gesprekken met beheerders en het projectteam DIBOR naar voren zijn gekomen. 2.2 Kadernota Beheer Op basis van de gevoerde gesprekken en de ontvangen informatie is een eerste beeld verkregen over het huidige beheerbeleid. Hieruit blijkt dat: 1. De kadernota Op weg naar beter beheer is een samenvoeging van beheerplannen. De integratie mogelijkheden tussen de disciplines zijn daarin onvoldoende uitgewerkt Integrale besluitvorming gebeurd daarom nu nog vooral op uitvoeringsbasis 2. Er zo nog veel monodisciplinaire en projectgebonden besluiten plaats vinden. 3. Beheerders geen eenduidig kwaliteitsniveau kunnen hanteren omdat het gehanteerde normniveau wel een naam heeft (sober en doelmatig) maar hieraan geen criteria zijn verbonden anders dan financieel. Het normniveau is dus niet meetbaar (te monitoren) op kwaliteit. 4. Beheerders werken daarom budget gestuurd (en niet kwaliteit gestuurd). 5. De samenhang tussen de verschillende budgetten in de begroting niet volledig helder is. Een andere doorbelasting van kosten kan invloed hebben op het budget per discipline. Bijvoorbeeld het inzetten van personeel van het Productiehuis in plaats van de eigen buitendienst voor het groenonderhoud. Daarnaast is de toewijzing van de beschikbare budgetten per discipline in relatie tot de aanwezige beheerobjecten niet altijd helder (welke beheerobjecten horen waarbij?) 6. De gemeente werkt wijkgericht en wil deze wijze van werken voort te zetten. Echter door een gewijzigde financiering van budgetten en bezuinigingen wordt het steeds lastiger wijkgericht werken vol te houden. Het proces verloopt de laatste jaren moeizamer. 7. Er vanuit beheer en onderhoud nog gezocht wordt naar de juiste vorm en inhoud voor burgerparticipatie. Zonder duidelijke (juridische) kaders voor burgerparticipatie verlopen initiatieven moeizaam. Door elk van de beheerders wordt met de beste intenties en inzet geprobeerd het maximale uit het beschikbare budget te halen. Het gebrek aan een aantal kaders en noodzakelijke duidelijkheid bij andere wel aanwezige kaders werken hierin belemmerend. Het effect is dat er ook geen heldere werkprocessen zijn omschreven die vroegtijdig tot voldoende integratie en synergievoordelen leiden. In de op te stellen Kadernota Beheer wordt alle noodzakelijke informatie gebundeld zodat integrale afwegingen kunnen plaatsvinden en duidelijke kaders kunnen worden gesteld. Deze vormen de basis voor de organisatie van het beheer. Pagina 6 van 16

7 Scope en plaats Kadernota Beheer 2.3 Detailniveau Basisgegevens De Kadernota Beheer zal op basis van de beschikbare gegevens worden opgesteld. Daar waar nodig kunnen ontbrekende gegevens worden aangevuld met ervaringscijfers die binnen Grontmij aanwezig zijn. Ook kan een benchmark worden gedaan om de gegevens aan te vullen. Met de gegevens moet een voldoende duidelijk beeld worden gekregen (budget nauwkeurigheid van +- 20%) en moet integrale besluitvorming mogelijk zijn Besluitvorming In onderstaand door de gemeente verstrekt schema is eveneens de samenhang en de nauwkeurigheid van de plannen omschreven. De Kadernota Beheer is daarbij het overkoepelend beleidsdocument voor de individuele Beheerplannen. De Kadernota Beheer vormt daarmee de basis voor de besluitvorming. Schema: volgorde beslisdocumenten in het Beheer Onderdeel Beleidsplan => Beheerplan => Begroting => Projecten (werken) Aard Strategisch => Tactisch => Besluitvorming => Operationeel Marge tot 1 ±40% => ±25% => ±10-25% => ±10% <===== Communicatie / gegevensuitwisseling =====> Met de Kadernota Beheer worden de integrale en discipline overstijgende keuzes gemaakt die verder per beheerdiscipline zijn uitgewerkt in beheerplannen. Deze vormen input (de taakstellende kaders) voor verder op te stellen operationele plannen. 2.4 Beheerproces na vaststelling Kadernota Beheer Op basis van de Kadernota Beheer worden keuzes en taakstellende kaders gesteld. Het gaat daarbij o.a. om financiële kaders in relatie tot de gewenste kwaliteit. In de Kadernota Beheer wordt gebruik gemaakt van de gegevens die tot op heden beschikbaar zijn. Het is van belang om ook in de toekomst de bepaalde kaders periodiek te monitoren op volledigheid, actualiteit en bruikbaarheid. Wanneer blijkt dat de gehanteerde gegevens structureel afwijken van de in de Kadernota Beheer gehanteerde uitgangspunten is een aanpassing vereist. Hiermee kunnen de structureel noodzakelijke budgetten exacter worden bepaald. 1 Marge tot geeft indicatief weer de onzekerheidsmarge in (technische) gegevens, planning, financiën en dergelijke. Pagina 7 van 16

8 Scope en plaats Kadernota Beheer 2.5 Draagvlak en samenhang met ander beleid Het proces en randvoorwaarden om te komen tot een vastgestelde Kadernota Beheer met bijbehorende beheerplannen is vertaald naar een projectplan waarin de doelen en resultaten helder zijn verwoord en van waaruit mede deze Startnotitie Kadernota Beheer volgt. Dit projectplan is als het project DIBOR opgepakt binnen de gemeentelijke organisatie. De gemeente heeft een extern adviesbureau (Grontmij) ingeschakeld om hierbij te adviseren en te ondersteunen. De totstandkoming van de genoemde documenten vindt plaats in nauw overleg met de beheerders en het projectteam DIBOR. Tevens worden andere afdelingen buiten de sector ruimte, klankbordgroepen en overige stakeholders hierbij betrokken en gehoord. Via besluitvorming en consultatie is ook een directe inbreng door het bestuur verzekerd in dit proces. Doel hiervan is draagvlak te creëren en documenten te vervaardigen die goed landen en passen binnen de praktische kaders van het beheer en onderhoud. Dit sluit naadloos aan bij de communicatievisie. Parallel aan het project DIBOR lopen andere projecten dan wel actualisaties, die raakvlakken hebben met het beheer van de openbare ruimte. Vanuit deze raakvlakken moet er een integrale afstemming zijn over de impact van keuzes op het beheer van de openbare ruimte. In beeld zijn de volgende plannen in ontwikkeling: Toekomstvisie 2030 Uitwerking Nota Actief Burgerschap Grondstoffenplan Groenvisie Gemeentelijk Verkeer en Vervoer Plan Doorontwikkeling wijkgericht werken Pagina 8 van 16

9 3 Aanpak en noodzakelijke onderdelen situatie In dit onderdeel wordt de huidige situatie vastgelegd. Hieruit volgt met welk budget welke kwaliteit is behaald. De onderstaande onderdelen worden in de Kadernota Beheer in beeld gebracht Beschikbare budgetten In beeld wordt gebracht wat de huidige beschikbare budgetten per beheerdiscipline zijn en welke objecten bij welke beheerdiscipline gerekend worden. Onderscheid wordt gemaakt in budgetten voor regulier onderhoud en vervangingen/investeringen. Na deze analyse is exact bekend hoeveel budget voor welke periode reeds is vastgelegd in de begroting of in eventueel genomen besluiten Huidige kwaliteit voorzieningen Per discipline wordt de huidige kwaliteit van de voorzieningen zo goed mogelijk in beeld gebracht op basis van de beschikbare gegevens. Een hierbij bruikbare methode is het werken met de Kwaliteitscatalogus Openbare Ruimte CROW 1 (publicatie 245). Verderop in Systeem kwaliteitsbeoordeling beheer, wordt hier dieper op ingegaan. 3.2 Noodzakelijke budgetten Wetgeving en beleidskaders Voor alle disciplines zal de actuele wet- en regelgeving in beeld worden gebracht. Hieruit volgt op welke onderdelen de gemeente wel- of niet autonoom is in haar besluiten. Deze analyse wordt gebruikt als input voor het afwegingskader. Tevens wordt voor alle onderdelen in beeld gebracht welke lokale besluiten momenteel van kracht zijn Benodigde budgetten Op basis van normbedragen, vervangingen, achterstanden en andere gegevens worden per discipline de noodzakelijke budgetten voor de periode bepaald. Uitgangspunt daarbij is het duurzaam in stand houden van de aanwezige voorzieningen. 3.3 Conclusie Op basis van de huidige situatie en de noodzakelijke budgetten kan worden bepaald of de huidige budgetten toereikend zijn. 1 = CROW is een kennisorganisatie op het gebied van infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en veiligheid. CROW werkt met externe professionals in werkgroepen uit verschillende vakgebieden, die samen aanbevelingen en richtlijnen opstellen. Deze aanbevelingen en richtlijnen worden voor een groot deel in CROW-publicaties of op diverse websites gepubliceerd. De naam CROW is een afkorting van Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek. Pagina 9 van 16

10 4 Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden 4.1 Algemeen In hoofdstuk 3 is aangegeven hoe de huidige bestaande situatie in beeld gebracht wordt. Hieruit volgt of de gemeente voor alle disciplines voldoende budget heeft om de huidige voorzieningen over een langere periode duurzaam in stand te kunnen houden. In dit hoofdstuk worden verschillende beleidsonderwerpen besproken. In de Kadernota Beheer worden deze onderwerpen uitgewerkt. Op basis daarvan kan de gemeenteraad weloverwogen keuzes maken. Deze keuzes vormen het kader voor de verdere uitwerking. 4.2 Kwaliteitsniveaus per gebied Algemeen Dagelijks werkt de gemeente Roermond aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. De openbare ruimte moet schoon, heel en veilig zijn. Maar wanneer is het voldoende schoon, heel en veilig? Wie bepaalt dit? Waar moet de gemeente naar streven en wat mag het kosten? De Kadernota Beheer geeft de keuzes aan die de gemeente Roermond kan maken in het kwaliteitsniveau waarop de openbare ruimte beheerd wordt. Waar nodig wordt het kwaliteitsniveau nader gespecificeerd voor de verschillende beheerdisciplines zoals Groen, Kunstwerken, Verkeersvoorzieningen, Wegen en Water. Van de drie thema s schoon, heel en veilig, bestaat over de betekenis van veiligheid binnen het kader van beheer de minste discussie. Het groenbeheer kent de algemene zorgplicht voor boomveiligheid. Wegbeheerders hebben vanuit de wegenwet en de wegenverkeerswet de zorgplicht voor wegverhardingen. Voor het onderhoud aan watergangen moet voldaan worden aan de keur. Buiten het wettelijk kader kan elke beheerder (gemeente) zijn eigen gewenste kwaliteit bepalen. Daardoor ontstaat er veelal verwarring in het verwachtingspatroon van zowel bestuur als burger. Via de Kadernota Beheer worden de mogelijke kwaliteitsniveaus vastgelegd en wordt duidelijkheid geschapen in de verwachtingen ten aanzien van het beheer. In de Kadernota Beheer wordt een drietal scenario s voorgelegd welke betrekking hebben op keuzes in kwaliteit. De scenario s hebben betrekking op een basiskwaliteit, een betere kwaliteit (goed) en het minimaal nog verantwoorde beheer (nul-kwaliteit). Aanvullend wordt ook in beeld gebracht wat de risico s en technische en financiële gevolgen zijn als minder dan verantwoord wordt beheerd (slecht). Pagina 10 van 16

11 Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden Scenario s beheerkwaliteit Kadernota Beheer Slecht Nul-kwaliteit Basis Goed ,5 +1 Kapitaalsvernietiging Naast het kwaliteitsniveau van het beheerde areaal, spelen in de kwaliteit van het beheer ook mee zaken zoals het serviceniveau (bv. klachtenafhandeling) of snelheid van handelen (reactiesnelheid bij calamiteiten) en dergelijke niet materiële zaken. Ook hiervoor in gebruik zijnde kwaliteitsnormen worden beschouwd en meegenomen in de keuzes over het gewenste kwaliteitsniveau Systeem kwaliteitsbeoordeling beheer Een landelijk gebruikt kwaliteitsbeoordeling-systeem is de Kwaliteitscatalogus openbare ruimte CROW (publicatie 245). De kwaliteitscatalogus van het CROW is bedoeld om een objectieve meting te kunnen maken van het kwaliteitsniveau van het beheerde areaal. De catalogus hanteert vijf verschillende niveaus per specifiek kwaliteitscriterium van een object. Het definiëren van de drie scenario s in het beheerbeleid kan aan de hand van de kwaliteitscatalogus van het CROW met aangegeven welke kwaliteiten bij welk niveau horen. Het conformeren aan de CROW maakt het onder andere makkelijker uitkomsten te vergelijken met vergelijkbare of andere gemeenten. In aangepaste vorm wordt dit kwaliteitsbeoordeling systeem al gebruikt bij een aantal beheerdisciplines. Onderwerp van onderzoek is in hoeverre dit systeem voor andere beheerdisciplines bruikbaar is in het monitoren van de kwaliteit van het beheerde areaal Structuurgebieden Ten behoeve van het beheer wordt het grondgebied van gemeente Roermond ingedeeld in structuurgebieden. Dit zijn gebieden met gelijke kenmerken waarvoor een zelfde regiem van beheer (kwaliteitsniveau) logisch is vanwege bijvoorbeeld de functie en het gebruik. In eerste aanzet wordt uitgegaan van maximaal drie verschillende structuurgebieden: centrum, binnen de bebouwde kom en buiten de bebouwde kom. Naast de structuurgebieden kunnen eventueel per discipline nog bijzondere aandachtspunten worden genoemd waar een ander kwaliteitsniveau moet worden gehanteerd (bijvoorbeeld begraafplaatsen, sportvelden en dergelijke). Voor elk van deze structuurgebieden worden de hoeveelheden bepaald. In de uitwerking van de scenario s zijn drie kwaliteitsniveaus gehanteerd: goed, basis en nul-kwaliteit. Voor alle drie de kwaliteitsniveaus geldt het uitgangspunt Duurzaam in stand houden van de voorzieningen. Dit houdt onder meer in dat: De veiligheid gewaarborgd moet zijn. De technische kwaliteit niet wordt aangetast Kapitaalsvernietiging wordt voorkomen. De niveaus variëren daarbij voornamelijk op aspecten van aanzien (netheid), comfort en leefbaarheid. Vanuit het oogpunt van duidelijkheid en goede communicatie in het beheerproces wordt een beeldkwaliteitcatalogus opgesteld. Voor enkele meest voorkomende beheerobjecten, bijvoorbeeld asfalt, elementverharding, gazon en heesters, worden de kwaliteitsniveaus verge- Pagina 11 van 16

12 Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden zeld van algemene kwaliteitsbeelden (foto s) waarin de meest kenmerkende onderdelen zichtbaar zijn. De kwaliteitscatalogus vormt zo een belangrijk document dat burgers en bestuur helder inzicht geeft in de verschillende kwaliteitsniveaus in relatie tot de bijbehorende beeldkwaliteit. 4.3 Burgerparticipatie In (onder meer) de medio 2015 vastgestelde Communicatievisie van Roermond en de begin november 2015 vastgestelde nota Actief Burgerschap, speelt participatie een belangrijke rol. Participatie gaat een stapje verder dan samenwerking. Het is een interactief proces met regels die voor alle deelnemende partijen - ook de gemeente - helder en eenduidig moeten zijn. Een participatieproces stelt voorwaarden en verplichtingen aan de deelnemers. Voorwaarden gaan bijvoorbeeld over ruimte en kaders voor het meedenken en de finale besluitvorming, maar ook over de onderlinge communicatie. Particulieren kunnen om verschillende redenen en op verschillende momenten in het beheerproces worden betrokken. Ook de redenen voor participatie kunnen verschillend zijn. In de Kadernota Beheer wordt onder ander uitgewerkt vanuit beheeroogpunt: Welke vormen van participatie zijn er? Wat is het doel van participatie? Op welke wijze en op welke momenten kunnen bewoners of andere partijen (bijv. bedrijven) participeren? Wat zijn de kaders van participatie? Wat zijn de effecten van participatie? Bovenstaande onderdelen worden binnen het kader van het beheerbeleid helder omschreven waarna besluitvorming kan plaats vinden. Daarmee is voor de toekomst vastgelegd op welke wijze burgers kunnen participeren in het beheerproces. Als vervolg op communicatievisie kan worden uitgewerkt via welke middelen participatie wordt georganiseerd. Participatiekanalen (uit communicatievisie maart 2015, gemeente Roermond). De gemeente zet in op meerdere kanalen waarlangs burgerparticipatie georganiseerd wordt, onder andere participatiebijeenkomsten (workshops, brainstorms, inloopdagen etc.); inzet sociale media en online dialoog. Al deze kanalen zullen nog verder ontwikkeld moeten worden. Daarbij zal ook gekeken worden naar innovatieve en digitale mogelijkheden. Het uitwerken van de participatiemiddelen maakt geen onderdeel uit van de Kadernota Beheer. Dit wordt uitgewerkt in de communicatievisie. Een nauwe interactie tussen beide plannen is vereist. Naast de wijze van participeren wordt ook omschreven hoe de afspraken kunnen worden bewaakt en hoe monitoring kan plaats vinden. Eveneens wordt de wijze van sanctionering beschreven. Op basis van de onderwerpen kan worden besloten of, hoe en op welke wijze participatie vorm kan krijgen binnen het beheerbeleid. Pagina 12 van 16

13 Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden 4.4 Innovaties Onderdeel van het actualiseren van het beheerbeleid is het beleidsmatig ruimte bieden aan innovaties waar deze kunnen bijdragen aan het duurzaam in stand houden van voorzieningen. De bijdragen van innovaties kunnen liggen op gebied van kostenbesparing, kwaliteitsniveau, het bereiken van andere beleidsdoelstellingen buiten het beheer (bijvoorbeeld sociale veiligheid, verkeersveiligheid) of in een combinatie daarvan. Gezocht gaat worden naar richtlijnen om innovaties te beoordelen op bruikbaarheid of zich via pilotprojecten te laten bewijzen. 4.5 Rol gemeente Eigen dienst Productiehuis Uit de in hoofdstuk 3 omschreven 0-meting wordt een eerste indruk van de behaalde resultaten verkregen (bereikte kwaliteit in relatie tot beschikbare middelen). Op basis van benchmark en ervaringscijfers kan een indruk van bereikte efficiëntie door de gemeente worden gegeven. De uitkomst van deze analyse wordt vergeleken met een aantal specifieke gemeente gerichte elementen. Een onderdeel hiervan kan zijn de efficiëntie van de eigen dienst en de optimalisatiemogelijkheden daarin. In de Kadernota Beheer zullen dergelijke beschouwingen worden gemaakt en zullen richtinggevende adviezen worden verstrekt. Echter bij dergelijke vraagstukken is de scope en invloed vaak veel breder dan één kostenpost. Daarbij moet worden gedacht aan de raakvlakken met andere begrotingsposten, wensen over de service en maatschappelijke vraagstukken, bijvoorbeeld Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). In de Kadernota Beheer worden scenario s opgenomen over de wijze waarop de gemeente met inzet van de eigen dienst, Productiehuis en marktpartijen zou kunnen omgaan. Echter een volledige organisatorische analyse met bijbehorende onderbouwing valt niet binnen de scope van het nieuwe beheerbeleid. 4.6 Risico of norm gestuurd beheer Wanneer helder is wat de beschikbare en noodzakelijke middelen voor alle disciplines zijn, kunnen keuzes worden gemaakt over de vereiste en de gewenste kwaliteit. Per structuurgebied kan de gewenste beeldkwaliteit worden bepaald en kan worden gezien welk effect dat heeft op de begroting. Bij steeds meer gemeenten blijkt echter dat de huidige gehanteerde kwaliteitsnormen niet langer houdbaar zijn voor de langere termijn. Het hanteren van en handelen naar deze normen vraagt doorgaans hoge bedragen die op langere termijn niet betaalbaar blijken te zijn. Om ook hier verantwoord in te handelen gaan veel gemeenten dan over van norm gestuurd beheer naar risico gestuurd beheer. In die situatie wordt per kapitaal intensief onderdeel de vraag gesteld: Hoe groot is het risico als van de huidige gehanteerde norm wordt afgeweken? Hoe groot is het mogelijk effect van het risico? Per onderdeel wordt een risicoanalyse opgesteld. Op basis daarvan kan worden bepaald of de gemeente bereid is om op bepaalde onderdelen in meerdere of mindere mate welk risico te lopen. Eveneens wordt dan bepaald wat het mogelijke voordeel van risico gestuurd beheer is. Op basis van dit onderdeel kan hierover besluitvorming plaatsvinden. Pagina 13 van 16

14 Beleidsonderwerpen en keuze mogelijkheden 4.7 Wijze van financiering In de Kadernota Beheer zal worden omschreven op welke wijze het beheer en onderhoud van de openbare ruimte kan worden gefinancierd. Hierbij wordt gekeken naar de te hanteren doorlooptijden (kostendekkend voor bijvoorbeeld tien jaar), de verschillende posten (regulier en vervangingsonderhoud) en wordt gekeken naar de wijze waarop de maatregelen kunnen worden opgenomen in de begroting. Een van de keuzemomenten daarin is bijvoorbeeld of de gemeente met een fonds of voorziening wil werken waarmee fluctuerende budgetten kunnen worden gepland en behouden. Het is uiteindelijk van belang dat de beleidskeuzes (in de Kadernota Beheer) op voldoende gestructureerde wijze in de gemeentebegroting worden opgenomen. Dit betekent dat het realiseren van de gewenste kwaliteit niet mag worden verhinderd doordat er geen of onvoldoende budgetten in een bepaald jaar zijn opgenomen. Dat vraagt dat in het beheersmatig handelen jaarlijks systematisch een goede koppeling wordt gemaakt via de P&C-cyclus met de begroting. Hiervoor wordt in de Kadernota Beheer een voorstel uitgewerkt. 4.8 Integraliteit beheerprocessen Het is van belang dat alle beheerprocessen bijdragen aan het behalen van de gekozen kwaliteit op de meest economische wijze. In de Kadernota Beheer worden de beheerprocessen omschreven en worden voorstellen gedaan hoe door integraal werken meer synergievoordelen kunnen worden behaald. De adviezen worden vertaald in werkprocessen. Deze vormen de leidraad voor de werkwijze van de betrokken beheerders en andere betrokkenen. Integraliteit is van belang op alle niveaus (van besluitvorming, planvorming tot uitvoering). De inzet is om door een juiste integrale aanpak en borging de gekozen kwaliteit met een minimum aan middelen te realiseren. 4.9 Nut en noodzaak voorzieningen Hoewel wij in de basis uitgaan van het duurzaam in stand houden van de voorzieningen zal in de Kadernota Beheer worden aangegeven welke mogelijkheden er zijn om de inrichting van de openbare ruimte te optimaliseren en beter af te stemmen op het hedendaagse gebruik. Daarbij moet worden gedacht aan bijvoorbeeld het doorvoeren van omvormingen en het afstoten van areaal. Voor dergelijke ingrepen is vaak een investering vereist die zich zelf na verloop van tijd terug verdiend. Hiermee kan een verdere kostenoptimalisatie plaats vinden. Het optimaliseren door middel van een planmatige aanpak van het beheer en onderhoud is geen eenmalige actie maar is onderdeel van de cyclische beheerprocessen. De resultaten hiervan moeten telkens weer worden verwerkt vanuit de beheerprocessen in de P&C-cyclus en landen in de begroting. Pagina 14 van 16

15 5 Verwachtingen en vervolg Uit de Kadernota Beheer volgt of de huidige in de gemeentebegroting opgenomen middelen voldoende zijn om alle voorzieningen over langere tijd duurzaam in stand te houden. In aanvulling daarop worden op verschillende onderdelen varianten aangedragen op basis waarvan keuzes kunnen worden gemaakt. De gemaakte keuzes vormen de kaders waarbinnen de beheerorganisatie kan gaan werken. De communicatiestrategie en uitwerking zullen in nauwe samenwerking met de in de Kadernota Beheer genoemde beleidsonderwerpen en besluiten moeten worden uitgewerkt. Voor een aantal beleidsonderdelen kunnen eerst aanvullende onderzoeken nodig zijn voordat door het bestuur keuzes kunnen worden gemaakt. In die gevallen moet dan tot vaststelling en akkoord van een onderzoeksprogramma worden besloten. Pagina 15 van 16

16 6 Planning en proces In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de planning en het proces om te komen tot een Kadernota Beheer inclusief bijbehorende beheerplannen. De huidige beheerplannen lopen door tot en met De Startnotitie Kadernota Beheer gaat uit van een actualisatie van de Beheerplannen en Kadernota Beheer in 2016, in gelijke lijn met het vernieuwen van de onderhoudscontracten. Tussen beide trajecten is dan in de fase van het opstellen van de plannen, een goede uitwisseling mogelijk en kunnen de ervaringen in het uitvoeren van het onderhoud worden meegenomen in de nieuwe beleidsdocumenten. Voorzien is inbreng door Raad en Commissie via besluitvorming over de Startnotitie Kadernota Beheer begin 2016 en consultatie van het bestuur over de concept Kadernota Beheer medio Finale besluitvorming over de Kadernota Beheer en bijbehorende beheerplannen staat gepland voor de raad van december Daarnaast is er nog de financiële besluitvorming over het beheer zoals deze jaarlijks verloopt via de P&C-cyclus. Bij het opstellen van de Kadernota Beheer wordt met deze financiële besluitvorming rekening gehouden. Samen met andere besluitvorming, bijvoorbeeld over het nieuwe Gemeentelijk Verkeer en Vervoersplan gepland begin 2017, kunnen de nieuwe beleidsvoornemens tijdig worden opgenomen in de begroting voor Met deze planning is er ruimte voor een goede terugkoppeling met het bestuur en derden en met tussenliggende stappen om reacties goed te kunnen verwerken. Belangrijke data: Consultatie bestuur: Besluitvorming college B&W Commissie RU 31 mei juni 2016 Definitief voorstel Kadernota Beheer: Besluitvorming college B&W Besluitvorming Raad 8 november december 2016 Pagina 16 van 16