Geïntegreerde elektronische dienstverlening

Transcriptie

1 Geïntegreerde elektronische dienstverlening Vereiste wijzigingen van de ICT organisatie binnen de Vlaamse overheid Disclaimer: de informatie in dit document is uitsluitend bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Hoewel bij de samenstelling van de inhoud van dit document de grootst mogelijke zorgvuldigheid werd betracht, bestaat altijd de mogelijkheid dat bepaalde informatie niet van toepassing is of na verloop van tijd niet meer correct is. De Cel Media-innovatie aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor de directe of indirecte schade welke kan ontstaan door het nemen van beslissingen of het ondernemen van acties op basis van de in dit document verstrekte informatie. Pagina 1 van 15

2 INHOUDSTAFEL 1 WAT ZIJN DE UITDAGINGEN? Uitdagingen verbonden aan de BBB hervorming Uitdagingen verbonden aan het e-government initiatief Uitdagingen verbonden aan het nieuwe ICT outsourcingscontract Bijkomende uitdagingen: wetsmatiging en publiek/private samenwerking WAT IS HET GEPASTE DENKKADER? Het Dienstverleningsmodel Het politieke niveau De bedrijfsarchitectuur De functionele architectuur De technische architectuur Beveiliging en beheer Vereiste samenwerking en integratie WAT DIENT ER TE GEBEUREN? Op het vlak van de informatie architectuur Op het vlak van de koppelingsarchitectuur Op het vlak van de data architectuur Op het vlak van de netwerk architectuur Op het vlak van beveiliging en beheer Op het vlak van applicatie en systeem architectuur DOOR WIE DIENT DIT TE GEBEUREN? Wie is er voor wat verantwoordelijk? Op het politieke niveau Op het vlak van de bedrijfsarchitectuur Op het vlak van de functionele architectuur Op het vlak van de technische architectuur Op het vlak van beveiliging en beheer...15 Pagina 2 van 15

3 1 Wat zijn de uitdagingen? In haar regeerprogramma heeft de Vlaamse regering duidelijk gesteld dat het een prioriteit is van haar beleid om er voor te zorgen dat de Vlaamse overheid haar dienstverlening aan haar burgers voortdurend verbetert en haar werking zo organiseert dat ze soepel kan inspelen op nieuwe uitdagingen. Het is duidelijk dat een dergelijk proces van continue verbetering en verregaande flexibilisering enkel mogelijk is als het ondersteund wordt door een volgehouden flexibel en kostenefficiënt inzetten van ICT technologie binnen de Vlaamse overheid. De overgang naar een nieuwe organisatiestructuur voor de Vlaamse overheid als gevolg van de Beter Bestuurlijk Beleid hervorming, de noodzaak tot een herdenken van de bestaande dienstverlening in het kader van het e-government initiatief en de impact van het nieuwe ICT outsourcingscontract op het bestaande ICT dienstverlening betekenen echter dat dit optimaal inzetten van ICT technologie binnen de Vlaamse overheid met een aantal belangrijke uitdagingen zal geconfronteerd worden. Deze uitdagingen vereisen een nieuw organisatiemodel voor de ICT dienstverlening binnen de Vlaamse overheid. We lichten deze uitdagingen hieronder kort toe. 1.1 Uitdagingen verbonden aan de BBB hervorming juiste invulling van de ICT dienstverlening binnen de beleidsdomeinen De Vlaamse overheid heeft ervoor gekozen de dertien afgebakende beleidsdomeinen na de BBB hervorming een hoge mate van autonomie toe te kennen. Deze autonomie neemt echter niet weg dat er ook nog horizontale beleidsaangelegenheden, waaronder ICT, afgebakend zijn. Momenteel wordt de toekomstige ICT dienstverlening binnen de beleidsdomeinen na de BBB hervorming in nagenoeg ieder beleidsdomein op een eigen manier ingevuld. Sommige domeinen beschouwen ICT als een operationele functie, onder te brengen in de Management Ondersteunende Diensten (MOD), andere domeinen beschouwen ICT dan weer als een strategische functie, die een ondersteunende rol naar de beleidsraad toe vervult. Voor de effectiviteit van de centrale ICT dienstverlening is het van minder belang hoe de beleidsdomeinen precies hun toekomstige interne ICT dienstverlening wensen in te vullen. Het is echter wel van belang dat de centrale ICT dienstverlening kan beschikken over gelijkaardige aanspreekpersonen (met gelijkaardige competenties en bevoegdheidspakketten, o.a. op het gebied van applicatiebeheer, informatiebeheer en procesbeheer) in de verschillende beleidsdomeinen om zo tot een globale afstemming van de ICT dienstverlening te komen. Momenteel zijn dergelijke permanente ICT aanspreekpersonen (nog) niet voorzien in het BBB organisatiemodel. continu herdenken van bedrijfsprocessen binnen de beleidsdomeinen De BBB hervorming heeft reeds geleid tot het fundamenteel herdenken van de organisatiestructuren en bevoegdheids- en takenpakketten binnen de nieuwe beleidsdomeinen. Een volgende stap bestaat er nu in een proces van continu herdenken van bestaande (en eventueel nieuwe) processen binnen de beleidsdomeinen op gang te brengen. Het is duidelijk dat ICT hierbij een belangrijke enabling factor zal zijn. ICT laat immers niet enkel toe de processen van een organisatie te hertekenen en te optimaliseren, maar creëert ook de mogelijkheid om nieuwe processen over organisaties heen uit te tekenen. Dit betekent dat er vanuit de beleidsdomeinen in de toekomst een sterke vraag zal ontstaan om de organisatie te adviseren, te begeleiden en te ondersteunen bij het oordeelkundig inschakelen van ICT technologie binnen de departementen, IVA s (Intern Verzelfstandigde Agentschappen) en EVA s (Extern Verzelfstandigde Agentschappen). Dit is nodig om een optimale ICT ondersteuning van de bedrijfsprocessen te verzekeren, die op zijn beurt kan resulteren in een efficiënte en kost-effectieve realisatie van de beleidsdoelstellingen. Het is momenteel nog niet duidelijk hoe dit adviesverlenend aspect van de ICT dienstverlening naar de nieuwe beleidsdomeinen toe zal ingevuld worden. Pagina 3 van 15

4 1.2 Uitdagingen verbonden aan het e-government initiatief blijvend inbedden van de bestaande e-government organisatie Momenteel gebeurt de e-government strategie formulering en projectondersteuning op een ad-hoc basis (binnen de e-government clusters, elk aangestuurd door een clusterstuurgroep van leidende ambtenaren en operationeel beheerd door een clusterteam geleid door een clusterbeheerder, dit alles gestimuleerd, ondersteund en gefaciliteerd door het centrale e-government team). Dankzij deze adhoc e-government organisatiestructuur is er wel geleidelijk aan een sterk ambtelijk draagvlak ontstaan, die een belangrijke garantie betekent voor het verdere slagen van het e-government initiatief. Bovendien vormt deze ad-hoc e-government organisatiestructuur nu ook een voor de Vlaamse overheid uniek ambtenaren-overlegplatform: in geen enkele andere werking is het overleg tussen de verschillende beleidsdomeinen zo intens. Om de verworvenheden van deze e-government organisatiestructuur niet verloren te laten gaan zou deze op een meer blijvende manier moeten ingebed worden in de nieuwe organisatiestructuur van de Vlaamse overheid na de BBB hervorming. In een ontwerpnota van het e- government team dd. 13 december 2002 werden reeds een aantal aanbevelingen gedaan omtrent de essentiële functies die binnen BBB moeten voorzien worden om e-government in de toekomst blijvend te verankeren, en werd ook besproken welke de juiste relatie dient te zijn tussen de centrale en de decentrale e-government ondersteunende diensten. Momenteel zijn er nog geen verdere stappen gezet om deze permanente verankering van de bestaande e-government organisatie te realiseren. bereiken van een betere verticale en horizontale integratie Om de kerndoelstelling van e-government, een geïntegreerde elektronische dienstverlening voor de burgers en de bedrijven, mogelijk te maken dient een verregaande graad van horizontale en verticale integratie tussen de verschillende overheidsniveau s bereikt te worden. Verticale integratie tussen de e-government inspanningen van de Europese, federale, regionale, provinciale en lokale overheden, en horizontale integratie tussen de verschillende entiteiten op elk van deze overheidsniveaus. Een dergelijke integratie zal een voortdurende inspanning qua onderlinge afstemming en samenwerking vereisen, zowel op ICT technisch als op organisatorisch vlak. Deze inspanning zal door de gepaste organisatiestructuur binnen de Vlaamse overheid dienen ondersteund te worden. Een gelijkaardige probleem van horizontale en verticale integratie zal zich trouwens ook stellen binnen de toekomstige Vlaamse ministeries. Het aanbieden van een geïntegreerde elektronische dienstverlening door elk beleidsdomein vereist immers dat binnen elk beleidsdomein de e-government inspanningen van het departement en de agentschappen op elkaar afgestemd wordt (vertikaal) en dat elk beleidsdomein zijn e-government inspanningen afstemt op de e-government inspanningen van de andere beleidsdomeinen (horizontaal). O.a. op het vlak van geïntegreerd informatiebeheer werd hier al een eerste inspanning gedaan door de werkgroep Generiek Informatiekader (GIK), opgericht op 30 januari 2003 door het College van secretarissen-generaal. Doel van deze werkgroep is een geheel van afspraken vast te leggen om te komen tot een kwaliteitsvolle data-afstemming tussen de 13 beleidsdomeinen en het mogelijk te maken om in het belang van de burger, de klant of de beleidsvoerder, geïntegreerde informatie te produceren of data uit te wisselen. Dit GIK initiatief is slechts een eerste voorbeeld van een aantal gelijkaardige technische werkgroepen die nog dienen opgezet te worden om de nodige integratie standaarden en data uitwisselingsrichtlijnen te definiëren, vast te leggen en te bewaken. Momenteel dient er echter nog een gepaste permanente organisatiestructuur tussen de beleidsdomeinen opgezet te worden om dergelijke werkgroepen van de nodige systematische ondersteuning te voorzien, zowel binnen de beleidsdomeinen zelf als centraal. Pagina 4 van 15

5 1.3 Uitdagingen verbonden aan het nieuwe ICT outsourcingscontract nieuwe rol van de centrale ICT dienstverlening (SCICT) In de beslissing van de Vlaamse regering van 1 juni 2001 omtrent Beter Bestuurlijk Beleid wordt gesteld dat de centrale ICT dienstverlening met verplichte afname eerder uitzondering is dan regel, gelet op de autonomie van de departementen en de agentschappen. Naast het ter beschikking stellen van centrale ICT diensten zal SCICT zich hoofdzakelijk nog bezig houden met ICT beleidsadvisering, beleidsevaluatie en het bepalen van normen en standaarden zowel voor ICT infrastructuur als voor ontwikkelingen. De departementen zullen dus zelf moeten instaan voor een aantal strategische keuzes en operationele beslissingen op het vlak van ICT. Dit betekent dat SCICT voor de belangrijke uitdaging staat om een nieuwe rol voor zichzelf te definiëren als centrale dienstverlener. SCICT heeft reeds een aantal initiatieven op dit vlak genomen, o.a. door het definiëren van een toekomstig ICT standaardenbeleid (nota van de Vlaamse regering van 14 maart 2003) en het definiëren van een strategisch ICT veiligheidsbeleid, en het vastleggen van het organisatiemodel (beleidsdomeinoverschrijdende stuurgroepen, ondersteund door ad-hoc werkgroepen) vereist om dit beleid te ondersteunen. Dit organisatiemodel is momenteel nog niet operationeel. Daarnaast dienen er echter ook nog een aantal standaarden op het vlak van e-government gedefinieerd te worden, o.a. op het vlak van informatiebeheer (gebruik van een uniek identificatienummer, referentie datamodellen, gezaghebbende referentiedatabanken), authenticatie, interoperabiliteit, archivering, privacy-bescherming enz. Het vastleggen van deze e-government standaarden zal moeten gebeuren in nauwe samenspraak met het e-government team en de e-government clusters. Momenteel moet nog in detail bekeken worden hoe deze samenwerking in de praktijk het best kan georganiseerd worden. optimaal (her)gebruiken van (de)centrale ICT diensten SCICT verzekert, op basis van het nieuwe ICT outsourcingscontract en telefoniecontracten, een aanbevolen gemeenschappelijk aanbod aan centrale ICT diensten, vaste en mobiele telefoniediensten. Deze centrale ICT diensten omvatten overkoepelende ICT diensten aangeboden door de externe leverancier (vb. , burotica), en operationele ICT diensten aangeboden door de externe dienstverlener(s). De departementen en agentschappen binnen de beleidsdomeinen kunnen een aantal van deze diensten op louter optionele basis afnemen. Met het oog op een optimaal inzetten van de beschikbare budgettaire middelen voor ICT zal SCICT de nodige inspanningen moeten leveren om de beleidsdomeinen te overtuigen om van de optionele centrale ICT diensten gebruik te maken, als dit vanuit het perspectief van kostendeling en schaalvoordelen aangewezen is. Vooral op het gebied van de nog te ontwikkelen centrale e-government ICT diensten (PKI infrastructuur, applicatie integratie infrastructuur, geïntegreerd elektronisch overheidsloket) moet gestreefd worden naar een zo groot mogelijk gemeenschappelijk gebruik van deze diensten, om zowel vanuit ICT-technisch als vanuit kosten/baten perspectief een maximale return on investment te bekomen. Omgekeerd moet er ook door SCICT naar gestreefd worden om bij de ontwikkeling van decentrale ICT diensten (breed inzetbare applicaties ontwikkeld binnen een bepaald beleidsdomein, bvb. publicatiedatabank) deze diensten zoveel mogelijk te laten gebruiken door andere beleidsdomeinen, om zo door een maximaal hergebruik van ICT kennis en toepassingen belangrijke kostenbesparingen te verwezenlijken. 1.4 Bijkomende uitdagingen: wetsmatiging en publiek/private samenwerking Daarnaast zijn er nog bijkomende uitdagingen verbonden aan: wetsmatiging: vanuit de kenniscel wetsmatiging zullen de beleidsdomeinen in de toekomst voortdurend prikkels ontvangen om na te denken over de vereenvoudiging van regelgeving en de bijhorende processen en procedures. Om een dergelijke permanente government process re- Pagina 5 van 15

6 engineering mogelijk te maken dient binnen de departementen de nodige competentie terzake opgebouwd te worden en waar nodig van de juiste ICT ondersteuning voorzien te worden. publiek/private samenwerking: PPS wordt als beloftevolle nieuwe samenwerkingsvorm naar voren geschoven, als extra mogelijkheid om de beleidsdoelstellingen van de Vlaamse regering te realiseren. Een aantal van deze PPS projecten (zeker in het kader van e-government) zullen ongetwijfeld een belangrijke ICT component omvatten. Om de juiste ICT ondersteuning te kunnen leveren, vereist om deze PPS projecten te laten slagen, zal er binnen de beleidsdomeinen eveneens de nodige organisatorische omkadering op ICT gebied moeten voorzien worden. Om op al de bovenstaande uitdagingen adequaat in te spelen is het noodzakelijk om nu diepgaand en grondig na te denken over hoe de ICT dienstverlening zal aangestuurd en beheerd worden binnen de toekomstige Vlaamse overheid. Een realistische en pragmatische benadering gaat er hierbij van uit dat de toekomstige beleidsdomeinen een grote zelfstandigheid zullen moeten hebben inzake ICT beleid en organisatie. Deze zelfstandigheid is nodig voor het bereiken van de gewenste slagkracht, flexibiliteit en responsabilisering van de toekomstige departementen en agentschappen. Daarom moet er bij het uitdenken van een nieuwe organisatiestructuur voor de ICT dienstverlening binnen de Vlaamse overheid gestreefd worden naar een organisatiemodel dat zoveel mogelijk meerwaarden realiseert voor ieder beleidsdomein i.p.v. onnodige verplichtingen of beperkingen op te leggen. Alleen op die manier kan de Vlaamse overheid op middellange termijn een geïntegreerde elektronische dienstverlening voor de Vlaamse burgers, bedrijven en instellingen uitbouwen. 2 Wat is het gepaste denkkader? Om een nieuwe organisatiestructuur voor de ICT dienstverlening binnen de Vlaamse overheid te kunnen uitdenken dienen we eerst over een gezamenlijk denkkader te beschikken dat toelaat van via een aantal gemeenschappelijke inzichten en begrippen te spreken over de ganse problematiek van de uitbouw van een geïntegreerde elektronische dienstverlening. Hierbij maken we gebruik van een sterk aangepaste versie van een interessant architectuurmodel ontwikkeld door de Nederlandse overheid in het kader van haar e-government inspanningen (zie Architectuur elektronische overheid, Verdonck, Klooster & Associates, 2002, Dit model geeft een overzicht van wat er waar dient te gebeuren binnen de overheid om het streefdoel van een geïntegreerde elektronische dienstverlening te verwezenlijken, met behulp van een flexibele en kosten-efficiënte inzet van de nodige ICT technologie. Het hieronder voorgestelde model geeft een samenhangend beeld van de bijbehorende problematiek op 4 beschrijvingsniveau s: Politieke niveau Bedrijfsniveau Functionele niveau Technische niveau Deze (conceptuele) beschrijving zal in de rest van dit document het Dienstverleningsmodel worden genoemd. Dit Dienstverleningsmodel kan als communicatie- en sturingsinstrument worden ingezet en kan richting geven aan de discussies over welke ICT voorzieningen en ondersteunende organisatie structuren centraal/decentraal binnen de Vlaamse overheid dienen opgezet te worden. Hierbij ligt de nadruk niet op een radikaal herdenken van de bedrijfsprocessen en de bijbehorende organisatie, maar wel op een pragmatische aanpak waarbij gestreefd wordt naar meer samenwerking tussen Vlaamse overheidsorganisaties en organisatieonderdelen, en meer samenhang tussen de bedrijfsprocessen en de informatieuitwisseling over Vlaamse overheidsorganisaties en organisatieonderdelen heen. Pagina 6 van 15

7 2.1 Het Dienstverleningsmodel Het Dienstverleningsmodel (Figuur 1) is ingedeeld in 4 lagen, te weten: Het politieke niveau De bedrijfsarchitectuur De functionele architectuur De technische architectuur Figuur 1. Het Dienstverleningsmodel Deze 4 verschillende lagen kunnen we onderscheiden onafhankelijk het niveau van beschouwing van de bekeken overheidsorganisatie, m.a.w. zowel op het niveau van de Vlaamse overheid in haar geheel als op het niveau van een deelorganisatie binnen de Vlaamse overheid. Bijvoorbeeld bij een toekomstig departement binnen een beleidsdomein omvat het politieke niveau de bevoegde Vlaamse minister (en zijn kabinet) voor dit beleidsdomein, omvat de bedrijfsarchitectuur de departementale organisatie, de klanten en de diensten van het departement, omvat de functionele architectuur de applicaties, de informatie (gegevens) en de koppelingsprocessen binnen het departement, en omvat de technische architectuur onder andere de systemen (hardware), de data en het netwerk van het departement. Vermits we in dit document de problematiek wensen te onderzoeken van de juiste relatie tussen de centrale ICT diensten en de decentrale ICT diensten binnen de beleidsdomeinen beschouwen we hier het model op het niveau van de ganse Vlaamse overheid. Naast de 4 hierboven beschreven horizontale lagen onderscheiden we 3 vertikale kolommen: Actor (wie): entiteiten, departementen, afdelingen, applicaties, systemen Produkt (wat): produkten & diensten (elektronische en niet-elektronische), informatie, data Proces (hoe, waar en wanneer): bedrijfsprocessen, koppelingsprocessen, netwerk Pagina 7 van 15

8 De combinatie van de 3 onderste horizontale lagen en de 3 kolommen geeft ons een zicht op 9 verschillende model aspecten waarbinnen ICT een belangrijke rol speelt: In de bedrijfsarchitectuur: de organisatie, produkt en proces architectuur In de functionele architectuur: de applicatie, informatie en koppelingsarchitectuur In de technische architectuur: de systeem, data en netwerk architectuur De dimensies beveiliging en beheer verdienen aparte aandacht, vermits deze betrekking hebben op alle 9 model aspecten. Ze worden in het model dan ook via aparte vertikale kolommen weergegeven. In de hiernavolgende beschouwingen nemen we dit Dienstverleningsmodel als uitgangspunt en leidraad voor onze voorstellen. We bespreken eerst nog even kort de verschillende lagen in het model Het politieke niveau Het politieke niveau is de plaats waar het beleid wordt bepaald door de politieke functionarissen, via een optimale verhouding tussen het Vlaamse parlement en de Vlaamse regering, en tussen de Vlaamse regering en de administratie. Hier worden de beleidsprioriteiten gesteld en worden de grote strategische lijnen uitgetekend die de administratie dient op te volgen bij de beleidsuitvoering. Een bijzondere rol is hierbij weggelegd voor de Vlaamse Minister van Bestuurszaken, ook bevoegd voor ICT, die verantwoordelijk is voor het uitwerken, introduceren en toepassen van het globale ICT-beleid De bedrijfsarchitectuur De bedrijfsarchitectuur laag omvat de aspecten die in de meeste gangbare enterprise architectuur modellen eveneens op dit niveau geplaatst worden: de organisatie architectuur: hoe de betrokken overheidsentiteit georganiseerd is in departementen en afdelingen, welke de relaties zijn tussen die departementen en afdelingen, hoe de bevoegdheidsverdeling geregeld is, enz. Dit omvat ook de interne en externe leveranciers en afnemers van de produkten en diensten die door de overheidsentiteit gebruikt/afgeleverd worden. de produkt architectuur: welke produkten en diensten de verschillende actoren uit de organisatie aan elkaar leveren. Dit omvat produkten zoals wetgeving, voorschriften, regelgeving en diensten zoals het verstrekken van subsidies, het betalen van investeringen, enz. De meeste van deze produkten en diensten zijn nog fysiek van aard, maar worden in toenemende mate elektronisch als resultaar van de uitbouw van de elektronische overheidsdienstverlening (e-government). de proces architectuur: de bedrijfsprocessen waarmee door en voor de actoren produkten en diensten worden gebruikt/afgeleverd (bvb. het volledige proces van subsidieverlening aan een bedrijf, van verwerking van de aanvraag, de goedkeuring, de uitbetaling, tot de opvolging). Het is duidelijk dat het streefdoel van een geïntegreerde elektronische dienstverlening, waar de burger en het bedrijf, ongeacht de plaats en het tijdstip, en ongeacht het kanaal, produkten en diensten van de overheid kan bekomen, een diepgaande invloed zal hebben op de manier waarop de back-office van de overheid zal dienen georganiseerd te worden, welke nieuwe produkten en diensten het zal dienen te leveren, en welke nieuwe processen het zal dienen te definiëren en te implementeren De functionele architectuur De tweede laag in het model is de functionele architectuur laag. Hier laten we de fysieke produkten en diensten nagenoeg volledig achter ons en hebben we bijna uitsluitend met elektronische produkten en diensten te maken. Het is duidelijk dat voor de verwezenlijking van een geïntegreerd elektronische overheidsdienstverlening deze laag van cruciaal belang is. Merk op dat we hier voornamelijk spreken Pagina 8 van 15

9 over functionele aspecten, en niet over technische aspecten (die in de hieronderliggende laag aan bod komen). Deze laag omvat de volgende aspecten: de applicatie architectuur: welke applicaties aangekocht of ontwikkeld worden om de algemene behoeften (bvb. ERP toepassingen, CRM toepassingen) of de specifieke behoeften (bvb. een toepassing om emissiemetingen uit te voeren) uit het bedrijfsniveau af te dekken, en de manier waarop deze applicaties zich t.o.v. elkaar verhouden. De nadruk ligt hierbij op de functionele (bedrijfsmatige) aspecten van deze applicaties, en niet op de technische aspecten. de informatie architectuur: welke informatie er aangemaakt, opgeslagen, verwerkt, beheerd en uitgewisseld wordt. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden tussen gestructureerde informatie (gegevens) en niet-gestructureerde informatie (dokumenten). In beide gevallen gaat het hier om de syntax (structuur, vorm, opmaak) en de semantiek (definitie, classificatie) van de informatie en van de meta-informatie (informatie over de informatie). de koppelingsarchitectuur: hoe de gebruikte applicaties met elkaar verbonden worden (via API calls, (a-)synchrone communicatie, enz.) en informatie uitgewisseld wordt, en hoe deze koppeling van applicaties en informatie georchestreerd wordt. Het is duidelijk dat om het streefdoel van een geïntegreerde elektronische dienstverlening te verwezenlijken een verregaande graad van integratie tussen applicaties en tussen informatie vereist is, wat de nodige repercussies zal hebben op de applicatie en de informatie architectuur, en op de koppelingsarchitectuur die dient om deze applicaties en deze informatie aan elkaar te koppelen De technische architectuur Tenslotte is er nog de onderste laag van het model, de technische architectuur laag. Hierin gaat het om de ICT-technische hulpmiddelen die vereist zijn om de bovenliggende lagen mogelijk te maken, waarbij we de aloude bekende driedeling binnen ICT tussen gegevensverwerking, gegevensopslag en gegevenstransport terugvinden in de volgende aspecten: de systeem architectuur: de fysieke systemen (hardware) waarop de applicaties draaien, dwz. de clients (PC s, werkstations, terminals) en de servers (Windows XP, Unix, Linux), en de logische systemen (file servers, web servers, database servers, applicatie servers) en hoe deze zich t.o.v. elkaar verhouden. de data architectuur: de fysieke bits en bytes waarin de informatie (gegevens en dokumenten) wordt opgeslagen, de logische bestandsformaten (Adobe PDF, Microsoft Word for Windows, etc.), file structuren (file stores, folders) en database structuren (tabellen, indexen) waarin de informatie wordt opgeslagen. de netwerk architectuur: de fysieke onderdelen van het netwerk (bekabeling, routers, firewalls) en de logische onderdelen van het netwerk (indeling in netwerken en subnetwerken, de gebruikte netwerkprotocollen zoals TCP/IP,...) Beveiliging en beheer Naast de 3 horizontale lagen en de 3 verticale kolommen, die samen de 9 verschillende model aspecten bepalen, zijn er nog de generieke dimensies beveiliging en beheer: beveiliging: op de bedrijfslaag gaat het om de beveiliging van gebouwen en medewerkers, produkten en bedrijfsprocessen, op de functionele laag gaat het om de beschikbaarheid van de applicaties, de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie en de robuustheid van de koppe- Pagina 9 van 15

10 lingen, en op de technische laag gaat het om authenticatie en authorisatie (PKI), encryptie van de data en de beveiliging van de netwerk infrastructuur (firewalls, anti-virus software, enz.). beheer: op de bedrijfslaag gaat het om zaken zoals relatiebeheer (wie maakt gebruik van welke (elektronische) diensten?, wat is de tevredenheid over die diensten?) en kwaliteitsbeheer (hoe goed verloopt de dienstverlening?, waar liggen de mogelijke verbeterpunten voor de dienstverlening?, enz.), op de functionele laag gaat het om het beheer van de applicaties (voldoen de applicaties aan de gestelde functionele vereisten?), databank en documentbeheer, workflow en procesflow beheer, en op de technische laag gaat het om het technische beheer van de hardware (clients, servers) en de software (versiebeheer), van de data (backup beheer) en van het netwerk. 2.2 Vereiste samenwerking en integratie Om de uitdagingen verbonden aan de BBB hervorming (in het bijzonder het continu herdenken van overheidsbedrijfsprocessen binnen de beleidsdomeinen), aan het e-government initiatief (in het bijzonder het bereiken van een betere horizontale en verticale integratie) en aan het nieuwe ICT outsourcingscontract (in het bijzonder het optimaal (her)gebruiken van (de)centrale ICT diensten) aan te kunnen zal bij de vernieuwing van de ICT organisatie voor de Vlaamse overheid vooral aandacht moeten besteed worden aan samenwerking en aan integratie. De vraag is dan: welke graad van samenwerking en integratie is er vereist én aanvaardbaar binnen de uitgangspunten van de BBB hervorming? Hierbij gaan we uit van de volgende twee uitgangspunten: 1. Geen verplichte samenwerking en integratie op bedrijfsniveau: om de doelstellingen van een geïntegreerde elektronische dienstverlening te verwezenlijken is een verregaand herdenken en herontwerpen van de bedrijfsorganisatie en bedrijfsprocessen noodzakelijk. In de praktijk blijkt dat dit een moeilijk haalbare werkwijze is, zeker in het licht van de nog toegenomen autonomie van de departementen en agentschappen na de BBB hervorming. Vandaar dat er gepleit wordt voor een meer pragmatische aanpak waarin op bedrijfsniveau op vrijwillige basis gestreefd wordt naar meer samenwerking tussen organisaties en organisatie-onderdelen en naar meer integratie tussen de diensten en processen van deze organisaties. Om deze betere samenwerking en integratie ICTtechnisch mogelijk te maken is het echter wél nodig om op het functionele en technische niveau een aantal (vrijwillig te volgen) richtlijnen en (verplicht te volgen) standaarden af te spreken. 2. Geen verplicht gemeenschappelijk gebruik van applicaties en systemen: het lijkt op het eerste zicht paradoxaal, gelet op de doelstelling van verregaande samenwerking en integratie, maar we eisen geen verplicht gemeenschappelijk gebruik van applicaties en systemen. Het is wel mogelijk dat een aantal gemeenschappelijke applicaties en systemen centraal als gemeenschappelijke voorzieningen worden aangeboden, bvb. een PKI infrastructuur, een applicatie integratie service bus, een mainframe, maar de departementen en agentschappen krijgen niet de verplichting opgelegd om deze ook te gebruiken (het lijkt wel aangewezen dat ze dit vanuit efficiëntie- en kostenoogpunt toch doen). Om deze niet-gemeenschappelijke applicaties en systemen toch te kunnen integreren moeten dan wél de nodige verplichte afspraken gemaakt worden om deze applicaties en systemen optimaal te kunnen koppelen. Als we deze uitgangspunten aanvaarden, dan blijven er in het bovenstaande Dienstverleningsmodel de volgende aspecten (Figuur 2) over waar we binnen de Vlaamse overheid op ICT gebied zullen dienen samen te werken: verplichte samenwerking: op het vlak van de informatie, de koppelings-, de data en de netwerk architectuur, aangevuld met de bijbehorende dimensies beveiliging en beheer optionele samenwerking: op het vlak van de applicatie en systeem architectuur Pagina 10 van 15

11 Figuur 2. Waar is er (verplichte of optionele) samenwerking vereist? Opmerking: het is natuurlijk duidelijk dat er op het vlak van de bedrijfsarchitectuur (en zeker op het politieke niveau) ook verregaand zal dienen samengewerkt worden om de nodige mensen en middelen vrij te maken om al deze vormen van samenwerking überhaupt mogelijk te maken. 3 Wat dient er te gebeuren? Nu we bepaald hebben voor welke aspecten van het Dienstverleningsmodel er (verplichte of optionele) samenwerking vereist is kunnen we eens kort bekijken wat er nog precies allemaal dient te gebeuren voor die aspecten. Onderstaand overzicht geeft een eerste voorlopige idee van de gemeenschappelijke voorzieningen, verplicht te volgen standaarden en vrijwillig te volgen richtlijnen die de volgende jaren nog dienen ontwikkeld te worden om de integratie te verwezenlijken vereist voor geïntegreerde elektronische dienstverlening door de Vlaamse overheid. 3.1 Op het vlak van de informatie architectuur Metadata standaarden: hoe metadata dienen toegekend en opgeslagen te worden, welk soort waarden voor deze metadata toegelaten zijn (uit een controlled vocabulary, thesaurus,...), wie deze metadata waarden zal beheren, enz. Archiveringsrichtlijnen: welk soort elektronische informatie op welke wijze wordt bijgehouden, hoelang die informatie dient te worden bijgehouden, hoe die informatie dient gecatalogeerd te worden, wie die informatie mag ontsluiten, enz. Privacy richtlijnen: hoe overheidsklantengegevens dienen verzameld, bewaard en gebruikt te worden op een manier die de privacy vereisten van die klant ten volle respecteert. Pagina 11 van 15

12 Website usability richtlijnen: hoe een Vlaamse overheidswebsite dient georganiseerd te worden, hoe hiervoor leesbare en bruikbare inhoud kan geschreven worden, hoe hierop diensten dienen aangeboden te worden, enz. 3.2 Op het vlak van de koppelingsarchitectuur Uniek identificatienummer: de definitie en ontwikkeling van een uniek identificatienummer om ondernemingen en burgers éénduidig te kunnen identificeren. Referentie datamodellen: de definitie en ontwikkeling van een aantal referentie datamodellen waarin de semantiek van bepaalde gegevens éénduidig vastgelegd wordt. Message formaat standaarden: de definitie en ontwikkeling van de structuur en de inhoud van de berichten die zullen gebruikt worden om applicaties te integreren en informatie uit te wisselen. Workflow en proces orchestratie standaarden: de definitie en ontwikkeling van de procesmodellen (en de selectie van de gepaste bijbehorende standaarden zoals WSFL) die gebruikt zullen worden om de flow van informatie en de orchestratie van applicaties aan te sturen. 3.3 Op het vlak van de data architectuur Data formaat standaarden: welke data formaten (PDF, Word, JPEG) dienen gebruikt te worden om data op te slaan zodat ze organisatiebreed kunnen ontsloten worden, wanneer dienen gesloten en wanneer dienen open data formaten gebruikt te worden, enz. Encryptie standaarden: welke encryptie standaard (AES, DES) dient gebruikt te worden om data te versleutelen, hoe moeten de encryptie sleutels beheerd worden, enz. Modelleringsrichtlijnen: welke modelleringstechniek (UML, ER diagrammen) dient gebruikt te worden om data te modelleren, hoe moeten deze modellen beheerd worden, enz. 3.4 Op het vlak van de netwerk architectuur Transport standaarden: TCP/IP, UDP, Communicatie standaarden: FTP, SMTP, NNTP, HTTP(S), Web service / applicatie integratie standaarden: SOAP, WSDL, UDDI, 3.5 Op het vlak van beveiliging en beheer Paswoordgebruik en gebruik richtlijnen Contract en SLA beheer, project beheer 3.6 Op het vlak van applicatie en systeem architectuur Hier dienen voornamelijk een aantal gemeenschappelijke voorzieningen aangeboden te worden, waar al dan niet gebruik kan van gemaakt worden. Deze zouden o.a. kunnen omvatten: Pagina 12 van 15

13 Identificatie, authenticatie en authorisatie diensten (PKI) Applicatie integratie en gegevensuitwisseling bus (Vlaamse Service Bus) Gezaghebbende referentiedatabanken (vb. Vlaamse KruispuntBank Ondernemingen) Centrale elektronische formulierbeheerdiensten Centrale elektronische betalingsbeheerdiensten Centrale document opslag- en archiveringsdiensten Directory diensten, diensten, collaboration diensten Beveiligd high-availability Vlaams netwerk (intranet en extranet) 4 Door wie dient dit te gebeuren? 4.1 Wie is er voor wat verantwoordelijk? Gelet op de nadruk die in de BBB hervorming gelegd wordt op de autonomie en de responsabilisering van de beleidsdomeinen moeten we bij het vastleggen van de ICT taakverdeling tussen de centrale en de decentrale entiteiten (departementen, IVA s, EVA s) in elk geval de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden op de juiste plaats leggen. We geven een eerste aanzet in onderstaande Figuur 3. Figuur 3. Verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden Pagina 13 van 15

14 4.1.1 Op het politieke niveau Zoals duidelijk verwoordt in de notie van het politieke primaat, ligt de verantwoordelijkheid voor het vastleggen van de globale prioriteiten en doelstellingen voor het beleid van de Vlaamse overheid bij de politieke functionarissen. Het is echter duidelijk dat deze beleidsopties belangrijke repercussies kunnen hebben voor de organisatie en de werking van de betrokken overheidsorganisaties, m.a.w. een belangrijke impact kunnen hebben op het niveau van de bedrijfsarchitectuur. Bij het vastleggen van de prioriteiten en doelstellingen dienen de politici dan ook ondersteund te worden door de leidende ambtenaren van de departementen, IVA s en EVA s, aangezien zij het best kunnen inschatten wat de repercussies van bepaalde beleidsopties zijn op de organisatie, de produkten en de processen Op het vlak van de bedrijfsarchitectuur Veranderingen in de organisatie en de werking van een overheidsorganisatie, hetzij als gevolg van bepaalde nieuwe beleidsopties of als gevolg van het continu streven naar een betere dienstverlening, vereisen wijzigingen in de bedrijfsarchitectuur van de betrokken organisatie. Deze wijzingen dienen aangestuurd te worden door de leidende ambtenaren van de betrokken overheidsorganisatie(s), op het niveau van de beleidsraad van de betrokken beleidsdomein(en). Bij het herdenken en herinrichten van de organisatie, produkten en processen dienen de leidende ambtenaren ondersteund te worden door business analysts van het betrokken beleidsdomein, of waar nodig door externe consultancy. De taak van deze business analysts is vooral te letten op de repercussies op de functionele architectuur van de wijzigingen op het niveau van de bedrijfsarchitectuur. Vanuit hun kennis van de bedrijfsprocessen en hun kennis van wat ICT-technisch mogelijk is dienen zij de leidende ambtenaren te adviseren over welke veranderingen al dan niet haalbaar zijn op het vlak van de bedrijfsarchitectuur Op het vlak van de functionele architectuur Om de gewenste veranderingen op het niveau van de bedrijfsarchitectuur te kunnen verwezenlijken zullen een aantal wijzigingen dienen te gebeuren op het vlak van de functionele architectuur. Deze wijzigingen dienen aangestuurd te worden door de business analysts van het betrokken beleidsdomein, of waar nodig door externe consultancy. Om hun taak op de juiste manier te kunnen vervullen zullen deze business analysts bijgevolg dienen te beschikken over een goede kennis van applicatiebeheer, informatiebeheer en koppelingsbeheer. Bij het vastleggen van de functionele vereisten van de applicaties en de keuze van de gepaste applicaties kunnen de business analysts ondersteund worden door de IT ers binnen de decentrale ICT cellen (de MOD-ICT s van de toekomstige departementen of de gelijkaardige diensten binnen de betrokken IVA s en EVA s). Bij het vastleggen van de nodige richtlijnen en standaarden op het vlak van de informatie architectuur en de koppelingsarchitectuur kunnen de business analysts inhoudelijk en technisch ondersteund worden door gespecialiseerde medewerkers binnen de toekomstige centrale entiteit ICT-beleid (wat inhoudt dat SCICT dus best als een interne ICT consultancy dienstverlener voor de Vlaamse overheid begint op te treden) Op het vlak van de technische architectuur Het beheer van de systemen (en de applicaties die erop draaien) dient aangestuurd te worden door de IT ers binnen de decentrale ICT cellen (de MOD-ICT s van de toekomstige departementen of de gelijkaardige diensten binnen de betrokken IVA s en EVA s). Het beheer van systemen en applicaties die vallen onder de centrale ICT dienstverlening (mail, PKI, UME, ) dient aangestuurd te worden door de centrale entiteit ICT-beleid. De data architectuur en de netwerk architectuur dient aangestuurd te worden door de centrale entiteit ICT-beleid, vermits deze door de ganse Vlaamse overheid dienen Pagina 14 van 15

15 gebruikt te worden. De implementatie en de uitbating van de applicaties, de systemen en de netwerken dient te gebeuren door de nieuwe ICT outsourcer van de Vlaamse overheid, of door eventuele externe ICT leveranciers indien de centrale entiteit ICT-beleid of de beleidsdomeinen hierop beroep wensen te doen. Van de ICT outsourcer wordt in elk geval een hoge graad van pro-activiteit en strategisch meedenken verwacht bij de uitbouw van deze technische architectuur Op het vlak van beveiliging en beheer Optimale beveiliging en beheer moeten een permanente bekommernis zijn van zowel de centrale als de decentrale ICT diensten. Dit vereist een continue samenwerking tussen de decentrale ICT cellen (de MOD-ICT s van de toekomstige departementen of de gelijkaardige diensten binnen de betrokken IVA s en EVA s), hierbij ondersteund door de business analysts en de centrale entiteit ICT-beleid, hierbij aangevuld door de expertise aanwezig bij de ICT outsourcer. Pagina 15 van 15