Informatiearchitectuur Sector Veiligheid

Transcriptie

1 KT ACIR Informatiearchitectuur Sector Veiligheid Hoofdrapport Resultaten IASV Versie: 1.0 Datum: 1 augustus 2007 Status: Definitief Auteurs: Mireille Beumer, Erik van den Berg, Ulfert Vos (liaison G-BIV)

2 Inhoudsopgave Managementsamenvatting Inleiding Achtergrond Probleemstelling Doelstelling en resultaat Leeswijzer IASV als instrument Architectuur: een begrip met veel gezichten Positionering van de IASV Brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening Basis van de IASV Visie van de IASV Rampenbestrijdingsprocessen Bestrijdingscyclus Multidisciplinaire informatievoorziening Multidisciplinaire informatieproducten Inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening Resultaten IASV Inleiding Structuur en opbouw IASV Multidisciplinaire informatieproducten Posities veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening Kern gemeenschappelijke beeld Incidentinformatie Beeld van het effectgebied Getroffene informatie Situatie rapportage GRIP-status Probleemvelden Ingezet personeel Voorlichting of persbericht Secundaire informatieproducten Weerbeeld Loodspost en/of uitgangsstelling Bijzonder object Bijzonder subject Inzetplan Bijstandsaanvraag Informatieproducten bestrijdingscyclus Bestuurlijke besluitvormingscyclus Informatievoorziening en beeldvorming Bevindingen, conclusies en aanbevelingen Bevindingen Analyse en ontwerp Validatie Toepassing Conclusies Aanbevelingen Versterken en uitbreiden IASV Toepassen IASV Bijlage 1: Gebruikte documenten / 37

3 Bijlage 2: Overzicht betrokken personen Bijlage 3: Toelichting bestrijdingscyclus / 37

4 Managementsamenvatting De informatievoorziening van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Verschillende onderzoeksrapporten, waaronder het rapport van de Adviescommissie ICT Coördinatie Rampenbestrijding (vanaf hier: ACIR), d.d. maart 2005 hebben dit geconcludeerd. De ACIR onderkent twee aspecten in de informatievoorziening, namelijk het hebben van goede informatie en het uitwisselen (delen)van deze informatie. Maar, om welke informatie gaat het eigenlijk? De Informatiearchitectuur Sector Veiligheid (vanaf hier: IASV) maakt op activiteitenniveau het hebben en delen van informatie inzichtelijk en maakt hiermee het ongrijpbare delen van informatie tastbaar en bespreekbaar. De IASV heeft hiervoor een instrument, oftewel een informatiearchitectuur, ontwikkeld. De IASV benoemt welke informatie de veiligheidspartners onderling uitwisselen, waar deze informatie voor nodig is (tijdens welke activiteit), wie de informatie levert en wie de informatie gebruikt. De grondslag van de IASV ligt in de processen zoals beschreven in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding (juni 2003). De processen leveren ongeveer 60% van de daadwerkelijke IASV. De overige 40% is niet expliciet in (landelijke) procesbeschrijvingen gedocumenteerd en kan gezien worden als een informele werkwijze. Dit informele deel is een essentieel onderdeel van de informatievoorziening en daarmee een essentieel onderdeel van de IASV. De totale IASV is tot stand gekomen met medewerking van de veiligheidspartners. Experts van de organisaties brandweer, GHOR, politie en gemeenten hebben enerzijds de formele procesbeschrijvingen geverifieerd aan de praktijk en anderzijds hebben zij de IASV verrijkt met praktijkkennis van de bedrijfsvoering 1. Dit heeft geleid tot een aanscherping, uitbreiding en verbetering van de kwaliteit van de IASV. Conform de visie van de IASV kan vanuit twee gezichtspunten naar de multidisciplinaire informatievoorziening gekeken worden: informatievoorziening ondersteunend aan de rampenbestrijding en informatievoorziening ondersteunend aan de bestrijdingscyclus. Naast de twee gezichtspunten zijn, conform de visie van de IASV, multidisciplinaire informatieproducten gedefinieerd. Omdat de IASV zich beperkt tot de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen, dit zijn dan ook de feitelijke multidisciplinaire informatieproducten. In totaal heeft de IASV 127 multidisciplinaire informatieproducten benoemd en (met kenmerken) uitgewerkt. Circa 100 informatieproducten worden daadwerkelijk gedeeld ter ondersteuning van de multidisciplinaire bedrijfsvoering. De multidisciplinaire informatieproducten geven het gemeenschappelijke beeld van de multidisciplinaire informatievoorziening weer. 1 De politie heeft geen capaciteit vrijgemaakt om inhoudelijke inbreng te leveren 4 / 37

5 De kern van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld wordt door de volgende multidisciplinaire informatieproducten gevormd: Incident informatie Beeld van het effectgebied Getroffene informatie Situatie rapportage (Sitrap) GRIP status Probleemvelden Ingezet personeel Voorlichting of persbericht De multidisciplinaire informatieproducten zijn een hulpmiddel bij de inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening. Dit is expliciet te maken aan de hand van de kenmerken die aan alle (binnen de IASV benoemde) informatieproducten zijn gegeven. De kenmerken van de multidisciplinaire informatieproducten zijn de basis voor het opstellen van procedures en protocollen (afspraken) voor het uitwisselen van informatie tussen twee (of meer) veiligheidspartners. Dit betreft de daadwerkelijke inrichting van de informatievoorziening. De multidisciplinaire informatieproducten zijn ook gerelateerd aan de bestrijdingscyclus. Dit betekent dat aangegeven is, welke informatieproducten benodigd zijn voor de bestuurlijke besluitvorming en/of de (gemeenschappelijke) beeldvorming. Geconcludeerd wordt dat de IASV een bruikbaar en herleidbaar instrument oplevert. De IASV levert een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatievoorziening en maakt het onderwerp delen van informatie tastbaar en bespreekbaar. De IASV levert een goede en gedeelde basis om onderlinge afspraken te maken over de inrichting van de toekomstige informatievoorziening. Tegelijkertijd levert de IASV een instrument voor het toetsen van de huidige informatievoorziening en een management- en sturingsinstrument voor het nemen van onderbouwde besluiten over de inrichting (ontwerp en realisatie) van de multidisciplinaire informatievoorziening (incl. prioriteitenstelling). De IASV vult hiermee de vraagarticulatie binnen het beleidsconcept Informatie Basisvoorziening Veiligheid in. De Raad MIV wordt geadviseerd: Een continu proces in te richten voor het versterken, communiceren en uitbreiden van de IASV, De resultaten van de IASV te vertalen naar en toe te passen op de problematiek van een organisatie, een regio of nog specifieker, een project (bijvoorbeeld NEC). 5 / 37

6 1 Inleiding 1.1 Achtergrond De informatievoorziening van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Verschillende onderzoeksrapporten, waaronder het rapport van de Adviescommissie ICT Coördinatie Rampenbestrijding (vanaf hier: ACIR), d.d. maart 2005 hebben dit geconcludeerd. Het ACIR-rapport onderkent twee aspecten in de informatievoorziening, namelijk het hebben van goede informatie en het uitwisselen (delen) van deze informatie. Geconstateerd is, dat de veiligheidspartners (brandweer, politie, GHOR en gemeenten) onvoldoende gegevens uitwisselen en/of onvoldoende over de juiste gegevens beschikken. Informatie is niet op tijd, niet in de juiste vorm of met de juiste kwaliteit beschikbaar. In april 2006 is de Raad voor de Multidisciplinaire Informatievoorziening (Raad MIV) opgericht. De Raad MIV heeft tot doel het effectief en efficiënt verbeteren van de multidisciplinaire informatievoorziening. Om dit te bereiken zijn een aantal (ACIR gerelateerde) projecten gedefinieerd. De Raad MIV is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze ACIR-projecten. Het project Informatie Architectuur Sector Veiligheid (vanaf hier: IASV) is één van deze ACIRprojecten en valt daarmee onder verantwoordelijkheid van de Raad MIV. 1.2 Probleemstelling ACIR gaat over het hebben, delen en uitwisselen van informatie. Maar, om welke informatie gaat het eigenlijk? Om deze vraag te beantwoorden, moet het begrip hebben en delen van informatie nader in beeld worden gebracht. De volgende vragen kunnen hierbij helpen: - Welke informatie hebben de veiligheidspartners voor de andere partners beschikbaar? - Welke informatie heeft een veiligheidspartner zelf nodig? - Welke informatie delen de veiligheidspartners onderling? - Bij welke activiteit is deze informatie nodig? - Welke kenmerken / kwaliteitseisen spelen hierbij een rol? De resultaten van het project Informatie architectuur Sector Veiligheid geven antwoord op bovenstaande vragen. De IASV heeft hiervoor een instrument, oftewel een informatiearchitectuur, ontwikkeld. Dit rapport beschrijft de informatiearchitectuur, inclusief de eerste bevindingen. 1.3 Doelstelling en resultaat De doelstelling van de IASV is meerledig en is als volgt: Het creëren van een uniform referentiekader, dat het delen van informatie tastbaar en bespreekbaar maakt. Het leveren van een goede en gedeelde basis om onderlinge afspraken te maken over de inrichting van de toekomstige informatievoorziening. Het leveren van een basis voor het toetsen van de huidige informatievoorziening. Het leveren van een management- en sturingsinstrument voor het nemen van onderbouwde besluiten over de inrichting (ontwerp en realisatie) van de multidisciplinaire informatievoorziening (incl. prioriteitenstelling). 6 / 37

7 Het invullen van de vraagarticulatie binnen het beleidsconcept Informatie Basisvoorziening Veiligheid (het multidisciplinaire informatiebeleidconcept, opgesteld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties). De IASV maakt op activiteitenniveau het hebben en delen van informatie inzichtelijk en maakt hiermee het ongrijpbare delen van informatie tastbaar en bespreekbaar. De IASV benoemt welke informatie de veiligheidspartners onderling uitwisselen, waar deze informatie voor nodig is (tijdens welke activiteit), wie de informatie levert en wie de informatie gebruikt. Gecombineerd met kwaliteitseisen die veiligheidspartners (bij het uitwisselen) aan de informatie stellen, legt de IASV een basis voor het maken van afspraken tussen de veiligheidspartners. Deze afspraken zijn het fundament van de inrichting van de gedeelde en multidisciplinaire informatievoorziening. De IASV schetst de contouren van de multidisciplinaire informatievoorziening en levert een samenhangend en gemeenschappelijk beeld van de informatie die de veiligheidspartners onderling uitwisselen. Met de realisatie van de IASV wordt, vanuit het perspectief van de informatievoorziening, een brug geslagen tussen de verschillende veiligheidspartners. De IASV benoemt in feite de informatiebehoefte van de veiligheidspartners en geeft hiermee richting aan de inhoud en samenstelling van de functionaliteiten, benodigd voor de realisatie van de informatie uitwisseling. De resultaten van de IASV worden zowel in Word-documenten (zie paragraaf 1.4), als ook in de vorm van een applicatie 2 opgeleverd. Met behulp van de applicatie kan iedereen (naar eigen inzicht) door het model heen navigeren en bij de voor hem of haar relevante onderdelen uitkomen. Figuur 1 toont een voorbeeld van schermweergave van de IASV-applicatie. 2 In augustus 2007 wordt de applicatie op het afgeschermde deel van de website van de Raad MIV geplaatst. Na positieve besluitvorming van de Raad MIV (augustus /september 2007) zal de applicatie op het onafgeschermde deel worden geplaatst. 7 / 37

8 Figuur 1 IASV als website 1.4 Leeswijzer Dit hoofdrapport beschrijft de hoofdlijnen (structuur en positionering) en de resultaten van de IASV. Een gedetailleerde toelichting op de IASV is beschreven in de vijf deelrapporten van de IASV (zie onderaan paragraaf 1.4). In hoofdstuk 2 wordt de IASV als instrument nader toegelicht. Dit hoofdstuk beschrijft wat er onder architectuur wordt verstaan en licht de positionering van de IASV toe. Hoofdstuk 3 beschrijft de basis van de IASV. Achtereenvolgens wordt de visie die ten grondslag ligt aan de IASV beschreven, en worden de gezichtspunten van de IASV nader toegelicht. In hoofdstuk 4 worden de resultaten van de IASV beschreven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in algemene en inhoudelijke resultaten. Hoofdstuk 5 tenslotte sluit af met de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Overzicht rapporten project IASV Hoofdrapport: Basis en resultaten van de IASV, Deelrapport A: Uitwerking van het proces Bestrijden brand en Emissie van gevaarlijke stoffen, Deelrapport B: Uitwerking van het proces Geneeskundige Hulpverlening Somatisch, Deelrapport C: Uitwerking van het proces Opvangen en verzorgen, Deelrapport D: Uitwerking van het proces Ontruimen (niet gevalideerd), Deelrapport E: Uitwerking van de Bestrijdingscyclus, Deelrapport F: Uitwerking multidisciplinaire informatieproducten (incl. kenmerken). Naast de deelrapporten is de IASV ook als applicatie beschikbaar gesteld. 8 / 37

9 2 IASV als instrument 2.1 Architectuur: een begrip met veel gezichten Architectuur is een begrip met vele gezichten, iedereen heeft zijn eigen associaties bij het woord. Wat de één onder architectuur verstaat, hoeft niet overeen te stemmen met wat de ander eronder verstaat. Een eenduidige, in brede kring geaccepteerde definitie van het begrip architectuur is er niet. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang men zich bewust is van de interpretatieverschillen en deze tijdens de communicatie over de architectuur expliciet worden gemaakt. Waar hebben deze interpretatie verschillen betrekking op? Ten eerste zit er een tijdsaspect aan het begrip architectuur. In de praktijk wordt het woord architectuur op de volgende manieren gebruikt: Voor een beschrijving van de bestaande situatie, Voor een blauwdruk van de gewenste situatie, Voor een verzameling van concrete richtlijnen voor het realiseren van nieuwe ontwikkelingen. In de tweede plaats kan architectuur op verschillende onderwerpen betrekking hebben: er zijn verschillende mogelijke aspecten van de architectuur. Zo kan een architectuur onder andere betrekking hebben op producten en diensten, processen, organisatievormen, gegevens, applicaties of netwerkelementen. Dit levert procesarchitecturen, gegevensarchitecturen, technische architecturen etc. Tenslotte zijn er verschillende abstractieniveaus te onderkennen als het over architectuur gaat. Zo kan een gemeente de volgende uitspraak doen: de burger kan bij één loket terecht voor al zijn vragen. Dit is een principe dat richting geeft aan allerlei organisatorische beslissingen en kan daarmee met recht tot de architectuur gerekend worden. Deze algemene uitspraak leidt vervolgens tot een aantal meer concrete beleidsrichtlijnen, zoals gegevens van de burgers worden centraal opgeslagen en gemeente ambtenaren zijn breed opgeleid. Ook deze uitspraken vormen een onderdeel van de architectuur. Tenslotte kunnen de beleidsrichtlijnen nog verder uitgewerkt worden in bijvoorbeeld een gegevensmodel van de burgergegevens en profielen van de gemeenteambtenaren. Dergelijke uitwerkingen zijn eveneens onderdeel van de architectuur. Het zal duidelijk zijn dat het begrip architectuur in de praktijk veel verschijningsvormen kent. Kern van al deze verschijningsvormen blijft echter dat het gaat om het maken van keuzes, het maken van afspraken en het formuleren van beleid, met als doel het bereiken van de businessdoelen. Daarnaast is een architectuur bij uitstek ook een communicatie middel. Een architectuur zorgt ervoor dat mensen met diverse achtergronden en belangen, een gemeenschappelijk model voor ogen hebben. Aan de hand van hierboven beschreven invalshoeken kiest de IASV de volgende invalshoeken: De IASV levert een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatievoorziening, De IASV kiest het aspect van de informatie uitwisseling tussen veiligheidspartners, zonder de IASV blijft het delen van informatie een te vaag begrip, De IASV levert een basis voor een uitgewerkt informatiemodel rampenbestrijding. Het abstractieniveau van de IASV is dat de IASV, tot op het activiteitenniveau, het hebben 9 / 37

10 en delen van informatie inzichtelijk maakt. Hiermee creëert de IASV een gemeenschappelijk model van de informatie uitwisseling. In dit rapport geldt de volgende definitie voor de informatiearchitectuur: Een consistent geheel (een model) dat richting geeft aan ontwerp en realisatie van de multidisciplinaire informatievoorziening van de veiligheidssector. 2.2 Positionering van de IASV Brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening De IASV vormt de informatiekundige brug tussen de bedrijfsvoering (de bedrijfsarchitectuur) en de informatievoorziening. Deze twee elementen zijn samen weer de basis voor de techniek en de infrastructuur (de technische architectuur). Dit weergegeven in figuur 2. Bedrijfsvoering MULTI Processen Organisatie IASV Informatievoorziening MULTI Benodigde Functionaliteit Techniek en Infrastructuur MULTI Benodigde Informatieproducten Bestaande & geplande Informatieproducten Bestaande & geplande Functionaliteit Figuur 2 IASV als brug tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening De bedrijfsvoering (gevormd door de processen en de organisatie) is beschreven in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding (juni 2003). Deze (breed gedragen) procesbeschrijvingen zijn de basis voor de IASV, evenals de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken organisaties. Naast bovenstaande is bij het opstellen van de IASV ook gebruikt gemaakt van reeds bestaande informatiemodellen, kaders en uitgangspunten. In bijlage 1 is een lijst van gebruikte ( papieren ) documenten opgenomen. 10 / 37

11 De formele procesbeschrijvingen in het Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding leiden tot ongeveer 60% van de daadwerkelijke IASV. De overige 40% is niet expliciet gedocumenteerd en kan gezien worden als een informele werkwijze. Dit informele deel is een essentieel onderdeel van de informatievoorziening en daarmee een essentieel onderdeel van de IASV. Om de aansluiting met de werkelijkheid in de IASV te borgen (en daarmee een brug te slaan tussen de papieren bronnen en de werkelijkheid), is voor de totstandkoming van de IASV aansluiting gezocht bij experts uit het werkveld (zie ook bijlage 2). De experts van de organisaties brandweer, GHOR, politie en gemeenten hebben enerzijds de formele procesbeschrijvingen geverifieerd aan de praktijk en anderzijds hebben zij de IASV verrijkt met praktijkkennis van de bedrijfsvoering 3. Dit heeft geleid tot een aanscherping, uitbreiding en verbetering van de kwaliteit van de IASV en tot een gevalideerd beeld van de gewenste multidisciplinaire informatiehuishouding. Uiteraard kan dit beeld nog scherper worden gemaakt door aanvullingen van andere deskundigen. De IASV moet daarom ook gezien worden als een dynamisch product van en voor de veiligheidssector. Op termijn zal ook het Referentiekader Regionaal Crisisplan een rol spelen bij de verdere ontwikkeling van de IASV. Dit Referentiekader wordt in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en de koepels uit het veld opgesteld en heeft tot doel het opleveren van een eenduidige multidisciplinaire proces- en organisatiestructuur voor de veiligheidsregio s, die te allen tijde uitgerold kan worden als respons op grootschalige, bijzondere incidenten of rampen of crisis. Het Referentiekader zal leiden tot een herijking en herordening van de bestaande rampenbestrijdingsprocessen: de processen worden op een gelijk abstractieniveau gebracht en besturende en secundaire processen worden toegevoegd. Daarnaast definieert het Referentiekader de bijbehorende organisatiestructuur, inclusief de taken en verantwoordelijkheden van de hulpverleningsdiensten. De herordening van de processen, zoals gerealiseerd door het Referentiekader, kan mogelijk gevolgen hebben voor de structuur van de IASV. Als uit de resultaten van het Referentiekader blijkt, dat ook voor de IASV een andere herordening nodig is, zal dit in de toekomst in de IASV aangepast worden. 3 De politie heeft geen capaciteit vrijgemaakt om inhoudelijke inbreng te leveren 11 / 37

12 3 Basis van de IASV 3.1 Visie van de IASV Aan de basis van de IASV ligt een duidelijke visie ten grondslag. Deze visie is bij de start van het project opgesteld en heeft zich gedurende de looptijd van het project verder ontwikkeld. Conform de visie van de IASV kan vanuit twee gezichtspunten naar de multidisciplinaire informatievoorziening gekeken worden: Informatievoorziening ondersteunend aan de rampenbestrijding, Informatievoorziening ondersteunend aan de bestrijdingscyclus. Onder de term informatievoorziening worden hier de systemen en procedures verstaan, die ervoor zorgen dat de informatie uitgewisseld wordt. Figuur 3 toont deze twee verschillende gezichtspunten. Aan de linkerkant van figuur 3 zijn de rampenbestrijdingsprocessen afgebeeld, de rechterkant betreft de bestrijdingscyclus. De auteurs beschouwen de combinatie van deze twee gezichtspunten als een algemene en aanvaardbare manier om te kijken naar de rampenbestrijding en hebben dit samengebracht onder de naam Informatiehuis Sector Veiligheid. Naast de twee gezichtspunten zijn multidisciplinaire informatieproducten gedefinieerd. De informatieproducten zijn te relateren aan zowel aan de rampenbestrijdingsprocessen, als ook aan de bestrijdingscyclus. Uit de rampenbestrijdingsprocessen wordt afgeleid welke informatieproducten nodig zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het relateren van deze informatieproducten aan de bestrijdingscyclus (de rechterkant van het huis), wordt inzichtelijk gemaakt welk niveau, welke informatie nodig heeft om bijvoorbeeld besluiten te kunnen nemen. Ingang A: Gedragen procesbeschrijvingen (Handboek Voorbereiding Rampenbestrijding) Ingang B: Gedragen besturing- en kwaliteitsmodel (Bestrijdingscyclus) rampenbestrijdingsprocessen Bestuurlijk / Strategisch beeld- oordeels en besluitvorming Tactisch planvorming en planmonitoring Operationeel bestrijding ramp (uitvoering) Ca. 100 multidisciplinaire informatieproducten Figuur 3: Het informatiehuis Sector Veiligheid: twee ingangen tot de multidisciplinaire informatievoorziening 12 / 37

13 3.2 Rampenbestrijdingsprocessen De rampenbestrijdingsprocessen zijn de basis voor de linkerkant van het Informatiehuis. Binnen de IASV is een proces gedefinieerd als een serie activiteiten, die doorlopen moet worden om een specifiek resultaat te bereiken. Vooralsnog vormen vier rampenbestrijdingsprocessen de basis van de IASV. Deze vier processen zijn in overleg met de Stuurgroep Informatievoorziening geselecteerd en zijn de volgende: Bestrijden van brand en emissie van gevaarlijke stoffen (proces brandweer), Ontruimen en evacueren (proces politie), Geneeskundige hulpverlening somatisch (proces GHOR), Opvangen en verzorgen (proces gemeente). De motivatie voor deze keuze is als volgt: De vier processen zijn gerelateerd aan dezelfde bedrijfsfunctie en leveren alle vier een bijdrage aan het bereiken van de bedrijfsfunctie voorkomen van (verdere) slachtoffers, De vier processen zijn aan elkaar gerelateerd en hebben inhoudelijke raakvlakken, De vier processen zijn verdeeld over brandweer, politie, GHOR en gemeente, Bij het uitvoeren van deze processen wordt relatief veel informatie tussen partners uitgewisseld. Naast bovenstaande scope afbakening beperkt de IASV zich tot de informatie die tussen de partners wordt uitgewisseld. De informatiearchitectuur legt niet de eigen en interne informatiebehoefte van bijvoorbeeld brandweer ten tijde van grootschalig optreden vast. Subprocessen De rampenbestrijdingsprocessen bestaan uit subprocessen, die vervolgens weer bestaan uit activiteiten. De IASV maakt onderscheid in kritische, strategische, ondersteunende en bijdragende subprocessen. De kritische en strategische subprocessen zijn de processen, waarbij de hoofddoelstelling van de organisatie (direct) in gevaar komt, indien het betreffende proces niet goed functioneert c.q. niet goed wordt uitgevoerd. De ondersteunende en bijdragende processen zijn de subprocessen, waarbij het behalen van de hoofddoelstelling niet (direct) gevaar loopt. De experts van de veiligheidsorganisaties hebben de classificatie van de subprocessen vastgesteld. Inzicht in welke subprocessen kritisch of strategisch zijn, levert belangrijke input voor de IASV als sturingsinstrument. Als voorbeeld: bij de inrichting van de informatievoorziening wordt bij voorkeur de prioriteit bij een project gelegd, dat de kritische en/of strategische processen ondersteunt. Activiteiten De subprocessen bestaan uit activiteiten. De activiteiten vormen de bouwstenen van een proces en zijn een afgerond onderdeel van een proces. Bij de uitvoering van een activiteit zijn informatieproducten nodig, of worden informatieproducten gegenereerd. Dit wordt ook wel een interactieproces genoemd. Een interactieproces betekent dat er binnen een activiteit wordt samengewerkt en dat een informatieproduct met een andere partner worden uitgewisseld. Aan de hand van de interactieprocessen zijn de multidisciplinaire informatieproducten vastgesteld, dit zijn de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen. 13 / 37

14 3.3 Bestrijdingscyclus De bestrijdingscyclus vormt de rechterkant van het Informatiehuis. De bestrijdingscyclus is ook toegepast bij het onderzoek naar de vuurwerkramp van Enschede (januari 2001). De bestrijdingscyclus (zie figuur 4) geeft de stappen weer van het (voor het eerst) signaleren van een afwijking van de normatief gewenste situatie, tot het moment dat de daarop volgende acties volledig zijn afgerond. De bestrijdingscyclus geeft de feitelijke werking van de coördinatie en besturing van de rampenbestrijding weer. De bestrijdingscyclus bestaat uit de volgende stappen (zie bijlage 3 voor een uitgebreide uitwerking van de bestrijdingscyclus): Informatievoorziening en beeldvorming, Besluitvorming, Uitvoering, Controle van de uitvoering, Bijstellen en gereed melden. Informatievoorziening en beeldvorming Besluitvorming Beoordeling en rapportage Uitvoering Controle van de uitvoering Figuur 4: Bestrijdingscyclus In figuur 4 kunnen drie niveaus van toepassing worden onderscheiden. Het hoogste niveau betreft de interdisciplinaire, strategische besluitvorming. Eén niveau lager gaat het om besluitvorming met een interdisciplinair tactisch-uitvoerend karakter. De besluitvorming op monodisciplinair uitvoerend niveau is als derde en laagste niveau van de besluitvorming aangemerkt. De informatievoorziening en beeldvorming lopen door deze drie niveaus heen, op alle niveaus is informatie nodig voor de uitvoering van de besluitvorming en de uitvoering van de taken. 14 / 37

15 3.4 Multidisciplinaire informatievoorziening Multidisciplinaire informatieproducten De analyse van de rampenbestrijdingsprocessen leidt tot multidisciplinaire informatieproducten. De IASV heeft deze informatieproducten benoemd en als entiteit nader uitgewerkt (zie deelrapport F voor een volledig overzicht van alle uitgewerkte multidisciplinaire informatieproducten). De IASV beperkt zich tot de informatieproducten die de veiligheidspartners onderling uitwisselen, dit zijn dan ook de feitelijke multidisciplinaire informatieproducten. Een multidisciplinair informatieproduct wordt gedefinieerd als een logisch pakket gegevens dat nodig is voor de uitvoering van een specifieke activiteit, of een resultaat is van een specifieke activiteit. De multidisciplinaire informatieproducten spelen in zowel de bedrijfsvoering als ook de bestrijdingscyclus een rol. Voorbeelden van multidisciplinaire gedeelde informatieproducten zijn excepties (wat moet direct gemeld worden, zodat hierop geacteerd kan worden), situatierapporten en/of voortgangsrapporten en effectinformatie Inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening De multidisciplinaire informatieproducten geven de gemeenschappelijkheid in de informatie uitwisseling weer en zijn een hulpmiddel voor de inrichting van de multidisciplinaire informatievoorziening. Dit laatste is expliciet te maken aan de hand van de kenmerken die aan de multidisciplinaire informatieproducten zijn gegeven. De kenmerken leveren inzicht in de impact die een informatieproduct heeft voor een specifieke organisatie. Hierbij is onderscheid gemaakt in de volgende classificaties: beschikbaarheid, exclusiviteit, integriteit en tijdigheid. Voor de volledigheid wordt vermeld dat dit geen willekeurige classificatie is, maar een classificatie conform de beveiligingsrichtlijnen. De experts van de veiligheidsorganisaties hebben zelf de kenmerken vastgesteld. De kenmerken van de multidisciplinaire informatieproducten zijn de basis voor het opstellen van procedures en protocollen (afspraken) voor het uitwisselen van informatie tussen twee (of meer) veiligheidspartners. Dit betreft de daadwerkelijke inrichting van de informatievoorziening. Ook leveren de kenmerken een basis voor het stellen van prioriteiten bij het maken van deze afspraken. Hoe meer impact een specifiek informatieproduct heeft en hoe meer partijen betrokken zijn bij de uitwisseling van dit informatieproduct, hoe belangrijker het is dat over de uitwisseling van dit informatieproduct afspraken worden gemaakt. Voorbeelden van onderwerpen waarover afspraken gemaakt kunnen worden zijn: Vorm en inhoud, Formaat, Wijze en moment(en) van aanlevering, Levercondities, voorwaarden en garanties ( service levels ), Interface (gedeelde functionaliteit), Toegang, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aangaande deze informatieproducten, Koppelvlakken (eventueel koppelen van afzonderlijke informatiesystemen). 15 / 37

16 4 Resultaten IASV Hoofdstuk 4 beschrijft de resultaten van de IASV op hoofdlijnen 4. Voor inhoudelijke details wordt verwezen naar de deelrapporten van IASV. 4.1 Inleiding De algemene resultaten van de IASV zijn verdeeld in drie onderwerpen: Resultaten ten aanzien van de structuur en opbouw van de IASV, Resultaten ten aanzien van de (kenmerken van de) multidisciplinaire informatieproducten, Resultaten ten aanzien van de posities van de veiligheidspartners in de multidisciplinaire informatievoorziening Structuur en opbouw IASV De volgende resultaten hebben betrekking op de structuur en opbouw van de IASV: De basis van de IASV bestaat uit de uitwerking van vier rampenbestrijdingsprocessen. Drie van de vier processen zijn door de veiligheidspartners (gedeeltelijk) gevalideerd. Binnen de IASV zijn voor deze drie processen nog verschillende witte (ongevalideerde) vlekken te onderkennen. Het politie proces is nog geheel niet gevalideerd. De IASV is opgebouwd aan de hand van het IASV-concept van het Informatiehuis Sector Veiligheid. Het Informatiehuis bestaat uit twee delen die gezamenlijk gestalte geven aan de multidisciplinaire informatievoorziening: de rampenbestrijdingsprocessen en de bestrijdingscyclus (inclusief de besluitvormingscyclus). Het feit dat de multidisciplinaire informatieproducten zijn afgeleid van deze twee gezichtspunten vormt de basis van het Informatiehuis Sector veiligheid. Centraal binnen de IASV staat het delen van informatie. De informatieproducten zijn geïnventariseerd en benoemd vanuit het perspectief van delen en grootschalig gemeenschappelijk optreden. Indien in de toekomst ook andere rampenbestrijdingsprocessen en gezichtspunten zoals monodisciplinair, hebben van informatie of bronhouders in de IASV worden meegenomen, zal het aantal informatieproducten in IASV toenemen. Op dat moment ontstaat er (nog) meer inzicht in de werking van de multidisciplinaire informatievoorziening. De IASV leidt tot het ontstaan van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld voor zowel de multidisciplinaire bedrijfvoering als ook voor de bijbehorende ondersteunende informatiehuishouding. Het thema delen van informatie is nu concreet, tastbaar en bespreekbaar (en herleidbaar!) en daardoor weer beter stuur- en planbaar. De multidisciplinaire informatieproducten, inclusief de bijbehorende kenmerken, zijn de bouwstenen van de dynamische informatievoorziening van de sector veiligheid. Nadat toetsing van de IASV tegen de huidige informatievoorziening(en) plaats heeft gevonden, kan gericht bepaald worden welke verbeteringen nodig zijn Multidisciplinaire informatieproducten De volgende resultaten hebben betrekking op de multidisciplinaire informatieproducten: Het delen van informatie betreft grotendeels dynamische (veranderlijk en situatiespecifieke) informatieproducten (circa 70% betreft dynamische informatieproducten, circa 15% betreft informatieproducten gerelateerd aan de planvorming vooraf, de overige 15% betreft statische informatieproducten). Als voorbeeld: het gaat tijdens de repressiefase niet zozeer om de lijst van alle potentiële 4 De inhoudelijke inbreng van de politie is nog niet in de bevindingen verwerkt. 16 / 37

17 opvanglocaties maar het gaat om het (veranderlijke en situatiespecifieke) overzicht van de daadwerkelijk gebruikte opvanglocaties. De veiligheidspartners hebben ook veel informatieproducten gelabeld als essentieel of belangrijk. Dit is gezien de context (rampenbestrijding) logisch. Hiermee is het tijdkritische belang en/of het maatschappelijke belang van de rampenbestrijding nog eens extra benadrukt. Het labelen als essentieel of belangrijk heeft consequenties voor de organisatie van de informatievoorziening (bijvoorbeeld consequenties voor de te kiezen hulpmiddelen en/of de te maken afspraken over het delen van informatie). Binnen de circa 70% dynamische informatieproducten valt grotendeels het communiceren over de afwijkingen (bv. probleemvelden, maatregelen, afwijkingen op het niet-geplande, het onvoorziene etc). Veel informatieproducten zijn geo-gerelateerd. Bij de activiteiten (en daarmee ook bij de multidisciplinaire informatieproducten) zijn een aantal uniforme en generieke kenmerken te onderkennen. Deze komen voornamelijk voor bij de activiteiten behorende bij het primaire proces en/of de levenscyclus van een ramp of crisis. Voorbeelden hiervan zijn alarmering, consolidatie van het beeld (opbouwen situationele beeldvorming), vertaling naar het in te zetten personeel, planvorming, terugkoppelingen van afwijkingen etc. De kenmerken integriteit en validiteit zijn belangrijke issues. Hierbij speelt ook het vertrouwen in het netwerk (de leverancier) een rol. Uit deze kenmerken kunnen eisen aan de organisatie, eisen aan oefenen en opleiden en eisen aan medewerkers die tijdens ramp of crisis informatie verwerken en/of besluiten nemen, afgeleid worden. Gebleken is dat er minder hoge eisen aan de exclusiviteit worden gesteld. Exclusiviteit wordt vaak als nuttig en niet van toepassing geclassificeerd. De vertegenwoordigers van de organisaties noemen hierbij wel uitzonderingen, een aandachtspunt hierbij is hoe omgegaan wordt met elementen die wel exclusief zijn Posities veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening Iedere veiligheidspartner heeft een andere positie in de multidisciplinaire informatievoorziening. De bewustwording van de eigen positie is bij voorkeur terug te zien in het informatiebeleid van de betreffende partners en de bijbehorende activiteiten. De volgende resultaten hebben betrekking op de posities van de veiligheidspartners binnen de multidisciplinaire informatievoorziening: Binnen de dynamische informatievoorziening is de brandweer een belangrijke partner in het uitwisselen van informatie. De brandweer voegt (vooral als het gaat om de dynamische informatie) inhoud aan de broninformatie toe (bv. informatie over het effectgebied) en deelt dit weer met de overige partners. Opgemerkt wordt dat in het beleidsdocument Informatie Meester, de multidisciplinaire informatievoorziening pas in het vierde plateau (2011) aan de orde komt. De brandweer heeft de prioriteit gelegd bij de eigen monodisciplinaire informatievoorziening. De GHOR (als de witte kolom) is voor het ontvangen van de dynamische informatie afhankelijk van voornamelijk de brandweer. De GHOR heeft deze informatie voornamelijk nodig voor de eigen planvorming etc. Aan de andere kant levert de GHOR ook veel (dynamische) informatie, met de gemeente als belangrijke ontvanger. Verder informeert de GHOR de partners en het bevoegd gezag over de bevindingen vanuit de eigen geneeskundige analyse (met name wordt gerapporteerd over die elementen die niet standaard zijn). De GHOR zit hiermee als het ware in de leverancierspositie tussen gemeente en brandweer in. 17 / 37

18 De gemeente is binnen de dynamische informatievoorziening een belangrijke ontvanger 5. De gemeente heeft geen directe rol bij de eerste bestrijding van het incident. Wel is de gemeente bij een grootschalig incident een volwaardige partner, de gemeente moet op eenzelfde wijze (als de andere partners) geïnformeerd worden. Vanuit het perspectief van de dynamische informatievoorziening blijkt dat de gemeente in eerste instantie zelf bijna geen dynamische informatie genereert, maar informatie nodig heeft van de andere partijen en deze informatie vervolgens consolideert. Dit effect wordt eigenlijk alleen maar groter, als in de toekomst ook de nazorgprocessen binnen IASV betrokken worden. Bij deze processen wordt de positie van de gemeente alleen maar belangrijker, worden de informatierelaties hechter en wordt de positionering van de gemeente als informatieverzamelpunt alleen maar duidelijker. Bovenstaande impliceert dat de gemeente een duidelijke rol heeft bij het stellen van eisen aan de (dynamische) informatievoorziening. De gemeente kan de eisen ten aanzien van de dynamische informatievoorziening wellicht duidelijker en stelliger uitdragen. Dit is vooral van belang als de ramp of het event al enige tijd gaande is (bestrijding gaat over in nazorg, ramp gaat over in crisis). Op dat moment komt de gemeente prominent in beeld en neemt zij haar centrale positie in. De positie van de gemeente is dat zij de (bestaande) informatie consolideert, combineert, vertaalt en valideert. Dit betekent dat de eisen die de gemeente aan de (dynamische) informatievoorziening stelt minder tijdskritisch zijn, maar meer betrekking hebben op de kwaliteit van de informatie. De politie is vaak in de informatielijn en de informatiedeling aanwezig. Dit betekent dat de politie over veel informatie beschikt en ook veel informatie ontvangt. Of het onderwerp delen van informatie, inclusief de daarbij horende bewustwording ook een onderwerp is, wat bij de politie speelt en zo ervaren wordt, is niet gevalideerd. 4.2 Kern gemeenschappelijke beeld De multidisciplinaire informatieproducten geven het gemeenschappelijke beeld van de multidisciplinaire informatievoorziening weer. Het gemeenschappelijke beeld is te herleiden tot de kern (eerste orde) multidisciplinaire informatieproducten en de overige multidisciplinaire informatieproducten. In totaal heeft de IASV 127 informatieproducten benoemd en uitgewerkt. Circa 100 informatieproducten worden daadwerkelijk gedeeld ter ondersteuning van de multidisciplinaire bedrijfsvoering. Opgemerkt wordt, dat dit overzicht (127 informatieproducten) het resultaat is van de IASV, met het doel de kern van het domein inzichtelijk te maken. Binnen het huidige IASV-traject is geen normalisatie, consolidatie of nadere detaillering uitgevoerd. 5 Opgemerkt wordt, dat de gemeente een belangrijke (actieve) rol heeft bij de (statische) informatievoorziening tijdens bijvoorbeeld de preparatie fase. 18 / 37

19 De kern van het multidisciplinaire, gemeenschappelijke beeld wordt door de volgende multidisciplinaire informatieproducten gevormd: Incident informatie Beeld van het effectgebied Getroffene informatie Situatie rapportage (Sitrap 6 ) GRIP status Probleemvelden Ingezet personeel Voorlichting of persbericht Deze acht informatieproducten worden in de navolgende paragrafen nader toegelicht. In de IASV-workshop is veelvuldig het element vraag en antwoord naar voren gebracht. Dit basale en cruciale element speelt met name binnen de bestrijdingscyclus een rol. Binnen de IASV is dit element niet apart als kern-informatieproduct benoemd. Wel is binnen de IASV het containerbegrip probleemveld geïntroduceerd. Met dit informatieproduct worden situatiespecifieke vragen en issues gekoppeld aan actiepunten en actiehouders, met het doel een antwoord te verkrijgen Incidentinformatie Incidentinformatie is dynamische informatie en betreft relevante informatie over het incident. Incidentinformatie bestaat uit meerdere onderdelen, voorbeelden zijn omschrijving, bron, aard, locatie(s), melder(s), verwachte gevolgen, verwachte na-schade, verwachte aantal betrokkenen bij het incident, crisis en/of ramp. De brandweer en de meldkamer zijn in eerste instantie de belangrijkste leveranciers van de incidentinformatie. Voor de brandweer en de GHOR zijn niet alle hierboven genoemde onderdelen even essentieel of belangrijk. Als voorbeeld: de locatiegegevens zijn belangrijker dan de gegevens van de melder. Ook voor de gemeente zijn specifieke onderdelen van de incidentinformatie van belang, voor de gemeente is deze informatie de trigger voor de uitvoering en het opstarten van het gemeentelijke proces. De gemeente wenst dan ook specifieke informatie qua inhoud terug te zien in de incidentinformatie, bijvoorbeeld: Aantal mensen (inclusief een indicatie of het aantal mensen toeneemt), Aard van het incident (mede bepalend voor de duur van de opvang), Hoelang duurt het voordat dat het gebied weer vrij is? Hoelang worden de mensen opgevangen? Hoe snel zijn de mensen op de opvanglocatie? Welke (geestelijke) bagage brengen de mensen met zich mee (stress of gewoon ), Hoeveel na-schade is er? Kunnen de mensen straks weer terug, of zijn de woningen niet meer bewoonbaar? 6 Dit is een containerbegrip. Het is echter HET basisinstrument om over (deel)aspecten van de situatie, voortgang, knelpunten etc. te communiceren. 19 / 37

20 Met betrekking tot het begrip is het van belang dat er eenduidigheid over de gebruikte termen bestaat en dat de informatie op praktische wijze aangeleverd wordt. Dit betekent dat de vorm en de inhoud van de informatieproducten van belang zijn en er afspraken over de inhoud en wijze van interpreteren gemaakt moeten worden. Als voorbeeld: de gemeente zoekt vooral duidelijke informatie zonder veel detail en/of vakjargon. De gemeente wil weten wat men kan verwachten, in termen van gezondheid en schade. Maar ook: wanneer en hoe moet de gemeente naar het incident? Pas als de brandweer vindt, dat het veilig is, dan gaat de gemeente naar de incidentlocatie. Bij het aanleveren van informatie over aanrijdroutes moeten geen vaktermen (bijvoorbeeld bovenwinds aanrijden) gebruikt worden. De gemeente ontvangt graag een praktische handreiking: dus niet spreken van bovenwinds aanrijden, maar gewoon aanwijzen hoe men er moet komen. Situatierapporten (sitraps) zijn vaak al minder of niet leesbaar voor de gemeente Beeld van het effectgebied Het beeld van het effectgebied betreft de weergave van het effectgebied, dat op een bepaalde manier direct beïnvloed wordt door het optreden van een incident. Voor zowel de brandweer, GHOR als ook de gemeente is informatie over het beeld van het effectgebied essentieel. Snelheid is belangrijk bij het verkrijgen van deze informatie. De informatie over het effectgebied is bepalend voor de inschatting van de omvang van het incident of ramp en de te nemen maatregelen ter bescherming van zowel de bewoners, omstanders als ook de eigen medewerkers. De informatie is daarmee van belang voor de uitvoering van het proces en is bepalend voor de inzet van de organisaties en de eenheden. Bij voorkeur start de hulpverlening zo direct als mogelijk; men kan het meest effectief zijn in het golden hour. Een belangrijk onderdeel van de informatie over het effectgebied wordt gevormd door de informatie die de gemeente tijdens proactie en preventie levert. Deze informatie wordt gebruikt bij het samenstellen van het beeld van het effectgebied. In een later stadium wordt de gemeente gezien als de spil rondom de informatie uitwisseling. Bij voorkeur moet de betrouwbaarheid van de informatie van een hoog niveau zijn. De gemeente wil weten hoe betrouwbaar de informatie is, met name vanwege de voorlichting Het is niet erg als de informatie niet gevalideerd is, als men maar wel weet OF en HOE betrouwbaar de informatie is Getroffene informatie Getroffene informatie bestaat uit verschillende onderdelen, te weten: aantallen getroffene, soort getroffene (inzittenden/opvarenden, slachtoffers, gewonden, beknelden etc.), mentale en/of fysieke gesteldheid, mate van zelfredzaamheid, plaats waar men zich bevindt, opgevangen is, of wordt verzorgd. De getroffene informatie is één van de belangrijkste multidisciplinaire informatieproducten. Het is essentieel dat dit snel inzichtelijk wordt gemaakt en onderling gedeeld wordt. De situatiespecifieke maatregelen worden genomen op basis van deze informatie. Voor de gemeente is informatie over de getroffene ook een trigger voor het starten van meerdere processen, bijvoorbeeld voorlichting en het organiseren van de opvang. 20 / 37

21 De betrouwbaarheid van de informatie over de getroffene moet op een hoog niveau zijn. Iedere veiligheidspartners levert hierin een deel, de gemeente voegt de informatie over de getroffenen uiteindelijk samen en biedt het vervolgens (bij voorkeur) als betrouwbare informatie aan. De gemeente moet weten hoe betrouwbaar de informatie is, vooral vanwege de voorlichting. Het is niet erg als de informatie niet gevalideerd is, maar men wil weten OF en HOE betrouwbaar de informatie is. De exclusiviteit van deze informatie is afhankelijk van de situatie en varieert van niet relevant tot essentieel. Als voorbeeld: bij een crash van een militaire helikopter is wel geclassificeerde informatie aanwezig, hierbij is exclusiviteit essentieel. Het is de verantwoordelijkheid van de GHOR om informatie over de gewonden te leveren. De GHOR beoordeelt in eerste instantie de getroffene informatie en verrijkt deze informatie. In het begin is het belangrijk om te weten hoeveel getroffenen bevrijd en behandeld moeten worden en wie als eerste getransporteerd moeten worden. Deze informatie zal ook gedeeld moeten worden met de betrokken ziekenhuizen. Hiervoor moet wel geregistreerd worden (met name ten aanzien van de aantallen getroffenen en de bijbehorende letseltyperingen). Deze registratie is essentieel voor de GHOR, maar ook voor de gemeente. Registratie kan eventueel ook van belang zijn voor de politie, in het kader van strafrecht. Eventueel kan ook registratie achteraf plaatsvinden (bv de persoon die zelfstandig het rampterrein heeft verlaten en die zich later bij de huisarts meldt). Voor de gemeente zijn een aantal specifieke onderdelen van getroffene informatie van belang. Dit zijn met name de onderdelen die van invloed zijn bij het opvangen en verzorgen van mensen. Voorbeelden hiervan zijn: Het is essentieel om te weten welke ervaringen men meeneemt naar de opvang, dit kan invloed hebben op de duur van de opvang, Ook is de zelfredzaamheid van individu of groep, de geestelijke en fysieke gesteldheid van belang. Zijn de mensen een inwoner van de stad of komen de mensen van buiten de stad? Zijn het mensen met een specifiek geloof, waarvoor separate maatregelen genomen moeten worden? Het statische of dynamische beeld van de getroffene informatie speelt een rol. Statische informatie is relatief makkelijker te interpreteren, Ook uit informatie over vergunningen kan getroffene informatie afgeleid worden (bijvoorbeeld: aanwezigheid van een verpleegtehuis of een school in het incidentgebied). Voor de brandweer is informatie over de getroffenen belangrijk voor het deelproces redden van mens en dier. Het begrip en de betekenis van het informatieproduct getroffene informatie kan leiden tot verwarring. Het algemene begrip getroffene bestaat uit meerdere soorten informatie. Voorbeelden hiervan zijn: Geaggregeerde informatie over de getroffenen (bijvoorbeeld aantallen en aard letsel) ten behoeve van het proces Voorlichting, Informatie (over aard letsel en locatie) voor verwanten in het kader van het proces Registratie slachtoffers, In algemene zin kan gesteld worden dat een met de term evacue iemand wordt bedoeld die uit het incidentgebied is gehaald, met de term getroffene wordt een subject bedoeld. Het kan van belang zijn om binnen de getroffenen verschillende groepen te onderscheiden, bijvoorbeeld slachtoffers versus daders. 21 / 37

22 4.2.4 Situatie rapportage De situatie rapportage betreft de formele rapportage met als onderwerp het totaalbeeld, verslaglegging van de actuele situatie, verwachte ontwikkelingen, knelpunten, te nemen besluitpunten en/of gevraagde terugkoppeling. In het overzicht van de kern van de multidisciplinaire informatieproducten (paragraaf 4.2) zijn een aantal informatieproducten benoemd, die onderdeel zijn van de situatierapportage. Omdat de optelsom van de informatieproducten het mogelijk maakt om het totaalbeeld weer te geven, wordt het informatieproduct situatierapport hier separaat besproken. Het situationele beeld is een gezamenlijk informatieproduct. Op basis hiervan stelt iedere organisatie de eigen analyse en planvorming op. Over deze uitkomsten (inzet, maatregelen etc) worden vervolgens weer de andere partners geïnformeerd. Hierbij wordt de volgende lijn gehanteerd: informatie verzamelen, gezamenlijk beeld opbouwen, analyse van de informatie, consolidatie van het beeld, vertalen naar eigen planvorming, delen en uitwisselen van de bevindingen en keuzes die hierbij gemaakt zijn. Met name de uitzonderingen worden gerapporteerd (deze gaan buiten de eigen planvorming om). Voorbeelden van uitzonderingen zijn : situatie specifieke maatregelen, zwaartepunten en prioriteitstelling. Dit impliceert dat er duidelijke afspraken tussen de partijen gemaakt moeten worden, indien de situatierapporten onderling gedeeld en uitgewisseld worden. Het zomaar delen van de (monodisciplinaire) rapportages levert geen toegevoegde waarde voor de andere organisaties. Voorbeeld hiervan is dat de gemeente heeft aangegeven, dat de situatierapporten voor iedereen begrijpelijk moeten zijn en niet moeten bestaan uit vakjargon. Een ander gevaar schuilt in een informatie-overload in een tijdkritische situatie. Hierdoor kan de kerninformatie en de noodzakelijke overdracht van informatie verloren gaan. Situatierapporten worden ook monodisciplinair gebruikt. De organisaties hebben dan hun eigen specifieke onderwerpen, die in de eigen sitrap (moet) komen te staan. Als voorbeeld: de GHOR gebruikt de samenstelling METHANE 7 voor de opbouw van de eigen sitrap GRIP-status De GRIP-status betreft de aanduiding van het huidige GRIP-niveau bij het betreffende incident. Deze informatie geeft de veiligheidspartners informatie over de omvang van het incident, en de inzet en mate van opschaling van de overige partners. Vanaf GRIP 3 worden de gemeenten geïnformeerd, vanaf dat moment heeft de gemeente een zwaardere rol in het incident. De gemeente neemt vervolgens het besluit tot wel of niet afschalen. Bovenstaande betekent niet, dat de gemeenten niet bij GRIP 0 t/m 2 geïnformeerd willen worden. Ook over deze situaties wil de gemeente op de hoogte worden gebracht, zodat eventueel de burgemeester tijdig geïnformeerd kan worden. 7 METHANE staat voor: M = major incident standby or declared (if appropriate), E = exact location of incident, T = type of incident, H = hazards (both present and potential), A = access and egress routes, N = number, severity and type of casualties, E = emergency services present on scene and further. 22 / 37