Innovatieprogramma aardgasvrije en frisse basisscholen

Transcriptie

1 Den Haag, 4 juli 2018 Oproep Innovatieprogramma aardgasvrije en frisse basisscholen Leren van 10 pilots Door Platform31 & Ruimte-OK Subsidieverstrekker Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Oproep 3 3. Budgetverdeling 3 4. Doelstelling innovatieprogramma 4 5. Doelgroep 4 6. Uw investering 4 7. Wat krijgt u terug? 5 8. Selectiecriteria 5 9. Aanmelding Tijdspad 7 Bijlage 1: Bredere context 8 Bijlage 2: Begeleidende partijen 9 Bijlage 3: Toelichting op begeleiding (na selectie) 11 2

3 1. Inleiding Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft uit de klimaatenveloppe 2018 een budget van 5 miljoen voor haar bestedingsplan verduurzaming basisscholen toegekend gekregen. De klimaatdoelstellingen van 49% CO2 reductie in 2030 zijn aanleiding om voor de onderwijssector, als onderdeel binnen de utiliteitsbouw, een handelingsperspectief te genereren en daarvoor repeteerbare verduurzamingsconcepten te ontwikkelen. Naast de klimaatdoelstellingen verdient ook het binnenklimaat (frisse scholen) op scholen blijvende aandacht. Veel scholen kampen met een slecht binnenklimaat. De in 2014 gesloten Green Deal Scholen heeft laten zien dat een integrale aanpak, waarin het verbeteren van de energetische kwaliteit van het gebouw in samenhang met de verbetering van het binnenklimaat wordt bekeken, het handelingsperspectief voor de verduurzaming van scholen wordt vergroot. 2. Oproep In het regeerakkoord en het Interbestuurlijk Programma zijn afspraken gemaakt over het tempo waarin de gebouwde omgeving aardgasvrij (of klaar voor het afkoppelen van het aardgas) dient te worden gemaakt. Deze afspraken zijn aanleiding geweest om ook voor de onderwijssector, als onderdeel binnen de utiliteitsbouw, een handelingsperspectief richting aardgasvrij te genereren. Het ministerie van BZK stelt een budget van 5 miljoen beschikbaar voor gemeenten die in 2018 willen starten met een innovatieprogramma voor het aardgasvrij en fris maken van bestaande schoolgebouwen (Primair Onderwijs). In dit innovatieprogramma leert de gemeente samen met het schoolbestuur en het bedrijfsleven hoe een bestaand schoolgebouw succesvol van het aardgas af kan worden gehaald, hoe het binnenklimaat verbeterd kan worden en de energierekening betaalbaar blijft. Gemeenten kunnen tot 1 oktober 2018 hun aanmelding indienen om in aanmerking te komen voor een decentralisatieuitkering uit het gemeentefonds. Dit met het doel een schoolgebouw te verduurzamen en het gebouw gereed te maken voor een aardgasvrije toekomst. Het ministerie van BZK en de Vereniging Nederlandse Gemeenten(VNG) hebben begin juli 2018 een gezamenlijk persbericht gepubliceerd waarin dit innovatieprogramma is aangekondigd. Voor de meest actuele informatie kunt u zich richten tot de website Hieronder wordt nader aangegeven welke informatie nodig is om uw aanmelding voor selectie ten behoeve van de decentralisatie-uitkering in het kader van het innovatieprogramma aardgasvrije en frisse basisscholen in te dienen. 3. Budgetverdeling Het budget van 5 miljoen wordt als volgt besteed: 3,5 miljoen als bijdrage voor 10 beoogde renovaties en 1,5 miljoen voor programmatische ondersteuning. De programmatische ondersteuning wordt verzorgd door Platform31 en Ruimte- OK en het budget hiervoor omvat ook een rekenvergoeding aan marktpartijen ten behoeve van het ontwikkelen van innovatieve en repeteerbare verduurzamingsconcepten. 3

4 Het budget van 3,5 miljoen euro voor de 10 renovaties (10 x ) is een bruto bedrag inclusief BTW. Voor zover declaratie van de BTW plaats kan vinden via het BTW-compensatiefonds wordt een deel van het budget via het BTWcompensatiefonds ontvangen. De 10 geselecteerde gemeenten ontvangen het netto bedrag, aldus zonder de te declareren BTW via het BTW-compensatiefonds, in de vorm van een decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds. 4. Doelstelling innovatieprogramma In dit innovatieprogramma Aardgasvrije en frisse basisscholen gaan we leren van 10 pilots tijdens de ontwikkeling en toepassing van repeteerbare aardgasvrije oplossingen voor de meest energie-onzuinige bestaande schoolgebouwen. Dit zodat snelheid en kostendaling bij opschaling gerealiseerd kan worden en opgedane expertise breed inzetbaar wordt voor de verduurzamingsopgave binnen de onderwijshuisvesting. De opgedane kennis en ervaring uit voorgaande trajecten als de Green Deal Scholen en het innovatieprogramma School Vol Energie zullen dit programma ondersteunen. Meer informatie hierover is te lezen is bijlage 1: Bredere Context. 5. Doelgroep Dit programma is bedoeld voor gemeenten die zich samen met schoolbesturen aan het oriënteren zijn op het proces van verduurzaming van hun onderwijsgebouwen voor primair onderwijs. Om als gemeente in aanmerking te komen voor middelen uit de innovatieregeling, dient het College van B&W zich te committeren aan het programma zoals aangegeven in deze uitvraag. De scholen gaan aan de slag met een experimentele aanpak die beoogt kostendaling, repeteerbaarheid en snelheid in het proces van de verduurzaming van hun gebouwen te realiseren. Om die reden wordt aandacht gevraagd voor gebouwtypologieën die kansrijk zijn voor het ontwikkelen van innovatie en aanpak ten behoeve van repeteerbaarheid. 6. Uw investering Dit innovatieprogramma Aardgasvrije en frisse basisscholen is bedoeld om te stimuleren dat de renovatie van een bestaande basisschool leidt tot een aardgasvrij schoolgebouw met een goed binnenklimaat. Daarmee is het aanvullend op een traditionele renovatie en de daarbij horende kosten. Van u wordt dan ook verwacht dat u, samen met eventuele partners, de overige kosten voor de renovatie in gezamenlijkheid voor uw rekening neemt. Een onderbouwde inschatting van het totale renovatiebudget en voorgestelde kostenverdeling tussen gemeente en schoolbestuur, dient helder aangegeven te worden in de aanvraag. Ook geeft u aan op welke wijze deze onderlinge afspraken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in het Integraal Huisvestings Plan (IHP), het Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) en/of bij de besteding van de ontvangen rijksvergoedingen vanuit de Materiele Instandhouding. Naast de financiële investering wordt van u en uw samenwerkingspartners een zeer proactieve houding en tijdsinvestering vereist ten aanzien van het leertraject van dit Innovatieprogramma Aardgasvrije en frisse basisscholen. De programma-ondersteuning door Platform31 en Ruimte-OK vervult nadrukkelijk niet de rol van gedelegeerd opdrachtgever. Zij treden op als onafhankelijke adviseur en als aanjager van proces en inhoud tussen gemeente, schoolbestuur (opdrachtgevers), gebruikers en opdrachtnemer. Ook zullen zij het gezamenlijke leertraject opstellen welke uiteindelijk toeleverend zal zijn aan het kennis en leertraject van het nationale programma aardgasvrije wijken. 4

5 7. Wat krijgt u terug? Financiële ondersteuning Gemeenten ontvangen voor het project een financiële bijdrage van als deel van de totale investering van het renovatietraject. Deze uitkering is onafhankelijk van projectgrootte. De besteding van de middelen zal, in onderlinge afstemming met het betreffende schoolbestuur, in het projectvoorstel tot uiting te komen. Daarbij krijgt het schoolbestuur tot en met 2019 kosteloze professionele begeleiding tijdens het ontwikkelingstraject van innovatieve concepten. Deelnemende marktpartijen ontvangen voor de aanbestedingen een rekenvergoeding vanuit het programma. Professionele begeleiding Doelstelling van de begeleiding van Platform31 en Ruimte-OK is om pilots zo ver mogelijk te helpen richting een haalbare uitvoering (tot aannemingsovereenkomst), en lessen te trekken welke voor de hele sector interessant zijn. Meer informatie over de begeleidende partijen is te lezen is bijlage 2: Begeleidende partijen. Vanaf de selectie en bekendmaking van pilots (in oktober 2018) tot en met 2019, zullen de begeleiders van Platform31 en Ruimte-OK ondersteuning geven bij de opeenvolgende en/ of parallel uit te voeren activiteiten: Hierbij kan worden gedacht aan de volgende activiteiten (NB: afhankelijk van fase waarin project zich bevindt); Opstellen van afspraken tussen gemeente en schoolbestuur. Dit ten behoeve van het inzichtelijk krijgen van de rollen (waaronder het bouwheerschap) en financiën; Bepalen van de projectkaders/ prestatie-eisen en benodigde voorbereidende besluitvorming; Opstellen indicatieve business case aardgasvrije en frisse scholen (haalbaarheid); Helpen opstellen van programma van eisen in overleg met gebruikers; Helpen opstellen van uitvraag- en aanbestedingsdocumenten (gunningsleidraad en vraagspecificatie) in verband met selectie van marktpartijen; Ondersteuning selectieprocedure van beoogd opdrachtnemer/ consortium; Inhoudelijke ondersteuning aan marktpartijen/ consortia voor aanbodontwikkeling; Bewaken processtappen en project risico s voor alle betrokkenen; Faciliteren uitwerkingsfase; helpen opstellen van uitvoeringsovereenkomst opdrachtgever-opdrachtnemer; Monitoring en terugkoppelen leermomenten (opstellen rapportages). De opgedane kennis en ervaringen zullen toeleverend zijn aan het kennis en leertraject van het nationale programma aardgasvrije wijken. Een nadere toelichting op deze begeleiding treft u in bijlage 3: toelichting begeleiding. 8. Selectiecriteria Een stuurgroep, samengesteld uit vertegenwoordigers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de PO-Raad, selecteert 10 pilots uit de ingediende projectvoorstellen. De stuurgroep adviseert de Minister van BZK over het verstrekken van een decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds om deze geselecteerde projecten mede mogelijk te maken. 5

6 Naast de minimale prestatie-eisen (uw investering) zoals omschreven is in hoofdstuk 6, zullen de volgende aspecten in de definitieve selectie worden meegewogen: actieve houding en participatie in het innovatieprogramma (motivatie en leereffect); commitment van school en gemeente (besluit van directie resp. College van B&W); regionale spreiding (voldoende diversiteit); veel voorkomende type PO gebouwen (mate van repeteerbaarheid); Verbinding met de proeftuinen dan wel de Green Deal aardgasvrije wijken is een pré in de selectie. 9. Aanmelding Om in aanmerking te komen voor selectie van de decentralisatie-uitkering in het kader van dit innovatieprogramma dient de gemeente zich aan te melden. In deze aanmelding dient een onderbouwing gegeven te worden op de volgende onderdelen: Algemeen: Naam van de gemeente, naam van de wijk, naam van het schoolbestuur en de school. Omvang van het schoolgebouw (m2 BVO, aantal leerlingen, aantal groepen) Leerlingprognose voor komende 10 jaar Oorspronkelijk bouwjaar van het schoolgebouw (incl. eventuele jaartallen van uitbreidingen zover bekend) Plattegrond van het schoolgebouw (dit mag ook een kopie zijn van het vluchtplan) Foto s van het schoolgebouw (buiten- en binnenzijde; minimaal een buitenfoto van de gevel en minimaal een foto van een lokaal en toiletgroep). Globale informatie over bouwtechnische en energetische kwaliteit van het gebouw. Contactgegevens contactperso(o)n(en) gemeente en schoolbestuur. Motivatie en toelichting: Een korte motivatie (indicatief twee A4) waarom wordt deelgenomen aan het programma. In deze motivatie wordt aandacht gevraagd voor de volgende elementen: Aanpak en status: Onderschrijving van het ambitieniveau van het innovatieprogramma (Aardgasvrij en Frisse School Klasse B); Korte toelichting op de reeds ondernomen activiteiten in de initiatie en oriëntatiefase van het betreffende renovatieproject. Beschrijving relatie met gemeentelijke planvorming zoals het Integraal HuisvestingsPlan (IHP), een gemeentelijk warmteplan/ lokaal Klimaatakkoord of het Meerjarenonderhoudsplan van het schoolbestuur. Wijze waarop het aardgasvrij maken van het schoolgebouw is verbonden is met mogelijk zicht op de toekomstige warmtevoorziening in de wijk; loopt er al een programma in verband met aardgasvrije wijken, is deze wijk eraan verbonden? Een beknopte inschatting van de slagingskansen van het renovatieproject. Draagvlak en leerelementen: 6

7 Beschrijving betrokkenheid (commitment) en lopende afspraken schoolbestuur en-of marktpartijen; Beschrijving van de leermomenten die men verwacht op te kunnen doen in dit programma en die meerwaarde bieden voor andere scholen; Toelichting of gemeente en schoolbestuur bereid zijn om op innovatieve manier het proces te doorlopen. Financiën en haalbaarheid: Toelichting op de inzet van de financiële rijksbijdrage in het pilotproject (incl. BTW); Onderbouwde inschatting van het projectbudget en voorgestelde kostenverdeling tussen gemeente en schoolbestuur. Hierbij de bedragen zowel inclusief als exclusief BTW aangeven. Inschatting van de te declareren BTW via het BTW-compensatiefonds. Inschatting van de te halen besparingen in de exploitatie van het schoolbestuur. Uw aanvraag, voorzien van een besluit van het College van B&W waarin wordt ingestemd met het indienen van de aanvraag en daarmee het aangaan van een inspanningsverplichting, kunt u tot uiterlijk 1 oktober om 12:00 uur sturen naar info@aardgasvrijescholen.nl. In geval van toelichtende vragen kunt u contact opnemen met Platform31 en/of Ruimte-OK via info@aardgasvrijescholen.nl of Tijdspad Het project kent een duidelijke sturing op tijd om er zeker van te zijn dat de beschikbare middelen ook daadwerkelijk kunnen worden ingezet. Maatgevend zijn daarbij de volgende momenten: Juli 2018: Open oproep t.b.v. werving van gemeenten en pilots. Oktober 2018: Uiterlijk indienen aanmeldingen/ motivaties gemeenten op 1 oktober 2018, uur. Bekendmaking van advies stuurgroep over de 10 pilots December 2018: Verstrekking middelen via decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds aan 10 geselecteerde gemeenten/pilots (decembercirculaire) ,- per pilot. Juni 2019: Competitie, aanbestedingen renovatieplannen December 2019: Uitwerking van renovatieplannen (opstellen aannemingsovereenkomsten) Deze planning houdt rekening met de schoolvakantie. 7

8 Bijlage 1: Bredere context Dit innovatieprogramma rondom 10 pilots staat niet op zichzelf. Het dient gezien te worden in de bredere context van de huisvestingsopgave en ontwikkelingen waar schoolbesturen en gemeenten zich gezamenlijk voor gesteld zien. Dit programma legt daarmee een belangrijke basis voor de toekomst. Het vormt een investering voor de langere termijn. Het maakt kennis niet alleen inzetbaar voor dit project, maar ook voor toekomstige projecten. Alles wat met dit programma aan ervaringen wordt opgedaan zal dusdanig worden verwerkt dat het inzetbaar is en blijft voor de opgave naar de toekomst. Green Deal Scholen Een gezonde leer- en werkomgeving in een voor schoolbesturen betaalbaar gebouw. Dat is het doel waarvoor in 2015 diverse partijen het akkoord voor Green Deal Scholen tekenden. De Green Deal Scholen is een samenwerking tussen vertegenwoordigers van het primair onderwijs, voorgezet onderwijs, gemeenten, huisvestingsdeskundigen en verschillende ministeries. De Green Deal Scholen heeft de afgelopen twee jaar schoolbesturen én gemeenten een helpende hand toegestoken door onafhankelijke kennis te bundelen en scholen op weg te helpen in de stappen die zij kunnen nemen. Het programmateam van Green Deal Scholen bestaat uit VNG, PO-Raad, VO-Raad, Klimaatverbond Nederland, Ruimte-OK, RVO.nl, GGD GHOR Nederland en Platform31. Uit de GreenDeal Scholen kwam vooral naar voren dat een integrale aanpak waarbij niet alleen duurzaamheid maar ook het binnenklimaat deel van uit maakt, nodig is. De financiële stromen dienen hier ook op aan te sluiten. School vol Energie is een maatschappelijk innovatieprogramma dat heeft plaatsgevonden van als onderdeel van de Green Deal Scholen, onder leiding van Platform31. Doelstelling was om vraag en aanbod naar Nul op de Meter renovaties voor gestandaardiseerde na-oorlogse scholen te stimuleren en ontwikkelen aan de hand van pilots. De ervaringen en expertise opgedaan bij dit traject van vraagactivatie en aanbodstimulans voor scholen zijn vergelijkbaar en relevant voor dit nieuwe programma, met een ander ambitieniveau. Uitvoeringsprogramma Green Deal scholen: Resultaten van de Green Deal Scholen: 0in%20beeld%20DEF.pdf Frisse Scholen Een goed binnenmilieu heeft een positief effect op de gezondheiden het functioneren van leerlingen en onderwijzend personeel. Bij ver- en nieuwbouwplannen is het dus belangrijk vooraf eisen te stellen aan het ontwerp van het gebouw en de installaties. Naast een optimaal binnenmilieu is daarbij ook een beperkt energiegebruik essentieel alleen al vanwege de kosten. Om u hierbij te ondersteunen heeft de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) in 2008 het Programma van Eisen Frisse Scholen laten ontwikkelen. Een vierde versie van het Programma van Eisen Frisse Scholen is in opdracht van het ministerie van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bijgewerkt aan de eisen in het Bouwbesluit zoals per 1 januari 2015 van kracht zijn. PVE Frisse Scholen: 8

9 Bijlage 2: Begeleidende partijen Over Platform31 Kennis- en netwerkorganisatie Platform31 ziet de trends in stad en regio. We verbinden beleid, praktijk en wetenschap rondom actuele vraagstukken en komen tot een aanpak waarmee bestuurders, beleidsmakers en uitvoerders direct aan de slag kunnen. De oplossingen houden we niet voor onszelf: iedereen profiteert mee van de resultaten. Platform31 heeft ruime ervaring opgedaan met het regisseren van maatschappelijke innovatieprogramma s, waarbij het doel is om nieuwe transacties tussen vraag en aanbod te bewerkstelligen, via de ontwikkeling van proposities. Vanuit een prestatie gedreven vraag wordt de markt uitgedaagd om tot verleidelijk en passend aanbod te komen dat op pilots uitgetest kan worden. Het experiment levert daarbij cruciale informatie over de kansen en belemmeringen waar tegenaan gelopen wordt, die uiteindelijk de haalbaarheid van pilotuitvoering en opschaling bepalen. Dit levert de markt en de overheid handvatten voor hun toekomstig beleid en investeringen. School vol Energie Platform31 heeft afgelopen 2,5 jaar leiding gegeven aan het maatschappelijk innovatieprogramma School vol Energie, onderdeel van de Green Deal Scholen. De ervaringen en expertise opgedaan bij dit traject van vraagactivatie en aanbodstimulans voor gestandaardiseerde na-oorlogse scholen zijn erg vergelijkbaar en relevant voor het nieuwe programma. De ambities verschillen enigszins, maar de ontwikkelde documenten, processen en geleerde lessen zijn heel bruikbaar. In het programma School vol Energie zijn 45 casussen onderzocht, hebben 6 pilots uitgebreide ondersteuning gekregen en zijn er uiteindelijk 3 pilots in de uitwerkingsfase beland met geselecteerde koploper consortia. De renovaties staan gepland eind Het programma heeft een landelijke competitie georganiseerd waaruit in totaal 5 koplopers zijn ontstaan. De bekendheid van het Green Deal programma in de markt is groot gebleken, en de uitvoering van pilots zullen de Nul op de Meter propositie van School vol Energie nog veel bekendheid gaan geven. Belangrijke resultaten van programma zijn de volgende ontwikkelde kennis en procesdocumenten: 1. Nul op de Meter businesscase: uniek rekenmodel dat een maximaal plafondbudget genereert op basis van gecombineerde geldstromen; 2. Intentie-overeenkomst tussen gemeente en schoolbestuur: Deze overeenkomst beschrijft de verantwoordelijkheden van gemeente, schoolbestuur en onafhankelijk begeleider bij de totstandkoming van een School vol Energie renovatie. Vanwege gedeelde verantwoordelijkheid, gezamenlijke financiering, afspraken over risico-mitigatie en de nieuwe werkwijze is deze overeenkomst essentieel bij de start van een pilot; 3. Risicomatrix: belangrijkste risico s en mitigatievoorstellen; 4. Prestatie-uitvraag conform groene tabel ; 5. voorbeeld indieningen van beoogd opdrachtnemers/ koplopers; 6. verantwoording keuze/ selectie voor beoogd opdrachtnemer; 7. samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtgever; 8. format uitvoeringsovereenkomst; Het programma heeft in 3 steden/ regio s tot vervolgaanpakken geleid, gebaseerd op School vol Energie, 9

10 Over Ruimte-OK Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang (Ruimte-OK) is opgericht op initiatief van de PO-Raad, de VO-raad, de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Waarborgfonds Kinderopvang, waar later de Brancheorganisatie Kinderopvang bij is aangesloten. Ruimte-OK is er voor scholen, gemeenten en kinderopvangorganisaties. Een onafhankelijke organisatie met expertise op het gebied van ontwikkeling, financiering en organisatie van huisvesting voor onderwijs en kinderopvang. We delen praktische kennis en ondersteuning en helpen de juiste vragen te stellen. Zo bevorderen we professioneel opdrachtgeverschap en werken we aan betere kwaliteit van huisvesting en een gezonde exploitatie in het onderwijs en de kinderopvang. Om dit te bereiken biedt Ruimte-OK verschillende vormen van ondersteuning: Helpdesk voor praktische vragen Cursussen & trainingen Fase 0 gesprekken om te helpen bij de eerste stap Maatwerkondersteuning Kennisdeling via tools, brochures en de website Excursies en inspiratietours Kennisdag Kwaliteitskader Huisvesting Primair Onderwijs en Kwaliteitskader Huisvesting Voortgezet Onderwijs Ruimte-OK heeft een aantal jaar geleden in opdracht van het ministerie van OCW het voorlichtingstraject rondom de overheveling van het buitenonderhoud voor het Primair Onderwijs uitgevoerd. Een traject waarbij een succesvolle implementatie van de nieuwe wet het doel is geweest. Door middel van regiobijeenkomsten, voorlichting, brochures en individuele ondersteuning werd professioneel opdrachtgeverschap versterkt en werd het gesprek tussen gemeente en school gefaciliteerd. Daarnaast heeft Ruimte-OK samen met o.a. Platform 31 en Klimaatverbond Nederland geparticipeerd in de Green Deal Scholen. In het tweejarige uitvoeringsprogramma van de Green Deal Scholen, verzorgden we de kennis- en ontwikkelfunctie (informatiebijeenkomsten, helpdesk, website, voorlichting, nieuwsbrieven, kennisdocumenten en tools) en waren we verantwoordelijk voor de resultaatslijn die verbinding tussen vraag-aanbod beter in kaart moest brengen met bewezen aanpakken. Zo zijn er 85 goede voorbeelden uitgewerkt tot praktijkvoorbeelden op de website (inclusief de eerste aardgasvrije concepten). 15 praktijkvoorbeelden zijn verder geanalyseerd en hebben informatie en nieuwe kengetallen op het gebied van verduurzaming opgeleverd. 10

11 Bijlage 3: Toelichting op begeleiding (na selectie) Vanaf de selectie en bekendmaking van pilots door de stuurgroep medio oktober 2018, zullen de 10 geselecteerde pilotprojecten ondersteuning krijgen van Platform31 en Ruimte-OK bij de opeenvolgende en/ of parallel uit te voeren activiteiten. Dit is afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt: 1. Intakegesprek met de bij het pilotproject betrokken partijen 2. Bepalen van projectkaders en indicatieve businesscase aardgasvrij 3. Opstellen van uitvraag en aanbestedingsdocumenten 4. Selectieprocedure van beoogd opdrachtnemer uit groep van preferred suppliers 5. Inhoudelijke ondersteuning aan marktpartijen 6. Procesbegeleiding van uitwerkingsfase 7. Afspraken over uitvoering Een zeer pro-actieve houding van alle partijen is in dit innovatieve traject vereist. De programma-ondersteuning vervult uitdrukkelijk niet de rol van gedelegeerd opdrachtgever, maar als onafhankelijke adviseur en aanjager van proces en inhoud tussen gemeente, schoolbestuur (opdrachtgevers), gebruikers en opdrachtnemer. Doelstelling van de begeleiding is om de pilots zo ver mogelijk te helpen richting een haalbare uitvoering (tot aannemingsovereenkomst), en lessen te trekken over kansen en belemmeringen voor/ aan de hele sector. Intakegesprek met de bij het pilotproject betrokken partijen Direct na de selectie en bekendmaking van de 10 pilots zal er een persoonlijke begeleider toegekend worden aan iedere casus. Deze zal met de betrokken partijen een kennismakings- en intake gesprek voeren om de startpositie van het project te kunnen bepalen. Bepalen van projectkaders en indicatieve businesscase De minimale prestatie-eisen voor het project zijn vastgesteld op aardgasvrije en frisse scholen klasse B, maar per project zal moeten worden vastgesteld wat hiervan de indicatieve consequenties zijn, wat het uitgangspunt is en wat nog eventueel wenselijk maatwerk is. Alle projectinformatie en rapportages dienen aangeleverd te worden en gesprekken met gebruikers zullen worden gevoerd om eisen en wensen nader te specificeren. De meest generieke pilotcasus zal dienen als indicatie voor de businesscase, waaraan overige pilots zich kunnen spiegelen. Resultaten van de aanbesteding zullen de marktprijs bepalen. Opstellen van uitvraag en aanbestedingsdocumenten Met ondersteuning van de pilotbegeleider en het team van Platform31 en Ruimte-OK zal een prestatie-uitvraag (gunningsleidraad en vraagspecificatie) worden opgesteld door het schoolbestuur, op basis van de projectkaders en het programma van eisen en wensen. Een formele aanbestedingsprocedure zal hiermee worden ingezet. Selectieprocedure van beoogd opdrachtnemer uit groep van preferred suppliers De eerste aanbesteding moet leiden tot de selectie van een beoogd opdrachtnemer (door opdrachtgevers) en een groep van 3 tot 5 preferred suppliers (door onafhankelijke jury). Bij volgende pilotaanbestedingen wordt de uitvraag onderhands en exclusief aan de geselecteerde preferred suppliers verstrekt, teneinde maximaal innovatiepotentieel te 11

12 bereiken. De pilotbegeleider assisteert bij de selectie zodat een transparante en onderbouwde selectie plaats kan vinden. Marktpartijen ontvangen een rekenvergoeding vanuit het programma voor deelname aan iedere aanbesteding. Inhoudelijke ondersteuning aan marktpartijen Een innovatiecoach zal actief marktpartijen aan de opgaven proberen te betrekken en koppelen. De geselecteerde preferred suppliers zullen van deze innovatiecoach hulp ontvangen bij het opstellen en uitwerken van hun concepten, zodat er een focus op innovatie en repeteerbaarheid ontstaat. De balans tussen gevraagde prestaties, haalbaarheid in uitwerking en innovatie voor opschaling zal door de innovatiecoach worden gemonitord en teruggekoppeld. Procesbegeleiding van uitwerkingsfase De pilotbegeleider zal na selectie de totstandkoming van een intentieovereenkomst tussen gemeente, schoolbestuur en beoogd opdrachtnemer faciliteren, waarin de afspraken voor de uitwerkingsfase zijn vastgelegd. Hierna volgt een uitwerkingstraject waarin de piotbegeleider de processtappen en risico s voor alle betrokkenen probeert te duiden. Doel is om een plan uit te laten werken binnen de kaders dat haalbaar is in uitvoering. Afspraken over uitvoering Het programma eindigt eind 2019, met als streven om een uitvoeringsovereenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te bewerkstelligen. Inhoudelijk zal het projectteam adviseren bij de totstandkoming van een generieke overeenkomst, die de pilotbegeleiders op maat kunnen laten specificeren voor de verschillende pilots. 12