Automatisering van documentprocessen met een digitale pen

Transcriptie

1 Automatisering van documentprocessen met een digitale pen

2 Inhoud Inleiding...3 In het kort...3 Waardepropositie...3 Voordelen, doelmarkten & toepassingen...5 Voordelen...5 Ideale omgeving...5 Doelmarkten...5 Gangbare toepassingen...6 Korte beschrijving...7 PlanetPress Capture in het kort...7 Workflow...7 Onderscheidende kenmerken... 8 Hoe werkt het?...9 Bijlage Technische gegevens Specificaties & vereisten Specificaties van de digitale pen van Anoto Vereisten pc-software Overwegingen van wettelijke aard

3 Inleiding In het kort Een stabiele en betrouwbare cashflow is een van de meest cruciale aspecten van een gezond bedrijf. Geld op de bank betekent dat je bedrijf veilig is, maar ook dat je de mogelijkheid hebt te investeren in projecten en kansen waardoor je bedrijf kan groeien. Bedrijfsprocessen behoren vandaag de dag tot de meest kritische aspecten van alle bedrijven. Om te overleven in economisch zware tijden moeten bedrijven inzicht hebben in deze processen en ze aanpassen, zodat ze efficiënter kunnen werken en concurrerend blijven. Bij nader onderzoek valt op dat de essentiële activiteiten van de meeste bedrijven sterk afhankelijk zijn van papieren transacties. In de meeste bedrijven komt 80% van de transacties nog altijd tot stand via een papieren document dat handmatig verwerkt moet worden. Facturen, vrachtbrieven en orderformulieren zijn meestal papieren documenten die ingevuld en ondertekend moeten worden om de transactie vast te leggen en betaling te kunnen eisen. De kosten van het produceren, beheren en verwerken van transactionele documenten zijn aanzienlijk. Wie de moeite neemt om deze kosten te analyseren ziet al snel waar kan worden bespaard en hoe de productiviteit kan worden verbeterd. Automatisering van een op papieren documenten gebaseerde workflow met digitale pen- en papiertechnologie is daarbij één mogelijkheid. Hoewel mensen het vastleggen van documenten meestal associëren met scannen, zijn er ook andere oplossingen. Met de digitale pen-en-papiertechnologie kan een paar seconden nadat een contract is ondertekend of een pakket is afgeleverd, al een factuur worden gemaakt. Hierdoor wordt een proces versneld en worden kostenbespaard. PlanetPress Capture verbetert documentgestuurde bedrijfsprocessen en zorgt voor een efficiëntere documentenstroom. ARCHIVEREN publiceren op het WEB CAPTURE PRINTEN 1 Data Capture in Transportation and Logistics, 2009, Manufacturing Insights, an IDC Company. 3

4 Waardepropositie Wanneer de digitale pen wordt gebruikt op een eenvoudig vel papier met een speciaal patroon, kunnen verscheidene processen automatisch in gang worden gezet: er kan een factuur worden gemaakt die elektronisch naar de ontvanger wordt verstuurd, en er kan een kopie van het ondertekende document worden gearchiveerd. De gegevens die van de pen naar een server worden overgebracht kunnen elk willekeurig bedrijfsproces in gang zetten. PlanetPress Capture versnelt de order-to-cash-cyclus en voorkomt menselijke fouten en verminderd handmatig werk. Centrale systemen zoals ERPworden in realtime bijgewerkt met de relevante informatie. Dit proces kan nog doelmatiger worden gemaakt met intelligente tekenherkenning (Intelligent Character Recognition (ICR)). De tijd die wordt besteed aan gegevensinvoer en validatie van formulieren kan nu tot een minimum worden beperkt, aangezien handgeschreven tekst wordt omgezet in digitale gegevens. Bedrijfsprocessen die volgen kunnen direct in gang worden gezet. Met PlanetPress Capture hebben organisaties de mogelijkheid in realtime en met digitale nauwkeurigheid bedrijfsprocessen in te richten en de huidige werkwijze te handhaven. 4

5 Voordelen, doelmarkten & toepassingen Voordelen Het gebruik van digitale pen- en papiertechnologie voor het registreren van gegevens heeft verscheidene voordelen. Een van de belangrijkste is minder vertraging bij informatieverwerking. Het automatiseren van kritische bedrijfsprocessen zoals factureren kan een organisatie helpen zijn resultaat te verbeteren. Hoe sneller een factuur wordt verzonden, hoe sneller betaling kan worden ontvangen. Bedrijfsprocessen versnellen ʡʡIn realtime bedrijfsprocessen inrichten die in gang worden gezet door een handtekening ʡʡTijdverlies door het scannen van documenten en het invoeren van gegevens voorkomen ʡʡUpdate van bedrijfssystemen in realtime Kosten terugdringen ʡʡMinder handmatige gegevensinvoer en scannen ʡʡSnellere verwerking van gegevens uit formulieren ʡʡBetere order-to-cash-cyclus De documentkwaliteit verbeteren ʡʡFouten tot een minimum beperken doordat gegevens niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd ʡʡDe archiefkwaliteit verbeteren door digitale originelen te gebruiken ʡʡDocumenten raken niet meer zoek Naadloze implementatie ʡʡMinimale opleidingseisen ʡʡIntegratie in elke IT-omgeving ʡʡGeen veranderingen in dagelijkse werkprocessen Ideale omgeving PlanetPress Capture is zeer geschikt voor organisaties die processen hanteren waarvoor een handtekening is vereist en die: transacties willen afhandelen zodra de handtekening is gezet oponthoud door handwerk willen elimineren (gegevensinvoer & scannen) willen dat hun bedrijfssystemen automatisch worden bijgewerkt willen dat documenten die afkomstig zijn uit verschillende bedrijfslocaties gemakkelijker kunnen worden beheerd de kosten van verzending van documenten naar het hoofdkantoor of de centrale locatie willen terugdringen geen ondertekende documenten willen kwijtraken de order-to-cash-cyclus willen verbeteren 5

6 Doelmarkten PlanetPress Capture is uitermate geschikt voor: ʡʡLogistieke bedrijven ʡʡIndustriële productie ʡʡField Services ʡʡDetailhandel Dit zijn verticale markten waar veel gebruik wordt gemaakt van papieren formulieren die uitsluitend worden afgedrukt om te worden ondertekend. Gangbare toepassingen Distributie - Bewijs van aflevering - Retournering van producten - Facturering Buitendienst - Werkbonnen - Inspectieformulieren - Tijdkaarten werknemers Industriële productie - Vrachtbrieven - Inventarisformulieren Detailhandel - Orderformulieren - Contracten - Werkbonnen 6

7 Korte beschrijving PlanetPress Capture in het kort PlanetPress Capture is geen standalone toepassing. Het is een combinatie van twee beproefde technologieën: PlanetPress Suite, een tool voor workflowautomatisering en Anoto, een digitale pen-en-papieroplossing. De Anoto-oplossing bestaat uit een digitale pen die handgeschreven tekst registreert en naar een server stuurt, waarbij een koppeling wordt gelegd tussen pen, papier en transactie. Op die manier is het mogelijk van documenten met handgeschreven onderdelen een zeer leesbare elektronische versie te creëren zonder dat het document handmatig hoeft te worden gescand. Geschreven tekst in speciaal daarvoor bestemde vakken wordt daarbij geïnterpreteerd en ingevoerd als gegevens. PlanetPress Suite voegt daar nog de kracht van workflowautomatisering aan toe. De informatie die is vastgelegd in de pen, wordt naar PlanetPress Suite gestuurd, waardoor de juiste bedrijfsprocessen in gang worden gezet. Workflow Hoe werkt het? Er worden zones voor de registratie van geschreven tekst aan het document toegevoegd. Het document wordt ondertekend met een digitale pen. Ook gegevens zoals hoeveelheden, data en artikelcodes kunnen worden herkend. De informatie wordt doorgestuurd naar de host. Direct na ontvangst van de gegevens kunnen processen automatisch in gang worden gezet. Received Quantity DATA Received Quantity FAX 7

8 Onderscheidende kenmerken Er zijn verscheidene digitale pen-en-papieroplossingen op de markt. Onderstaand de punten waarop PlanetPress Capture zich onderscheidt van andere technologieën: De enige oplossing die documentsamenstelling, -workflow en het registreren van gegevens verenigt PlanetPress Suite is de enige oplossing die organisaties in staat stelt de volledige levenscyclus van documenten te beheren. Van de samenstelling van documenten en workflowautomatisering tot het registreren van gegevens. Zodra de handtekening is gezet, kan ieder proces in gang worden gezet. Aan zowel bestaande documenten als nieuwe documenten kunnen zones worden toegevoegd waar gegevens en handtekeningen kunnen worden ingevuld. Met PlanetPress kunnen gebruikers op basis van ruwe gegevens sjablonen ontwikkelen die voldoen aan de bedrijfsregels, of zelfs op basis van bestaande documenten, met of zonder invoerzones. Sneller afdrukken en kostenvermindering dankzij in grootte aan te passen invoerzones en PostScript-afdrukken Andere oplossingen maken gebruik van paginavullende patronen waardoor de omvang van de gegevensstromen toeneemt en de afdruksnelheid afneemt. Met PlanetPress Capture kunt u de grootte van de invoerzones specificeren, zodat de patronen alleen daar worden toegevoegd waar gegevens moeten komen. PlanetPress maakt gebruik van Optimized PostScript voor het snel afdrukken van documenten in veeleisende omgevingen. Andere oplossingen sturen een API-oproep naar een centrale server om een paginavullend patroon te genereren. Dit kan voor vertragingen zorgen wanneer er sprake is van zwaar belaste systemen. Er zijn ook oplossingen die gedeeltelijke patronen leveren door delen van paginavullende patronen te verbergen. Deze verborgen delen zijn weliswaar niet zichtbaar, maar blijven wel deel uitmaken van het document, zodat ze het afdrukproces vertragen. Daarnaast slaat PlanetPress patronen op in een gecomprimeerd formaat (als een platte PostScriptafbeelding) en worden deze in een continu proces door de PostScript-printer gedecomprimeerd. Andere oplossingen slaan het paginavullende raster op als een paginagrote vectorafbeelding, waardoor de RIP-tijden enorm toenemen. Met onze unieke combinatie van geoptimaliseerde paginastromen en gecomprimeerde patronen creëert u de kleinst mogelijke pdf s voor opslag en behaald u de hoogst mogelijke afdruksnelheid. Minder oponthoud dankzij het lokaal afdrukken van patronen Andere oplossingen vereisen een doorlopende stabiele internetverbinding om de Anoto-patronen vanaf een server op afstand te kunnen opvragen. Met PlanetPress Capture kunnen patronen op een lokale server worden opgeslagen, waardoor deze direct toegankelijk zijn en printing-on-demandfunctionaliteit beschikbaar is. Geen kosten voor het gebruik van patronen Bij de meeste andere oplossingen worden de Anoto-patronen gebruikt op basis van kosten per pagina, wat aanzienlijke variabele kosten met zich meebrengt. PlanetPress Capture werkt met gebruiksklare patronen die lokaal worden opgeslagen op iedere productieserver. Er worden dus geen kosten per pagina berekend voor het gebruik van patronen, en de patronen kunnen steeds opnieuw worden gebruikt nadat ze naar de server zijn teruggestuurd. Intelligente tekenherkenning (ICR) PlanetPress Capture beschikt over ICR-technologie die handgeschreven tekst kan omzetten in digitaal formaat. De gegevens kunnen vervolgens in een workflow worden gebruikt om een proces in gang te zetten, het document te valideren en een database bij te werken. 8

9 Hoe werkt het? Invoerzones Voeg specifieke zones met het Anoto-patroon toe aan een document, zodat handgeschreven tekst kan worden geplaatst. Handgeschreven tekst toevoegen Wanneer met de digitale Anoto-pen handgeschreven tekst in een invoerzone wordt geplaatst, wordt deze tekst direct geregistreerd. 9

10 Gegevensoverdracht Handgeschreven tekst die door de pen is geregistreerd wordt verzonden naar de centrale server. waahier wordt de digitale versie van het originele formulier opgeslagen. Op deze manier ontstaat een digitaal archief van hoge kwaliteit.. Mobiliteit De digitale pen van Anoto ondersteunt Bluetooth en kan opgeslagen gegevens via een mobiele telefoon naar een centrale server sturen. Op die manier kan handgeschreven tekst op afstand worden binnengehaald. ICR PlanetPress Capture maakt gebruik van alfanumerieke intelligente tekenherkenning. Het kent ook een nauwkeurigheidswaarde aan de opgeslagen gegevens toe, op basis waarvan een validatieproces kan worden opgezet. Aan transactieformulieren kunnen speciale ICR-velden worden toegevoegd om handgeschreven tekst te kunnen registreren. Dankzij deze functie kunnen bijvoorbeeld handgeschreven hoeveelheden, data, tijden, artikelnummers, postcodes, meterstanden en adressen in systemen worden ingevoerd. Hiermee wordt handmatige gegevensinvoer overbodig. 10

11 Bijlage Technische gegevens ʡʡ600 dpi zwart tonerpatroon* dat wordt herkend door de digitale pen van Anoto ʡʡInvoerzones worden alleen afgedrukt op plekken waar met de hand gegevens moeten worden geplaatst ʡʡ herbruikbare patronen per server** ʡʡGelijktijdig beheer van meerdere bedrijfsprocessen per server ʡʡPrinting-on-demand ʡʡGebruik van een mobiele telefoon met Bluetooth om vanaf een willekeurige locatie gegevens opgeslagen in de pen naar de server te sturen * Het beste resultaat wordt bereikt als de achtergrond geen 100% zwarte toner bevat ** 10 patronen zijn gereserveerd voor systeemdoeleinden Specificaties & eisen Specificaties van de digitale pen van Anoto ʡʡGewicht: 30 g ʡʡAfmetingen: 157x21x18 mm ʡʡDatacommunicatie: USB 2.0 ʡʡTe gebruiken bij temperaturen tussen: 0 en 40 ºC ʡʡBatterij: Lithium-ion oplaadbaar (ingebouwd) ʡʡBatterijduur: 2 uur ʡʡStandby-tijd: 10 uur zonder dop / verscheidene weken met dop ʡʡOplaadtijd: Ongeveer 2,5 uur ʡʡOplaadmethode: Via op USB-poort aangesloten houder ʡʡMaximum aantal A4/Letter-pagina s dat in het geheugen past: 40 pagina s. Het geheugen wordt leeggemaakt na geslaagde verzending van gegevens. Vereisten pc-software ʡʡProcessor van pc waarop de software draait: Pentium III of compatibele processor >500 MHz ʡʡPc-besturingssysteem waarop Anoto pendirector draait: Windows XP Professional/ Home Edition SP2 (Engelstalige versie) of latere versies, of Windows Vista (32) 11

12 Juridische overwegingen Steeds vaker wordt gestreefd naar digitale oplossingen om bedrijfsprocessen te versnellen die afhankelijk zijn van wettelijk bindende handtekeningen. De wettelijke status van digitale oplossingen vormt hierbij echter vaak een probleem. En om de zaak nog ingewikkelder te maken, verschillen wetten en de interpretatie daarvan van regio tot regio en van land tot land. In tegenstelling tot de wereldwijd geaccepteerde handtekening met pen en papier, is er geen eenduidig en helder standpunt ten aanzien van digitale alternatieven voor het registreren van een handtekening. Zo is er onlangs in Duitsland een uitspraak gedaan waarin handtekeningen op digitale plastic handtekeningpads als niet wettelijk bindend worden beschouwd. Met PlanetPress Capture bent u in alle gevallen het beste uit, vooral wanneer rechtsgeldigheid een punt van zorg is. Zodra de handtekening is gezet, kunnen direct en automatisch acties worden ondernomen, terwijl de originele handtekening nog als vanouds op een vel papier staat. De druk van het zo snel mogelijk fysiek op het bedrijf zien te krijgen van de oorspronkelijke handtekening is nu echter weg. Ook kan een meer gespreide aanpak van het opslaan van wettelijk ondertekende documenten worden gehanteerd, aangezien in het algemeen de frequentie waarmee oorspronkelijk ondertekende documenten nodig zijn, zeer laag is. De vervoerskosten gaan omlaag en de order-to-cash-cyclus wordt geoptimaliseerd. Doordat PlanetPress Capture de snelheid van het digitale tijdperk combineert met de wettelijke status van een handtekening met pen en papier, is het de enige oplossing op de markt die belangrijke voordelen biedt en tegelijkertijd goed is voor uw gemoedsrust.. 12

13 Neem voor meer informatie contact op met uw plaatselijke vestiging of ga naar: Alle geregistreerde handelsmerken behoren toe aan hun respectieve eigenaren Objectif Lune Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Anoto en het Anoto-logo zijn handelsmerken van Anoto AB..