WinAuditor bvba,

Transcriptie

1 WinAuditor bvba Giervalkenlaan 10 bus 34, 1170 Brussel Tel.: , Fax: web: WinAuditor bvba, Revisie 1.5 (06/2005)

2 Inhoudstafel Hoofdstuk 1: Inleiding 1-1 Welkom 1-1 De functies van WinAuditor 1-2 Boekhouding: 1-2 Facturatie en voorraadbeheer: 1-2 WinAuditorLink 1-3 DocDraw 1-4 Licentiecontract 1-4 Registratie en ondersteuning 1-6 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor 2-1 Install & uninstall 2-1 Het programma opstarten 2-1 Algemeen overzicht van de werking 2-2 Het hoofdmenu. 2-2 De toolbar 2-4 De dialoogvensters 2-4 Gebruik van het toetsenbord 2-4 Rekenmodule in de gegevensopslag. 2-6 Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier 3-1 Een dossier creëren 3-1 Een dossier openen 3-3 Back-up en reload 3-3 Onderzoek van de index 3-4 WinAuditor

3 De boekhounding voeren 3-4 Algemeenheden 3-4 Ken uw bedrijf 3-5 De boekhouding invoeren 3-5 Personalisatie van een dossier 3-6 Bijkomende gegevens klanten en leveranciers 3-6 Bijkomende gegevens op de factuur of verzendnota. 3-6 Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters 4-1 Inleiding 4-1 De algemene parameters 4-2 De boekjaren 4-3 De speciale rekeningen 4-5 De boekhoudkundige journalen 4-6 De BTW-percentages 4-8 DE Betalingsvoorwaarden 4-8 De munteenheden 4-8 De landen 4-9 De klanten- en leverancierscategorieën 4-9 De fysische eenheden 4-9 Bijkomende gegevens klanten en leveranciers 4-10 Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen 5-1 Algemene rekeningen 5-1 Het beheer van de algemene rekeningen 5-2 Individuele klantenrekeningen 5-3 Het klantenbeheer 5-4 Individuele leveranciersrekeningen 5-5 Het leveranciersbeheer 5-6 WinAuditor

4 Uitgebreid opzoeken 5-7 Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding 6-1 Algemeenheden 6-1 Nummering van de documenten 6-1 Het documentenbeheer 6-2 Documenten toevoegen 6-3 De verkoopdocumenten 6-3 BTW-verwerking voor verkoopdocumenten 6-4 Input van de hoofding van het document 6-4 Input van de boekingsregels 6-6 De aankoopdocumenten 6-8 BTW-verwerking voor aankoopdocumenten. 6-8 Input van de hoofding van het document 6-9 Input van de boekingsregels 6-10 De bank- en kasdocumenten 6-12 Bankdocumenten De aanzuiveringen 6-12 Input van de hoofding van het document 6-13 Input van de boekingsregels 6-13 Kasdocumenten BTW-verwerking voor bank- en kasdocumenten 6-16 De diverse verrichtingen 6-17 Input van de hoofding van het document 6-17 Input van de boekingsregels 6-18 De validering 6-18 De centralisatie 6-19 De vervaldagenlijst 6-20 De saldo-overdracht 6-22 Globale aanzuivering 6-23 Betaling leveranciers 6-23 Zoom 6-27 WinAuditor

5 Algemeenheden 6-27 De zoom starten 6-27 Browsen 6-28 Neerlegging jaarrekening 6-29 Hoofdstuk 7: Facturatieparameters 7-1 De leveringsboeken 7-1 De tariefcodes 7-2 De boekingscodes 7-2 De opslagplaatsen 7-3 De voorraadboeken 7-3 De artikelfamilien 7-4 Persoonlijke gegevens - facturatie 7-4 Standaard commentaren 7-5 Hoofdstuk 8: Facturatie 8-1 Algemeenheden 8-1 Voorraadbeheer 8-1 Verkoopprijs 8-1 De artikelen 8-2 Kopiëren van artikel 8-4 De facturen en creditnota s 8-5 Input van de gedetailleerde factuur 8-9 Zendnota s 8-11 Opmaak van de facturen 8-12 Het stockbeheer 8-13 De verkoopprijzen 8-15 Hoofdstuk 9: Prints 9-1 WinAuditor

6 Algemeenheden 9-1 Controlelijst en periodiek journaal. 9-2 Balans van de rekeningen 9-2 Detail van de rekeningen 9-3 Centralisatiejournaal 9-4 Centralisatieoverzicht 9-5 BTW aangifte 9-6 Intracommunautaire listing 9-7 Jaarlijkse btw-listing 9-8 Balans 9-9 Detail van de fysische eenheden 9-10 Vervaldagbalans 9-10 Rappels 9-11 Samenvatting van de uitgeprint rappels 9-12 Artikellijst 9-13 Artikelen per familiecode 9-14 Inventaris 9-15 Verzendingsnotalijst 9-15 Verkoopstatistieken 9-16 Hoofdstuk 10: WinAuditorLink 10-1 Inleiding 10-1 Vereiste configuratie 10-1 Professionele versie - standaardversie 10-1 Installatie van de interface 10-2 Gebruik van de interface 10-2 Nieuwe tabel 10-3 Beschikbare functies 10-4 Aritmetische uitdrukking van de rekeningen 10-4 Aritmetische uitdrukking van kostencentra 10-5 Periodeweergave 10-5 WinAuditor

7 Wat gebeurt er wanneer de winauditor dossier evolueert? 10-6 Functie ADP_SLD 10-6 Foutcodes 10-7 Voorbeelden 10-7 Functie ADP_SDEB 10-9 Foutcodes 10-9 Voorbeelden Functie ADP_SCRE Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_DEB Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_CRE Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_IDE Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_PERIO Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_CG Foutcodes Voorbeelden Functie ADP_TVA Foutcodes Voorbeelden Gebruik van de interface met andere programma s Hoofdstuk 11: DocDraw 11-1 Inleiding 11-1 WinAuditor

8 Documenttype en klasse 11-1 Documentstructuur 11-2 Een nieuw document aanmaken 11-2 Een nieuw factuurformaat aanmaken 11-2 Invoegen van een logo of een beeld Eigenschappen van de objecten 11-7 Afmeting van de objecten 11-7 Beschikbare variabelen 11-7 Eigenschap van een variabele 11-8 Eigenschappen van getalvariabelen 11-8 Eigenschap van de tekstvariabele 11-9 Eigenschap van datumvariabelen 11-9 Beschikbaarvariabelen 11-9 Verkoopfactuur en verzendingsnota 11-9 Artikellijsten - Inventaris Algemeene variabelen Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding 12-1 Algemeen 12-1 Een voorbeeld 12-1 De analytische divisies 12-2 De divisiewaarden 12-2 Hiërarchie van de divisies 12-2 Invoering van de analytische boekhouding 12-3 Parameters van de analytische boekhouding 12-3 Beheer van de waarden van de analytische divisies 12-5 De verdeelsleutels 12-6 Boekhoudplan 12-7 Analytische kostenventilatie 12-7 Afdrukken 12-9 Analytische balans 12-9 Analytisch detail WinAuditor

9 WinAuditorLink WinAuditor

10 Hoofdstuk 1: Inleiding WELKOM WinAuditor is het allernieuwste geïntegreerd softwarepakket voor boekhouding en bedrijfsbeheer dat efficiëntie met gebruiksgemak combineert. WinAuditor is een vernieuwend programma dat werd ontwikkeld op basis van de ervaring die wij jarenlang hebben opgedaan bij de vele Belgische bedrijven die een beroep op onze diensten deden. WinAuditor is een 32 bit programma dat volledig werd ontwikkeld in Microsoft Visual C++, de garantie op een snel product dat zich perfect in uw werkomgeving weet te integreren. WinAuditor werd ontworpen voor een snelle en makkelijke gegevensinput. Daarom werden aan deze software nieuwe elementen toegevoegd die u in de klassieke toepassingen niet terugvindt. De invoervelden worden duidelijker aangegeven, zodat u een beter zicht hebt op de eigenlijke input; bovendien krijgen bepaalde klaviertoetsen zoals "ENTER" of "RETURN", die in Windows applicaties al te snel in onbruik raakten, hier opnieuw hun "natuurlijke" functie. Dankzij WinAuditor kan u een Belgische boekhouding voeren, zowel in euro als in vreemde valuta, maar ook listings en wettelijke en buitenwettelijke formulieren opstellen. In het facturatiegedeelte kan u verkoopfacturen en zendnota s opmaken, uw stock beheren en artikellijsten opstellen in de vorm van inventaris- of aankooplijsten. Dankzij WinAuditorLink kan u openstaande rekeningen raadplegen in uw spreadsheetprogramma en beheerstabellen aanmaken die aan uw behoeften zijn aangepast. Met DocDraw creëert u nieuwe printformaten voor uw verkoopfacturen, zendnota s en klantenrappels, maar ook voor eender welke boekhoudversie. WinAuditor bevat ook een beveiligd systeem voor de back-up en reload van boekhoudkundige dossiers. Hierdoor kan u een boekhoudkundig dossier opslaan in de vorm van een gecomprimeerd bestand. Dit gecompri- WinAuditor 1-1

11 Hoofdstuk 1: Inleiding meerd bestand kan op eender welke drager opgeslagen worden. Indien de back-upregistratie op diskette gebeurt, zal het systeem het gecomprimeerde bestand indien nodig "in stukken delen", zodat het op meer dan één diskette kan worden opgeslagen. Het gecomprimeerde bestand kan ook als attachment aan een worden toegevoegd. DE FUNCTIES VAN WINAUDITOR Boekhouding: Mogelijkheid om het dossier aan te passen aan een BTW-plichtige of een niet BTW-plichtige onderneming, of aan een onderneming die in het medecontractantstelsel werkt. Beheer van het boekhoudkundig plan, de klanten en de leveranciers. Beheer van alle soorten documenten: aankoop, verkoop, bank, kas en diverse verrichtingen. Beheer van deze documenten in euro en/of vreemde valuta. Mogelijkheid om de documenten vóór validering te corrigeren. Mogelijkheid om tot 100 boekjaren per dossier te bepalen. Automatische overdracht van de saldo s van het boekjaar. Mogelijkheid om fysische eenheden parallel met de boekhouding te boeken (boekhouding in kilo, liter, m3, enz.) Drukken van periodieke en centralisatiejournalen, centraal overzicht, balans van de rekeningen, detailoverzicht van de rekeningen, balans, BTW- en intracommunautaire listing (allebei beschikbaar op diskette), BTW-aangifte, overzicht van openstaande posten, klantenrappels en overzicht van de rappelbrieven, afsluiten en detail van de rekeningen met fysische eenheden. Automatisch aanleren via het programma van gebruiksgewoonten, mogelijkheid om deze gewoonten te beheren. Facturatie en voorraadbeheer: Artikelbeheer WinAuditor 1-2

12 Hoofdstuk 1: Inleiding Beheer van de verkoopprijzen van de artikelen, per artikel of per artikeltariefcode, prijs of berekeningsmethode voor prijs of korting, per klant of per klantentariefcode. Beheren en printen van zendnota s. Beheren en printen van verkoopfacturen. Groeperen van diverse zendnota s op één factuur. Facturatie inclusief of exclusief BTW. Certificering (bedrag voluit geschreven). Meerdere commentaarlijnen. Factuurformaten aanpasbaar aan uw behoeften, met automatische aanpassing van de inputmethode voor facturen en zendnota s. Beheer van een onbeperkt aantal opslagplaatsen. Printen van artikelen per artikel, per primaire of secundaire artikelfamilie, met gedetailleerde vermelding van referenties en aankoopprijzen per leverancier, met gedetailleerde voorraadvermelding per opslagplaats; bovendien kunnen al deze artikellijsten naar uw spreadsheetprogramma worden geëxporteerd. Historiek van de artikelbewegingen. Berekening van de gemiddelde aankoopprijs, stockvalorisatie op basis van de gemiddelde of de laatste aankoopprijs. WINAUDITORLINK Alle bedragen van eender welke algemene rekening of groep van algemene rekeningen zijn beschikbaar in uw spreadsheetprogramma. De saldi, debet- en creditsaldi, totaal debet- of creditbedrag voor een bepaalde periode of een bepaalde selectie van periodes zijn op die manier onmiddellijk beschikbaar in een cel van uw spreadsheetprogramma. Deze functie stelt u in staat eender welke tabel te maken voor beheer, budget, vergelijking realiteit budget en wordt enkel beperkt door uw verbeelding en uiteraard door uw behoeften. WinAuditor 1-3

13 Hoofdstuk 1: Inleiding DOCDRAW DocDraw is een programma voor het formatteren van documenten; met Docdraw kan u een bestaand document openen (bvb. het factuurmodel dat geleverd wordt bij WinAuditor), het wijzigen en vervolgens opslaan als een nieuw document in uw dossier. U beschikt nu over een gepersonaliseerde factuur. Zo kan u met Docdraw in een document beschikken over tekst, variabelen (naam en adres van de klant, factuurbedrag, enz.), lijnen, kaders, beelden (bedrijfslogo). Ook karaktergrootte, stijl en kleur kunnen naar keuze geselecteerd worden. Voor de lijnen en kaders kan een dikte worden vastgelegd. Aan elk document wordt een taal toegekend (standaard Frans en Nederlands), maar het is uiteraard ook mogelijk een Frans document te wijzigen en zo een Engels document te aan te maken. LICENTIECONTRACT 1. TOEKENNING VAN DE LICENTIE: Tegen betaling van de licentieprijs, die inbegrepen zit in de totaalprijs voor het product, en mits u dit akkoord alsook de beperking inzake verantwoordelijkheid en de beperkte garantie door het openen van de verpakking aanvaardt, kent WinAuditor BVBA als licentiehouder u als licentienemer het niet-exclusieve recht toe aan uzelf of enig ander persoon die onder uw verantwoordelijkheid staat, om het WinAuditor programma te gebruiken op één enkele computer (één enkele centrale eenheid), op één enkele locatie, dit alles op voorwaarde dat en voor zover u de bepalingen van onderhavige overeenkomst respecteert. 2. EIGENDOMSRECHT VAN DE SOFTWARE: De licentienemer is eigenaar van de drager van de WinAuditor software; de software zelf, ongeacht de drager, in oorspronkelijke vorm of als kopie, blijft steeds eigendom van WinAuditor BVBA. Deze licentie heeft geen betrekking op de verkoop van de WinAuditor software, maar wel op het gebruiksrecht ervan. 3. BEPERKING VAN REPRODUCTIE: Zowel de WinAuditor software als de bijgaande documentatie worden door het auteursrecht beschermd. Elke gehele of gedeeltelijke reproductie van de software of van de documentatie is strikt verboden. WinAuditor 1-4

14 Hoofdstuk 1: Inleiding De licentienemer mag in geen enkel geval zijn gebruiksrecht uitlenen of verhuren. 4. GEBRUIKSBEPERKING: De WinAuditor software mag slechts op één enkele computer worden gebruikt. Het is ten strengste verboden om kopieën van de WinAuditor software en/of documentatie te verdelen of te verkopen aan andere personen. Het is ten strengste verboden WinAuditor te decompileren of retrotechnische methodes te gebruiken op het programma. 5. BEPERKING VAN OVERDRACHT: Het gebruiksrecht op deze software mag niet worden overgedragen op een derde, mits schriftelijk akkoord van WinAuditor BVBA. De cessionaris aanvaardt de bepalingen van deze licentie. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID EN BEPERKTE GARANTIE De licentienemer blijft als enige bevoegd om te oordelen over het gegronde gebruik van de WinAuditor software voor zijn behoeften en kan WinAuditor nooit voor enige niet aangepaste keuze aansprakelijk stellen. WinAuditor BVBA biedt geen enkele garantie met betrekking tot het gebruik of tot het resultaat van het gebruik van de WinAuditor software of documentatie voor wat betreft correctheid, precisie, betrouwbaarheid, modelkarakter of overige. Alle risico s met betrekking tot de resultaten en tot de toepassing van de WinAuditor software zijn ten laste van de licentienemer. In geval van enig gebrek aan de software of de documentatie, is de licentienemer en niet WinAuditor BVBA of haar verdelers- verantwoordelijk voor eventuele herstel- of onderhoudskosten. Indien zich een fout voordoet in de werking van de software en voor zover deze normaal werd gebruikt, garandeert WinAuditor BVBA aan de oorspronkelijke licentienemer de terbeschikkingstelling van een installatieset waarmee de fout kan worden gecorrigeerd, voor zover deze installatieset beschikbaar is. Geen enkele mondeling of schriftelijk verleende informatie of raadgeving door de verdelers van WinAuditor BVBA mag ooit als een bijkomende garantie of verplichting worden geïnterpreteerd. Noch WinAuditor BVBA, noch enig ander persoon die aan de ontwikkeling, de productie of de levering van dit product heeft deelgenomen, is verantwoordelijk voor enige rechtstreekse of onrechtstreekse schade die uit het gebruik van dit product of uit de onmogelijkheid om dit product te gebruiken voortvloeit. WinAuditor en het WinAuditor LOGO zijn gedeponeerde merken. WinAuditor 1-5

15 REGISTRATIE EN ONDERSTEUNING Hoofdstuk 1: Inleiding De aankoop van een WinAuditor licentie geeft u recht op 6 maanden gratis telefonische support. Om van deze dienst te kunnen genieten, vragen wij dat u zich zou registreren als gebruiker van het programma. Zo houden we u bovendien op de hoogte van de evolutie van uw programma, van nieuwigheden, van wettelijke voorschriften. Bijgevoegd vindt u een registratiekaart die u ons volledig ingevuld dient terug te sturen. Het is erg belangrijk dat u uw gegevens duidelijk invult, vooral uw faxnummer en adres, dit zal de communicatie bij eventuele tussenkomsten vereenvoudigen. Hebt u een dringende vraag, fax ons dan een kopie van de ingevulde kaart. Zo kan u uw vraag onmiddellijk stellen. Vergeet in dat geval niet ook de originele kaart per post op te sturen. Online bijstand ondersteuning : Internet : info@winauditor.com, Fax : 02 / Tel : 02 / van 10.00u tot 12.00u en van 14.00u tot 16.00u Vermeld steeds uw licentienummer en personalia opdat wij u zouden kunnen antwoorden. WinAuditor 1-6

16 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor INSTALL & UNINSTALL WinAuditor wordt automatisch geïnstalleerd zodra u de cd-rom in de daartoe voorziene lezer steekt. Het installatieprogramma stelt voor om een map C:\WinAuditor aan te maken die u kan wijzigen. Zodra de installatie met succes werd voltooid, kan u WinAuditor starten via de iconen die in het Start menu van Windows werden aangemaakt. Als u de installatieprocedure manueel wil starten, volstaat het om het programma START.EXE, dat zich in de root van uw WinAuditor cd-rom bevindt, op te starten. Als u WinAuditor opnieuw wil wissen van uw computer, doet u dit via het configuratiepaneel van Windows waar u de optie Programma toevoegen/schrappen kiest. Bij het weghalen van het programma worden enkel de bestanden die geïnstalleerd werden vanaf de cd-rom gewist, de boekhoudkundige dossiers die door de gebruiker werden aangemaakt, worden niet gewist. HET PROGRAMMA OPSTARTEN WinAuditor kan opgestart worden via de respectieve icoon die in het «Start» menu door het installatieprogramma werd gecreëerd. Figuur 1. WinAuditor opstarten via het Start menu Zodra u WinAuditor hebt opgestart, dient u de taal te kiezen waarin u wenst te werken. Indien u deze keuze niet meer wenst te maken, moet u de eigenschappen van de WinAuditor snelkoppeling wijzigen en de letter F WinAuditor 2-1

17 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor of N toevoegen naargelang de taal die u steeds wenst te gebruiken. (Vb.: «C:\WinAuditor\WINAUDITOR.exe F») ALGEMEEN OVERZICHT VAN DE WERKING Om WinAuditor te kunnen gebruiken, dient u over een basiskennis van Windows en van het gebruik van een computer in het algemeen te beschikken. Wij raden u ten sterkste aan om deze basiskennis voorafgaand te verwerven, om te vermijden dat uw gebruik van WinAuditor door gebrek aan kennis wordt bemoeilijkt. Dankzij een model dat in Windows applicaties courant wordt gebruikt, biedt WinAuditor de mogelijkheid om diverse onderdelen van het programma gelijktijdig te gebruiken. WinAuditor wordt inderdaad opgedeeld in meerdere interessekernen, waarbij elk van deze kernen een functie of een belangrijk element uit het geheel van gegevens die geregistreerd werden in een boekhoudkundig dossier vertegenwoordigt. Op die manier is het mogelijk gelijktijdig algemene rekeningen en boekhoudkundige documenten te beheren, terwijl u ook een print van een balans van de rekeningen kan raadplegen. Toch kunnen de verrichtingen die uitgevoerd worden in deze verschillende beheersopdrachten niet gelijktijdig plaatshebben. Figuur 2. Het hoofdmenu en de toolbar Het hoofdmenu. Het hoofdmenu en de toolbar zijn de twee belangrijkste elementen waarmee u toegang krijgt tot alle WinAuditor functies. Het menu «Bestand» omvat onder andere de volgende functies: Creëren, openen en sluiten van een bestand (zie hoofdstuk 3) WinAuditor 2-2

18 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor Opslaan en reloaden van een bestand (zie hoofdstuk 3) Het menu «Parameters» omvat onder andere de volgende functies: Alle parameters die nodig zijn voor een goede werking en de personalisering van de boekhouding (zie hoofdstuk 4) Alle parameters die nodig zijn voor een goede werking en de personalisering van de facturatie (zie hoofdstuk 7) Het menu «Derden» omvat onder andere de volgende functies: Het klantenbeheer Het leveranciersbeheer Het menu «Boekhouding» omvat onder andere de volgende functies: Het beheer van het boekhoudkundig plan (algemene rekeningen) Het beheer van de boekhoudkundige documenten De validering van de geboekte documenten De overdracht van het saldo van een boekjaar Neerlegging jaarrekening De consultatie van de vervaldagenlijst De leverancierbetalingen De globale aanzuivering Het menu «Facturatie» omvat onder andere de volgende functies: Het beheer van de verkoopfacturen Het beheer van de zendnota s Het artikelbeheer Het voorraadbeheer De opmaak van facturen op basis van de zendnota s Het menu «Printen» omvat onder andere de volgende functies: Printen van diverse lijsten: klanten, leveranciers, algemene rekeningen en artikelen Printen van diverse boekhoudkundige lijsten en van de balans Printen van de BTW-aangifte, de jaarlijkse BTW-listing en de intracommunautaire listing WinAuditor 2-3

19 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor Printen van een lijst met openstaande posten, klantenrappels en een overzicht van de rappelbrieven Printen van een detailoverzicht van de boekhoudkundige bewegingen met fysische eenheden De toolbar De toolbar wordt in de verschillende beheersmodules gebruikt om de respectieve elementen van elke beheersmodule te consulteren, toe te voegen, te wijzigen en te wissen. Diezelfde toolbar wordt dus ook gebruikt om een klant toe te voegen, een boekhoudkundig document te wijzigen of een zendnota te wissen. De buttons die op deze toolbar voorkomen, komen ook overeen met een sneltoets op het toetsenbord (zie «Gebruik van het toetsenbord» in ditzelfde hoofdstuk). De dialoogvensters In de dialoogvensters wordt informatie ingevoerd die noodzakelijk is voor een bepaalde programmafunctie. Ze beschikken over de bijzondere eigenschap dat ze alle aandacht van de gebruiker trekken, die eerst de actieve dialoogvensters verder moet invullen of moet annuleren, vooraleer hij met een andere taak in het programma kan starten. GEBRUIK VAN HET TOETSENBORD WinAuditor werd specifiek bestudeerd om ervoor te zorgen dat de gebruikers een hoge invoersnelheid konden aanhouden. Een flikkerende cursor en een gekleurd kader laten duidelijk zien welk invoerveld actief is. Met behulp van de pijltjestoetsen (omhoog en om- WinAuditor 2-4

20 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor laag) op uw toetsenbord kan u van het ene veld naar het andere overgaan. De velden waarin u iets invoert, kan u valideren met de ENTER toets. Een kleine rode, neerwaartse pijl rechts van een invoerveld betekent dat u hier een beroep kan doen op een specifieke selectie om het veld in te vullen. Daartoe klikt u met de muis op de rode pijl of drukt u op sneltoets F4. Een kleine zwarte, neerwaartse pijl rechts van een invoerveld betekent dat u een keuze moet maken uit een lijst met vooraf bepaalde items. Is de lijst niet gevisualiseerd, dan kan u het veld met de pijltjestoetsen op het toetsenbord en de ENTER toets verlaten. Om de lijst te visualiseren, klikt u op de zwarte pijl of drukt u op de SPATIE balk. Is de lijst wel gevisualiseerd, dan kan u het invoerveld met de pijltjestoetsen LINKS en RECHTS, en de ENTER toets verlaten; met de pijltjestoetsen OMHOOG en OMLAAG kan u uw keuze in de lijst maken. De toolbar wordt in verschillende onderdelen van het programma gebruikt. De functietoetsen F5 tot F11 komen overeen met de functies op deze toolbar. F5 = eerste item F6 = voorgaand item F7 = volgend item F8 = laatste item F9 = een item toevoegen F10 = een item wijzigen F11 = een item wissen. WinAuditor 2-5

21 Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor Opmerking: De toetsen F9, F10 en F11 kunnen overal in het programma worden gebruikt om iets toe te voegen, te wijzigen of te schrappen. Om een geopend dialoogvenster te bevestigen, kan u met de muis op de valideringstoets ("OK") klikken of met de pijltjestoetsen naar de respectieve button gaan; u kan echter ook gelijktijdig de toetsen CONTROL en ENTER indrukken. Opmerking: De combinatie van deze beide toetsen (CONTROL en ENTER) kan in het hele programma gebruikt worden om de verschillende dialoogvensters te valideren. REKENMODULE IN DE GEGEVENSOPSLAG. In de opslagdomeinen van bedragen kan u berekeningen uitvoeren. De methode is heel eenvoudig: u voert de elementen van de berekeningen gewoon in het opslagdomein in. Voorbeeld: Om 50% van de BTW in kosten te brengen bij de boeking van een aankoopfactuur met betrekking tot een voertuig volstaat het om het totale BTW-bedrag, gevolgd door "/2" in te voeren. Als het BTWbedrag dus bvb is, voert u /2 in, in plaats van De volgende rekenverrichtingen zijn mogelijk: optellen (+), aftrekken (-), vermenigvuldigen (x), delen (/). Deze verrichtingen kunnen aaneengeschakeld worden. Voorbeeld: Om de bedragen 45.12, en op te tellen en hier vervolgens 21% BTW aan toe te voegen, volstaat het dat u * 1.21 invoert. WinAuditor 2-6

22 Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier WinAuditor is beschikbaar in verschillende versies: één, drie of meerdere dossiers, naargelang u de boekhouding van één of meerdere bedrijven wenst te voeren. Een dossier groepeert alle boekhoudkundige gegevens van een bedrijf en biedt u de mogelijkheid om een duidelijk onderscheid te maken. Een boekhoudingsdossier wordt weergegeven met een code bestaande uit 2 letters of cijfers die u moet specificeren wanneer u het dossier creëert. Een dossier kan, indien nodig, duidelijk omschreven worden op de harde schijf waarop WinAuditor is geïnstalleerd. Een dossier wordt immers opgeslagen in een map die behoort tot de installatiemap van WinAuditor, waarbij de naam van de submap overeenkomt met de dossiercode die bij de aanmaak werd gespecificeerd. Figuur 3. Dossier AA op de harde schijf EEN DOSSIER CREËREN De eerste fase in het voeren van een boekhouding is dus de aanmaak van het dossier waarin u alle boekhoudkundige gegevens wenst te groeperen. WinAuditor 3-1

23 Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier Figuur 4. Het menu Dossier. Om een dossier te creëren, dient u bepaalde informatie in te voeren. Sommige van die gegevens zijn verplicht: 1. De dossiercode in 2 karakters (letters of cijfers). 2. De naam van het dossier (vb.: de naam van het bedrijf) 3. De postcode van de bedrijfszetel 4. De code van het land waar het bedrijf gevestigd is 5. Het BTW-stelsel van het bedrijf Figuur 5. Gegevens over de boekhoudingsdossier die gecreëerd wordt. Belangrijk: Het BTW-stelsel is een essentieel gegeven dat bepaalt hoe het programma zal werken wanneer er BTW-verrichtingen worden uitgevoerd. Een dossier creëren kan enkele tientallen seconden duren: in die periode wordt het nieuwe dossier geïnitialiseerd met een standaard parameterset, met als belangrijkste element een standaard boekhoudkundig plan. Zodra het dossier gecreëerd is, wordt die geopend zodat u ermee kan werken. WinAuditor 3-2

24 EEN DOSSIER OPENEN Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier Naargelang de WinAuditor versie kan u meerdere boekhoudingdossiers beheren; het is dan ook noodzakelijk dat u vooraf aangeeft met welke dossier u wenst te werken. Dit gebeurt via de functie dossier openen, waarbij eveneens enkele controles op de integriteit van het dossier worden uitgevoerd. U opent een dossier door de optie «Openen» in het menu «Dossier» te selecteren. Vervolgens geeft u de code in van het dossier dat u wenst te openen. BACK-UP EN RELOAD De gegevens van uw boekhoudingsdossier vertegenwoordigen een massa invoer- en controlewerk. WinAuditor beschikt over een geïntegreerd opslagsysteem waarmee u uw boekhoudingsdossier tegen eventuele incidenten kan beschermen. Bij zo n opslagverrichting verzamelt WinAuditor alle gegevens van het dossier in één enkel bestand dat wordt opgeslagen op de locatie die u gespecificeerd hebt; zo kan u opslaan op diskette, op harde schijf of op een ander soort gegevensdrager. Opslaan op diskette vergt een ietwat specifieke werkwijze, gezien de lage opslagcapaciteit van een diskette. WinAuditor slaat het volledige dossier dan op diverse diskettes op, die u volledig moet bewaren. Dergelijke back-ups moeten u behoeden voor verschillende soorten incidenten: Een crash van de harde schijf van uw computer. In dat geval moet u, na herstel van de defecte hardware, een reload doen van een back-up die zich op diskette of op een andere mobiele gegevensdrager zoals een cd-rom bevindt. Manipulatiefout met onomkeerbare gevolgen. Stroomonderbreking of onderbreking in de computer tijdens een kritieke verrichting. Belangrijk: Wij raden u aan om vóór elke validering back-ups op uw harde schijf, alsook één back-up per week op een diskette of op een andere mobiele gegevensdrager te maken. Voor een back-up op diskette WinAuditor 3-3

25 Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier raden wij u ten sterkste aan verschillende diskettesets te bewaren en ze correct te labelen met de datum van de back-up. De functies back-up en reload zijn actief in het menu «Dossier» wanneer geen enkele dossier geopend is. ONDERZOEK VAN DE INDEX Om een dossier te onderhouden, moet de index regelmatig gecontroleerd worden. Bepaalde computerdefecten kunnen immers een weerslag hebben op de integriteit van een dossier en eventueel ook leiden tot abnormaal gedrag van het programma. De defecten kunnen van uiteenlopende aard zijn en een eenvoudige stroompanne kan al bepaalde problemen tot gevolg hebben. In het geval van een niet al te belangrijk defect, kunnen bepaalde fouten hersteld worden door een eenvoudige indexcontrole. Afhankelijk van de omvang van het gecontroleerde dossier kan een indexcontrole verschillende minuten duren. Deze functie kan enkel worden uitgevoerd als het betrokken dossier gesloten is. DE BOEKHOUNDING VOEREN Algemeenheden Om een boekhouding te voeren, dient u over de nodige kennis te beschikken en nauwkeurig te werken; de boekhoudkundige kennis behoort tot het domein van uw boekhouder. Wij kunnen niet genoeg hameren op het be- WinAuditor 3-4

26 Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier lang van de boekhouder; hij zal u doorheen de keuzes en beslissingen die nodig zijn leiden. Nauwkeurig werken hangt echter van u af; ons programma zal u helpen om listings en wettelijke documenten aan te maken op basis van de gegevens die u hebt ingevoerd. WinAuditor is echter nutteloos indien u documenten vergeet of verliest, of indien u achterop raakt in uw administratie. Ken uw bedrijf Elk bedrijf dient de nodige boekhoudkundige documenten, formulieren en listings aan de administratie te bezorgen. De data waarop deze zaken moeten worden verzonden, zijn soms afhankelijk van de datum waarop het boekjaar wordt afgesloten. Het is dan ook absoluut noodzakelijk dat u deze data kent en op de hoogte bent van de verplichtingen van het bedrijf (rol van de boekhouder). De boekhouding invoeren De documenten die in WinAuditor moeten worden ingevoerd, moeten voorafgaandelijk geklasseerd en gerepertorieerd zijn. Dit zal uw werk vereenvoudigen, waardoor u ook minder kans loopt om fouten te maken of iets dubbel in te voeren. Opnieuw is uw boekhouder het beste geplaatst om u hierbij te helpen. Met WinAuditor kan u verschillende bedrijfsdocumenten invoeren: aankoop, verkoop, bank, kas en diverse andere verrichtingen. Bij de verkoopdocumenten kan u deze documenten (verkoopfacturen) buiten het programma laten aanmaken; maar u kan uiteraard ook gewoon gebruik maken van de facturatiemodule in WinAuditor. Opteert u voor deze module, dan wordt het boekhoudkundig document op basis van de aangemaakte factuur automatisch geboekt. Wenst u gebruik te maken van de beschikbare WinAuditor module voor stockbeheer, dan bent u verplicht om uw verkoopfacturen via de WinAuditor facturatiemodule aan te maken. WinAuditor 3-5