it s in our nature get smarter every day MVO jaarverslag

Transcriptie

1 it s in our nature get smarter every day MVO jaarverslag 2012

2 M 2 voorwoord 3 Iquality & MVO 4 bedrijfsvoering, beheersing en beleidsinvloed 6 stakeholder 7 hj people 8 planet 10 profit 13 legal 16 2 :

3 3 voorwoord Iquality heeft als missie om elke dag beter te worden. Dat komt ten goede aan onze klanten, medewerkers en leveranciers. MVO is dusdanig ingevoerd in alle processen dat het meetelt bij het nemen van bijna elke beslissing binnen Iquality. In dit verslag leest u welke speerpunten Iquality heeft vastgesteld en hoe ver wij gevorderd zijn in de realisatie ervan. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen maakt integraal onderdeel uit van onze bedrijfsvoering en is onlosmakelijk verbonden met ons doen en denken. Los van alle activiteiten is dat onze grootste winst. John van Beek, Managing Partner Iquality Business Solutions BV

4 4 Iquality & MVO Iquality streeft naar een gezonde balans tussen profit, planet en people. In onze dienstverlening proberen wij de meerwaarde voor klanten en onze organisatie te optimaliseren. Daarbij proberen wij waste en impact op omgeving zo veel mogelijk te beperken. In beginsel zullen wij ons daarbij vooral richten op onze eigen activiteiten. Vanaf 2013 zullen wij ons daarbij ook richten op onze partners en klanten. De dienstverlening van Iquality is niet gericht op eenmalige transacties maar juist op langdurige relaties. Het is onze ambitie om met ICT middelen organisaties structureel beter te maken. Dit proces stopt nooit. Maatschappelijk Verantwoord ondernemen is geen doel of middel, maar een voorwaarde om dit te realiseren. Alleen samenwerkingen waarbij wij waarde blijven leveren richting onze klanten en wij de verdere ontwikkeling van onze eigen organisatie kunnen realiseren zijn duurzaam en dus waardevol. Het is van belang om continu te innoveren. De nadruk leggen we op de impact van onze diensten en producten voor de afnemende organisatie en haar omgeving. De commerciële doelstellingen van onze afnemers zijn daarbij van belang, maar ook de gevolgen voor betrokken mensen en organisatie en natuurlijk het milieu. Het is onze ambitie om vernieuwing tot stand te brengen en te bouwen aan de wereld van morgen. Dit willen we bereiken door initiatief te nemen in het vormen van oplossingen voor onze klanten. Door structureel ook belangen van betrokken mensen en milieu bespreekbaar te maken en te komen met innovatieve voorstellen. Wij geloven dat bedrijven, leveranciers en medewerkers juist voor Iquality kiezen omdat wij ons niet richten op het leveren van zaken, maar juist deze sterk interesse hebben in wat het voor onze afnemers kan betekenen, wat brengen wij tot stand? Waarom? en wat is de impact hiervan?. Wij geloven dat medewerkers en leveranciers graag met ons samenwerken omdat het waarom van onze dienstverlening duidelijk is en mensen hier graag aan mee willen werken.

5 5 M it s in our nature get smarter every day organisatiestructuur De rechtsvorm van Iquality is de besloten vennootschap. Iquality Business Solutions BV is een 100% dochter van Jupiter Holding BV. Het bureau bestaat sinds 1994 en heeft haar dienstverlening verdeeld over drie commerciële units. Vanuit projecten en SLA s wordt gebruik gemaakt van de functionele units. Iquality kenmerkt zicht als een matrixorganisatie. ons team We werken met +/- 25 mensen bij Iquality. Samen hebben we meer dan uur ervaring met het ontwerpen en ontwikkelen van software- en internetoplossingen. We gaan iedere uitdaging aan. En we maken elkaar beter. Elke dag opnieuw. van vele markten thuis Iquality is op vele terreinen actief. We hebben diepgaande kennis waarin onze professionals een ruime werkervaring hebben. Dit komt tot uitdrukking in ons ruime portfolio aan uitgevoerde opdrachten. MVO prestatieladder Na het behalen van het ISO-9001 certificaat in 2012, werkt Iquality momenteel hard aan het behalen van het MVO prestatieladder certificaat, niveau 3. Verslag profiel periode 15 maart 2012 tot en met april 2013 verslag Dit is de eerste keer dat wij een MVO jaarverslag uitbrengen. rapportage cyclus Vanaf heden jaarlijks Contact voor vragen Marlon van Wijlick, Marketing Manager & MVO Coördinator marlon.van.wijlick@iquality.nl t

6 6 bedrijfsvoering, beheersing en beleidsinvloed digitaal geïntegreerd kwaliteitssysteem 2 kwaliteitssysteem Kwaliteitssysteem Iquality managet haar bedrijfsvoering volgens een ISO 9001 gecertificeerd management systeem waar ons MVO beleid integraal in opgenomen is, zoals de MVO Prestatieladder, niveau 3 dit ook voorschrijft. Het kwaliteitssysteem beschrijft de werking van onze bedrijfsvoering met betrekking tot onze primaire processen en hier direct mee samenhangende ondersteunende processen. Dit is de met elkaar afgesproken en door management bestuurde, gestructureerde manier van werken waarmee wij onze doelstellingen bereiken, efficiency vergroten en stakeholder tevredenheid verhogen. We streven hierbij naar continue verbetering van onze organisatie zodat onze dienstverlening steeds voldoet aan de behoeften en verwachtingen van onze stakeholders. Get Smarter Every Day. kritische processen Om te borgen en beheersen dat onze dienstverlening steeds voldoet aan de behoeften en verwachtingen (eisen) van onze stakeholders en we onze bedrijfsdoelstellingen bereiken, zijn kritische primaire processen benoemd. Een proces is kritisch wanneer risico voor stakeholder ontevredenheid of niet behalen van onze bedrijfsdoelstellingen bestaat bij niet goed uitvoeren van dit proces. Om het juist uitvoeren van deze processen te borgen is vastgelegd hoe wij met elkaar afgesproken hebben deze uit te voeren en wie daarin welke stappen voor zijn rekening neemt. continue verbetering met input van stakeholders Door plan, - en doelmatig te werken (PLAN), het werk uit te voeren zoals afgesproken in vastgelegde procedures (DO), te checken met behulp van KPI s, rapportages, audits en stakeholder uitvraging (CHECK) en bij te sturen indien nodig (ACT) werkt Iquality continu aan verbetering.

7 7 stakeholders Onze benoemde stakeholders zien wij als groepen personen die direct belang hebben bij onze dienstverlening of het voorkomen van een negatief effect van de uitoefening van activiteiten door onze organisatie. In lijn met de scope volgens MVO Prestatieladder, niveau 3 zijn benoemd: Onze klanten, (potentiële) medewerkers, Ingeleende personen en freelancers, Leveranciers, Management team en aandeelhouders Personeelsvereniging

8 8 people kl doelstelling: aantrekkelijk werkgeverschap Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren People: Ziekte Uitstroom personeel Innovatie Flexibiliteit personeelsbestand* Rapportcijfer medewerker tevredenheid onderzoek Rapportcijfer > 7 klanttevredenheid onderzoek Rapportcijfer klanttevredenheid SLA s <2% <6% 10% 15-30% > 7 > 7 * Flexibiliteit personeelsbestand: de mate waarin Iquality in staat is om de omvang van het personeelsbestand uit te breiden of in te krimpen als gevolg van gewijzigde marktomstandigheden. Dit percentage vertegenwoordigd het deel van het werknemersbestand dat binnen 3 maanden opzegbaar is. diversiteit en arbeidsparticipatie Iquality maakt geen onderscheid op grond van geslacht, leeftijd, (arbeids) handicap, seksuele geaardheid of culturele achtergrond. Iquality selecteert op kennis, ervaring, competenties, salarisindicatie, reisafstand de wensen van de kandidaat om een juiste match te kunnen maken. persoonlijke ontwikkeling Iquality investeert in hun persoonlijke ontwikkeling in het algemeen en in het verhogen van hun vakkennis en specifieke vaardigheden in het bijzonder. gezondheid en veiligheid Het arbeidsomstandighedenbeleid van Iquality is nadrukkelijk gericht op bescherming van medewerkers. Daarbij gaat het met name om veiligheid, gezondheid en welzijn tijdens het werk. Een veilige en gezonde werkplek en een aangename werksfeer is namelijk in ieders belang. Op kantoor zijn BHV-ers aanwezig en er is een preventiemedewerker/ Coördinator Arbo, Verzuim & Veiligheid aangesteld. 2

9 9 people kl 012 Ziekte verzuim 1,42% Verloop 3,57% Flexibiliteit personeelsbestand 7,69% Rapportcijfer medewerkerstevredenheid onderzoek 8,3 Rapportcijfer klanttevredenheid onderzoek n/a Rapportcijfer klanttevredenheid SLA s n/a Diversiteit: ; j vrouw 3 man 19

10 10 M planet doelstelling: minimaliseren milieu belasting Hoewel de zakelijke dienstverlening minder directe negatieve effecten heeft op het milieu, hebben de dagelijkse activiteiten die Iquality ten behoeve van haar bedrijfsvoering onderneemt wel degelijk gevolgen voor het milieu. Iquality neemt de verantwoordelijkheid om de milieubelasting tot een minimum te beperken. Doel hierbij is het realiseren van een vermindering of compensatie van de CO2 uitstoot en het energieverbruik, teneinde de impact op het milieu te verkleinen. CO2-footprint Om inzicht te krijgen in de CO2- uitstoot wordt elk jaar een CO2- footprint opgesteld. Hiermee geven wij inzicht op welke wijze invulling wordt gegeven aan de P van Planet binnen ons MVO beleid. Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren Planet: Afval; bedrijfsafval en papier Energieverbruik CO2 uitstoot Gebouw kantoor Nijmegen (energie en gas) Mobiliteit; Lease auto s (>A-labels, electrisch en hybride) Diesel, Benzine Zakelijke vliegverkeer Zakelijk gebruik prive auto

11 11 M planet afvalscheiding Onze afvalstromen houden wij gescheiden en bieden wij ook gescheiden aan. Waar mogelijk wordt afval gerecycled. bewust omgaan met kantoorbenodigdheden Iquality streeft naar een papierloos kantoor en voert direct het clean desk policy door. Iquality biedt hun medewerkers slechts zeer beperkte kastruimte aanvoor documentopslag en biedt tevens alle faciliteiten om zoveel mogelijk digitaal te werken. Waar toch geprint moet worden is de printers standaard ingesteld op dubbelzijdig printen & zwart-wit. skype (video conference) Iquality beschikt over een zakelijk account van Skype. Iedere medewerker heeft hier toegang tot. Iquality promoot hiermee actief vermindering van gebruik van auto en draagt zo bij aan vermindering van files en reistijd voor haar opdrachtgevers en medewerkers. milieuvriendelijker wagenpark Het wagenpark van Iquality is het afgelopen jaar uitgebreid met een groter aandeel van leaseauto s met een energiezuinig A-label, electrisch en hybride uitvoeringen met 0% bijtelling. Bij het pand van Iquality is een duurzame laadpaal voor elektrische auto s in gebruik genomen. Tevens biedt Iquality hun bezoekers de mogelijkheid om zijn of haar elektrische auto bij te laden tijdens een bezoek.

12 12 M 012 planet; Footprint Footprint per FTE 6,88 Scope Bron Soort verbruik Eenheid Totaal 2012 Scope 1 Gebouw Aardgas m Scope 1 Mobiliteit Diesel Lt Scope 1 Mobiliteit Benzine Lt Scope 2 Gebouw Electra kwh Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten < 700 km km 0 Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten km km 0 Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten > km km Scope 3 Mobiliteit Zakelijk gebruik prive auto km n/a Scope 3 Uitvoering Electriciteit in datacenter kwh Scope 3 Afval Bedrijfsafval Lt 6000 Scope 3 Afval Papier / Karton Lt 12000

13 13 profit 7 doelstelling: Financiële rapportages, transparantie en bijdragen aan de maatschappij Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren Profit: Omzetdoelstelling transparantie & controle De jaarrekeningen en boekhouding van Iquality wordt jaarlijks gecontroleerd door de accountant. De jaarverslagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Iquality neemt haar verplichtingen richting de Belastingdienst en Pensioenfonds en hanteert daar de toegestane betalingstermijn van een maand. Ook voor ander leveranciers wordt een betalingtermijn van 30 dagen gehanteerd (95% van de gevallen) transparantie economische performance Omzet Winstdoelstelling Salarisbetalingen worden rond de 25 ste aan de werknemers overgemaakt voor de gehele maand.

14 14 profit 7 MVO binnen onze professie Klanten vragen om duurzame oplossingen bij diverse marktontwikkelingen, maar eisen ook dat onze propositie zelf een duurzaam karakter heeft. Dat merkt Iquality bij aanbestedingen, waarbij opdrachtgevers vragen naar ons beleid en prestaties op dat gebied. Daarnaast ziet Iquality ontwikkelingen in de branche waarbij nieuwe behoeften ontstaan, gericht op MVO. Bedrijven die het thema MVO opnemen in de strategie, hebben ook een behoefte aan nieuwe registraties (energie, milieu, grondstofgebruik etc.), rapporteringen en business intelligence. Een behoefte die wij goed kunnen invullen. Onze visie is om bedrijven elke dag beter te maken. Iquality bevraagt hun klanten actief over MVO aspecten bij de uitvoering van een opdracht. Dit is standaard vastgelegd in het requirementsdocument. stimuleren van positieve invloed aan de gemeenschap Iquality stimuleert binnen haar invloedsfeer Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit komt tot uitvoering in : Iquality heeft als missie om elke dag beter te worden. Dat komt ten goede aan de klanten, medewerkers en leveranciers; Stimulering van MVO doormiddel van het jaarlijkse MVO rapport, dat onder belanghebbenden wordt verspreid en op de website staat; sociale investering Iquality is een maatschappelijk betrokken onderneming en ondersteunt mensen die vanuit een vernieuwende invalshoek een passie voor hun sport of doel hebben. Vanuit die filosofie ondersteunt Iquality activiteiten op maatschappelijk en op sportgebied. Ook daaruit blijkt het sociale gezicht van Iquality. Medewerkers doen voorstellen voor sponsoring aan goede doelen.

15 15 profit 7 fietsen voor het goede doel Iquality sponsort BIG Challenge Topigs team in strijd tegen kanker! 1 dag 6 maal de legendarische Alpe d Huez. Dit is een wielerevenement waarbij fietsers, alleen of in teamverband, in één dag minimaal zes keer de Alpe d Huez bedwingen om geld in te zamelen voor onderzoek naar kanker. Het motto tijdens dit initiatief is: Opgeven is geen optie. landelijke- en regionale sponsor in de sport Naast de landelijke sponsoractiviteiten in de sport, sponsort Iquality ook diverse regionale sportevenementen. Verder sponsort Iquality Ons genoegen in Oranje - handboog, MHC Hoco - hockey, Pax Christi college en het DSZ3 jeugdtoernooi. Iquality en Neopost zetten zich in voor Drachten Iquality s klant Neopost gaat met een stel collega s de uitdaging aan om hun grenzen op te zoeken tijdens een meerdaagse fietstocht in de Franse Alpen. Het hoogtepunt wordt de beklimming van de gevreesde Alpe d Huez. Op deze manier willen ze sponsorgeld bijeen fietsen. De fondsen die Neopost binnenhalen zullen worden overhandigd aan de Vrienden van Nij Smellinghe (het Drachtster ziekenhuis), die met dat geld de buitenspeelplaats voor kinderen kunnen vernieuwen. Neopost en Iquality vindt het mooi om op deze manier kinderen en hun families een steuntje in de rug te kunnen geven.

16 16 V legal blijvend aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving Iquality heeft in tabelvorm alle wet- en regelgeving die op Iquality van toepassing is, opgesomd, met daar achter op welke wijze dit aantoonbaar is ingeregeld. Ook dit is onderdeel geweest van de externe audit voor het MVO certificaat. persoonlijke informatie Iquality weet hoe belangrijk klanten het vinden, hoe hun persoonlijke informatie wordt gebruikt en gedeeld. Wij nemen deze privacy erg serieus. Iquality beschrijft haar privacy statement en cookie-beleid op haar website nl-nl/over-deze-site/. M

17 17 it s in our nature get smarter every day Iquality Business Solutions BV Kerkenbos 1224b 6546 BE Nijmegen info@iquality.nl