it s in our nature get smarter every day MVO jaarverslag

Transcriptie

1 it s in our nature get smarter every day MVO jaarverslag 2013

2 M 2 voorwoord 3 Verslaglegging 4 Bestuur, beheersing & betrokkenheid 7 stakeholder 7 people 10 planet 12 hj profit 15 legal 19 :

3 3 voorwoord Iquality heeft als missie om elke dag beter te worden. Wat betekent dit voor Iquality zelf? Als software- en internetbureau zien wij de mogelijkheden van ICT en willen we samen met onze opdrachtgevers zaken in beweging brengen, resultaten behalen en successen delen. Dit maken wij waar door te werken met specialisten - op ons kantoor in Nijmegen, in Oekraïne én bij lokale- en internationale organisaties - waar Iquality zich verantwoordelijk voor voelt. Wij streven naar een langdurige relatie met onze medewerkers. Om deze kwaliteit te waarborgen ondersteunen wij persoonlijke ontwikkelingen en bieden wij veilige arbeidsomstandigheden aan. MVO is dusdanig ingevoerd in alle processen dat het meetelt bij het nemen van bijna elke beslissing en de waarden van ons MVO beleid transparant wordt gecommuniceerd. Dat komt ten goede aan onze eigen organisatie, onze klanten, leveranciers en de gemeenschap in algemene zin. 2 John van Beek Managing Partner

4 4 Verslaglegging digitaal geïntegreerd kwaliteitssysteem MVO prestatieladder Na het behalen van het ISO-9001 certificaat in 2012, heeft Iquality tevens in Juli 2013 het MVO prestatieladder certificaat, niveau-3 behaald. Het certificaat is drie jaar geldig. Kwaliteitssysteem Kwaliteitssysteem Iquality managet haar bedrijfsvoering volgens een ISO 9001 gecertificeerd management systeem waar ons MVO beleid integraal in opgenomen is, zoals de MVO Prestatieladder, niveau 3 dit ook voorschrijft. Het kwaliteitssysteem beschrijft de werking van onze bedrijfsvoering met betrekking tot onze primaire processen en hier direct mee samenhangende ondersteunende processen. Dit is de met elkaar afgesproken en door management bestuurde, gestructureerde manier van werken waarmee wij onze doelstellingen bereiken, efficiency vergroten en stakeholder tevredenheid verhogen. We streven hierbij naar continue verbetering van onze organisatie zodat onze dienstverlening steeds voldoet aan de behoeften en verwachtingen van onze stakeholders. Get Smarter Every Day. Verslag profiel periode 15 maart 2012 tot en met april 2013 verslag 2012 Eerste keer MVO jaarverslag uitgebracht. rapportage cyclus Jaarlijks (periode april/mei) Contact voor vragen Marlon van Wijlick, Marketing Manager & MVO Coördinator marlon.van.wijlick@iquality.nl t

5 5 Verslaglegging Stakeholders Onze benoemde stakeholders zien wij als groepen personen die direct belang hebben bij onze dienstverlening of het voorkomen van een negatief effect van de uitoefening van activiteiten door onze organisatie. In lijn met de scope volgens MVO Prestatieladder, niveau 3 zijn benoemd: Onze klanten, (potentiële) medewerkers, Ingeleende personen en freelancers, Leveranciers, Management team en aandeelhouders Personeelsvereniging Stakeholders worden gehoord en actief betrokken bij ons MVO beleid. Het informeren van betrekken van stakeholders bij onze bedrijfsvoering wordt onder andere uitgevoerd met behulp van Iquality s intranet en de website Jaarlijks worden stakeholders actief benaderd om input te leveren op ons MVO beleid.

6 6 Verslaglegging Kernthema Omschrijving Reden uitsluiting Indicatoor 9 Indicatoor 11 Indicatoor 12 Indicatoor 15 Uitsluitingen van de MVO Prestatieladder, niveau 3 norm De MVO Prestatieladder is een certificeerbare norm voor maatschappelijk verantwoord ondernemen die aansluit op bestaande kwaliteitsnormen zoals ISO De norm vormt een basis voor het koppelen van de mvo-aspecten people, planet en profit aan al bestaande (management) systemen. Kinderarbeid: Het bedrijf of de organisatie draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue verbetering van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat kinderarbeid wordt uitgebannen. Veiligheidsbeleid: Het bedrijf of de organisatie draagt ervoor zorg dat beveiligingspersoneel bij hun taakuitoefening de mensenrechten en rechten van bijvoorbeeld de lokale bevolking of activisten respecteren. Rechten van inheemse bevolking: Het bedrijf of de organisatie draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat rechten van de inheemse bevolking worden gerespecteerd en dat activiteiten van het bedrijf of de organisatie ook aan hen ten goede komen. Publiek beleid: Het bedrijf of de organisatie draagt er zorg voor dat wanneer gekozen wordt voor het bijdragen aan politieke lobbygroepen en of politieke partijen deze bijdrage ethisch te verantwoorden is. Deze drie pijlers zijn onderverdeeld in zeven kernthema s, die door middel van 33 indicatoren meetbaar worden. Het resultaat is een MVOmanagementsysteemcertificaat dat een objectief bewijsmiddel is dat het gecertificeerde bedrijf een managementsysteem heeft voor MVO, waarin stakeholdereisen en verwachtingen gemanaged worden. Van deze 33 indicatoren hebben wij de onderstaande uitgesloten: Bij Iquality worden werkzaamheden uitsluitend uitgevoerd door gecertificeeerd personeel. Kinderarbeid is uitgesloten. Iquality maakt geen gebruik van beveiligingspersoneel. Iquality heeft geen connectie/relatie met inheemse bevolkingen. Iquality houdt zich hier niet mee bezig en daarom ook niet van toepassing op de organisatie. 2

7 7 Bestuur, beheersing & betrokkenheid M it s in our nature get smarter every day Betrokkenheid De dienstverlening van Iquality is niet gericht op eenmalige transacties maar juist op langdurige relaties. Het is onze ambitie om met ICT middelen organisaties structureel beter te maken. Dit proces stopt nooit. Maatschappelijk Verantwoord ondernemen is geen doel of middel, maar een voorwaarde om dit te realiseren. Eerlijk zaken doen Iquality streeft erna om zowel intern als extern transparant te communiceren. De focus ligt op eerlijk zaken doen. Iquality doet uitsluitend zaken met betrouwbare partijen. Deze partijen dienen integer en eerlijk zaken te doen. Zij conformeren zich aan alle relevante wetgeving en erkennen en respecteren de fundamentele mensenrechten.

8 8 Organogram Iquality 2013 management Quality Officer Office Manager Solution Architect Marketing Manager Project Bureau Sales Solution Management Engineering Support & Infrastructure Project & Life Cycle Management Management Team John van Beek Managing Partner Patrick Joosten Managing Partner Patrik van Gelder Managing Partner Roland van Gogh Manager Solution Management Remco van Toor Solution Architect

9 9 Bestuur, beheersing & betrokkenheid Management team Het management team is in 2013 uitgebreid. Naast de drie managing partners is zowel de solution architect en hoofd Solution Management onderdeel geworden van het management team. Het team bestaat momenteel uit vijf leden. Zij maken het beleid, stellen doelstellingen en strategie vast en zorgen ervoor dat de middelen aanwezig zijn om de doelen te bereiken. Het MT monitort de bedrijfsvoering op basis van KPI s en rapportages en stuurt bij indien nodig. Solution Management In 2013 is de rol van Solution Management een prominentere rol gaan spelen binnen de organisatiestructuur van Iquality. Solution management is de gids en aanspreekpunt. Vanaf het eerste idee. Tot en met het gebruik van een oplossing. Oekraïne Iquality werkt intensief samen met haar collega s in Oekraïne. De samenwerking heeft ertoe geleid dat alle medewerkers na een periode van detachering, vanaf 2013 direct verloond worden door Iquality. Het betreft in totaal vijf medewerkers. Iquality heeft daarnaast het mogelijk gemaakt dat één medewerker voor een langere periode een werkvergunning in Nederland heeft gekregen. Wij zien dit als één van onze bijdragen aan lokale werkgelegenheid en als indicatie voor aantrekkelijk werkgeverschap. M

10 10 people kl Doelstelling: aantrekkelijk werkgeverschap Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren People: Ziekte Uitstroom personeel Innovatie Flexibiliteit personeelsbestand* Rapportcijfer medewerker tevredenheid onderzoek Rapportcijfer > 7 klanttevredenheid onderzoek Rapportcijfer klanttevredenheid SLA s <2% <6% 10% 15-30% > 7 > 7 * Flexibiliteit personeelsbestand: de mate waarin Iquality in staat is om de omvang van het personeelsbestand uit te breiden of in te krimpen als gevolg van gewijzigde marktomstandigheden. Dit percentage vertegenwoordigd het deel van het werknemersbestand dat binnen 3 maanden opzegbaar is. Diversiteit en arbeidsparticipatie Iquality maakt geen onderscheid op grond van geslacht, leeftijd, (arbeids) handicap, seksuele geaardheid of culturele achtergrond. Iquality selecteert op kennis, ervaring, competenties, salarisindicatie, reisafstand de wensen van de kandidaat om een juiste match te kunnen maken. In 2013 hebben wij ons beleid gecontinueerd. Persoonlijke ontwikkeling Iquality investeert in hun persoonlijke ontwikkeling in het algemeen en in het verhogen van hun vakkennis en specifieke vaardigheden in het bijzonder. Gezondheid en veiligheid Het arbeidsomstandighedenbeleid van Iquality is nadrukkelijk gericht op bescherming van medewerkers. Daarbij gaat het met name om veiligheid, gezondheid en welzijn tijdens het werk. Een veilige en gezonde werkplek en een aangename werksfeer is namelijk in ieders belang. Op kantoor zijn BHV-ers aanwezig en er is een preventiemedewerker/ Coördinator Arbo, Verzuim & Veiligheid aangesteld. 2

11 11 people 013 klziekte verzuim 1,42% ,61% Verloop 3,57% Flexibiliteit personeelsbestand 7,69% 7,68% 16,71% Rapportcijfer medewerkerstevredenheid onderzoek 8,3 8,4 Rapportcijfer klanttevredenheid onderzoek Rapportcijfer klanttevredenheid SLA s n/a n/a n/a n/a Diversiteit: Vrouw 3 Man 19 Het aantal werknemers is enorm toegenomen in De lichte toename van het verloop is acceptabel, net zoals het ziekteverzuim. Het cijfer van het medewerker tevredenheidsonderzoek is voor Iquality een positieve indicatie dat onze werknemers zich prettig voelen bij Iquality. ; j vrouw 3 man 27

12 12 M planet doelstelling: minimaliseren milieu belasting Hoewel de zakelijke dienstverlening minder directe negatieve effecten heeft op het milieu, hebben de dagelijkse activiteiten die Iquality ten behoeve van haar bedrijfsvoering onderneemt wel degelijk gevolgen voor het milieu. Iquality neemt de verantwoordelijkheid om de milieubelasting tot een minimum te beperken. Doel hierbij is het realiseren van een vermindering of compensatie van de CO2 uitstoot en het energieverbruik, teneinde de impact op het milieu te verkleinen. CO2-footprint Om inzicht te krijgen in de CO2- uitstoot wordt elk jaar een CO2- footprint opgesteld. Hiermee geven wij inzicht op welke wijze invulling wordt gegeven aan de P van Planet binnen ons MVO beleid. Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren Planet: Afval; bedrijfsafval en papier Energieverbruik CO2 uitstoot Gebouw kantoor Nijmegen (energie en gas) Mobiliteit; Lease auto s (>A-labels, electrisch en hybride) Diesel, Benzine Zakelijke vliegverkeer Zakelijk gebruik prive auto

13 13 M planet Afvalscheiding Onze afvalstromen houden wij gescheiden en bieden wij ook gescheiden aan. Waar mogelijk wordt afval gerecycled. Bewust omgaan met kantoorbenodigdheden Iquality streeft naar een papierloos kantoor en voert direct het clean desk policy door. Iquality biedt hun medewerkers slechts zeer beperkte kastruimte aanvoor documentopslag en biedt tevens alle faciliteiten om zoveel mogelijk digitaal te werken. Waar toch geprint moet worden is de printers standaard ingesteld op dubbelzijdig printen & zwart-wit. Skype (video conference) Iquality beschikt over een zakelijk account van Skype. Iedere medewerker heeft hier toegang tot. Iquality promoot hiermee actief vermindering van gebruik van auto en draagt zo bij aan vermindering van files en reistijd voor haar opdrachtgevers en medewerkers. Vergoeding Fiets & Reiskosten De medewerker kan op een fiscaal voordelige manier een fiets aanschaffen voor woonwerkverkeer. Drie jaar lang wordt er 50% van zijn/haar reiskosten ingehouden. Na deze periode is de fiets eigendom van de werknemer. Milieuvriendelijker wagenpark Het wagenpark van Iquality is het afgelopen jaar uitgebreid met een groter aandeel van leaseauto s met een energiezuinig A-label, electrisch en hybride uitvoeringen met 0% bijtelling. Bij het pand van Iquality is een duurzame laadpaal voor elektrische auto s in gebruik genomen. Tevens biedt Iquality hun bezoekers de mogelijkheid om zijn of haar elektrische auto bij te laden tijdens een bezoek.

14 14 M 013 planet; Footprint Footprint per FTE 4,49 Scope Bron Soort verbruik Eenheid Totaal 2012 Totaal 2013 Scope 1 Gebouw Aardgas m Scope 1 Mobiliteit Diesel Lt n.v.t.* Scope 1 Mobiliteit Benzine Lt Scope 1 Mobiliteit Electriciteit auto s kwh n/a Scope 2 Gebouw Electra kwh Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten < 700 km km 0 0 Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten km km 0 0 Scope 3 Mobiliteit Retourvluchten > km km Scope 3 Mobiliteit Zakelijk gebruik prive auto km 0 0 Scope 3 Uitvoering Electriciteit in datacenter kwh Scope 3 Afval Bedrijfsafval Lt Scope 3 Afval Papier / Karton Lt Footprint per FTE 6,88 4,49 *Vanaf 2013 zijn er geen auto s met diesel meer in omloop binnen Iquality.

15 15 profit 7 doelstelling: Financiële rapportages, transparantie en bijdragen aan de maatschappij Het doel voor 2013 was om dit onderwerp concreet meetbaar te maken. Hiertoe zijn de onderstaande key performance indicatoren benoemd en rapportage technieken ingericht: Key performance indicatoren Profit: Omzetdoelstelling Winstdoelstelling transparantie & controle De jaarrekeningen en boekhouding van Iquality wordt jaarlijks gecontroleerd door de accountant. De jaarverslagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Iquality neemt haar verplichtingen richting de Belastingdienst en Pensioenfonds en hanteert daar de toegestane betalingstermijn van een maand. Ook voor ander leveranciers wordt een betalingtermijn van 30 dagen gehanteerd (95% van de gevallen) transparantie economische performance Omzet Winst Salarisbetalingen worden rond de 25 ste aan de werknemers overgemaakt voor de gehele maand.

16 16 profit 7 MVO binnen onze professie Klanten vragen om duurzame oplossingen bij diverse marktontwikkelingen, maar eisen ook dat onze propositie zelf een duurzaam karakter heeft. Dat merkt Iquality bij aanbestedingen, waarbij opdrachtgevers vragen naar ons beleid en prestaties op dat gebied. Daarnaast ziet Iquality ontwikkelingen in de branche waarbij nieuwe behoeften ontstaan, gericht op MVO. Bedrijven die het thema MVO opnemen in de strategie, hebben ook een behoefte aan nieuwe registraties (energie, milieu, grondstofgebruik etc.), rapporteringen en business intelligence. Een behoefte die wij goed kunnen invullen. Onze visie is om bedrijven elke dag beter te maken. Iquality bevraagt hun klanten actief over MVO aspecten bij de uitvoering van een opdracht. Dit is standaard vastgelegd in het requirementsdocument. Stimuleren van positieve invloed aan de gemeenschap Iquality stimuleert binnen haar invloedsfeer Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit komt tot uitvoering in : Iquality heeft als missie om elke dag beter te worden Get Smarter Every Day. Dat komt ten goede aan de klanten, medewerkers en leveranciers; Stimulering van MVO doormiddel van het jaarlijkse MVO rapport, dat onder belanghebbenden wordt verspreid en op de website staat; Sociale investering Iquality is een maatschappelijk betrokken onderneming en ondersteunt mensen die vanuit een vernieuwende invalshoek een passie voor hun sport of doel hebben. Vanuit die filosofie ondersteunt Iquality activiteiten op maatschappelijk en op sportgebied. Ook daaruit blijkt het sociale gezicht van Iquality. Medewerkers doen voorstellen voor sponsoring aan goede doelen.

17 17 profit 7 Iquality toertocht rondje brabant 2013 Binnen Iquality zijn een aantal fanatieke wielrenners. Op de vaste dinsdagavond fietsen zij gezamenlijk een Rondje Nijmegen. Hun enthousiasme en fanatisme heeft ertoe geleid dat er een jaarlijks terugkomende toertocht wordt georganiseerd. Iquality heeft de tenue s & de dagactiviteiten gesponsord. Iquality ondersteunt stichting Drugsinformatie & Preventie voor Jongeren Iquality is een maatschappelijk betrokken onderneming en ondersteunt mensen of instellingen met maatschappelijke, sportieve en sociale initiatieven. Vanuit die filosofie ondersteunt Iquality activiteiten op maatschappelijk gebied. Ook daaruit blijkt het sociale gezicht van Iquality. Iquality verleent haar medewerking aan de landelijke actie Drugs, het zal je vriend maar wezen. DPJ (Drugsinformatie & Preventie voor Jongeren) realiseert al jaren succesvolle filmprojecten welke deel uitmaken van een lespakket dat onder lagereen middelbare scholen wordt verspreid. Het doel van de stichting is het tegengaan van druggebruik onder jongeren. Centraal bij alle door DPJ ontwikkelde activiteiten staat het streven om nieuwsgierige, experimenteergrage kinderen af te houden van het eerste druggebruik. Iquality s bijdrage ondersteunt de gratis verspreiding van het drugspreventiepakket bestaande uit een DVD-Box en onderzoek voor het realiseren van een volgend project.

18 18 profit 7 Iquality zorgt voor onderzoek tegen kanker Iquality zorgt voor onderzoek tegen kanker als Zakenvriend Radboud Oncologie Fonds. Jaarlijks sterven er ongeveer Nederlanders aan kanker. Dat is net zoveel als 25% van alle inwoners van Nijmegen. Dit aantal moet omlaag en liever nog willen wij dat kanker in de toekomst niet meer voorkomt. Daarom komt Iquality als Zakenvriend van het Radboud Oncologie Fonds in actie tegen deze ziekte. Radboud Oncologie Fonds & Iquality; een goede match Iquality is een maatschappelijk betrokken onderneming. Zij steunen organisaties of mensen die vanuit een vernieuwende invalshoek een passie hebben om elke dag beter te worden. In dat opzicht matcht Iquality volledig met de visie van het Radboud Oncologie Fonds. De afgelopen jaren heeft het Radboud ziekenhuis namelijk een aantal belangrijke vorderingen gemaakt. Ze maken gebruik van de nieuwste technieken, waardoor ze kanker sneller kunnen opsporen, beter in staat zijn te beoordelen of een behandeling aanslaat en steeds vaker therapie op maat kunnen geven. Iquality deelt de toekomstvisie van het Radbouw Oncologie Fonds en van vele andere mensen: dat we geen naasten meer verliezen aan kanker. Iquality is zakenvriend van het Radboud Oncologie Fonds Als zakenvriend van het Radboud Oncologie Fonds zorgen wij ervoor dat talentvolle onderzoekers van het UMC St Radboud meer baanbrekend onderzoek kunnen doen en daardoor betere zorg en nieuwe behandelingen op het gebied van kanker mogelijk maken. Dit doen wij met een vast maandbedrag. Sponsor in sport Iquality sponsort diverse regionale sportevenementen waarbij eigen medewerkers zijn betrokken. Iquality ondersteunt MHC Hockey HOCO en een 3-mans team van Bowling Beuningen.

19 19 V legal blijvend aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving Iquality heeft in tabelvorm alle wet- en regelgeving die op Iquality van toepassing is, opgesomd, met daar achter op welke wijze dit aantoonbaar is ingeregeld. Ook dit is onderdeel geweest van de externe audit voor het MVO certificaat. persoonlijke informatie Iquality weet hoe belangrijk klanten het vinden, hoe hun persoonlijke informatie wordt gebruikt en gedeeld. Wij nemen deze privacy erg serieus. Iquality beschrijft haar privacy statement en cookie-beleid op haar website nl-nl/over-deze-site/.

20 20 it s in our nature get smarter every day Iquality Business Solutions BV Kerkenbos 1224b 6546 BE Nijmegen info@iquality.nl