Vereniging Beheer Forepark Verslag Jaarvergadering Maandag 7 april Sligro

Transcriptie

1 Vereniging Beheer Forepark Verslag Jaarvergadering Maandag 7 april Sligro Aanwezig bestuur: J. Andreoli (JA), L. Bruggeman (LB), F. Dirken (FD), P. van Herk (PvH), n W. van Wijk (WvW) en L. van Beveren (secretariaat) 1. Opening Jaarvergadering De voorzitter opent de vergadering. Er is een hartelijk woord van welkom voor Anita Vos, directeur stadsdeelkantoor. Anita Vos zal de leden informeren over de plannen van het stadsdeelkantoor. Tevens heeft de voorzitter een hartelijk welkom voor Heleen Welschen van de KNHB en Ton van den Bosch van de gemeente Den Haag. Beiden zullen de leden informeren over de laatste stand van zaken m.b.t. het WK Hockey. Als laatste heeft de voorzitter een bijzonder woord van welkom voor de nieuwe leden. Dit zijn: Hizkia van Kralingen, Wittebrug Autogroep, Van Barneveld Verpakkingen, KWS Infra BV, DGR-ABC BV, BTC Teleconsult en Tesla. Deze nieuwe leden worden kort voorgesteld aan de overige aanwezigen. Tevens zijn lid van de vereniging geworden Groenrijk, MRJ TOM en Bonarius Zuid-Holland. Helaas zijn deze bedrijven niet aanwezig. De voorzitter wenst de bedrijven heel veel succes in de toekomst. Het Forepark wordt aangemerkt als een goed en mooi bedrijventerrein. Het is een prima keus je bedrijf op deze locatie te vestigen Het officiële deel van de vergadering duurt tot kwart over 7. Na het officiële deel staat er wederom een fantastisch buffert klaar. 2. Goedkeuring notulen 15 april 2013 De notulen worden zonder aanvullingen op de tekst goedgekeurd. 3. Jaarverslag van de penningmeester over 2013 De penningmeester, Piet van Herk, informeert de leden over de financiën van de VBF. De VBF heeft een totale opbrengst van ,-. Deze opbrengst is minder als gevolg van het feit dat een aantal bedrijven het park heeft verlaten en het lidmaatschap heeft opgezegd. De algemene kosten zijn voor de VBF het grootst. Er is door de vereniging meer geld uitgegeven aan de algemene ledenvergaderingen en de succesvolle BBQ. Een aantal kosten is voordelig uitgevallen met als gevolg een klein positief resultaat. Het eigen vermogen van de VBF bedraagt ,- bestaande uit het kassaldo en een aantal vorderingen. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

2 4. Verslag kascommissie De kascommissie heeft geen op- of aanmerkingen en wordt hartelijk bedankt voor het nakijken van de boekhouding. 5. Decharge van bestuur De leden van de vereniging verlenen het bestuur decharge. 6. Benoeming kascommissie De huidige kascommissie heeft in de twee voorafgaande jaren de kas en de boekhouding gecontroleerd. De heren B. Remmerswaal en A. Remmerswaal stellen zich beschikbaar voor deze commissie. 7. Toelichting en voorstel tot wijziging van de statuten Het bestuur stelt een drietal wijziging voor in de huidige statuten. Dit betreft het toegankelijk maken van het lidmaatschap voor bedrijven net buiten het Forepark, de zittingsperiode van het bestuur en de wijze waarop besluitvorming dient plaats te vinden. De heer Mirjavanmard is van mening dat de voorgestelde zittingstermijn te lang is. De voorgestelde aanpassing kan resulteren in een maximale zittingstermijn van 25 jaar. Verversing in het bestuur is positief voor de vereniging. Het bestuur geeft aan dat er een zittingsduur is van 5 jaar, waarna een bestuurslid kan vertrekken of verzocht wordt om te vertrekken. De vijf jaar periode kan met instemming van de leden worden verlengd. Daarnaast kan aanpassing van de wijze van besluitvorming er voor zorgen dat slechts een zeer beperkt aantal leden de beslissingsbevoegdheid in handen kan krijgen. Het bestuur geeft aan dat conform de huidige statuten dit ook het geval is. Thans is het zo dat de alle leden bij een vergadering aanwezig moet zijn en dat is nummer het geval, waarna er altijd een 2 e algemene ledenvergadering moet worden belegd waarbij slechts 3 leden aanwezig moeten zijn om het besluit te bekrachtigen. Het bestuur vergadert bij voorkeur met een hoge opkomst waarbij de meerderheid van de aanwezigen bevoegd is. De heer Degenaar is van mening dat bedrijven buiten het Forepark een ander belang hebben bij het park dan de huidige bedrijven. Veelal zijn dit bedrijven die leveren aan particulieren. De bedrijven op het Forepark leveren voornamelijk aan de detailhandel. Het bestuur geeft aan dat het uitbreiden van de vereniging eerder met de leden is besproken. Daarbij is geen bezwaar gemaakt tegen de mogelijkheid van een lidmaatschap van bedrijven welke dicht bij het Forepark gevestigd zijn. Een aantal bedrijven heeft interesse in het lidmaatschap. Op de vraag van de leden wat het voordeel is en of de doelstelling van de vereniging wordt aangepast geeft het bestuur aan dat het bereiken van een groter collectief de drijfveer is van een eventuele uitbreiding. De doelstelling van de vereniging zal echter niet of nauwelijks veranderen. Het is voor bedrijven buiten het park niet mogelijk gebruik te maken van de bestrijding van gladheid of aansluiting op het beveiligingssysteem. De heer Van Reenen stelt voor eventueel een uitzondering te maken voor leden die van het park vertrekken en zich aan de rand van het Forepark vestigen. Daarbij moet duidelijk zijn dat het een lidmaatschap zonder stemrecht betreft waarbij tevens geen mogelijkheid bestaat gebruik te maken van de gezamenlijke faciliteiten. Naar aanleiding van een stemming spreken 6 leden zich uit tegen de aanpassing van de zittingsduur van de bestuursleden. Ten aanzien van de uitbreiding van het gebied neemt het bestuur het voorstel terug. Na verdere uitwerking zal een nieuw voorstel aan de leden worden aangeboden. De leden stemmen in met een aanpassing van de wijze van besluitvorming. De twee voorstellen zijn derhalve door de algemene vergadering aangenomen. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

3 Naar aanleiding van de vraag van de heer Romijn op welke wijze deze stemming heeft plaatsgevonden geeft het bestuur aan dat de stemming heeft plaatsgevonden op basis van de bestaande statuten, dus zal er een extra Algemene Vergadering worden uitgeschreven om de besluiten te bekrachtigen waarmee de statuten gewijzigd kunnen worden. 8. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 9. Sluiting De voorzitter sluit de jaarvergadering. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

4 Vereniging Beheer Forepark Verslag Algemene Ledenvergadering Maandag 7 april Sligro Aanwezig bestuur: J. Andreoli (JA), L. Bruggeman (LB), F. Dirken (FD), P. van Herk (PvH), W. van Wijk (WvW) en L. van Beveren (secretariaat) 1. Opening Algemene Ledenvergadering De voorzitter opent de Algemene Ledenvergadering. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 15 oktober 2013 Er zijn geen tekstuele opmerkingen en geen opmerkingen naar aanleiding van de notulen. De notulen worden, met dank aan de samenstelling, geaccordeerd. 3. Anita Vos directeur stadsdeelkantoor Het stadsdeelkantoor Leidschenveen Ypenburg is het jongste stadsdeelkantoor. De laatste 10 tot 15 jaar heeft het zich voornamelijk ingezet voor de bewoners en het inrichten en optimaal gebruiken van de wijk. Deze inzet zal de komende jaren kantelen en zich meer gaan richten op groen, gladheid, wegen, milieu en de participatie van de bewoners. Er zijn meer initiatieven en de kwaliteit neemt toe. De kracht zit vooral in de integrale aanpak van overlast en de jeugd in het bijzonder. Met alle betrokken organisaties en collega s wordt ingezet op handhaving en signalering. Door slimme connecties wordt veel overlast voorkomen. Ten aanzien van participatie en openbare ruimte is het van belang de bewoners te betrekken en actief de wijk in te gaan. Ook de kinderen worden betrokken bij de inrichting van de openbare ruimte. De aandacht was voornamelijk gericht op de bewoners maar in de komende periode zullen ook met de bedrijven slimme combinaties worden gemaakt en worden gezocht naar het gezamenlijk belang. Hierbij kan worden gedacht aan KVO (Keurmerk Veilig Ondernemen), camera s en bestrijding van gladheid. Voor 2014 ligt de focus op parkeren en veiligheidsbeleving. De beleving van de veiligheid daalt terwijl objectieve cijfers aangeven dat de beleving zou moeten stijgen. Er zijn buurtpreventieteams ingesteld die in samenwerking met de andere betrokken partijen letten op de leefbaarheidaspecten. Naast het optimaliseren van de leefbaarheid is ook van belang het gevoel van veiligheid te vergroten. Beide onderwerpen staan ook op de agenda bij het bestuur van de vereniging. Gezamenlijke bundeling van krachten optimaliseert het rendement. De leden geven aan zich te verbazen over het feit dat een speelterrein annex afwerkplek voor de jeugd wordt geplaatst op het bedrijventerrein. Anita Vos geeft aan dat bij het realiseren van een voorziening de locatie altijd lastig is. Er wordt zo veel als mogelijk rekening gehouden met alle belangen. In dit specifieke geval was er in het woongebied geen geschikte locatie. Inmiddels is duidelijk dat de voorziening voldoet. Eventuele overlast kan worden gemeld bij de politie. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

5 Sallo van Dam geeft aan dat er wisselende ervaringen zijn met de handhavers in de wijk en geeft een aantal specifieke voorbeelden welke door Anita Vos worden genoteerd. Het beeld leeft dat de handhavers hun eigen beleid bepalen. Op de vraag wie verantwoordelijk is voor deze handhavers geeft Anita Vos aan dat de gemeente verantwoordelijk is en de lijnaansturing plaatsvindt door de wijkagent. De handhavers in de wijk richten zich specifiek op hondenpoep, zwerfvuil en parkeren. Er is regelmatig een veiligheidsoverleg met de bureauchef en de coördinator handhaving. De leden worden gevraagd eventuele signalen via de VBF aan te kaarten. Daarnaast zal er in de nabije toekomst een evaluatie plaatsvinden van het handhavingsteam. Voorwaarde is dat zij er zijn voor en niet tegen de ondernemers moeten zijn. De voorzitter geeft aan dat het bestuur de samenwerking als prettig ervaart. Een aantal directeuren heeft inmiddels de revue gepasseerd. Anita Vos is de 1 e directeur die structureel overleg initieert met het bestuur en streeft naar bundeling van krachten. Michel Mirjavanmard merkt op dat er op de Taag hard wordt gereden en er veel containers (bestemd voor de Plaspoelpolder) worden geparkeerd. Het is een doorn in het oog dat er veel wild wordt geparkeerd en er niet of nauwelijks wordt gehandhaafd. Anita Vos geeft aan dat het wild parkeren zeker de aandacht heeft. Het parkeren van containers is inmiddels binnen DSO bespreken en het probleem wordt opgepakt. 4. Bestuur Kaarten WK Hockey De bestelde kaarten voor vrijdag 6 juni zijn na afloop van de vergadering op te halen bij Linda van Beveren. BBQ Forepark De BBQ voor de leden van de vereniging is gepland op woensdag 27 augustus Verslag gesprek gemeente/knhb en bedrijven Donau Er heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Ton van den Bosch (projectleider WK Hockey) en een aantal bedrijven aan de Donau. De verwachting is dat de meeste druk van bezoekers aan de voorkant plaatsvindt. Door het aanpassen van de levertijden wordt geprobeerd zo veel als mogelijk overlast tijdens laden/lossen te voorkomen. Daarnaast wordt een probleem verwacht met bezoekers welke oversteken. In overleg wordt gekeken naar de optie marshalls in te zetten op de cruciale punten. Er wordt in kaart gebracht wat de mogelijkheden zijn en welke kosten dit met zich meebrengt. Ton van den Bosch zal later in de vergadering middels een plattegrond aangeven hoe de verkeersstromen gaan lopen en welke cruciale punten er zijn. Middels een marshall is het ook mogelijk bij dreigende ophoping actie te ondernemen en middels borden en pijlen de bezoekers een andere kant uit te sturen. In overleg is besloten borden en een tekstkar inzake de wegsleepregeling in te zetten. Het is niet gewenst dat bezoekers hun auto parkeren op het Forepark. Het is belangrijk dan bezoekers duidelijk zien waar mag worden geparkeerd en waar de wegsleepregeling van kracht is. Leden worden gevraagd aan te geven waar deze borden geplaatst kunnen worden. Keurmerk Veilig Ondernemen De hercertificering zal in een nieuwe vorm opnieuw worden opgestart. Om voor certificering in aanmerking te komen dient minimaal 30% van de leden een enquête in te vullen. Middels beeldmateriaal informeert de heer Van Wijk de leden over de recente ontwikkelingen op het Forepark. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

6 Bewegwijzering Het bestuur is in samenwerking met de gemeente een voorstel voor aanpassing van de bewegwijzering aan het uitwerken. Mogelijk zijn er binnen de gemeenten gelden beschikbaar om dit initiatief te subsidiëren. Indien het voorstel verder is uitgewerkt wordt dit via de nieuwsbrief onder de leden verspreid. Camerabeveiliging De heer Dirken informeert de leden over de laatste ontwikkelingen. Camerabeveiliging blijft een zeer belangrijk onderwerp. Inmiddels zijn er eind deze maand 24 actieve camera s. Indien het aantal actieve camera s verder toeneemt zijn er meer beelden beschikbaar. Daar de scheidslijn tussen privaat en publiek een punt van aandacht blijft wordt er bij een hoger percentage actieve camera s een essentieel groter deel van het private terrein zichtbaar. Frans Dirken benadrukt dat ook systemen welke zijn gekocht bij een andere leverancier als ATN middels een kleine aanpassing kunnen worden opgenomen in het grotere geheel. Induslighting merkt op dat bij de kwaliteit van het beeld ook de lichtkwaliteit belangrijk is. De huidige verlichting op het Forepark is niet van zodanige kwaliteit dat dit de beelden positief beïnvloed. Frans Dirken merkt op dat het bestuur uitsluitend kan pleiten voor het totale cameraplan. De verlichting op het individuele terrein en/of het openbare gebied is geen bemoeienis van het bestuur. Induslighting heeft aangeboden de verlichting op het openbare terrein tegen kostprijs te verbeteren. In het kader van duurzaamheid is verlichting een belangrijk onderdeel. Het bestuur zegt toe dit binnen het overleg met de gemeente aan de orde te stellen. De heer Degenaar merkt op dat het beschikbare internet zeer traag is. Het bestuur geeft aan dat er bewust geen tender is geregeld voor glasvezel. Diverse leveranciers kunnen glasvezel aanbieden en regelen. BTC Teleconsult merkt op dat zij een zeer gunstige aanbieding hebben neergelegd welke middels de website wordt aangeboden aan de leden. 5. Ton van den Bosch en Heleen Welschen laatste stand van zaken WK Hockey De heer Van den Bosch De heer Van den Bosch informeert de aanwezige leden over de laatste ontwikkelingen en aanpassingen inzake het WK Hockey. Naar aanleiding van de opmerkingen en suggesties tijdens de laatste bijeenkomst is er een aantal veranderingen doorgevoerd. Indien er door slecht weer niet kan worden geparkeerd aan de Westvlietweg en de Henry Faasdreef is het noodzakelijk een alternatief beschikbaar te hebben. Op dit moment is dit alternatief nog niet voorhanden. Dit alternatief wordt nog nader vorm gegeven. Een aantal bedrijven welke in het bezit is van een grote parkeerplaats (Sligro, Mercedes etc.) is in overleg om maatregelen te realiseren die het wild parkeren zo veel als mogelijk tegen zullen houden. Voor het gehele park is een wegsleepregeling van kracht. De kosten voor het wegslepen worden doorberekend aan de eigenaar van de auto. Bedrijven kunnen kenbaar maken aan de Vereniging of ze een bord willen plaatsen. Op diverse cruciale punten worden erkende verkeersregelaars ingezet. De KNHB verwacht dat een zeer beperkt deel van de bezoekers gaat lopen. Het grootste deel zal gebruik maken van de beschikbare pendelbussen. De heer Degenaar adviseert aan de ingang van het park borden te plaatsen waarbij bezoekers worden geattendeerd op de wegsleepregeling en de kosten die dit met zich meebrengt. De heer Van den Bosch neemt dit mee en werkt dit verder uit. Mevrouw Welschen Mevrouw Welschen informeert de leden over de recente ontwikkelingen in relatie tot het WK Hockey De presentatie is bijgevoegd bij dit verslag. Dit evenement zet zowel Den Haag als het Forepark op de kaart. Bereikbaarheid en minimale schade voor de business is van groot belang. Indien er vragen zijn is de KNHB altijd bereikbaar. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april

7 6. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de leden voor hun massale opkomst. Er zijn veel onderwerpen besproken. Dit maakt helder wat belangrijk is en serieus moet worden opgepakt. Nieck Welschen informeert de leden over het diner. Namens het bestuur krijgen alle leden een chocolade paashaas aangeboden. Verslag Jaarvergadering en Algemene Ledenvergadering maandag 7 april