Goed verdienen is geen kunst. Goed besteden is een stuk moeilijker. Tom Brokaw, Amerikaans televisiejournalist en schrijver

Transcriptie

1 PENNINGMEESTER Als u bent verkozen tot penningmeester van uw Kiwanis-club, is dat het bewijs dat uw medeleden u beschouwen als een integer persoon met talent voor financiële zaken. Aan u de verantwoordelijke taak om voor uw club gelden te innen en uit te geven en daarvan nauwkeurig verslag te doen. U bent verantwoordelijk voor de solvabiliteit en de financiële stabiliteit van uw club. Wees trots op deze leidende rol: uw club heeft vertrouwen in u. Goed verdienen is geen kunst. Goed besteden is een stuk moeilijker. Tom Brokaw, Amerikaans televisiejournalist en schrijver Meer hulpmiddelen online op Kiwanis International Leiderschapsgids 9

2 PENNINGMEESTER De penningmeester werkt intensief samen met de secretaris om de financiële taken te coördineren. Kennis van boekhouden is aangewezen voor de functie van penningmeester. Uw primaire taken staan beschreven in artikel VI van het standaardformulier voor clubstatuten. Deze kunnen per club enigszins verschillen. De secretaris is verantwoordelijk voor het innen van alle gelden die aan de club verschuldigd zijn en voor het bijhouden van inschrijfgeld en contributie van leden, tenzij deze taken aan de penningmeester zijn gedelegeerd. FUNCTIE: Penningmeester ONDERSTEUND DOOR: President, secretaris en raad van bestuur SAMENVATTING VAN TAKEN: Coördineert inkomsten en uitgaven. De penningmeester moet in staat zijn tot nauwkeurige verslaggeving. FUNCTIE-EISEN: Bewezen leiderschapskwaliteiten en in staat zijn om: De gehele clubboekhouding te coördineren en nauwkeurig bij te houden Aan tijdmanagement te doen Nauw samen te werken met de secretaris en president van de club Relaties te onderhouden met leidende personen in de gemeenschap Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld Veranderingen te faciliteren Met Microsoft Office software te werken Ervaring met boekhouding en/of accountancy is een pre, maar geen vereiste. VERANTWOORDELIJKHEDEN: Het ontvangen van alle betalingen aan de club en deze terstond op de officiële rekeningen storten. Het verrichten van betalingen in opdracht van de raad van bestuur. Het bijhouden van de financiële administratie van de club. Het te allen tijde beschikbaar stellen van de financiële stukken voor inspectie door de president, de raad van bestuur of daartoe gemachtigde controleurs. Het maandelijks uitbrengen van een financieel rapport aan de raad van bestuur, alsmede op jaarvergaderingen van de club en op verzoek van de president of het bestuur. Het uitvoeren van andere taken en verantwoordelijkheden die normaal gesproken bij deze functie horen of worden opgedragen door de president of het bestuur. Het maken van facturen aan leden en het uitbetalen van kostendeclaraties. Het maandelijks kloppend maken van de kasgeldrekeningen. Het verstrekken van borg, indien dit wordt vereist door lokale regelgeving. Het jaarlijks opstellen van een overzicht van inkomsten en uitgaven voor alle leden, om hen een goed beeld geven van de bestedingen en de financiële situatie van de club. Het assisteren van het bestuur bij het vaststellen van het budget aan het begin van het fiscale jaar KIWANIS

3 Bankrekeningen van de club Een club kan meerdere bankrekeningen hebben, maar heeft er minimaal twee: de administratieve rekening en de servicerekening. De administratieve rekening is bestemd voor alle administratieve clubuitgaven. Het grootste deel van dit geld is afkomstig van de jaarcontributies, maaltijden tijdens vergaderingen (indien van toepassing) en inschrijfgeld van nieuwe leden. In het algemeen wordt geld dat afkomstig is van activiteiten waaraan alleen leden meedoen, op de administratieve rekening gestort. Het kan voorkomen dat er een ledenbijdrage wordt geheven zoals beschreven in artikel XVIII, lid 2 van de clubstatuten. De club bepaalt zelf aan welk doel deze inkomsten worden besteed. De servicerekening is bestemd voor de serviceprojecten van de club. De gelden die op deze rekening worden gestort zijn voornamelijk afkomstig van fondswervende projecten waarbij het publiek betrokken is, of van speciaal toegewezen bijdragen. In artikel XVIII, lid 3 van de clubstatuten staat hierover: Gelden die worden ontvangen als resultaat van fondswervende projecten waarbij het publiek betrokken is, of van leden of andere personen voor de serviceprojecten die door deze club gesponsord worden, zullen gescheiden worden van de administratieve fondsen van deze club en zullen alleen gebruikt worden voor charitatieve, educatieve en liefdadigheidsactiviteiten van de club. Verder kan de opbrengst van fondswervende projecten waarbij alleen leden betrokken zijn, maar die door het bestuur zijn aangewezen als serviceprojecten, ook op de servicerekening worden gestort. Een voorbeeld hiervan is een verloting op een clubbijeenkomst. Van de servicerekening worden alle kosten voor club-serviceactiviteiten betaald, evenals alle educatieve en charitatieve activiteiten, en mogelijk ook sponsoring van een Kiwanis service-leiderschapsprogramma (SLP). Op administratieve rekeningen worden bedragen gestort afkomstig van: Van administratieve rekeningen worden de volgende kosten betaald: Contributies Inschrijfgeld leden Maaltijden (indien van toepassing) Ledenbijdragen (zie artikel XVIII, lid 2 van de clubstatuten) Internationale en districtscontributies Conventies Maaltijden (indien van toepassing) Nieuwsbrieven van de club (indien van toepassing) Kosten voor de programmering van de club Kiwanis International Leiderschapsgids 11

4 Op servicerekeningen worden bedragen gestort afkomstig van: Van servicerekeningen worden de volgende kosten betaald: Fondswervingsprojecten waarbij het publiek betrokken is (mag met aftrek van kosten zijn) Fondswervingsprojecten waaraan alleen leden meedoen, maar die door het bestuur zijn aangewezen als servicefondswervingsproject Serviceactiviteiten van de club Charitatieve en educatieve activiteiten van de club Kosten verbonden aan het sponsoren van een Kiwanis serviceleiderschapsprogramma Onthoud: Inkomsten uit fondswervingsprojecten waarbij het publiek betrokken is, worden ALTIJD op de servicerekening gestort. Administratieve rekeningen en servicerekeningen worden strikt gescheiden gehouden. Boekhoudsysteem Er mogen verschillende boekhoudsystemen worden gebruikt, afhankelijk van de werkervaring en het systeem waarover de penningmeester beschikt. Het boekhoudsysteem van de club moet voldoen aan de volgende eisen: Alle inkomstenbronnen worden vermeld Alle uitgaven worden vermeld Het moet nauwkeurig zijn, zodat de rapporten van de president, secretaris en penningmeester overeenkomen wat betreft de ontvangen contributies Er kunnen correcte facturen aan leden worden gemaakt De financiële status van ieder lid is op elk moment opvraagbaar De secretaris kan een overzicht van leden met betalingsachterstand maken voor de president of het bestuur (dit is strikt vertrouwelijke informatie) KIWANIS

5 Penningmeester Jaarlijkse controle Volgens de clubstatuten is een jaarlijkse controle van de clubrekeningen verplicht. De raad van bestuur wijst de personen aan die de controle uitvoeren. Dit hoeven geen gecertificeerde accountants te zijn; de controle mag ook uitgevoerd worden door een commissie van clubleden. Onthoud: Volgens de statuten is de controle verplicht voor elke club. De controleurs worden aangewezen door het bestuur. De huidige secretaris of penningmeester mag de controle niet uitvoeren. De komende penningmeester mag de controle wel uitvoeren. Permanente dossiers Alle boekhoudstukken moeten worden bewaard als permanente dossiers, tot ze wettelijk en met toestemming van de raad van bestuur mogen worden verwijderd. De permanente dossiers van elke club bevatten: relevante informatie over huidige en voormalige leden, lijsten van kaderleden, bestuursleden en commissies voor ieder jaar, officiële maandelijkse rapporten, het jaarrapport van de club voor ieder jaar, officiële documenten en rapporten met betrekking tot de oprichting van de club en, indien van toepassing, het charitatieve fonds, financiële stukken en rapporten voor ieder jaar (ongeldige cheques moeten minstens zeven jaar worden bewaard), en stukken van historisch belang, zoals bepaalde correspondentie, foto's, krantenknipsels, clubpublicaties en het charter van de club. Onthoud: Als penningmeester hebt u het volgende nodig. Overschrijvingsformulieren van de club Dossier met betaalde facturen Dossier met ontvangstbewijzen per kas (stortingsbewijzen) Afschriften van de bank en van het opmaken van de kas Rapporten van de penningmeester Dossier met begrotingen Kiwanis International Leiderschapsgids 13

6 Hulpmiddelen Maandelijks financieel rapport ADMINISTRATIEVE REKENING Dit is een voorbeeld van een financieel rapport voor de administratieve rekening van de club; het dient slechts als richtlijn. De penningmeester mag het aanpassen en uitbreiden, indien nodig voor de club. KIWANIS-CLUB VAN MAANDELIJKS FINANCIEEL RAPPORT / EIND VAN DE MAAND BEGROOT BEDRAG DEZE MAAND VANAF VORIG JAAREINDE Administratieve inkomsten Ledencontributies Maaltijden/borg Ledeninschrijfgeld (introductie) Inkomsten uit rente Overige Totaal: Administratieve uitgaven Maaltijden/gasten Maaltijden/leden Salaris/kosten secretaris Verzekeringen en personeelsbelasting Kantoorkosten Programma Lidmaatschappen Internationale contributie Districtscontributie Kosten inschrijven nieuwe leden Nieuwsbrief club Abonnementen op: Nieuwsbrief district Afgevaardigden naar: Internationale conventie Districtsconventie Cadeaus en bloemen Cadeaus van president Sociale activiteiten Installatie Totaal: Bank en kasgeld Balans samengevat: Begin van de maand Inkomsten deze maand Af: uitgaven deze maand Eind van de maand Totaal op spaarrekeningen Totaal op lopende rekening Overige beleggingen Totaal kas & geldbeleggingen (moet gelijk zijn aan totale balans van alle gelden) ADMIN. REK. SERVICEREK. TOTAAL- BEDRAG KIWANIS

7 Hulpmiddelen Maandelijks financieel rapport SERVICEREKENING Dit is een voorbeeld van een financieel rapport voor de servicerekening van de club; het dient slechts als richtlijn. De penningmeester mag het aanpassen en uitbreiden, indien nodig voor de club. KIWANIS-CLUB VAN MAANDELIJKS FINANCIEEL RAPPORT/ EIND VAN DE MAAND BEGROOT BEDRAG DEZE MAAND VANAF VORIG JAAREINDE Serviceprojecten Fondswervingsactiviteiten Inkomsten uit rente Totaal: Uitgaven serviceprojecten Kinderen op de eerste plaats Club Divisie District Kinderziekenhuizen Voor de jeugd Terrific Kids Bringing Up Grades De wereld in mijn boekenkast Service-leiderschapsprogramma's Builders Club Kiwanis Kids Aktion Club Circle K Key Club Key Leader Menselijke en geestelijke waarden Internationaal begrip Gemeenschapsservices Kosten fondswerving Districtsfonds Internationaal fonds Totaal uitgaven serviceprojecten: Netto fonds serviceprojecten: Bank en kas Balans samengevat: Begin van de maand Inkomsten deze maand Overboekingen van spaarrekening (bij/af) Eind van de maand Totaal spaarrekening: Totaal lopende rekening: Te ontvangen rekeningen: BEDRAGEN SERVICEPROJECT ALGEMENE ADM. BEDR. SPAARGELD & BELEGGINGEN TOTAAL- BEDRAG Totaal te ontvangen: Kiwanis International Leiderschapsgids 15

8 Hulpmiddelen Rapport penningmeester Voorbeeld van een eenvoudig rapport van de penningmeester dat (met handtekening) op één pagina past KIWANIS CLUB VAN RAPPORT PENNINGMEESTER VOOR DE MAAND ADMINISTRATIEVE REKENING DEZE MAAND VANAF VORIG JAARBEGROTING JAAREINDE Beginbalans Inkomsten: Contributie & inschrijfgeld Inkomsten uit rente Verlotingen & div. ontvangsten 0 0 Totaal administratieve ontvangsten: Uitgaven: Maaltijden gasten 0 55 Porti en kantoorkosten secretaris Kosten leden en ledenwerving Internationale contributie (7 x 50) Districtscontributie (7 x 30) Kosten districtsconventie Overige 0 20 Totaal administratieve uitgaven: Eindbalans administratieve rek.: SERVICEREKENING Beginbalans Inkomsten: Winst rozenverkoop Winst herfst-antiekbeurs Winst van 3 e fondsenwerver 0 0 Winst mandarijnenverkoop Provisie kauwgomballenautomaat Overige: schenking Totaal inkomsten servicerek.: Uitgaven: Districtsfonds Kiwanis International-fonds Padvinderij Meisjesvoetbal Jeugdbasketbalteam Vrijwillige brandweer Dagopvang dak- en thuislozen Natuurreservaat De Polder De wereld in mijn boekenkast Key Leader beurs Vakantiekolonie De Bosrand Fietsen voor vooruitgang Diversen (Circle K) Totaal uitgaven servicerek.: Eindbalans servicerek.: Eindbalans beide rekeningen/totaal kassaldo Opgemaakt door: Penningmeester KIWANIS

9 Overzicht fondswerving Voorbeeldformaat Er kunnen aanvullende overzichten worden gemaakt, indien dit nodig is voor de club. FONDSWERVING SPECIFICATIE INKOMSTEN UITGAVEN WINST SERVICEREK. Rozenverkoop Herfst-antiekbeurs snoepkraam Lente-antiekbeurs kraam Mandarijnenverkoop Declaratieformulier Voorbeeldformaat KIWANIS-CLUB VAN KIWANIS-CLUB VAN AANVRAAG BETALING OF KOSTENDECLARATIE VAN LEDEN AANVRAAG BETALING OF KOSTENDECLARATIE VAN LEDEN Instructies: Gebruik dit formulier voor betalingen uit het clubfonds als er geen factuur of andere betalingsspecificatie beschikbaar is. Geef aan penningmeester voor uitbetaling. Overmaken aan Bedrag. Valuta: Voor Ten laste van: administratieve rekening servicerekening Datum Jaar Door Handtekening lid (ander dan penningmeester) Voor gebruik penningmeester: Datum betaling Jaar Overschrijvingsnummer Instructies: Gebruik dit formulier voor betalingen uit het clubfonds als er geen factuur of andere betalingsspecificatie beschikbaar is. Geef aan penningmeester voor uitbetaling. Overmaken aan Bedrag. Valuta: Voor Ten laste van: administratieve rekening servicerekening Datum Jaar Door Handtekening lid (ander dan penningmeester) Voor gebruik penningmeester: Datum betaling Jaar Overschrijvingsnummer Kiwanis International Leiderschapsgids 17

10 NOTITIES KIWANIS