SECRETARIS. De wereld is zo snel: soms wordt degene die. zegt dat iets niet kan, onderbroken door iemand. die er al mee bezig is.

Transcriptie

1 SECRETARIS Uw toewijding en passie voor Kiwanis heeft uw mede-kiwaniërs ertoe gebracht u één van de belangrijkste functies van uw club te geven. Door het nauwkeurig bijhouden van de ledengegevens, het maken van officiële notulen bij vergaderingen en het leggen van contacten binnen de gemeenschap houdt u uw club energiek en betrokken. De leiders van uw club zijn sterker en efficiënter dankzij uw communicatieve vaardigheden en inzicht. De wereld is zo snel: soms wordt degene die zegt dat iets niet kan, onderbroken door iemand die er al mee bezig is. Anonymus Kiwanis International Leiderschapsgids 1

2 SECRETARIS De secretaris handelt clubzaken af in nauwe samenwerking met de president en de raad van bestuur van de club. Hij zorgt ervoor dat de clubzaken soepel verlopen. De clubstatuten bepalen dat de secretaris kaderlid en lid van de raad van bestuur van de club is; hij mag deelnemen aan alle bestuursvergaderingen en heeft stemrecht bij alle kwesties die de voorzitter ter stemming brengt. De primaire taken staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten, artikel VI. FUNCTIE: Secretaris ONDERSTEUND DOOR: President, raad van bestuur en luitenant-gouverneur SAMENVATTING VAN TAKEN: Handelt clubzaken af en zorgt ervoor dat deze soepel verlopen. De secretaris werkt nauw samen met de president en de raad van bestuur. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheren van alle stukken van de club en documenteert alle gegevens die belangrijk zijn voor het soepel verlopen van de clubzaken. Daarbij hoort ook het notuleren en bijhouden van de presentielijst bij alle club- en bestuursvergaderingen. FUNCTIE-EISEN: Aantoonbare leiderskwaliteiten hebben en in staat zijn om: Vergaderingen te documenteren in de vorm van notulen De ledenadministratie en andere nuttige informatie bij te houden Veranderingen in het ledenbestand te melden en alle correspondentie en officiële rapporten aan Kiwanis International tijdig te versturen Nauw samen te werken met de president en de raad van bestuur Aan tijdmanagement te doen Relaties te onderhouden met leidende personen in de gemeenschap Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld Veranderingen te faciliteren Met Microsoft Office software te werken VERANTWOORDELIJKHEDEN: Het beheren en onderhouden van de ledenlijst en alle stukken betreffende lidmaatschap en het bijwonen van vergaderingen. Het te allen tijde beschikbaar stellen van de ledenlijst en stukken van de club voor inspectie door de president, de raad van bestuur of gemachtigde accountants. Het notuleren van vergaderingen van de club, de raad van bestuur en commissies. Het ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur van alle facturen. Het overleggen van alle mededelingen van Kiwanis International aan de juiste kaderleden, commissies of leden KIWANIS

3 Het terstond beantwoorden van correspondentie en het overleggen van alle officiële rapporten die worden opgevraagd door Kiwanis International of het district. Het overleggen van rapporten die zijn opgevraagd door de president of het bestuur. Het overleggen van rapporten (i.e. maandelijkse/driemaandelijkse rapporten) aan het district, indien opgevraagd. Het uitvoeren van andere taken en verantwoordelijkheden die normaal gesproken bij deze functie horen of worden opgedragen door de president of het bestuur. Het bestellen van promotiemateriaal uit de Kiwanis-familiewinkel. Het verstrekken van borg, in een vorm en voor een bedrag zoals vereist kan zijn door lokale regelgeving. Het vervullen van alle andere taken die zijn beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten. DE SECRETARIS HOUDT DOSSIERS BIJ VAN: Correspondentie van het bestuur Correspondentie van de commissies Informatie over de conventie Correspondentie van het district Nieuwsbrieven van het district Correspondentie van Kiwanis International Correspondentie van de luitenant-gouverneur Correspondentie betreffende lidmaatschap Diverse andere correspondentie, stukken etc. Officiële bulletins van Kiwanis International Correspondentie van de president Documenten en mededelingen van het Service-leiderschapsprogramma Catalogi van de Kiwanis-familiewinkel, kopieën van orders Kiwanis International Leiderschapsgids 3

4 PERMANENTE DOSSIERS DIE DE SECRETARIS BIJHOUDT: Deze dossiers bevatten verslagen die ofwel (1) moeten worden doorgegeven aan de volgende secretaris, ofwel (2) doorgegeven aan de beheerder van de permanente verslagen van de club. Voorbeelden van dergelijke permanente verslagen zijn: officiële documenten en rapporten die betrekking hebben op de organisatie en oprichting van de club, officiële documenten en rapporten die betrekking hebben op fondsen, financiële verslagen en ongeldig gemaakte cheques, lijsten van kaderleden en voorzitters, ingangs- en einddatum van het lidmaatschap van voormalige leden en alle andere stukken die van historische betekenis zijn. Jaarrapporten van voorafgaande jaren Notulen van bestuursvergaderingen Nieuwsbrieven van de club Clubstatuten Notulen van clubvergaderingen Ingangs- en einddatum van het lidmaatschap van voormalige leden Historische informatie en materiaal Onderscheidingen Namen van leden voor het leven Betaling van inschrijfgeld en contributie door leden Lidmaatschap: overzicht huidige situatie en persoonsgegevens Lidmaatschapsgegevens voor huidige leden (formulieren van Kiwanis International) Jaarlijks overzicht van facturen Facturen KIWANIS

5 Hulpmiddelen Notulen van bestuursvergadering Voorbeeld De raad van bestuur van de Kiwanis-club van heeft vergaderd in op. De vergadering werd geopend door _ en de volgende bestuursleden waren aanwezig: Andere aanwezigen: Agendapunten Notities Goedkeuring notulen vorige vergadering Verslag van de penningmeester administratief verslag verslag verleende service Rapporten van vaste en speciale commissies Nog af te handelen zaken Nieuwe zaken Club-evaluatie Divisiezaken Districtszaken Internationale zaken Schorsing Kiwanis International Leiderschapsgids 5

6 Hulpmiddelen Clubvergadering Voorbeeldagenda VERANTWOORDELIJKE PERSOON BEGINTIJD EINDTIJD Openingsceremonie (Bv. een lied, een inspirerende gedachte of een eenvoudig welkomstwoord.) Introduceren van personen (Bezoekende districts- en divisiekaderleden, nieuwe leden, zusterclubs, andere gasten) Ingekomen mededelingen Aankondigingen Actie van bestuur Projecten Vergaderingen Rapporten van commissievoorzitters De leden Introductieceremonie Ontvangen prijzen/onderscheidingen Publiciteit in de pers Verjaardagen Jubilea Clubresultaten Welkom en waardering voor aanwezige bezoekers Presentaties Certificaten en andere onderscheidingen Scholing in één minuut Programma Introductie Programma Dankwoord Bezoekers worden bedankt voor aanwezigheid Schorsing KIWANIS

7 Jaarvergadering van de club (verkiezing van kaderleden) Richtlijnen Datum De jaarvergadering van de club wordt niet eerder dan de eerste week van april en niet later dan de tweede week van mei gehouden (standaardformulier clubstatuten, artikel XI, lid 5). Doel Het kiezen van kader- en bestuursleden en het kennisnemen van verslagen van de secretaris en penningmeester van de club. Tijdschema De clubstatuten stellen het volgende: De president wijst ten minste vijf weken van tevoren een benoemingscommissie aan en maakt de namen van de kandidaten bekend op een reguliere vergadering (XII, 3). De benoemingscommissie legt een kandidatenlijst voor aan de president, die, op zijn beurt, deze lijst aan de leden voorlegt, twee weken voor de verkiezingen (XII, 4). Op dat moment (of eerder) moeten alle clubleden op de hoogte zijn van de datum van de jaarvergadering. De president benoemt kandidaten die vanuit de vergadering worden aangedragen op een reguliere vergadering, ten minste één week voor de jaarvergadering (XII, 4). De verkiezingen worden gehouden op de dag van de jaarvergadering (XII, 5-8). (Vóór de verkiezingen leest de president artikel XII in zijn geheel door.) De president benoemt een verkiezingscommissie, die de stembiljetten moet uitdelen, verzamelen en tellen en de president op de hoogte moet stellen van de uitkomst. Tevens zit de president de verkiezingen voor. Het jaarlijkse verslag van de clubverkiezingen moet voor 1 juni ingeleverd zijn. De kandidaatstelling 1. Door de benoemingscommissie President: Ik verzoek de benoemingscommissie haar rapport bekend te maken. Voorzitter van de benoemingscommissie: De benoemingscommissie stelt de volgende kandidaten voor: Voor de functie van president: Pascal Peters,voor de functie van vicepresident... (etc., ingevuld voor iedere functie, in de volgorde zoals aangegeven in artikel VI; als laatste de te kiezen bestuursleden). 2. Vanuit de vergadering President: Pascal Peters is voorgedragen als presidentskandidaat door de benoemingscommissie. Zijn er nog meer kandidaten voor de functie van president? Lid: Ik stel Hilde van den Berg kandidaat. President: Hilde van den Berg is genomineerd. Zijn er nog meer kandidaten voor de functie van president? Indien er geen kandidaten meer zijn voor de functie van president: President: Zo niet, dan is de kandidaatstelling voor het presidentschap bij deze gesloten. (Dezelfde procedure wordt gevolgd tot alle nominaties vanuit de vergadering voor alle kader- en bestuursleden aan bod zijn geweest en de kandidaatstelling gesloten is.) Kiwanis International Leiderschapsgids 7

8 Jaarvergadering van de club (verkiezing van kaderleden) Richtlijnen PROCEDURE BIJ STEMMING Indien er voor een functie meerdere kandidaten zijn, stelt het standaardformulier voor clubstatuten (XII, 2) dat er een geheime stemming wordt gehouden; een cumulatieve stemprocedure is niet toegestaan. De president maakt bekend welke functies vacant zijn en welke kandidaten er zijn genomineerd. De kandidaten worden bij meerderheid van stemmen gekozen. De procedure voor een eventuele tweede stemmingsronde staat beschreven in de statuten. Kiwanis-clubs kunnen aan ieder gerespecteerd lid de optie aanbieden om elektronisch of per stembiljet te stemmen voor de jaarlijkse verkiezingen van clubkaderleden. Als er voor een bepaalde functie slechts één kandidaat is, kan de president de kandidaat verkozen verklaren met algemene instemming of bij hoofdelijke stemming. 1. Met algemene instemming President noemt functie en kandidaat. Bijvoorbeeld: Indien er geen bezwaren zijn, verklaart de voorzitter Laura Brouwers gekozen tot president. 2. Bij hoofdelijke stemming President: Iedereen die stemt voor Laura Brouwers als president, zegt voor. Iedereen die daartegen is, zegt tegen. De voorstemmers zijn in de meerderheid; Laura Brouwers is gekozen tot president. Indien er geen kandidaten zijn voorgedragen vanuit de vergadering, kan de kandidatenlijst zoals voorgedragen door de benoemingscommissie in zijn geheel en in één keer worden gekozen. In alle gevallen is het zo dat alleen de aanwezige leden van goede naam die actief, geprivilegieerd of seniorlid zijn, mogen stemmen. Er mag niet bij volmacht worden gestemd. Ereleden hebben geen stemrecht. Opmerking: Afhankelijk van de eigen clubstatuten moet de secretaris ofwel (1) worden gekozen op de jaarvergadering, ofwel (2) binnen een week na de jaarvergadering door de kader- en bestuursleden die het daaropvolgende jaar de raad van bestuur vormen. (Zie XII, 7, en de toegevoegde Optie bij XII, 1.) KIWANIS