Artikel 4 Leden: samenstelling, toelating nieuwe leden, verplichtingen... 4

Transcriptie

1 STATUTEN HEIDEHEEREN Zoals vastgesteld tijdens de ledenvergadering gehouden op 7 mei 2003 te Soesterberg en laatstelijk aangepast te Zeist op 4 april 2012.

2 Inhoud Artikel 1 Naam, plaats van vestiging en clubjaar... 3 Artikel 2 Doel, identiteit en karakter... 3 Artikel 3 Clubbijeenkomsten/ledenvergaderingen... 3 Artikel 4 Leden: samenstelling, toelating nieuwe leden, verplichtingen... 4 Artikel 5 Bestuur en programmacommissie: samenstelling en taakverdeling... 6 Artikel 6 Bestuur en programmacommissie: verkiezing... 7 Artikel 7 Bestuursvergaderingen... 8 Artikel 8 Financiën... 8 Artikel 9 Ledenvergaderingen: besluitvorming, rechtsgeldigheid besluiten en quorum... 9 Artikel 10 & 11 Beëindiging van het lidmaatschap... 9 Artikel 12 Wijziging statuten Artikel 13 Ontbinding van de club en batig saldo Artikel 14 Slotbepaling

3 Artikel 1 Naam, plaats van vestiging en clubjaar 1. Het gezelschap - hierna aan te duiden als: "de club" - draagt de naam: "Heideheeren" en is gevestigd te Zeist. 2. Het clubjaar is gelijk aan het kalenderjaar. Artikel 2 Doel, identiteit en karakter 1. De club wordt gekarakteriseerd als een gezelschap waar educatie, gezelligheid en humor hand in hand gaan. Daarnaast streeft de club er naar om zich door het uitvoeren van projecten met een sociaal karakter af en toe ook extern te laten zien. 2. Het educatieve karakter van de club houdt in dat - door bijdragen van zowel leden als externe sprekers - gesproken wordt over aansprekende onderwerpen betrokken op de maatschappelijke realiteit. 3. In de club staat gezelligheid centraal; deze is echter niet vrijblijvend: van de leden wordt actieve inbreng verwacht door iets van zichzelf te laten zien en interesse te hebben in en zich open te stellen voor anderen. Artikel 3 Clubbijeenkomsten/ledenvergaderingen 1. In de regel wordt één keer per veertien dagen - voor zover niet anders aangegeven - op de woensdagavond een clubbijeenkomst gehouden. Tijdens de clubbijeenkomst wordt de ledenvergadering gehouden. 2. De agenda van een clubbijeenkomst is doorgaans als volgt: * Opening; begroeten en voorstellen van evt. gasten * Spreekbeurt of ander programmapunt * Gezamenlijke maaltijd * Kort persoonlijk nieuws van één van de leden ("2-minuten praatje") * Ledenvergadering: Ingekomen stukken en aankondigingen Verslag vorige bijeenkomst Bespreking van door het bestuur geagendeerde agendapunten en/of voorstellen 3

4 Rondvraag voor het aan de orde stellen van niet afgedane zaken of nieuwe zaken * Sluiting 3. Ieder lid dient zich in te spannen om zoveel mogelijk elke clubbijeenkomst bij te wonen. 4. Ieder lid is gerechtigd een gast uit te nodigen om een clubbijeenkomst bij te wonen. Artikel 4 Leden: samenstelling, toelating nieuwe leden, verplichtingen 1a. De club bestaat uit leden vanuit verschillende beroepen, zowel actief werkzaam als niet meer beroepsmatig actief. Het aantal leden van de club bedraagt circa 30. 1b. De club kent voorts buitenleden, zoals omschreven in lid 6 van dit artikel. 2. De club streeft er naar om zich door het doen toetreden van nieuwe leden - bij voorkeur 40 à 50 jarigen - stelselmatig te vernieuwen. 3. De gang van zaken bij voordracht, kennismaking en toelating van nieuwe leden is als volgt: a) Een lid dat iemand wil voordragen voor lidmaatschap, brengt de vergadering hiervan vooraf op de hoogte. Indien een lid op voorhand een serieus bezwaar heeft tegen toetreding van deze persoon als lid, kan hij dat bij het bestuur kenbaar maken. Het bestuur bespreekt dit bezwaar met het betrokken lid. Indien het bezwaar niet kan worden weggenomen zal het bestuur aan de vergadering mededelen dat het beoogde aspirant lid niet kan toetreden. b) Indien er op voorhand geen serieuze bezwaren zijn informeert het lid het beoogde aspirant-lid over doel, identiteit en karakter van de club en nodigt hem uit om als gast een clubbijeenkomst bij te wonen. c) Aan het eind van de clubbijeenkomst vraagt de voorzitter het aspirant-lid of deze de wens te kennen geeft lid te worden van de club. d) Indien het aspirant-lid te kennen geeft lid te willen worden van de club wordt hiervan expliciet melding gemaakt in de notulen van de betreffende ledenvergadering; leden die - om welke reden dan ook - bezwaar willen maken tegen het eventuele lidmaatschap van het aspirant-lid worden uitgenodigd deze bezwaren aan het bestuur kenbaar te maken. e) Het bestuur organiseert een kennismakingsgesprek van het aspirant-lid met enkele leden van de club, waaronder tenminste één bestuurslid. 4

5 f) Zijn bij het bestuur geen bezwaren binnengekomen en is het bestuur - naar aanleiding van de bevindingen van het kennismakingsgesprek - mét de voordrager van mening dat het aspirant-lid past binnen de club, dan draagt het bestuur betrokkene bij de volgende ledenvergadering voor als lid van de club. g) Na de voordracht door het bestuur besluit de ledenvergadering over het toelaten van betrokkene als lid van de club h) Mocht het bestuur besluiten het aspirant-lid niet voor te dragen als lid van de club dan informeert het bestuur hierover allereerst de voordrager en vervolgens het aspirant-lid; bij de eerstvolgende ledenvergadering maakt het bestuur hiervan melding i) Heeft de ledenvergadering besloten betrokkene toe te laten als lid dan wordt deze in de eerstvolgende clubbijeenkomst geïnstalleerd als lid van de club j) Het bestuur verzorgt zo nodig verdere informatie aan het nieuwe lid. k) In de beginfase van het lidmaatschap zorgt de voordrager voor begeleiding van het nieuwe lid. 4. Ieder lid is gehouden tot naleving van de statuten, ook al mocht hij daarvan geen exemplaar hebben ontvangen. 5. Ieder lid is een jaarlijkse contributie verschuldigd welke door de ledenvergadering op voorstel van het bestuur wordt vastgesteld. 6. Buitenleden: a) Buitenleden zijn leden als bedoeld in lid 1 a die de wens te kennen hebben gegeven, zoals i.v.m. verhuizing en de daarmee verband houdende te grote reisafstand, langdurige ziekte of verplichtende langdurige afwezigheid te worden ontheven van de verplichting gesteld onder artikel 3. lid 3, b) Een lid dat buitenlid wenst te worden, meldt dat aan het bestuur, dat deze aanvraag met een advies voorlegt aan de ledenvergadering. De ledenvergadering beslist over de aanvraag. Als de ledenvergadering niet akkoord gaat, is het verzoek afgewezen. c) Een buitenlid zal in tegenstelling tot een gewoon lid: a. Ontheven zijn van de verplichting zoals verwoord in artikel 3.3 b. Geen functie in bestuur en commissies vervullen zoals bedoeld in artikel 6. c. Een contributie betalen ter grootte van 25% van het geldende contributiebedrag. d. Niet deelnemen aan besluitvorming binnen de vergadering resp. niet meetellen voor de vaststelling van het quorum als bedoeld in artikel 9 lid 2. d) Een buitenlid zal zelf initiatief nemen indien hij aan bepaalde activiteiten van de Heideheeren wil meedoen. 5

6 e) De overige bepalingen van de Statuten zijn onvoorwaardelijk op het buitenlidmaatschap van toepassing. Artikel 5 Bestuur en programmacommissie: samenstelling en taakverdeling 1. Het bestuur bestaat uit zes leden die de volgende functies vervullen: * voorzitter * secretaris * penningmeester * voorzitter programmacommissie * sergeant at arms * inkomend voorzitter 2. De voorzitter heeft tot taak de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen te leiden en verder die plichten te vervullen die deze functie gewoonlijk met zich mee brengt. 3. De secretaris heeft tot taak het bijhouden van de ledenlijst en het (doen) opstellen van notulen van clubbijeenkomsten en bestuursvergaderingen. Hij houdt bij wie bij vergaderingen aanwezig zijn. Verder vervult hij al die plichten die deze functie gewoonlijk meebrengt. 4. De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen en bereidt de jaarrekening voor en legt daarbij schriftelijk verantwoording af aan de leden van de club. Verder vervult hij die plichten die deze functie gewoonlijk met zich meebrengt. Bij zijn aftreden als penningmeester draagt hij alle onder hem berustende gelden, boeken en bescheiden over aan zijn opvolger of aan de voorzitter. 5. De voorzitter programmacommissie maakt deel uit van en geeft leiding aan de programmacommissie, die het programma van de clubbijeenkomsten voorbereidt. Hij draagt er zorg voor dat de secretaris en de leden tijdig worden geïnformeerd over het programma. Ook licht hij de secretaris tijdig in over veranderingen in het voorziene programma. 6. De sergeant at arms heeft tot taak het onderhouden van alle noodzakelijke contacten met de etablissementen waar clubbijeenkomsten worden gehouden en vervult voorts die taken die hem door de voorzitter of het bestuur worden opgedragen. Bij hem melden de leden hun afwezigheid bij bijeenkomsten. 7. De inkomend voorzitter vervult die taken die een goed bestuurder behoort te doen..de inkomend voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid ter zake van het leiden van 6

7 clubbijeenkomsten en bestuursvergaderingen. Tenzij het bestuur anders besluit zal de inkomend voorzitter bij de verkiezing van het bestuur voor het volgende clubjaar worden voorgedragen als voorzitter. 8. De club wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door twee gezamenlijk handelende andere bestuursleden. 9. Naast het bestuur wordt door de ledenvergadering - gegeven het belang van een ordentelijke archivering en documentatie van foto s, correspondentie, verslagen e.d. - een van de leden tot archivaris/documentalist benoemd, conform het bepaalde in artikel 9 lid 1. De archivaris/documentalist rapporteert direct aan de ledenvergadering. 10. Naast het bestuur wordt door de ledenvergadering - gegeven het belang van een ordentelijk beheer van de website van de Heideheeren - een van de leden tot webmaster benoemd, conform het bepaalde in artikel 9 lid 1. De webmaster rapporteert direct aan de ledenvergadering. Artikel 6 Bestuur en programmacommissie: verkiezing 1. Bestuursleden en leden van de programmacommissie worden door de ledenvergadering benoemd, conform het gestelde in artikel 9 lid 1, in de laatste vergadering van de maand november. Bestuursleden worden in functie benoemd. De benoeming geldt - afgezien van het bepaalde in lid 8 - voor het komende clubjaar en gaat in bij de aanvang van het clubjaar. 2. Het bestuur maakt tijdens de voorlaatste clubbijeenkomst van de maand november de namen bekend van de kandidaten van de verschillende functies. Deze voordracht wordt in de notulen van de ledenvergadering vermeld. 3. Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de club gedurende veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen. De namen van de tegenkandidaten dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Tegenkandidaten dienen te verklaren bereid te zijn de functie waarvoor zij tegenkandidaat zijn, bij verkiezing te aanvaarden. 4. Voor een functie wordt die kandidaat gekozen die tijdens de ledenvergadering waarin de verkiezing aan de orde is de meeste stemmen van de aanwezige leden op zich verenigt. 5. In een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk tijdens een ledenvergadering voorzien. Het bepaalde in de voorgaande leden is alsdan van overeenkomstige toepassing. 6. Alle zittende bestuursleden en leden van de programmacommissie komen voor herverkiezing in aanmerking. 7. De bestuurswisseling vindt plaats tijdens de laatste bijeenkomst van het jaar. 7

8 8. De ledenvergadering kan een bestuurslid van zijn functie ontheffen, mits de leden minstens twee weken vóór de bijeenkomst van het voorstel tot ontheffing schriftelijk in kennis zijn gesteld. De ledenvergadering beslist conform het gestelde in artikel 9 lid 5. Artikel 7 Bestuursvergaderingen 1. Het bestuur houdt minimaal eenmaal per zes maanden een bestuursvergadering. Indien de voorzitter of twee andere bestuursleden dat gewenst acht(en) worden tussentijdse vergaderingen gehouden, mits deze tijdig worden bijeengeroepen. 2. Besluiten worden tijdens een bestuursvergadering met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen genomen. 3. De meerderheid van de leden van het bestuur vormt het quorum, vereist voor de geldigheid van in een bestuursvergadering te nemen besluiten. Artikel 8 Financiën 1. De penningmeester stort alle gelden van de club op een door het bestuur aan te wijzen rekening. 2. Het clubjaar is met het oog op het innen van de contributie verdeeld in twee halfjaarlijkse termijnen, lopende van 1 januari tot en met 30 juni en van 1 juli tot en met 31 december. Het bestuur stelt de termijnen vast waarbinnen de leden aan hun financiële verplichtingen dienen te voldoen. 3. Een tijdens het clubjaar voorziene overschrijding van een begrote uitgave vereist de tijdige goedkeuring van de ledenvergadering. 4. Tijdens de maand januari van ieder jaar bereidt de penningmeester de financiële verslaglegging voor. Kasboek en verantwoording over het voorgaande clubjaar worden daarna gecontroleerd door een door de ledenvergadering benoemde kascommissie, die bestaat uit ten minste twee leden. 5. De kascommissie brengt tijdens de eerste bijeenkomst in de maand maart verslag uit aan de ledenvergadering. 6. Goedkeuring van de rekening door de ledenvergadering strekt het bestuur tot decharge over het in het voorgaande clubjaar gevoerde beleid. 8

9 Artikel 9 Ledenvergaderingen: besluitvorming, rechtsgeldigheid besluiten en quorum 1. Voor zover in deze statuten niet anders is bepaald worden besluiten tijdens een ledenvergadering genomen met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen, mits het voor besluitvorming vereiste quorum, als vermeld in lid 2 van dit artikel, aanwezig is. 2. Het voor besluitvorming vereiste quorum bestaat uit het op dat moment bestaande aantal leden, als bedoeld in artikel 4, lid 1a gedeeld door 2 en vermeerderd met 1 en zo nodig afgerond naar beneden. 3. Stemmingen tijdens ledenvergaderingen geschieden mondeling. Over personen wordt schriftelijk gestemd. 4. Voorstellen voor besluiten, waardoor de club zal worden gebonden, worden tijdens een ledenvergadering niet in behandeling genomen voordat het bestuur deze heeft onderzocht. Dergelijke voorstellen, die tijdens een ledenvergadering aanhangig worden gemaakt en waarover het bestuur zich niet heeft kunnen beraden, worden - zonder dat daarover door de leden wordt beraadslaagd - naar het bestuur verwezen. Na beraad zal het bestuur het betreffende voorstel, desgewenst vergezeld van zijn advies, aan de leden voorleggen. 5. Bij statutenwijziging en bij lidmaatschapsbeëindiging zoals genoemd onder artikel 11, kunnen in afwijking van het gestelde in lid 2 van dit artikel - tijdens een ledenvergadering slechts besluiten worden genomen, indien hiervoor het quorum voor deze besluiten, zijnde tenminste twee-derden van het aantal leden, als bedoeld in artikel 4, lid 1a, afgerond naar boven, aanwezig is. Is dit quorum niet aanwezig dan wordt het desbetreffende onderwerp binnen één maand opnieuw aan de orde gesteld tijdens een ledenvergadering. Tijdens die volgende vergadering kan over dat onderwerp worden besloten bij meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Artikel 10 & 11 Beëindiging van het lidmaatschap 1. Het lidmaatschap van de club eindigt: a) bij overlijden van het lid b) bij opzegging door het lid c) bij beëindiging van het lidmaatschap namens de club door het bestuur. 2. Opzegging van het lidmaatschap door een lid dient schriftelijk te geschieden aan de voorzitter of de secretaris. 3. Het lidmaatschap wordt door het bestuur namens de club beëindigd, indien: 9

10 a) een lid zich niet houdt aan de statutaire verplichtingen voor leden, zoals o.m. het méér dan zes maal achtereen niet bijwonen van de clubbijeenkomsten en/of het - ook na herhaalde aanmaning - niet voldoen van de contributie b) een lid zich zodanig gedraagt, dat redelijkerwijs van de club niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren c) een lid handelt in strijd met de statuten of de besluiten van de club, dan wel de club benadeelt. Bij beëindiging van het lidmaatschap door het bestuur volgt het bestuur de in artikel 11 aangegeven procedure. 4. Bij beëindiging van het lidmaatschap - op welke wijze dan ook - verliest het lid iedere aanspraak op gelden of goederen van de club. Contributie zal zijn verschuldigd tot de dag van de beëindiging van het lidmaatschap. Artikel Indien het bestuur voornemens is het lidmaatschap van een lid te beëindigen op een wijze als bedoeld onder artikel 10 lid 3, besluit het bestuur het lid met onmiddellijke ingang te schorsen en wordt het lid hiervan - onder opgave van redenen - per ommegaande en tenminste tien dagen voor de voorgenomen beëindiging van het lidmaatschap schriftelijk of per mail op de hoogte gesteld. 2. De schriftelijke mededeling van de schorsing en de voorgenomen beëindiging van het lidmaatschap wordt het lid persoonlijk overhandigd, dan wel bij aangetekende brief aan zijn laatst bekende adres toegezonden. 3. Het lid kan tegen de voorgenomen beëindiging van zijn lidmaatschap bezwaar aantekenen bij de ledenvergadering, mits hij daarvan binnen zeven dagen na ontvangst van voorgaande mededeling aan de secretaris kennis geeft. 4. Indien het lid binnen deze termijn bezwaar aantekent bij de ledenvergadering, wordt hij in de gelegenheid gesteld om zijn bezwaar in een besloten ledenvergadering persoonlijk toe te lichten. Deze ledenvergadering zal worden gehouden binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. Het bestuur stelt de leden ten minste twee weken tevoren schriftelijk op de hoogte van het houden van de besloten ledenvergadering. 5. De ledenvergadering besluit over het bezwaar conform het gestelde in artikel 9 lid 5. Het besluit van de ledenvergadering is bindend. Wordt het besluit van het bestuur tot beëindiging door de ledenvergadering overgenomen dan is de beëindiging definitief. Is dat niet het geval dan vervalt de schorsing. 6. Het besluit van het bestuur tot beëindiging van het lidmaatschap is definitief, indien niet of niet tijdig bezwaar is gemaakt bij de ledenvergadering. 10

11 Artikel 12 Wijziging statuten 1. Deze statuten kunnen tijdens een ledenvergadering door de leden worden gewijzigd. Voor de besluitvorming geldt het bepaalde in artikel 9 lid 5 en de voorwaarde dat de leden tenminste vier weken vóór de bijeenkomst schriftelijk in kennis zijn gesteld van de voorgenomen wijziging onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot wijziging zal worden behandeld. 2. Indien niet vier weken, nadat de voorgenomen wijziging aan de club ter kennis is gebracht, door de leden overeenkomstig is besloten, vervalt het voorstel. 3. Een wijziging van de statuten, waartoe overeenkomstig het voorstel is besloten treedt in werking op de dag na de vergadering waarin het besluit ter zake de wijziging van de statuten is genomen. 4. Het bestuur doet van een wijziging van de statuten mededeling aan de leden door toezending van een exemplaar van de gewijzigde statuten aan ieder lid. Artikel 13 Ontbinding van de club en batig saldo 1. De club kan tijdens een ledenvergadering door de leden worden ontbonden. Voor besluitvorming geldt het bepaalde in artikel 9 lid 5 en de voorwaarde dat de leden tenminste vier weken vóór de bijeenkomst schriftelijk in kennis zijn gesteld van het voorstel tot ontbinding onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot ontbinding zal worden behandeld. 2. Een batig saldo komt ten goede aan een bestemming, te bepalen door de leden tijdens de hiervoor genoemde ontbindingsprocedure. Die bestemming moet zoveel als mogelijk overeenstemmen met de doelstelling van de club "Heideheeren" Artikel 14 Slotbepaling In alle gevallen waarin deze statuten niet voorzien, beslist de ledenvergadering conform het bepaalde in artikel 9 lid 1. Aldus vastgesteld tijdens de ledenvergadering gehouden op 7 mei 2003 te Soesterberg en laatstelijk aangepast tijdens de ledenvergadering gehouden te Zeist op 4 april