Organisatie- en Beleidsplan

Transcriptie

1 Organisatie- en Beleidsplan Wie is Pro Kids IJmond... 2 Werkgebied... 2 Organisatievorm... 2 Ambassadeurs... 3 Goede doelen... 4 Ledenbeleid... 4 Kasmiddelen van de vereniging/stichting... 5 Bestuursactiviteiten en bestuurssamenstelling... 5 Commissie... 6 Communicatie en PR... 6

2 Wie is Pro Kids IJmond Pro Kids IJmond is bij notariële akte van 27 juni 2011 ontstaan uit een lokale voortzetting van de op 28 september 1995 opgerichte Kiwanis Club Beverwijk. Pro Kids IJmond heeft als doel het realiseren van projecten van ontspanning voor kinderen (met een handicap) die zonder steun niet (meer) kunnen worden gerealiseerd. Dit doel wordt gerealiseerd met geld, maar bij te organiseren evenementen zullen de leden ook zoveel mogelijk zelf de handen uit de mouwen steken. De kennis en vaardigheden van de leden zullen ingezet worden, evenals hun netwerken. De gelden voor de goede doelen worden beheerd door de Stichting Vrienden van Pro Kids IJmond, die daartoe een ANBI status zal aanhouden. Voorwaarde voor dit beheer is dat ten minste 90% van alle middelen ten goede komen aan het doel van de vereniging. Dit beleidsplan is op 7 juli 2015 vastgesteld door het bestuur na inbreng en goedkeuring door de leden Werkgebied Het werkgebied van de Pro Kids IJmond beslaat primair het gebied dat bekend staat als de IJmond. Met onze activiteiten richten wij ons aan de noordzijde van het Noordzeekanaal op het woongebied van de gemeenten Uitgeest, Heemskerk, Beverwijk en Velsen-Noord en aan de zuidzijde van het Noordzeekanaal op het gebied van de gemeente Velsen ( dit beslaat aan deze zijde van het kanaal derhalve Velsen-Zuid, IJmuiden, Driehuis, Santpoort-Noord, Santpoort-Zuid en Velserbroek). Incidenteel kan de club haar activiteiten ook richten op de doelgroep buiten deze regio. Organisatievorm De structuur van de organisatie moet er borg voor staan dat elke euro die aan het goede doel wordt besteed, ook geheel, dus zonder aftrek van kosten, bij dat goede doel terecht komt. Dit wordt bereikt door de organisatie te splitsen in een vereniging en een stichting. In de vereniging zullen de leden samenkomen. Zij kiezen een bestuur, stellen het beleid vast, maken desgewenst een huishoudelijk reglement, betalen contributie en stemmen over het goede doel. De leden werven ambassadeurs die jaarlijks een vaste bijdrage willen leveren aan het goede doel waarvoor de vereniging staat.

3 De bijdragen worden gedoneerd aan de Stichting Vrienden van Pro Kids IJmond. De Stichting zal naar buiten dezelfde naam dragen als de vereniging. De stichting is de portemonnee van het goede doel. De stichting heeft een ANBI status In het onderstaande schema staat een en ander uitgebeeld. Ambassadeurs Pro Kids IJmond dankt de financiële ondersteuning van haar activiteiten aan de ambassadeurs van Pro Kids IJmond. Ambassadeurs zijn (netwerk)relaties van de leden en zij die sympathiseren met de doelstellingen van Pro Kids IJmond. Een ambassadeurschap geldt tot opzegging. Voor het ambassadeurschap vraagt Pro Kids IJmond een jaarlijkse bijdrage. Hat mag duidelijk zijn dat de club gebaat is bij loyale ambassadeurs. Daarom biedt Pro Kids IJmond jaarlijks een loyaliteitsprogramma aan voor ambassadeurs en hun aanhang. Dit programma wordt bekostigd uit de contributiebijdrage van de leden. Om de ambassadeurs op de hoogte te houden van de club(activiteiten) publiceert Pro Kids IJmond periodiek een digitale nieuwsbrief. Deze wordt ook op de website van de club geplaatst.

4 Goede doelen Pro Kids IJmond streeft ernaar om succesvolle activiteiten te herhalen zolang daaraan behoefte is en zolang deze blijven passen bij de doelstellingen. Daarnaast wordt elk initiatief en/of aanvraag serieus beoordeeld en aan de vergadering voorgelegd ter fiattering. Criteria voor keuze Goede Doelen: o Leeftijdscategorie kinderen en jongeren (0-18 jaar) o Regio 1 e voorkeur: Regio IJmond, zoals onder Werkgebied beschreven 2 e voorkeur: Regionaal doel. o Het goede doel is bij voorkeur gericht op de ondersteuning van activiteiten van kinderen met een lichamelijke of verstandelijke beperking die op een andere wijze niet (meer) kunnen worden georganiseerd. Keuze voor het goede doel: o Voor de periode zal de club zich verbinden aan ten minste de volgende activiteiten: 1. Het Oliebollentoernooi, een G-voetbaltoernooi in de laatste week van december, ook jaarlijks wordt georganiseerd in sporthal De Walvis in Beverwijk. In 2015 vindt het 30 e toernooi plaats. Hierna zal een evaluatie plaatsvinden over de opzet. 2. Een (zeil)weekend voor kinderen met een beperking tussen de 12 en de 16 jaar. Het zeilweekend vindt plaats vanuit Enkhuizen op het IJsselmeer. Pro Kids IJmond zal ook de samenwerking zoeken met andere verenigingen/stichtingen als de doelstelling zich hiertegen niet verzet. Ledenbeleid Kwantitatieve doelstelling Het streven is een gematigde groei van leden (m/v), bij voorkeur afkomstig uit het werkgebied van de club, die een bijdrage leveren aan de kwalitatieve samenstelling van de club. Groei van het aantal leden op zich is geen doel van de club. Wat telt is een structurele positieve bijdrage aan het doel van de club.

5 Kwalitatieve doelstelling Wij vinden dat onze club een (h)echte vriendenclub moet zijn. Nieuwe leden moeten daarom in eerste instantie een aanvulling zijn binnen de vriendenclub. Pro Kids IJmond vindt dat dit de basis is voor succesvolle uitvoering van de activiteiten. Elk clublid heeft het recht om zijn/haar veto uit te spreken over het uitnodigen van een kandidaat-lid. Elk lid mag kandidaat- leden aandragen bij de ledencommissie. De ledencommissie doet de kwalitatieve beoordeling en kijkt daarbij onder meer naar diversiteit in samenstelling. (leeftijd, beroepsgroep, persoonlijkheid, committment met het doel van de vereniging e.d.). De ledencommissie draagt een naar haar oordeel toe te laten kandidaat-lid voor aan de vergadering, die uiteindelijk unaniem tot toelating moet beslissen. Kasmiddelen van de vereniging/stichting De kas van de vereniging wordt gevoed door de contributie van de leden. De helft van de geïnde contributie gaat naar de stichtingskas. Alle bedragen die door ambassadeurs worden bijeen gebracht gaan voor 100% naar de stichtingskas. Alle netto-baten die bijeen gebracht worden via fondswervende activiteiten gaan naar de stichtingskas. De boekhouding van de vereniging en de stichting worden gescheiden gevoerd. De vereniging kent een gezonde balans en een gezond inkomsten- en uitgaven patroon. Om die gezond te houden, is een aantal afspraken gewenst, zoals: Voor de afdekking van onvoorziene uitgaven en het handhaven van een gezonde financiële positie houdt de club een financiële reserve aan. De hoogte daarvan wordt door de penningmeester bepaald. De penningmeester schrijft voor binnen welke administratieve omgeving hij/zij de financiën geadministreerd wil hebben. De stichting richt haar administratie in op de wijze zoals dat is voorgeschreven in de voorwaarden voor een ANBI. De cijfers worden jaarlijks openbaar gemaakt via de website van Pro Kids IJmond. Bestuursactiviteiten en bestuurssamenstelling Het bestuur heeft de onderstaande taken: Voorbereiden vergaderingen Afstemming activiteiten van de club. Formele vertegenwoordiging van de vereniging. Financiën en beleid ter zake.

6 Doorlopende beleidsontwikkeling, steeds met een horizon van drie jaar. Jaarlijkse verslaglegging, zowel financieel als secretarieel. Bewaken van het vastgestelde beleidsplan. Samenstellen van commissies waar gewenst of nodig. Coördinatie van de PR. Invulling geven aan de gewenste vereniging- en stichtingsstructuur. Het bestuur van de vereniging is als volgt samengesteld: Voorzitter Secretaris Penningmeester Het bestuur van de stichting is als volgt samengesteld: Voorzitter Ambtelijk secretaris Penningmeester Voor een zo goed mogelijke afstemming van beleid en overige zaken is het zo dat het bestuur van de vereniging tevens (een gedeelte van) het bestuur van de stichting zal vormen. De penningmeester van de vereniging is bij voorkeur niet de penningmeester van de stichting. In de opstartfase wordt dat echter niet als bezwaarlijk gezien. Commissie Om de werkzaamheden en aandachtsgebieden zoveel mogelijk te borgen commissies ingesteld. Elk lid is participeert in ten minste een commissie. Het bestuur bewaakt de samenstelling zodat deze het best passende is en blijft. Over de voortgang van elke commissie wordt de vergadering maandelijks bijgepraat. Kosten die een commissie maakt voor de uitvoering van haar taak/verantwoordelijkheid worden via een begroting vooraf goedgekeurd door de penningmeester. Communicatie en PR De communicatie en de PR is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle leden onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur heeft deze gedelegeerd aan de PR commissie. De activiteiten ter zake zullen in goed overleg onderling worden verdeeld. Doel hiervan is: Het vergroten van de bekendheid van de club met het verbonden doel ten behoeve van het werven van ambassadeurs.

7 De vertegenwoordiging naar regionale potentiële doelgroepen, schrijvende pers of lokale (radio- of televisie) omroepen en sociale media als Facebook, en Twitter. De communicatievisie van de website, zoals: o Vergroten naamsbekendheid en uitstraling. o Interactieve toepassingen indien nodig en/of gewenst. o Informatievoorziening over de leden, samenstelling van commissies al dan niet door de commissies zelf te verzorgen. o Creatieve communicatie is clubverantwoordelijkheid. De PR commissie is verantwoordelijk voor de website In alle gevallen waarin het beleidsplan niet voorziet, beslist het bestuur. Dergelijke beslissingen worden in de eerstvolgende vergadering aan de leden kenbaar gemaakt voorzien van een motivatie van het besluit.