«Praktische gids» DigiDesk - Inkomende documenten

Transcriptie

1 13/04/01 B50/v4.00/F/PG «Praktische gids» DigiDesk - Inkomende documenten Financieel Voor het gebruik door de end-users van Sage BOB 50 Oplossing Sage BOB 50

2 2

3 Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg werd besteed en de auteurs beroep deden op betrouwbare informatie, kan de uitgever niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Verantwoordelijke uitgever Sage Rue Natalis, Luik Tel. : +32 (4) Fax : +32 (4) Sage 2013, alle rechten voorbehouden

4 4

5 Inhoudsopgave Voorwoord... 9 Deel 1 - Algemeen Typografische overeenkomsten Deel 2 - Concept Inkomende documenten Gedigitaliseerde fysieke documenten Digitaal ontvangen documenten Elektronische documenten Gebruikersprofielen Assistent Boekhouder Monitoring en OCR-technologie Chronologie van de bewerkingen Kwalificatie en verificatie Boeking Goedkeuring (optioneel) Archivering in de Sage-box Verwerking van documentenbundels Voorstelling van de werkomgeving Werkbalken Navigatiedeelvensters van documenten Kwalificatieruimte Weergavevenster Deel 3 - Ingebruikname Algemeen DigiDesk activeren bij gebruikers

6 Inhoudsopgave Gebruikersprofielen aanmaken Beperkingen opleggen Profiel Assistent Profiel Boekhouder Toegang tot vertrouwelijke documenten Gebruikersprofielen toekennen Etiketten Monitoring van directories Gemonitorde directories toevoegen Gemonitorde directories verwijderen Gemonitorde directories wijzigen Vertrouwelijke gemonitorde directories Ingave en BTW Standaard dagboek Standaard ingaveschema Wachtrekeningen Platform einvoice Snelkoppeling naar de werkomgeving Omschrijving Installatie Deel 4 - Documenten verwerven Inleiding Elektronische documenten (e-fff- en Sage-formaat) Opslaglocatie Gegevensherkenning Gedigitaliseerde fysieke documenten Documenten verwerven via DigiDesk Scanners configureren Opslaglocatie Etiketten Gegevensherkenning Digitaal ontvangen documenten Opslaglocatie

7 Inhoudsopgave Losse documenten Deel 5 - Documenten bewerken Inleiding Verificatie van documenten Documenttype Derdengegevens Betalingsinformatie BTW-gegevens Kwalificatie van documenten Inleiding Documenttype Derdengegevens Betalingsinformatie BTW-gegevens Vertrouwelijke documenten Vertrouwelijkheid van documenten Vertrouwelijkheid van gemonitorde directories Een document splitsen Documenten selecteren Documenten kwalificeren Documenten rangschikken Verscheidene documenten samenvoegen Documenten selecteren Document kwalificeren Rangschikkingsnummer document Documentenbundels verwerken Documenten naar een ander dossier verplaatsen Documenten verwijderen Een pagina van een document verwijderen Deel 6 - Boeking Inleiding Assistent

8 Inhoudsopgave Documenten afzonderlijk verzenden Documenten gelijktijdig verzenden Status van documenten: Te boeken Boekhouder Document afzonderlijk boeken Documenten gelijktijdig boeken Status van documenten tijdens boeking Status van documenten na boeking Deel 7 - Gebruik van de Sage-box Inleiding Voorstelling van de Sage-box Werkbalk Navigatiedeelvensters van documenten Documentenlijst Weergavevenster Documenten naar Sage-box verzenden Boekhouddocumenten Overige documenten Vertrouwelijke documenten Bijkomende bewerkingen Documenten afdrukken Documenten opslaan Documenten verzenden Documenten toevoegen Folders toevoegen in de boomstructuur Documenten verwijderen Folders verwijderen uit de boomstructuur Documenten verzenden naar het platform Sage efiduciary Deel 8 - Gearchiveerde documenten afdrukken Samenvatting Inkomende documenten Sage-box Voorstellen van het afdrukscherm

9 Inhoudsopgave Selectiezone Documentenlijst Werkbalk Weergavevenster Documenten afdrukken Deel 9 - Boekhoudkundige documenten raadplegen Historiek derden Weergave van gedematerialiseerde documenten Weergave van vertrouwelijke documenten Ingaven

10 Inhoudsopgave 8

11 Voorwoord Dag na dag ontvangt een onderneming talrijke documenten die zo snel mogelijk moeten worden ingegeven in de boekhouding, zodat ze vervolgens kunnen worden geklasseerd en nadien gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd. Het grootste gedeelte van deze verwerking gebeurt nog steeds via fysieke documenten, maar digitalisering is sterk in opmars. De reden: het is snel, doeltreffend en papierzuinig. DigiDesk is de tool bij uitstek om deze "gedematerialiseerde" documenten te beheren. In een nieuwe werkomgeving kan u als gebruiker elk gedematerialiseerd document verwerken. Onder gedematerialiseerde documenten wordt verstaan: - Fysieke documenten die door de onderneming of via een externe dienstverlener werden gedigitaliseerd; - Ontvangen documenten in PDF- of beeldformaat; - Elektronische documenten in XML-formaat, ontvangen via het platform einvoice of op een andere manier. Met behulp van deze werkomgeving van Sage BOB 50 kan u elke bewerking uitvoeren die te maken heeft met gedematerialiseerde documenten, zoals: - Kwalificatie en verwerking van documenten; - Archivering in de Sage-box voor latere raadpleging; - Ingave en boeking van facturen en creditnota's. Het doel van deze praktische gids, die volledig wordt gewijd aan DigiDesk-Inkomende documenten, is om u alle nuttige informatie te geven over de werking van deze functie. Zo komt onder andere de ingebruikname, de verwerking en de boeking van inkomende documenten aan bod en, niet te vergeten, het beheer na boeking. Alvorens u te verdiepen in deze gids, kan u in het eerste gedeelte de typografische overeenkomsten vinden die werden gebruikt in Sage BOB 50. Veel leesgenot! 9

12 Voorwoord 10

13 Deel 1 - Algemeen Alvorens het eigenlijke onderwerp aan te vatten, geeft dit eerste deel u een overzicht van de typografische overeenkomsten in Sage BOB

14

15 Typografische overeenkomsten Typografische overeenkomsten Klavier <Toets> geeft aan dat u de klaviertoets aangegeven tussen twee <> ingedrukt moet houden. <Alt>+<F4> betekent dat u eerst op de <Alt>-toets moet drukken en vervolgens, zonder deze los te laten, op de <F4>-toets moet drukken. Het gebruik van de sneltoetsen is een doeltreffende manier om uw werksnelheid in Sage BOB 50 te vergroten. Daarom vermelden wij deze sneltoetsen zoveel mogelijk in deze handleiding. Muis <Klik>: Druk kort op de linkermuisknop. <Dubbele klik>: Druk 2x snel (dubbelklik) op de linkermuisknop. <Rechtermuisklik>: Druk kort op de rechtermuisknop. <Klik *>: Druk op de linkermuisknop en houd deze ingedrukt. Menu s en toegang tot de vensters van Sage BOB 50 Bestand Dossier openen dossier veronderstelt dat u, in het menu Bestand van de menubalk, het submenu Dossier openen selecteert. Het teken betekent dat u overschakelt naar een submenu of een commando. Het grootste gedeelte van de omschrijvingen en de uitleg die hier gegeven worden, heeft rechtstreeks betrekking op de vensters van Sage BOB 50. Om efficiënt te kunnen lezen, raden wij u dus ten zeerste aan systematisch hierop beroep te doen. Om u te helpen, geven wij expliciet de toegang tot de beschreven vensters. 13

16 Deel 1 -Algemeen Diversen Tekst die u moet ingeven: gebruik letters in cursief. Termen hernomen vanuit het programma: gebruik karakters in het vet. "Sage BOB" refereert naar Sage BOB Software, Sage BOB 50 en Sage BOB 50 Expert. De uitleg / omschrijving waarmee u enkel rekening dient te houden indien u de overeenkomstige optie heeft aangeschaft, wordt aangegeven door het teken. De aandachtspunten worden aangeduid door een rood uitroepingsteken. De belangrijke woorden worden onderlijnd. Verwijzingen naar een ander gedeelte van deze handleiding worden aangeduid in het blauw en worden onderlijnd.! De vensters weergegeven in deze handleiding zijn enkel ter informatie en kunnen geen enkel contractueel karakter vertegenwoordigen. 14

17 Deel 2 - Concept Alvorens het beheer van gedematerialiseerde documenten aan te vatten, beschrijft dit deel u het concept en de werkomgeving van DigiDesk. 15

18

19 Inkomende documenten Inkomende documenten Via de werkomgeving DigiDesk is het mogelijk om inkomende documenten op 3 manieren te verwerken: Gedigitaliseerde fysieke documenten Digitaal ontvangen documenten Elektronische documenten Gedigitaliseerde fysieke documenten Fysieke documenten worden gedigitaliseerd met behulp van een scanner en de verkregen afbeelding wordt geregistreerd in één of meerdere gemonitorde directories. Dit wil zeggen dat de desbetreffende directories worden gecontroleerd en verwerkt door DigiDesk. Het kan hier gaan om specifieke directories (gedefinieerd per boekhouddossier) of om gemeenschappelijke directories voor verschillende boekhouddossiers. Digitaal ontvangen documenten Onder digitaal ontvangen documenten wordt verstaan: ontvangen facturen in PDF-formaat (of eender welk afbeeldingsformaat), bevestiging van neerlegging BTW-aangifte, Deze documenten worden eveneens opgeslagen in een gemonitorde directory. Elektronische documenten Elektronische documenten zijn documenten die oorspronkelijk in e-fff- of Sageformaat werden ontvangen via het platform Sage einvoice. Dergelijke documenten worden onmiddellijk door DigiDesk verwerkt. Klanten die geen toegang hebben tot een platform Sage einvoice, kunnen XML-bestanden opslaan in een gemonitorde directory. 17

20 Deel 2 -Concept Gebruikersprofielen DigiDesk is toegankelijk voor elke geregistreerde gebruiker. Toch worden er gebruiksrechten toegekend in het boekhouddossier in functie van het gebruikersprofiel, waardoor bepaalde bewerkingen niet voor iedereen beschikbaar zijn. Zo wordt er in deze praktische gids een onderscheid gemaakt tussen twee gebruikersprofielen: - Het profiel Assistent - Het profiel Boekhouder Assistent Gebruikers met het profiel Assistent hebben toegang tot alle functies van de werkomgeving DigiDesk, behalve tot de boekhoudkundige functies. Boekhouder Gebruikers met het profiel Boekhouder hebben toegang tot alle functies van de werkomgeving DigiDesk. 18

21 Monitoring en OCR-technologie Monitoring en OCR-technologie Gedigitaliseerde fysieke documenten en digitaal ontvangen documenten moeten worden opgeslagen in één of meerdere gemonitorde directories. DigiDesk voert regelmatig automatische controles uit en verwerkt de beschikbare documenten. Bij het openen van het boekhouddossier, controleert Sage BOB 50 de inhoud van de gemonitorde directories en toont de te verwerken documenten: Documenten te kwalificeren (profiel Assistent) of Documenten te boeken (profiel Boekhouder) en de Losstaande documenten. Profiel Assistent Profiel Boekhouder Bij het openen van de werkomgeving DigiDesk, controleert Sage BOB 50 de inhoud van de gemonitorde directories en voert verschillende bewerkingen uit op de achtergrond: - Beelddocumenten worden omgezet in een PDF-formaat - PDF-documenten worden herkend via de OCR-technologie: identificatie van informatieblokken (adres, nummering, datum, ) De OCR-verwerking gebeurt op basis van intelligente dataherkenning. Indien gegevens (vb.: commentaar) niet automatisch worden herkend, kan de gebruiker deze manueel ingeven. Sage BOB 50 slaat de nodige informatie op in een model, zodat de verwerking van toekomstige facturen vanaf dan automatisch wordt uitgevoerd. Het spreekt voor zich dat deze verwerking niet van toepassing is op elektronische documenten, vermits deze voldoen aan vooraf vastgelegde normen. Deze documententen zullen reeds volledig gekwalificeerd zijn bij hun verwerving via DigiDesk. 19

22 Deel 2 -Concept Chronologie van de bewerkingen Kwalificatie en verificatie De eerste stap in DigiDesk is de kwalificatie van documenten. Dit gebeurt per documenttype: aankoopfactuur, creditnota, BTW-document, bedrijfsdocument, Alle informatie op deze documenten moet tevens worden vervolledigd, nieuwe derden moeten worden aangemaakt, Voor de kwalificatie worden eventueel de volgende stappen nog gevolgd: - Splitsen van documentenbundels in afzonderlijke documenten - Verwijderen van niet-relevante documenten (bijvoorbeeld: een promotieaanbod bij een factuur) - Toewijzen of verifiëren van het documenttype - Bijwerken van informatie die niet herkend werd via de OCR-technologie - Bijwerken of aanmaken van derdenfiches Deze bewerkingen kunnen zowel door een gebruiker met beperkte gebruiksrechten (Assistent) als door een Boekhouder worden uitgevoerd. Gebruik van etiketten voor identificatie van documenten Het gebruik van etiketten met QR-codes is niet verplicht maar maakt het gemakkelijker om gedigitaliseerde documenten te kwalificeren. Deze codes kunnen worden afgedrukt vanuit DigiDesk en rechtstreeks worden bevestigd op de fysieke documenten vooraleer ze worden gedigitaliseerd. De etiketten bevatten onderstaande gegevens: - De dossiercode (niet verplicht) - Het documenttype (niet verplicht) - Een volgnummer Sage BOB 50 heeft specifiek gekozen voor QR-codes, omdat deze gemakkelijk herkend worden door de OCR-technologie. De etiketten worden bevestigd op elk document of bundel met documenten van hetzelfde type of van verschillende types die gelijktijdig worden ingescand. 20

23 Chronologie van de bewerkingen Boeking Documenten van het type Factuur en Creditnota kunnen gemakkelijk worden geboekt. Na kwalificatie en verificatie van een document, verplaatst de Assistent het naar de groep Te boeken van het navigatiedeelvenster Inkomende documenten. De Boekhouder kan de ingevoerde informatie vervolgens verifiëren en het document met of zonder centralisering boeken. Indien het desbetreffende document zonder centralisering werd geboekt, kunnen de gegevens nog worden aangevuld op basis van Intrastat, vaste activa, Tip: Het is niet noodzakelijk om een profiel Assistent aan te maken. Gebruikers met voldoende rechten kunnen zowel de rol van Assistent als van Boekhouder vervullen, en kunnen bovendien een document rechtstreeks boeken vanuit de groep In afwachting, zonder de stap Te boeken te moeten volgen. Goedkeuring (optioneel) Indien de module Sage Approval werd geïnstalleerd, wordt een stap voor goedkeuring toegevoegd tussen de stappen voor kwalificatie en boeking. In dat geval wordt automatisch een verzonden naar de goedkeurder, die niet noodzakelijk werkt met de applicatie Sage BOB 50. Zodra het document is goedgekeurd, kan de betaling ervan gebeuren via de werkomgeving Bankverrichtingen. Archivering in de Sage-box Facturen en Creditnota's worden automatisch opgeslagen in de Sage-box zodra ze de status Te boeken krijgen. De desbetreffende documenten kunnen vervolgens worden geraadpleegd in de Sage-box via Tijdelijke BOBdocumenten. Eenmaal gecentraliseerd, krijgen documenten een definitieve locatie in de Sage-box en kunnen ze worden opgevraagd via de boekhoudkundige raadpleging. 21

24 Deel 2 -Concept Verwerking van documentenbundels Een documentenbundel is een verzameling van gelijktijdig ingescande documenten, die worden opgeslagen in één enkel PDF-bestand. Dergelijke documentenbundels kunnen bestaan uit documenten van hetzelfde type of van verschillende types. Tip: Eén enkele ingescande pagina zonder etiket zal eveneens als een bundel worden beschouwd. Een bundel kan niet worden geboekt. Dergelijke bundels moeten eerst worden opgesplitst in aparte documenten die afzonderlijk kunnen worden gekwalificeerd. 22

25 Voorstelling van de werkomgeving Voorstelling van de werkomgeving Alle functies van DigiDesk worden gegroepeerd in een werkomgeving. Dit hoofdstuk over de voorstelling van de werkomgeving omschrijft de verschillende zones en geeft de verschillende termen weer die worden gebruikt in deze praktische gids. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk De werkomgeving bestaat uit verschillende delen: De werkbalken De navigatiedeelvensters van documenten De kwalificatieruimte Het weergavevenster 23

26 Deel 2 -Concept Werkbalken De werkomgeving DigiDesk bestaat uit 3 vaste werkbalken. Naargelang de handelingen worden bepaalde functies in- of uitgeschakeld of wijzigt hun omschrijving. De werkbalk Documenten verwerven groepeert de functies voor ingave en digitalisering van te verwerken documenten. De werkbalk Document heeft betrekking op de bewerkingsfuncties van het huidige document. De werkbalk Acties bevat een knop waarvan de omschrijving kan wijzigen naargelang het documenttype en het gebruikersprofiel. Navigatiedeelvensters van documenten Het linkergedeelte van de werkomgeving bevat 3 navigatiedeelvensters: - Inkomende documenten - Uitgaande documenten - Sage-box Tip: Indien u een kleiner computerscherm heeft, worden de knoppen als volgt op één lijn weergegeven: Bepaalde navigatiedeelvensters worden nog verder in groepen onderverdeeld. Groepen Het navigatiedeelvenster Inkomende documenten wordt onderverdeeld in 2 documentengroepen: - In afwachting - Te boeken Elke groep bevat een boomstructuur en heeft een eigen werkbalk. Op die manier zijn een aantal afzonderlijke stappen mogelijk in functie van de documentengroep. 24

27 Voorstelling van de werkomgeving Kwalificatieruimte In dit gedeelte van de werkomgeving kan de gebruiker, Assistent of Boekhouder, documenten kwalificeren, namelijk: Het documenttype kiezen Informatie aanvullen voor de boeking Derdeninformatie wijzigen, Tip: De weergave van deze kwalificatieruimte is afhankelijk van het formaat en het type van het verwerkte document. Weergavevenster Het weergavevenster, dat zich rechts van de werkomgeving bevindt, wordt opgedeeld in: Een navigatiedeelvenster waarin alle pagina's van een document in miniaturen worden weergegeven Een weergavevenster waarin de gebruiker kan in- of uitzoomen Tip: Dit weergavevenster kan worden losgemaakt van de werkomgeving door een druk op de knop onder het weergavevenster. Op die manier kan het op de voorgrond of op een tweede scherm worden weergegeven. 25

28 Deel 2 -Concept Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Inkomende documenten 26

29 Deel 3 - Ingebruikname Na de uitleg over het concept en de voorstelling van de werkomgeving DigiDesk, wordt er in dit deel uitgebreid ingegaan op de ingebruikname van de module. 27

30

31 Algemeen Algemeen Om DigiDesk te installeren moet in de eerste plaats een optie worden aangevinkt bij de gebruikers die toegang krijgen tot de werkomgeving. Hierna moeten een aantal parameters worden ingesteld: Etiketten Monitoring van directories Ingave en BTW Platform einvoice Vervolgens kunnen snelkoppelingen naar de werkomgeving worden aangemaakt. 29

32 Deel 3 -Ingebruikname DigiDesk activeren bij gebruikers Toegang tot DigiDesk is optioneel. Het is daarom van essentieel belang om te bepalen welke gebruikers toegang kunnen krijgen tot deze werkomgeving.! Deze bewerking is enkel mogelijk door een Systeemgebruiker. BOBSystem Bestand Gebruikers Activering van gebruikers van DigiDesk gebeurt als volgt: 1. Open de signaletiekfiche van de gebruiker. 2. Kies het tabblad Toegang. 3. Vink de optie Gebruiker DigiDesk aan. 4. Sla de wijzigingen op door op de knop te drukken. 30

33 Gebruikersprofielen aanmaken Gebruikersprofielen aanmaken Om aan de eisen van elke onderneming te voldoen, is het in de werkomgeving DigiDesk mogelijk om gebruiksbeperkingen op te leggen. Zonder dergelijke gebruiksbeperkingen hebben alle DigiDesk-gebruikers onbeperkt toegang tot alle functies in de werkomgeving. Het opleggen van gebruiksbeperkingen heeft als gevolg dat gebruikersprofielen met beperkte toegang kunnen worden aangemaakt. Op die manier kunnen 2 profielen worden gedefinieerd: Het profiel Boekhouder Het profiel Assistent Naast deze 2 profielen is het ook mogelijk om documenten als vertrouwelijk in te stellen. Dit zal hun weergave in zowel DigiDesk als de Sage-box beïnvloeden. Beperkingen opleggen De eerste stap die moet worden gevolgd bij het aanmaken van gebruikerprofielen, is Beheer beperkingen instellen. Dit moet worden ingesteld via de Opties van het dossier door de juiste optie aan te vinken.! Deze bewerking is enkel mogelijk door een Systeemgebruiker. Algemene configuratie Algemeen Dossier 31

34 Deel 3 -Ingebruikname Profiel Assistent Via het profiel Assistent kunnen de volgende taken worden uitgevoerd: - Etiketten afdrukken - Documenten digitaliseren - Documenten eventueel opsplitsen - Informatie kwalificeren - Informatie verifiëren Om de gebruikersrechten voor een Assistent te beperken, volstaat het om hem voor minstens één Dagboektype géén toegangsrechten voor Ingaven te geven. Tip: Het is mogelijk om een bestaand toegangsprofiel te gebruiken, bijvoorbeeld CONSULT of CSCONSULT, of een nieuw profiel aan te maken, gebaseerd op eender welk standaardprofiel, met inachtneming van bovenstaande regel. BOBSystem Bestand Gebruikersprofielen Financieel beheer Dagboeken Van zodra het profiel werd aangemaakt, moet enkel de stap Gebruikersprofielen toekennen aan de gebruiker nog worden gevolgd. Tip: Het is mogelijk om het profiel te verfijnen. Dit kan door vertrouwelijkheid van documenten in te stellen via Toegang tot vertrouwelijke documenten. 32

35 Gebruikersprofielen aanmaken Profiel Boekhouder Via het profiel Boekhouder kunnen de volgende taken worden uitgevoerd: - Alle taken van een Assistent - De boeking van documenten Indien er reeds beperkingen werden opgelegd, is het nodig om een profiel Boekhouder aan te maken. Dit profiel heeft voor elk Dagboektype toegangsrechten voor Ingaven of zelfs Alle rechten. Tip: Het is mogelijk om een bestaand toegangsprofiel te gebruiken, bijvoorbeeld ENTRY (geen centralisering mogelijk) of SUPERUSER, of een nieuw profiel aan te maken, gebaseerd op eender welk standaardprofiel, met inachtneming van bovenstaande regel. BOBSystem Bestand Gebruikersprofielen Financieel beheer Dagboeken Van zodra het profiel werd aangemaakt, moet enkel de stap Gebruikersprofielen toekennen aan de gebruiker nog worden gevolgd. Tip: Het is mogelijk om het profiel te verfijnen. Dit kan door vertrouwelijkheid van documenten in te stellen via Toegang tot vertrouwelijke documenten. 33

36 Deel 3 -Ingebruikname Toegang tot vertrouwelijke documenten Een gebruiker met toegang tot vertrouwelijke documenten, kan: - De vertrouwelijkheid van documenten instellen - De vertrouwelijkheid van gemonitorde directories instellen - Vertrouwelijke documenten bekijken - De inhoud van vertrouwelijke gemonitorde directories bekijken Na het opleggen van beperkingen en het aanmaken van profielen, moet de toegang tot vertrouwelijke inlichtingen worden ingeschakeld (of uitgeschakeld) bij elk profiel dat wordt toegekend aan een gebruiker. Dit kan worden gedaan door het aan- of uitvinken van het vakje Vertrouwelijke inlichtingen bij het onderdeel Bankverbinding, in het tabblad Modules. BOBSystem Bestand Gebruikersprofielen Financieel beheer Modules Van zodra het profiel werd aangemaakt, moet enkel de stap Gebruikersprofielen toekennen aan de gebruiker nog worden gevolgd. 34

37 Gebruikersprofielen aanmaken Gebruikersprofielen toekennen Nadat de gebruikersprofielen werden aangemaakt, moet er nog een laatste stap worden gevolgd, nl. de toekenning van de profielen aan elke gebruiker van DigiDesk.! Deze laatste stap moet door een Systeemgebruiker worden uitgevoerd. BOBSystem Bestand Toegangsrechten Financieel beheer Selecteer eerst de Module Financieel beheer, en volg vervolgens onderstaande stappen om gebruikersprofielen toe te kennen: 1. Selecteer de gebruiker waaraan u een gebruikersprofiel wenst toe te kennen (in de Gebruikerslijst). 2. Kies het juiste Dossier (in de Dossierlijst). 3. Kies vervolgens het gewenste Profiel dat aan die bepaalde gebruiker moet worden toegekend. 4. Sla de wijzigingen op door te klikken op de knop. 35

38 Deel 3 -Ingebruikname Etiketten Het gebruik van etiketten op fysieke documenten vóór het inscannen ervan kan bepaalde voordelen bieden, zoals bijvoorbeeld: Het automatisch kwalificeren van het documenttype in DigiDesk Het herkennen van het boekhouddossier (in geval van beheer van meerdere dossiers) Het gemakkelijk opzoeken van fysieke documenten die bij de ingescande documenten horen Algemene configuratie DigiDesk Etiketten 36

39 Etiketten Via de configuratie kunnen onderstaande gegevens worden gedefinieerd: Nummering per documenttype: Indien u deze optie aanvinkt, kan u zowel het documenttype van gescande documenten als een individueel nummer op basis van elk documenttype invoegen op het etiket. Tip: Dankzij Nummering per documenttype kan DigiDesk onmiddellijk het documenttype van het ingescande document herkennen, om op die manier inkomende documenten automatisch te kwalificeren. Deze optie is gekoppeld aan het invoegen van de dagboekcode per documenttype, en heeft als voordeel dat niet enkel het documenttype wordt herkend, maar eveneens de dagboekcode voor boeking automatisch wordt ingevuld. Dossiercode toevoegen: Indien u deze optie aanvinkt, zal de dossiercode worden toegevoegd op het etiket. Tip: Indien u in uw toepassing verschillende dossiers beheert, is het via deze optie mogelijk om onmiddellijk het dossier te herkennen waarvoor een document werd ingescand. Op die manier kan dit document automatisch in het juiste dossier worden ondergebracht. Lengte van nummer: Deze lengte in cijfers bepaalt de grootte van het nummer dat zal worden toegevoegd op het etiket. Via dit nummer wordt het document dat werd geïmplementeerd in DigiDesk, gekoppeld aan het fysieke document dat werd gearchiveerd. Het nummer van het etiket komt overeen, zodat het fysieke document gemakkelijk kan worden opgehaald uit het archief. Het decoderen van het etiket zal als volgt worden overgenomen in de werkomgeving DigiDesk: 37

40 Deel 3 -Ingebruikname Monitoring van directories DigiDesk controleert regelmatig één of meerdere directories om na te gaan of er nieuwe documenten zijn die moeten worden verwerkt en geboekt. Deze directories kunnen worden ingesteld via onderstaand scherm: Algemene configuratie DigiDesk Monitoring van directories Tip: Het inscannen kan rechtstreeks via DigiDesk gebeuren. 38

41 Monitoring van directories Er kunnen één of meerdere Mappen gescande documenten ingesteld worden voor de monitoring van een dossier en dit voor 2 verschillende Toepassingsvelden: Huidig dossier:in de opgegeven Directory voor Huidig dossier zullen zich enkel documenten bevinden die relevant zijn voor het huidige dossier. Op die manier zullen alle documenten in die directory automatisch verbonden worden aan het huidige dossier. Dit kunnen documenten met of zonder etiket zijn, en bovendien met of zonder dossiernummer op het etiket. Alle dossiers: De opgegeven Directory voor Alle dossiers zal alle ingescande documenten bevatten, ongeacht het dossier waartoe ze behoren. Ingescande documenten die zich in een dergelijke directory bevinden, met een etiket dat informatie bevat over de referentie van het dossier, worden automatisch in het juiste dossier geplaatst. Ingescande documenten zonder etiket of met een etiket dat geen informatie bevat over de referentie van het dossier, worden beschouwd als Losse documenten en moeten handmatig in het juiste dossier worden geplaatst. Tip: Indien er geen specifieke gemonitorde directory werd aangemaakt, zal DigiDesk de ingescande documenten automatisch opslaan in de subdirectory voor het huidige dossier onder de eerste gemeenschappelijke gemonitorde directory. DigiDesk herkent alle ingescande documenten in afbeeldingsformaat (jpg, bmp, ).! De keuze van de eerste specifiek gemonitorde directory is van cruciaal belang. In deze directory zal DigiDesk namelijk automatisch de ingescande documenten opslaan. Tip: Het is mogelijk om een van de Mappen ingescande documenten in te stellen als Vertrouwelijke directory. Dit kan enkel worden gedaan door gebruikers met Toegang tot vertrouwelijke documenten. 39

42 Deel 3 -Ingebruikname Gemonitorde directories toevoegen Gemeenschappelijke gemonitorde directory toevoegen Van zodra de pagina Mappen gescande documenten geselecteerd is in de Opties, kan als volgt een gemeenschappelijke gemonitorde directory toegevoegd worden: 1. Klik op de knop. 2. Kies Alle dossiers in het Toepassingsveld. 3. Selecteer de te monitoren Directory, eventueel via de knop. 4. Sla deze Map gescande documenten op door te klikken op de knop. Specifieke gemonitorde directory toevoegen Van zodra de pagina Mappen gescande documenten geselecteerd is in de Opties, kan als volgt een specifieke gemonitorde directory toegevoegd worden: 1. Klik op de knop. 2. Kies Huidig dossier in het Toepassingsveld. 3. Selecteer de te monitoren Directory, eventueel via de knop. 4. Sla deze Map gescande documenten op door te klikken op de knop. Tip: Indien u op de knop klikt, wordt de huidige bewerking geannuleerd. Gemonitorde directories verwijderen Van zodra de pagina Mappen gescande documenten geselecteerd is in de Opties, kan een gemonitorde directory als volgt verwijderd worden: 1. Selecteer de te verwijderen gemonitorde directory. 2. Klik op de knop. 3. Bevestig het verwijderen van de gemonitorde directory. 40

43 Monitoring van directories Gemonitorde directories wijzigen Het is niet mogelijk om een gemonitorde directory te wijzigen. Daarom moet een te wijzigen directory worden verwijderd en opnieuw worden toegevoegd met verwijzing naar de nieuwe map met ingescande documenten. Vertrouwelijke gemonitorde directories Een vertrouwelijke gemonitorde directory toevoegen kan als volgt gebeuren: 1. Klik op de knop. 2. Kies het type directory Huidig dossier of Alle dossiers in het Toepassingsveld. 3. Bepaal de Directory die moet worden gemonitord, eventueel met behulp van de knop. 4. Vink de optie Vertrouwelijke directory aan voor de desbetreffende Map gescande documenten. 5. Sla de wijzigingen op voor deze Map gescande documenten door te klikken op de knop. Tip: Enkel gebruikers met Toegang tot vertrouwelijke documenten kunnen documenten in deze directories bekijken en verwerken. De vertrouwelijkheid van Mappen gescande documenten kan op elk moment worden aangepast. Het volstaat om de optie Vertrouwelijke directory aan of uit te vinken en de wijzigingen op te slaan. 41

44 Deel 3 -Ingebruikname Ingave en BTW DigiDesk doet automatisch een voorstel voor de boeking van inkomende documenten, hetzij verkopen of aankopen. Om dit voor elk document zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, werd een complete configuratie opgesteld. Wanneer een document door DigiDesk wordt geanalyseerd, wordt een zoekopdracht uitgevoerd in Sage BOB 50 om het overeenstemmende standaard dagboek en ingaveschema te bepalen in functie van de derde. Indien het systeem de standaard dagboekcode in de opties heeft kunnen terugvinden, gebeurt de zoekopdracht naar het ingaveschema op verschillende niveaus: Signaletiekfiche derde Signaletiekfiche boekhoudplan Opties voor boeking - Standaard ingaveschema - Wachtrekeningen 42

45 Ingave en BTW Standaard dagboek Een inkomend document kan op 2 verschillende manieren worden herkend: Automatisch: indien het etiket dat op het document is bevestigd, naar het documenttype verwijst Handmatig: indien er geen etiket op het document is bevestigd of indien het etiket niet naar het documenttype verwijst Wanneer het documenttype wordt herkend, kent DigiDesk rechtstreeks een dagboekcode toe indien die werd ingesteld in de Opties. Algemene configuratie DigiDesk Ingave en BTW Standaard ingaveschema Bij de automatische herkenning van een inkomend document, bepaalt DigiDesk eveneens de BTW-voet die op het desbetreffend document van toepassing is. Van zodra de gegevens wat betreft documenttype, derde en BTW-voet bekend zijn, zoekt DigiDesk het gepaste ingaveschema. De prioriteit voor de ingaveschema's zal eerst gelijklopen met deze voor een manuele ingave, waarna overgegaan zal worden naar de opties, dit wil zeggen: 1. Signaletiekfiche derde 2. Signaletiekfiche derde en signaletiekfiche boekhoudplan 3. Opties: Standaard ingaveschema 4. Opties: Wachtrekeningen 43

46 Deel 3 -Ingebruikname Signaletiekfiche derde Indien het ingaveschema volledig wordt aangevuld (algemene rekening en herkende BTW-voet) in de signaletiekfiche derde, zal dit schema automatisch worden toegepast. Boekhouding & Financiën Bestand Leveranciers Boekh. Signaletiekfiche derde en signaletiekfiche boekhoudplan Indien het ingaveschema slechts gedeeltelijk wordt ingevuld (enkel algemene rekening) in de signaletiekfiche derde, zal de algemene rekening uit de signaletiekfiche derde worden opgehaald en, indien deze werden ingegeven, de BTW-gegevens uit de signaletiekfiche van de algemene rekening, voor zover deze overeenkomen met de BTW-voet van de factuur. Boekhouding & Financiën Bestand Leveranciers Boekh. Boekhouding & Financiën Bestand Boekhoudplan Omschr. 44

47 Ingave en BTW Opties: Standaard ingaveschema Indien de twee voorgaande stappen werden overlopen, maar geen ingaveschema kon worden teruggevonden dat overeenstemt met de in het document herkende BTW, zal DigiDesk de desbetreffende gegevens proberen terug te vinden in de opties. Algemene configuratie DigiDesk Ingave en BTW Het is mogelijk om meerdere ingaveschema's op te maken in functie van het documenttype (Aankoop/Verkoop), het BTW-type (Nationaal, EU, Internationaal), de Voet en de Aard, en de Rekening van ingave. Tip: Standaard ingaveschema's moeten niet noodzakelijk volledig zijn. Echter, om gebruik te kunnen maken van deze informatie, moeten minstens het documenttype (Aankoop/Verkoop) en het BTW-type (Nationaal, EU, Internationaal) worden bepaald.! Na toevoeging van een Standaard ingaveschema, moet dit worden opgeslagen door een druk op de knop om de instellingen op te slaan. Tip: Een document waarvoor de boekhouding een Standaard ingaveschema gebruikt, zal herkend kunnen worden aan de status (oranje) bij het Boeken. 45

48 Deel 3 -Ingebruikname Wachtrekeningen Indien de voorgaande 3 stappen werden overlopen, maar nog steeds geen resultaat werd bekomen, zal DigiDesk de desbetreffende gegevens proberen te zoeken in de Wachtrekeningen. Algemene configuratie DigiDesk Ingave en BTW Tip: Een document waar bij de boeking een Standaard ingaveschema gebruikt werd en waarbij geen BTW werd bepaald, zal herkend kunnen worden aan de status (rood) bij het Boeken. 46

49 Platform einvoice Platform einvoice Wanneer het platform einvoice werd ingeschakeld, staat DigiDesk rechtstreeks in verbinding met dit platform en kan op die manier documenten ophalen. Een dergelijke synchronisatie kan worden geoptimaliseerd in het scherm Opties. Algemene configuratie De volgende instellingen kunnen worden gewijzigd: DigiDesk Platform einvoice Interval voor controle op nieuwe facturen: DigiDesk zal de gegevens synchroniseren in functie van de gekozen waarde. Interval voor controle van de status van facturen: Deze optie heeft betrekking op het goedkeuringscircuit. Interval voor controle van de status van uitnodigingen: Deze optie heeft betrekking op Sage einvoice. 47

50 Deel 3 -Ingebruikname Snelkoppeling naar de werkomgeving Omschrijving De snelkoppeling naar de werkomgeving geeft een actueel overzicht van de documenten die door DigiDesk moeten worden verwerkt. Door één enkele klik op de desbetreffende snelkoppeling heeft u tevens rechtstreeks toegang tot DigiDesk. Tip: De snelkoppeling naar de werkomgeving geeft enkel informatie weer, maar verwerkt de documenten niet automatisch. Naargelang het profiel van de huidige gebruiker, wijzigt de informatie op de snelkoppelingen licht: Assistent Losse documenten: geeft het aantal documenten weer die de module heeft kunnen herkennen in de gezamenlijke directory(ies) en die niet aan een boekhouddossier konden worden toegekend. Documenten te verwerken: geeft het aantal documenten weer die de module heeft kunnen herkennen in - (een) specifieke directory(ies) van een boekhouddossier - (een) gezamenlijke directory(ies) met een etiket dat het boekhouddossier vermeldt Bij het openen van DigiDesk zullen deze documenten worden geconverteerd en herkend door de OCR-technologie. Documenten te kwalificeren: geeft het aantal documenten weer die de voorgaande stappen reeds hebben overlopen, maar nog dienen te worden gekwalificeerd. 48

51 Snelkoppeling naar de werkomgeving Boekhouder In aanvulling op de informatie die terug is te vinden op de snelkoppeling van gebruikers met het profiel Assistent, geeft de snelkoppeling van gebruikers met het profiel Boekhouder de volgende informatie weer: Documenten te boeken: geeft het totale aantal documenten weer waarvan de status In afwachting of Te boeken is. Tip: Gebruikers met het profiel Boekhouder kunnen documenten onmiddellijk boeken via de status In afwachting, zonder dat deze documenten hiervoor eerst de status Te boeken moeten krijgen. Documenten goed te keuren (optioneel): geeft het aantal documenten weer die nog moeten worden goedgekeurd. Installatie De snelkoppeling naar de werkomgeving DigiDesk staat niet standaard op het bureaublad van Sage BOB 50. Om deze weer te geven, volstaat het om deze als volgt te zichtbaar te maken: 1. Klik op de knop op het bureaublad van Sage BOB 50 om het venster Bureaublad personaliseren te openen. 2. Vink Overzicht DigiDesk aan. 3. Klik vervolgens op de knop om de wijzigingen op te slaan. De snelkoppeling naar de werkomgeving DigiDesk is nu beschikbaar op het bureaublad van Sage BOB 50. Om deze te verwijderen, volstaat het om de optie Overzicht DigiDesk opnieuw uit te vinken in het venster Bureaublad personaliseren. 49

52 Deel 3 -Ingebruikname 50

53 Deel 4 - Documenten verwerven Na de inleiding tot ingebruikname van DigiDesk kunnen we overgaan tot de kern: documenten verwerven. Zo komen in dit deel de verschillende manieren aan bod om dit te doen en wordt eveneens het begrip officiële documenten gedefinieerd. 51

54

55 Inleiding Inleiding De eerste stap die moet worden gevolgd in het beheer van gedematerialiseerde documenten, is de te verwerken documenten in DigiDesk invoeren, m.a.w. de verwerving van documenten. Welke verwervingsmethode ook wordt gebruikt, de documenten worden automatisch in de groep In afwachting van het navigatiedeelvenster Inkomende documenten geplaatst. Alle bewerkingen voor het verwerven van documenten kunnen worden teruggevonden in één werkbalk. Werkbalk Documenten verwerven Via de werkomgeving DigiDesk kunnen drie soorten documenten worden verwerkt: Elektronische documenten (e-fff- en Sage-formaat) Gedigitaliseerde fysieke documenten Digitaal ontvangen documenten 53

56 Deel 4 -Documenten verwerven Elektronische documenten (e-fff- en Sage-formaat) Elektronische documenten zijn documenten die worden opgehaald via het platform Sage einvoice. De werking hiervan wordt omschreven in een specifieke praktische gids. Documenten verwerven kan op 2 manieren gebeuren: Automatisch, dit wil zeggen op regelmatige tijdstippen in functie van de instellingen in de opties Platform einvoice. Handmatig, door te klikken op de knop elk afzonderlijk invoert via het platform Sage einvoice., die de documenten Elektronische documenten die rechtstreeks uit het platform Sage einvoice komen, kunnen worden teruggevonden in een specifiek gedeelte in de werkomgeving DigiDesk. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Tip: Een leverancier die niet over de dienst Sage einvoice beschikt, kan zijn facturen per verzenden. In dat geval volstaat het om de ontvangen elektronische factuur in een gemonitorde directory op te slaan. 54

57 Elektronische documenten (e-fff- en Sage-formaat) Opslaglocatie Wanneer een elektronisch document via wordt ontvangen, volstaat het om dit op te slaan in een gemonitorde directory. Zo zijn er twee mogelijkheden: in een specifieke directory van een dossier in een gemeenschappelijke directory Indien een document in een specifieke directory voor een dossier wordt opgeslagen, wordt het automatisch zichtbaar in de werkomgeving van het desbetreffende dossier. Wanneer een document echter wordt opgeslagen in een gemeenschappelijke directory, doet Sage BOB 50 automatisch een analyse op basis van het BTWnummer van het desbetreffende document. Indien het BTW-nummer wordt herkend door Sage BOB 50, zal het automatisch worden gekoppeld aan het overeenstemmende boekhouddossier. Indien het BTW-nummer niet wordt herkend, zal het document worden beschouwd als een Los document. 55

58 Deel 4 -Documenten verwerven Gegevensherkenning Elektronische documenten in e-fff-formaat of Sage-formaat voldoen aan bepaalde normen. Hierdoor kan DigiDesk de desbetreffende documenten voor 100% herkennen. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk De volledige gegevensherkenning doormiddel van de schema's voor boekhoudkundige ingave in de leveranciersfiche enerzijds en de definitie van het standaard dagboek per boekingentype via de opties anderzijds, maken het mogelijk om documenten onmiddellijk te boeken door een klik op de knop. Tip: Alle informatie wordt opgenomen in de kwalificatieruimte, zodat deze kan worden nagekeken of aangepast vóór boeking. Gedigitaliseerde fysieke documenten Het digitaliseren van fysieke documenten kan op 2 verschillende manieren gebeuren: - Met behulp van een extern scannerpakket - Via de werkomgeving DigiDesk 56

59 Gedigitaliseerde fysieke documenten! Deze laatste optie is enkel mogelijk indien de gebruikte scanner voldoet aan de TWAIN of WIA-normen. Documenten verwerven via DigiDesk Het verwerven van fysieke documenten via de werkomgeving DigiDesk gebeurt via de knop die de scanner de opdracht geeft om te scannen. Tip: Indien er meerdere scanners zijn aangesloten op uw computer, zal u een zien bij de knop, waardoor u de juiste scanner kan selecteren. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Tip: DigiDesk herkent zowel documenten in PDF-formaat als in afbeeldingformaat (jpg, bmp, png, ), ongeacht de gebruikte werkwijze. Documenten in afbeeldingformaat worden door DigiDesk geconverteerd in PDF-bestanden alvorens over te gaan tot de automatische gegevensherkenning. Ingescande documenten zijn steeds onmiddellijk zichtbaar in de werkomgeving DigiDesk. De locatie waar deze documenten worden weergegeven, hetzij in de groep In afwachting van het navigatiedeelvenster van Inkomende documenten, hetzij in de categorie Losse documenten, hangt af van verschillende instellingen (zie schema hieronder): 57

60 Deel 4 -Documenten verwerven Documenten die in de groep In afwachting van het navigatiedeelvenster van Inkomende documenten worden opgeslagen, kunnen nog worden opgesplitst in 2 categorieën (zie schema): Bundel: Het document heeft geen etiket. Bij een bundel horen ook documenten met een onvolledig etiket (documenttype ontbreekt) of met de specifieke vermelding van het documenttype Bundel. Herkend documenttype: Het document heeft een etiket dat minstens het documenttype en, wanneer het document werd ingescand naar een gemeenschappelijke directory, de code van het boekhouddossier bevat. 58

61 Gedigitaliseerde fysieke documenten Scanners configureren Via het scherm Configuratie kunnen de verschillende geïnstalleerde scanners worden geconfigureerd voor DigiDesk. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Configuratie Op die manier kunnen de volgende opties worden aan- of uitgevinkt: Zichtbaar: Het aanvinken van deze optie houdt in dat de geïnstalleerde scanner zichtbaar is in de lijst wanneer de knop wordt gebruikt. Zo kunnen tevens scanners uit de lijst worden verwijderd die niet meer beschikbaar zijn. Bladinvoer: Deze optie houdt in dat, wanneer een scanner beschikt over een vlakbed en een lade voor bladinvoer, de voorkeur wordt gegeven aan de bladinvoer bij het inscannen van documenten. Stop: Het is mogelijk om een vlakbedscanner na elke bladzijde te laten stoppen met scannen. Bepaalde vlakbedscanners stoppen niet automatisch met scannen. Dit komt omdat de scanopdracht dezelfde is als die voor bladinvoer, met als gevolg dat de scanner steeds opnieuw wil inscannen. Het aanvinken van deze optie zorgt er dus voor dat dit kan worden omzeild. Interface: Met behulp van deze optie kan worden ingesteld of een interface ABBYY, Twain of zelf Geen interface moet worden geopend bij het scannen vanuit de werkomgeving. Indien er wordt gekozen voor ABBYY of Twain, is het mogelijk om de scaninstellingen zoals kwaliteit en dergelijke te wijzigen. 59

62 Deel 4 -Documenten verwerven Opslaglocatie Vermits het digitaliseren gebeurt met behulp van een scanner, is het van essentieel belang dat de ingescande documenten worden opgeslagen in een gemonitorde directory. Doordat DigiDesk alle gemonitorde directories controleert, zullen gedigitaliseerde documenten vanuit de werkomgeving dan ook automatisch op de juiste locatie worden opgeslagen. Indien er meerdere gemonitorde directories bestaan voor een bepaald dossier, worden de documenten opgeslagen in volgorde van prioriteit: 1. Specifieke lokale gemonitorde directory voor het huidige dossier 2. Gemeenschappelijke lokale gemonitorde directory (subdirectory voor het huidige dossier) 3. Specifieke gemonitorde directory op het netwerk voor het huidige dossier 4. Gemeenschappelijke gemonitorde directory op het netwerk (subdirectory voor het huidige dossier) Tip: Indien er meerdere locaties bestaan voor een hierboven gedefinieerd type, gebeurt het digitaliseren op de 1ste locatie van dit type. Etiketten Zoals reeds eerder vermeld, kan het etiket een belangrijke rol spelen bij de automatische herkenning van een document. Het gebruik van een etiket dat alle gegevens bevat die kunnen worden overgenomen, zal de herkenning van aanvullende gegevens vergemakkelijken: Dankzij het documenttype dat is gekoppeld aan een gedefinieerd standaarddagboek in de opties, is het mogelijk om het dagboek voor boekingen automatisch te definiëren. Dankzij de code van het boekhouddossier is het mogelijk om automatisch de directory te zoeken waarin het document moet worden opgeslagen bij het inscannen. 60

63 Gedigitaliseerde fysieke documenten Voorbeeld van een etiket Tip: Wanneer gebruik wordt gemaakt van etiketten, is het raadzaam om alle opties voor het afdrukken van etiketten in te stellen en te installeren. Boekhouding & Financiën Afdrukken DigiDesk Verwervingsetiketten Nadat het Type papier voor het afdrukken van etiketten werd gekozen, moet er enkel nog worden bepaald welke gegevens op het etiket moeten worden weergegeven, en dit in functie van de instellingen in de opties van de Etiketten. Tip: Sage BOB 50 heeft een aantal lay-outs en groottes ter beschikking voor het afdrukken van etiketten. Toch is het mogelijk om nieuwe lay-outs te Personaliseren in functie van de beschikbare modules in de licentie. Indien alle gegevens op het etiket moeten worden weergegeven, volstaat het om onderstaande stappen te volgen: Het Documenttype kiezen uit een vooraf bepaalde lijst. Indien het type Andere wordt gekozen, is het mogelijk om een subtype te definiëren (Code 'Andere') om op die manier het opzoeken van het fysieke document op basis van de etiketgegevens te vergemakkelijken. 61

64 Deel 4 -Documenten verwerven Het Aantal etiketten ingeven dat moet worden afgedrukt. Het Nummer van het volgende etiket ingeven. Sage BOB 50 volgt een automatische nummering en houdt alle voorheen afgedrukte etiketten bij. Toch is het mogelijk om etiketten opnieuw af te drukken, bijvoorbeeld in geval van verlies of veroudering. Gegevensherkenning DigiDesk haalt de meeste gegevens automatisch op. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Gegevens ophalen gebeurt via intelligente dataherkenning op basis van: - De gegevens rond het Documenttype - De Derdengegevens - De Betalingsinformatie - De BTW-gegevens Tip: Gegevens kunnen ook handmatig uit het document worden opgehaald. DigiDesk slaat in dat geval de locatie van de opgehaalde gegevens van een specifieke derde op in een model. Hierdoor is een meer uitgebreide herkenning mogelijk bij het verwerven van toekomstige documenten voor deze specifieke derde. 62

65 Gedigitaliseerde fysieke documenten Het documenttype Wanneer een etiket werd gebruikt dat alle informatie bevat, kan het Documenttype en het Nr. rangschikking worden bepaald. In functie van dit documenttype, stelt DigiDesk het overeenstemmende Dagboek voor boekingen voor, in functie van de ingestelde opties. De Documentdatum wordt automatisch overgenomen uit het desbetreffende document. In functie van deze datum stelt DigiDesk tot slot ook de Periode voor boeking voor. Tip: Indien de documentdatum niet overeenkomt met een boekhoudperiode (afgesloten boekjaar, ) blijft de periode leeg. In dit geval volstaat het om handmatig een boekhoudperiode te kiezen uit de voorgestelde lijst. Derdengegevens Het BTW-nr. van de leverancier. In functie van dit BTW-nummer zoekt DigiDesk in de opgeslagen lijst met leveranciers in Sage BOB 50 de Referentie van de overeenstemmende leverancier. De betalingsinformatie De Vervaldag wordt automatisch overgenomen via het desbetreffende document. Ook de Mededeling wordt automatisch via het desbetreffende document overgenomen indien het gaat om een OGM. De BTW-gegevens Via intelligente dataherkenning haalt DigiDesk gegevens op inzake boekhoudkundige ingave (bedrag Excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag Incl. BTW). Tip: In functie van de herkende BTW-voet stelt DigiDesk een overeenstemmend ingaveschema voor op basis van de instellingen van de toepassing. 63

66 Deel 4 -Documenten verwerven Samengevat volgen ingaveschema's het volgende stappenplan: 1. Signaletiekfiche derde 2. Signaletiekfiche derde en signaletiekfiche boekhoudplan 3. Opties: Standaard ingaveschema 4. Opties: Wachtrekeningen Een uitgebreide uitleg is terug te vinden in Standaard ingaveschema uit het deel Ingebruikname. Digitaal ontvangen documenten Het verwerven van dergelijke documenten kan op 2 verschillende manieren gebeuren: Handmatig: door de bijlage bij een op te slaan in een gemonitorde directory. Automatisch: door het document rechtstreeks door DigiDesk te laten importeren. Dit moet gebeuren via een opslagmedium dat voor Sage BOB 50 toegankelijk is. Het verwerven van digitaal ontvangen documenten via de werkomgeving gebeurt door een druk op de knop. Het volgende venster opent zich: 64

67 Digitaal ontvangen documenten Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Importeren Kies in de juiste directory vervolgens het overeenstemmende document dat dient te worden geïmporteerd in DigiDesk. Tip: DigiDesk herkent zowel documenten in PDF-formaat als in afbeeldingformaat (jpg, bmp, png, ), ongeacht de gebruikte werkwijze. Documenten in afbeeldingformaat worden door DigiDesk geconverteerd in PDF-bestanden alvorens over te gaan tot de automatische gegevensherkenning. Digitaal ontvangen documenten kunnen op 2 verschillende locaties worden weergegeven in de werkomgeving DigiDesk. Deze locatie hangt af van de gemonitorde directory waarin ze werden opgeslagen: dergelijke documenten worden hetzij als Bundels bij het huidige dossier, hetzij als Losse documenten beschouwd. 65

68 Deel 4 -Documenten verwerven Opslaglocatie Bij het opslaan van een bijlage bij een is het van essentieel belang dat het document wordt opgeslagen in een gemonitorde directory. Doordat DigiDesk alle gemonitorde directories controleert die werden bepaald in de opties Monitoring van directories, zullen documenten vanuit de werkomgeving dan ook automatisch op de juiste locatie worden opgeslagen. Indien er meerdere gemonitorde directories bestaan voor een bepaald dossier, worden de documenten opgeslagen in volgorde van prioriteit: 66

69 Digitaal ontvangen documenten 1. Specifieke lokale gemonitorde directory voor het huidige dossier 2. Gemeenschappelijke lokale gemonitorde directory (subdirectory voor het huidige dossier) 3. Specifieke gemonitorde directory op het netwerk voor het huidige dossier 4. Gemeenschappelijke gemonitorde directory op het netwerk (subdirectory voor het huidige dossier) Tip: Indien er meerdere locaties bestaan voor een hierboven gedefinieerd type, gebeurt het digitaliseren op de 1ste locatie van dit type. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 67

70 Deel 4 -Documenten verwerven Losse documenten Een laatste manier om documenten te verwerven in DigiDesk bestaat erin om Losse documenten te verwerken op één van de 3 voorgaande manieren. Samengevat is een Los document een document dat werd opgeslagen in een gemeenschappelijke directory en waaraan op geen enkele wijze een boekhouddossier kon worden gekoppeld. Wanneer Losse documenten door DigiDesk worden herkend, wordt ook hun aantal automatisch weergegeven in de werkbalk op de knop. Na een klik op de knop opent onderstaand venster zich, waardoor de losse documenten in een bepaald dossier kunnen worden geklasseerd: Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Losse doc. 68

71 Losse documenten Om een Los document te klasseren in een bepaald boekhouddossier, moet volgend stappenplan worden gevolgd: 1. Selecteer het te klasseren document. 2. Kies vervolgens het dossier waarin het document moet worden geklasseerd. In het dossier klasseren geeft een afrollijst weer van alle actuele dossiers in Sage BOB Eventueel kan een Documenttype worden bepaald voor het desbetreffende document. Indien dit niet wordt gedaan, zal het document worden beschouwd als een Bundel bij het huidige dossier. 4. Herhaal de 3 vorige stappen voor elk document dat moet worden geklasseerd. Tip: Het is niet verplicht om alle documenten gelijktijdig te klasseren. Niet gekwalificeerde documenten behouden de status Los document tot op het moment dat ze worden geklasseerd. 5. Sla de wijzigingen op door te klikken op de knop. Tip: Indien het Documenttype wordt bepaald, kan DigiDesk gegevens automatisch herkennen in functie van het documenttype (elektronisch, gedigitaliseerd, digitaal ontvangen). 69

72 Deel 4 -Documenten verwerven 70

73 Deel 5 - Documenten bewerken Na het verwerven van documenten kunnen deze worden bewerkt. In dit deel wordt uitgebreid ingegaan op de kwalificatie van documenten en worden alle handelingen omschreven om een document te kunnen boeken. Zo wordt er in dit deel niet alleen dieper ingegaan op het doorvoeren van wijzigingen na automatische gegevensherkenning, maar wordt er ook aandacht besteed aan het beheer van bundels, het splitsen van een document of het samenvoegen van verscheidene documenten, 71

74 72

75 Inleiding Inleiding Zoals omschreven in het voorgaande deel, worden documenten automatisch herkend na de verwerving ervan. Toch is het mogelijk dat documenten niet volledig kunnen worden herkend en moet de informatie handmatig worden aangevuld; of moeten bepaalde documenten zonder etiket nog worden geklasseerd, Naast deze handelingen is het in de werkomgeving DigiDesk mogelijk om documenten rechtstreeks geheel of gedeeltelijk te bewerken, zoals: Documenten opsplitsen Verschillende documenten samenvoegen Documenten verwijderen Pagina's van documenten verwijderen 73

76 Deel 5 -Documenten bewerken Verificatie van documenten Door de verificatie van documenten is het mogelijk om eventuele onjuiste gegevens op documenten aan te tonen, waaronder: - De gegevens rond het Documenttype - De Derdengegevens - De Betalingsinformatie - De BTW-gegevens Documenttype Dit onderdeel van de kwalificatieruimte verwijst naar het Documenttype en naar de hieraan verbonden informatie. De Documentdatum en het Nr. rangschikking worden steeds vermeld. Echter, het Dagboek voor boekingen en de Periode voor boeking worden enkel aangevuld bij boekhoudkundige documenttypes (Aankoop, Verkoop, Creditnota aankoop, Creditnota verkoop) of voor bundels. Tip: In dit deel van het scherm is het eveneens mogelijk om de vertrouwelijkheid van documenten in te stellen. In het onderdeel Vertrouwelijke documenten wordt hier uitgebreid op ingegaan. Indien het desbetreffend document een etiket bevat, worden alle gegevens die hierop worden vermeld, overgenomen in het Nr. rangschikking; dit nummer kan in geen geval worden gewijzigd. Echter, bij documenten die werden verworven zonder etiket, kan het Nr. rangschikking wel worden gewijzigd. Wanneer een document moet worden geboekt, moeten de Documentdatum, het Dagboek voor boekingen en de Periode voor boeking verplicht worden vermeld. Tip: Wanneer u de muisaanwijzer beweegt over het icoon langs de afrollijst Documenttype, wordt informatie over het bestand weergegeven, zoals de bestandsnaam en de bestandslocatie, de datum van laatste wijziging en de bestandsgrootte. Een klik op dit icoon opent de bestandslocatie van het desbetreffende document in Windows verkenner. 74

77 Verificatie van documenten Derdengegevens Het tweede onderdeel van de kwalificatieruimte toont de derdengegevens, meer bepaald het BTW-nr. en de Referentie. Het BTW-nr. van de leverancier wordt automatisch herkend uit de documenten. Indien dit BTW-nr. wordt teruggevonden in de lijst met leveranciers, zal DigiDesk automatisch de Referentie van de overeenstemmende leverancier voorstellen. Wanneer een document moet worden geboekt, moet de derdenreferentie verplicht worden vermeld. Tip: Om er zeker van te zijn dat de juiste derde wordt geselecteerd, kan de signaletiekfiche worden geraadpleegd door een druk op de knop die zich rechts van de referentie en de naam van de derde bevindt. Wanneer het uitklapmenu is geopend, kan dit weer worden gesloten door een druk op de knop, die zich op dezelfde plaats bevindt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Kwalificatieruimte 75

78 Deel 5 -Documenten bewerken Betalingsinformatie Het derde onderdeel van de kwalificatieruimte bevat de betalingsinformatie. Hier kunnen de volgende gegevens worden ingegeven: de Vervaldag, de Mededeling, een Opmerking en, indien deze optie werd geïnstalleerd, het Goedkeuringscircuit. Wanneer een document moet worden geboekt, moeten de Vervaldag verplicht worden vermeld. BTW-gegevens In het laatste onderdeel van de kwalificatieruimte haalt DigiDesk automatisch gegevens op inzake boekhoudkundige ingave: bedrag Excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag Incl. BTW. In functie van deze bedragen kan een BTW-voet worden toegepast voor de boeking. Tip: De knop, die zich naast de BTW-gegevens bevindt, toont alle combinaties van het bedrag Excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag Incl. BTW die mogelijk zijn rekening houdend met de standaard BTW-voeten. Zo is het mogelijk om alle details per BTW-voet uit de factuur te zien. Indien het gaat om een document in Sage-formaat of formaat e-fff, voegt DigiDesk automatisch een tabel toe in de kwalificatieruimte, die Details over de BTW en Details over de inhoud weergeeft van alle artikels die op de factuur werden vermeld. Wanneer een document moet worden geboekt, moeten al deze gegevens verplicht worden vermeld. 76

79 Kwalificatie van documenten Kwalificatie van documenten Inleiding De kwalificatie van documenten omvat alle bewerkingen die nodig zijn om informatie te vervolledigen of aan te passen om er op die manier voor te zorgen dat documenten kunnen worden geboekt. De aangebrachte wijzigingen verschillen in functie van het verworven documenttype. Zo kan een onderscheid worden gemaakt tussen: - Elektronische documenten (e-fff- of Sage-formaat) - Gedigitaliseerde fysieke documenten en digitaal ontvangen documenten Elektronische documenten Elektronische documenten die aan de norm e-fff of aan het formaat Sage voldoen, bevatten reeds alle benodigde boekhoudkundige gegevens. Het kan echter nodig zijn om bepaalde informatie te wijzigen of zelfs aan te vullen. Deze wijzigingen moeten handmatig worden doorgevoerd, vermits intelligente dataherkenning (OCR) niet werkt bij dit type documenten omdat er geen fysiek document aan verbonden is. Gedigitaliseerde fysieke documenten en digitaal ontvangen documenten Automatische gegevensherkenning kan soms tot onvolledige resultaten leiden. In dat geval kunnen gegevens gemakkelijk worden aangevuld: - Met behulp van een afrollijst - Door informatie te selecteren in het weergavevenster van het document Tip: Alle gegevens kunnen handmatig worden gewijzigd door de gegevens in de afrollijsten te negeren. 77

80 Deel 5 -Documenten bewerken Wijziging met behulp van een afrollijst De meeste gegevens in de kwalificatieruimte kunnen worden gewijzigd door één van de suggesties uit de bijhorende afrollijst te selecteren. Zo kunnen commerciële documenten bijvoorbeeld meerdere data bevatten: een documentdatum, waarschijnlijk een vervaldag, soms een besteldatum en zelfs een leveringsdatum. DigiDesk probeert de juiste data te koppelen aan de documentdatum en de vervaldag, maar indien dit niet lukt, kan de juiste datum gemakkelijk worden gekozen uit de afrollijst.! Deze werkwijze moet eerder uitzonderlijk plaatsvinden: een wijziging door selectie (zie verder) van de gegevens in het weergavevenster zal als voordeel hebben dat de plaats waar de gegevens kunnen worden teruggevonden op het document, opgeslagen wordt in een model. Zo zal de herkenning van volgende documenten rekening houden met deze nieuwe plaatsing van de gegevens op het document. Dit is niet het geval bij het gebruik van de afrollijst. Wijziging door selectie Gegevens wijzigen door selectie is heel eenvoudig: 1. Selecteer het te wijzigen invulveld in de kwalificatieruimte. 2. Vergroot eventueel de weergave van het document met behulp van de knop in het weergavevenster. 3. Omkader met de muisaanwijzer de over te nemen informatie op het document in het weergavevenster. De informatie binnen het kader wordt automatisch overgenomen in het invulveld. Tip: DigiDesk onthoudt per derde de selecties die uitgevoerd werden in het weergavevenster om de kwalificatie te vervolledigen. Zo wordt de plaats van deze gegevens in het document opgeslagen in een model. Op die manier zoekt DigiDesk bij de herkenning van toekomstige documenten voor deze derde eerst op diezelfde plaats waar deze gegevens zich bevonden. 78

81 Kwalificatie van documenten Documenttype De aangebrachte wijzigingen aan het bovenste onderdeel van de kwalificatieruimte hebben een aanzienlijke invloed op de weergave van de rest van de kwalificatieruimte. Het Documenttype beïnvloedt namelijk de weergave. In dit onderdeel van de kwalificatieruimte kunnen de volgende gegevens worden gewijzigd: Documenttype: DigiDesk kan namelijk verschillende soorten documenten verwerken: - Boekhoudkundige documenten: Verkoop, Aankoop, Creditnota aankoop en Creditnota verkoop vereisen de hieronder vermelde aanvullende informatie met betrekking tot de boeking. Wanneer dergelijke documenten worden geboekt, worden ze automatisch verzonden naar de Sage-box. - Bundel: bundels vereisen zo nodig aanvullende informatie over het Dagboek voor boekingen en de Periode, dit met het oog op het splitsen van de bundel in boekhoudkundige documenten. Aan een Bundel kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. - Andere documenttypes: Aanmaning factuur, Rekeninguittreksel, BTWdocument, Administratief document, Bedrijfsdocument, Officieel statuut, Herinnering leverancier en Andere vereisen geen aanvullende informatie behalve een eventuele Documentdatum en een Nr. rangschikking. Van zodra ze in DigiDesk worden geïmplementeerd, kunnen ze worden verzonden naar de Sage-box. Tip: Wanneer u de muisaanwijzer beweegt over het icoon langs de afrollijst Documenttype, wordt informatie over het bestand weergegeven, zoals de bestandsnaam en de bestandslocatie, de datum van laatste wijziging en de bestandsgrootte. Een klik op dit icoon opent de bestandslocatie van het desbetreffende document in Windows verkenner. Vertrouwelijk: Deze instelling is enkel beschikbaar voor gebruikers die de geschikte rechten hebben. Hiermee kan worden ingesteld of een document al dan niet mag worden weergegeven en bewerkt. In het onderdeel Vertrouwelijke documenten wordt hier uitgebreid op ingegaan. 79

82 Deel 5 -Documenten bewerken Documentdatum: De datum wijzigen gebeurt via de afrollijst of via de hoger omschreven selectiemethode. Het is eveneens mogelijk om de datum handmatig te wijzigen. Tip: Indien DigiDesk geen enkele datum kon herkennen, klikt u de afrollijst open, waarna een kalender verschijnt waarop u de gewenste datum kan selecteren. Nr. rangschikking: Wanneer een etiket op een gedigitaliseerd fysiek document werd aangebracht, wordt het nummer van de rangschikking automatisch bepaald.! Vermits het Nr. rangschikking automatisch wordt bepaald aan de hand van het etiket dat werd aangebracht op een gedigitaliseerd fysiek document, kan dit nummer in geen geval worden gewijzigd. Echter, bij documenten die werden verworven zonder etiket, kan het Nr. rangschikking wel worden gewijzigd of geïnitialiseerd. Dit kan nuttig zijn wanneer een fysiek document per ongeluk werd gedigitaliseerd zonder etiket. Het is aangeraden om het Nr. rangschikking te wijzigen alvorens over te gaan tot het splitsen van een Bundel. Dagboek: DigiDesk stelt een boekingsdagboek voor in functie van het etiket dat op het gedigitaliseerde fysieke document werd aangebracht en op basis van de ingestelde opties Standaard dagboek. Dit dagboek kan worden gewijzigd door selectie van een dagboek uit de afrollijst. Deze afrollijst geeft tevens een lijst van dagboeken weer die overeenkomen met het geselecteerde Documenttype. Periode: De periode wordt automatisch afgeleid uit de Documentdatum. Op die manier zal elke wijziging onmiddellijk worden overgedragen naar de Periode. Het kan echter noodzakelijk zijn om deze Periode te wijzigen. Dit kan door in de afrollijst de gewenste Periode te kiezen: deze toont de periodes zoals ze ook in de boekhouding voorkomen. 80

83 Kwalificatie van documenten Derdengegevens BTW-nr. leveranc. / BTW-nr. klant: In de meeste gevallen wordt het BTWnummer van de klant opgehaald uit het door DigiDesk verworven document. Op die manier wordt het herkende BTW-nummer automatisch ingevuld indien dit werd opgenomen in de signaletiekfiche van de derde. Indien er verschillende BTW-nummers op een document worden vermeld, houdt DigiDesk sowieso geen rekening met het BTW-nummer van het huidige dossier, maar behoudt enkel het andere nummer. De Derdenreferentie gekoppeld aan dit BTW-nummer, wordt automatisch overgenomen. Het BTWnummer wijzigen houdt dus is dat de Derdenreferentie eveneens wordt gewijzigd, en omgekeerd. Tip: Een BTW-nummer dat wordt herkend in een document, maar dat niet gekoppeld is aan een derde, zal niet automatisch in het invulveld voor het BTW-nummer worden weergegeven, maar kan wel in de afrollijst worden geselecteerd. Van zodra dit BTW-nummer wordt gekozen, stelt DigiDesk automatisch voor om de derde toe te voegen.! Een BTW-nummer dat wordt herkend in een aankoopdocument (verkoopdocument) en opgeslagen is in een signaletiekfiche klant (leverancier) verschijnt niet automatisch in het invulveld, maar kan wel in de afrollijst worden geselecteerd. Van zodra dit BTW-nummer wordt gekozen, stelt DigiDesk automatisch voor om het derdentype te wijzigen. 81

84 Deel 5 -Documenten bewerken Derdenreferentie: Hoewel de Referentie automatisch wordt weergegeven op basis van het BTW-nummer dat in het document werd herkend, kan deze worden gewijzigd. Op die manier is het mogelijk om een andere derde te selecteren uit de lijst, handmatig een waarde in te geven of nog een naam in te geven met behulp van de selectiemethode.! De Referentie en het BTW-nr. zijn nauw met elkaar verwant, waardoor bij wijziging deze invulvelden elkaar rechtstreeks beïnvloeden. Tip: Het is mogelijk om gegevens over te nemen uit de signaletiekfiche van de derde en deze bij te werken. In dat geval volstaat het om deze gegevens weer te geven door een klik op de knop en ze handmatig aan te vullen of met behulp van de selectiemethode via het weergavevenster van het document. Vergeet niet om steeds alle wijzigingen op te slaan door een druk op de knop. Betalingsinformatie Vervaldag: Deze datum kan worden aangepast door gebruik van de afrollijst of door de hoger omschreven selectiemethode. Bovendien kan de datum ook handmatig worden gewijzigd. Tip: Indien DigiDesk geen enkele datum kon herkennen, klikt u de afrollijst open, waarna een kalender verschijnt waarop u de gewenste datum kan selecteren. 82

85 Kwalificatie van documenten Mededeling: DigiDesk herkent automatisch een OGM en herneemt deze in het invulveld Mededeling. Via de hoger omschreven selectiemethode kan ook een vrije mededeling op deze manier gemakkelijk worden overgenomen uit het weergavevenster van het document. Doordat gegevens voor het invulveld Mededeling worden geselecteerd in het weergavevenster van het document, onthoudt DigiDesk de plaatsing van deze informatie. Zo zal de locatie van deze gegevens al gekend zijn bij het verwerven van nieuwe documenten voor deze derde. Dergelijke selecties worden door DigiDesk steeds onthouden als een model. Tip: Het is mogelijk dat een document een OGM bevat die op een andere plaats staat dan de plaats in het model. In dat geval neemt DigiDesk de mededeling over die hij vindt op de plaats in het model. De andere mededeling kan wel via de afrollijst worden geselecteerd. Opmerking: Het gaat hier om een interne opmerking. Deze kan handmatig worden gewijzigd of met behulp van de hoger omschreven selectiemethode via het weergavevenster van het document. BTW-gegevens Excl. BTW, BTW en Incl. BTW: Zoals reeds vermeld, probeert DigiDesk de bedragen voor deze 3 gegevens terug te vinden. Bij analyse van een complex document is het mogelijk dat DigiDesk sommige gegevens niet correct herkent. Alle teruggevonden bedragen worden echter in de afrollijsten voorgesteld. Bedragen wijzigen kan dus als volgt gebeuren: - Individueel, door een selectie uit de afrollijsten in de invoervelden. - Globaal, door een keuze te maken uit de voorgestelde combinaties via de knop, die zich rechts van de BTW-gegevens bevindt. Tip: De knop, die zich naast de BTW-gegevens bevindt, toont alle combinaties van het bedrag Excl. BTW, BTW-bedrag en bedrag Incl. BTW die mogelijk zijn rekening houdend met de standaard BTW-voeten. Zo is het mogelijk om alle details per BTW-voet uit de factuur te zien. 83

86 Deel 5 -Documenten bewerken Vertrouwelijke documenten Elk document dat in DigiDesk wordt geïmplementeerd, kan een vertrouwelijk karakter hebben. Dergelijke vertrouwelijkheid kan worden ingesteld door een gebruiker met rechten, zoals omschreven in het deel Gebruikersprofielen aanmaken en Ingebruikname. Enkel gebruikers met diezelfde rechten kunnen dergelijke documenten bekijken en bewerken. Het concept voor het instellen van vertrouwelijkheid kan niet alleen worden toegepast op de verwerving van documenten in DigiDesk, maar ook op de weergave van deze documenten in diverse boekhoudkundige toepassingen en het raadplegen en afdrukken ervan vanuit de Sage-box. Vertrouwelijkheid van documenten De vertrouwelijkheid van één document afzonderlijk kan reeds worden ingesteld bij de verwerving ervan in DigiDesk. Dit gebeurt als volgt: 1. Selecteer het gewenste document in de boomstructuur van de werkomgeving DigiDesk. 2. Vink de optie Vertrouwelijk aan. 3. Sla de wijzigingen op met behulp van de knop in de werkbalk Document. Het document is vanaf dan vertrouwelijk, maar elke gebruiker met de juiste rechten kan het nog steeds bewerken. Echter, voor gebruikers die niet over deze rechten beschikken, is het document zelfs niet meer zichtbaar in de werkomgeving DigiDesk. Tip: Alle documenten die DigiDesk heeft verworven, worden door Sage BOB 50 opgeslagen in gemonitorde directories (Monitoring van directories). Om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke documenten niet kunnen worden geraadpleegd buiten de toepassing, worden deze gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord, terwijl alle andere documenten in PDF-formaat worden opgeslagen. 84

87 Vertrouwelijke documenten Overzicht DigiDesk gebruiker met vertrouwelijkheidsrechten Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Overzicht DigiDesk gebruiker zonder vertrouwelijkheidsrechten Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 85

88 Deel 5 -Documenten bewerken Vertrouwelijkheid van gemonitorde directories In plaats van de vertrouwelijkheid steeds per afzonderlijk document in te stellen, zoals hierboven omschreven, kan dit ook gezamenlijk worden gedaan via Vertrouwelijke gemonitorde directories. Elk document dat door DigiDesk wordt verworven vanuit deze directory, krijgt automatisch de status Vertrouwelijk. Zoals hierboven omschreven, kunnen gebruikers met vertrouwelijkheidsrechten dergelijke documenten bewerken. Echter, voor gebruikers die geen vertrouwelijkheidsrechten hebben, zijn deze documenten zelfs niet meer zichtbaar in de werkomgeving DigiDesk. Tip: Alle documenten die DigiDesk heeft verworven, worden door Sage BOB 50 opgeslagen in gemonitorde directories (Monitoring van directories). Om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke documenten niet kunnen worden geraadpleegd buiten de toepassing, worden deze gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord, terwijl alle andere documenten in PDF-formaat worden opgeslagen. 86

89 Een document splitsen Een document splitsen Een document splitsen kan in sommige gevallen nodig zijn, zoals: Wanneer meerdere documenten gelijktijdig werden ingescand zonder afzonderlijk etiket. Wanneer meerdere documenten gelijktijdig werden ingescand met een etiket met vermelding van het type Bundel op de 1ste pagina,! Documenten splitsen is enkel mogelijk in de groep In afwachting. Indien de te splitsen documenten zich reeds in de groep Te boeken bevinden, moeten deze worden teruggezet in de groep In afwachting via de knop. Documenten selecteren Een document selecteren gebeurt door de te splitsen pagina's te selecteren. Om dit te doen, stelt de werkomgeving DigiDesk 2 oplossingen voor: Zet de muisaanwijzer op de 1ste pagina en geef het aantal volgende pagina's in dat binnen het nieuwe document moet vallen. De selectie gebeurt dus op de volgende manier: 1. Zet de muisaanwijzer op de 1ste pagina van het document door te klikken op de miniatuur van deze pagina in het navigatiedeelvenster of door op de pagina te klikken in het weergavevenster. 2. Klik op Eerste pagina van een document losmaken in het contextueel menu of door te klikken op de knop. Tip: Door een <Dubbele klik> op een paginavoorbeeld wordt dezelfde bewerking uitgevoerd. 3. Selecteer het nieuwe Documenttype in de afrollijst. 87

90 Deel 5 -Documenten bewerken 4. Kies het Aantal pagina's dat het nieuwe document bevat. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Weergavevenster 5. Sla deze splitsing op door te klikken op de knop. Het nieuwe document kan worden teruggevonden onder de juiste tak in de boomstructuur van de groep In afwachting, en dit in functie van het geselecteerde Documenttype. Zet de muisaanwijzer op de laatste pagina en geef het aantal pagina's in dat binnen het vorige document moet vallen. 1. Zet de muisaanwijzer op de laatste pagina van het document door te klikken op de miniatuur van deze pagina in het navigatiedeelvenster of door op de pagina te klikken in het weergavevenster. 2. Klik op Laatste pagina van een document losmaken in het contextueel menu of door te klikken op de knop. 3. Selecteer het nieuwe Documenttype in de afrollijst. 88

91 Een document splitsen 4. Kies het Aantal pagina's dat het nieuwe document bevat. Tip: Deze tweede methode bepaalt automatisch het aantal pagina's tot aan het begin van het originele document. Een document splitsen met veel individuele documenten zal door deze methode veel gemakkelijker zijn. In dat geval volstaat het om bovenaan het originele document te beginnen en telkens de laatste pagina te selecteren van het te splitsen document. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Weergavevenster 5. Sla deze splitsing op door te klikken op de knop. Het nieuwe document kan worden teruggevonden onder de juiste tak in de boomstructuur van de groep In afwachting, en dit in functie van het geselecteerde Documenttype. Documenten kwalificeren Eens de documenten gesplitst zijn, gaat DigiDesk automatisch over tot het kwalificeren ervan, als ze tenminste een boekhoudkundig documenttype (Aankoop, Creditnota Aankoop, Verkoop, Creditnota verkoop) toegewezen werd. Op die manier analyseert DigiDesk het nieuwe document alvorens alle informatie eruit op te halen. Meer info hierover kan worden teruggevonden in het hoofdstuk Gegevensherkenning van het deel Documenten verwerven. 89

92 Deel 5 -Documenten bewerken Documenten rangschikken Wanneer het originele document wordt gekenmerkt door een etiket, worden de hierin opgenomen gegevens automatisch overgenomen in het Nr. rangschikking. Na splitsing worden de desbetreffende Nrs. rangschikking aangevuld met een volgnummer. Het nieuwe Nr. rangschikking wordt dus als volgt samengesteld: Het nr. rangschikking dat afkomstig is van het originele document. Het volgnummer dat initieel werd opgenomen in de documentenbundel. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Weergavevenster In bovenstaand voorbeeld werd de aankoopfactuur van Belgacom gesplitst uit een bundel met het nummer (nummer op het etiket) die op pagina 1 van 4 begon van de oorspronkelijke documentenbundel. Tip: Dankzij dit Nr. rangschikking is het gemakkelijk om een fysiek document terug te vinden in een dossierkast. De desbetreffende factuur moet zich namelijk in het pakket met documenten bevinden dat met een etiket dat overeenstemt met het begin van het Nr. rangschikking. De juiste pagina kan worden gevonden door te kijken naar de laatste cijfers van het Nr. rangschikking. 90

93 Verscheidene documenten samenvoegen Verscheidene documenten samenvoegen Een document dat uit verschillende pagina's bestaat, kan, om verscheidene redenen, opgesplitst zijn in DigiDesk: Een technisch probleem veroorzaakt bij het scannen Een slechte opsplitsing van een document, In dat geval moeten de reeds gedigitaliseerde delen niet worden verwijderd, maar kan DigiDesk deze documenten samenvoegen met een ander document.! Documenten samenvoegen is enkel mogelijk in de groep In afwachting. Indien de samen te voegen documenten zich reeds in de groep Te boeken bevinden, moeten deze worden teruggezet in de groep In afwachting. Dit kan worden gedaan door een druk op de knop. Documenten selecteren Om documenten samen te voegen, moeten de desbetreffende documenten eerst worden geselecteerd: 1. Selecteer de samen te voegen documenten (<Klik>, <Ctrl klik>, <Shift klik>). 2. Gebruik de functie Geselecteerde documenten samenvoegen uit het contextueel menu of de knop onder de groep In afwachting. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Documenten samenvoegen 91

94 Deel 5 -Documenten bewerken 3. Pas eventueel de volgorde aan waarin de documenten moeten worden weergegeven in het nieuw samengevoegde document: a. Selecteer het te verplaatsen document (in de miniatuurweergave of in het weergavevenster) b. Verplaats het geselecteerde document met de knoppen en. 4. Sla het nieuwe document op via de knop. Tip: Het nieuw samengestelde document neemt automatisch het documenttype van het eerst geselecteerde document over. Document kwalificeren Van zodra de documenten werden samengevoegd, gaat DigiDesk automatisch over tot het kwalificeren in functie van het type van het resulterende document (Aankoop, Creditnota Aankoop, Verkoop, Creditnota verkoop). Op die manier analyseert DigiDesk het nieuwe document alvorens alle informatie eruit op te halen. Meer info hierover kan worden teruggevonden in het hoofdstuk Gegevensherkenning van het deel Documenten verwerven. Rangschikkingsnummer document Na het samenvoegen van documenten zal het Nr. rangschikking van het samengevoegde document overeenkomen met dit van het eerst geselecteerde document. 92

95 Documentenbundels verwerken Documentenbundels verwerken Zoals reeds vermeld, is een documentenbundel een verzameling van gelijktijdig ingescande documenten. Dergelijke documentenbundels kunnen bestaan uit documenten van hetzelfde type (facturen, sociale documenten, ) of van verschillende types, en kunnen voorzien worden van een etiket (Bundel of een gedefinieerd type). Een bundel wordt dus beschouwd als een documenttype dat speciale aandacht vereist: vóór de verwerking moet een bundel: Gesplitst worden in afzonderlijke documenten Een Documenttype toegewezen krijgen Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Van zodra het Documenttype wordt bepaald, kunnen de afzonderlijke documenten worden geboekt of verzonden naar de Sage-box. Tip: Indien een Bundel enkel boekhoudkundige documenten van hetzelfde type bevat, kan een Dagboek voor boekingen worden bepaald alvorens over te gaan tot het splitsen in afzonderlijke documenten. 93

96 Deel 5 -Documenten bewerken Documenten naar een ander dossier verplaatsen Wanneer een document per ongeluk naar een foutief dossier werd gescand, kan DigiDesk dit naar het juiste boekhouddossier verplaatsen.! Documenten verplaatsen is enkel mogelijk in de groep In afwachting. Indien de te verplaatsen documenten zich reeds in de groep Te boeken bevinden, moeten deze worden teruggezet in de groep In afwachting. Dit kan worden gedaan door een druk op de knop. Het verplaatsen van documenten naar een ander dossier gebeurt als volgt: Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk (dossier NLSPORT) 1. Selecteer het te verplaatsen document. 2. Gebruik de functie Klasseren in een ander dossier uit het contextueel menu of de knop onder de groep In afwachting. 3. Selecteer het dossier waarnaar het document moet worden verplaatst. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Klasseren in een ander dossier 94

97 Documenten naar een ander dossier verplaatsen 4. Sla op via de knop. Het document verdwijnt vervolgens uit het navigatiedeelvenster van Inkomende documenten van het huidige dossier en verschijnt in het navigatiedeelvenster van het geselecteerde dossier. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk (dossier NLSPORT) Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk (dossier FRSPORT) 95

98 Deel 5 -Documenten bewerken Documenten verwijderen Wanneer een document per ongeluk naar een foutief dossier werd gescand en niet het naar het juiste dossier kan worden verplaatst, kan het verwijderd worden uit de werkomgeving DigiDesk.! Documenten verwijderen is enkel mogelijk in de groep In afwachting. Indien de te verwijderen documenten zich reeds in de groep Te boeken bevinden, moeten deze worden teruggezet in de groep In afwachting. Dit kan worden gedaan door een druk op de knop. Het verwijderen van documenten gebeurt als volgt: Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 1. Selecteer het te verwijderen document. 2. Gebruik de functie Verwijderen via de knop in de werkbalk Documenten verwerven. 3. Bevestig het verwijderen van het document door een klik op de knop. 96

99 Documenten verwijderen Het document verdwijnt vervolgens uit de werkomgeving van DigiDesk. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk! Door deze bewerking wordt een document definitief uit de lijst en van de harde schijf verwijderd. 97

100 Deel 5 -Documenten bewerken Een pagina van een document verwijderen Wanneer een bepaalde pagina per ongeluk in een gedigitaliseerde documentenbundel is terechtgekomen, kan de desbetreffende pagina gemakkelijk worden verwijderd. Dit gebeurt als volgt:! Een pagina van een document verwijderen is enkel mogelijk in de groep In afwachting. Indien het document met de te verwijderen pagina zich reeds in de groep Te boeken bevinden, moeten dit worden teruggezet in de groep In afwachting. Dit kan worden gedaan door een druk op de knop. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 1. Selecteer de te verwijderen pagina. 2. Gebruik de functie Huidige pagina verwijderen uit het contextueel menu of de knop onder het weergavevenster. 3. Bevestig het verwijderen van de pagina door een klik op de knop. 98

101 Een pagina van een document verwijderen De verwijderde pagina verdwijnt vervolgens uit het te verwerken document. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk! Een verwijderde pagina uit een bundel moet wel in de fysieke documentenbundel blijven zitten. Het is namelijk zo dat het Nr. rangschikking nog steeds rekening houdt met de verwijderde pagina om het volgnummer te bepalen van elk document in de oorspronkelijke gedigitaliseerde documentenbundel. 99

102 Deel 5 -Documenten bewerken 100

103 Deel 6 - Boeking Na het kwalificeren van documenten, moeten deze enkel nog worden geboekt. In dit deel wordt ingegaan op alle handelingen om een document te kunnen boeken. Hierbij wordt het onderscheid uitgelegd tussen de profielen assistent en boekhouder. 101

104 102

105 Inleiding Inleiding Zoals reeds vermeld bij de Ingebruikname van DigiDesk, kunnen 2 gebruikersprofielen worden geconfigureerd in de werkomgeving: Boekhouder Assistent Aan elk profiel wordt een bepaald gebruik toegekend in DigiDesk. Terwijl een Boekhouder toegang heeft tot alle bewerkingen met betrekking tot een document (van verwerving tot boeking), heeft een Assistent enkel toegang tot het verwerven en kwalificeren van een document, en tot het verplaatsen van documenten naar de status Te boeken. In de vorige delen werd dieper ingegaan op de verwerving en kwalificatie van documenten. Dit deel omschrijft de taken van: De Assistent: omboeken van documenten met de status In afwachting naar de status Te boeken. De Boekhouder: documenten boeken. 103

106 Deel 6 -Boeking Assistent Een Assistent kwalificeert documenten en verstuurt ze vervolgens naar de groep Te boeken. Op die manier kunnen ze door de Boekhouder worden geboekt. Dit kan als volgt gebeuren: Elk document afzonderlijk verzenden Verscheidene documenten gelijktijdig verzenden Het icoon dat vóór de documentnaam verschijnt in de boomstructuur van de groep In afwachting, geeft de documenten weer die nog niet voldoende werden gekwalificeerd. Ten minste één van de volgende gegevens ontbreekt: het Documenttype, de Documentdatum, de Derdengegevens en het bedrag Incl. BTW.! Een document dat nog niet voldoende werd gekwalificeerd (aangeduid door het icoon ), kan niet worden verzonden naar de groep Te boeken. Het icoon dat vóór de documentnaam verschijnt in de boomstructuur van de groep In afwachting, toont de documenten die voldoende werden gekwalificeerd. Dergelijke documenten bevatten de volgende verplichte gegevens: het Documenttype, de Documentdatum, de Derdengegevens en het bedrag Inclusief BTW. Documenten afzonderlijk verzenden Nadat DigiDesk de automatische gegevensherkenning volledig heeft overlopen en zelfs ontbrekende informatie werd aangevuld, heeft de Assistent de mogelijkheid om documenten direct te verzenden naar de groep Te boeken. Dit kan als volgt gebeuren: - Gebruik de functie Te boeken in het contextueel menu; of - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. 104

107 Assistent Het dossier verdwijnt uit de groep In afwachting en verschijnt vervolgens in de groep Te boeken. Vanaf dat ogenblik kan de Assistent geen wijzigingen meer aanbrengen aan het document. Enkel de Boekhouder kan nog aanvullingen doen, wijzigingen doorvoeren, en het document boeken. Wanneer een document per ongeluk naar de groep Te boeken werd verplaatst, kan dit opnieuw in de groep In afwachting worden geplaatst via de functie Verplaatsen naar "In afwachting" in het contextueel menu of door een druk op de knop. Documenten gelijktijdig verzenden In plaats van documenten afzonderlijk te verwerken, kan de Assistent ze ook eerst nakijken en aanvullen vóór verzending naar de groep Te boeken. Documenten worden op die manier gelijktijdig verzonden via selectie van documenten. Selectie van documenten kan als volgt gebeuren met de muisaanwijzer: - <Klik>: selecteert het huidige document. - <Shift klik>: selecteert het eerst en laatst aangeklikte document, en alle documenten die hiertussen liggen. - <Ctrl klik>: selecteert alle documenten die afzonderlijk werden aangeklikt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 105

108 Deel 6 -Boeking Documenten gelijktijdig verzenden gebeurt op dezelfde manier als documenten afzonderlijk verzenden: - Gebruik de functie Te boeken in het contextueel menu; of - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. De desbetreffende documenten verdwijnen uit de groep In afwachting en verschijnen vervolgens in de groep Te boeken. Vanaf dat ogenblik kan de Assistent geen wijzigingen meer aanbrengen aan het document. Enkel de Boekhouder kan nog aanvullingen doen, wijzigingen doorvoeren, en de documenten boeken. Tip: Wanneer documenten werden geselecteerd die niet voldoende werden gekwalificeerd, blijven deze staan in de groep In afwachting. Wanneer een document per ongeluk naar de groep Te boeken werd verplaatst, kan dit opnieuw in de groep In afwachting worden geplaatst via de functie Verplaatsen naar "In afwachting" in het contextueel menu of door een druk op de knop. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk 106

109 Assistent Status van documenten: Te boeken Documenten die door een Assistent van de status In afwachting naar de status Te boeken werden verplaatst, zijn reeds beschikbaar in de Sage-box. Ter herinnering: het goedkeuringscircuit wordt ingeschakeld van zodra een document de status Te boeken krijgt. Het is daarom van essentieel belang dat dit document kan worden geraadpleegd door de goedkeurder, vermits deze niet noodzakelijk toegang tot Digidesk heeft. Boekhouding & Financiën Raadplegen Sage-box 107

110 Deel 6 -Boeking Boekhouder Medewerkers met het profiel Boekhouder hebben toegang tot alle functies van DigiDesk, en kunnen documenten bewerken zowel in de groep In afwachting als in de groep Te boeken. Tip: Indien er enkel wordt gewerkt met het profiel Boekhouder en niet met het profiel Assistent, krijgen documenten de status Te boeken niet. In dat geval kan de Boekhouder documenten rechtstreeks Boeken. Documenten boeken kan als volgt gebeuren: - Afzonderlijke boeking per document - Gelijktijdige boeking van verscheidene documenten Het icoon dat vóór de documentnaam verschijnt in de boomstructuur van de groep In afwachting / Te boeken, geeft de documenten weer die nog niet voldoende werden gekwalificeerd. Ten minste één van de volgende gegevens ontbreekt: het Documenttype, boekingsdagboek, de Documentdatum, de Derdengegevens en het bedrag Incl. BTW.! Een document dat nog niet voldoende werd gekwalificeerd (aangeduid door het icoon ), kan niet worden verzonden naar de groep Te boeken. Het icoon dat vóór de documentnaam verschijnt in de boomstructuur van de groep In afwachting / Te boeken, geeft de documenten weer die voldoende werden gekwalificeerd. Dergelijke documenten bevatten de volgende verplichte gegevens: het Documenttype, het boekingsdagboek, de Documentdatum, de boekingsperiode, de Derdengegevens en het bedrag Inclusief BTW. Tip: Een gebruiker met het profiel Boekhouder kan informatie wijzigen in een document dat reeds werd verzonden naar de groep Te boeken. Echter, Documenten bewerken kan enkel via de groep In afwachting. In dat geval volstaat het om het desbetreffende document te Verplaatsen naar "In afwachting" ( ). 108

111 Boekhouder Document afzonderlijk boeken Nadat DigiDesk de automatische gegevensherkenning volledig heeft overlopen en de Assistent de informatie heeft gecontroleerd, aangepast of zelfs vervolledigd, kan de Boekhouder de documenten boeken. Dit kan als volgt gebeuren: - Gebruik de functie Te boeken in het contextueel menu; of - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. Het desbetreffende document verdwijnt uit de groep In afwachting en verschijnt vervolgens in de groep Te boeken. De vensters Te boeken documenten en Ingaven aankopen verschijnen gelijktijdig. Boekhouding & Financiën WorkSpaces DigiDesk Boeken Tip: Om u te helpen het boekhouddocument correct in te vullen, wordt de originele PDF-factuur automatisch weergegeven. Deze 2 vensters bieden verschillende voordelen. 109

112 Deel 6 -Boeking Te boeken documenten Boekhouding & Financiën WorkSpaces DigiDesk Boeken Bij het afzonderlijk boeken van documenten wordt de status van de ingave weergegeven via het venster Te boeken documenten. Dit kan op 3 manieren: (groen): Het ingaveschema dat wordt gebruikt is gebaseerd op de signaletiekfiche van de derde en/of van de ingaverekening. Bovendien bestaan de gegevens met betrekking tot de derde, de rekening van ingave en de gebruikte BTW-code, is het document in evenwicht en werden de verplichte analytische plannen aangevuld. (oranje): Het ingaveschema dat wordt gebruikt is gebaseerd op de opties (Standaard ingaveschema's of Wachtrekeningen). De gegevens met betrekking tot de derde, de rekening van ingave en de gebruikte BTW-codes bestaan, het document is in evenwicht en de verplichte analytische plannen werden aangevuld. (rood): Het boekhoudkundig document bevat fouten: De derde, de rekening van ingave of de gebruikte BTW-code ontbreekt, of het document is niet in evenwicht of een verplicht analytisch plan werd niet aangevuld. 110

113 Boekhouder Ingaven aankopen Boekhouding & Financiën WorkSpaces DigiDesk Boeken Via het venster Ingaven aankopen is het mogelijk om het boekhoudkundig document te vervolledigen in de klassieke omgeving voor ingaven. Op die manier zal het gemakkelijker zijn om het voorgestelde ingaveschema na te kijken en zelfs te wijzigen of aan te vullen. Van zodra het boekhoudkundig document voldoende werd vervolledigd, moeten de aangebrachte wijzigingen enkel nog worden opgeslagen door een druk op de knop. Om terug te keren naar het scherm Te boeken documenten, volstaat het om het scherm Ingaven aankopen weer te sluiten. Tip: Door een druk op de knop in het scherm Ingaven aankopen wordt een document gevalideerd. Vervolgens sluiten de schermen Ingaven aankopen en Te boeken documenten zich automatisch wanneer de bewerking is voltooid. 111

114 Deel 6 -Boeking Indien het scherm Te boeken documenten opnieuw wordt geopend, kunnen bepaalde bewerkingen nog worden uitgevoerd: Wijzigingen opslaan die recent werden aangebracht en terugkeren naar de werkomgeving DigiDesk. Het document verdwijnt uit de werkomgeving DigiDesk maar verschijnt in de werkomgeving Boekhoudkundige ingaven. Deze bewerking gebeurt door een druk op de knop en is van toepassing op elk document in de lijst (gegroepeerde boeking). Bewerkingen annuleren die recent werden uitgevoerd en terugkeren naar de werkomgeving DigiDesk. Deze bewerking gebeurt door een druk op de knop en is van toepassing op elk document in de lijst (gegroepeerde boeking). Het huidige document verwijderen uit de lijst door een druk op de knop. Het document verschijnt vervolgens in de boomstructuur Te boeken in de werkomgeving DigiDesk. Alle documenten uit de lijst opslaan en valideren door een druk op de knop. Het ingavescherm van het huidige document openen door een druk op de knop. Tip: Door een <Dubbele klik> op de juiste lijn in de lijst, opent het ingavescherm zich eveneens. De signaletiekfiche van de derde openen. Dit gebeurt in 2 stappen: - Selecteer de desbetreffende derdenreferentie uit de juiste lijn en kolom van het document. - Druk op de knop. De fiche van de algemene rekening openen. Dit gebeurt in 2 stappen: - Selecteer het desbetreffende rekeningnummer uit de juiste lijn en kolom van het document. - Druk op de knop. 112

115 Boekhouder Documenten gelijktijdig boeken In plaats van documenten afzonderlijk te boeken, kan de Boekhouder ze ook zelf controleren en aanvullen voordat ze samen worden geboekt. Documenten gelijktijdig boeken gebeurt op basis van een selectie van documenten. Selectie van documenten kan als volgt gebeuren met de muisaanwijzer: - <Klik>: selecteert het huidige document. - <Shift klik>: selecteert het eerst en laatst aangeklikte document, en alle documenten die hiertussen liggen. - <Ctrl klik>: selecteert alle documenten die afzonderlijk werden aangeklikt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Documenten gelijktijdig boeken gebeurt op dezelfde manier als documenten afzonderlijk boeken. Het volstaat dus om één van onderstaande functies te gebruiken: - Gebruik de functie Te boeken in het contextueel menu; of - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. De desbetreffende documenten verdwijnen uit de desbetreffende groep (In afwachting of Te boeken) en verschijnen vervolgens in het venster Te boeken documenten. 113

116 Deel 6 -Boeking Tip: Wanneer documenten worden geselecteerd die niet voldoende werden gekwalificeerd, zal geen enkel document worden geboekt. Te boeken documenten Boekhouding & Financiën WorkSpaces DigiDesk Boeken Bij het afzonderlijk boeken van documenten wordt de status van de ingave weergegeven in het venster Te boeken documenten. Dit kan op 3 manieren: (groen): Het ingaveschema dat wordt gebruikt is gebaseerd op de signaletiekfiche van de derde en/of van de rekening van ingave. Bovendien bestaan de gegevens met betrekking tot de derde, de rekening van ingave en de gebruikte BTW-code, is het document in evenwicht en werden de verplichte analytische plannen aangevuld. (oranje): Het ingaveschema dat wordt gebruikt is gebaseerd op de opties (Standaard ingaveschema's of Wachtrekeningen). De gegevens met betrekking tot de derde, de rekening van ingave en de gebruikte BTW-codes bestaan, het document is in evenwicht en de verplichte analytische plannen werden aangevuld. (rood): Het boekhoudkundig document bevat fouten: De derde, de rekening van ingave of de gebruikte BTW-code ontbreekt, of het document is niet in evenwicht of een verplicht analytisch plan werd niet aangevuld. 114

117 Boekhouder Via dit scherm, en afhankelijk van de status van de documenten, kunnen bepaalde bewerkingen nog worden uitgevoerd: Gegevens wijzigen in de factuur: de Rekening van ingave, de aard van de BTW (BTW-aard) en de BTW (BTW-voet). Deze gegevens zijn gemakkelijk herkenbaar aan hun blauwe achtergrond. Wijzigingen opslaan die recent werden aangebracht en terugkeren naar de werkomgeving DigiDesk. Het document verdwijnt uit de werkomgeving DigiDesk maar verschijnt in de werkomgeving Boekhoudkundige ingaven. Deze bewerking gebeurt door een druk op de knop en is van toepassing op elk document in de lijst (gegroepeerde boeking). Bewerkingen annuleren die recent werden uitgevoerd en terugkeren naar de werkomgeving DigiDesk. Deze bewerking gebeurt door een druk op de knop en is van toepassing op elk document in de lijst (gegroepeerde boeking). Het huidige document verwijderen uit de lijst door een druk op de knop. Het document verschijnt vervolgens in de boomstructuur Te boeken in de werkomgeving DigiDesk. Alle documenten uit de lijst opslaan en valideren door een druk op de knop. Het ingavescherm van het huidige document openen door een druk op de knop. Tip: Door een <Dubbele klik> op de juiste lijn in de lijst, opent het ingavescherm zich eveneens. 115

118 Deel 6 -Boeking De signaletiekfiche van de derde openen. Dit gebeurt in 2 stappen: - Selecteer de desbetreffende derdenreferentie uit de juiste lijn en kolom van het document. - Druk op de knop. De fiche van de algemene rekening openen. Dit gebeurt in 2 stappen: - Selecteer het desbetreffende rekeningnummer uit de juiste lijn en kolom van het document. - Druk op de knop. Ingaven aankopen Bij bepaalde meer complexe documenten zijn verschillende ingaveregels of zelfs een specifieke analytische ingave nodig. Via de knop is het mogelijk om dit soort boekhoudkundige ingave te vergemakkelijken via het klassieke ingavescherm. Boekhouding & Financiën WorkSpaces DigiDesk Boeken 116

119 Boekhouder Tip: Om u te helpen het boekhouddocument correct in te vullen, wordt de originele PDF-factuur automatisch vertoond. Van zodra het boekhoudkundig document voldoende werd vervolledigd, moeten de aangebrachte wijzigingen enkel nog worden opgeslagen door een druk op de knop. Om terug te keren naar het scherm Te boeken documenten, volstaat het om het scherm Ingaven aankopen weer te sluiten.! Alle gebruikelijke functies zijn beschikbaar bij de ingave: navigeren tussen documenten, een document toevoegen, Wees echter voorzichtig bij het uitvoeren van deze bewerkingen. Status van documenten tijdens boeking Van zodra documenten die naar de status Te boeken werden verplaatst, zijn deze reeds beschikbaar in de Sage-box. Ter herinnering: het goedkeuringscircuit wordt ingeschakeld van zodra een document de status Te boeken krijgt. Het is daarom van essentieel belang dat dit document kan worden geraadpleegd door de goedkeurder, vermits deze niet noodzakelijk toegang tot Digidesk heeft. Boekhouding & Financiën Raadplegen Sage-box 117

120 Deel 6 -Boeking Status van documenten na boeking Van zodra documenten geboekt werden, verdwijnen ze definitief uit de navigatiedeelvenster Inkomende documenten en uit de tak Tijdelijke BOB documenten in de Sage-box, en verschijnen ze vervolgens op hun definitieve locatie in de Sage-box. Deze locatie is rechtstreeks gekoppeld aan de boekingsperiode. Boekhouding & Financiën Raadplegen Sage-box 118

121 Deel 7 - Gebruik van de Sage-box In dit deel wordt dieper ingegaan op de verwerking van documenten in de Sage-box die beschikbaar zijn in de werkomgeving van DigiDesk: van instroom tot opzoeking en eventueel verwijdering, verzending, 119

122

123 Inleiding Inleiding Ter herinnering: de documenten verschijnen in de Sage-box verschijnen van zodra ze de status Te boeken krijgen of wanneer ze definitief worden geboekt. In tegenstelling tot boekhouddocumenten, verschijnen andere documenten rechtstreeks in de Sage-box, zonder voorafgaande verwerking. Het eerste hoofdstuk van dit deel omschrijft de te volgen stappen om een document in de Sage-box op te nemen. In de volgende hoofdstukken zal meer uitleg worden gegeven over alle mogelijke bewerkingen op deze documenten. Hoewel de Sage-box beschikbaar is vanaf verschillende locaties, wordt in de volgende hoofdstukken dieper ingegaan op de werking ervan via het navigatiedeelvenster Sage-box in de werkomgeving van DigiDesk. 121

124 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box Voorstelling van de Sage-box Alle functies van de Sage-box worden gegroepeerd in het navigatiedeelvenster Sage-box in de werkomgeving van DigiDesk. Dit hoofdstuk over de voorstelling van de werkomgeving omschrijft de verschillende zones en geeft de verschillende termen weer die worden gebruikt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box De werkomgeving bestaat uit verschillende delen: De werkbalk De navigatiedeelvensters van documenten De documentenlijst Het weergavevenster 122

125 Voorstelling van de Sage-box Werkbalk De werkomgeving van de Sage-box bestaat uit 1 vaste werkbalk. Naargelang de handelingen worden bepaalde functies in- of uitgeschakeld. De werkbalk groepeert de bewerkingsfuncties van het huidige document: Afdrukken, Opslaan als en Verzenden. Navigatiedeelvensters van documenten Het linkergedeelte van de werkomgeving bevat 3 navigatiedeelvensters: - Inkomende documenten - Uitgaande documenten - Sage-box Tip: Voor een kleiner computerscherm, worden de knoppen als volgt op één lijn weergegeven: Het navigatiedeelvenster Sage-box bevat een boomstructuur en heeft een eigen werkbalk: Directory toevoegen, Directory verwijderen en Vernieuwen. Documentenlijst De gebruiker kan scrollen in de documentenlijst om zo het gewenste document weer te geven in het weergavevenster. 123

126 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box Weergavevenster Het weergavevenster, dat zich rechts van de werkomgeving bevindt, wordt opgedeeld in: - Een navigatiedeelvenster waarin alle pagina's van een document in miniaturen worden weergegeven - Een weergavevenster waarin de gebruiker kan in- of uitzoomen Tip: Dit weergavevenster kan worden losgemaakt van de werkomgeving. Op die manier kan het op de voorgrond of op een tweede scherm worden weergegeven. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box 124

127 Documenten naar Sage-box verzenden Documenten naar Sage-box verzenden Boekhouddocumenten Zoals reeds geïllustreerd in het deel Boeking, kunnen boekhouddocumenten rechtstreeks in Sage-box verschijnen, en dit op 2 verschillende locaties: Tijdelijke BOB documenten Van zodra een document verdwijnt uit de groep In afwachting, wordt het automatisch gearchiveerd in de Sage-box, in Tijdelijke BOB documenten. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box 125

128 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box BOB documenten Van zodra een document wordt geboekt, wordt het automatisch gearchiveerd in Sage-box, in BOB documenten. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box Overige documenten Van zodra niet-boekhouddocumenten in DigiDesk werden verworven, kunnen deze naar Sage-box worden verzonden: Elk document afzonderlijk verzenden Verscheidene documenten gelijktijdig verzenden Documenten afzonderlijk verzenden Documenten afzonderlijk verzenden naar de Sage-box kan als volgt gebeuren: - Gebruik de functie Verzenden naar Sage-box in het contextueel menu; - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. Het document verdwijnt uit DigiDesk en verschijnt vervolgens in Sage-box. 126

129 Documenten naar Sage-box verzenden Documenten gelijktijdig verzenden Documenten gelijktijdig verzenden gebeurt via selectie van documenten. Selectie van documenten kan als volgt gebeuren met de muisaanwijzer: - <Klik>: selecteert het huidige document. - <Shift klik>: selecteert het eerst en laatst aangeklikte document, en alle documenten die hiertussen liggen. - <Ctrl klik>: selecteert alle documenten die afzonderlijk werden aangeklikt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Documenten gelijktijdig verzenden gebeurt op dezelfde manier als documenten afzonderlijk verzenden: - Gebruik de functie Verzenden naar Sage-box in het contextueel menu; of - Klik op de knop in de kwalificatieruimte; of - Klik op de knop in de werkbalk Acties. 127

130 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box De desbetreffende documenten verdwijnen uit DigiDesk en verschijnen vervolgens in de Sage-box. Comptabilité & Finance WorKSpaces DigiDesk Sage-box 128

131 Vertrouwelijke documenten Vertrouwelijke documenten Enkel gebruikers met bepaalde rechten, gedefinieerd in Toegang tot vertrouwelijke documenten, zullen in de Sage-box toegang hebben tot Vertrouwelijke documenten van DigiDesk. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box (zonder vertrouwelijkheidsrechten) Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box (met vertrouwelijkheidsrechten) 129

132 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box De vertrouwelijkheid van een document in de Sage-box kan worden gewijzigd via de knop. Deze knop maakt het mogelijk om: Een vertrouwelijk document beschikbaar maken voor raadpleging door alle gebruikers Vertrouwelijkheid in te stellen op een document dat zichtbaar is voor alle gebruikers, zodat enkel gebruikers met de betreffende rechten het kunnen raadplegen Deze functie is uiteraard enkel beschikbaar voor gebruikers die over de nodige rechten beschikken voor inzage van vertrouwelijke informatie. Een vertrouwelijk document wordt aangeduid met het pictogram. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box (met vertrouwelijkheidsrechten) Tip: Een Vertrouwelijk document in DigiDesk of in de Sage-box wordt gecomprimeerd in een ZIP-bestand met een wachtwoord op de harde schijf. Enkel Sage BOB 50 onthoudt dit wachtwoord. Het is dus niet mogelijk om het document te tonen buiten de toepassing. 130

133 Bijkomende bewerkingen Bijkomende bewerkingen Er nog een aantal andere bewerkingen mogelijk in de Sage-box. Deze zijn van toepassing op: Afzonderlijke documenten Een selectie van documenten Selectie van documenten kan als volgt gebeuren met de muisaanwijzer: - <Klik>: selecteert het huidige document. - <Shift klik>: selecteert het eerst en laatst aangeklikte document, en alle documenten die hiertussen liggen. - <Ctrl klik>: selecteert alle documenten die afzonderlijk werden aangeklikt. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box 131

134 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box Documenten afdrukken Elk document dat wordt opgeslagen in de Sage-box, kan worden afgedrukt. Zowel volledige documenten als een selectie binnen een document kan als volgt worden afgedrukt: - Via de knop in de werkbalk Document - Via de functie Afdrukken in het contextueel menu Documenten opslaan Elk document dat wordt gearchiveerd in de Sage-box, kan in PDF-formaat worden opgeslagen. Dit gebeurt dus als volgt: - Via de knop in de werkbalk Document - Via de functie Opslaan als in het contextueel menu Vervolgens opent Sage BOB 50 een nieuw scherm waar u de directory kan kiezen waarin het document zal moeten worden opgeslagen. 132

135 Bijkomende bewerkingen Documenten verzenden Via de Sage-box is het eveneens mogelijk om één of meerdere documenten rechtstreeks per te verzenden. Sage BOB 50 opent automatisch een nieuwe met het desbetreffend document bijgevoegd in PDF-formaat. Dit gebeurt als volgt: - Via de knop in de werkbalk Document - Via de functie Verzenden in het contextueel menu Documenten toevoegen In de Sage-box kunnen eveneens documenten worden toegevoegd, onafhankelijk van DigiDesk. In de Sage-box kunnen documenten worden toegevoegd in het formaat PDF, XML of in afbeeldingformaat (jpg, jpeg, png, tif, tiff en bmp). Dit gebeurt als volgt: - Via de knop in de werkbalk onder de documentenlijst - Via de functie Bestand toevoegen in het contextueel menu Tip: Een nieuw document toevoegen kan in een specifiek dossier in de boomstructuur (zie Dossiers toevoegen in de boomstructuur). 133

136 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box Folders toevoegen in de boomstructuur Het is eveneens mogelijk om folders toe te voegen in de boomstructuur van de Sage-box. Dit gebeurt als volgt: 1. Selecteer de Parent-tak waaraan de folder moet worden toegevoegd. 2. Klik op de knop in de werkbalk onder de boomstructuur Dossiers. 3. Geef de Naam in voor het nieuwe dossier. 4. Sla de wijzigingen op door te klikken op de knop. In de nieuwe folder kunnen vanaf nu documenten worden opgeslagen.! Er kunnen geen folders worden toegevoegd in de tak BOB documenten (BOBDOCS). 134

137 Bijkomende bewerkingen Documenten verwijderen In Sage BOB 50 is het mogelijk om documenten te verwijderen uit de Sage-box. Dit gebeurt als volgt: 1. Selecteer het te verwijderen document of de verschillende te verwijderen documenten. 2. Verwijder de geselecteerde documenten via: a. De knop in de werkbalk onder de documentenlijst. b. De functie Bestand verwijderen in het contextueel menu. 3. Bevestig door te klikken op de knop. Folders verwijderen uit de boomstructuur Het is eveneens mogelijk om folders te verwijderen uit de boomstructuur. Dit gebeurt als volgt: 1. Selecteer de tak die moet worden verwijderd. 2. Klik op de knop in de werkbalk onder de boomstructuur Dossiers. 3. Bevestig door te klikken op de knop.! Folders die standaard werden aangemaakt door Sage BOB 50, kunnen niet worden verwijderd. 135

138 Deel 7 -Gebruik van de Sage-box Documenten verzenden naar het platform Sage efiduciary Wanneer men toegang heeft tot het platform Sage efiduciary, is het in Sage BOB 50 mogelijk om documenten te verzenden naar het platform, zodat documenten kunnen worden uitgewisseld tussen de fiduciaire en de klant. Dit gebeurt als volgt: 1. Selecteer de documenten die moeten worden verzonden naar het platform Sage efiduciary. 2. Verzend de geselecteerde documenten via: a. De knop in de werkbalk onder de documentenlijst. b. De functie Online in het contextueel menu. De documenten die werden verzonden naar het platform Sage efiduciary worden in het donkerroze gemarkeerd in de documentenlijst. Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box Tip: Indien een gebruiker geen toegang heeft tot het platform Sage efiduciary, verschijnt een bericht op een gele achtergrond in de documentenlijst, onmiddellijk boven de werkbalk. In dit geval blijven de verzonden documenten in afwachting en in het donkerroze staan in de lijst. Van zodra de desbetreffende gebruiker toegang heeft, zal het document automatisch worden verzonden. 136

139 Deel 8 - Gearchiveerde documenten afdrukken De afdrukmogelijkheden zijn reeds kort aan bod gekomen in deze praktische gids, maar er werd nog niet dieper ingegaan op het afdrukken van gearchiveerde documenten. Deze optie biedt in de eerste plaats de mogelijkheid om boekhoudkundige gegevens weer te geven in overdruk op het gearchiveerde document. 137

140

141 Samenvatting Samenvatting Zoals reeds omschreven, kunnen gearchiveerde documenten via verschillende locaties worden afgedrukt. Zo kunnen documenten worden afgeprint via: Inkomende documenten De Sage-box Inkomende documenten Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Inkomende documenten Documenten die in DigiDesk werden ingevoerd, kunnen onmiddellijk worden afgedrukt. Dit gebeurt via de knop in de werkbalk onder het weergavevenster. 139

142 Deel 8 -Gearchiveerde documenten afdrukken Sage-box Boekhouding & Financiën WorKSpaces DigiDesk Sage-box Gearchiveerde documenten kunnen onmiddellijk worden afgedrukt vanuit de Sage-box. Dit gebeurt als volgt: Via de knop Via de knop document. in de werkbalk Document. in de werkbalk onder het weergavevenster van het Via de functie Afdrukken in het contextueel menu. 140

143 Voorstellen van het afdrukscherm Voorstellen van het afdrukscherm Gearchiveerde documenten kunnen eveneens worden afgedrukt via de functie Documenten uit de Sage-box afdrukken, zonder toegang te hebben tot DigiDesk. Boekhouding & Financiën Afdrukken DigiDesk Documenten Sage-box Dit afdrukscherm bestaat uit 4 verschillende delen: Een selectiezone De documentenlijst Een werkbalk Een weergavevenster 141

144 Deel 8 -Gearchiveerde documenten afdrukken Selectiezone In de selectiezone kan: - Het Dagboek worden geselecteerd waarin het document werd geboekt; - Het Type raadpleging worden gekozen: Periodisch, Op documentnr., Tussen twee data Deze invulvelden passen zich vervolgens aan in functie van het gekozen Type. Documentenlijst De documentenlijst wordt weergegeven in een raster, en dit in functie van de ingegeven criteria in de selectiezone. Onderaan het raster is een decoderingszone voorzien. Hierin wordt steeds de de naam van de onderneming en het bijhorende ondernemingsnummer weergegeven, om op die manier gemakkelijk en correct de derde van het geselecteerde document te weten. 142

145 Voorstellen van het afdrukscherm Werkbalk De werkbalk groepeert de volgende bewerkingsfuncties: : Drukt alle geselecteerde documenten uit de lijst af. : Selecteert alle documenten uit de lijst. : Deselecteert alle documenten uit de lijst : Voert 2 types zoekopdrachten uit in de documentenlijst: Sequentiële zoekopdracht en Geavanceerde zoekopdracht. - Sequentiële zoekopdracht Een druk op de knop voert automatisch een sequentiële zoekopdracht uit, zonder daarvoor een optie te kiezen uit de afrollijst. - Geavanceerde zoekopdracht Een geavanceerde zoekopdracht wordt pas uitgevoerd nadat de desbetreffende optie wordt geselecteerd uit de afrollijst, of door een druk op de knop F11. : Door een druk op deze knop kan een filter worden ingesteld op de documentenlijst, om zo de resultaten te verfijnen. : Geeft een overzicht weer van de criteria die werden ingesteld voor de filter. Via dit scherm kan de ingestelde filter ook weer worden verwijderd. : Door een druk op deze knop kunnen auditnota's worden toegepast op verschillende niveaus in het geselecteerde document: - Nieuwe nota's document - Nieuwe nota's klant - Nieuwe nota's dagboek Tip: Via deze knop kunnen reeds opgemaakte auditnota's ook worden geraadpleegd. 143

146 Deel 8 -Gearchiveerde documenten afdrukken Weergavevenster Het weergavevenster wordt onderverdeeld in: Een navigatiedeelvenster, waar de pagina's van een document in miniatuurversie worden weergegeven Een weergavevenster, waarin de gebruiker kan in- en uitzoomen Tip: Dit weergavevenster kan worden losgemaakt van de werkomgeving door een druk op de knop onder het weergavevenster. Op die manier kan het op de voorgrond of op een tweede scherm worden weergegeven.! Via de knop in de werkbalk onder het weergavevenster is het niet mogelijk om documenten af te drukken met watermerk. 144

147 Documenten afdrukken Documenten afdrukken Documenten afdrukken gebeurt als volgt: 1. Bepaal de selectiecriteria om de documentenlijst te verfijnen. 2. Selecteer de documenten die moeten worden afgedrukt. Tip: Door één enkele muisklik op een lijn in de documentenlijst wordt automatisch het overeenstemmende document geselecteerd. De selectie van documenten kan op verschillende manieren gebeuren: Door middel van de knoppen en, die de documenten selecteren of deselecteren. Door middel van de muisaanwijzer: - <Klik>: selecteert het huidige document. - <Shift klik>: selecteert het eerst en laatst aangeklikte document, en alle documenten die hiertussen liggen. - <Ctrl klik>: selecteert alle documenten die afzonderlijk werden aangeklikt. 3. Open het afdrukscherm door een druk op de knop onder de Documentenlijst. 4. Selecteer de gewenste printer. 5. Kies eventueel de optie Gegevens van document in watermerk afdrukken. 6. Bepaal de plaats van het watermerk. 145

148 Deel 8 -Gearchiveerde documenten afdrukken Tip: De gegevens van het document die in watermerk worden overgenomen, bestaan uit de code van het dagboek voor boekingen, het boekjaar, het documentnummer en de documentdatum. Een factuur afdrukken met watermerk in de rechterbovenhoek! Via de knop in de werkbalk onder het weergavevenster is het niet mogelijk om documenten af te drukken met watermerk. 146

149 Deel 9 - Boekhoudkundige documenten raadplegen Wanneer een boekhoudkundig document alle stappen in het verwerkingsproces heeft doorlopen, kan dit worden geraadpleegd op het niveau van de historiek. In dit laatste deel wordt uitgelegd hoe dergelijke documenten kunnen worden geraadpleegd samen met het oorspronkelijke document. 147

150 148

151 Historiek derden Historiek derden Het verband tussen boekingen en verworven documenten in DigiDesk wordt behouden na validatie. Op die manier is het steeds mogelijk om het oorspronkelijk document weer te geven via de historiek, en dit dankzij Nr. rangschikking. Weergave van gedematerialiseerde documenten Van zodra documenten zich in de derdenhistoriek bevinden, kunnen ze in DigiDesk worden weergegeven via de knop in de werkbalk. Tip: Wanneer boekhoudkundige documenten niet voortvloeien uit verworven documenten in DigiDesk, wordt via deze knop een leeg Afdrukvoorbeeld weergegeven. Boekhouding & Financiën Raadplegen Leveranciershistoriek 149

152 Deel 9 -Boekhoudkundige documenten raadplegen Boekhouding & Financiën Raadplegen Leveranciershistoriek! Verwissel de knop (Opgeslagen document weergeven), die het mogelijk maakt om verworven documenten in DigiDesk weer te geven, niet met de knop (Bijlage), die het mogelijk maakt om een document bij te voegen, weer te geven of los te maken. Weergave van vertrouwelijke documenten Vertrouwelijke documenten zullen enkel zichtbaar zijn voor gebruikers die over de nodige rechten beschikken, zoals omschreven in Toegang tot vertrouwelijke documenten. Een gebruiker die niet over de nodige rechten beschikt, zal in het Afdrukvoorbeeld de tekst Vertrouwelijk zien verschijnen. 150

153 Historiek derden Gebruiker met rechten op vertrouwelijke documenten Gebruiker zonder rechten op vertrouwelijke documenten 151