Samenwerking UWV en Belastingdienst

Transcriptie

1 Rapport Samenwerking UWV en Belastingdienst Tweede halfjaarlijkse rapportage Juni 2005 Eindrapportage Versie 1.0, 1 juni Bij dit rapport zijn betrokken: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) Belastingdienst Ministerie van Financiën Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING Inleiding Inrichting invoeringstraject Aanleiding halfjaarlijkse rapportage Afbakening van deze rapportage Kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn Leeswijzer 4 2. PLANNING Inleiding Projectorganisatie Gegevensset loonaangifte en polisadministratie Planning en realisatie processen en systemen Gevolgen aangepaste planning 7 3. STAND VAN ZAKEN Inleiding Kritische succesfactoren en beheersmaatregelen Complexiteit De haalbaarheid en externe factoren De haalbaarheid en interne factoren ICT en ICT-investeringen Automatisering Belastingdienst Automatisering UWV De ICT-investeringen De personele gevolgen en de personele afwikkeling Overgang van personeel UWV naar Belastingdienst Overgang personeel fraudepreventie en opsporing Personele effecten distribuerende functie Begeleiding UWV-personeel Gerealiseerde uitstroom UWV-personeel Opleiding personeel Convenant overgang UWV-medewerkers naar Belastingdienst Overige kosten Overige onderwerpen Eerstedagsmelding Weekaanlevering Toezicht door de Belastingdienst Verandercapaciteit uitvoeringsorganisaties 25 2

3 INLEIDING 1.1 Inleiding De voorliggende halfjaarlijkse rapportage van UWV en de Belastingdienst is de tweede in een reeks van halfjaarlijkse rapportages die de periode 2004 tot en met 2008 betreffen. In elke rapportage worden eerst kort de aanleiding en de inhoud van de rapportagereeks geschetst. De inhoud van de opvolgende rapportages volgt de ontwikkelingen op de voet. Dat wil zeggen dat in de periode tot en met 2006 de nadruk zal liggen op het ontwikkel- en implementatietraject. In de eerste helft van 2004 is de parlementaire behandeling van de wetsvoorstellen Walvis en Aansluitingswet Walvis afgerond. Deze wetsvoorstellen voorzien in harmonisatie van het loonbegrip voor de sociale verzekeringen en het fiscale loonbegrip en vereenvoudiging van de dagloonvaststelling. In 2004 zijn ook de wetsvoorstellen Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv) en de Invoeringswet Wfsv aanvaard. Op basis van deze wetvoorstellen wordt de premieheffing en inning van de werknemersverzekeringen overgedragen van UWV aan de Belastingdienst en wordt onder andere ten behoeve van de uitkeringsvaststelling een polisadministratie bij UWV ingevoerd. De inwerkingtreding van deze wetten verloopt gefaseerd: - per 1 januari 2005 het geüniformeerde loonbegrip volgens Walvis voor de premieinning en het fiscale loonbegrip volgens de Aansluitingswet Walvis. De premie-inning over 2005 wordt nog door UWV uitgevoerd met behulp van de bestaande heffingsmethodieken; - per 1 januari 2006 de invoering van de polisadministratie bij UWV, invoering van het uniforme loonbegrip voor de distribuerende functie van UWV en invoering van de dagloonsystematiek bij UWV (conform Walvis); - per 1 januari 2006 de invoering van de nieuwe Heffings- en inningsadministratie bij de Belastingdienst; - overgangsfase polisadministratie van 2006 tot Gesloten bedrijfsvoering vanaf 2009 bij UWV. 1.2 Inrichting invoeringstraject UWV en Belastingdienst hebben op basis van de besluitvorming rond het Eindrapport Samenwerking UWV en Belastingdienst van april 2003 (Eindrapport 2003) de projectorganisatie ingericht. Deze is gericht op de realisatie van de doelstellingen van Walvis en de wetgeving Wfsv op 1 januari Om tijdig de betrokken marktpartijen (werkgevers, salarissoftwareontwikkelaars, accountantskantoren e.a.), UWV en Belastingdienst in staat te stellen de beoogde wetgeving te kunnen uitvoeren is een bijzonder traject opgestart. Bijzonder is dat dit traject bestaat uit parallel lopende activiteiten binnen UWV en de Belastingdienst in nauwe samenwerking met de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Financiën. Deze samenwerking is zichtbaar op de volgende raakvlakken: de vormgeving van de wetgeving rond Walvis en de Wfsv; het raadplegen en informeren van marktpartijen; de vormgeving van de gezamenlijke procesketens van UWV en Belastingdienst; de ontwikkeling en totstandkoming van lagere regelgeving; het ontwikkel- en bouwtraject van de polisadministratie bij UWV; het ontwikkel- en bouwtraject van de Heffingssystemen bij de Belastingdienst. 3

4 De projectorganisatie is ingericht om de afhankelijkheden die ontstaan tussen deze trajecten te bewaken en te borgen. Dit vergt van alle betrokken partijen binnen de projectorganisatie een voortdurende alertheid om nieuwe ontwikkelingen te signaleren, te volgen en waar nodig aanpassingen aan te brengen in de procesontwerpen, de planning of de projectorganisatie zelf. 1.3 Aanleiding halfjaarlijkse rapportage Tijdens de plenaire behandeling van de Wfsv en de Invoeringswet Wfsv op 30 juni 2004 heeft de regering een motie van het lid Weekers c.s. omarmd waarin de Tweede Kamer de regering verzoekt om een halfjaarlijkse rapportage. 1 In deze motie heeft de Tweede Kamer de regering verzocht om halfjaarlijks, voor 1 december en 1 juni, separaat te rapporteren over de voortgang van het proces. In de rapportage wordt in elk geval adequaat een voortschrijdend inzicht verschaft in: de stand van zaken van de beoogde doelstellingen; de kritische succesfactoren; de kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn, zowel in termen van financiële als administratieve lastendruk c.q. besparing, uitgesplitst naar overheid en bedrijfsleven; de ICT-investeringen; de personele gevolgen en afwikkeling van UWV; de kwaliteit van de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst en alle niet met name genoemde risico s. 1.4 Afbakening van deze rapportage Deze tweede rapportage ziet op de periode 1 oktober 2004 tot 1 april Een uitzondering geldt voor belangrijke ontwikkelingen die na 1 april 2005 zijn opgekomen. 1.5 Kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn In deze tweede halfjaarlijkse rapportage wordt inzicht gegeven in de kosten op het gebied van de automatiseringsontwikkeling en de implementatie. De voorziene besparingen op uitvoeringskosten (hoofdzakelijk personeel) worden geleidelijk gerealiseerd. Hieraan zal dan vanaf de volgende rapportage in 2005 aandacht worden geschonken. 1.6 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de planning van het project. Vervolgens komt in hoofdstuk 3 de stand van zaken van het project aan bod. In dat hoofdstuk wordt ingegaan op de kritische succesfactoren en de daarop ingezette maatregelen, de ICT-processen en -kosten, de personele gevolgen en de personele afwikkeling, de overige kosten die aan de operatie verbonden zijn en de overige onderwerpen. In paragraaf 3.7 Verandercapaciteit uitvoeringsorganisaties wordt aandacht geschonken aan voorgenomen wetgeving die invloed heeft op de invoering van de Wfsv. 1 Kamerstukken II 2003/04, en , nr

5 PLANNING 2.1 Inleiding In de eerste rapportage is ingegaan op de geschiedenis van de ontwikkeling en inrichting van de projectorganisatie en de planvorming. Bijzonder daarin is de gelijktijdige ontwikkeling van wetgeving en processen en systemen. Daarbij hebben uitvoeringsorganisaties en de ministeries in onderling overleg de risico s onderkend en aanvaard die verbonden zijn aan het parallel ontwikkelen van wetgeving, processen en systemen. Inmiddels is de Wfsv-wetgeving aangenomen en is door de uitvoeringsorganisaties bijgedragen aan de inhoud van de nog uit te brengen lagere regelgeving. De projectplanning is het voornaamste beheersinstrument voor het tijdig en binnen de begroting realiseren van implementatie van Walvis en Wfsv. UWV en Belastingdienst hebben zowel afzonderlijk als gezamenlijk de planning van de ontwikkeling, realisatie, test en implementatie van systemen en processen zorgvuldig in kaart gebracht. Op maandbasis wordt binnen de besturingsstructuur van de Samenwerking UWV en Belastingdienst (SUB) gerapporteerd over de ontwikkeling van de planvorming en de veranderingen die eventueel hebben plaatsgevonden. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van de planvorming binnen de rapportageperiode en een overzicht van de planning van de op te leveren processen en systemen van SUB zoals deze op het moment van rapportage zijn voorzien. 2.2 Projectorganisatie De beslissing van UWV om wijzigingen aan te brengen in de ontwikkeling en de bouw van de polisadministratie (zie paragraaf 3.3.2) heeft er ook toe geleid dat de projectbesturing is herzien. De aansturing van de bouw van de polisadministratie vindt plaats onder eenduidige regie van de projectmanager Ontwikkeling Polis. Ook de betrokkenheid van het management van de uitvoeringsorganisatie en de UWV-ICT organisatie is in de besturing verankerd. 2.3 Gegevensset loonaangifte en polisadministratie De gegevensset voor de loonaangifte 2006 en de polisadministratie is gelijktijdig ontwikkeld met de totstandkoming van de Wfsv-wetgeving. De markt van werkgevers, administratiekantoren en softwareleveranciers is geconsulteerd over de eerste concepten van de loonaangifte en de daarmee samenhangende rekenregels. Daarna zijn marktpartijen betrokken gebleven bij de verdere ontwikkeling. De gegevensset en de loonaangifte 2006 zijn aangepast vooruitlopend op de invoering van het wetsvoorstel Zorgverzekeringswet. De specificaties zijn in mei 2005 gepubliceerd voor de marktpartijen. De berekeningsmethodiek van de premies werknemersverzekeringen, het zogenaamde voortschrijdend cumulatief rekenen is in overleg met de marktpartijen op punten aangepast. Deze methode sluit nu beter aan bij de werking van de salarisadministraties. 2.4 Planning en realisatie processen en systemen UWV en Belastingdienst ontwikkelen in samenhang hun systemen en processen. Die samenhang wordt zichtbaar in verschillende gezamenlijk opgestelde rapportages. Het masterplan beschrijft onder meer de afstemmomenten en de afstemmingsactiviteiten. Begin juni 2005 komt een geactualiseerde versie beschikbaar. 5

6 In onderstaand overzicht zijn de geplande opleverdata voor de belangrijkste functionaliteiten opgenomen. De in het rapportagetijdvak geplande functionaliteiten zijn volgens planning gerealiseerd. In de data van de nog op te leveren functionaliteiten zijn enkele wijzigingen opgetreden. Deze worden hierna toegelicht. Opleverdatum Processen en systemen Bijzonderheden 2004 Het doen van elektronische Gerealiseerd loonbelastingaangifte is nu mogelijk voor de aanleveraars van de huidige loonbelastingaangifte De dagloonvaststelling en de Gerealiseerd premievaststelling zijn aangepast aan het nieuwe (premie)loonbegrip volgens Walvis en geïmplementeerd in de uitvoeringsorganisatie UWV April 2005 De werkgeversadministraties van UWV en Belastingdienst zijn op elkaar afgestemd en ontdubbeld. Dit is per 1 mei 2005 voor 98% van de werkgevers gerealiseerd Per 1 november 2005 is de Maart t/m juni 2005 In deze periode wordt samen met een aantal marktpartijen, UWV en Belastingdienst een testtraject doorlopen. Getoetst wordt of de basisvoorzieningen werken die de stroom van de werkgever, via de Belastingdienst tot aan UWV ondersteund waarmee wordt aangetoond dat de keten van de loonaangifte 2006 werkt en de geldstroom van de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen vanaf 2006 is gewaarborgd. volledige matching voorzien In april 2005 zijn de eerste loonaangiften binnen de ketentest van de marktpartijen ontvangen. De verwerking en doorlevering aan UWV is goed verlopen. Er zijn geen blokkerende bevindingen. De eerste testresultaten van de verwerking van de gegevens in de UWVregistratie zijn positief 1 Juli 2005 Go, No Go beslissing. De Tweede Kamer wordt hier separaat over geïnformeerd. 1 oktober 2005 Beslissing inzet fall-backscenario Belastingdienst November 2005 Januari 2006 Maart 2006 Op basis van de nieuwe werkgeversadministratie bij de Belastingdienst wordt informatie aan de inhoudingsplichtigen verzonden ten behoeve van het doen van loonaangifte in UWV en Belastingdienst zijn in staat de wettelijke taken conform de Wfsv uit te voeren. De werkgever levert de loonaangifte 2006 digitaal aan, aan de Belastingdienst. De Belastingdienst kan de aangiften ontvangen en opslaan. Binnengekomen aangiften worden verwerkt. Het beoordelen en vaststellen van de plicht tot het tijdig doen van (gecorrigeerde) aangifte en betaling wordt geautomatiseerd ondersteund. Bij het niet voldoen aan de aangifte-en betalingsverplichting kan een naheffingsaanslag worden opgelegd. Het gaat om een fall-backscenario voor het geval dat het nieuwe heffingssysteem niet tijdig gereed is. In dat geval gebeurt de heffing met kaal heffingssysteem, waarmee in elk geval de continuïteit van de kasstroom gewaarborgd blijft. Deze voorzieningen waren gepland in januari

7 Opleverdatum Processen en systemen Bijzonderheden De nominatieve gegevens worden doorgeleverd aan UWV/ polisadministratie. UWV/ polisadministratie ontvangt en verwerkt de nominatieve gegevens uit de loonaangifte, controleert deze en stelt ze beschikbaar aan interne en externe afnemers. De SV-daglonen worden vastgesteld conform de nieuwe dagloonsystematiek volgens Walvis. De uitkeringssystemen van UWV zijn aangesloten op de polisadministratie. April 2006 De geautomatiseerde voorzieningen van de polisadministratie met betrekking tot de samenhangcontroles, de gegevenslevering aan de Belastingdienst, het verstrekken van het opnamebericht, de processen voor inzage- en correctierecht en de gegevenslevering aan CBS zijn gereed. Bij de Belastingdienst is een handmatig proces Juni 2006 Juli 2006 Oktober 2006 December 2006 Januari 2007 ingericht voor de signaalafhandeling De voorzieningen voor het volledig geautomatiseerd herzien van door de Belastingdienst opgelegde aanslagen zijn gereed, incl. de geautomatiseerde beboeting bij het niet voldoen aan de aangifte en/of de betalingsverplichting. De geautomatiseerde voorzieningen voor het leveren van gegevens (de zogenaamde UWVsignalen) door UWV aan het toezichtsproces van de Belastingdienst zijn gereed. Alle geautomatiseerde voorzieningen ter ondersteuning van het toezichtproces van de Belastingdienst zijn gereed. Alle geautomatiseerde voorzieningen bij de Belastingdienst voor het opleggen en bewaken van correctieverplichtingen en het beboeten bij onjuiste of onvolledige aangifte en bij het niet voldoen aan de correctieverplichtingen zijn gereed. De koppeling tussen Belastingdienst en polisadministratie voor het geautomatiseerd kunnen afhandelen van verzoeken van verzekerden inzake de betrouwbaarheid van polisgegevens is gereed. UWV start met de eerste verzending van verzekeringsberichten over het jaar De processen en systemen ten behoeve van het afhandelen van de reacties op het verzekeringsbericht zijn gereed. Het aansluiten van de bestaande fiscale systemen van de Belastingdienst op de fiscale gegevens die opgenomen zijn in polisadministratie is afgerond. Deze voorzieningen waren oorspronkelijk gepland in maart Deze voorzieningen waren oorspronkelijk voorzien in juni Gevolgen aangepaste planning De gevolgen van de aangepaste planning zijn globaal als volgt: 7

8 2.5.1 Ontvangst en verwerking aangiften (inclusief nominatieve gegevens) De Belastingdienst kan de loonaangifte en de daarbij behorende betaling in februari 2006 ontvangen en na een buffering van enkele weken verwerken (vanaf maart). De ontvangstenstroom van belasting en premies is hiermee geborgd. De nominatieve gegevens kunnen doorgezet worden naar UWV. Wordt niet voldaan aan de aangifte- en betalingsverplichting dan wordt dit vanaf maart 2006 geconstateerd en kunnen aanslagen worden opgelegd. In deze eerste fase ligt de nadruk bij de Belastingdienst vooral op ondersteuning van werkgevers om op juiste wijze aan hun verplichtingen te kunnen voldoen. Hiertoe wordt een team ingericht met medewerkers van Belastingdienst, UWV en mogelijk marktpartijen, die foutieve aanleveringen signaleert en analyseert. Geconstateerde structurele fouten in de computerprogrammatuur en werkprocessen worden voor herstel teruggekoppeld met marktpartijen. Deze handmatige terugkoppeling kan betrekking hebben op zowel de collectieve als de nominatieve gegevens Geautomatiseerde terugkoppeling en aanpassing opgelegde aanslagen Vanaf 1 juni kan de terugkoppeling aan de inhoudingsplichtigen op onjuistheden en onvolledigheden in de nominatieve gegevens langs geautomatiseerde weg plaatsvinden. Vanaf 1 juni kunnen de aanslagen die vanaf maart zijn opgelegd worden herzien. Hierbij kunnen aanvullende aanslagen worden opgelegd of kan vermindering of vernietiging van de aanslag plaatsvinden. De late herziening kan ertoe leiden dat extra bezwaarschriften worden ingediend, teveelbetalingen te lang worden vastgehouden en de verzuimenreeks niet goed wordt opgebouwd. Handmatige oplossingen om deze effecten te minimaliseren zijn in onderzoek Opleggen en bewaken correctieverplichtingen Zoals hiervoor is aangegeven vindt de terugkoppeling aan inhoudingsplichtigen van onjuiste en onvolledige nominatieve gegevens vanaf begin 2006 handmatig en vanaf juni 2006 langs geautomatiseerde weg plaats. In het aanvangsjaar ligt de nadruk op het vrijwillige verbeteren van onjuiste gegevens door inhoudingsplichtigen. De Belastingdienst kan inhoudingsplichtigen echter ook de verplichting opleggen tot verbetering. In de aanvang vindt het opleggen van de verplichting, de bewaking of hieraan de hand wordt gehouden en eventuele beboeting handmatig plaats. Vanaf december 2006 (in plaats van de eerder geplande oktober 2006) vindt het opleggen en bewaken van correctieverplichtingen geautomatiseerd plaats. Dit geldt eveneens voor een eventuele beboeting. Alle openstaande herstelverzoeken voor 2006 kunnen dan nog omgezet worden in een correctieverplichting. 8

9 2.5.4 Samenvatting maatregelen ter borging kwaliteit polisadministratie 2006 De kwaliteit van de polisadministratie is voor een belangrijk deel afhankelijk van de kwaliteit van de aangifte-aanlevering door inhoudingsplichtigen. Zeker in het aanvangsjaar zullen deze nog onwennig staan tegenover de nieuwe loonaangifte met nominatieve gegevens. Ook de kwaliteit van de polisadministratie zal hierdoor in 2006 niet optimaal (kunnen) zijn. Om de kwaliteit van de aangeleverde loonaangifte op korte termijn op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau te brengen zijn de volgende maatregelen voorzien: in de beginfase maatwerk bij onjuiste aangiften. Onder meer door systematische fouten in programmatuur en processen 1 op 1 te signaleren aan inhoudingsplichtigen/softwareleveranciers en met hen afspraken te maken over correctie daarvan; geautomatiseerde signalering van onjuiste gegevens vanaf juni 2006; in voorkomende gevallen vanaf begin 2006 handmatig opleggen van correctieverplichtingen, bewaking daarvan en eventuele beboeting bij uitblijven correctie vanaf december 2006 geautomatiseerde oplegging van correctieverplichting (onder meer op basis van herstelverzoeken UWV), bewaking en beboeting Effecten bij UWV UWV onderzoekt de consequenties van de gewijzigde planning voor het programma polisadministratie, de gezamenlijk uit te voeren ketentest, de kwaliteit van de gegevens in de polisadministratie en de effecten voor de processen van in- en externe afnemers. 9

10 STAND VAN ZAKEN 3.1 Inleiding In de eerste rapportage is stilgestaan bij de oorzaken van de complexiteit van de invoering van Walvis en de Wfsv en de daarop genomen maatregelen en acties. In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op de stand van zaken van: de kritische succesfactoren en beheersmaatregelen (paragraaf 3.2); de ICT en ICT-investeringen (paragraaf 3.3); de personele gevolgen en de personele afwikkeling van UWV (paragraaf 3.4); de overige kosten (paragraaf 3.5); overige onderwerpen (paragraaf 3.6); alle niet met name genoemde risico s: verandercapaciteit uitvoeringsorganisaties(paragraaf 3.7). 3.2 Kritische succesfactoren en beheersmaatregelen In het Eindrapport 2003 zijn de volgende kritische succesfactoren voor het welslagen van Walvis en de Wfsv onderkend: complexiteit; de haalbaarheid en externe factoren; de haalbaarheid en interne factoren. Om deze kritische succesfactoren te beheersen en te bewaken is een reeks van maatregelen getroffen. Een algemene beheersingsmaatregel is het binnen de projectorganisatie inrichten van risicomanagement. Op basis van het risicomanagement zijn afspraken gemaakt op welke wijze met risico s wordt omgegaan. Gesignaleerde risico s worden op het juiste niveau in de SUB-projectbesturingsketen besproken en belegd. Hiermee is geborgd dat elk risico wordt geregistreerd en geanalyseerd en dat de afhandeling ervan wordt bewaakt, gecommuniceerd en geëvalueerd Complexiteit De complexiteit van de Walvis- en Wfsv-operatie kent het risico dat de te ontwikkelen processen niet op elkaar aansluiten waardoor een deel of het gehele bedrijfsproces onvoldoende functioneert. In het Eindrapport 2003 is als risicobeperkende maatregel aangegeven het inrichten van een gezamenlijke besturings-, werk- en rapportagestructuur. Op het terrein van de werkprocessen zijn de volgende maatregelen voorzien: het inrichten van een besturingsorganisatie voor na de projectfase; het verankeren van het niveau van dienstverlening tussen UWV en de Belastingdienst in convenanten e.d. en het uitwerken van inrichting van het toezicht (de controle); het voorbereiden en uitvoeren van ketentesten. 10

11 Invoeringsjaar 2006 UWV, de Belastingdienst en marktpartijen onderkennen dat zich in het aanvangsjaar 2006 een bijzondere situatie voordoet. De verwachting is dat er bij alle partijen sprake zal zijn van onwennigheid met het nieuwe proces van de loonaangifte Tevens is er sprake van invoering van nieuwe wetgeving in de sociale zekerheidssector (de WIA in plaats van de WAO en de ZVW als vervanging van ondermeer de Zfw). Om deze situatie het hoofd te bieden is een preventieve aanpak gewenst. In dat verband gaat de Belastingdienst de marktpartijen in aanvulling op de samenwerkingsverbanden die al zijn ingericht zoals Extern Platform Loonaangifte 2006 (EPL), de markt ook ondersteunen in de verplichting om de loonaangiftegegevens tijdig en juist aan te leveren. De lopende preventieve maatregelen, zoals het helpen van de markt met het inbouwen van controles in de nieuwe computerprogrammatuur en met het testen van de programmatuur, voorzien hierin. Verwacht wordt dat hiermee onnodige foutsignalen zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Het is op voorhand niet mogelijk gebleken om een goede inschatting te maken van de aard en de omvang van foutsignalen die zich nog wél kunnen voordoen. Om hier adequaat op te kunnen inspelen zijn aanvullende beheersmaatregelen in voorbereiding. Zo wordt een team van medewerkers van UWV, de Belastingdienst en mogelijk marktpartijen ingericht dat alle foutieve aanleveringen en signalen vanuit de polisadministratie en door afnemende partijen signaleert en analyseert. Terugkoppeling met de marktpartijen vindt plaats om structurele fouten in de computerprogrammatuur en werkprocessen te herstellen. Tevens worden onjuistheden binnen de polisadministratie hersteld. Aan de hand van de foutenanalyse worden de herstel- en correctieprocessen verbeterd en in de loop van 2006 geheel geautomatiseerd ingeregeld. Deze werkwijze zorgt er mede voor, dat begin 2007 de gegevens in de polisadministratie over 2006 de vereiste kwaliteit zullen hebben. Het team dat de implementatie voor het invoeringsjaar 2006 begeleidt, zal op basis van de omvang van de foutsignalen en hun relevantie voorstellen doen voor het maken van afspraken tussen UWV en Belastingdienst over de afhandeling in 2006 en volgende jaren. Deze afspraken worden in een serviceniveauovereenkomst (SNO) vastgelegd. Besturingsorganisatie SUB na projectfase Het inrichten van de besturingsorganisatie heeft tot doel om na de projectfase tot een beheerste en structurele samenwerking tussen Belastingdienst en UWV op en na 1 januari 2006 te komen. Dit wordt gerealiseerd door op tijd goede samenwerkingsafspraken te maken. De samenwerkingsafspraken betreffen formele afspraken tussen Belastingdienst en UWV op die raakvlakken waar de besturings- en beheersprocessen van de afzonderlijke organisaties met elkaar zijn verbonden. Het gaat hier onder meer om afspraken over de wederzijds te leveren prestaties, de voorbereiding en implementatie van wijzigingen in wet- en regelgeving, de afwikkeling van calamiteiten en productieverstoringen etc. De strategische afspraken tussen Belastingdienst en UWV worden vastgelegd in een convenant. Op basis van de uitgangspunten van de concept-versie van het convenant wordt er momenteel gewerkt aan het tot stand brengen van serviceniveauovereenkomsten (SNO s). Hierin worden de operationele afspraken tussen Belastingdienst en UWV op de raakvlakken van de besturings- en beheersprocessen van de afzonderlijke organisaties, vastgelegd. Er zijn drie SNO s in voorbereiding: een SNO Productie, een SNO Beheer en een SNO Fondsen. Het proces van opstellen van het convenant tussen UWV en Belastingdienst en SNO s is in volle gang. Het convenant is in concept gereed; streven is dat het convenant uiterlijk 1 juli 11

12 door UWV en Belastingdienst wordt vastgesteld. Naar verwachting zijn twee van de drie SNO s per 1 juli 2005 zodanig inhoudelijk uitgewerkt dat ze eveneens formeel kunnen worden vormgegeven. Op dit moment is de inhoud van de op te stellen SNO s Fondsen en Beheer grotendeels beschikbaar. Het totstandkomen van de SNO Productie komt op het onderdeel van de signalenafhandeling moeizamer tot stand. Dit wordt vooral veroorzaakt omdat onvoldoende zicht kan worden verkregen op de aard en omvang van de te verwachten polissignalen. Het verkrijgen van dit inzicht is een belangrijke voorwaarde voor het maken van zinnige afspraken over wederzijdse dienstverlening rond de afhandeling van de polissignalen. Ten aanzien van de onderzoeksvragen die ontstaan bij de claimafhandeling bij UWV, worden concrete afspraken gemaakt over de afhandeling door de Belastingdienst. Belastingdienst en UWV streven ernaar uiterlijk 1 augustus 2005 op dit punt afspraken te maken. Voor de overige productieafspraken geldt de datum 1 juli De formele vaststelling van de SNO s is voorzien in het najaar van Ketentest met marktpartijen Vanaf maart 2005 vindt de pilot Loonaangifte 2006 plaats waarin een aantal marktpartijen, de Belastingdienst en UWV door middel van een ketentest gezamenlijk vaststellen dat loonaangiften kunnen worden verzonden, ontvangen en verwerkt binnen zowel Belastingdienst als UWV. 2 Getoetst wordt of de basisvoorzieningen werken die de stroom van de werkgever, via de Belastingdienst tot aan UWV ondersteunt. Hiermee wordt aangetoond dat de keten van de loonaangifte 2006 werkt en de geldstroom van de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen vanaf 2006 is gewaarborgd. In april 2005 zijn de eerste loonaangiften binnen de ketentest van de marktpartijen ontvangen. De verwerking binnen de Belastingdienst en de doorlevering aan UWV zijn goed verlopen. Er zijn geen blokkerende bevindingen. De eerste testresultaten van de verwerking van de gegevens in de UWVregistratie zijn positief. Het betreft hier de test met een kaal systeem, dat wil zeggen dat in deze test niet de correctiesystematiek wordt meegenomen Go, no go beslissing In de planning is een go, no go beslissing opgenomen per 1 juli De Tweede Kamer wordt over deze beslissing separaat geïnformeerd. Ketentest Belastingdienst-UWV Vanaf juli 2005 starten de testen van de processen van de werkgeversadministratie tussen Belastingdienst en UWV.Vervolgens is vanaf december 2005 de test van de volledige keten van gegevensstromen gepland: van werkgevers via de Belastingdienst (met het nieuwe Loonheffingensysteem) en de polisadministratie naar de afnemende processen en organisaties als WW/AG, CvZ, CBS 3. Voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van een ketentest is dat de op elkaar aansluitende te testen onderdelen zowel bij Belastingdienst als UWV beschikbaar 2 Op basis van de (voorlopige) specificaties loonaangifte 2006 heeft een aantal werkgevers/softwareontwikkelaars in de periode van oktober 2004 t/m februari 2005 hun salarissoftware aangepast. Met deze aangepaste software zijn zij/ hun klanten in staat om loonaangifteberichten aan te leveren. Tijdens de daadwerkelijke uitvoeringsfase (maart t/m juni) sturen zij voor de tijdvakken februari, maart en april 2005 loonaangifteberichten in. Deze berichten worden door Belastingdienst en UWV in een aparte testomgeving verwerkt en vergeleken met de reguliere aangifte loonbelasting en doorgeleverd aan UWV. 3 Exclusief het Opname- en Verzekerdenbericht aan in de Polisadministratie geregistreerde personen. 12

13 zijn. Onzeker is of dat voor alle functionaliteiten zoals oorspronkelijk is voorzien, tijdig het geval zal zijn. De impact van de onlangs bekend geworden wijzigingen in de planning van de Belastingdienst wordt op dit moment onderzocht. Voorzien wordt dat de volledige ketentest vanaf december 2005 kan plaatsvinden en doorwerkt tot in De testfase en de productiefase komen daardoor waarschijnlijk zeer dicht bij elkaar te liggen. Eind juni 2005 ontstaat meer helderheid over de inhoud van de ketentesten in relatie tot de planning. Deze ketentest is in feite het sluitstuk van de daaraan voorafgaande deelprocessen- en applicatietests bij de Belastingdienst, UWV, en de afnemende processen. De ketentest geeft de zekerheid of alle processen in de keten van markt, Belastingdienst en UWV goed op elkaar aansluiten. Onderkend is dat de tijd die beschikbaar is beperkt is. Daar staat tegenover dat vóór 1 november al vele delen van de keten afzonderlijk zijn getest. UWV en Belastingdienst maken afspraken over de wijze waarop de test gegeven deze beperkingen zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd De haalbaarheid en externe factoren In deze paragraaf wordt ingegaan op de volgende externe factoren die de haalbaarheid van Walvis en Wfsv kunnen beïnvloeden: ontwikkelingen die verband houden met de wetgeving en lagere regelgeving; ontwikkelingen op het terrein van de markt, communicatie en de marktbewerking; afhankelijkheden gegevensleveringen van polisadministratie aan derden; relaties met andere authentieke registraties. Ontwikkelingen wetgeving en lagere regelgeving Wfsv en Walvis De Eerste Kamer heeft de wetgeving Walvis in juni 2004 aangenomen en de wetgeving Wfsv in december Om een tijdige invoering van Walvis en Wfsv mogelijk te maken is, met instemming van de ministeries, voorafgaand aan de afronding van de wetgeving gestart met voorbereidende werkzaamheden bij UWV en Belastingdienst. Om te borgen dat mogelijke wijzigingen zo vroegtijdig mogelijk bekend zouden zijn, is er een grote betrokkenheid van UWV en Belastingdienst bij de lagere regelgeving. Zo hebben de beide uitvoeringsorganisaties bouwstenen aangeleverd voor lagere regelgeving. Op veel onderdelen is de definitieve vormgeving van de lagere regelgeving echter nog niet gerealiseerd. Onder verantwoordelijkheid van SZW wordt, in overeenstemming met Financiën, in het kader van de Wfsv op vijf gebieden nadere wet- en regelgeving opgesteld: 1. aanpassing van het Besluit SUWI (in de vorm van een AMvB); 2. besluit Wfsv (in de vorm van een AMvB); 3. een AMvB met technische aanpassingen (wijzigingen van andere Besluiten); 4. regeling Wfsv waarin alle Ministeriële regelingen o.g.v. Wfsv in worden opgenomen; 5. een Regeling met technische aanpassingen (wijzigingen van andere Regelingen). Het concept-besluit Wfsv over bijzondere bepalingen voor de premievaststelling, is eind april voor de uitvoeringstoets naar ondermeer UWV gegaan. Het concept-aanpassingsbesluit SUWI over onder meer de gegevensset polisadministratie en de gegevensverstrekking door UWV aan private instanties en bestuursorganen, is eind mei 2005 voor een uitvoeringstoets uitgegaan. In deze besluiten is deels nog geen rekening gehouden met de mogelijke gevolgen van de invoering van de WIA en de ZVW per

14 Medio 2005 is voorzien in de afronding van de op deze besluiten gebaseerde lagere regelgeving in materiële zin. De verwachte formele afronding is voorzien in september Naast bovengenoemde nadere regelgeving ziet de nadere regelgeving in het kader van de Wfsv onder meer op de dagloonregels en de aanwijzingen voor de rekenmethodiek. De automatiseringsaanpassingen die op gang zijn gebracht ten behoeve van de uitkeringssystemen van UWV zijn gebaseerd op aannames met betrekking tot deze onderdelen. Indien de definitieve inhoud afwijkt van de verwachtingen op deze onderwerpen ontstaan risico s voor de tijdige implementatie. Ontwikkelingen markt en marktbewerking Een belangrijke voorwaarde voor het welslagen van de Walvis- en Wfsv-operatie is dat de markt de daarvoor noodzakelijke aanpassingen tijdig en juist kan realiseren. Om de markt hiertoe in staat te stellen is deze betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe loonaangifte en de nieuwe rekenregels. De afstemming met de markt geschiedt via het Extern Platform Loonaangifte 2006 (EPL) en binnen de overlegstructuur DiVoSa. Daarnaast wordt ook deelgenomen aan een viertal regionale klantenpanels A&A-kantoren. De marktpartijen dragen op deze wijze kritisch, maar constructief bij aan het gezamenlijke ontwikkeltraject. Deelnemers van het EPL, VNO/NCW en het Verbond van Verzekeraars hebben in de verslagperiode door middel van een aantal brieven hun zorgen geuit over de implementatie bij de markt. Deze zorgen betreffen het tijdig gereed zijn van de specificaties, de kwaliteit van de toelichtingen, de testmogelijkheden en de snelheid waarmee vragen beantwoord worden. Daarnaast leidt de strikte hantering van het moment waarop loon genoten wordt (het zogeheten fiscale genietingsmoment) in sommige administraties tot problemen. De Belastingdienst en UWV erkennen het belang van de aangedragen onderwerpen en zijn met partijen nader overleg aangegaan. Alle belangrijke specificaties zijn thans gepubliceerd. Enkele toelichtende documenten worden begin juni 2005 gepubliceerd. Voor het sneller beantwoorden van vragen zijn maatregelen genomen. Over de testmogelijkheden en de testsets vindt nog afstemming met marktpartijen plaats. Gebleken is dat bepaalde salarissystemen nabetalingen zodanig boeken dat dit in de nieuwe loonaangiftesystematiek leidt tot onnodige correctieberichten en boetes.werkgevers, de Belastingdienst en UWV/polisadministratie hebben met elkaar vastgesteld dat dit niet wenselijk is. Zij zullen met de softwareleveranciers overleggen op welke wijze deze ongewenste effecten kunnen worden voorkomen. Ontwikkelingen markt en communicatie De invoering van Walvis en Wfsv wordt begeleid met een uitgebreide communicatiecampagne. Deze campagne richt zich op vier doelgroepen: ontwikkelaars van salarissoftware, werkgevers, accountants- en administratiekantoren en uitkeringsinstanties als UWV, SVB, gemeentelijke sociale diensten (GSD en) en pensioenfondsen. Alle ontwikkelaars van salarissoftware zijn inmiddels geïnformeerd over de belangrijkste specificaties en uitgenodigd om in clusters deel te nemen aan begeleidingssessies die de Belastingdienst organiseert. Deze clusters zijn doelgroepgewijs opgezet (salarisservicebureaus, uitkeringsinstanties, commerciële ontwikkelaars e.d.). Alle administratie- en accountantskantoren (A&A) hebben in september 2004 een informatiepakket ontvangen. A&A kantoren ontvingen daarnaast nog voorlichtingsmateriaal 14

15 voor hun cliënten. Gelijktijdig is het telefonische informatiepunt voor werkgevers opengesteld. Alle werkgevers en A&A-kantoren hebben in maart 2005 een Nieuwsbrief ontvangen. Daarnaast is deelgenomen aan de Week van de Ondernemer waar onder andere Minister de Geus aandacht heeft gevraagd voor de nieuwe Loonaangifte Met de werkgeversorganisaties en de belangrijkste vaktijdschriften zijn de communicatieactiviteiten afgestemd. Dit heeft geresulteerd in diverse publicaties. Met alle overige uitkeringsinstanties (UWV, GSD n, Pensioenfondsen en verzekeraars, SVB) zijn afspraken gemaakt over de informatie- en communicatiebehoefte en is daar invulling aan gegeven. Monitoring In december 2004 is een meting uitgevoerd onder werkgevers en A&A-kantoren om hun kennis, houding en gedrag rondom Loonaangifte 2006 te inventariseren. Aan het onderzoek hebben 350 accountants- en administratiekantoren (A&A-kantoren) en werkgevers meegewerkt. Ongeveer 80% van de A&A-kantoren was redelijk tot goed op de hoogte van de veranderingen in de manier van aangeven per 2006 en ruim de helft stond hier positief tegenover. Bijna de helft van de A&A-kantoren had op het meetmoment alle cliënten of een groot deel daarvan al geïnformeerd over de loonaangifte De andere helft van de A&A-kantoren meldde voor het merendeel van plan te zijn hun cliënten kort na december 2004 nog te gaan informeren over de nieuwe loonaangifte. De werkgevers waren eind 2004 minder goed op de hoogte: minder dan de helft was bekend met de veranderingen rondom de nieuwe loonaangifte. Het merendeel hiervan stond wel positief tegenover de veranderingen. Als gevolg van de resultaten van de monitor is besloten vanaf november 2005 een extra communicatieactiviteit uit te voeren met de werktitel Bent u er al klaar voor? Het is de hoogste tijd! Op basis van de monitor in juni en oktober/november 2005 wordt bepaald welke doelgroepen extra aandacht behoeven en op welke wijze deze doelgroepen op dat moment het beste kunnen worden benaderd. Communicatie met buitenlandse ondernemingen Ten behoeve van in het buitenland gevestigde werkgevers, die voor werknemers in Nederland loonaangifte moeten doen is een nadere analyse uitgevoerd. Het gaat om ca ondernemingen. De meeste van deze ondernemers heeft domicilie gekozen in Nederland doordat zij formeel gebruikmaken van in Nederland gevestigde intermediairs. Deze groep maakt gebruik van reguliere aangiftesoftware en communicatiemiddelen. Hiervoor zijn geen specifieke communicatiemiddelen nodig. Daarnaast is er een groep van ca. 880 ondernemers die hun domicilie in het buitenland hebben. De informatievoorziening aan deze doelgroep zal in ieder geval gericht, door middel van direct mail geschieden, in de Engelse taal. Gegevensleveringen door polisadministratie De verantwoordelijkheden voor de verstrekking van gegevens uit de polisadministratie zijn vanaf 1 januari 2006 belegd bij Gegevenservices UWV, een nieuw organisatieonderdeel van UWV. Dit organisatieonderdeel heeft tot taak heeft met huidige en toekomstige afnemers de mogelijkheden te verkennen om gegevens van UWV af te nemen. Daarmee is het voor de afnemer duidelijk wat het eerste aanspreekpunt is. Afnemersoverleg polisadministratie De afnemers van gegevens van UWV zijn uitgenodigd om deel te nemen aan een platform om thema s te bespreken die van gemeenschappelijk belang zijn. UWV heeft daartoe het 15

16 Afnemersoverleg polisadministratie ingericht. Het Afnemersoverleg is twee maal gehouden, in januari en maart In 2005 zullen nog zeker twee bijeenkomsten volgen. Thema s die aan de orde komen zijn de voortgang van de wetgeving, de juridische kaders, terugmelding van bij de afnemers geconstateerde onjuistheden in de gegevens etc. Raad van advies polisadministratie UWV wil van de polisadministratie een breed bruikbare basisregistratie maken en de bedrijfsactiviteit gegevensdiensten tot een volwaardige productlijn neerzetten. UWV wil hiermee maatschappelijke doelen als administratieve lastenverlichting, verlaging van uitvoeringskosten, bevorderen van het klantgemak en verbetering van de handhaving realiseren. Om deze doelstelling te verwezenlijken heeft UWV de Raad van Advies polisadministratie ingericht, een adviserend college van deskundigen dat met UWV meedenkt over de ontwikkeling van de met de polisadministratie te realiseren gegevensdiensten. De Raad van Advies komt 2 tot 4 keer per jaar bij elkaar. Relaties met andere basisregistraties In het programma Stroomlijning Basisgegevens (SBG) wordt aan de polisadministratie de taak toebedeeld van de authentieke basisregistratie van dienstverbanden en uitkeringsverhoudingen. In paragraaf wordt gemeld dat de Raad van Bestuur van UWV eind 2004 heeft besloten het oorspronkelijke hoge ambitieniveau voor de polisadministratie bij te stellen. De doelstelling de polisadministratie op termijn te doen uitgroeien tot een Authentiek Register blijft echter ongewijzigd. In mei 2005 is nader onderzoek gestart hoe dit te bereiken De haalbaarheid en interne factoren Dit risico ziet op het niet tijdig realiseren van de voorzieningen tegen de begrootte kosten. De belangrijkste maatregelen ter afdekking van dit risico betreffen: het opstellen van een masterplan; het instellen van een gezamenlijk programmabureau; tijdige oplevering processen en terugvalscenario s. Opstellen van masterplan Begin juni 2005 komt een geactualiseerde versie van het masterplan beschikbaar. Het masterplan geeft in onderlinge samenhang de belangrijkste mijlpalen weer voor SUB. Het geeft een overall-inzicht in de planning en de afstemmomenten tussen UWV en Belastingdienst, afhankelijkheden, risico s, financiële planning en dergelijke. Instellen gezamenlijk programmabureau De projectorganisatie wordt steeds aangepast aan de fase van de projectontwikkeling. Die komt thans in de fase van realisatie en implementatie. Om die reden is het management van de uitvoeringsorganisaties gaan deelnemen aan het programmabureau. Tijdige oplevering processen en terugvalscenario s In onderdeel wordt aangegeven dat UWV het ambitieniveau voor de ontwikkeling van de polisadministratie heeft bijgesteld. In oktober 2004 is uit een testtraject gebleken dat het risico dat componenten van de ICT-bedrijfsarchitectuur niet op tijd gereed zijn manifest is geworden. Mede daarom is besloten het ambitieniveau bij te stellen en een alternatieve aanpak (een terugvalscenario) in ontwikkeling te nemen. 16

17 Bij het uitwerken van dit alternatief is nut en noodzaak van het automatiseren van processen nog eens kritisch beoordeeld. Het aantal te automatiseren processen kon daarmee zonder aantasting van de basisfunctionaliteit worden teruggebracht. UWV beschikt nu weer over een realistische planning. 3.3 ICT en ICT-investeringen In dit onderdeel wordt ingegaan op de stand van de automatisering bij de Belastingdienst en bij UWV. In paragraaf 2.4 is aangegeven wat de stand van zaken is ten aanzien van de realisatie van de planning Automatisering Belastingdienst In de rapportageperiode zijn een aantal aanpassingen aan het ontvangst- en loonheffingssysteem gerealiseerd. Hierdoor is het mogelijk vanaf maart 2005 met een aantal marktpartijen, UWV en Belastingdienst een testtraject te doorlopen. De Belastingdienst zal na de test dit heffingssysteem verder inrichten om als fall-back voorziening op te kunnen fungeren. De realisatie van systemen voor de werkgeversadministratie UWV/Belastingdienst, inclusief de migratie, ligt op planning en is tijdig gereed voor de betreffende deelketentest. In april 2005 zijn de eerste werkgevers op de hoogte gesteld van de matching van de aansluitnummers van UWV en het loonbelastingnummer bij de Belastingdienst. Met deze matching is een resultaat behaald van 98%. Om de matching volledig sluitend te maken, zullen de betreffende werkgevers/inhoudingsplichtigen rechtstreeks worden benaderd. Zoals in de eerste halfjaarlijkse rapportage is vermeld vindt de oplevering van het nieuwe heffingssysteem gefaseerd plaats. De oplevering van de eerste delen ligt op planning en zijn naar verwachting tijdig gereed voor de deelketentest. Het ontwerp voor delen die later in 2006 beschikbaar komen is opgestart. In de verwachte oplevering is vertraging opgetreden. De oorzaak van de vertraging is de extra tijd die nodig is voor de testtrajecten, het aanpassen van de ontwerpen aan de nieuwe rekensystematiek, de onderzoeken naar de gevolgen van de wetsvoorstellen Zorgverzekeringswet en de WIA en het doorvoeren van daarmee verband houdende wijzigingen en verbeteringen die zijn ingevoerd. Het traject ligt nu op het kritieke pad. In onderdeel 2.4 is een overzicht opgenomen van de actuele planning van de functionaliteiten en de vertragingen die zijn opgetreden. De dienstverleningsystemen en processen van de Belastingdienst zullen per ingericht zijn voor de taken rond de premieheffing werknemersverzekeringen De bouw is gestart en ligt op planning. Een deel van de huidige fiscale systemen van de Belastingdienst is aangesloten op de fiscale database (FiBase), een database met loonbelastingkaartgegevens. De FiBase-gegevens worden vanaf het jaar 2006 opgenomen in de polisadministratie.. De bestaande fiscale systemen moeten daarom voor deze jaargegevens worden aangesloten op de polisadministratie. Dit moet begin 2007 gereed zijn. De activiteiten hiervoor liggen op schema Automatisering UWV Bijstelling ambitieniveau polisadministratie. 17

18 Voor UWV is na oktober 2004 steeds duidelijker geworden dat per 1 januari 2006 niet alle oorspronkelijk geplande functionaliteiten gerealiseerd zouden kunnen worden. Deels vanwege het later dan oorspronkelijk beschikbaar komen van de specificaties van de functionaliteiten, zoals de loonaangifte. Deels vanwege de technische complexiteit en te ambitieuze prioritering. De Raad van Bestuur UWV heeft in december 2004 besloten wijzigingen aan te brengen in de ontwikkeling en de bouw van de polisadministratie. Het oorspronkelijke hoge ambitieniveau is bijgesteld. Eerst wordt de hoogste aandacht gegeven aan wat praktisch gerealiseerd moet worden per 1 januari Ook heeft een bijstelling plaatsgevonden over de wijze waarop aangesloten wordt op de informatiearchitectuur van UWV. Gewaarborgd blijft, dat de wetswijzigingen Walvis en Wfsv per 1 januari 2006 zoals voorzien volledig kunnen worden ingevoerd. De besluiten van de Raad van Bestuur en de genomen ontwerpbeslissingen hebben verder geen gevolgen voor de gegevensuitwisseling met de Belastingdienst, de controles op de polisadministratie en de gegevensuitwisseling met de UWV-systemen (ten behoeve van de uitkeringsverstrekking). Op 1 januari 2006 voldoet de polisadministratie aan de van toepassing zijnde wettelijke eisen en contractuele verplichtingen. De hiervoor benodigde functionaliteiten en de daarbij behorende geautomatiseerde en handmatige processen zijn dan operationeel. De bijstelling is evenmin van invloed op het feit dat gedurende 2006 nog gegevens moeten worden uitgevraagd bij de werkgevers ten behoeve van de dagloonvaststelling. Pas als de polisadministratie voldoende historie heeft opgebouwd, kan zoals voorzien gebruik worden gemaakt van de gegevens op voorraad. De (mogelijke) gevolgen van deze bijstelling voor het Europees aanbestedingstraject zijn beoordeeld. Op grond van ingewonnen juridisch advies is geconcludeerd dat de voorgenomen wijziging in de opdracht past binnen de aan de externe leverancier van softwareproducten gegunde opdracht en er geen noodzaak is tot heraanbesteding van de opdracht. Europese aanbesteding De Europese aanbesteding voor de bouw van een belangrijk deel van de ICT-voorzieningen is in de vorige verslagperiode afgerond. In mei 2004 is het contract met de softwareontwikkelaar getekend. Na een opstartfase, waarin het leveranciersmanagement is opgezet en een Proof of Concept met succes is uitgevoerd, is de softwareleverancier gestart met de bouw. In de vorige verslagperiode is vermeld dat het Europese aanbestedingstraject voor het rekencentrum (de voorzieningen voor de technische ondersteuning) in gang was gezet met de vereiste publicatie van het Request for information en het Request for proposal (RFI en RFP). De aanbesteding van het rekencentrum (Verwerkingsinfrastructuur) heeft uiteindelijk geleid tot gunning aan de combinatie IBM/Capgemini. Audit polisadministratie De Raad van Bestuur heeft ten behoeve van het te nemen besluit voor de aanpassing van het programma polisadministratie onder meer een audit laten doen door externe deskundigen. De auditoren concluderen dat de gewijzigde koers een logische keuze is. Effecten De wijziging van de aanpak heeft geleid tot een aantal technische vereenvoudigingen. De aansluiting op de systemen van in en externe afnemers blijft gewaarborgd. Het functioneel ontwerp en het gegevensmodel zijn niet (of nauwelijks) gewijzigd. Het aantal te 18

19 automatiseren processen is teruggebracht. Daar waar de volumes dat rechtvaardigen, worden processen handmatig uitgevoerd. Migratie UWV polisadministratie Om een ongestoorde bedrijfsvoering van UWV tijdens de opbouw van de polisadministratie in 2006 en 2007 te garanderen, is het noodzakelijk dat de bestaande basisregistraties nog enige tijd in stand blijven. Door middel van het synchronisatiemechanisme dat per 1 januari 2006 operationeel is, wordt zeker gesteld dat in de overgangsjaren de polisadministratie en de basisregistraties dezelfde gegevens bevatten. De technische realisatie van de voor deze voorzieningen benodigde systeemaanpassingen is in augustus 2004 van start gegaan en verloopt volgens planning. De hiervoor benodigde conversie van de persoons- en werkgeversgegevens vanuit de basisregistraties naar het model van de toekomstige polisadministratie biedt tevens de mogelijkheid om de afzonderlijke UVI gegevensverzamelingen te integreren tot één UWVgegevensverzameling. In het kader van de transformatie UWV worden de huidige basisregistraties uitgefaseerd. Dit vindt in samenhang plaats met de ontwikkeling van de polisadministratie. Vanaf 2006 wordt bepaald op welk moment de basisregistraties worden uitgefaseerd. Een voorwaarde om de processen in de toekomstige keten met de Belastingdienst uit te kunnen voeren is dat de werkgeverregistraties van de Belastingdienst en UWV voorafgaand aan de initiële vulling van de polisadministratie volledig met elkaar in overeenstemming zijn Zoals hiervoor gemeld verloopt dit proces voortvarend. Inmiddels is een proces ingericht tussen UWV en de Belastingdienst om de gegevens gesynchroniseerd te houden. Inhoudingsplichtigen zijn op de hoogte gesteld van het resultaat van de afstemming en de ontdubbeling. Bij wijziging wordt de betreffende inhoudingsplichtige geïnformeerd. Aanpassing distribuerende functie in verband met Walvis De uitkeringsprocessen UWV worden aangepast aan de eisen die de wet Walvis stelt. Die aanpassingen omvatten vier grote eenheden: aansluiten op de polisadministratie; invoering van een dagloonmodule; aanpassen van de claimsystemen en werkprocessen (aansluiten op de polisadministratie); aanpassen van de bruto-/nettosystemen (ingevolge de Wfsv). Waar tot nu toe de uitkeringssystemen worden gevoed met gegevens die in de claimafhandeling worden uitgevraagd bij de werkgevers, gebeurt dat na invoering van Walvis in toenemende mate op basis van gegevens uit de polisadministratie. Vanaf begin 2007 zal de polisadministratie voldoende loongegevens gaan bevatten om uitkering op te kunnen vaststellen. De uitkeringssystemen worden aangepast aan de veranderde gegevensstromen en aan de aangepaste processen. Ter ondersteuning van de dagloonberekening wordt op basis van de concept-dagloonregels één dagloonmodule gebouwd die door alle uitkeringssystemen van UWV gebruikt wordt. Daarnaast worden de systemen geschikt gemaakt voor gebruik van de dagloonmodule. De Wfsv heeft ook gevolgen voor UWV in de rol van inhoudingsplichtige ten aanzien van uitbetaling van de uitkeringen ZW, WW en WAO. Het bruto/netto traject en de betaalsystemen ondergaan grote wijzigingen. Naast de voorzieningen die worden getroffen 19

20 om vanaf januari 2006 loonaangifte te kunnen doen aan de Belastingdienst, worden deze systemen ondermeer ingrijpend geraakt door de invoering van de Zvw, WIA en de Wet aanpassing regime VUT/prepensioen en invoering Levensloopregeling VPL) De ICT-investeringen De ICT-kosten betreffen alle kosten voor het ontwerpen, bouwen, accepteren en implementeren van alle geautomatiseerde systemen. Hierin zijn ook begrepen alle tijdelijke automatiseringssystemen die noodzakelijk zijn ten behoeve van de gegevensmigratie van de huidige in gebruik zijnde systemen naar de in het kader van Walvis/Wfsv nieuw ontworpen systemen. De kosten voor het operationeel houden van oude systemen maken onderdeel uit van de reguliere begroting van UWV. De ICT-kosten van de deelprojecten van Walvis/Wfsv binnen UWV en Belastingdienst vanaf de start van het project tot en met maart 2005 en de prognose voor het gehele project zijn als volgt: Tabel 1 ICT-kosten (in euro s x 1 mln.) Cumulatief t/m maart 2005 Totaal project Budget Realisatie Verschil Budget Prognose Verschil ICT kosten UWV 67,5 46,5 21,0 139,1 148,3-9,2 ICT kosten Belastingdienst 56,5 43,8 12,6 83,8 83,8 0 Totaal ,3 33,6 222,9 232,1-9,2 UWV/Walvis/polisadministratie De geprognotiseerde ICT-kosten bij het UWV overschrijden het oorspronkelijke budget met 9,2 miljoen. Deze overschrijding wordt, conform de met SZW gemaakte afspraken, voor 6,6 miljoen gecompenseerd door meevallers binnen de overige kostencomponenten van het SUB/Walvis-project. Het resterende verschil van 2,6 miljoen wordt binnen het interne UWV-projectbudget gecompenseerd. Belastingdienst In de 1e halfjaarlijkse rapportage is gemeld dat ten opzichte van de oorspronkelijke planning, een aantal processen en systemen is verschoven is in de tijd. Het gevolg is dat de uitgaven later plaatsvinden dan was gepland. Dat wordt nu zichtbaar in de uitnutting over de laatste maanden van de rapportageperiode. Door het later opleveren van het volledige heffingssysteem zal het projectteam langer in stand gehouden moeten worden. Onderzoek is gaande naar de extra ICT-kosten die hiermee gemoeid zijn. Daarnaast is het project betrokken bij de implementatie van nieuwe wetgeving, zoals de ZVW en WIA. De financiële consequenties hiervan zijn nog niet verwerkt in het projectbudget. Ook zijn de ontwikkeltrajecten voor de Eerstedagsmelding en de weekaanlevering nog niet volledig uitgewerkt en in het budget opgenomen. Op grond van het voorgaande zullen de totale ICT-kosten voor de Belastingdienst naar verwachting hoger uitkomen dan het huidige budget. De verschillende effecten zullen de komende weken in kaart gebracht worden, rekening houdend met mogelijke minderkosten als gevolg van onderuitputting bij de overige uitgaven. (zie onderdeel 3.5). 20