Samenwerking UWV en Belastingdienst

Transcriptie

1 Rapport Samenwerking UWV en Belastingdienst Eerste halfjaarlijkse rapportage December 2004 Eindrapportage Versie november 2004 Bij dit rapport zijn betrokken: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) Belastingdienst Ministerie van Financiën Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)

2 0. INHOUDSOPGAVE 2 1. INLEIDING Inleiding Inrichting invoeringstraject Aanleiding halfjaarrapportage Afbakening van deze rapportage Stand van zaken van beoogde doelstellingen Kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn Leeswijzer 5 2. PLANNING Inleiding Projectorganisatie Ontwikkeling van de planvorming Gegevensset loonaangifte en Polisadministratie Planning op te leveren processen en systemen 7 3. STAND VAN ZAKEN Inleiding Kritische succesfactoren en beheersmaatregelen Complexiteit De haalbaarheid en externe factoren Ontwikkelingen wetgeving en lagere regelgeving Wfsv en Walvis Ontwikkelingen markt en marktbewerking Afhankelijkheden gegevensleveringen van Polisadministratie aan derden Relaties met andere basisregistraties De haalbaarheid en interne factoren Opstellen van masterplan Instellen gezamenlijk programmabureau Tijdige oplevering processen en terugvalscenario s ICT en ICT-investeringen Automatisering Belastingdienst Automatisering UWV De ICT-investeringen De personele gevolgen en de personele afwikkeling Overgang van personeel UWV naar Belastingdienst Personele effecten distribuerende functie Begeleiding UWV-personeel Gerealiseerde uitstroom UWV-personeel Opleiding personeel Convenant overgang UWV-medewerkers naar Belastingdienst Overige kosten Samenwerking tussen UWV en Belastingdienst Overige onderwerpen Eerstedagmelding Weekaanlevering Toezicht door de Belastingdienst Nieuwe wet- en regelgeving 24 2

3 1. INLEIDING 1.1 Inleiding In de eerste helft van 2004 is de parlementaire behandeling van de wetsvoorstellen Walvis en Aansluitingswet Walvis afgerond. Deze wetsvoorstellen voorzien in harmonisatie van het loonbegrip voor de sociale verzekeringen en het fiscale loonbegrip en vereenvoudiging van de dagloonvaststelling. Ook zijn in deze periode de wetsvoorstellen Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv) en de Invoeringswet Wfsv door de Tweede Kamer aanvaard. Op basis van deze wetvoorstellen wordt de premieheffing en inning van de werknemersverzekeringen overgedragen van UWV aan de Belastingdienst en wordt o.a. ten behoeve van de uitkeringsvaststelling een polisadministratie bij UWV ingevoerd. De inwerkingtreding van deze wetten zal gefaseerd verlopen: - per 1 januari 2005 invoering van het uniforme loonbegrip volgens Walvis voor de premie-inning en het fiscale loonbegrip volgens de Aansluitingswet Walvis. De premie-inning over 2005 wordt nog door UWV uitgevoerd met behulp van de bestaande heffingsmethodieken; - per 1 januari 2006 de invoering van de Polisadministratie bij UWV, invoering van het uniforme loonbegrip voor de distribuerende functie van UWV en invoering van de dagloonsystematiek bij UWV (conform Walvis); - per 1 januari 2006 de invoering van de nieuwe Heffings- en inningsadministratie bij de Belastingdienst; - overgangsfase Polisadministratie van 2006 tot Gesloten bedrijfsvoering vanaf 2009 bij UWV. 1.2 Inrichting invoeringstraject Medio 2003 zijn UWV en Belastingdienst op basis van de besluitvorming rond het Eindrapport Samenwerking UWV en Belastingdienst van april 2003 (Eindrapport 2003) gestart met het inrichten van de projectorganisatie (zie paragraaf 2.2). Deze is gericht op de realisatie van de doelstellingen van Walvis en de voorgenomen wetgeving Wfsv op 1 januari Om tijdig de betrokken marktpartijen (werkgevers, salarissoftwareontwikkelaars, accountantskantoren e.a.), UWV en Belastingdienst in staat te stellen de beoogde wetgeving te kunnen uitvoeren is een bijzonder traject opgestart. Bijzonder is dat dit traject bestaat uit parallel lopende activiteiten binnen UWV en de Belastingdienst in nauwe samenwerking met de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Financiën. Deze samenwerking is zichtbaar op de volgende raakvlakken: de vormgeving van de wetgeving rond Walvis en de Wfsv; het raadplegen en informeren van marktpartijen; de vormgeving van de gezamenlijke procesketens van UWV en Belastingdienst; de ontwikkeling en totstandkoming van lagere regelgeving; het ontwikkel- en bouwtraject van de Polisadministratie bij UWV; het ontwikkel- en bouwtraject van de Heffingssystemen bij de Belastingdienst. De projectorganisatie is ingericht om de afhankelijkheden die ontstaan tussen deze trajecten te bewaken en te borgen. Dit vergt van alle betrokken partijen binnen de projectorganisatie een voortdurende alertheid om nieuwe ontwikkelingen te signaleren, te volgen en waar nodig aanpassingen aan te brengen in de procesontwerpen, de planning of de projectorganisatie zelf. 3

4 1.3 Aanleiding halfjaarrapportage Tijdens de plenaire behandeling van de Wfsv en de Invoeringswet Wfsv op 30 juni 2004 heeft de regering een motie van het lid Weekers c.s. omarmd waarin de Tweede Kamer de regering verzoekt om een halfjaarlijkse rapportage. 1 In deze motie heeft de Tweede Kamer de regering verzocht om halfjaarlijks, voor 1 december en 1 juni, separaat te rapporteren over de voortgang van het proces. In de rapportage wordt in elk geval adequaat een voortschrijdend inzicht verschaft in: de stand van zaken van de beoogde doelstellingen; de kritische succesfactoren; de kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn, zowel in termen van financiële als administratieve lastendruk c.q. besparing, uitgesplitst naar overheid en bedrijfsleven; de ICT-investeringen; de personele gevolgen en afwikkeling van UWV; de kwaliteit van de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst en alle niet met name genoemde risico s. De voorliggende halfjaarrapportage van UWV en de Belastingdienst is de eerste in een reeks van halfjaarrapportages die de periode 2004 tot en met 2008 betreffen. De inhoud van de rapportages volgt de ontwikkelingen op de voet. Dat wil zeggen dat in de periode tot en met 2006 de nadruk zal liggen op het ontwikkel- en implementatietraject. Na de feitelijke invoering in 2006 zullen de rapportages zich meer richten op de beoogde doelstellingen van de wetgeving en de mate en wijze van het bereiken van die doelstellingen. 1.4 Afbakening van deze rapportage Deze eerste rapportage ziet op de periode tot 1 oktober Een uitzondering geldt voor belangrijke ontwikkelingen die na de datum van 1 oktober zijn opgekomen. Deze zijn eveneens meegenomen. In deze rapportage ligt de nadruk op de volgende onderdelen van de motie: de kritische succesfactoren; de ICT-investeringen (incl. kostenontwikkeling op korte en lange termijn); de personele gevolgen en afwikkeling van UWV; de kwaliteit van de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst; de verandercapaciteit van UWV en Belastingdienst. Op de overige onderdelen van de motie wordt hierna kort ingegaan Stand van zaken van beoogde doelstellingen Met de Walvis- en Wfsv-operatie beoogt de regering de volgende doelstellingen te realiseren: verlaging van de administratieve lasten voor werkgevers; verlaging van de uitvoeringskosten van de uitvoering; verhoging van de rechtmatigheid van de uitkeringsvaststelling; verbetering van de handhaving; vergroting van de inzichtelijkheid van het stelsel van werknemersverzekeringen. 1 Kamerstukken II 2003/04, en , nr

5 Over deze doelstellingen kan pas zinnig gerapporteerd worden indien de wetvoorstellen Walvis, Aansluitingswet Walvis, Wfsv en Invoeringswet Wfsv feitelijk zijn ingevoerd. Zo zal de realisatie van de doelstellingen 2, 3 en 4 pas vanaf 2006 zichtbaar worden. De doelstellingen 1 en 5 worden fasegewijs gerealiseerd: vanaf 2005 als gevolg van de harmonisatie van het loonbegrip, vanaf 2006 in verband met de overgang van de heffing en inning van de premies werknemersverzekeringen naar de Belastingdienst en de opstart en inrichting van de Polisadministratie Kosten- en batenontwikkeling op korte en lange termijn In deze eerste halfjaarrapportage wordt inzicht gegeven in de kosten op het gebied van de automatiseringsontwikkeling en de implementatie. De voorziene besparingen op uitvoeringskosten (hoofdzakelijk personeel) worden geleidelijk gerealiseerd. Hieraan zal dan ook in de rapportages vanaf 2005 aandacht worden geschonken. Ditzelfde geldt voor rapportage over de beoogde administratieve lastenverlichting. 1.5 Leeswijzer In de volgende hoofdstukken wordt ingegaan op de stand van zaken van de overige onderdelen van de motie Weekers. In hoofdstuk 2 wordt dieper ingegaan op de planning van het project en de totstandkoming daarvan. Vervolgens komt in hoofdstuk 3 de stand van zaken van het project aan bod. In dat hoofdstuk wordt ingegaan op de kritische succesfactoren en de daarop ingezette maatregelen, de ICT-processen en de kosten, de personele gevolgen en de personele afwikkeling, de overige kosten die aan de operatie verbonden zijn, de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst en de overige onderwerpen. In paragraaf 3.8 wordt aandacht geschonken aan voorgenomen wetgeving die invloed heeft op de invoering van de Wfsv. 5

6 2. PLANNING 2.1 Inleiding De projectplanning is het voornaamste beheersinstrument voor het tijdig en binnen de begroting realiseren van implementatie van Walvis en Wfsv. UWV en Belastingdienst hebben zowel afzonderlijk als gezamenlijk de planning van de ontwikkeling, realisatie, test en implementatie van systemen en processen zorgvuldig in kaart gebracht. Op maandbasis wordt binnen de besturingsstructuur van de Samenwerking UWV en Belastingdienst (SUB) gerapporteerd over de ontwikkeling van de planvorming en de veranderingen die eventueel hebben plaatsgevonden. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van de planvorming en een overzicht van de planning van de op te leveren processen en systemen van SUB zoals deze op het moment van rapportage zijn voorzien. 2.2 Projectorganisatie Na aanbieding van het Eindrapport 2003 in juli 2003 aan de Tweede Kamer hebben UWV en Belastingdienst een gezamenlijke projectorganisatie ontwikkeld. De projectorganisatie heeft onder meer tot taak de programma s van UWV en Belastingdienst op elkaar af te stemmen tot één gezamenlijk programma. De Stuurgroep SUB is verantwoordelijk voor alle aspecten van de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst in relatie tot staande bedrijfsvoering. Eindverantwoordelijk zijn respectievelijk de Raad van Bestuur UWV en het MT Belastingdienst. Aan de Stuurgroep nemen een lid van de Raad van Bestuur UWV deel en een lid van het MT Belastingdienst, alsmede een vertegenwoordiger van het ministerie van SZW. Onder de Stuurgroep is een gezamenlijk programmabureau SUB ingericht. Het programmabureau ondersteunt de Stuurgroep. Het programmabureau is samengesteld uit vertegenwoordigers van de directies van de Belastingdienst en UWV. Het programmabureau zorgt voor beheersing van de projecten en de financiële sturing daarop. Het programmabureau is er voor verantwoordelijk dat per 1 januari 2006 de programma s leiden tot een geslaagde implementatie van de Wfsv binnen de begroting. 2.3 Ontwikkeling van de planvorming Gezien de beoogde implementatiedatum van 1 januari 2006 zijn ten aanzien van de samenwerking op hetzelfde moment drie trajecten gestart. Bij de betrokken ministeries (VWS, Financiën en SZW) is gestart met het wetgevingstraject Wfsv en de invoeringswet Wfsv. UWV en Belastingdienst zijn gestart met het ontwikkeltraject van hun processen en systemen en het voorbereiden van de markt op de invoering per 1 januari UWV was een jaar bezig met de implementatie van Walvis, toen de Wfsv van start ging. Voor UWV betekende de Wfsv een ingrijpende bijstelling van dit Walvisprogramma op de volgende punten: het Panabericht werd uitgebreid met loonheffingsgegevens (de nieuwe loonaangifte); de fiscale database wordt ondergebracht in de Polisadministratie; de gegevensinwinning wordt uitgevoerd door de Belastingdienst; het toezichtproces van de Belastingdienst verricht de betrouwbaarheidsonderzoeken voor de Polisadministratie. Deze punten hebben geleid tot grote wijzigingen in de processen, de structuur en de gegevenshuishouding van de Polisadministratie. Voor de Belastingdienst was de Wfsv de start van een omvangrijk programma, gericht op de overname van de premieheffing, -inning, - en gegevensinwinningstaken van UWV. Zowel de 6

7 markt, als de projectorganisaties moesten gezien de stand van het wetgevingstraject met aannames werken, zowel in relatie tot de Wfsv als in de nieuwe verhouding tussen UWV en Belastingdienst. De uitvoeringsorganisaties en de ministeries hebben in onderling overleg besloten de risico s die verbonden zijn aan het parallel ontwikkelen van wetgeving, processen en systemen te aanvaarden. 2.4 Gegevensset loonaangifte en Polisadministratie De gegevensset voor de loonaangifte en de Polisadministratie is gelijktijdig ontwikkeld met de totstandkoming van de Wfsv-wetgeving. De markt van werkgevers, administratiekantoren en softwareleveranciers is geconsulteerd over de eerste concepten van de loonaangifte en de daarmee samenhangende rekenregels. Daarna zijn marktpartijen betrokken gebleven bij de verdere ontwikkeling. Ten aanzien van de realiseerbaarheid geeft de markt geen eenduidig beeld. Er zijn bijna tweehonderd verschillende ontwikkelaars van (salaris)software en even zoveel zelfdoeners. Al naar gelang de eigenschappen van hun bestaande software zijn de aanpassingen eerder of later te realiseren. De in mei 2004 bekend geworden nieuwe inzichten in de nieuwe loonaangifte 2006 hebben geleid tot wijzigingen in de gegevensset van de loonaangifte, het correctiebericht, het correctiemechanisme en de voorgeschreven rekensystematiek (voortschrijdend cumulatief rekenen). De gevolgen van deze wijzigingen hebben diep ingegrepen in de ontwerpen van processen en systemen van zowel UWV als Belastingdienst. Deze nieuwe inzichten zijn ontstaan na overleg met marktpartijen en de betrokken ministeries. Deze bijstellingen hebben geleid tot aangepaste planningen in september 2004 en een aangepast masterplan en kritiek pad, welke in oktober 2004 zijn opgeleverd. De gevolgen voor het voorziene testtraject voor 2005 en voor de uitvoeringsorganisatie per 2006 en later, worden thans in beeld gebracht. Als uit dit onderzoek blijkt, dat de benodigde tijd voor testen onvoldoende is, zal dat gevolgen hebben voor de hierna volgende planning. 2.5 Planning op te leveren processen en systemen In onderstaand overzicht zijn de geplande opleverdata voor de belangrijkste functionaliteiten opgenomen. Opleverdatum April 2004 Oktober 2004 Januari 2005 April 2005 Processen en systemen In voorbereiding op de verplichte digitale aanlevering van de loonaangifte 2006 is het mogelijk gemaakt voor kleine aangevers de huidige aangifte bij de Belastingdienst elektronisch in te dienen. De mogelijkheid voor het doen van elektronische loonbelastingaangifte is mogelijk gemaakt voor grote aanleveraars. De dagloonvaststelling en de premievaststelling gebeuren op basis van het nieuwe loonbegrip volgens Walvis. De werkgeversadministraties van UWV en Belastingdienst zijn op elkaar afgestemd en ontdubbeld. Vervolgens is een proces ingericht om de gegevens gesynchroniseerd te houden. Inhoudingsplichtigen worden op de hoogte gesteld van het resultaat van de afstemming en de ontdubbeling. 7

8 Opleverdatum Processen en systemen N.B. Hiermee is een belangrijke kritische succesvoorwaarde vervuld. Met het in kaart brengen van de totale doelgroep wordt het mogelijk eenduidig te informeren en te communiceren met de marktpartijen. De processen om met de markt te kunnen communiceren zijn gereed. Belastingdienst en UWV zijn in staat om nominatieve gegevens te kunnen uitwisselen. Maart tot juni 2005 November 2005 Januari 2006 Maart 2006 April 2006 Juli 2006 Oktober 2006 Er wordt in deze periode samen met een aantal marktpartijen, UWV en Belastingdienst een testtraject doorlopen. Het traject zal aantonen dat de basisvoorzieningen werken die de stroom van de werkgever, via de Belastingdienst tot aan UWV ondersteunt. Dan is aangetoond dat de keten van de loonaangifte 2006 werkt en de geldstroom van de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen vanaf 2006 is gewaarborgd. Op basis van de nieuwe werkgeversadministratie bij de Belastingdienst worden de loonaangiftegegevens 2006 verzonden. UWV en Belastingdienst zijn in staat de wettelijke taken conform de Wfsv uit te voeren. De werkgever levert de loonaangifte 2006 digitaal aan, aan de Belastingdienst. De Belastingdienst ontvangt en verwerkt de aangifte. De nominatieve gegevens worden doorgeleverd aan UWV/Polisadministratie. UWV/Polisadministratie ontvangt en verwerkt de nominatieve gegevens uit de loonaangifte, controleert deze en stelt ze beschikbaar aan interne en externe afnemers. De SV daglonen worden vastgesteld conform de nieuwe dagloonsystematiek volgens Walvis. De uitkeringssystemen van UWV zijn aangesloten op de Polisadministratie. UWV en Belastingdienst hebben fall-back voorzieningen ingericht. De functionaliteiten voor het beoordelen en vaststellen van de plicht tot het tijdig doen van (gecorrigeerde) aangifte worden geautomatiseerd ondersteund. De geautomatiseerde voorzieningen met betrekking tot de samenhangcontroles, de gegevenslevering aan de Belastingdienst, het verstrekken van het opnamebericht, de processen voor inzage- en correctierecht en de gegevenslevering aan CBS zijn gereed. De gegevensleveringen aan het toezichtproces van de Belastingdienst wordt door automatisering ondersteund. Alle geautomatiseerde systemen voor het beboeten door de Belastingdienst zijn geïmplementeerd. 8

9 Opleverdatum Januari 2007 Processen en systemen De koppeling tussen Belastingdienst en Polisadministratie voor het geautomatiseerd kunnen afhandelen van verzoeken inzake de betrouwbaarheid van polisgegevens is gereed. UWV start met de eerste verzending van verzekeringsberichten over het jaar De processen en systemen ten behoeve van het afhandelen van de reacties op het verzekeringsbericht zijn gereed. Deze nieuwe planning betekent dat ten opzichte van de oorspronkelijke planning uit het Eindrapport 2003 het implementeren van een aantal processen en systemen verschoven is in de toekomst (zie bovenstaand overzicht). In paragraaf 2.4 zijn de oorzaken aangegeven voor de verschuiving in de tijd. Leidend bij het verschuiven van de processen en systemen is het kunnen uitvoeren van de Wfsv en Walvis per 1 januari Daarbij is gebruik gemaakt van het moment in de tijd waarop de inzet van bepaalde functionaliteit daadwerkelijk wordt aangesproken en de mogelijkheid om processen tijdelijk handmatig uit te kunnen voeren. Deze nieuwe planning heeft geen invloed op de voorziene administratieve lastenverlichting. Op basis van deze nieuwe planning zijn UWV en Belastingdienst in staat de implementatie van de Wfsv en Walvis tijdig te realiseren. Deze planning geeft echter wel aan dat de grens voor het doorvoeren van wijzigingen lijkt te zijn bereikt. Zie in dit verband ook paragraaf

10 3. STAND VAN ZAKEN 3.1 Inleiding De invoering van Walvis en de Wfsv is een complexe aangelegenheid. De complexiteit wordt onder meer veroorzaakt door de omvang van de wijzigingen als zodanig (zowel inhoudelijk, organisatorisch als automatiseringstechnisch), de directe betrokkenheid en wederzijdse afhankelijkheid van de vijf betrokken partijen bij de invoering (UWV en Belastingdienst en de ministeries van SZW, Financiën en VWS) en de grote rol van de marktpartijen in het welslagen van de operatie. Voor het laten welslagen van een dergelijke operatie is een groot aantal maatregelen en acties noodzakelijk. Dit om invoeringsrisico s zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Om een beeld te geven van de maatregelen en acties wordt in dit hoofdstuk achtereenvolgens ingegaan op: de kritische succesfactoren en beheersmaatregelen (paragraaf 3.2); de ICT en ICT-investeringen (paragraaf 3.3); de personele gevolgen en de personele afwikkeling van UWV (paragraaf 3.4); de overige kosten (paragraaf 3.5); de kwaliteit van de samenwerking tussen UWV en Belastingdienst (paragraaf 3.6); overige onderwerpen (paragraaf 3.7); alle niet met name genoemde risico s: nieuwe wet- en regelgeving (paragraaf 3.8). 3.2 Kritische succesfactoren en beheersmaatregelen In het Eindrapport 2003 zijn de volgende kritische succesfactoren voor het welslagen van Walvis en de Wfsv onderkend: complexiteit; de haalbaarheid en externe factoren; de haalbaarheid en interne factoren. Om deze kritische succesfactoren te beheersen en te bewaken is een reeks van maatregelen getroffen die hierna worden beschreven. Een algemene beheersingsmaatregel is het binnen de projectorganisatie inrichten van risicomanagement. Op basis van het risicomanagement zijn afspraken gemaakt op welke wijze met risico s wordt omgegaan. Hiermee is geborgd dat elk gesignaleerd risico wordt geregistreerd en geanalyseerd en dat de afhandeling ervan wordt bewaakt, gecommuniceerd en geëvalueerd. Eenzelfde werkwijze wordt gevolgd bij wijzigingen die voortvloeien uit de parlementaire behandeling van Walvis en Wfsv en de wijzigingen die blijken bij de totstandkoming van de lagere regelgeving. Een belangrijk risico schuilt in de wederzijdse afhankelijkheid tussen UWV en Belastingdienst waar het gaat om de nieuwe werkprocessen van beide organisaties. Deze afhankelijkheden zijn in kaart gebracht en waar nodig voorzien van risicobeperkende maatregelen. Dit heeft onder meer geleid tot onderlinge afstemming van de wederzijdse terugvalscenario s Complexiteit De complexiteit van de Walvis- en Wfsv-operatie kent het risico dat de te ontwikkelen processen niet op elkaar aansluiten waardoor een deel of het gehele bedrijfsproces onvoldoende functioneert. In het Eindrapport 2003 is als risicobeperkende maatregel aangegeven het inrichten van een gezamenlijke besturings-, werk- en rapportagestructuur. Op het terrein van de werkprocessen zijn de volgende maatregelen voorzien: het inrichten van ketenbesturing; het verankeren van het niveau van wederzijdse ondersteuning; het instellen van gezamenlijke reviewprocedures; 10

11 het voorbereiden en uitvoeren van ketentesten. Ketenbesturing Het inrichten van ketenbesturing heeft tot doel een beheerste en structurele samenwerking tussen Belastingdienst en UWV op en na 1 januari 2006 mogelijk te maken. Dit wordt gerealiseerd door op tijd goede samenwerkingsafspraken te maken. De samenwerkingsafspraken betreffen formele afspraken die worden gemaakt tussen Belastingdienst en UWV waar de besturings- en beheersprocessen van de afzonderlijke organisaties met elkaar zijn verbonden. Het gaat hier onder meer om afspraken over de wederzijds te leveren prestaties, de voorbereiding en implementatie van wijzigingen in weten regelgeving, de afwikkeling van calamiteiten en productieverstoringen etc. Verankeren niveau wederzijdse ondersteuning In het kader van de ketenafhankelijkheid zijn acties gestart voor het verankeren van het niveau van de wederzijdse ondersteuning UWV en Belastingdienst. Per 1 oktober 2004 is een activiteitenplan opgeleverd. Nadere uitwerking hiervan vindt in 2005 plaats. De resultaten worden dan vastgelegd in convenanten en/of service niveau overeenkomsten. Instellen gezamenlijke reviewprocedures Begin 2004 is geconstateerd dat UWV en de Belastingdienst hun plannen en producten nog onvoldoende wederzijds beoordelen. Om aan dit bezwaar tegemoet te komen hebben UWV en Belastingdienst een nieuwe zogeheten review- en changeboard ingesteld. Hiermee is geregeld dat nieuw ontwikkelde processen door Belastingdienst en UWV op voorgeschreven wijze in een gezamenlijk platform worden ingebracht, besproken en afgehandeld. Ketentest met marktpartijen Eerder is aangegeven dat de nieuwe werkprocessen van UWV en Belastingdienst een sterke mate van wederzijdse afhankelijkheid kennen. Om de werking van de werkprocessen in hun onderlinge samenhang te kunnen beoordelen en om te bepalen of invoering van de Wfsv per 1 januari 2006 haalbaar is, is een testtraject met een aantal marktpartijen, UWV en Belastingdienst voorzien. De voorbereidingen voor dit traject zijn in september 2004 gestart. De feitelijke test wordt uitgevoerd van maart tot juni Het doel van dit testtraject is aan te tonen dat de basisvoorzieningen werken voor de verwerking en doorlevering van gegevens van de werkgever, via de Belastingdienst tot aan UWV. Daarmee is tevens de geldstroom van de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen vanaf 2006 gewaarborgd. Integrale ketentest Voorts is eind 2005 een test voor de gezamenlijke procesketens van UWV en Belastingdienst gepland. Deze ketentest is in feite het sluitstuk van de daaraan voorafgaande deelprocessen en applicatietests bij de Belastingdienst en UWV. De ketentest geeft uiteindelijk zekerheid of de processen in de keten van markt, Belastingdienst en UWV goed op elkaar aansluiten. Voorzien werd in de start van de integrale ketentest op 1 juli Uit voorgaande planning blijkt dat niet alle processen en systemen op deze datum worden opgeleverd. Omdat daardoor minder tijd beschikbaar is voor de integrale ketentest wordt thans onderzocht of de ketentest gefaseerd kan worden en of additionele maatregelen getroffen moeten worden om voldoende zekerheid te krijgen voor een succesvolle invoering. Dit is thans in onderzoek. Het geheel maakt onderdeel uit van het ketentestplan. 11

12 3.2.2 De haalbaarheid en externe factoren In deze paragraaf wordt ingegaan op de volgende externe factoren die de haalbaarheid van Walvis en Wfsv kunnen beïnvloeden: ontwikkelingen die verband houden met de wetgeving en lagere regelgeving; ontwikkelingen op het terrein van de markt en de marktbewerking; afhankelijkheden gegevensleveringen van Polisadministratie aan derden; relaties met andere authentieke registraties Ontwikkelingen wetgeving en lagere regelgeving Wfsv en Walvis In het Eindrapport 2003 is de invloed op het project onderkend van het niet tijdig gereed zijn van wetgeving alsmede van grote veranderingen in aanverwante regelgeving. Onderkend is dat dit kan leiden tot mogelijke wijzigingen in het project waardoor er uitloop kan ontstaan en de kosten kunnen oplopen. Voor de marktpartijen UWV en Belastingdienst ontstaat daardoor het risico dat zij niet in staat zijn hun bedrijfsprocessen tijdig aan te passen. Tijdige realisatie van wetgeving en regelgeving Om een tijdige invoering van Walvis en Wfsv mogelijk te maken is reeds voorafgaand aan de afronding van de wetgeving gestart met voorbereidende werkzaamheden bij UWV en Belastingdienst. Voor de ontwerpbeslissingen voor de automatisering bij beide uitvoerders is met aannames gewerkt. Om te borgen dat mogelijke wijzigingen zo vroegtijdig mogelijk bekend zouden zijn, is er een grote betrokkenheid van UWV en Belastingdienst bij de regelgeving. Zo leveren de beide uitvoerders bouwstenen aan voor de lagere regelgeving. Het onderkennen en doorvoeren van wijzigingen in wet- en regelgeving wordt ondersteund met behulp van het risicomanagement (zie paragraaf 3.2 hiervoor). Nadat de ontwerpbeslissingen op hoofdlijnen waren genomen, hebben zich in mei 2004 wijzigingen voorgedaan. Zie paragraaf 2.4. De aanpassingen als gevolg van deze wijzigingen zijn inmiddels doorgevoerd in de automatiseringsprogramma s van SUB. De effecten van deze wijzigingen zijn behandeld in het hoofdstuk Planning en worden nader belicht in paragraaf Ontwikkelingen markt en marktbewerking Een belangrijke voorwaarde voor het welslagen van de Walvis- en Wfsv-operatie is dat de markt de daarvoor noodzakelijke aanpassingen tijdig en juist kan realiseren. Om de markt hiertoe in staat te stellen is de markt betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe loonaangifte en de nieuwe rekenregels. Verder wordt een communicatiecampagne voorbereid. Hierna wordt hierop ingegaan. Markt en communicatie De invoering van Walvis en Wfsv wordt begeleid met een uitgebreide communicatiecampagne. Deze campagne richt zich op vier doelgroepen: ontwikkelaars van salarissoftware, werkgevers, accountants- en administratiekantoren en uitkeringsinstanties als UWV, SVB, gemeentelijke sociale diensten en pensioenfondsen. Vanaf september 2004 zijn drie fasen te onderkennen: De bewustwordingsfase (september/december 2004), de fase waarin de impactanalyse gereed moet zijn (maart/april 2005) en Ik ben er klaar voor! (september/oktober 2005). Na iedere fase worden met behulp van een landelijke monitor de kennis-, houdings- en gedragsdoelstellingen en de stand van zaken van de aanpassing van de salarissoftware gemeten. 12

13 De eerste communicatie-uitingen zijn gericht op de ontwikkelaars van salarissoftware. Zij hebben in juli 2004 een brief met nadere informatie ontvangen. Daarnaast heeft iedere softwareleverancier een accountmanager toegewezen gekregen. Er is sprake van persoonlijke communicatie. De specificaties van de loonaangifte zijn bekend gemaakt via de website van de Belastingdienst. Verdere uitleg wordt gegeven binnen technische workshops. De communicatiecampagne gericht op A&A-kantoren is op 14 september 2004 van start gegaan met de verzending van een informatiepakket aan elk A&A-kantoor. In de periode september t/m december 2004 zijn/worden 10 landelijke bijeenkomsten voor administratie- en accountantskantoren gehouden. De voorlichtingscampagne voor werkgevers start op 22 november Actuele en uitgebreide informatie is beschikbaar op de website Daarnaast is gelijktijdig het Informatiepunt Loonaangifte 2006 ingericht alwaar belanghebbenden met hun telefonische vragen terecht kunnen. De hiervoor genoemde uitkeringsinstanties (SVB, UWV etc.) ontvangen informatie over de consequenties van de Loonaangifte Deze informatieverstrekking is voorzien in de programma s Elektronisch Aangeven, Extern Platform Loonaangifte 2006 (EPL) en binnen de overlegstructuur DiVoSa. Voor deze doelgroepen van veelal grote aanleveraars, wordt een structureel overleg en een specifiek communicatietraject ingericht. Voor deze doelgroep is ook een speciale doelgroepcoördinator aangewezen, die dient als aanspreekpunt en coördinator en tevens ondersteuning kan bieden bij de communicatieactiviteiten. De communicatie met de markt en de marktbewerking wordt afgestemd in het EPL. Het EPL is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle doelgroepen en heeft de functie van gemeenschappelijk klankbord in het communicatietraject. Ook dient dit platform als toetssteen voor de implementatie van de Loonaangifte Afhankelijkheden gegevensleveringen van Polisadministratie aan derden Een groot aantal organisaties wordt geraakt door de invoering van de Wfsv. Het is van groot belang dat deze organisaties tijdig en juist geïnformeerd worden over veranderingen, opdat zij tijdig hun werkprocessen kunnen aanpassen. Risico is dat afnemers zoals gemeenten (sociale diensten), pensioenfondsen en SVB nog geen helder beeld hebben van de mogelijkheden van de Polisadministratie voor hun uitvoeringsprocessen. Het is daarom van belang dat deze instanties op de hoogte worden gesteld van deze consequenties, opdat tijdig de wederzijdse wensen en behoeften bilateraal op elkaar afgestemd kunnen worden. Hiertoe is binnen UWV begin 2004 het project Afstemming & Coördinatie Afnemers gestart. De huidige stand van zaken is dat ten aanzien van de onderkende afnemers: het project beschikt over de juiste contacten met alle afnemers; de wensen van de afnemers pro-actief worden geïnventariseerd; er continu aandacht is voor nieuwe wensen van de afnemers. Daarnaast zijn de voorbereidingen om te komen tot een structureel gezamenlijk overleg met de betrokken afnemers in een vergevorderd stadium. Het eerste overleg zal voor het einde van dit jaar plaatsvinden. 13

14 Relaties met andere basisregistraties In het Programma Stroomlijning Basisgegevens (SBG) heeft de regering aangegeven, dat zij de gegevenshuishouding van de overheid wil stroomlijnen door het vestigen van een aantal authentieke basisregistraties, waarmee veel gebruikte gegevens eenmalig en eenduidig worden opgeslagen en ontsloten. Hergebruik van gegevens draagt bij aan verlichting van administratieve lasten, voorkoming van fraude, verlaging van uitvoeringskosten en verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. In SBG wordt aan de Polisadministratie de taak toebedeeld van de authentieke basisregistratie van dienstverbanden en uitkeringsverhoudingen. De Polisadministratie investeert in deelname aan dit programma. Hierbinnen stemt zij haar inzichten af met andere betrokken registers. Zij anticipeert daarmee op nieuwe ontwikkelingen inzake haar rol als houder van een basisregistratie alsmede als participant in het toekomstige stelsel. Met deze inzichten worden bestaande functionele afspraken met bijvoorbeeld GBA, BBR en Sofi-nummergebruik, indien nodig, bijgesteld De haalbaarheid en interne factoren Zoals het Eindrapport 2003 aangeeft ziet dit risico op het niet tijdig realiseren van de voorzieningen tegen de begrote kosten. De belangrijkste maatregelen die ter afdekking van dit risico zijn getroffen betreffen: het opstellen van een masterplan; het instellen van een gezamenlijk programmabureau; tijdige oplevering processen en terugvalscenario s Opstellen van masterplan In het masterplan zijn op hoofdlijnen de activiteiten, de kritieke paden en afhankelijkheden beschreven. Het masterplan vormt daarmee de basis voor de besturing op tijdige oplevering van de voorziene processen en systemen binnen de begrote kosten. Het masterplan wordt periodiek geactualiseerd Instellen gezamenlijk programmabureau Voor de beheersing van de projecten en de financiële sturing daarop is een gezamenlijk programmabureau SUB ingesteld. In paragraaf 2.2 is nader ingegaan op samenstelling en taken van het programmabureau Tijdige oplevering processen en terugvalscenario s De huidige status van het project is dat de ontwikkeling van voorzieningen voor de meest kritische processen binnen beide organisaties de hoogste prioriteit heeft. Uit hoofdstuk 2 Planning blijkt dat de beschikbare tijd voor ontwerp en systeembouw zoals voorzien in het Eindrapport 2003 is overschreden. De planning is daarop aangepast, maar het risico dat beoogde voorzieningen niet tijdig tegen begrote kosten gereed zijn, blijft ondanks deze maatregel tijdens de projectfase bestaan. Een belangrijk onderdeel van de risicobeheersing is het beschikbaar hebben van terugvalscenario s. Als onderdeel van de terugvalscenario s is naast de nieuwbouw van de Heffings- en inningsadministratie voorzien in een aanpassing van het huidige loonbelastingsysteem om in noodgevallen het nieuwe bedrijfsproces te kunnen ondersteunen. Ook binnen UWV zijn op basis van de risico analyse terugvalscenario s ontwikkeld. Binnen de risicoanalyse is het transformatieprogramma één van de onderkende risico s. In het kader van dit programma is een nieuwe bedrijfsarchitectuur in ontwikkeling genomen. De Polisadministratie sluit aan op deze architectuur. Als risico is onderkend dat componenten van 14

15 deze architectuur niet op tijd gereed zijn. In dat geval voorziet de Polisadministratie in een scenario waarmee in elk geval op 1 januari 2006 aan de wettelijke eisen en aan de eisen van de in- en externe afnemers kan worden voldaan. Recent is uit een testtraject gebleken dat dit risico voor componenten van de architectuur manifest is geworden. Daarom is besloten het terugvalscenario in voorbereiding te nemen. Overgang van taken Tussen UWV en Belastingdienst zijn afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid voor inschrijving en indeling van werkgevers, premievaststelling, toezicht, bezwaar en beroep en incasso, voorzover deze betrekking hebben op de pré Walvisjaren (de premiejaren 2005 en eerder). Leidend bij de gemaakte afspraken zijn zo min mogelijk overdracht van werk en de daarbij behorende dossiers, bestanden en ondersteunende systemen en borging van een zo groot mogelijke toegankelijkheid voor de werkgever in de overgangsperiode na 1 januari Transformatieprogramma UWV Naast wijzigingen in wet- en regelgeving wordt UWV in 2005 ook geconfronteerd met de uitvoering van het transformatieprogramma en going concern. Beleidscumulatie vormt een kritische succesfactor voor het transformatieprogramma en voor een adequate implementatie van Walvis/Wfsv en is als zodanig onderwerp van regulier overleg tussen UWV en SZW. Op de knelpunten die uit deze cumulatie ontstaan wordt verder ingegaan in paragraaf ICT en ICT-investeringen In dit onderdeel wordt ingegaan op de stand van de automatisering bij de Belastingdienst respectievelijk bij UWV. In paragraaf 2.5 is aangegeven, dat de oorspronkelijke planning is bijgesteld en wat de stand van zaken is ten aanzien van de realisatie van die planning Automatisering Belastingdienst In voorbereiding op de verplichte digitale aanlevering van de loonaangifte 2006 zijn de systemen van de Belastingdienst geschikt gemaakt om de huidige aangifte bij de Belastingdienst elektronisch in te dienen. Daarbij is tevens de elektronische poort gereed voor de loonaangifte 2006, zoals nu gedefinieerd. De ontwerpfase voor het nieuwe heffingssysteem is afgesloten en de bouw van delen van dit systeem is gestart. De aanpassingen van het huidige heffingssysteem voor de loonaangifte 2006 zijn op hoofdlijnen ingepast in de reguliere aanpassingen voor het jaar De ontwerpfase en de bouw van beide ligt op schema. De aanpassingen aan systemen voor de migratie werkgeversadministratie UWV/Belastingdienst ligt op planning en is gereed in februari Het ontwerp van de aanpassingen van de systemen wordt in delen opgeleverd. Het gedeelte voor het aanpassen van het heffingssysteem is opgeleverd aan de ICT afdeling van Belastingdienst. De realisatie van dit systeemdeel is gereed 1 juli Het ontwerp voor de aanpassing van de dienstverleningsystemen van de Belastingdienst is gereed, voorbereidingen voor de bouw zijn gestart. Voor de gegevensuitwisseling tussen UWV en Belastingdienst zijn zogenoemde koppelvlakken ontworpen. Dit ontwerp is gereed en de bouw van de systemen bij UWV en Belastingdienst ligt op schema. 15

16 De aanpassingen van de huidige fiscale database (FiBase) zijn in kaart gebracht. De aanpassing van het systeem wordt momenteel ingepland. De ontwerpfase ligt op schema. Het conceptontwerp van weekaanlevering door het uitzendwezen aan Belastingdienst en UWV is vergevorderd. Op enkele punten wordt nog nader overlegd Automatisering UWV Automatisering UWV Polisadministratie De Europese aanbesteding voor de bouw van een belangrijk deel van de ICT-voorzieningen is in de verslagperiode afgerond. In mei 2004 is het contract met de softwareontwikkelaar getekend. Na een opstartfase, waarin het leveranciersmanagement is opgezet en een Proof of Concept met succes is uitgevoerd, is de softwareleverancier gestart met de bouw. Een belangrijke afhankelijkheid in de verslagperiode is de start van de Europese aanbesteding voor het rekencentrum (de voorzieningen voor de technische ondersteuning) met de vereiste publicatie van het Request for information en het Request for proposal (RFI en RFP). Met externe afnemers zijn de afspraken afgerond over de te leveren gegevens en de berichtspecificaties. Voor UWV-interne afnemers en voor de Belastingdienst zijn gegevensdiensten ontwikkeld die hen in staat stellen hun processen conform de doelstellingen van Walvis en de Wfsv uit te voeren. De wijze waarop UWV Polisadministratie invulling zal geven aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens is aan het College Bescherming Persoonsgegevens gepresenteerd. De samenwerking tussen de concernstaf ICT en de ontwikkelorganisatie van de Polisadministratie is in de afgelopen periode niet altijd optimaal geweest. Dit geldt evenzeer voor de aansturing van de leveranciers. Op beide thema s zijn maatregelen getroffen die tot verbetering zullen leiden. Migratie UWV Polisadministratie Om een ongestoorde bedrijfsvoering van UWV tijdens de opbouw van de Polisadministratie in 2006 en 2007 te garanderen, is het noodzakelijk dat de bestaande basisregistraties nog enige tijd in stand blijven. Door middel van een synchronisatiemechanisme wordt zeker gesteld dat in de overgangsjaren de Polisadministratie en de basisregistraties dezelfde gegevens bevatten. De technische realisatie van de voor deze voorzieningen benodigde systeemaanpassingen is in augustus 2004 van start gegaan. De hiervoor benodigde conversie van de persoons- en werkgeversgegevens vanuit de basisregistraties naar het model van de toekomstige Polisadministratie biedt tevens de mogelijkheid om de afzonderlijke UVI gegevensverzamelingen te integreren tot één UWVgegevensverzameling. In het kader van de transformatie UWV worden de huidige basisregistraties uitgefaseerd. Dit vindt in samenhang plaats met de ontwikkeling van de Polisadministratie. Een voorwaarde om de processen in de toekomstige keten met de Belastingdienst uit te kunnen voeren is dat de werkgeverregistraties van de Belastingdienst en UWV voorafgaand aan de initiële vulling van de Polisadministratie volledig met elkaar in overeenstemming zijn. In de verslagperiode hebben de Belastingdienst en UWV bereikt dat op werkgeversniveau de 16

17 registraties nu al voor meer dan 95% aan elkaar te gekoppeld zijn. In de komende periode wordt dit percentage nog verhoogd. Aanpassing distribuerende functie in verband met Walvis De uitkeringsprocessen UWV worden aangepast aan de eisen die de wet Walvis stelt. Die aanpassingen omvatten vier grote eenheden: aansluiten op de Polisadministratie; invoering van een dagloonmodule; aanpassen van de claimsystemen en werkprocessen (aansluiten op de Polisadministratie); aanpassen van de bruto-/nettosystemen (ingevolge de Wfsv). Waar tot nu toe de uitkeringssystemen worden gevoed met gegevens die in de claimafhandeling worden uitgevraagd bij de werkgevers, gebeurt dat na invoering van Walvis vooral op basis van gegevens uit de Polisadministratie. De uitkeringssystemen worden aangepast aan de veranderde gegevensstromen en aan de aangepaste processen. Ter ondersteuning van de dagloonberekening wordt op basis van de concept-dagloonregelingen één dagloonmodule gebouwd die door alle uitkeringssystemen van UWV gebruikt wordt. Daarnaast worden de systemen geschikt gemaakt voor gebruik van de dagloonmodule. De uitkeringssystemen en de dagloonmodule worden via geautomatiseerde koppelingen aangesloten op de Polisadministratie. De Wfsv heeft ook gevolgen voor UWV in de rol van inhoudingsplichtige ten aanzien van uitbetaling van de uitkeringen ZW, WW en WAO. Het bruto/netto traject en de betaalsystemen ondergaan grote wijzigingen. Daarnaast zullen in de betaalsystemen voorzieningen worden getroffen om vanaf januari 2006 loonaangifte te kunnen doen aan de Belastingdienst. De daarvoor noodzakelijke specificaties zijn recent beschikbaar gekomen De ICT-investeringen Onder de ICT kosten zijn alle kosten opgenomen voor het ontwerpen, bouwen, accepteren en implementeren van alle geautomatiseerde systemen. Hierin zijn ook begrepen alle tijdelijke automatiseringssystemen die noodzakelijk zijn ten behoeve van de gegevensmigratie van de huidige in gebruik zijnde systemen naar de in het kader van Walvis/Wfsv nieuw ontworpen systemen. De kosten voor het operationeel houden van oude systemen maken onderdeel uit van de reguliere begroting van UWV. De ICT kosten van de deelprojecten van Walvis/Wfsv binnen UWV en Belastingdienst vanaf start project tot en met september 2004 en de prognose einde project zijn als volgt: Tabel 1 ICT-kosten (in euro s x 1 mln.) Cumulatief t/m september 2004 Totaal project Budget Realisatie Verschil Budget Prognose Verschil ICT kosten UWV 48,5 25,7 22,8 139,1 139,1 0 ICT kosten 40,2 23,5 16,7 83,8 83,8 0 Belastingdienst Totaal 88,7 49,2 39,5 222,9 222,9 0 17

18 De cijfers in bovenstaande tabel betreffen cumulatieve cijfers vanaf aanvang project. Het beschikbare budget is als volgt berekend: budget /12 maal budget In het beschikbare budget is rekening gehouden met de additionele meerkosten (zie hierna). UWV/Polisadministratie Als gevolg van het uitlopen van de ontwerpfase en het vervolgens synchroniseren van de fasering van UWV en Belastingdienst zijn de uitgaven tot heden achtergebleven bij eerdere prognoses. De einde projectprognose is echter nagenoeg ongewijzigd. Delen van het project bevinden zich nog in de ontwikkelingsfase, inherent daaraan bestaat nog enige onzekerheid omtrent de aard en omvang van het benodigde budget. De verwachting is echter dat het gehele project binnen het budget uitgevoerd zal worden. Dit inzicht wordt gestaafd door de ervaringen die het project heeft met de inmiddels in bouw genomen onderdelen en de Europese aanbesteding. UWV/Walvis Door de tweede Nota van Wijziging Walvis, de Wfsv en de invoeringswet Wfsv hebben zich de volgende wijzigingen in het projectplan Walvis voorgedaan: gelijkstelling van premieloon en uitkeringsloon aan het fiscale loon; vervroegde invoering van het premieloon per 1 januari 2005; toepassing van de heffingssystematiek conform de huidige loonheffing; invoering van de loonaangifte 2006, correcties en afdracht via de Belastingdienst; cumulatief rekenen gebaseerd op loontijdvakken in plaats van loondagensystematiek. De additionele meerkosten van deze wijzigingen bedragen 6,2 mln. euro. Deze meerkosten zijn verwerkt in het budget voor UWV (zie tabel 1). Hierdoor is het budget voor het totale project voor ICT gekomen op 222,9 mln. euro. Daarnaast is de realisatie van een aantal activiteiten verschoven van 2004 naar Een relatief groot deel van die activiteiten heeft betrekking op het verrichten van aanpassingen aan de uitkeringssystemen. De samenhangende kosten worden daardoor ook op een later moment gemaakt. Belastingdienst Als gevolg van het uitlopen van de ontwerpfase en het vervolgens synchroniseren van de fasering van de Belastingdienst en UWV zijn de uitgaven tot op heden achtergebleven bij de eerdere prognoses. In de loop van het jaar is hierop door de Belastingdienst geanticipeerd door het budget voor 2004 naar beneden bij te stellen. De einde projectprognose is echter ongewijzigd gebleven. Delen van het project bevinden zich nog in de ontwikkelingsfase, inherent daaraan bestaat nog enige onzekerheid omtrent de aard en omvang van het benodigde budget. De verwachting is echter dat het gehele project binnen het budget uitgevoerd zal worden. 3.4 De personele gevolgen en de personele afwikkeling In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan de begeleiding van UWV-personeel en aan de inmiddels gerealiseerde uitstroom van UWV-personeel. Ook wordt aandacht besteed aan de stand van zaken rond het convenant inzake de overgang van UWV-personeel naar de Belastingdienst Overgang van personeel UWV naar Belastingdienst In verband met de overgang van taken naar de Belastingdienst gaan 800 fte (hierna medewerkers) over van UWV naar de Belastingdienst. Deze overgang krijgt zijn beslag in 18

19 drie tranches, te weten per 1 juli 2005, per 1 januari 2006 en per 1 januari Voor de eerste tranche (475 medewerkers) is selectie van medewerkers voorzien in het voorjaar van Deze tranche ziet met name op medewerkers in de looncontrole en bijzonder onderzoek. De selectie voor de tweede en derde tranche wordt gecombineerd in mei tot juli 2005 uitgevoerd en omvat in totaal 325 medewerkers. Ten behoeve van de selectie heeft de Belastingdienst een formatieplan met zogeheten functieprofielen en een verdeling over de regio s opgesteld. De selectie uitgaande van de functieprofielen en de regio s vindt plaats door UWV. Als gevolg van de samenwerkingsoperatie wordt verwacht dat 1700 UWV-medewerkers hun baan verliezen Personele effecten distribuerende functie De invoering van Walvis leidt op termijn tot een verdere structurele reductie van 400 medewerkers bij de distribuerende functie binnen UWV (voor de uitvoering WW 100 en voor de uitvoering WAO en ZW 300 medewerkers). De veranderingen voor de uitvoering treden op als gevolg van de beschikbaarheid van actuele gegevens vanuit de Polisadministratie. Gezien de geleidelijke opbouw van deze administratie vindt deze personeelsreductie vanaf 2007 gefaseerd plaats Begeleiding UWV-personeel Per saldo zal als gevolg van de taakoverheveling naar de Belastingdienst sprake zijn van een forse afbouw van de huidige Divisie Werkgevers van UWV. UWV streeft ernaar om medewerkers optimaal van werk naar werk te begeleiden. Dit streven geldt voor zowel te herplaatsen personeel binnen UWV, medewerkers die overgaan naar de Belastingdienst als voor de betrokkenen die hun carrière vervolgen op de externe arbeidsmarkt. Naarmate de uitvoering hiervan effectiever verloopt kan het beroep op de regelingen uit het Sociaal Plan van UWV beperkt blijven. Ter ondersteuning en begeleiding van de veranderingen voor het personeel en het management heeft UWV een Service-organisatie in het leven geroepen Gerealiseerde uitstroom UWV-personeel UWV heeft verschillende activiteiten ontplooid om de beoogde personeelsuitstroom op gang te krijgen. Zo zijn regionale Mobiliteitscentra opgericht om medewerkers te begeleiden en te adviseren in hun traject van werk naar werk. Daarna worden met de medewerkers maatwerkoplossingen ontwikkeld bijvoorbeeld in de vorm van scholing, om de inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Deze activiteiten hebben thans reeds effect gesorteerd; in de eerste helft van 2004 zijn zo n 200 medewerkers vrijwillig vertrokken Opleiding personeel De begeleiding van het personeel vindt voor een belangrijk deel plaats door middel van opleidingen. De opleidingsactiviteiten zijn te onderscheiden in: Her- of bijscholing van boventallig personeel van UWV. Deze vorm van begeleiding wordt aangeboden aan de individuele medewerker om de positie op de arbeidsmarkt te verbeteren; Scholing door UWV van het zittende personeel van de Belastingdienst. Binnen UWV heeft inventarisatie plaatsgevonden van de onderwerpen en de noodzakelijke diepgang om de Belastingdienstmedewerkers op hun nieuwe taken voor te bereiden. Binnen de Belastingdienst is een inventarisatie gaande naar de opleidingsbehoefte en de omvang 19

20 van het op te leiden personeel. Het streven is om eind 2004 te komen tot een concreet opleidingsplan. De opleidingen zelf zijn ingepland in het vierde kwartaal 2005; Opleiding door Belastingdienst van overkomend UWV-personeel. Het bestaande opleidingsmateriaal van de Belastingdienst wordt thans aangepast aan de situatie na 1 januari Daarnaast wordt bezien welke opleidingsmodules (verplicht dan wel facultatief) aan de verschillende groepen overkomende UWV-medewerkers worden aangeboden. De feitelijke scholing van de medewerkers vindt plaats na overkomst naar de Belastingdienst Convenant overgang UWV-medewerkers naar Belastingdienst Het is de bedoeling dat de spelregels rond de overgang van UWV-medewerkers, zoals inschaling bij de Belastingdienst en overbrugging van bestaande verschillen in rechtspositie, worden vastgelegd in een convenant tussen de betrokken partijen. Dit betreft naast UWV en Belastingdienst ook de vakorganisaties. De convenantbesprekingen, die in een open sfeer verlopen, zijn thans nog in volle gang. De verwachting bestaat dat het convenant nog in 2004 kan worden ondertekend. 3.5 Overige kosten Naast de kosten voor ICT worden er ook kosten gemaakt ten aanzien van het sociaal plan en de communicatie. In onderstaand overzicht wordt het verloop van de uitputting van deze budgetten weergegeven. Tabel 2 Overige kosten (in euro s x 1 mln.) Cumulatief t/m september 2004 Totaal project Budget Realisatie Verschil Budget Prognose Verschil Sociaal plankosten UWV 8,6 4,3 4,3 145,4 145,4 0,0 Communicatie UWV 3,2 0,9 2,3 10,1 10,1 0,0 Overig UWV 8,9 4,4 4,5 17,5 17,5 0,0 Totaal UWV 20,7 9,6 11,1 173,0 173,0 0,0 Sociaal plankosten BD 0,0 0,0 0,0 16,0 16,0 0,0 Communicatie BD 0,5 0,1 0,4 2,0 2,0 0,0 Overig BD 9,8 0,5 9,3 27,4 27,4 0,0 Totaal BD 10,3 0,6 9,7 45,4 45,4 0,0 Totaal 31,0 10,2 20,8 218,4 218,4 0,0 3.6 Kwaliteit samenwerking tussen UWV en Belastingdienst Effectief samenwerken noodzaakt tot intensieve contacten tussen de betrokken partijen. UWV en Belastingdienst werken in de projectorganisatie en op de werkvloer samen op de implementatie van Walvis/SUB tot een goed einde te brengen. Op onderdelen behoefde de samenwerking verbetering. Dit werd mede ingegeven door cultuurverschillen en verschillende werkwijzen tussen de organisaties die vooral merkbaar waren bij de aanvang van het project. Dit manifesteerde zich met name in de afstemming van planningen, onderlinge communicatie en transparantie. Daarop zijn acties ondernomen. Dat intensief wordt samengewerkt mag blijken uit het aantal medewerkers dat een directe bijdrage levert aan het welslagen van de operatie. Naar grove schatting gaat het bij beide organisaties in totaal om enkele honderden medewerkers. 20