Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente

Transcriptie

1 Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Service Unit Zwolle Postbus DC Zwolle Hanzelaan JL Zwolle Telefoon (038) Telefax (038) Ons kenmerk Contactpersoon J.P. Boom / H.R.J.M. Lammerts Doorkiesnummer (038) / (038) j.boom@agentschapszw.nl / h.lammerts@agentschapszw.nl Datum 3 december 2002 Onderwerp Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002: grijze gebieden Geachte, In mijn brief d.d. 4 oktober 2002 met kenmerk AGSZW/OPS/ZW/2002/55721 heb ik U onder de aandacht gebracht dat een aantal grijze gebieden is geconstateerd waarin in de Regeling niet is voorzien. Met deze brief wil ik U hieromtrent nader informeren (zie bijlage). Vertrouwende U hiermee voldoende te hebben geïnformeerd verblijf ik, Hoogachtend, DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID namens deze, C. Sterrenburg Teamleider Service Unit Zwolle

2 Algemeen - definities Volgens de definitie in de Regeling is een BVG [een] gebouw waarin CWI, ( ) een gemeente ( ) en een vestiging van het UWV ( ) samenwerken ( ) ; de vraag doet zich nu voor hoe deze formulering moet worden uitgelegd indien, bijvoorbeeld, het UWV géén kantoor houdt maar één dagdeel per twee weken een flexplek bemenst. Centraal staat of de taken van het UWV die logischerwijs in een BVG kunnen worden ondergebracht (met name in relatie tot werklozen) op locatie plaatsvinden. Indien dit het geval is kan worden gesproken van een BVG (ook in een minimumvariant). Wordt door een fysieke scheiding van front- en backoffice [van één der wettelijk verplichte partijen, waarbij beide afdelingen op andere locaties zijn gehuisvest] voldaan aan de subsidievoorwaarden, met name daar waar het gaat om de definitie van een BVG. Mits deze situatie niet belemmerend is voor het uitvoeringsproces, en de front-officeprocessen zijn als bedoeld in de geest van de BVG-regeling, bestaat hiertegen geen bezwaar. Volgens artikel 7, lid 1c. van de regeling moet een Programma van Eisen met betrekking tot de ruimte worden opgesteld. Waaraan moet dit PvE voldoen. Een compleet PvE omvat de volgende aspecten: 1. ruimtelijke eisen (soort, aantal en oppervlakte van ruimte en/of plekken), 2. functionele eisen (relatie tussen ruimten), 3. eisen aan beleving en uitstraling, 4. bouwkundige eisen, 5. financiële eisen, 6. planning. De onderdelen 1, 2 en 3 dienen bij de indiening van het Plan van Aanpak beschikbaar te zijn. De onderdelen 4, 5 en 6 dienen bij de einddeclaratie beschikbaar te zijn. Zie ook het Handboek Huisvesting Bedrijfsverzamelgebouw, Veranderorganisatie SUWI, april ב

3 In de regeling is geen eindtermijn van de vervolgsubsidie opgenomen. Vooralsnog heeft SZW besloten geen eindtermijn op te nemen. Uit de regeling is niet duidelijk wat het servicegebied is van het BVG. Kan hiervoor een eenduidig document worden aangereikt. Uit de aanvraag moet duidelijk zijn welke gemeenten en andere publieke organisaties zich gaan vestigen in het BVG. Dit is niet op voorhand voorgeschreven door het departement [behoudens kerngemeente, CWI en UWV]. Verder is van belang dat de kostenvergoeding betrekking heeft op het daadwerkelijke aantal FTE s dat overgaat naar het BVG. Er zal worden afgerekend met behulp van de einddeclaratie op basis van de werkelijke kosten tot het genormeerde maximum. De regeling bevat geen bepaling waarin wordt getoetst of dit een redelijk aantal is gezien het verzorgingsgebied. Tegen deze achtergrond is het niet noodzakelijk dat een document wordt aangereikt waarin de diverse verzorgingsgebieden exact worden aangegeven. Is de regeling alleen van toepassing op nieuwe BVG en of ook op bestaande. De regeling is opgesteld om te bevorderen dat nieuwe BVG en worden gevormd en vergoedt incidentele kosten van de overgang. Tegen deze achtergrond worden reeds bestaande BVG en niet financieel tegemoet gekomen via deze regeling. Subsidiabele kosten Blijven alle kosten van het CWI buiten beschouwing. In het kader van deze Regeling zijn uitsluitend de leegstandskosten van het CWI niet subsidiabel; hetgeen betekent dat de verhuis- en improductiviteitskosten van het CWI wel in de aanvraag kunnen worden meegenomen. ג

4 Kunnen doorbelaste kosten in aanmerking gebracht worden voor subsidie. Dit is mogelijk. Wel dient te worden aangetoond dat deze kosten zijn gemaakt in het kader van de overgang naar een BVG; vervolgens dienen de totale kosten en de gehanteerde doorberekeningsbasis te worden geverifieerd. Daarnaast zijn de vastgestelde maxima per kostensoort van toepassing. In aanmerking te brengen FTE s Kan het ministerie voorzien in een nadere aanscherping / verfijning / beperking van de in aanmerking te brengen functies, met name daar waar het andersoortige, maar wel gerelateerde frontoffice-functies betreft, evenals direct gerelateerde backoffice-functies. In de toelichting op de regeling is aangegeven, dat het moet gaan om personeelsleden die werk verrichten in het kader van werk en inkomen (binnen het SZW-domein). Meer toegespitst gaat het om taken die in de SUWI-wet worden genoemd. Het gaat hier om medewerkers van de publieke organisaties die daadwerkelijk in het BVG werkzaam gaan zijn en zich bezig houden met taken die samenhangen met werk en inkomen en niet met andere taken (zie artikel 6). Alleen directe overhead, die rechtstreeks samenhangt met de uitvoering van deze taken (met name het management) behoort tot deze groep. Uitdrukkelijk niet personen in faciliterende functies zoals catering en bewaking. Het aantal FTE s dat verhuist naar het BVG zal op basis van nacalculatie moeten worden bepaald. Er is een aantal artikelen waarin wordt gesproken over de FTE s die overgaan naar het BVG. Het exacte tijdstip wordt niet vermeld. De regeling heeft het over FTE s die vanuit de moederorganisaties in het BVG zullen gaan werken. Uitgangspunt is derhalve het aantal FTE s bij opening van het BVG, dat feitelijk werkzaamheden op de BVG-locatie gaat verrichten. ד

5 CWI Enkele gemeenten hebben de CWI-status van faciliteit. Kan de CWI-status als definitief worden beschouwd, zodat een BVG kan worden ontwikkeld. Indien de CWI-organisatie zou besluiten het spreidingsplan te herzien en deze gemeenten daardoor niet langer een CWI-status hebben, kan daar geen BVG worden opgericht en kan geen subsidie worden verleend. Het initiatief ligt hier bij de CWI-organisatie, die het spreidingsplan op korte termijn dient te evalueren. Zolang dit niet is geschied blijft onzekerheid bestaan en past de gemeenten bij de vorming van een BVG een terughoudende opstelling. Bestaat recht op subsidie indien de sociale dienst niet wordt gevestigd in het BVG in het eigen verzorgingsgebied, maar in het BVG in een andere, aangrenzende regio. De afstand naar dit andere BVG is korter dan naar de eigen BVG. Er wordt hier afgeweken van het spreidingsplan CWI. Hiervoor moet toestemming worden gevraagd aan de Minister (artikel 24, lid 4). Voor de BVG-subsidie-aanvraag maakt het niets uit: de regeling schrijft voor dat de sociale dienst gevestigd moet zijn in een BVG in een kerngemeente (en niet in de kerngemeente). Einddeclaratie De aanvrager is verplicht binnen vier maanden na de in-gebruik-neming van het SUWIbedrijfsverzamelgebouw de financiële eindverantwoording in te dienen; op grond van de Regeling kan echter tot maximaal twaalf maanden na de verhuizing van betrokken partijen een tegemoetkoming in de leegstandskosten van de verlaten panden worden geclaimd. Op welke wijze moeten deze termijnen met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Ten aanzien van de leegstandskosten dient de einddeclaratie een verklaring te bevatten waarom de leegstand langer dan vier maanden (maximaal 1 jaar) zal duren. Daarbij komt dat deze kosten zijn gemaximeerd. ה

6 Leegstandskosten Op welke manieren dienen partijen leegstand aan te tonen. De aanvrager dient een verantwoording af te leggen van de gemaakte kosten. In dit document dient de aanvrager te verklaren dat de panden inderdaad leeg hebben gestaan. Bij grotere bedragen dient dit tevens te zijn voorzien van een accountantsverklaring. Voor toekomstige leegstand dient de aanvrager te motiveren waarom de leegstand langer dan vier maanden zal duren. Deze verklaring wordt door het Agentschap getoetst. Indien het BVG nog niet officieel is geopend maar wel al een verhuizing plaatsvindt naar dit gebouw, kan de dan ontstane leegstand worden vergoed. Indien duidelijk is dat het gebouw inderdaad het BVG zal worden is vergoeding van de leegstandskosten mogelijk. Dient voor de bepaling van de tegemoetkoming in de leegstandskosten per aanvraag één begindatum te worden aangehouden, danwel per in de aanvraag opgenomen organisatie één begindatum te worden aangehouden, danwel per organisatie per (herhaalde) deelverhuizing een begindatum te worden aangehouden. Centraal staat dat de verhuizing dient plaats te vinden naar een BVG. Als de gemeente eerst voor een tijdelijke locatie kiest, om vervolgens naar een definitieve locatie te gaan, is de basis voor de vergoeding de leegstandskosten in de tijdelijke locatie, na verhuizing naar de definitieve locatie. Met betrekking tot de 12-maandstermijn, is het aangewezen om één datum aan te houden per verhuizende partij. Als een partij in fases verhuist, dient te worden uitgegaan van het tijdstip waarop de eerste personeelsleden zijn overgegaan naar het BVG. Indien de verhuizing op een (veel) later tijdstip [dan de aanvraag] plaatsvindt, dient dan opnieuw de regionale huurprijs te worden vastgesteld. Neen; de eerder vastgestelde huurprijs dient wél te worden gecorrigeerd voor prijsinflatie via een landelijk bekende prijsindex (CBS/CPB). ו

7 Wat is exact de m 2 -prijs. Het betreft hier de feitelijke huurprijs van het pand dat wordt verlaten. Het gaat hierbij om de huurprijs inclusief de door de verhuurder in rekening gebrachte servicekosten, maar exclusief kosten van bewaking, [eigen gebruik van] gas/water/licht, en catering. Indien het te verlaten pand een pand in eigendom betreft, gaat het om de gebruikelijke regionale huurprijs per m 2 bruto vloeroppervlak. Per geval zal moeten worden nagegaan of op basis van publiek toegankelijke vastgoedinformatie deze prijs kan worden vastgesteld. Het is niet de intentie van de regeling om op basis van inschakeling van een externe makelaar dit bedrag exact vast te laten stellen. Verhuur vindt doorgaans plaats tegen een prijs per m 2 vrij verhuurbare oppervlakte. In deze prijs zit over het algemeen een verrekening van de vloeroppervlakten van centrale en/of algemene gebruiksruimten (liftschachten, centrale entree, trappenhuis, werkkasten van schoonmaakpersoneel etc.) op basis van m 2. Publiek toegankelijke vastgoedinformatie is onder andere: Vastgoedmagazine (abonnement) Financieel Dagblad Telegraaf / bog Kadaster -> eigenaar (kan verwijzen naar beheerder) Gemeenten, afdeling WOZ Servicekosten zijn bijvoorbeeld energiegebruik centrale ruimten (gas/water/licht) op basis van voorschotnota onderhoud centrale installaties (liften e.d.) receptioniste, schoonmaak centrale ruimten etc. Deze kunnen in de huurprijs verdisconteerd zijn danwel apart in rekening zijn gebracht. ז

8 Op welke wijze moet met als leegstandskosten opgevoerde vervroegde afschrijving en/of sloop worden omgegaan. Vervroegde afschrijving is in de toelichting van de regeling genoemd als een van de componenten van leegstandskosten. De vergoeding van deze kosten wordt op een tweetal manieren begrensd. In art 4 lid 1-b wordt aangegeven, dat bij de vergoeding rekening wordt gehouden met een leegstand van maximaal 1 jaar. In art 6 lid 1 wordt de totale vergoeding gemaximeerd door middel van het aantal FTE s, de m 2 -prijs en het gestandaardiseerde aantal van 12 m 2 per FTE. Mogelijkheid 1. De eerste beperking betekent dat de veronderstelling is dat de panden binnen 1 jaar kunnen worden verkocht. Bij de berekening van de vervroegde afschrijving moet derhalve rekening worden gehouden met de verwachte verkoopprijs. Vervolgens geldt de algemene beperking dat indien de kosten meer bedragen dan de norm (FTE s x 12 m 2 x m 2 -prijs) de vergoeding tot dit maximum is beperkt. Mogelijkheid 2. In het tweede geval is sprake van mogelijke sloop. Ook in dit geval moet worden bezien of het gebouw na een jaar nog restwaarde zou hebben gehad. Vervolgens kan dan de afschrijvingscomponent worden berekend. Of tot sloop wordt overgegaan is geheel voor eigen rekening van de gemeente. Ook hier geldt overigens de maximale vergoedingsregel. Conclusie: In de toelichting zijn geen aanvullende bepalingen opgenomen over de berekening van vervroegde afschrijving. In de regeling zelf zijn echter twee beperkingen opgenomen die de vergoeding van deze kosten maximeren. ח