EVENT MANUAL. Team Triathlon Series. Hoofdstuk: Inleiding. Event Manual T³ Series 2015 Belgische Triatlon & Duatlon Federatie. Foto Delly Carr/ITU

Transcriptie

1 Hoofdstuk: Inleiding Foto Delly Carr/ITU 2015 Team Triathlon Series EVENT MANUAL 1

2 Hoofdstuk: Inleiding INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Algemene voorwaarden Financiële voorwaarden Inschrijvingen Sporttechnische voorwaarden Startprocedure Technical Officials en timing Technical Officials BTDF timing On-site promotiemateriaal Hospitaliy Communicatie Pers, mediaen marketing Bijlagen Verdeelsleutels prijzengelden BTDF timing Afkortingen definities Contact

3 Hoofdstuk: Inleiding Dit document beschrijft de financiële en sporttechnische voorwaarden voor een wedstrijdorganisatie in de Team Triathlon Series (T³ Series). 1. INLEIDING a) Het voornaamste doel van de T³ Series is: De creatie van een succesvolle, nationale topcompetitie voor clubs bij de dames en heren; Belgische (sub)toppers samenbrengen in een Belgisch topevent; De ontwikkeling van beloftevolle atleten stimuleren; Het versterken van de clubwaarde (promotioneel) en teambuilding aanmoedigen; De ontwikkeling van extra exposure, visibiliteit en media-aandacht voor de sport; Een draagvlak creëren voor organisaties waarbij zowel topsport als breedtesport succesvol aan bod komen. b) De T³ Series 2015 zijn samengesteld uit 4 korte triatlonwedstrijden. Volgende formats worden weerhouden 1 : Triatlon Sprint Distance; Aflossings- of Relay triatlon (zie afstanden Mixed Relay); Ploegentriatlon (sprint distance). 2. ALGEMENE VOORWAARDEN a) Het LOC respecteert de BTDF Sportreglementen, het Vlaams decreet inzake gezond en ethisch sporten en de anti-dopingreglementering van de regionale NADO. Het streeft te allen tijde veiligheid, duurzaamheid en fair play na. b) Het LOC heeft een transparante en gedocumenteerde organisatiestructuur met verschillende functies en duidelijke verantwoordelijkheden (communicatie, logistiek, financieel, inschrijvingen, ). c) Het LOC stuurt, coördineert en bekostigt alle operationele aspecten van het event. d) Tijdens de voorbereiding van de wedstrijd is er een vlotte en coöperatieve communicatie met alle betrokken partijen, zoals de BTDF, de CRO, de atleten, overheden, partners, sponsors en media. e) Kalendervoorwaarden: Met uitzondering van het BK ploegentriatlon, is de organisatie geen BK of valt de organisatie niet samen met een BK Triatlon in hetzelfde weekend. Er zit een periode van minstens één week tussen elke wedstrijd van de T³ Series. 1 De specifieke wedstrijdafstanden staan vermeld in de BTDF Sportreglementen. 3

4 Hoofdstuk: Financiële voorwaarden 3. FINANCIËLE VOORWAARDEN a) Het LOC verklaart zich akkoord met onderstaande financiële verplichtingen: 1. T³ Series fee : 1.500; 2. Prijzengeld voor de laureaten op basis van de dagresultaten: (zie verdeelsleutel in bijlage); 3. BTDF Technical Officials: 360 (8 TO 2, zonder rekening te houden met andere wedstrijdreeksen waarvoor mogelijk extra TO nodig zijn); 4. BTDF timing: 850/wedstrijddag (meer info in bijlage). b) Alle inkomsten uit sponsoring door het LOC, publieke instellingen, inschrijfgeld van atleten, catering en tickets (bijv. VIP) gaan integraal naar het LOC. c) Het inschrijfgeld voor de T³ Series is een vast bedrag per team dat start in deze competitie. Het inschrijfgeld betaalt het team voor de start van het seizoen (1 maart) aan de BTDF en wordt 1 maand voor de wedstrijd overgemaakt aan het LOC. Inschrijfgeld herenteam: 150/wedstrijd Inschrijfgeld damesteam: 120/wedstrijd 4. INSCHRIJVINGEN a) De T³ Series vormen een gesloten competitiecircuit met maximum 105 atleten (of 21 teams) aan de start van zowel de heren- als dameswedstrijd. b) De samenstelling van de teams en de teamkapiteins (2 per team) zijn voor de start van het seizoen bepaald. Afhankelijk van het aantal atleten die dan zijn ingeschreven, kan het team een selectie maken van de atleten die uiteindelijk aan de start komen van een T³ Series wedstrijd. Op jaarbasis bestaat een herenteam uit minstens 5 en maximum 10 atleten. Per wedstrijd starten er minstens 4 en maximum 5 atleten van datzelfde team, met uitzondering van het BK Ploegentriatlon waar er minstens 5 en maximum 7 atleten starten. Op jaarbasis bestaat een damesteam uit minstens 4 en maximum 8 atleten. Per wedstrijd starten er minstens 3 en maximum 4 atleten van datzelfde team. c) De inschrijvingen verlopen in 2 fases: 1) De teamkapitein registreert bij het LOC de startende teamleden (T-1 4), ten laatste 14 dagen voor de wedstrijd. 2) Op de wedstrijddag meldt de teamkapitein zich minstens 2u voor de wedstrijd in het wedstrijdsecretariaat met de officiële inschrijvingslijst. Deze lijst mag afwijken van de oorspronkelijke startlijst (T-14), bijv. in geval van een blessure of ziekte. Indien de teamkapitein de officiële lijst niet binnen de vooropgestelde tijdslimiet binnenbrengt, zal de T-14 startlijst gehanteerd worden. d) De nummering van de atleten wordt bepaald door de laatste tussenstand in de teamranking 3. De nummering van de heren is van 1 tot 105, van de dames is dit 110 tot 215. e) Atleten zonder startrecht op een T³ Series of geschorste atleten (wegens dopingmisbruik of andere inbreuken) worden niet toegelaten. 2 Indien BK Ploegentriatlon zijn er extra TO nodig, afhankelijk van het aantal startende ploegen en reeksen. 3 Voor de eerste T³ Series wedstrijd is dit de nationale clubranking op basis van het BK Triatlon Sprint Distance, Standard Distance en Ploegentriatlon

5 Hoofdstuk: Sporttechnische voorwaarden 5. SPORTTECHNISCHE VOORWAARDEN a) Voorbereidingen: voor de aanvang van de registratie op de wedstrijddag zijn alle LOCmedewerkers op de hoogte van hun taken en bekwaam om die zo goed mogelijk uit te voeren (taakverdeling gedocumenteerd en minstens één week voor de wedstrijd verstuurd). Er is nagedacht over back-ups of noodsituaties (bijv. bij extreem warm of vuil weer), het materiaal en de medewerkers staan op hun post, de wedstrijdlocatie is afgewerkt, de vrijwilligers zijn gebrieft, het technisch materiaal is getest en operationeel, alle procedures zijn gekend en operationeel. b) Op de wedstrijdlocatie is er voldoende en duidelijke bewegwijzering naar alle strategische plaatsen (wedstrijdsecretariaat, start, wisselzone, aankomst, douches, dopinglokaal, parking, EHBO, ). c) Het wedstrijdsecretariaat is voldoende bemand, werkt correct, efficiënt en voorziet duidelijke affiches met o.a. start/aankomst/verschillende wedstrijdparcours/correcte afstanden/aantal lussen/bevoorradings- en afvalzones/strafbox, deelnemerslijst, positieve wateranalyse, water- en omgevingstemperatuur (laatste in overleg met CRO). d) De T³ Series atleten ontvangen geen borstnummer maar 4 zelfklevende startnummers (zogenaamde decals ) die worden aangebracht op elke bovenarm en -been. Deze decals worden geleverd door de BTDF. Badmutsen worden zelf voorzien door de teams. e) Alle atletenzones (start/wisselzones/aankomst & parcours rond deze zones, strafbox, of samengevat FOP) zijn afgesloten voor het publiek en voldoende bewaakt door LOCmedewerkers. f) Bij de startzone zijn toiletten voor de atleten voorzien. g) De wedstrijdlocatie is compact; start, wisselzone (1) en aankomst zijn gecentraliseerd. Het fietsen loopparcours bestaat uit meerdere rondes; minstens 3 of max. 4 fietsrondes en minstens 2 of max. 3 looprondes. h) Er wordt bij voorkeur gestart op een stevig ponton. i) Het zwemparcours is uitgestippeld met boeien die duidelijk zichtbaar en goed verankerd zijn zodat er geen vergissingen kunnen optreden of atleten kunnen afsnijden. Het parcours is voldoende beveiligd op en naast het water (redders, duikers, boten) en de waterkwaliteit voldoet aan de normen volgens de Europese zwemwaterrichtlijn. De atleten hebben een veilige en vlotte toegang tot en exit uit het water. j) Het fietsparcours is volledig verkeersvrij, veilig (waaronder o.a. de staat van de weg), bewegwijzerd of gemarkeerd en op elk kruispunt bemand met seingevers/politie. Eén motard met rode vlag opent het wedstrijdparcours en één motard met groene vlag sluit het wedstrijdparcours na de laatste deelnemer. Het aantal fietsrondes zijn duidelijk aangegeven en de passage wordt gecontroleerd (timing). Het parcours is geschikt voor pelotons van minstens 50 atleten. k) De lokale omgeving (bewoners, boeren, toeristische routes, busmaatschappijen, ) is verwittigd. Toeristische routes zijn voorzien van een omleiding of seingevers zijn voldoende op de hoogte van een veilig alternatief. l) Het loopparcours is gescheiden van het fietsparcours, veilig, afgebakend, gemarkeerd en op noodzakelijke kruispunten bemand met seingevers/politie. Het aantal looprondes zijn duidelijk aangegeven en de passage wordt gecontroleerd (timing). m) Het einde van het loopparcours is een rechte lijn van minstens 50 meter, voorzien van dranghekken aan beide zijden. 5

6 Hoofdstuk: Sporttechnische voorwaarden n) Voor de T³ Series is er slechts 1 wisselzone die afgescheiden is van andere wisselzones (voor andere wedstrijdreeksen) en anderhalf uur voor de wedstrijd volledig vrij. De wisselzone is correct en voldoende ruim opgesteld met een kwalitatief fietsopbergsysteem (geen houten bakken) en zichtbare nummering, op de plaats van de atleet maar tevens kopnummering bij het begin van de rij. Er is een duidelijke signalisatie van ingang, uitgang en indien van toepassing strafbox en toiletten. De zone is steeds bewaakt door het LOC. Een apart bewaakte drop zone voor overtollig materiaal is voorzien. o) De T³ Series vormen het hoogtepunt van de dag en het overige wedstrijdprogramma is zodanig opgesteld dat geen enkele andere reeks het wedstrijdverloop van de T³ Series beïnvloedt. De competitie start met de dameswedstrijd en de herenwedstrijd volgt op ofwel 45 minuten, ofwel 1u30. p) Het parcours is aantrekkelijk voor atleten en de wedstrijd is gemakkelijk te volgen door het publiek. Hiervoor is er een logische en doordachte doorstroming van de toeschouwers met dubbele oversteekplaatsen op strategische plaatsen (zie figuur) en bekwame seingevers. Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt A naar punt B Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt C naar punt D Bij heel drukke punten 4 medewerkers (M) voorzien bij oversteek M M M M q) Het LOC zorgt voor een speaker die in eerste instantie de verslaggeving van de T³ Series doet. Er is een goede geluidsinstallatie met draadloze micro, zowel aan de zwemstart, de wisselzone en aankomstlocatie. r) De aankomstzone is de hoofdlocatie van het event en heeft aandacht voor zowel atleten (afgebakende ruimte en ruime bevoorrading), toeschouwers, genodigden, pers en medewerkers waaronder timing en TO. s) Er is centraal op de wedstrijdsite een teamplaza waarbij elk team promotionele ruimte (geen commerciële) kan krijgen van minstens 4x4 m. De teams bevestigen bij de officiële start van het seizoen of zij hier per wedstrijd wensen gebruik van te maken. t) Op de wedstrijdsite zijn er voldoende vuilniszakken of bakken. u) Een strafbox is voorzien. De inrichting en het gebruik gebeurt in overleg met de CRO. v) Het dopinglokaal is opgesteld volgens de regionale NADO-richtlijnen (dopinglijn.be, dopage.be). 6

7 Hoofdstuk: Startprocedure w) Er is een veiligheidsplan met medische diensten (EHBO-post en ambulance), centraal maar ook onmiddellijk inzetbaar op het wedstrijdparcours. Aanrijroutes, parcours en evacuatieplannen zijn vooraf besproken en gekend. x) Er is voldoende parking en er zijn voldoende douches, kleedkamers en toiletten nabij de wedstrijdlocatie. y) Er is een goede atletenservice, conform het competitieniveau, die zich vertaalt in o.a. de accommodatie maar ook ondersteunende diensten (info, mogelijkheden tot parcoursverkenning, medisch, materiaal, ) en mogelijk de gift van een uniek eventsouvenir. z) Bij voorkeur zorgt het LOC voor een unieke sfeer dankzij bijkomende randanimatie (catering, springkasteel, optreden, ) op de wedstrijdlocatie, zonder hinder voor de wedstrijd(en). 6. STARTPROCEDURE a) De startprocedure is dezelfde op alle T³ Series wedstrijden en wordt gecoördineerd door de CRO. b) Alle teams zijn 15 min voor de start aanwezig op de startlocatie, waar de CRO een korte wedstrijdbriefing geeft. c) Alle teams worden aangekondigd door de speaker, oplopend vanaf nummer 1 (of 110). Bij het horen van de naam mag het betrokken team de startvakken in (of ponton op). d) Bij goedkeuring van de politie (parcours) wordt 1 minuut voor de start de T³ Series tune (ong. 50 sec) afgespeeld. Na de tune is er algemene stilte tot aan het startsignaal. 7. TECHNICAL OFFICIALS EN TIMING a) De BTDF staat in voor de Technical Officials (TO) en elektronische timing. De kosten voor TO en timing zijn ten laste van het LOC. De specifieke kosten worden opgenomen in de T³ Series overeenkomst tussen LOC en BTDF TECHNICAL OFFICIALS a) De CRO ondersteunt het LOC met betrekking tot de sporttechnische voorbereidingen van de T³ Series. De CRO krijgt alle nodige info en komt ook ter plaatse op prospectie. b) De taken van de TO en CRO staan vermeld in de Sportreglementen BTDF. c) De registratie van de teams op de wedstrijddag (minstens 2 uur voor de start) gebeurt door een aangeduide TO BTDF TIMING a) De BTDF timing zorgt voor een correcte verwerking van de resultaten, die onmiddellijk beschikbaar zijn na aankomst van atleten en met bekrachtiging door de CRO (in functie van mogelijke sancties). b) De timing is ondersteund door een LED-screen en app (ios & android) met live results voor toeschouwers, op de wedstrijdlocatie of elders, die de wedstrijd per atleet kunnen volgen. Het LOC kan indien gewenst voor of na de T³ Series sponsors laten publiceren op het LED-screen (zie VTDL Media Kit). 7

8 Hoofdstuk: On-site promotiemateriaal 8. ON-SITE PROMOTIEMATERIAAL a) BTDF en haar partners hebben recht op onderstaande branding op de wedstrijdlocatie: Aankomstboog aan de eindmeet; 50 spandoeken (waarvan 1/3 aan de startzone, 1/3 in de wisselzone en 1/3 aan de aankomststrook); 12 beachflags; 6 rollups; 3 boeien (zwemparcours). Het promotiemateriaal wordt geleverd door een afgevaardigde op de wedstrijddag. Het LOC zorgt voor 2 medewerkers die helpen met het plaatsen van het promotiemateriaal voor de eerste wedstrijdstart. 9. HOSPITALIY a) Het LOC zorgt voor: Een afgebakende VIP-ruimte met ontvangst aan de aankomstzone; De inkleding en catering van deze ruimte (in overleg met de BTDF). b) De BTDF: Zorgt voor een financiële ondersteuning (bedrag afhankelijk van VIP-omkadering en catering); Heeft recht op 20 VIP-tickets. 10. COMMUNICATIE a) De naam Team Triathlon Series, het specifieke logo en het BTDF logo verschijnt op alle communicatie van het LOC. Het recht op het gebruik van de officiële naam loopt vanaf de dag waarop de T³ Series overeenkomst ondertekend wordt door beide partijen tot 31 december van het jaar waarin de wedstrijd doorgaat. b) Het LOC heeft een duidelijke website met de belangrijkste info in zowel Nederlands als Frans: deelnemerslijst, wedstrijdbriefing, wedstrijdlocatie en -parcours, dagprogramma (inclusief check-in tijden & prospectie van het parcours), praktische info voor toeschouwers en contactgegevens. c) De communicatie op de wedstrijd (briefing, signalisatie, berichten wedstrijdsecretariaat) is voorzien in beide talen of gebeurt door middel van universele en herkenbare woorden (bijv. exit voor uitgang/sortie). d) De tweetalige wedstrijdbriefing wordt na goedkeuring door de CRO 14 dagen voor de wedstrijd verstuurd naar alle teamkapiteins van de verschillende teams en de BTDF. 11. PERS, MEDIAEN MARKETING a) Het LOC zorgt voor: De promotie in de voorbereidende maanden van het event, via sociale media, pers en indien mogelijk TV. b) Accreditaties voor aanwezige pers & media (aantal in functie van de veiligheid en een vlot wedstrijdverloop) met strenge controle bij de toegang tot de atletenzones. Een accreditatielijst 8

9 Hoofdstuk: Pers, mediaen marketing (met naam, functie en media-instantie) is beschikbaar voor de CRO, ten laatste één uur voor de wedstrijd. De BTDF kan een fotograaf met motard afvaardigen. c) Een goede marketing van het event. Via allerhande partnerships met de overheid en commerciële instanties kunnen inkomsten aanzienlijk vergroot worden ten opzichte van de kosten. Alle winst is ten voordele van het LOC. d) De BTDF zorgt voor: De opnames van de wedstrijd voor een reportage van 13 minuten op Sporting Telenet 8. Hierbij zal de wedstrijd vooraf worden aangekondigd (herhaling) en zal de reportage zelf 4 maal worden uitgezonden. Tijdens de reportage (reclameblok) zijn er advertentiemogelijkheden voor het LOC, informeer hiervoor bij de BTDF. De rechten van de reportage zijn in bezit van de BTDF (in functie van verdere promotie via youtube, voo, ). Het LOC werkt constructief samen voor de productie van deze reportage (locatiebezoek, ). De promotie van de wedstrijd via online media (T³ Series website en sociale media): o Aankondiging vooraf via sociale media; o Persbericht met voorbeschouwing; o Persbericht met wedstrijdverslag; o Publicatie van de uitslagen en indien mogelijk foto- en filmmateriaal. De uitgave van een algemene T³ Series brochure met promotie van alle teams en wedstrijden. 9

10 Hoofdstuk: Bijlagen 12. BIJLAGEN VERDEELSLEUTELS PRIJZENGELDEN Onderstaande verdeelsleutels zijn gebaseerd op het minimum prijzengeld voor de laureaten (atleten indien sprinttriatlon of teams indien teamformule). Het LOC is vrij om extra prijzengeld volgens eigen keuze (hogere bedragen, meer atleten, ) te verdelen. Heren Dames Plaats 4 Bedrag Plaats Bedrag TOTAAL BTDF TIMING BTDF timing is een totaalpakket dat bestaat uit: Tijdwaarnemer: is verantwoordelijk voor onmiddellijke resultaten na de wedstrijd, live results (app) tijdens de wedstrijd, het aanleveren van het timingmateriaal en het plaatsen en opbergen van de meetunits op de wedstrijddag; Timingmateriaal: 3 meetpunten en tags voor elektronische registratie. Per extra meetpunt is er een bijkomende kost van 150/meetpunt; App met live results (android, ios); LED scherm voor live results, voor of na wedstrijd mogelijk te gebruiken voor promotie van LOCsponsors (info en gebruiksvoorwaarden via de VTDL Media Kit) AFKORTINGEN DEFINITIES BK: Belgisch kampioenschap BTDF: Belgische Triatlon & Duatlon Federatie BTDF timing: VTDL of LBFTD-timing, voorzien van operator en materiaal (chip of tag & meetpunten) BTTS: Belgium Triathlon Team Series CRO: Chief Race Official of hoofdscheidsrechter EHBO: Eerste Hulp bij Ongeval FOP: Field of Play of wedstrijdveld LBFTD: Ligue Belge Francophone de Triathlon & Duathlon LOC: Lokaal Organisatie Comité, inclusief alle betrokken medewerkers van de wedstrijdorganisatie NADO: Nationaal Antidopingorganisatie TO: Technical Official of scheidsrechter VTDL: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga WADA: World Anti Doping Agency TO: De Technical Officials (TO) of scheidsrechters die instaan voor de wedstrijdbegeleiding, voornamelijk op het vlak van veiligheid en fair play (naleven van de Sportreglementen). Bij VTDLorganisaties is dit korps ook uitgebreid met gekwalificieerde motards voor de begeleiding van de TO op het fietsparcours. 4 Prijzengeld voor atleet bij individuele wedstrijd of voor het team bij een teamformule. 10

11 Hoofdstuk: Contact 13. CONTACT Belgische Triatlon & Duatlon Federatie t.a.v. Secretaris-generaal Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo Secretaris-generaal: Stefaan Depaepe E: T: 016/ W: 11