BID & EVENT MANUAL Nationaal jeugdcircuit. Foto Stijn Audooren

Transcriptie

1 Nationaal jeugdcircuit BID & EVENT MANUAL Foto Stijn Audooren BID & Eventmanual Nationaal jeugdcircuit Belgische Triatlon & Duatlon Federatie

2 INHOUD Kandidaturen Nationaal jeugdcircuit...2 Bid procedure...2 Bid voorwaarden...3 Bid aanvraag...3 Bid evaluatie...3 Toekenning...4 Event Manual Nationaal jeugd circuit...4 Inschrijvingen...4 Wedstrijdverloop...5 Organisatie...6 Rechten en plichten van de BTDF...7 Verzekering...7 Officials...7 Ranking Nationaal jeugdcircuit...7 Contact...8 1

3 BID & EVENT MANUAL NATIONAL JEUGDCIRCUIT Deze manual beschrijft de bid procedure voor kandidaat LOC voor het Nationaal jeugdcircuit (NJC) en het samenwerkingscontract tussen het LOC en BTDF. Het is tegelijkertijd ook een gids voor de dienstverlening van de BTDF. Alle events die in de officiële kalender van het NJC willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen BTDF ook voldoen aan algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in de eventmanual. WAT IS HET NATIONAAL JEUGDCIRCUIT Het NJC omvat twee Vlaamse en twee Waalse jeugdwedstrijden. Er is een apart circuit voor triatlon en duatlon met goed georganiseerde wedstrijden die moeten voldoen aan de event manuel. Deze wedstrijden vormen het summum binnen de jeugdcompetitie waar de sterkste atleten (vooral gelicentieerde) het tegen elkaar kunnen opnemen en hun talent kunnen uiten in de best mogelijke omstandigheden (veilig, duurzaam, fairplay ). Een ranking van beide circuits zal worden bijgehouden en bestaat uit alle gelicentieerde atleten die minstens aan drie van de vier wedstrijden in het circuit deelnamen. Kandidaturen Nationaal jeugdcircuit Bid procedure 1. De BTDF kent de NJC wedstrijden toe en sluit hierbij een overeenkomst met het LOC. Het is de verantwoordelijkheid van het LOC om: zich als LOC aan te sluiten bij de VTDL of LBFTD, afhankelijk van het gewest; samen te werken met de lokale instanties waar het event doorgaat; te voldoen aan de NJC Event Manual. 2. Tijdens de BID periode kan elke LOC een bid indienen voor de organisatie van een BTDF NJC. De toekenning gebeurt op het einde van die periode. 3. NJC van het jaar x, niet toegekend in de BID periode x-1, kunnen door de BTDF RvB worden toegekend via een verkorte procedure. 4. Het BK jeugd maakt automatisch deel uit van het NJC. 5. Planning van de BID procedure voor 2016: Deadline Procedure 1 september Opening van de BID periode 30 september BIDS afsluiten 1 oktober BID evaluatie door BTDF 3 e zaterdag van oktober Toekenning van de NJC op de nationale kalendervergadering November NJC overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend. Bekendmaking van de NJC wedstrijden. 2

4 Bid voorwaarden 1. Financiële voorwaarden De financiële bijdrage voor wedstrijden is voor elk LOC volgens de voorwaarden van de betrokken liga. Het LOC verklaart zich akkoord met onderstaande financiële verplichtingen voor: BTDF Technical Officials (zie NJC Event Manual); BTDF timing (zie NJC Event Manual). Alle inkomsten uit extra sponsoring door het NJC, publieke instellingen, inschrijvingsgelden van atleten, catering en tickets (bijv. VIP) gaan integraal naar het LOC. 2. Organisatorische voorwaarden Zie Event Manual NJC. Bid aanvraag a) Algemeen: De aanvraag is duidelijk en duurzaam opgesteld. Parcours en/of foto s zijn accuraat en van goede kwaliteit. Alle documenten worden via mail (pdf) of via de post verstuurd naar de secretaris-generaal BTDF, in het Nederlands of Frans (zie pagina 8 voor contactgegevens). b) De aanvraag bevat minstens: Vooropgestelde wedstrijddatum, met mogelijk één alternatieve datum. Wedstrijdprogramma en parcours. Draft begroting met inkomsten & uitgaven. Structuur van LOC (met verschillende coördinatoren, bijv. algemeen, administratief, sporttechnisch, communicatie & marketing) en meer info over de centrale personen. Mogelijke bewijzen van bijstand (o.a. van de lokale instanties met betrekking tot politieondersteuning voor het verkeersvrij parcours, medische instanties, engagement richting media/pers, beschrijving van bestaande of geplande commerciële partnerships, ). Bid evaluatie 1. Een bid is geëvalueerd op basis van de inhoud van de aanvraag en volgens onderstaande criteria: Ervaring van het LOC en eerdere goede organisaties; Positieve en beloftevolle samenwerking met de betrokken liga in voorgaande editie(s); Engagement van LOC, stad (steden) of gemeente(s) en andere publiek/private instellingen; Lokale ondersteuning door een VTDL of LBFTD club; Financieel plan; 3

5 Wedstrijddatum (bijv. BK voor jeugdatleten tijdens examenperiode, geen alternatief voor zwemmen bij mogelijk koude temperaturen). 2. Tijdens de evaluatie kan het LOC gecontacteerd worden voor bijkomende informatie die zo snel mogelijk en correct moet worden aangeleverd. 3. De BTDF kan een bid annuleren indien deze niet voldoet aan de criteria of bij openstaande schulden. 4. De BTDF zal enkel een bid erkennen indien ze overtuigd is van de competentie en middelen om een wedstrijd in het NJC te organiseren volgens de gevraagde kwaliteit en voorwaarden. 5. Het is de RvB BTDF die finaal beslist welke bids erkend worden, op advies van de nationale organisatorencommissie. De LOC van de erkende bids dienen aanwezig te zijn op de nationale kalendervergadering. Toekenning 1. Indien er voor een liga l slechts twee bids erkend zijn voor een van beide NJC, zullen deze automatisch worden toegekend. 2. Bij meerdere erkende bids gebeurt de toekenning per opbod. Deze bijdrage gaat niet naar de federatie, maar wordt toegevoegd aan het prijzengeld van de atleten. 3. Er kan in eenzelfde weekend slechts één NJC wedstrijd plaatsvinden. Bij meerdere kandidaten tijdens hetzelfde WE zal de BTDF in eerste instantie proberen te bemiddelen en/of een keuze maken met voorkeur voor bestaande organisaties die het ideale traject hebben afgelegd in de ontwikkeling van een topevent en/of een mogelijke meerwaarde bieden voor breedte- (algemeen concept van event) en/of topsport. 4. Vanaf 2016 kunnen er geen andere jeugdwedstrijden uit het Vlaamse of Waalse circuit in hetzelfde weekend als een NJC wedstrijd vallen. 5. Na de toekenning wordt de NJC overeenkomst zo snel mogelijk ondertekend door beide partijen. 6. Na de publicatie van de definitieve kalender wordt er gestart met de verdere dienstverlening door BTDF (verzekeringsattest, timing, official, ). OPMERKINGEN Wijzigingen in de organisatiegegevens na het indienen van de aanvraag dienen zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de verantwoordelijke binnen de BTDF. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient het LOC een volledig nieuwe wedstrijdfiche in te dienen. Event Manual Nationaal jeugd circuit Inschrijvingen Er worden enkel vooraf ingeschreven atleten toegelaten, tot een week voor de wedstrijd. Dus geen inschrijvingen meer ter plaatse. Dit om de wedstrijd vlot en ordelijk te laten verlopen. 4

6 Het LOC is vrij om de bijdrage voor de deelnemers te bepalen. Met een maximum van 20. Het LOC maakt gebruik van het 3ntrance-systeem, dit om de inschrijvingen en timing op een efficiënte wijze te laten verlopen. Meer info betreffende 3ntrance kan je terugvinden in de 3ntrance Manual op de VTDL website. Wedstrijdverloop Alle wedstrijden zijn drafting wedstrijden, zie sportreglementen BTDF. Jeugd en volwassenen niet samen in een wedstrijdreeks, zie sportreglementen BTDF. Timing-operatoren worden aangevraagd bij de VTDL of de LFBTD. De wedstrijden waar de atleten de finish niet halen, komen niet in aanmerking voor de ranking. DNF en DSQ worden wel vermeld in de uitslag. Noodzakelijke voorzieningen voor Timing: Extra medewerkers (bijvoorbeeld voor het inscannen van de chips), overleg met operator voor het specifieke aantal; Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat voor het inscannen van de chips; Per meetpunt (o.a. in wisselzone, aankomst, ) 6 nadar- of dranghekken; Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen operator (3x4m) met elektriciteitsvoorziening (220V). Het LOC is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de startlijst met alle correcte gegevens en nummering van atleten via 3ntrance. Wijzigingen op de dag zelf dienen zo correct mogelijk (informeer naar het dagformulier) en tijdig aangeleverd worden bij de timing en CRO. Het LOC werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij en gesloten parcours te verkrijgen. Bij openwaterzwemmen dient het LOC een officieel attest te voorzien die het zwemparcours goedkeurt als zwemwater Het attest is op de wedstrijddag mag maximum 1 week oud zijn en wordt minstens 3 dagen voor de wedstrijd overhandigd aan de CRO. Bij zwemwaters die op regelmatige basis gecontroleerd worden is een afwijking mogelijk (aanvraag via BTDF). Indien gebruik wordt gemaakt van onbekend zwemwater, is het aangewezen om bijkomend een vroegere analyse aan te vragen. De analyse dient uitgevoerd te worden door een onafhankelijke partij, bevoegd voor het uitvoeren van wateranalyses. 5

7 Organisatie De parcours afstanden per leeftijdscategorie mogen niet langer zijn dan volgende (deel)afstanden: TRIATLON DUATLON Zwemmen Fietsen Lopen Lopen Fietsen Lopen Jeugd C m 5km 1,5-2km 1,25km 5km 1,25km Jeugd B 500m 10km 3km 2,5km 10km 2,5km Jeugd A 750m 20km 5km 5km 20km 2,5km Junioren 750m 20km 5km 5km 20km 2,5km voor de timing en officials zijn kwaliteitsvolle & duidelijke startnummers onontbeerlijk, alsook de nummering van atleten (met alcoholstift) op linkerhand, -schouder & onderbeen. Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en het decreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles. Meer info is beschikbaar via Medische steun (MS) is voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MS kan de aansprakelijkheid van het LOC in het gedrang komen en neemt de BTDF hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Een medisch team of dokter is steeds ter plaatse. Een ambulance is verplicht, tenzij er een ziekenhuis kan bereikt worden binnen de 15 minuten of op minder dan 10 km. De nabijheid van een AED of het beschikken over een AED wordt streng aangeraden. Organisatoren moeten inzake ambulance en/of AED minstens voldoen aan de voorwaarden van de eigen liga. Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert het LOC zich best via de lokale instanties. Een checklist rond veiligheid zal aan alle LOC s bezorgd worden, deze dient ingevuld een 14 dagen aan de wedstrijden teruggestuurd worden naar het BTDF secretariaat. Een ontbrekende checklist kan leiden tot uitsluiting van het NJC het daaropvolgende jaar. De BTDF adviseert een parcours met genummerde seingevers zodat slachtoffers sneller gelokaliseerd kunnen worden. Ook worden de medewerkers (inclusief de officials) best voorzien van telefoonnummers (organisatie en medische instanties) voor noodzakelijke oproepen. Het LOC zorgt een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een groene vlag die na de laatste atleet rijdt. Dit is een belangrijk communicatiemiddel naar medewerkers (seingevers) toe om aan te tonen wanneer vrij verkeer verboden of terug mogelijk is. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor motards te voorzien met ervaring op wielerwedstrijden en dergelijke. Het LOC zorgt voor een podium ceremonie volgens de officiële categorieën, met medailles en (natura) prijzen. Alle wedstrijdinformatie op de website en ter plaatse is steeds tweetalig (NL/FR) beschikbaar. Indien door (weers)omstandigheden het zwemonderdeel (bij triatlon) niet kan doorgaan, dan kan de zwemproef doorgaan in een zwembad of de wedstrijd omgevormd worden tot duatlon. 6

8 Rechten en plichten van de BTDF Verzekering Het LOC sluit zich aan bij één van beide liga s en is dan automatisch verzekerd. Ook de daglicentie voor niet-gelicentieerde deelnemers gebeurt via de eigen liga. Officials Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Hun takenpakket: o Prospectie of voorafgaand advies door de aangewezen Chief Race Official (CRO). Het is raadzaam de CRO tijdig te betrekken bij het LOC voor een goede communicatie en een grotere garantie op een vlot, sportief en veilig wedstrijdverloop; o Controle van de fietsen (check-in) & atleten op de dag zelf. Hierbij primeert veiligheid en het voldoen aan de fietsvoorwaarden volgens de reglementen; o Doen naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten, o.a. om onsportief gedrag te voorkomen of te bestraffen; o Officiële goedkeuring van de einduitslag; o Het ontvangen en behandelen van klachten of protesten tegen field of play beslissingen (CRO); o Vermelden van een ongeval tijdens de wedstrijd aan de eigen liga (via evaluatieverslag); o Evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback naar het LOC voor volgende edities. Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, Technical Officials (TO) als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO s op het wedstrijdparcours. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan 4 uur (vanaf check-in tot laatste aankomst) voorziet het LOC een lunchpakket & voldoende drank voor de officials. Elk LOC regelt de onkosten van de officials met de eigenliga. Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met het LOC) bepaald door de CRO en is afhankelijk van het type wedstrijd, aantal deelnemers, aantal reeksen, parcours en afstanden tussen start/wisselzone/aankomst en de beschikbaarheid van de officials. Minimum vereiste: Technical officials Motards Jeugdtriatlon 6 4 Jeugdduatlon 4 2 Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra TO aangeduid, eventueel met motard. De BTDF zorgt voor medailles voor alle wedstrijden opgenomen in het NJC. Ranking Nationaal jeugdcircuit Het NJC bestaat uit wedstrijden voor jeugd C, jeugd B, jeugd A en junioren. 7

9 Er zal een aparte ranking opgemaakt worden voor:. o Triatlon en duatlon o meisjes en jongens Enkel atleten met een licentie 2015 kunnen aanspraak maken op de ranking. Bij de eindranking zijn prijzen voorzien voor de 5 eerste in elke discipline, categorie en geslacht. De punten voor de ranking worden verdeeld als volgt: Plaats Punten Plaats Punten Bij een ex aequo zal de prestatie van het BK doorslaggevend zijn. De atleet met de meeste punten (slechtste resultaat) in een van 3 weerhouden wedstrijden verliest. Bij ex Aequo is dit het tweede slechtste resultaat. Aan het NJC is per discipline een Clubchallenge gekoppeld. De punten van de eerste 6 atleten (alle categorieën door elkaar) van elke club van elke wedstrijd worden samengeteld. Aparte clubrankings voor jongens en meisjes. De wedstrijd met de meeste punten (slechtste resultaat) zal op het einde geschrapt worden voor elke club. Voor de eerste 3 clubs is een mooie prijs te verdienen. Contact Belgische Triatlon & Duatlon Federatie t.a.v. Secretaris-generaal Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo Secretaris-generaal: Stefaan Depaepe E: stefaan.depaepe@triathon.be T: 016/ W: 8