Event Manual MULTISPORT

Transcriptie

1 Event Manual MULTISPORT Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Foto ITU/Kevin Cox-Getty Images 2013 Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/ F: 016/ Dit document bevat de samenwerkingsvoorwaarden voor organisaties die in 2013 willen opgenomen worden in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga. Opgemaakt door de VTDL, december 2012 (herziene uitgave)

2 Hoofdstuk: 1. Intro INHOUDSOPGAVE 1. Intro Algemene voorwaarden... 4 a. Aanvraag... 4 b. Aansluitingsbijdrage... 4 c. Verzekering... 4 d. Ledentarief... 5 e. Officials... 5 f. Inschrijvingsmodule (sign-in)... 6 g. Tijdsregistratie... 7 h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS)... 8 i. Veiligheid... 9 j. Sporttechnische voorwaarden... 9 COMMUNICATIE... 9 WEDSTRIJDSECRETARIAAT... 9 PARCOURS WISSELZONE NON DRAFTING DOPINGCONTROLE PRIJZENGELD G-WEDSTRIJD k. Partnership VTDL l. Vlaamse Kampioenschappen (VK) Belgische Kampioenschappen (BK) m. Financiële voorwaarden n. Sancties o. Aansprakelijkheid Specifieke voorwaarden Bijlagen ANDERE EVENT MANUALS: Event Manual TRIATLON Event Manual DUATLON Event Manual JEUGD 2

3 Hoofdstuk: 1. Intro 1. INTRO Deze manual beschrijft het samenwerkingscontract tussen de Samenwerkingscontract maar ook gids organisatie en VTDL maar is tegelijkertijd een gids voor de dienstverlening van de VTDL. Aangezien elke organisatie specifiek is en de dienstverlening ruimer mikt dan hier beschreven, kan men na het lezen zich steeds verder informeren via de VTDL. Multisport Deze event manual is van toepassing op alle Vlaamse organisaties die onder de noemer multisport vallen en niet beschreven zijn in de event manuals triatlon/duatlon/jeugd. Specifiek gaat het om 2 formats: Cross duatlon 1 georganiseerd tussen 1 oktober en 31 maart; Zwemlopen 2 vanaf 16 jaar. Alle Vlaamse events die in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga (VTDL) en Belgische Triatlon & Duatlon Federatie (BTDF) willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen BTDF ook voldoen aan algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in deze manual. Door het indienen van een wedstrijdfiche (officiële aanvraag) verklaart de organisatie zich akkoord met de Algemene en specifieke voorwaarden voorwaarden die in deze manual en de Sportreglementen BTDF beschreven zijn. De algemene voorwaarden gelden voor alle soorten evenementen (just for fun, recreatief of competitief), de specifieke voorwaarden zijn vooral van toepassing op één soort evenement. 1 Cross triatlon wordt beschreven in de Event Manual Triatlon. 2 Jeugdzwemlopen worden beschreven in de Event Manual Jeugd. 3

4 2. ALGEMENE VOORWAARDEN a. Aanvraag (1) Een officiële aanvraag gebeurt via de wedstrijdfiche 3 die correct wordt ingevuld en ingediend bij de VTDL, ten laatste 4 maanden voor wedstrijddatum (postdatum). (2) Pas na het indienen van de aanvraag en de goedkeuring door de VTDL wordt er gestart met de noodzakelijke voorbereidingen voor de dienstverlening (verzekeringen, tijdsregistratie, officials, ) en wordt het evenement gepromoot via de website. Gezien de talrijke aanvragen is het aanbevolen om de aanvraag zo snel mogelijk in te dienen. (3) De afstanden voor de betrokken jeugdcategorieën moeten conform de Sportreglementen BTDF zijn. (4) Wijzigingen in de organisatiegegevens na het indienen van de aanvraag dienen zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de VTDL. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient de organisator een volledig nieuwe wedstrijdfiche in te dienen. b. Aansluitingsbijdrage (1) Er is een jaarlijkse aansluitingsbijdrage van 50, ongeacht het aantal organisaties. (2) Clubs die lid zijn van de VTDL, zijn deze bijdrage niet verschuldigd. (3) De bijdrage omvat een jaarabonnement op het driemaandelijks tri- en duatlonmagazine stop&go. c. Verzekering (1) De VTDL voorziet 2 mogelijke verzekeringsformules: 1. Verzekering voor sportpromotionele evenementen 2. Verzekering voor (competitieve) wedstrijden (2) Beide polissen omvatten voor de deelnemers 4 en medewerkers een verzekering voor lichamelijke schade & burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van schade aan derden. De VTDL voorziet eveneens het wettelijk verplichte verzekeringsattest voor wielerwedstrijden op de openbare weg. De polis dekt geen schade aan materiaal, huurmateriaal of gebouwen. Contacteer de VTDL voor meer info. SPORTPROMOTIONELE POLIS Deze polis is van toepassing op sportgerelateerde evenementen met een uiterst recreatief karakter, genaamd just for fun. Het promotionele, laagdrempelige aspect dient zeker aan bod te komen bij: Deelname dit is het allerbelangrijkste dus resultaten, een uitslag of andere competitieve elementen (podia, prijzengeld, ) ontbreken; Afstanden kort en toegankelijk, kleiner dan de competitieve maximumafstanden die vermeld staan in de Sportreglementen; Deelnameprijs & inschrijving laagdrempelig. De kostprijs voor de sportpromotionele polis bedraagt 25/dag. 3 Zie VTDL-website, klik door naar Downloads. 4 Volgens de officiële startlijst en in overeenstemming met de leeftijdsvoorwaarden van de Sportreglementen BTDF. 4

5 WEDSTRIJDPOLIS Deze polis is van toepassing zodra er een wedstrijd wordt georganiseerd. Deze wedstrijden brengen meer risico met zich mee en dus zijn hier extra kosten aan verbonden. ZWEMLOPEN: De kostprijs voor de wedstrijdpolis voor zwemlopen bedraagt 25/dag. CROSS DUATLON: De kostprijs voor de wedstrijdpolis bedraagt 25/dag + 5 per niet-gelicentieerd(e) deelnemer/team 5. Deze 5 is de daglicentie of verzekering voor een niet-gelicentieerd(e) deelnemer/team. Deze bijdrage wordt dus integraal betaald door de niet-gelicentieerde (zie ledentarief, punt d). Bij sprintafstanden 6 (of kleiner) wordt de verzekeringsbijdrage gelimiteerd tot 525. Bij afstanden groter dan de sprint bedraagt de verzekeringsbijdrage maximum Bij de combinatie van beide afstanden op dezelfde wedstrijddag worden de bijdragen gecumuleerd. (3) Wat bij een ongeval? Voor elke wedstrijdorganisatie wordt een verzekeringsaccount voorzien voor aangifte van ongevallen. Leden van de VTDL doen aangifte via hun club. Niet-leden doen aangifte via de organisatie. Na controle van de aangifte wordt een dossiernummer toegekend aan het slachtoffer. Met dit nummer en de medische attesten dient het slachtoffer vervolgens contact op te nemen met Ethias. Meer info over de procedure via (4) Buitenlandse gelicentieerde atleten worden over het algemeen beschouwd als verzekerd. Dit betekent dat een wedstrijdverzekering wordt voorzien door hun federatie. Indien zij geen geldige licentie kunnen voorleggen, dienen zij alsnog een daglicentie aan te schaffen. d. Ledentarief Wedstrijdorganisaties worden opgenomen in de algemene kalender en structuur van de VTDL. Dit veronderstelt dat er ook een voordeeltarief wordt aangeboden voor VTDL-leden met een jeugd- of wedstrijdlicentie. Concreet vertaalt dit zich in: Prijsverschil van minstens 5 tussen een gelicentieerde en niet-gelicentieerde atleet. Er is geen voordeeltarief voor teams. Bij zwemlopen is het voordeeltarief niet verplicht. e. Officials (1) Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Tot hun takenpakket behoort o.a.: Prospectie of voorafgaand advies door de aangewezen Chief Race Official (CRO). Het is raadzaam de CRO tijdig te betrekken bij de organisatie voor een goede communicatie en een grotere garantie op een vlot, sportief en veilig wedstrijdverloop; Controle van de fietsen (check-in) & atleten op de dag zelf. Hierbij primeert veiligheid en het voldoen aan de fietsvoorwaarden volgens de reglementen; Naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten, o.a. om onsportief gedrag te voorkomen of te bestraffen; Controle van het stayergedrag bij non drafting wedstrijden; Officiële goedkeuring van de einduitslag; Het ontvangen en behandelen van klachten of protesten (CRO); 5 Vanaf 2 of meer atleten wordt de term team gebruikt. 6 Voor meer informatie over afstanden, zie Sportreglementen BTDF. 5

6 Optreden als getuige bij een ongeval tijdens de wedstrijd; Evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities. (2) Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, Technical Officials (TO) als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO s op het wedstrijdparcours 7. (3) Per official wordt 45 gefactureerd aan de organisatie. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan een halve dag (vanaf check-in tot laatste aankomst) dient een lunchpakket & drank te worden voorzien. (4) Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met de organisatie) bepaald door de CRO en is afhankelijk van: Type wedstrijd*; *MINIMUM VEREISTE: Aantal deelnemers; CROSS DUATLON: 4 TO Aantal reeksen of startwaves; ZWEMLOPEN: 2 TO Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra TO aangeduid Parcours en afstanden tussen start/wisselzone(s)/aankomst; Beschikbaarheid aan officials. (5) De officiële lijst met afgevaardigde officials wordt ongeveer 2 weken voor de wedstrijd gecommuniceerd aan de organisatie via mail. f. Inschrijvingsmodule (sign-in) (1) De VTDL voorziet een online systeem dat het mogelijk maakt om de inschrijvingen op een efficiënte manier te verwerken. (2) De voordelen zijn: Het basissyteem (zonder online betalingsoptie) wordt gratis aangeboden aan VTDL-organisaties; Het online inschrijfformulier kan gekoppeld (hyperlink) of geïntegreerd worden binnen de eigen organisatiewebsite; De organisatie ontvangt een persoonlijke account voor het beheer van de inschrijvingen; Na inschrijving ontvangt de atleet en organisatie een automatisch bericht van inschrijving met de betalingsgegevens; Automatische verbinding met de VTDL-database waardoor gelicentieerde leden onmiddellijk herkend worden en sneller kunnen inschrijven; De optie tot een tijdelijk ledenvoordeel voor lokale bewoners (zie verder bij prioritaire inschrijfperiode & specifieke voorwaarden); Aan de inschrijvingen kunnen extra s (aankoop chip of T-shirt, bestelling maaltijden, ) toegevoegd worden; Er kunnen betalingslijsten opgemaakt worden voor online publicatie op de website (deelnamelijsten); Finale inschrijvingsdata kan men nummeren om startlijsten te bekomen; De aangeleverde informatie kan onmiddellijk gebruikt voor VTDL-tijdsregistratie. (3) Indien gewenst, kunnen organisaties via sign-in een prioritaire inschrijfperiode (PIP) invoeren voor gelicentieerde atleten 8 en eventueel voor lokale bewoners (die dan ook kunnen inschrijven aan ledentarief). Worden als lokale bewoners beschouwd: bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waarhet evenement plaatsvindt of die het parcours doorkruist. Atleten die zich ten onrechte als lokale bewoner bestempelen mogen niet worden toegelaten tot de start. 7 Bij crosswedstrijden met een off road parcours worden geen VTDL motards voorzien. 8 Verplicht bij Flanders Cup wedstrijden. 6

7 (4) Bij gebruik van de inschrijvingsmodule wordt er gewezen op een correcte toepassing. Atleten die op een onterechte wijze het systeem gebruiken (bijvoorbeeld bij fraude of het niet correct invullen van gegevens), verliezen hun startrecht op de wedstrijddag. g. Tijdsregistratie (1) Voor de tijdsregistratie kan men een beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. Indien niet kan voldaan worden aan de vraag, wordt dit onmiddellijk gecommuniceerd naar de organisatie. (2) Alle organisatoren die gebruik maken van de tijdsregistratie van de VTDL gebruiken de sign-in module voor hun inschrijvingen. (3) Indien de VTDL niet kan voldoen aan de vraag of indien de organisatie een beroep doet op een alternatieve tijdsregistratie, dient men daags na de wedstrijd de resultaten (scratch + per reeks/geslacht/categorie) digitaal en in Excell te versturen naar info@triathlon.be met volgende chronologische vermelding van exacte gegevens: plaats naam + voornaam club woonplaats nr categorie plaats per categorie deeltijden & plaats per discipline eindtijd Bijvoorbeeld: Pl Name Club Place Nr Cat Pl Cat Sw Bike Run Finish 1 Veramme Koen ATRIAC Leuven 181 H24 1 0:16:27(2) 0:56:23(9) 0:32:47(1) 1:45:37 Opgelet: wijzigingen in de einduitslag dienen altijd goedgekeurd te worden door de CRO van dienst. (4) De kostprijs voor tijdsregistratie bedraagt: ELEKTRONISCHE TIJDREGISTRATIE Operator Verplaatsingskost operator 400/dag (8u) Per extra uur 50 Forfaitaire kilometervergoeding 10 Units 100/unit voor eerste 3 units (low density) 150/unit vanaf 4 e unit 150 voor high-density unit Herbruikbare chips* (Timerchip) Wegwerpchips* (Single Use) Enkelband (neopreen) 1/chip, geleverd met enkelband 2/chip, geleverd zonder enkelband Duur opdracht wordt berekend vanaf opening wedstrijdsecretariaat (aankomst operator 9 ) tot half uur na aankomst laatste atleet Op datum van 1/11/2012 was dit 0,34/km Units mogen niet verplaatst worden tijdens de wedstrijden Chips dienen na de wedstrijd terug gerecupereerd te worden door de organisatie. Verloren chips worden gefactureerd aan de organisatie ( 8/chip). 3/band Voor gebruik bij wegwerpchips. Reductie 125 De VTDL voorziet een korting van 125 voor organisatoren die de prioritaire inschrijfperiode hanteren en gebruik maken van onze elektronische tijdregistratie. 9 Bij aankomst van de operator (opening secretariaat) moet er voldoende tijd voorzien zijn voor het installeren van de nodige meetpunten op de verschillende wedstrijdlocaties. Indien nodig komt de operator vroeger. 10 Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. 7

8 MANUELE TIJDSREGISTRATIE Enkel mogelijk bij kleine wedstrijden met beperkt aantal deelnemers. Enkel einduitslag zonder tussentijden. Operator Verplaatsingskost operator 180/dag Per extra format 50 Forfetaire kilometervergoeding Jeugdwedstrijden worden geordend onder 1 format. Andere formats zijn o.a. triatlon drafting, triatlon non drafting, duatlon drafting, duatlon non drafting en trio/duo-reeks. Op datum van 1/11/2012 was dit 0,34/km Alle prijzen zijn inclusief BTW. *Atleten die gebruik maken van een eigen Champion Chip, kunnen niet verplicht worden om een huurprijs voor een chip te betalen. Indien de huurprijs is inbegrepen in de deelnameprijs, dient de atleet met een eigen chip terugbetaald te worden. (5) Zowel bij manuele als bij elektronische tijdsregistratie dient de organisator in overleg met de operator extra medewerkers te voorzien. Voor elektronische tijdsregistratie is dit voor het inscannen van de chips voor de start van de wedstrijd. (6) De organisatie is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de startlijst met alle correcte gegevens en nummering van atleten. Wijzigingen op de dag zelf dienen zo correct mogelijk (informeer naar het dagformulier) en tijdig aangeleverd worden bij de operator van dienst en CRO. (7) Noodzakelijke voorzieningen voor tijdsregistratie: Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat voor het inscannen van de chips; Per meetpunt (o.a. in wisselzone, aankomst, ) 6 nadar- of dranghekken; Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen operator (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V). (8) Bij grotere wedstrijden (ETU/ITU, groot aantal deelnemers, ) dienen meerdere operatoren afgevaardigd te worden. (9) Elektronische tijdsregistratie kan bij uitzondering ontregeld worden door storingen vanuit de ondergrond (leidingen, ). Dit kan zorgen voor onregelmatigheden en problemen bij de tijdsregistratie. Indien mogelijk wordt dit voorkomen maar wegens de externe factor kan de operator/vtdl hier niet verantwoordelijk voor gesteld worden. h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) (1) Net zoals de VTDL erkent de aangesloten organisatie de decretale verplichtingen omtrent MVS ( en EVS ( Concreet vertaalt dit zich o.a. in onderstaande richtlijnen. (2) Leeftijdscategorieën & afstanden (zie Sportreglementen BTDF) worden gerespecteerd. De organisatie heeft hier de verantwoordelijkheid om uitzonderingen niet toe te staan. (3) Net zoals de VTDL ondersteunt en promoot de aangesloten organisatie de Rechten van het Kind in de sport, de Panathlon verklaring, inclusie, respect voor diversiteit, fair play, fysieke & psychische integriteit en solidariteit. (4) Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en dus moeten de wettelijke steeds aanwezig zijn. Organisaties die niet voldoen aan de voorwaarden, kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor de aanzienlijke boetes die hiermee gepaard gaan. Zie verder bij punt j (sporttechnische voorwaarden) voor meer uitleg of informeer via 8

9 (5) Atleten die geschorst zijn wegens doping of andere inbreuken worden niet toegelaten om te starten zolang de schorsing geldig is. Voor schorsingen in verband met doping kan de organisator zich aanmelden op de nieuwsbrief van de dopinglijn ( Atleten die geschorst zijn omwille van andere inbreuken worden gemeld via de nieuwsbrief van de VTDL. i. Veiligheid (1) De organisatie werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen. (2) Bij openwaterzwemmen dient de organisator een officieel attest te voorzien die het zwemparcours goedkeurt als zwemwater 11. Het attest is op de wedstrijddag maximum 1 week oud en wordt vooraf overhandigd aan de CRO. Indien gebruik wordt gemaakt van onbekend zwemwater, is het aangewezen om een vroegere analyse aan te vragen. (3) Het verdient aanbeveling om medische steun (MS) te voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MS kan de aansprakelijkheid van de organisator in het gedrang komen en neemt de VTDL hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. (4) Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert de organisatie zich best via de lokale instanties. (5) De VTDL adviseert een parcours met genummerde seingevers zodat slachtoffers sneller gelokaliseerd kunnen worden. Ook worden de medewerkers (inclusief de officials) best voorzien van telefoonnummers (organisatie en medische instanties) voor noodzakelijke oproepen. j. Sporttechnische voorwaarden COMMUNICATIE De website van de organisatie bevat duidelijke informatie zoals: Duidelijk link naar de Sportreglementen BTDF; Duidelijke atletenbriefing met alle belangrijke wedstrijdinfo (een typebriefing kan bij de VTDL worden opgevraagd); Correcte afstanden van de wedstrijd(en); Bij voorkeur visuele plannen van de verschillende parcoursen; Deelnemers- of startlijst die regelmatig geüpdatet wordt. Communicatie naar atleten (briefing) wordt ook verstuurd naar de CRO van dienst. WEDSTRIJDSECRETARIAAT Op de wedstrijddag worden alle deelnemers/teams gecontroleerd door middel van hun licentie met foto of identiteitskaart. De controle bevestigt de identiteit van de inschrijvende atleet/teams en hun verzekering. Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag (no show, ziekte of andere) worden onderaan de uitslag opgenomen met de vermelding Did Not Start (DNS). Het startnummer kan eventueel worden overgedragen aan een andere atleet indien dit ten laatste 30 minuten voor de start wordt gemeld aan de operator voor de tijdsregistratie en CRO waarbij laatste zijn/haar goedkeuring verleent. 11 Attest dient voorzien te worden door een bevoegde instantie die dezelfde analysemethoden en praktijken toepast zoals voorzien in de nieuwe Europese zwemwaterrichtlijn. 9

10 Voor de tijdsregistratie en officials zijn kwaliteitsvolle & duidelijke startnummers onontbeerlijk, alsook de nummering van atleten (met alcoholstift) op linkerhand, -schouder & onderbeen. Voor een meer duurzaam gebruik kunnen startnummers vooraf geperforeerd worden. PARCOURS Betrek alle instanties die een invloed kunnen hebben op het wedstrijdparcours: verwittig het openbaar vervoer, lokale boeren, bewoners, toerisme (omleiding fiets- en wandelroutes), De organisatie voorziet een motard met een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een motard met een groene vlag die na de laatste atleet rijdt. Dit is een belangrijk communicatiemiddel naar medewerkers (seingevers) toe om te tonen wanneer vrij verkeer verboden of terug mogelijk is. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor motards te voorzien met ervaring op wielerwedstrijden en dergelijke 12. De organisatie voorziet voldoende bevoorrading in de aankomstzone en om de 2,5 km langs het loopparcours. De bevoorrading wordt bij voorkeur in de schaduw geplaatst. Bij extreme temperaturen dient de bevoorrading in overleg met de CRO aangepast te worden. Dropzones langs het parcours (waar atleten/publiek hun afval kunnen deponeren) zijn een efficiënt middel om de milieubelasting van een wedstrijd drastisch te verlagen. Om de doorstroming van het publiek door het wedstrijdparcours te garanderen, voorziet de organisatie vaak oversteekplaatsen. Voorzie bij voorkeur een gescheiden oversteek (telkens één richting) met medewerkers die de snelheid van aankomende atleten en het publiek goed kunnen inschatten en controleren. WISSELZONE De perfecte wisselzone voorziet voldoende ruimte, een efficiënte structuur, orde en eerlijkheid voor alle atleten. In- en uitgang zijn zodanig opgebouwd dat elke atleet tijdens de wissel dezelfde afstand loopt. Contacteer gerust de CRO voor meer advies. Atleten komen vaak met meer materiaal dan beschikbare ruimte in de wisselzone (rugzakken, ), indien mogelijk kan de organisatie hier een aparte ruimte voorzien voor dit overtollige materiaal. NON DRAFTING Indien NON DRAFTING moet de organisatie erop toezien dat elke atleet, ongeacht zijn/haar niveau, de mogelijkheid krijgt om niet te stayeren. Een coëfficiënt [aantal meter van 1 parcourslus/aantal deelnemers = groter dan 100] kan helpen maar omstandigheden (wedstrijdparcours, aantal & duur tussen waves, niveaugroepen) dienen steeds in rekening worden gebracht. Adviseer jezelf bij de CRO. Indien de organisatie een non draftingreeks organiseert, dienen volgende voorwaarden gerespecteerd te worden: Maximum aantal fietsronden (bijvoorbeeld: maximum 2 fietsrondes bij Olympische afstand); Maximum aantal deelnemers per wave (in samenspraak met CRO); Parcours dat zich leent tot non drafting, zowel naar atleten als het scheidsrechteren toe; Straflus; Uitzonderingen (bijvoorbeeld dubbele Standaardafstand triatlon) op aanvraag en na goedkeuring VTDL. DOPINGCONTROLE Volgens het nieuwe Vlaamse antidopingdecreet is de organisator verplicht om: De identiteit van ALLE deelnemers te controleren via een identificatiebewijs met foto; De adresgegevens van ALLE deelnemers te noteren; 12 Ook deze motards dienen de verkeersreglementen te respecteren (helm, veilige kledij, ). 10

11 Bij voorkeur noteert de organisatie ook het gsm-nummer waarop de atleet onmiddellijk na de wedstrijd te bereiken is. Een dopingcontrole kan op ieder ogenblik (en dus ook op een wedstrijd) plaatsvinden en het decreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles en het toezicht op de controles; Voor een organisatie betekent dit specifiek dat een controlearts kan vragen of iemand van de organisatie hem/haar kan bijstaan bij de controle. Daarnaast moet er altijd een dopinglokaal worden voorzien dat voldoet aan volgende voorwaarden: Vlakbij de wedstrijd en met duidelijke signalisatie naar het lokaal; Het dopinglokaal wordt uitsluitend gereserveerd voor deze activiteit; Lokaal is voldoende ruim en voorziet wachtruimte & toilet (eventueel apart lokaal in nabijheid van wachtruimte); Lokaal is voorzien van minstens 6 stoelen en een tafel zodat de arts op een efficiënte manier kan werken met documenten en materialen; De organisatie voorziet minstens 6 ongeopende grote flessen niet-alcoholische drank (bij voorkeur water). Lees de volledige tekst via PRIJZENGELD Als de organisatie prijzengeld voorziet, moet er rekening mee houden dat er een fiscale aangifte moet gebeuren vanaf 125/persoon. De organisatie voorziet een fiscaal attest voor de atleet die hij/zij kan inbrengen bij de persoonlijke belastingen. De organisatie kan de aangifte zelf online doen indien deze beschikt over een elektronische kaartlezer. Voor meer info: contacteer de VTDL. G-WEDSTRIJD De VTDL werkt samen met de vzw Parantee ter promotie van G-sport. Informeer via de VTDL indien de organisatie G-atleten wenst toe te laten. Voor gehandicapte atleten (categorie TRI 1 tem TRI 7 13 ), TRI 8-atleten (diabetes, ) en begeleiders voorziet de organisator een polsband zodat deze herkenbaar zijn op wedstrijden. k. Partnership VTDL (1) De aangesloten organisatie neemt het logo van de VTDL op in haar communicatie (website, promotiemateriaal, ) met een link naar de VTDL-website. Download het logo via (2) VTDL-stand: Op bepaalde wedstrijden is de VTDL-stand aanwezig om de naturaprijzen van de Flanders Cup te verdelen. Als de VTDL zijn aanwezigheid bevestigt (ten laatste 1 maand voor wedstrijddatum), voorziet de organisatie hiervoor gratis plaats (tent 4x4m + grote camionette), nabij aankomst, secretariaat of andere standhouders. De VTDL behoudt zich het recht om de eigen sponsors te promoten (wordt gecommuniceerd vanaf 1 januari 2013). (3) De organisatie voorziet een vipaccreditatie (indien van toepassing) als de VTDL een bestuurslid afvaardigt. Dit wordt gecommuniceerd via de lijst van aanwezige officials. (4) De organisatie voorziet een persaccreditatie als de VTDL een fotograaf of redacteur (stop&go) afvaardigt. 13 Zie Sportreglementen BTDF. 11

12 l. Vlaamse Kampioenschappen (VK) Belgische Kampioenschappen (BK) (1) Kampioenschappen: de VK worden toegekend door de VTDL, de BK door de BTDF. Naast de beschreven voorwaarden (manual & Sportreglementen), moet de organisatie ook voldoen aan de financiële voorwaarden (liga of federatie bijdrage & prijzengeld) om in aanmerking te komen voor een kampioenschap. Kandidaat-organisatoren kunnen hun kandidatuur indienen bij de VTDL en de toekenning gebeurt op vooraf gecommuniceerde tijdstippen, zoals de kalendervergadering in het najaar. Bij meerdere geldt de procedure van opbod (m.b.t. de prijzengelden). Zie bijlage voor financiële voorwaarden VK. (2) Bij VK staat de VTDL in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per geslacht en categorie: Jeugdwedstrijden = Jeugd C, Jeugd B, Jeugd A & Junioren; Volwassenen = Overall, U23 (20-23j), Seniors (24-39j), Masters A (40-49j), Masters B (50-59j), Masters C (60+). (3) Bij BK staat de BTDF in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per categorie en geslacht (zie hierboven) en tevens voor de kampioenentruien: Jeugdwedstrijden = eerste jongen & meisjes per leeftijdscategorie; Volwassenen = eerste man en vrouw (overall). m. Financiële voorwaarden (1) De VTDL streeft naar een dienstverlening met een duidelijke meerwaarde voor een meerderheid aan organisatoren en dit volgens een zo goed mogelijke verhouding in prijs/kwaliteit. In dit opzicht kunnen bepaalde diensten gratis worden aangeboden, dit volgens de eigen middelen en visie (algemene structuur) van de VTDL. (2) Alle betalende diensten worden na de wedstrijd gefactureerd aan de organisatie (zie wedstrijdfiche). Voor Belgische Kampioenschappen dient vooraf een voorschot betaald te worden aan de BTDF. (3) Alle betalingen aan de VTDL/BTDF dienen te gebeuren volgens de factuurvoorwaarden en binnen de vooropgestelde termijn. n. Sancties Indien een organisator niet tegemoet komt aan de voorwaarden van de event manual of in strijd handelt met de Sportreglementen BTDF, kan het Dagelijks Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële VTDL/BTDF-kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden. Geschillen worden geregeld zoals voorzien in het Huishoudelijk Reglement van de VTDL. o. Aansprakelijkheid De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval, ). U vindt een beknopt overzicht van de algemene voorwaarden en de dienstverlening in bijlage. 12

13 Hoofdstuk: 3. Specifieke voorwaarden 3. SPECIFIEKE VOORWAARDEN a. Wedstrijd Leeftijdscategorieën conform de Sportreglementen BTDF; Afstanden conform de Sportreglementen BTDF, afwijkingen kunnen toegestaan worden door de Raad van Bestuur VTDL; Uitslagverwerking verplicht (eigen tijdsregistratie toegestaan maar moet voldoen aan de algemene voorwaarden); Podia optioneel. 13

14 Hoofdstuk: 5. Bijlagen 5. BIJLAGEN a. Vlaamse & Belgische Kampioenschappen 2013 Wedstrijd VK-bijdrage BK-bijdrage Prijzengeld DUATLON Cross b. Vergelijkende tabel Zie volgende pagina. 14

15 OVERZICHT EVENT MANUAL MULTISPORT Just for fun Wedstrijd Lidgeld organisatie (indien niet aangesloten als VTDL-atletenclub) Inschrijvingen Eigen systeem of inschrijvingsmodule VTDL Eigen systeem of inschrijvingsmodule VTDL indien tijdsregistratie via liga Tijdsregistratie Geen Eigen systeem of via VTDL Reductie tijdregistratie Geen 125 bij PIP en elect. Tijdregistratie via VTDL Verzekering zwemlopen Verzekering cross duatlon per nietgelicentieerde/team Ledentarief bij cross duatlon Geen prijsverschil Prijsverschil van minstens 5 Officials Zwemlopen Geen Minimum 2 14, met extra TO per extra reeks Officials Cross duatlon Geen Minimum 4, met extra TO per extra reeks Podia Geen Facultatief Naturaprijzen wedstrijd Facultatief Facultatief Geldprijzen Geen Facultatief 14 Indien veel deelnemers, meerdere waves of een uitgebreid parcours, kan de CRO in overleg met de organisator beslissen om het aantal TO s & motards aan te passen.

16 Hoofdstuk: 5. Bijlagen Event Manual Multisport 2013 Opgemaakt door de VTDL/BTDF (december 2012) Contact: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg Kessel-Lo Organisator : Locatie : Datum wedstrijd : Ondergetekende (organisator) gaat akkoord met de voorwaarden die volgens deze specifieke event manual en de nationale Sportreglementen BTDF opgelegd zijn. Voor akkoord (naam datum handtekening) Gelieve dit laatste blad in te vullen en ondertekend terug te sturen naar bovengenoemd adres. 16