Event Manual TRIATLON

Transcriptie

1 Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Foto Stijn Audooren Event Manual TRIATLON 2014 Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/ F: 016/ Dit document bevat de samenwerkingsvoorwaarden voor organisaties die in 2014 willen opgenomen worden in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga. Opgemaakt door de VTDL, oktober 2013 (herziene uitgave)

2 Hoofdstuk: 1. Intro INHOUDSOPGAVE 1. Intro Algemene voorwaarden... 4 a. Aanvraag... 4 b. Aansluitingsbijdrage... 4 c. Verzekering... 4 d. Daglicentie... 5 e. Officials... 5 f. Inschrijvingsmodule (sign-in)... 6 g. Timing & live-results... 7 h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS)... 8 i. Veiligheid... 9 j. Sporttechnische voorwaarden... 9 COMMUNICATIE... 9 WEDSTRIJDSECRETARIAAT PARCOURS WISSELZONE NON DRAFTING DOPINGCONTROLE PRIJZENGELD G-WEDSTRIJD k. Partnership VTDL l. Vlaamse Kampioenschappen Belgische Kampioenschappen m. Financiële voorwaarden n. Sancties o. Aansprakelijkheid Competitiecircuit: Flanders Cup a. Intro b. Kandidaturen Voorwaarden Flanders Cup a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series Bijlagen ANDERE EVENT MANUALS: Event Manual DUATLON Event Manual JEUGD Event Manual MULTISPORT (cross duatlon, aquatlon) 2

3 Hoofdstuk: 1. Intro 1. INTRO Deze manual beschrijft het samenwerkingscontract tussen de Samenwerkingscontract maar ook gids organisatie en VTDL maar is tegelijkertijd een gids voor de dienstverlening van de VTDL. Aangezien elke organisatie specifiek is en de dienstverlening ruimer mikt dan hier beschreven, kan men na het lezen zich steeds verder informeren via de VTDL. Triatlon openbare weg of off road (cross). Deze event manual is van toepassing op alle Vlaamse organisaties die onder de noemer triatlon vallen, dus alle formats met een zwem-, fiets- en loopgedeelte. Deze proeven kunnen plaatsvinden in het zwembad of open water en op de Alle Vlaamse events die in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga en Belgische Triatlon & Duatlon Federatie willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen BTDF ook voldoen aan algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in deze manual. Door het indienen van een wedstrijdfiche (officiële aanvraag) verklaart de organisatie zich akkoord met de voorwaarden die in deze manual en de Sportreglementen BTDF beschreven zijn. De algemene voorwaarden gelden voor alle soorten Algemene en specifieke voorwaarden evenementen (just for fun, recreatief of competitief), de specifieke voorwaarden zijn vooral van toepassing op één soort evenement. 3

4 2. ALGEMENE VOORWAARDEN a. Aanvraag (1) Een officiële aanvraag gebeurt via de wedstrijdfiche 1 die correct wordt ingevuld door het LOC en ingediend bij de VTDL, ten laatste 4 maanden voor wedstrijddatum (postdatum). Aanvragen voor Flanders Cup wedstrijden (zie hfdst. 3) moeten voor 11/12/2013 worden ingediend. (2) Pas na het indienen van de aanvraag en de goedkeuring door de VTDL wordt er gestart met de noodzakelijke voorbereidingen voor de dienstverlening (verzekeringsattest, Timing, officials, ) en wordt het evenement gepromoot via de website. Gezien de talrijke aanvragen is het aanbevolen om de wedstrijdfiche zo snel mogelijk in te dienen. (3) De afstanden voor de betrokken jeugdcategorieën mogen de maximumafstanden binnen de Sportreglementen BTDF (appendix A) niet overschrijden. (4) Wijzigingen in de organisatiegegevens na het indienen van de aanvraag dienen zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient het LOC een volledig nieuwe wedstrijdfiche in te dienen. (5) Er kan geen aanvraag worden ingediend indien er nog openstaande schulden zijn ten opzichte van de VTDL of BTDF. b. Aansluitingsbijdrage (1) Voor het LOC is er een jaarlijkse aansluitingsbijdrage van 50. (2) LOC die als club lid zijn van de VTDL, zijn deze bijdrage niet verschuldigd. (3) De bijdrage omvat een jaarabonnement op het driemaandelijks tri- en duatlonmagazine stop&go. c. Verzekering (1) De VTDL voorziet 2 mogelijke verzekeringsformules: 1. Verzekering voor sportpromotionele evenementen 2. Verzekering voor (competitieve) wedstrijden (2) Beide polissen omvatten voor de s 2 en medewerkers een verzekering voor lichamelijke schade & burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van schade aan derden. De VTDL voorziet eveneens het wettelijk verplichte verzekeringsattest voor wielerwedstrijden. De polis dekt geen schade aan materiaal, gehuurd materiaal of gebouwen. Contacteer de VTDL voor meer info. SPORTPROMOTIONELE POLIS Deze polis is van toepassing op sportgerelateerde evenementen met een uiterst recreatief karakter, genaamd just for fun. Het promotionele, laagdrempelige aspect dient zeker aan bod te komen bij: Deelname dit is het allerbelangrijkste dus er zijn geen resultaten, een uitslag of andere competitieve elementen (podia, prijzengeld, ). Een finisher attest (zonder resultaten) is wel toegelaten; Afstanden kort en toegankelijk, korter dan de competitieve maximumafstanden die vermeld staan in de Sportreglementen BTDF; 1 Zie VTDL-website, klik door naar Downloads. 2 Volgens de officiële startlijst en in overeenstemming met de leeftijdsvoorwaarden van de Sportreglementen BTDF. 4

5 Deelnameprijs & inschrijving laagdrempelig. De kostprijs voor de sportpromotionele polis bedraagt 50/dag. WEDSTRIJDPOLIS Deze polis is van toepassing zodra er een wedstrijd wordt georganiseerd. Deze wedstrijden brengen meer risico met zich mee en dus zijn hier extra kosten aan verbonden. De kostprijs voor de wedstrijdpolis bedraagt 50/dag + 5 (daglicentie 7,5) of 10 (daglicentie 15) per team 3 en/of niet-gelicentieerde. De prijs per team en/of niet-gelicentieerde is gekoppeld aan de daglicentie of verzekering en wordt dus integraal betaald door hen (zie verder bij punt d). Bij wedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule 4 wordt de verzekeringsbijdrage gelimiteerd tot 800. Bij wedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule bedraagt de verzekeringsbijdrage maximum Bij de combinatie van beide afstanden op dezelfde wedstrijddag worden de bijdragen gecumuleerd. (3) Wat bij een ongeval? Voor elk LOC wordt een verzekeringsaccount voorzien voor aangifte van ongevallen. Leden van de VTDL doen aangifte via hun club. Niet-leden doen aangifte via het LOC. Na controle van de aangifte wordt een dossiernummer toegekend aan het slachtoffer. Met dit nummer en de medische attesten dient het slachtoffer vervolgens contact op te nemen met Ethias. Meer info over de procedure via (4) Buitenlandse gelicentieerde atleten worden over het algemeen beschouwd als verzekerd. Dit betekent dat een wedstrijdverzekering wordt voorzien door hun federatie. Indien zij geen geldige licentie kunnen voorleggen, dienen zij alsnog een daglicentie aan te schaffen. d. Daglicentie Atleten die wensen deel te nemen aan een wedstrijd en die niet in het bezit zijn van een geldige licentie van VTDL/LBFTD of een andere ITU/ETU erkende triatlonfederatie, zijn verplicht om een daglicentie te nemen. Triatlonwedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule daglicentie 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde. Triatlonwedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule daglicentie 15 per team en/of niet-gelicentieerde. e. Officials (1) Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Tot hun takenpakket behoort o.a.: Prospectie of voorafgaand advies door de aangewezen CRO. Het is raadzaam de CRO tijdig te betrekken bij het LOC voor een goede communicatie en een grotere garantie op een vlot, sportief en veilig wedstrijdverloop; Controle van de fietsen (check-in) & atleten op de dag zelf. Hierbij primeert veiligheid en het voldoen aan de fietsvoorwaarden volgens de reglementen; Naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten, o.a. om onsportief gedrag te voorkomen of te bestraffen; Controle van het stayergedrag bij non drafting wedstrijden; Officiële goedkeuring van de einduitslag; 3 Vanaf 2 of meer atleten wordt de term team gebruikt. 4 Voor meer informatie over afstanden, zie Sportreglementen BTDF. 5

6 Het ontvangen en behandelen van klachten of protesten tegen field of play beslissingen (CRO); Melden van een ongeval tijdens de wedstrijd aan de V TDL (via evaluatieverslag) 5 ; Evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities. (2) Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, TO als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO s op het wedstrijdparcours 6. (3) De bijdrage per official die optreedt tijdens de wedstrijddag bedraagt 45. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan 4 uur (vanaf check-in tot laatste aankomst) voorziet het LOC een lunchpakket & voldoende drank. Een prospectie door de CRO bedraagt 30. (4) Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met het LOC) bepaald door de CRO en is afhankelijk van: Type wedstrijd*; *MINIMUM VEREISTE: Aantal s; TRIATLON DRAFTING: 6 TO + 4 M Aantal reeksen of startwaves; TRIATLON NON DRAFTING: 12 TO + 10 M Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra TO aangeduid (eventueel met M) Parcours en afstanden tussen start/wisselzone(s)/aankomst; Beschikbaarheid aan officials. (5) De officiële lijst met afgevaardigde officials wordt ongeveer 2 weken voor de wedstrijd door de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL g d naar het LOC. f. Inschrijvingsmodule (sign-in) (1) De VTDL voorziet een online systeem dat het mogelijk maakt om de inschrijvingen op een efficiënte manier te verwerken. (2) De voordelen zijn: Sign-in wordt gratis ter beschikking gesteld aan VTDL-organisaties; Het online inschrijfformulier kan gekoppeld (hyperlink) of geïntegreerd worden binnen de eigen organisatiewebsite; Het LOC ontvangt een persoonlijke account voor het beheer van de inschrijvingen; Na inschrijving ontvangt de atleet en LOC een automatisch bericht van inschrijving met de betalingsgegevens; Automatische verbinding met de VTDL-database waardoor gelicentieerde leden onmiddellijk herkend worden en sneller kunnen inschrijven; De optie tot een tijdelijk ledenvoordeel voor lokale bewoners (zie verder bij prioritaire inschrijfperiode & specifieke voorwaarden); Aan de inschrijvingen kunnen extra s (aankoop chip of T-shirt, bestelling maaltijden, ) toegevoegd worden; Er kunnen betalingslijsten opgemaakt worden voor online publicatie op de website (deelnamelijsten); Finale inschrijvingsdata kan men nummeren om startlijsten te bekomen; De aangeleverde informatie kan onmiddellijk gebruikt voor timing. (3) Indien gewenst, kan het LOC via sign-in een prioritaire inschrijfperiode (PIP) invoeren voor gelicentieerde atleten 7 en eventueel voor lokale bewoners (die tijdelijk kunnen inschrijven zonder extra 5 De CRO meldt een ongeval maar doet geen aangifte. De aangifte zelf dient door het slachtoffer te gebeuren, via de club (indien VTDL-lid) of LOC. 6 Bij crosswedstrijden met een offroad parcours worden geen VTDL motards voorzien. 6

7 kost voor de daglicentie). Worden als lokale bewoners beschouwd: bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waar het evenement plaatsvindt of die het parcours doorkruist. (4) Atleten die op een onterechte wijze het systeem gebruiken (bijvoorbeeld bij fraude of het niet correct invullen van gegevens), verliezen hun startrecht op de wedstrijddag. g. Timing & live-results (1) Voor de timing kan men een beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. Indien niet kan voldaan worden aan de vraag, wordt dit onmiddellijk gemeld aan het LOC. (2) Organisaties kunnen in combinatie met de VTDL-Timing een LED-scherm (2,5 m x 1,5 m) huren voor live results, beeldmateriaal of algemene promotie van hun wedstrijd. Het scherm dient op voorhand gereserveerd te worden en wordt prioritair voorbehouden voor Flanders Cup organisaties. Informeer naar de specifieke brochure. (3) Alle LOC die gebruik maken van de VTDL-Timing dienen de Sign-in module voor hun inschrijvingen te gebruiken. (4) Bij VTDL-Timing moet elke een chip via het LOC nemen (eigen chips worden niet meer toegelaten). Omdat gelicentieerde VTDL-atleten hiervoor niet extra betalen (service zit inbegrepen in hun licentie) en het LOC voor deze atleten (hun chipgebruik) niet moet betalen, dient de huurprijs van een chip voor een atleet bovenop het inschrijvingsbedrag gerekend te worden. (5) Indien de VTDL niet kan voldoen aan de vraag of indien het LOC een beroep doet op een alternatieve timing, dient men onmiddellijk na de wedstrijd de resultaten (scratch + per reeks/geslacht/categorie) digitaal en in Excel te versturen naar info@triathlon.be met volgende chronologische vermelding van exacte gegevens: plaats naam + voornaam club woonplaats nr categorie plaats per categorie deeltijden & plaats per discipline eindtijd Bijvoorbeeld: Pl Name Club Place Nr Cat Pl Cat Sw Bike Run Finish 1 Veramme Koen ATRIAC Leuven 181 H24 1 0:16:27(2) 0:56:23(9) 0:32:47(1) 1:45:37 Opgelet: De einduitslag is pas definitief na goedkeuring door de CRO. Wijzigingen na de wedstrijd die effect hebben op de eindposities, dienen ook goedgekeurd te worden door de CRO. Op de uitslag dienen alle atleten vermeld te staan, dus ook atleten die de wedstrijd niet beëindigd hebben (DNF did not finish), die gediskwalificeerd zijn (DSQ) of die niet zijn komen opdagen (DNS did not start). (6) De kostprijs voor Timing bedraagt: ELEKTRONISCHE TIMING Operator Verplaatsingskost operator 400/dag (8u) Per extra uur 50 Forfaitaire kilometervergoeding 9 Duur opdracht wordt berekend vanaf aankomst operator (opening wedstrijdsecretariaat 8 ) tot half uur na aankomst laatste atleet Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit 0,3461/km 7 Verplicht bij Flanders Cup wedstrijden. 8 Bij aankomst van de operator (opening wedstrijdsecretariaat) moet er voldoende tijd voorzien zijn voor het installeren van de nodige meetpunten op de verschillende wedstrijdlocaties. Indien nodig komt de operator vroeger. 9 Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. 7

8 Units 100/unit voor eerste 3 units (low density) 150/unit vanaf 4 e unit 150 voor HD-unit Herbruikbare chips (Timerchip of Bibtag) Wegwerpchips (Single Use) Enkelband (neopreen) 1/chip, geleverd met enkelband 2,1/chip, geleverd zonder enkelband Units mogen niet verplaatst worden. HD (high-density) is noodzakelijk voor controle op het fietsparcours, bij extreme passage of bij noodzakelijke (lokale) omstandigheden. Chips dienen na de wedstrijd terug gerecupereerd te worden door het LOC. Verloren chips worden gefactureerd aan het LOC ( 8/chip). 3/band Voor gebruik bij wegwerpchips. Reductie 125 De VTDL voorziet een korting van 125 voor LOC die de prioritaire inschrijfperiode hanteren en gebruik maken van de elektronische VTDL-Timing. MANUELE TIMING Enkel mogelijk bij kleine wedstrijden met beperkt aantal s. Enkel einduitslag zonder tussentijden. Operator Verplaatsingskost operator 180/dag Per extra format 50 Forfaitaire kilometervergoeding Jeugdwedstrijden worden beschouwd als 1 format. Andere formats zijn o.a. triatlon drafting, triatlon non drafting, duatlon drafting, duatlon non drafting en trio/duo-reeks. Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit 0,3461/km Alle prijzen zijn inclusief BTW. De tarieven kunnen nog gewijzigd worden onder invloed van de VTDLleverancier. (7) Het LOC is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de startlijst met alle correcte gegevens en nummering van atleten. Wijzigingen op de dag zelf dienen zo correct mogelijk (informeer naar het dagformulier) en tijdig aangeleverd worden bij de timing en CRO. (8) Noodzakelijke voorzieningen voor Timing: Extra medewerkers (bijvoorbeeld voor het inscannen van de chips), overleg met operator voor het specifieke aantal; Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat voor het inscannen van de chips; Per meetpunt (o.a. in wisselzone, aankomst, ) 6 nadar- of dranghekken; Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen operator (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V). (9) Bij grotere wedstrijden (ETU/ITU, groot aantal s, meerdere wedstrijden, ) dienen meerdere timing-operatoren afgevaardigd te worden. (10) Elektronische Timing kan bij uitzondering ontregeld worden door storingen vanuit de ondergrond (leidingen, ). Dit kan zorgen voor onregelmatigheden en problemen bij de timing. Indien mogelijk wordt dit voorkomen maar wegens de externe factor kan de operator en de VTDL hier niet verantwoordelijk voor gesteld worden. h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) (1) Net zoals de VTDL erkent de aangesloten organisatie de decretale verplichtingen omtrent MVS ( en EVS ( Concreet vertaalt dit zich o.a. in onderstaande richtlijnen. 8

9 (2) De afstanden per leeftijdscategorie zijn niet langer dan de maxima die voorzien zijn binnen de Sportreglementen BTDF. Het LOC kan hiervan niet afwijken zonder voorafgaande goedkeuring van de VTDL. (3) Net zoals de VTDL ondersteunt en promoot het LOC de Rechten van het Kind in de sport, de Panathlon verklaring, inclusie, respect voor diversiteit, fair play, fysieke & psychische integriteit en solidariteit. (4) Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en dus moeten de wettelijke voorzieningen steeds aanwezig zijn. Organisaties die niet voldoen aan de voorwaarden worden verantwoordelijk gesteld voor de aanzienlijke boetes die hiermee gepaard kunnen gaan. Zie verder bij punt j (sporttechnische voorwaarden) voor meer uitleg of informeer via (5) Atleten die geschorst zijn wegens doping of andere inbreuken worden niet toegelaten om te starten zolang ze geschorst zijn. Voor schorsingen in verband met doping kan de organisator zich aanmelden op de nieuwsbrief van de dopinglijn ( Atleten die geschorst zijn door de VTDL, LBFTD of BTDF worden gemeld via de nieuwsbrief van de VTDL. i. Veiligheid (1) Het LOC werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen. (2) Bij openwaterzwemmen dient het LOC een officieel attest te voorzien die het zwemparcours goedkeurt als zwemwater 10. Het attest is op de wedstrijddag maximum 1 week oud en wordt vooraf overhandigd aan de CRO. Bij zwemwaters die op regelmatige basis gecontroleerd worden is een afwijking mogelijk (aanvraag via VTDL). Indien gebruik wordt gemaakt van onbekend zwemwater, is het aangewezen om bijkomend een vroegere analyse aan te vragen. Als er tussen het moment van de wateranalyse en de wedstrijd werken gebeuren die de waterkwaliteit kunnen beïnvloeden, dient het LOC ook hier de nodige verantwoordelijkheid te nemen. (3) Het verdient aanbeveling om medische steun (MS) te voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MS kan de aansprakelijkheid van de organisator in het gedrang komen en neemt de VTDL hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. (4) Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert het LOC zich best via de lokale instanties. (5) De VTDL adviseert een parcours met genummerde seingevers zodat slachtoffers sneller gelokaliseerd kunnen worden. Ook worden de medewerkers (inclusief de officials) best voorzien van telefoonnummers (organisatie en medische instanties) voor noodzakelijke oproepen. j. Sporttechnische voorwaarden COMMUNICATIE De website van de organisatie bevat duidelijke informatie zoals: Duidelijk link naar de Sportreglementen BTDF; Duidelijke atletenbriefing met alle belangrijke wedstrijdinfo (een typebriefing kan bij de VTDL worden opgevraagd); Correct gemeten afstanden van de wedstrijd(en); Bij voorkeur visuele plannen van de verschillende parcoursen; 10 Attest dient voorzien te worden door een bevoegde instantie die dezelfde analysemethoden en praktijken toepast zoals voorzien in de Europese zwemwaterrichtlijn. 9

10 Deelnemers- of startlijst die regelmatig geüpdatet wordt. Communicatie naar atleten (briefing) wordt ook verstuurd naar de CRO. WEDSTRIJDSECRETARIAAT Op de wedstrijddag worden alle s/teams gecontroleerd door middel van hun licentie met foto of identiteitskaart. De controle bevestigt de identiteit van de inschrijvende atleet/teams en hun verzekering. Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag (no show, ziekte of andere) worden onderaan de uitslag opgenomen met de vermelding Did Not Start (DNS). Het startnummer kan eventueel worden overgedragen aan een andere atleet indien dit ten laatste 30 minuten voor de start wordt gemeld aan de timing en CRO waarbij laatste zijn/haar goedkeuring verleent. Voor de timing en officials zijn kwaliteitsvolle & duidelijke startnummers onontbeerlijk, alsook de nummering van atleten (met alcoholstift) op linkerhand, -schouder & onderbeen. PARCOURS Betrek alle instanties die een invloed kunnen hebben op het wedstrijdparcours: verwittig het openbaar vervoer, lokale boeren, bewoners, toerisme (omleiding fiets- en wandelroutes), Het LOC zorgt voor een motard met een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een motard met een groene vlag die na de laatste atleet rijdt. Dit is een belangrijk communicatiemiddel naar medewerkers (seingevers) toe om te tonen wanneer vrij verkeer verboden of terug mogelijk is. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor motards te voorzien met ervaring op wielerwedstrijden en dergelijke 11. Er is voldoende bevoorrading in de aankomstzone en om de 2,5 km langs het loopparcours. De bevoorrading wordt bij voorkeur in de schaduw geplaatst. Bij extreme temperaturen dient de bevoorrading in overleg met de CRO aangepast te worden. Dropzones langs het parcours (waar atleten/publiek hun afval kunnen deponeren) zijn een efficiënt middel om de milieubelasting van een wedstrijd drastisch te verlagen. Om de doorstroming van het publiek door het wedstrijdparcours te garanderen, plaatst het LOC dubbele oversteekplaatsen (gescheiden oversteek, telkens in één richting) met medewerkers die de snelheid van aankomende atleten en het publiek goed kunnen inschatten en controleren. Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt A naar punt B Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt C naar punt D WISSELZONE De perfecte wisselzone voorziet voldoende ruimte, een efficiënte structuur, orde en eerlijkheid voor alle atleten. In- en uitgang zijn zodanig opgebouwd dat elke atleet tijdens de wissel dezelfde afstand loopt. Contacteer gerust de CRO voor meer advies. Atleten komen vaak met meer materiaal dan beschikbare ruimte in de wisselzone (rugzakken, ), bij voorkeur maakt het LOC hier een aparte ruimte voor dit overtollige materiaal. 11 Ook deze motards dienen de verkeersreglementen te respecteren (helm, veilige kledij, ). 10

11 NON DRAFTING Indien het LOC een non drafting-reeks organiseert, dienen volgende voorwaarden gerespecteerd te worden: Maximum aantal fietsronden (bijvoorbeeld: maximum 2 fietsrondes bij Olympische afstand); Maximum aantal s per wave (in samenspraak met CRO); Parcours dat zich leent tot nondrafting, zowel naar atleten als de officials toe; Straflus; Uitzonderingen (bijvoorbeeld dubbele Standaardafstand triatlon) op aanvraag en na goedkeuring VTDL. DOPINGCONTROLE Indien NON DRAFTING moet de organisatie erop toezien dat elke atleet, ongeacht zijn/haar niveau, de mogelijkheid krijgt om niet te stayeren. Een coëfficiënt [aantal meter van 1 parcourslus/aantal s = groter dan 100] kan helpen maar omstandigheden (wedstrijdparcours, aantal & duur tussen waves, niveaugroepen) dienen steeds in rekening worden gebracht. Adviseer jezelf bij de CRO. Volgens het Vlaamse antidopingdecreet is het LOC verplicht om: De identiteit van ALLE s te controleren via een identificatiebewijs met foto; De adresgegevens van ALLE s te noteren. Bij voorkeur noteert het LOC ook het gsm-nummer waarop de atleet (of begeleider) onmiddellijk na de wedstrijd te bereiken is. Een dopingcontrole kan op ieder ogenblik (en dus ook op een wedstrijd) plaatsvinden en het decreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles en het toezicht op de controles; Voor een LOC betekent dit specifiek dat een controlearts kan vragen of iemand van de organisatie hem/haar kan bijstaan bij de controle. Daarnaast moet er altijd een dopinglokaal worden voorzien dat voldoet aan volgende voorwaarden: Vlakbij de wedstrijd en met duidelijke signalisatie naar het lokaal; Het dopinglokaal wordt uitsluitend gereserveerd voor deze activiteit; Lokaal is voldoende ruim en voorziet wachtruimte & toilet (eventueel apart lokaal in nabijheid van wachtruimte); Lokaal is voorzien van minstens 6 stoelen en een tafel zodat de arts op een efficiënte manier kan werken met documenten en materialen; Het LOC voorziet minstens 6 ongeopende grote flessen niet-alcoholische drank (bij voorkeur water). Lees de volledige tekst via PRIJZENGELD Als er prijzengeld is voorzien, moet er door het LOC een fiscale aangifte gebeuren vanaf 125/persoon. Dit kan online indien het LOC beschikt over een elektronische kaartlezer. Het LOC zorgt voor een fiscaal attest voor de atleet die hij/zij kan inbrengen bij de persoonlijke belastingen. Contacteer de VTDL voor meer info. G-WEDSTRIJD De VTDL werkt samen met de vzw Parantee ter promotie van G-sport. Informeer via de VTDL indien het LOC G-atleten wenst toe te laten. 11

12 Voor gehandicapte atleten en begeleiders die deelnemen in een open wedstrijd, zorgt het LOC voor de nodige herkenning (ev. polsbandjes). k. Partnership VTDL (1) Het LOC neemt het logo van de VTDL op in al haar promotionele met een link naar de VTDL-website. Download het logo via (2) Het LOC zorgt voor een VIP-accreditatie (indien van toepassing) als de VTDL de voorzitter, de secretarisgeneraal of een bestuurslid afvaardigt. Dit wordt op voorhand gecommuniceerd door de Sporttechnisch Coördinator via de lijst van aanwezige officials. (3) Het LOC zorgt voor een persaccreditatie als de VTDL een fotograaf of redacteur (stop&go) afvaardigt. Het LOC gaat akkoord dat beeldmateriaal, genomen op het evenement, kan gebruikt worden voor publicitaire doeleinden van de VTDL en voor sportpromotie in het algemeen. Het LOC, noch een of toeschouwer, kan hiervoor een vergoeding claimen. Het LOC dient ook deze boodschap visueel zichtbaar te verspreiden op de wedstrijdlocatie (of onthaal). (4) De VTDL heeft een aankomstboog die kan gereserveerd worden via de wedstrijdfiche. De huurprijs bedraagt 50 voor organisaties die niet als VTDL-club zijn aangesloten. (5) Het LOC aanvaardt alle logo s van de VTDL-sponsors die vermeld staan op het materiaal dat wordt aangeleverd door de liga (Timing, VTDL-shop, aankomstboog, ). l. Vlaamse Kampioenschappen Belgische Kampioenschappen (1) Voor kampioenschappen met betrekking tot de jeugd wordt verwezen naar de Event Manual Jeugd. (2) Kampioenschappen: de VK worden toegekend door de VTDL, de BK door de BTDF. Naast de beschreven voorwaarden (een VK of BK moet minstens voldoen aan de voorwaarden van een Flanders Cup A-series, zie verder), moet het LOC ook voldoen aan de financiële voorwaarden (fee & prijzengeld) om in aanmerking te komen voor een kampioenschap. Kandidaat-organisatoren kunnen hun kandidatuur indienen bij de VTDL en de toekenning gebeurt op vooraf gemelde tijdstippen, zoals de kalendervergadering in het najaar. Bij meerdere kandidaten geldt de procedure van opbod (m.b.t. de prijzengelden). Zie bijlage voor financiële voorwaarden VK. (3) Bij VK staat de VTDL in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per geslacht en categorie: Overall, U23 (20-23j), Seniors (24-39j), Masters A (40-49j), Masters B (50-59j), Masters C (60+) (4) Bij BK staat de BTDF in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per categorie en geslacht (zie hierboven) en voor de kampioenentruien voor de overall beste dame en heer. m. Financiële voorwaarden (1) De VTDL streeft naar een dienstverlening met een duidelijke meerwaarde voor organisatoren en dit volgens een zo goed mogelijke verhouding in prijs/kwaliteit. Bepaalde diensten kunnen gratis worden aangeboden, dit volgens de eigen middelen en visie (algemene structuur) van de VTDL. (2) Alle betalende diensten worden na de wedstrijd gefactureerd aan het LOC. Voor Belgische Kampioenschappen dient vooraf een voorschot betaald te worden aan de BTDF. (3) Alle betalingen aan de VTDL/BTDF dienen te gebeuren volgens de factuurvoorwaarden en binnen de vooropgestelde termijn. 12

13 (4) Bij nalatigheid kan het LOC verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan VTDL-materiaal. n. Sancties Indien het LOC niet tegemoet komt aan de voorwaarden van de event manual of in strijd handelt met de Sportreglementen BTDF, kan het Dagelijks Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële VTDL/BTDF-kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden. Geschillen worden geregeld zoals voorzien in het Huishoudelijk Reglement van de VTDL. o. Aansprakelijkheid De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval, ). U vindt een beknopt overzicht van de algemene voorwaarden en de dienstverlening in bijlage. 13

14 Hoofdstuk: 3. Competitiecircuit: Flanders Cup 3. COMPETITIECIRCUIT: FLANDERS CUP a. Intro De Flanders Cup is een kwalitatief competitiecircuit voor atleten met prioriteit voor gelicentieerden. Afhankelijk van het niveau van een Flanders Cup wedstrijd, kunnen gelicentieerde atleten meer of minder punten verdienen voor een eindranking. Wie deelneemt aan voldoende rankingwedstrijden, kan op het einde van het seizoen credits inruilen voor een naturaprijs. De laureaten van deze eindranking komen in aanmerking voor een geldprijs en worden bekroond tijdens de eindhappening. De VTDL is verantwoordelijk voor het constant updaten van De Flanders Cup staat garant voor organisaties die passioneel & professioneel bezig zijn met de sport en die de atleet, veiligheid en sportiviteit centraal stellen. de rankings (Flanders Cup), het voorzien van geld- & naturaprijzen voor de Flanders Cup en de organisatie van de eindhappening. (1) Verschillende rankings: Flanders Cup Triatlon Drafting; Flanders Cup Triatlon Non Drafting (niet voor standard of sprint distance); Flanders Cup Duatlon; Flanders Cup Jeugdtriatlon; Flanders Cup Jeugdduatlon; Flanders Cup Jeugdzwemlopen. (2) Wedstrijdreeksen worden onderverdeeld in 3 niveaus of series (C, B en A-series) en hoe hoger de serie (met A-series bovenaan), hoe meer punten gelicentieerde atleten kunnen verdienen. Flanders Cup C-series: atleten kunnen tot 500 punten verdienen; Flanders Cup B-series: atleten kunnen tot 750 punten verdienen; Flanders Cup A-series: atleten kunnen tot 1000 punten verdienen. Naarmate het niveau stijgt, worden er meer kwalitatieve eisen gesteld aan het LOC met betrekking tot prijzengeld, sporttechnische aspecten, communicatie, infrastructuur, logistiek, Het LOC kan per wedstrijdreeks een aanvraag indienen voor een bepaalde serie. b. Kandidaturen Elke organisatie kan worden opgenomen in de Flanders Cup, mits te voldoen aan de voorwaarden & procedure die in deze manual beschreven zijn. (1) De kandidatuur voor opname in de Flanders Cup gebeurt door een volledig en correct ingevulde wedstrijdfiche in te dienen bij de VTDL vóór 11 december (2) Procedure tot opname binnen Flanders Cup: o Correcte aanvraag (wedstrijdfiche) voor 11 december 2013; o Positief advies door organisatorencommissie in december 2013; o Toekenning door Raad van Bestuur; o Bekendmaking Flanders Cup begin Belgische Kampioenschappen Triatlon (Sprint/Standard/Middle/Long Distance) worden steeds opgenomen in de Flanders Cup als A-series, zij dienen dus ook aan deze voorwaarden te voldoen. 14

15 Hoofdstuk: 4. Voorwaarden Flanders Cup (3) Nieuwe organisaties of organisaties die het voorgaande jaar niet hebben plaatsgevonden, kunnen slechts instappen via de C-series. De Raad van Bestuur VTDL kan uitzonderingen toestaan. 4. VOORWAARDEN FLANDERS CUP a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series Afstanden conform de Sportreglementen BTDF. Inschrijvingen moeten via de Sign-in inschrijvingsmodule van de VTDL. Opname van de naam Flanders Cup op website en promotiemateriaal 13. Prioritaire inschrijfperiode voor gelicentieerde s (VTDL en LBFTD) vanaf de startdatum van de inschrijvingen tot minstens 2 maand 14 voor wedstrijddatum. De prioritaire periode is enkel van toepassing op individuele reeksen. Inschrijvingen openen minstens 3 maanden voor wedstrijddatum. Inschrijvingen voor het zomerseizoen (vanaf mei) openen ten vroegste vanaf 1 februari Het LOC kan ook de optie nemen om niet-gelicentieerde lokale bewoners toe te laten tijdens deze PIP (aan ledentarief). Alle inschrijvingen binnen deze periode worden vrijgesteld van de daglicentie. Drafting: Voor het berekenen van de ranking (per geslacht) dienen alle heren te starten in dezelfde wedstrijd/reeks en apart ook alle vrouwen in dezelfde wedstrijd/reeks. Uitslagverwerking: elektronische timing via de VTDL. Podia volgens de verschillende leeftijdscategorieën (zie Sportreglementen BTDF). VTDL-stand: Op bepaalde wedstrijden is de VTDL-stand aanwezig om de naturaprijzen van de Flanders Cup te verdelen. Als de VTDL zijn aanwezigheid bevestigt (ten laatste 1 maand voor wedstrijddatum), voorziet de organisatie hiervoor gratis plaats (tent 4x4m + grote camionette), nabij aankomst, secretariaat of andere standhouders. b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series C - series B - series A - series Naturaprijs Verplicht voor alle podia Verplicht voor alle podia Verplicht voor elke Geldprijzen Niet verplicht (verdeelsleutel) (verdeelsleutel) Parameter veiligheid Minimum 70% behalen Minimum 80% behalen Minimum 90% behalen Parameter communicatie Minimum 70% behalen Minimum 80% behalen Minimum 90% behalen Parameter infrastructuur Minimum 70% behalen Minimum 80% behalen Minimum 90% behalen 13 Na bevestiging van deelname Flanders Cup. 14 Bij het BK Triatlon Standard Distance duurt de prioritaire inschrijfperiode tot 1 maand voor wedstrijddatum. 15

16 Hoofdstuk: 5. Bijlagen 5. BIJLAGEN a. Vlaamse & Belgische Kampioenschappen 2014 Wedstrijd VK-bijdrage BK-bijdrage Prijzengeld TRIATLON Sprint Distance (drafting) TRIATLON Standard Distance (drafting) TRIATLON Middle Distance (non drafting) TRIATLON Long Distance (non drafting) TRIATLON Jeugd (drafting) TRIATLON Interclub Enkel BK TRIATLON Interclub Jeugd Enkel BK TRIATLON Mixed Relay (adults) Enkel BK TRIATLON Mixed Relay (youth) Enkel BK TRIATLON Cross PARATRIATLON Nvt Nvt Nvt DUATLON Sprint Distance (drafting) DUATLON Standard Distance (drafting) DUATLON Long Distance (non drafting) DUATLON Jeugd DUATLON Interclub Enkel BK DUATLON Interclub Jeugd Enkel BK DUATLON Cross AQUATLON (open water, vanaf 12j) JEUGDZWEMLOPEN 150 nvt nvt b. Verdeelsleutels prijzengelden Triatlon B-series Overall klassement HEREN DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag Triatlon B-series Subklassementen U23, Senioren, Masters A/B/C HEREN DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag Triatlon A-series Overall klassement HEREN DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag

17 Hoofdstuk: 5. Bijlagen Triatlon A-series Subklassementen U23, Senioren, Masters A/B/C HEREN DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag Naast de minima uit de tabel, dient het LOC nog respectievelijk 225 (voor B-series) en 400 (voor A-series) extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, ). Cumul is niet verplicht. Organisatoren kunnen zich beperken tot de uitbetaling van het grootste bedrag per atleet. c. Vergelijkende tabel Zie volgende pagina. d. Afkortingen - definities BTDF: Belgische Triatlon & Duatlon Federatie CRO: Chief Race Official of hoofdscheidsrechter LBFTD: Ligue Belge Francophone de Triathlon& Duathlon; de Waalse tegenhanger van de VTDL LOC: Lokaal Organisatie Comité Timing: Het geheel aan benodigde apparatuur (units, chips, ) en bediening (operator) die door de VTDL ten dienste staat voor LOC en de tijdsregistratie op hun wedstrijd. timing: het registreren van de (verschillende) tijden van atleten tijdens de wedstrijd. TO: Technical Official of scheidsrechter VTDL: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga 17

18 OVERZICHT EVENT MANUAL TRIATLON Just for fun Wedstrijd Flanders Cup: C-series Flanders Cup: B-series Flanders Cup: A-series Lidgeld organisatie (niet aangesloten VTDL-club) Inschrijvingen Eigen systeem of Sign-In Eigen systeem of Sign- Sign-In Sign-In Sign-In In indien timing via liga Timing Geen Eigen systeem of via VTDL Elektronische VTDL- Timing Elektronische VTDL- Timing Elektronische VTDL- Timing Reductie timing Geen 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL Verzekeringspolis 50/dag 50/dag + 5 of 10 per team en/of nietgelicentieerde 15 50/dag + 5 of 10 per team en/of nietgelicentieerde 50/dag + 5 of 10 per team en/of nietgelicentieerde 50/dag + 5 of 10 per team en/of nietgelicentieerde Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent. bij sprintafstanden of kleiner Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent.bij afstanden groter dan sprint Officials DRAFTING (TO/motards) Officials NON DRAFTING Nvt Nvt Geen Geen 7,5 per team en/of nietgelicentieerde 15 per team en/of niet-gelicentieerde Minimum 6/4 16, met extra TO/M per extra reeks Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde 15 per team en/of niet-gelicentieerde Minimum 6/4, met extra TO /M per extra reeks Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde 15 per team en/of niet-gelicentieerde Minimum 6/4, met extra TO /M per extra reeks Minimum 12/10, met extra S TO/M per extra reeks 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde 15 per team en/of niet-gelicentieerde Minimum 6/4, met extra TO /M per extra reeks Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks Podia Geen Facultatief Per categorie & geslacht Per categorie & geslacht Per categorie & geslacht Naturaprijzen wedstrijd Facultatief Facultatief Voor podia Voor podia Voor iedereen Geldprijzen Geen Facultatief Facultatief Puntentabel Fl.Cup Geen Geen Vanaf 500 p. Vanaf 750 p. Vanaf p. 15 Afhankelijk van de soort wedstrijd, wordt de bijdrage voor de wedstrijdpolis beperkt tot een bepaald plafond. 16 Indien veel s, meerdere waves of een uitgebreid parcours, kan de CRO in overleg met het LOC beslissen om het aantal TO s & motards aan te passen.

19 Hoofdstuk: 5. Bijlagen Event Manual Triatlon 2014 Opgemaakt door de VTDL/BTDF (oktober 2013) Contact: Sporttechnisch Coördinator VTDL: Sofie Dely Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg Kessel-Lo +32 (0)16/ Verantwoordelijke LOC : Locatie : Datum wedstrijd : Ondergetekende (organisator) gaat akkoord met de voorwaarden die volgens deze specifieke Event Manual en de nationale Sportreglementen BTDF opgelegd zijn. Voor akkoord (naam datum handtekening) Gelieve dit laatste blad in te vullen en ondertekend terug te sturen naar bovengenoemd adres. 19