BEKER VAN BELGIË DAMES 2016 LASTENBOEK

Transcriptie

1 BEKER VAN BELGIË DAMES 2016 LASTENBOEK

2 ALGEMENE INFO De Vlaamse Basketballiga vzw organiseert in 2016 de finalewedstrijd van de Beker van België Dames. Dit ééndagsevent vindt plaats op maandag 28 maart 2016 om 15u. De inrichting van de finale van de Beker van België Dames valt onder de verantwoordelijkheid van de VBL bij monde van het Departement Competitie. Daartoe zoekt zij samen te werken met een bij de VBL actieve club, verder de organisator genoemd. Clubs die hun kandidatuur wensen te stellen voor de medeorganisatie moeten voldoen aan de bepalingen van onderstaand lastenboek. ALGEMENE BEPALINGEN 1. BASISPRINCIPES De finale van de Beker van België wordt betwist in één wedstrijd op maandag 28 maart 2016 om 15u. In onderling overleg tussen de organisator en VBL kan het schema bijgestuurd worden, waarbij de eindbeslissing steeds bij VBL ligt. De organisatie wordt toegewezen op basis van het voldoen aan alle vereisten uit het lastenboek. De toekenning van de organisatie is de exclusieve bevoegdheid van de Raad van Bestuur op voordracht van het Departement Competitie. Indien op de voorziene datum van kandidatuurstelling geen enkele kandidatuur binnen is, zal het Departement de Kruisfinales organiseren, al dan niet in samenwerking met een club. 2. PROCEDURE Clubs die interesse hebben om de finale 2016 te organiseren, kunnen zich kandidaat stellen door het opsturen van de officiële kandidaatstellingsbrief en checklist, beiden toegevoegd aan dit lastenboek. De kandidaatstellingsbrief en checklist moeten VBL bereiken ten laatste op 15 februari Dit kan via mail naar of aangetekend per post naar Vlaamse Basketballiga vzw, P.H. Spaaklaan 27 / 17, B Brussel. In beide gevallen dient de kandidaatstellingsbrief ondertekend te zijn door de voorzitter van de club. De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor om een reservekandidaat aan te duiden. Deze kan door het Departement Competitie als organisator worden ingeschakeld, indien de toegewezen organisator zijn verplichtingen niet nakomt of indien na een technische controle blijkt dat de accommodatie niet voldoet aan de gestelde eisen. De toekenning van de organisatie zal bekend gemaakt worden ten laatste 16 februari Na toekenning van de organisatie volgt een werkvergadering met de organisator om vooraf alle onduidelijkheden en vragen of eventuele non-conformiteiten uit te klaren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een draaiboek met ondermeer enkele tips, gebaseerd op de ervaringen uit vorige organisaties. 2

3 PRAKTISCHE BEPALINGEN 1. ACCOMMODATIE Met accommodatie wordt bedoeld: de plaats waar de Kruisfinales doorgaat in de meest ruime zin van het woord. Het gaat hier om de locatie, het gebouw met zijn buitenfaciliteiten en toegangswegen. Zaal met 1 centraal gelegen, gehomologeerde terrein (28x15m) op basis van FIBA normen. 4 kleedkamers voor deelnemende teams; twee voor de teams en twee welke als kiné ruimte kan ingericht worden. De kleedkamers zijn voorzien van kapstokken, zitbanken/stoelen, tafel De kleedkamers zijn afsluitbaar. 2 kleedkamers voor scheidsrechters (3 stoelen tafel), afsluitbaar. Lokaal voor het secretariaat wedstrijdadministratie, voorzien van tafels en stoelen. Bij voorkeur in de onmiddellijke omgeving van het terrein, met internverbinding EHBO-lokaal. De bepalingen zoals vervat in CD 245 dienen strikt nageleefd. Daarbovenop dient er ijs ter beschikking gehouden te worden van de deelnemers in de onmiddellijke omgeving van het terrein. Ruimte voor infostand federatie. Ter beschikking stelling van de zaal op de dag vóór de manifestatie vanaf 10u00 en tijdens de manifestatie waarbij de zaal vrij van publiciteit (boarding) wordt aangeleverd. Visibiliteitsmogelijkheden voor de commerciële partners van VBL rondom het terrein, en aan de ingang van de sporthal. De organisator mag voor zover toegelaten door de zaaleigenaar bijkomende publiciteit plaatsen of voeren. Deze mag echter in geen geval er aanleiding toe zijn dat het publiek, de VBL of één van zijn commerciële partners enig nadeel hiervan zou kunnen ondervinden, en is steeds onderworpen aan de expliciete toestemming van de secretarisgeneraal van de VBL. Door de organisator aangebrachte sponsors mogen niet conflicterend zijn met de commerciële partners van VBL. 2. SPORTTECHNISCHE LOGISTIEKE VEREISTEN Eén terrein van 28x15 met een aangepaste sportvloer dat vooraf gecontroleerd zal worden, indien dit tijdens het lopende of voorafgaande seizoen nog niet is gebeurd. Een elektronisch scorebord en elektronische 24/14 apparatuur per terrein Een wedstrijdtafel met voldoende ruimte en stoelen en het gebruikelijke signalisatiemateriaal per terrein De aanwezigheid van technische assistentie die tijdens de wedstrijden snel en efficiënt kan ingrijpen. De wedstrijdballen van het merk Spalding worden door het Departement Competiie voorzien. Reservemateriaal, eventueel mechanisch, om aan pannes die niet in korte tijd opgelost raken te verhelpen. 3. RANDLOGISTIEKE VEREISTEN Een geluidsinstallatie met bediening Een internetaansluiting in het wedstrijdsecretariaat en de vergaderruimte, separaat van livestreaming (zie verder) De nodige terreinvegers en materiaal (min. 2 terreinvegers) Aanwezige (EHBO)hulpverleners tijdens de wedstrijden VBL overweegt om de wedstrijden live te streamen. Dit vereist een uploadsnelheid van minimum 4,6 Mbit/s (separate lijn) Telenet speedtest moet op voorhand uitgevoerd worden en resultaten doorsturen 3

4 4. VERBRUIKSMATERIAAL Water De organisator voorziet in voldoende water voor zowel de deelnemende spelers als de scheidsrechters. Drinkbekers of glazen moeten beschikbaar zijn aan de wedstrijdtafel. Catering De organisator voorziet in de loop van de dag in een receptie voor zowat 50 personen, waarvan de kosten ten laste van VBL zijn, waarbij in gezamenlijk overleg de inhoud en de kostprijs bepaald wordt. Op het wedstrijdsecretariaat en/of in de vergaderruimte worden warme en koude dranken ter beschikking gesteld. 5. TICKETS EN TICKETVERKOOP Het staat de organisator vrij om inkomstgeld te vragen. Deze inkomstgelden blijven volledig ter beschikking van de organiserende club. In voorkomend geval staat hij in voor de aankoop en verkoop van de tickets en verzorgt hij de controle op de personen die de zaal betreden. Alle eventuele extra taksen en verzekeringen zijn ten laste van de organisator. Elke deelnemende ploeg zal telkens 16 vrijkaarten ontvangen. Deze zijn voor de speelsters zowel als de technische staf, bestuur en andere. Extra personen dienen inkom te betalen. Lidmaatschapkaarten en scheidsrechterkaarten bieden gratis toegang zoals bepaald in respectievelijk AD 50 en CD 212 Houders van een perskaart verkrijgen eveneens gratis toegang evenals de genodigden van de VBL. De maximumprijs bedraagt per wedstrijd 10,-, jongeren tussen 6 en 16j onder begeleiding van een meerderjarige persoon betalen maximaal 5,-. 6. PERSONEEL VRIJWILLIGERS 6.1. Het Departement Competitie Eigen medewerkers VBL zal instaan voor de bemanning van het wedstrijdsecretariaat Scheidsrechters VBL zal via de bevoegde VBL-instanties instaan voor de aanduiding van de scheidsrechters. In geen geval kan personeel-vrijwilligers van de VBL ingeschakeld worden voor taken, die volgens dit lastenboek onder de verantwoordelijkheid van de organisator vallen De organisator Eigen medewerkers Een voldoende aantal personen voorzien, nodig om op een kwalitatieve manier te voldoen aan alle vereisten van het lastenboek en de praktische organisatie van de finales. Scheidsrechters en wedstrijdcommissaris De organisator voorziet in begeleiding en ontvangst van de scheidsrechters en wedstrijdcommissaris. De organisator voorziet voor deze 4 personen een lichte maaltijd/broodje en drank. Dit is ten laste van de organisator. Daarnaast verzorgt de organisator de betaling van de wedstrijdvergoeding en verplaatsingskosten van de scheidsrechters en commissaris. Wedstrijdtafel en Live Stats De organisator stelt voor de wedstrijd drie personen ter beschikking. Deze staan in voor de bediening van het scorebord, de 24/14-secondenapperatuur, het invullen van het wedstrijdblad en het uitvoeren van de Live Stats tijdens de wedstrijden. 4

5 OVERIGE BEPALINGEN Elke overige bepaling die niet in dit lastenboek voorzien is of strijdig is met de geest van de inrichting, kan door het Departement Competitie geweigerd worden. Als voorbeeld (en niet beperkend): de organisator kan geen verbod instellen op het maken van foto s of video s door eender welke bezoeker aan de finales. Door in te schrijven verklaren de clubs zich akkoord met dit lastenboek. INLICHTINGEN Bij eventuele vragen tot verduidelijking wordt de Coördinator Events gecontacteerd (pascale.deroo@vlaamsebasketballiga.be). 5

6 KANDIDAATSTELLING FINALE BEKER VAN BELGIE DAMES 2016 Basketbalclub... (naam club) met stamnummer (stamnummer) stelt zich bij deze kandidaat voor de organisatie van de finale Beker van België Dames 2016, te organiseren op maandag 28 maart Bod:,- ( euro s), te Datum, plaats Naam en handtekening voorzitter club Deze kandidatuur moet VBL bereiken ten laatste op 15 februari (Post - aangetekend: Vlaamse Basketballiga vzw, Paul-Henri Spaaklaan 27/17, 1060 Brussel of info@vlaamsebasketballiga.be) 6

7 CHECKLIST ORGANISATIE BEKER VAN BELGIË DAMES 2016 Naam Club Stamnummer Naam contactpersoon Gsm contactpersoon adres contactpersoon Item Antwoord Opmerkingen Ja Nee Zaal gehomologeerd volgens FIBA normen? 1 centraal terrein 28x15m aanwezig 4 kleedkamers voor teams aanwezig? 2 kleedkamers voor scheidsrechters aanwezig? Lokaal voor wedstrijdsecretariaat aanwezig? Receptieruimte voor 50 personen aanwezig? EHBO-lokaal aanwezig? Ruimte voor infostand VBL aanwezig? Zaal beschikbaar dag vóór Kruisfinales? Kan zaal publiciteitsvrij aangeleverd worden? Elektronisch scorebord en 24/14 apparatuur aanwezig? Wedstrijdtafel & signalisatiemateriaal aanwezig Reservemateriaal indien technische problemen aanwezig? Geluidsinstallatie aanwezig? Internetaansluiting in wedstrijdsecretariaat aanwezig? 7