Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014

Transcriptie

1 Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de Centrale Opleidingscommissie (COC) UMCG Tot de taakstelling van de COC hoort het handhaven en bevorderen van een gunstig en veilig opleidingsklimaat, o.a. door het signaleren van ontwikkelingen die het opleidingsklimaat kunnen beïnvloeden, het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen en er op toezien dat opleidingsgroepen een systematische kwaliteitscyclus (plan-do-check-act) implementeren, uitvoeren en in stand houden. De COC UMCG voert toezicht uit op 34 opleidingen, waarbij betrokken zijn 68 (plaatsvervangend) opleiders en ruim 400 aios. Voor informatie over functie en taken van de COC wordt u verwezen naar bijlage 1. Voor informatie over de samenstelling van de COC, zie bijlage 2. Voor de kwantitatieve gegevens aangaande het toezicht op de PDCA-cycli, zie bijlage 3. Vergaderingen Het Reguliere Overleg van de Centrale Opleidingscommissie heeft vier maal plaatsgehad. Het Dagelijks Bestuur van de Centrale Opleidingscommissie heeft in 2014 vijf maal vergaderd en heeft één maal overleg gehad met de Raad van Bestuur. Verder zijn er vier Regionale Centrale Opleidingscommissie (ReCOc) vergaderingen in de Onderwijs- en Opleidingsregio Noord en Oost Nederland (OOR N&O) geweest en twee gezamenlijke besprekingen van de ReCOc met de managers van de Leerhuizen in de OOR N&O Nederland. Belangrijkste activiteiten van de COC in 2014 Reglement van Orde Het Reglement van Orde van de COC is herzien. Aanleiding voor deze herziening was de nieuwe toezichthoudende rol van de COC op het implementeren en in stand houden van systematische kwaliteitscycli van de medische vervolgopleidingen Rol COC bij de monitoring en vormgeving kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen De COC houdt toezicht op de implementatie van kwaliteitscycli bij de medische vervolgopleidingen. Hiervoor heeft de COC de volgende kwaliteitsinstrumenten beschikbaar: - Proefvisitaties; - Interne opleidingsaudits; - D-RECTs; graden plus; - Verslagen opleidingsvergaderingen; - Exitgesprekken; - ISO certificering. De COC heeft zeven commissies om haar te helpen invulling te geven aan het kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen. Vanaf eind 2015 komt elke commissie elk jaar met een rapportage over haar activiteiten. Het doel hiervan is, dat de COC inzicht heeft in het kwaliteitsbeleid en tijdens visitaties kan aantonen dat ze er op toeziet dat opleidingsgroepen systematisch kwaliteitscycli (plan-do-check-act) implementeren en in stand houden. Om invulling te kunnen geven aan de toezichthoudende rol van de COC wordt gewerkt aan een geïntegreerd systeem (ISO), waarin de kwaliteitsinstrumenten naast elkaar staan en waarin zichtbaar wordt welke instrumenten door opleidingen worden gebruikt en wanneer. Verder zal vanaf 2015 niet alleen achterom worden gekeken (deden we het goed), maar vooral ook vooruit. Er zullen door Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 1

2 opleiders prospectieve risico s geformuleerd worden, die de focus worden voor het kwaliteitsbeleid van het komend jaar. Voor de implementatie van de ISO certificering is een zevende commissie in het leven geroepen, de commissie ISO 9001 Certificering. Het doel en de taken van de zeven commissies: 1. Commissie Kwaliteitscycli: Het doel van deze commissie is het bevorderen van en toezicht houden op de kwaliteitscycli van de medische vervolgopleidingen. Deze commissie ziet er op toe dat de opleidingen het gebruik van de diverse kwaliteitsinstrumenten hebben ingebed in een meerjaren kwaliteitsbeleid. 2. Commissie Opleidingsklimaat: Het doel van deze commissie is het bevorderen van en toezicht houden op een goed opleidingsklimaat binnen de medische vervolgopleidingen. De instrumenten voor het bewaken van het opleidingsklimaat zijn o.a.: D-RECT, 360 graden plus, exitgesprekken en verslagen van opleidingsvergaderingen. Deze commissie is een kenniscentrum en kwaliteitsorgaan. Het WI verzamelt en analyseert de gegevens en adviseert de opleiding. Mochten er zorgen zijn over het opleidingsklimaat van een opleiding dan wordt, na afstemming met de betreffende opleider, ook het DB COC hiervan op de hoogte gesteld. 3. Commissie Visitaties: Het doel van deze commissie is het bevorderen en voorbereiden van en nazorg bieden bij proefvisitaties en interne opleidingsaudits en het voorbereiden en nazorg bieden bij visitaties. Proefvisitaties zijn een waardevolle voorbereiding op de visitatie, maar ook een waardevol evaluatie- en verbeterinstrument. Sinds enige tijd worden er ook interne opleidingsaudits aangeboden. Het doel van deze audits is tussen twee opleidingsvisitaties te checken hoe het gesteld is met kwaliteit en klimaat van de opleiding, de resultaten van de vorige visitatie en met de werkbeleving. 4. Commissie Docentprofessionalisering: Het doel van deze commissie is het bevorderen en toezicht houden op de docentprofessionalisering van alle leden van de opleidingsgroep. De kaders voor het profiel van de opleiders zijn verwoord op de KNMG site ( MMV/Opleidingsprofessionalisering-1/Competentieprofiel.htm ). De kaders voor docentprofessionalisering zijn gegeven door het Compact Competentieprofiel opleider en supervisor. Door de COC is dit als uitgangspunt genomen voor het profiel van de opleiders/leden opleidingsgroep in het UMCG. De leden van de opleidingsgroep houden individueel bij welke docentprofessionalisering ze hebben gevolgd. 5. Commissie Discipline overstijgend onderwijs: Het doel van deze commissie is het bevorderen van een regionaal, actueel en vraaggestuurd discipline overstijgend onderwijsaanbod voor aios. Een top 5 van onderwerpen voor discipline overstijgend onderwijs is vastgesteld in overleg met de regionale opleidingsziekenhuizen. Naast deze top 5 is hard gewerkt aan de pilot van de discipline overstijgende leerlijn patiëntveiligheid en aan het ontwikkelen van een leerlijn Healthy Ageing. 6. Commissie Opleidings(mid)dag: Doel: Het doel van de UMCG Opleidings(mid)dag is het stimuleren en realiseren van activiteiten die laten zien dat opleiden/opleiding in het UMCG belangrijk en leuk is (bevorderen corporate feeling). Eens per jaar worden AIOS, opleiders en leden van de opleidingsgroepen samengebracht rond een actueel thema dat de opleiders en aios raakt. De allereerste UMCG opleidingsmiddag op vrijdag 20 juni 2014 was een groot succes. Het thema van deze dag was Cultuur: Waar angst regeert wordt niet geleerd. Het doel van deze dag was dat opleiders en aios zich bewust worden van het feit dat cultuur van grote invloed is op de opleiding. De volgende opleidingsmiddag is op 26 juni 2015 en zal ook weer bestaan uit een keynote lecture gevolgd door workshops. Het thema van deze dag is Beeldvorming. 7. Commissie ISO 9001 certificering: Het doel van deze commissie is de medische vervolgopleidingen ISO 9001 gecertificeerd te krijgen en te houden. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 2

3 Deze commissie werkt aan een geïntegreerd kwaliteitssysteem voor de medische vervolgopleidingen dat voldoet aan ISO 9001, met behulp waarvan: - de opleidingen en de instellingen bij visitaties kunnen aantonen hoe de processen rondom de medische vervolgopleidingen geregeld zijn; - het DB COC inzage heeft in de kwaliteitscycli van de medische vervolgopleidingen, teneinde haar taak als toezichthouder uit te kunnen oefenen; - de opleidingen alle benodigde informatie voor de erkenningen op één plek hebben staan en inzicht hebben in de stand van zaken van hun kwaliteitscyclus - de opleiders, gebruikmakend van het ISO-format, de processen rondom opleiden goed kunnen uitvoeren en monitoren. Consultaties, bemiddeling en verwijzing Regelmatig wordt de COC door aios, opleiders (lokaal en regionaal), bestuurders en andere betrokkenen benaderd voor allerhande zaken aangaande de medische vervolgopleidingen. De ambtelijk secretaris van de COC ziet er op toe dat deze zaken adequaat worden opgepakt en dat er passende hulp wordt geboden bij problemen. In voorkomende gevallen vindt verwijzing plaats. Activiteiten van de COC met betrekking tot het opleidingsklimaat Aantal keer dat de COC heeft bemiddeld bij een geschil tussen een AIOS en een opleider: 3. Jaarlijks is er een overleg met de vertrouwenspersoon voor aios. Reductie van aios Vanuit het Bestuurlijk Overleg van de OOR N&O is de vraag aan de Regionale COC en de COC gesteld hoe we in de OOR N&O de komende jaren moeten omgaan met de reductie van aios. Voor de COC is het belangrijk dat de kwaliteit van de opleidingen niet in het geding komt en er is met speciale aandacht gekeken naar de balans tussen opleiding versus bedrijfsvoering. Een commissie bestaande uit aios en opleiders uit het UMCG en de OOR N&O is hiermee aan de slag gegaan en we zullen de ontwikkelingen op dit terrein kritisch volgen. ISO certificering medische vervolgopleidingen Het UMCG heeft besloten dat het gehele UMCG op alle kerntaken ISO-gecertificeerd gaat worden. Voor de kerntaak Opleiding is in 2014 een projectgroep ISO-certificering samengesteld onder leiding van prof.dr. L.G.M. de Bont. Deze projectgroep wordt bij haar taken ondersteund door de UMC staf Kwaliteit en het Wenckebach Instituut. De DNV audits vinden plaats in Daarna zal er (eind 2015) een kwaliteitsbureau worden ingericht, dat zorgdraagt voor voortzetting en onderhoud van het ISOcertificeringstraject. Vanaf het begin is het doel van de ISO-certificeringscommissie geweest om het format zodanig op te zetten dat opleiders en de COC hun taken zoals opgedragen door de RGS op meer efficiënte wijze kunnen vervullen. Het systeem is daarmee toekomstgericht (verticale RGS visitaties) en het kwaliteitssysteem voldoet aan de eisen voor het verkrijgen van ISOcertificering. Vanaf 1 januari 2014 eist de Registratiecommissie Geneeskundige Specialismen (RGS) dat iedere specialistenopleiding aantoonbaar een interne kwaliteitscyclus hanteert. Het Dagelijks Bestuur van de COC besloot deze eis mee te nemen in een voorbereidende verkenning hoe te komen tot een aanpak die leidt tot ISO-certificering van de specialistenopleidingen UMCG. Nadrukkelijk is daarbij aangegeven dat het op te zetten kwaliteitssysteem niet alleen een duidelijke meerwaarde moet hebben voor het DB van de COC om hun wettelijke taken (toezicht) te kunnen uitvoeren, maar vooral ook meerwaarde moet hebben voor de individuele opleiders bij het uitvoeren en bewaken van de Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 3

4 taken en kwaliteitscycli van hun eigen specialistenopleiding. Tevens moet het op te zetten kwaliteitssysteem voldoen aan de aangekondigde visitatie nieuwe stijl. Binnen de PGSoM functioneert het IMVO-team ( Innovatie Medische Vervolg Opleidingen) ter ondersteuning van opleiders en COC bij het vervullen van hun taken in het kader van kwaliteitszorg specialistenopleidingen. Exit interviews Per 1 september 2014 is er gestart met het verrichten van exit interviews voor aios. Alle aios die het UMCG verlaten krijgen van P&O een exit interview aangeboden. Over de resultaten wordt eens per jaar gerapporteerd aan het DB COC en aan de directeur P&O. Het initiatief om exit interviews te gaan doen, is ontstaan uit de wens zicht te krijgen op hoe aios het UMCG als opleidingsinstituut en hoe aios hun opleiding en opleidingsgroep beleven. Soms is het voor de aios moeilijk open en eerlijk tegenover de opleiders te zijn. Dat is de belangrijkste reden de uitkomsten van de exit interviews jaarlijks eerst door het DB COC te laten bekijken en ze dan pas met de opleidingen te delen. Om de anonimiteit van de feedback en de veiligheid van aios niet in gevaar brengen zullen de uitkomsten geanonimiseerd worden teruggekoppeld. Schakeljaar In de loop van 2014 is in de Onderwijs- en Opleidingsregio (OOR) van Noord- en Oost- Nederland (N&O) het dedicated schakeljaar van start gegaan. Het schakeljaar is één van de mogelijkheden om te bezuinigen op de opleidingen, door het laatste jaar van de basisopleiding tevens te laten dienen als eerste jaar van de vervolgopleiding. De tijdens het schakeljaar verworven competenties, kunnen leiden tot een verkorting van de opleidingsduur met een half jaar. Tot nu toe hebben 10 opleidingen in het UMCG toegezegd mee te doen aan het schakeljaar en hebben hiervoor opleidingsplannen geschreven. Er is een visiedocument geschreven: Het Schakeljaar in de OOR N&O-Springplank naar de vervolgopleiding. De eerste studenten voor het schakeljaar hebben zich bij de opleidingen gemeld en een enkele student is begonnen aan het schakeljaar. In 2015 zullen de eerste ervaringen met schakelstudenten worden geïnventariseerd en de problemen die worden ervaren in kaart gebracht en gedeeld. SHOTS Aan het eind van elk Regulier COC overleg vinden sinds 2013 korte workshops, SHOTS, plaats: Simpel Hulpmiddel voor het Opleiden van Top Specialisten. Deze SHOTS zijn bedoeld om successen binnen opleidingen met elkaar te delen en gaan altijd over een actueel thema. Ze dienen tot inspiratie, zijn praktisch en direct toepasbaar en de uitvoering ligt bij een (plaatsvervangend) opleider, een aios en een consulent van de PGSoM van het Wenckebach Instituut. In 2014 zijn er SHOTS geweest over: - De implementatie van de kwaliteitscyclus - Ouderengeneeskunde binnen de opleidingen - EPA s. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 4

5 Jaarplan Centrale Opleidingscommissie UMCG 2015 Voor 2015 heeft de COC het volgende jaarplan geformuleerd: Nr. Geplande doelen Geplande acties Geplande resultaten Geplande einddatum 1 UMCG Opleidingsmiddag Thema Beeldvorming Bewustwording o.a. van het hebben van 26 juni ISO certificering -Bezoek COC UMCU -Beoordeling concept versie door RGS -Van alle 34 opleidingen PDCA-cyclus in kaart brengen 3 ISO strategie Alle opleiders meenemen in ISO strategie 4 Proefvisitaties Lobby bij opleiders die geen proefvisitatie aanvragen. vooroordelen - ISO certificering voor 6 opleidingen - Van alle 34 opleidingen PDCA-cyclus in kaart hebben Organiseren van workshop voor opleiders voor leren formuleren prospectieve risico s en doelen stellen voor komend jaar Proefvisitaties voor alle opleidingen die gevisiteerd gaan worden. Eind 2015 Eind 2015 Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 5

6 Bijlage 1 Functie en taken Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is sinds 1990 een Centrale Opleidingscommissie actief, de COC UMCG. De COC fungeert als overlegorgaan die de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd informeert en adviseert over de kwaliteit en veiligheid van de medische (inclusief profielregistraties), tandheelkundige, klinisch technologische vervolgopleidingen, huisartsgeneeskunde, de opleidingen tot GZ-psycholoog & Klinisch Psycholoog en overige medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en specialisaties. De COC heeft een toezichthoudende rol ten behoeve van een gunstig en veilig opleidingsklimaat, een stimulerende rol (o.a. ten aanzien van de uitvoering van proefvisitaties /interne opleidingsaudits) en een bemiddelende rol bij conflicten tussen AIOS en opleider. Taken De COC heeft de volgende taken ten aanzien van de medische vervolgopleidingen: 1. Handhaven en bevorderen van een gunstig en veilig opleidingsklimaat, o.a. door het signaleren van ontwikkelingen die het opleidingsklimaat kunnen beïnvloeden. 2. Bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen. 3. Toezicht houden op dat opleidingsgroepen een systematische kwaliteitscyclus (plan-docheck-act) implementeren en in stand houden. Hiertoe ontvangt de COC de verslagen van de opleidingsvergaderingen en heeft zicht op de sterktes en verbeterpunten. De COC pakt structurele punten centraal op. 4. Het voorbereiden op visitaties, door voorafgaand aan een visitatie een proefvisitatie te doen, tenzij beargumenteerd hiervan wordt afgezien. 5. Nazorg verlenen bij visitaties, zodanig dat de commissie de opleiders en opleidingsgroep gevraagd en ongevraagd kan adviseren. 6. Overleggen over algemene en specifieke opleidingsaangelegenheden, zoals overleg over raakvlakken tussen de verschillende medische vervolgopleidingen en discipline overstijgende/onafhankelijke opleidingsactiviteiten. 7. Bevorderen van de samenwerking en kennisuitwisseling rond de medische vervolgopleidingen. 8. Bespreken van algemene belangen van AIOS en van kritiekpunten van de zijde van opleiders en AIOS. 9. Bemiddelen bij geschillen tussen AIOS en opleider en zo nodig voorzien in mediation. De vertrouwenspersoon voor aios bij het UMCG kan ook worden ingeschakeld bij geschillen tussen AIOS en opleider. 10. Het jaarlijks opstellen van een jaarverslag over de opleidingsactiviteiten gedurende het kalenderjaar 11. Participeren in regionaal overleg over medische vervolgopleidingen, waarbij de vicevoorzitter van de COC als voorzitter van het regionale overleg van COC-voorzitters fungeert. 12. Al de hiervoor genoemde taken ook waar nodig vervullen voor de niet-medische klinisch technologische vervolgopleidingen, de tandheelkundige vervolgopleidingen, de huisartsgeneeskunde, de opleidingen tot GZ-psycholoog & Klinisch Psycholoog en de overige medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en specialisaties. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 6

7 Bijlage 2 Samenstelling De Centrale Opleidingscommissie UMCG kent een Regulier Overleg en een Dagelijks Bestuur. De leden van het Regulier Overleg zijn de opleiders en plaatsvervangend opleiders en de aios van de vervolgopleidingen die vallen onder de taakstelling van de COC. Voorts worden voor dit overleg uitgenodigd de (plaatsvervangend) opleiders en de aios van de overige medische vervolgopleidingen. Het Dagelijk Bestuur van de commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de opleiders en de aios, de pro-decaan onderwijs en opleiding en een adviseur. Bij de samenstelling van het Dagelijks Bestuur is rekening gehouden met de invalshoeken beschouwend, snijdend, ondersteunend, klinisch technologisch, kaakchirurgie/orthodontie en huisartsgeneeskunde. Op dit moment is er geen vertegenwoordiger van de huisartsgeneeskunde in het DB van de COC. In 2014 was de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de COC als volgt: Leden opleiders: Prof.dr.mr A.A.E. Verhagen, opleider Kindergeneeskunde (voorzitter tot 1 juli 2014) Mw. prof.dr. M.J.E. Mourits, opleider Obstetrie & Gynaecologie (vice-voorzitter tot 1 oktober 2014, voorzitter vanaf 1 juli 2014) Dr. H.M. van Dullemen, opleider Maag-, Darm- en Leverziekten (vice-voorzitter vanaf 1 september 2014) Dr. R.J. van Ginkel, plaatsvervangend opleider Heelkunde Prof.dr. J.G.W. Kosterink, opleider Ziekenhuisfarmacie Prof.dr. F.K.L. Spijkervet, opleider Mond-, Kaak en Aangezichtschirurgie (vanaf 1 januari 2014) Prof.dr. P.M.N. Werker, opleider Plastische Chirurgie Dr. J.K.G. Wietasch, opleider Anesthesiologie Leden arts-assistent: Mw. Drs. L. de Vetten, aios Kindergeneeskunde (vanaf 1 oktober 2013) Drs. R.B. Saleem, aios Heelkunde (vanaf 1 juli 2013) Mw. Drs. J.I. Kamstra, aios Kaakchirurgie (tot 1 juli 2014) Dr. S.A.H.J. de Visscher, aios Mond-, Kaak en Aangezichtschirurgie (vanaf 1 juli 2014) Mw. Dr. M. Rook, aios Radiologie (vanaf 1 oktober 2013) Mw. Drs. T.T. Kok, aios Anesthesiologie (vanaf 1 februari 2013) Mw. Drs. S. Lubbers, aios Interne Geneeskunde (vanaf 1 juni 2014) Lid namens Raad van Bestuur: Prof.dr. J.C.C. Borleffs, pro-decaan onderwijs en opleiding Adviseurs: Prof.dr. L.G.M. de Bont, adviseur umc-staf - medische zaken, kwaliteit & veiligheid Drs. A.K. Meininger, projectmanager Wenckebach Instituut Secretaris: Mw. M. Grave-de Jonge, stafmedewerker Wenckebach Instituut Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 7

8 Bijlage 3 Medische vervolgopleiding Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 Pagina 8 COC Voorjaar 2015 Opmerkingen vanuit de D-RECT 360 Proefvisitatie audit graden visitatie audit graden Interne D-RECT 360 Proef- Interne D-RECT 360 Centrale Opleidingscommissie graden UMCG Cardiologie Cardiothoracale chirurgie 17-aug-15 proefvisitatie Dermatologie & venerologie Interne Geneeskunde Heeft eigen PDCA cyclus Longziekten (continue Spoedeisende geneeskunde afname) Reumatologie Neurochirurgie Neurologie (continue afname) 18-aug-15 proefvisitatie Doet de SETQ Doet de SETQ. Najaar Heelkunde (extern) 2015: regionale SetQ, D- RECT, TeamQ (extern). KNO Najaar 2015 proefvisitatie Oogheelkunde Kaakchirurgie Begin 2016 proefvisitatie Orthodontie Orthopedie Plastische Chirurgie MDL Kindergeneeskunde Najaar 2015 proefvisitatie Obstetrie&Gynaecologie Psychiatrie Doet de EFFECT Revalidatiegeneeskunde Klinische Genetica Urologie Radiotherapie Intensive care geneeskunde Radiologie Nucleaire Genk&Mol. Beeldvorming Medische Microbiologie Pathologie Anesthesiologie Huisartsgeneeskunde Ziekenhuisfarmacie ISO 9001 gecertificeerd Ziekenhuisgeneeskunde (extern)