Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de Centrale Opleidingscommissie (COC) UMCG Tot de taakstelling van de Centrale Opleidingscommissie hoort het bewaken en bevorderen van een goed en veilig opleidingsklimaat. De COC van het UMCG heeft de zorg voor 34 opleidingen, 68 (plaatsvervangend) opleiders en ruim 400 aios. Voor informatie over functie en taken van de COC wordt u verwezen naar bijlage 1. Voor informatie over de samenstelling, zie bijlage 2. Voor de kwantitatieve gegevens aangaande het bevorderen en in stand houden van een optimaal opleidingsklimaat, zie bijlage 3. Vergaderingen Het Reguliere Overleg van de Centrale Opleidingscommissie heeft vier maal vergaderd. Het Dagelijks Bestuur van de Centrale Opleidingscommissie heeft zes maal vergaderd en heeft één maal overleg gehad met de Raad van Bestuur. Verder zijn er vier overleggen van de voorzitters van de COC s in de Onderwijs- en Opleidingsregio Noord en Oost Nederland (OOR N&O) geweest en twee gezamenlijke overleggen van de voorzitters van de COC s met de managers van de Leerhuizen in de OOR N&O Nederland. Belangrijkste activiteiten van de COC in 2013 Evaluatie studiekostenregeling voor aios De Raad van Bestuur heeft er voor gekozen om de opleidingsgelden onderdeel te laten zijn van de begrotingssystematiek van de afdelingen. Geconstateerd is dat de regeling is geëffectueerd en naar tevredenheid verloopt. De regeling wordt de komende jaren kritisch gevolgd. Rol COC bij de monitoring en vormgeving kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen De COC houdt toezicht op de implementatie van kwaliteitscycli bij de medische vervolgopleidingen. Hiervoor heeft de COC de volgende kwaliteitsinstrumenten beschikbaar: - Proefvisitaties; - Interne opleidingsaudits; - D-RECTs; graden plus; - Verslagen opleidingsvergaderingen; - Exitgesprekken (vanaf 2014); - ISO certificering (vanaf 2014); - Sterkte/zwakte analyse (vanaf 2014). De COC heeft zes kwaliteitswerkgroepen in het leven geroepen om haar te helpen invulling te geven aan het kwaliteitsbeleid medische vervolgopleidingen. Met het instellen van deze werkgroepen heeft de COC ook de intentie de opleiders actief te betrekken bij haar activiteiten. 1. Werkgroep Kwaliteit: Deze werkgroep beoogt dat het gebruik van de diverse kwaliteitsinstrumenten is ingebed in een meerjaren kwaliteitsbeleid van de opleiders in de COC. Voor de implementatie van de kwaliteitscyclussen wordt aansluiting gezocht bij de ISO certificering en ten behoeve van de COC wordt nagedacht over een jaarlijkse sterkte zwakte analyse aan de hand van onderwerpen en thema s die opleiders belangrijk vinden. De taak van de werkgroep is de gegevens te verzamelen en het opstellen van een management rapportage. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 1

2 2. Werkgroep Opleidingsklimaat: Het begrip Wat is een goed opleidingsklimaat is uitgewerkt. Instrumenten voor het bewaken van het opleidingsklimaat zijn: D-Rect, exitgesprekken en verslagen opleidingsvergaderingen. Vastgesteld is dat de D-RECT in het UMCG gebruikt wordt als thermometer voor het opleidingsklimaat. De COC heeft de commissie opleidingsklimaat aangesteld met als taak een positief / goed opleidingsklimaat binnen de medische vervolgopleidingen in het UMCG te bewaken / stimuleren. Deze commissie is het kenniscentrum en kwaliteitsorgaan dat gegevens en ervaringen verzamelt en uitwisselt aangaande het opleidingsklimaat van medische vervolgopleidingen. Deze commissie heeft inzage in alle D-RECT rapportages, ondersteunt en adviseert opleiders en beantwoordt vragen over het opleidingsklimaat binnen het UMCG. Er wordt momenteel gewerkt aan een systematische exit evaluatie van alle aios die in het UMCG verlaten. 3. Werkgroep Docentprofessionalisering: De kaders voor docentprofessionalisering worden gegeven door het Compact Competentieprofiel opleider en supervisor (auteur prof. Edith ter Braak - Utrecht). Door de COC wordt dit profiel als uitgangspunt genomen voor het profiel van de opleiders/leden opleidingsgroep in het UMCG. Stafleden houden individueel bij welke professionalisering ze hebben gevolgd. Hiertoe wordt nog een eenvoudig digitaal registratiesysteem ontwikkeld. 4. Visitaties: Sinds 2009 voert de COC in samenwerking met het UMCG Post Graduate School of Medicine (PGSoM) van het Wenckebach Instituut proefvisitaties uit. Proefvisitaties worden inmiddels ervaren als een waardevolle voorbereiding op de visitatie, maar ook als evaluatie- en verbeterinstrument. Sinds 2012 worden ook interne opleidingsaudits aangeboden. Doel van deze audits is tussentijds te checken hoe het gesteld is met de resultaten van de vorige visitatie en met de werkbeleving en de uitkomsten te gebruiken voor verbetercycli. Aan de aios is bekend gemaakt dat ook zij een interne opleidingsaudit kunnen aanvragen. De werkzaamheden van de werkgroep zijn overgegaan in de staande organisatie. De werkgroep heeft inzage in de resultaten van visitaties, proefvisitaties en interne opleidingsaudits, overlegt op regelmatige basis en komt waar nodig in actie. 5. Discipline overstijgend onderwijs: Een top 5 van onderwerpen voor discipline overstijgend onderwijs is vastgesteld in overleg met het Martini en het MCL (Timemanagement,stress & burnout; Communicatie en samenwerking; Teach the Teacher; Active Learner cursus & inwerkprogramma nieuwe aios; Financiën & management). Gezamenlijk is nagedacht over de invulling van deze onderwerpen. Hierbij is geprobeerd het onderwijs zodanig te organiseren en inhoudelijk in te vullen dat het aansluit bij de wensen en behoeften van de aios / opleider. Hierbij worden nieuwe onderwijsvormen ingezet (denk hierbij aan: video, intervisie, enz.). In 2014 worden, in samenwerking met het MCL en het Martini, de cursussen aangeboden voor de AIOS in de OOR N&O. In het UMCG zijn sinds 2013 ook discipline overstijgende leerlijnen in ontwikkeling (Patiëntveiligheid en Healthy Ageing). 6. Afstemming en uitwisseling: De eerste UMCG opleidingsdag staat gepland op 20 juni In 2013 zijn de contouren voor deze dag neergezet. Als thema voor de dag is gekozen voor Cultuur, als titel voor de dag is gekozen voor: Waar angst regeert wordt niet geleerd. Het doel van deze dag is dat opleidingen zich bewust worden van het feit dat cultuur van invloed is op de opleiding. Healthy Ageing(HA) Er zijn brainstormsessies over dit thema geweest, met als doel mogelijke onderwerpen voor een leerlijn in kaart te brengen. Gebleken is echter dat het begrip HA groot is en dat eerst uitgangspunten moeten worden geformuleerd over wat HA voor aios betekent. In 2014 wordt verder invulling gegeven aan hoe onderwijs voor aios er uit zou kunnen zien. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 2

3 Patiëntveiligheid en Kwaliteit Gewerkt is aan het opzetten van een leerlijn Patiëntveiligheid en Kwaliteit. Inmiddels is het programma vastgesteld, zijn de data voor 2014 gepland en zijn de deelnemers uitgenodigd. Er starten 2 leerlijnen, één voor aios en klifio s Radiotherapie en één voor aios Heelkunde, O&G, Anesthesiologie en Medische Microbiologie. Consultaties, bemiddeling en verwijzing Regelmatig wordt de COC door aios, opleiders (lokaal en regionaal), bestuurders en andere betrokkenen benaderd voor allerhande zaken aangaande de medische vervolgopleidingen. De ambtelijk secretaris van de COC ziet er op toe dat deze zaken adequaat worden opgepakt en dat er hulp geboden wordt bij problemen. Mentoring voor nieuwe (plaatsvervangend) opleiders Afgesproken is dat wanneer nieuwe (plaatsvervangend) opleiders daar behoefte aan hebben, ze de mogelijkheid van mentoring aan te bieden, door een meer ervaren (plaatsvervangend) opleider. Een eerste mentoring heeft plaatsgevonden. Aios introductie Gestart is met een aparte introductie voor aios tijdens de UMCG algemene introductie voor nieuwe medewerkers. Doel hiervan is dat de aios zich welkom voelt en op weg wordt geholpen aan het begin van zijn/haar opleiding in het UMCG. De aios zien en spreken de mensen die voor hen belangrijk zijn, zoals een vertegenwoordiger van de COC, de aios vertrouwenspersoon en een vertegenwoordiger van de Assistenten Vereniging UMCG. Reductie van aios De COC heeft zich de vraag gesteld hoe ze de komende jaren wil omgaan met de reductie van aios (als gevolg van nieuwe erkenningsaanvragen en minder aios). Voor de COC is het belangrijk dat de kwaliteit van de opleidingen niet in het geding komen en er zal met speciale aandacht gekeken worden naar balans opleiding versus bedrijfsvoering. In 2014 gaat een werkgroepje bestaande uit aios en opleiders uit het UMCG en de OOR N&O hier mee aan de slag. SHOTS Aan het eind van elk Regulier COC overleg vinden sinds 2013 korte workshops, SHOTS, plaats: Simpel Hulpmiddel voor het Opleiden van Top Specialisten. Deze SHOTS gaan altijd over een actueel thema, dienen tot inspiratie, zijn praktisch en direct toepasbaar en de uitvoering ligt bij een (plaatsvervangend) opleider, een aios en een consulent van de PGSoM van het Wenckebach Instituut. In 2013 zijn er SHOTS geweest over: - Van (opleidings)activiteit naar competentie - Communicatie volgens de SBAR-methode - Leerlijn Patiëntveiligheid voor aios - Feedback geven als het niet zo goed gaat. Overige agendapunten in 2013 Behalve de bovengenoemde activiteiten hebben ook de volgende onderwerpen op de agenda gestaan: - Terugkoppeling inzet kwaliteitsinstrumenten bij Heelkunde - Terugkoppeling resultaten interne opleidingsaudit bij Revalidatiegeneeskunde - CAN Better project - Clinical Audit - Schakeljaar Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 3

4 Jaarplan Centrale Opleidingscommissie UMCG 2014 De COC gaat in 2014 verder invulling geven aan haar rol als regisseur van de medische vervolgopleidingen, o.a. door systematisch verder te werken aan de bewaking van de implementatie van kwaliteitscycli van de vervolgopleidingen. De geplande doelen staan niet op zichzelf, maar zijn een vervolg van de al in 2013 ingezette acties. Voor 2014 heeft de COC het volgende jaarplan geformuleerd: Nr. Geplande doelen Geplande acties Geplande resultaten Geplande einddatum 1 Monitoring implementatie kwaliteitscycli medische Vormgeven rol COC als toezichthouder Kwaliteit meenemen in de ISO certificering Jaarlijkse sterkte/zwakte analyse a.d.h.v. thema s die Eind 2014 vervolgopleidingen 2 Healthy Ageing Invulling geven aan hoe onderwijs voor aios er uit zou kunnen zien. opleiders belangrijk vinden Thema een plek geven in de verschillende medische vervolgopleidingen Medio UMCG Opleidingsdag Thema Cultuur Bewustwording 20 juni Exitgesprekken Gesprekken met alle aios Nieuw kwaliteitsinstrument 2014 die het UMCG verlaten 7 Reglement van orde COC Herziene versie Medio 2014 De nieuwe rol van de COC als toezichthouder opnemen Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 4

5 Bijlage 1 Functie en taken Binnen het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is sinds juni 1991 een Centrale Opleidingscommissie actief, de COC UMCG. De COC is een commissie die de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd informeert en adviseert over de kwaliteit en veiligheid van de medische (inclusief profielregistraties), tandheelkundige, klinisch technologische vervolgopleidingen, huisartsgeneeskunde en overige medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en specialisaties. De COC heeft de volgende taken ten aanzien van de medische vervolgopleidingen: 1. Handhaven en bevorderen van een gunstig en veilig opleidingsklimaat, o.a. door het signaleren van ontwikkelingen die het opleidingsklimaat kunnen beïnvloeden. 2. Bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen. 3. Toezicht houden op dat opleidingsgroepen een systematische kwaliteitscyclus (plan-docheck-act) implementeren en in stand houden. Hiertoe ontvangt de COC de verslagen van de opleidingsvergaderingen en heeft zicht op de sterktes en verbeterpunten. De COC pakt structurele punten centraal op. 4. Het voorbereiden op visitaties, Advisering en informatie-uitwisseling bij de voorbereiding van visitaties, door voorafgaand aan een visitatie een proefvisitatie te doen of met opleiders te overleggen en vertegenwoordigd te zijn bij een visitatiegesprek. 5. Nazorg verlenen bij visitaties, zodanig dat de commissie de opleiders en opleidingsgroep gevraagd en ongevraagd kan adviseren. 5. Bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de in het ziekenhuis aanwezige opleidingen. 6. Overleggen over algemene en specifieke opleidingsaangelegenheden, zoals overleg over raakvlakken tussen de verschillende medische vervolgopleidingen en discipline overstijgende/onafhankelijke opleidingsactiviteiten. 7. Bevorderen van de samenwerking en kennisuitwisseling rond de medische vervolgopleidingen. 8. Bespreken van algemene belangen van AIOS en van kritiekpunten van de zijde van opleiders en AIOS. 9. Bemiddelen bij geschillen tussen AIOS en opleider en zo nodig voorzien in mediation. De vertrouwenspersoon voor aios bij het UMCG kan ook worden ingeschakeld bij geschillen tussen AIOS en opleider. 10. Het jaarlijks opstellen van een jaarverslag over de opleidingsactiviteiten gedurende het kalenderjaar 11. Participeren in regionaal overleg over medische vervolgopleidingen, waarbij de vicevoorzitter van de COC als voorzitter van het regionale overleg van COC-voorzitters fungeert. 12. Al de hiervoor genoemde taken ook waar nodig vervullen voor de niet-medische klinisch technologische vervolgopleidingen, de tandheelkundige vervolgopleidingen, de huisartsgeneeskunde en de overige medische vervolgopleidingen, aandachtsgebieden en specialisaties. Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 5

6 Bijlage 2 Samenstelling De Centrale Opleidingscommissie UMCG kent een Regulier Overleg en een Dagelijks Bestuur. De leden van het Regulier Overleg zijn de opleiders en plaatsvervangend opleiders en de aios van de vervolgopleidingen die vallen onder de taakstelling van de COC. Voorts worden voor dit overleg uitgenodigd alle aios en de (plaatsvervangend) opleiders van de overige medische vervolgopleidingen. Het Dagelijk Bestuur van de commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de opleiders en de aios, de pro-decaan onderwijs en opleiding en een adviseur. Bij de samenstelling van het Dagelijks Bestuur is rekening gehouden met de invalshoeken beschouwend, snijdend, ondersteunend, klinisch technologisch, kaakchirurgie/orthodontie en huisartsgeneeskunde. Op dit moment is er geen vertegenwoordiger van de huisartsgeneeskunde in het DB van de COC. In 2013 was de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de COC als volgt: Leden opleiders: Prof.dr.mr A.A.E. Verhagen, opleider Kindergeneeskunde (voorzitter) Mw. prof.dr. M.J.E. Mourits, opleider Obstetrie & Gynaecologie (vice-voorzitter) Dr. R.J. van Ginkel, plaatsvervangend opleider Heelkunde Dr. J.G.W. Kosterink, opleider Ziekenhuisfarmacie Prof.dr. P.M.N. Werker, opleider Plastische Chirurgie Dr. J.K.G. Wietasch, opleider Anesthesiologie Mw. Drs. J.P.H. Fokkema-Elders, hoofd Huisartsopleiding (tot 1 december 2013) Leden arts-assistent: Mw. Dr. E.T. Liem, aios Kindergeneeskunde (tot 1 oktober 2013) Mw. Drs. L. de Vetten, aios Kindergeneeskunde (vanaf 1 oktober 2013) Dr. M. Raber, aios Heelkunde (tot 1 juli 2013) Drs. R.B. Saleem, aios Heelkunde (vanaf 1 juli 2013) Mw. Drs. J.I. Kamstra, aios Kaakchirurgie Ir. R.G.J. Kierkels, klinisch fysicus i.o. (tot 1 juli 2013) Mw. Drs. M. van der Vusse, aios Medische Microbiologie (tot 1 juli 2013) Mw. Dr. M. Rook, aios Radiologie (vanaf 1 oktober 2013) Drs. A. Konijn, aios Anesthesiologie (tot 1 februari 2013) Mw. Drs. T.T. Kok, aios Anesthesiologie (vanaf 1 februari 2013) Lid namens Raad van Bestuur: Prof.dr. J.C.C. Borleffs, pro-decaan onderwijs en opleiding Adviseur: Prof.dr. L.G.M. de Bont, adviseur umc-staf - medische zaken, kwaliteit & veiligheid Drs. A.K. Meininger, projectmanager Wenckebach Instituut Secretaris: Mw. M. Grave-de Jonge, stafmedewerker Wenckebach Instituut Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 6

7 Bijlage 3 Activiteiten van de COC met betrekking tot het opleidingsklimaat Aantal keer dat de COC heeft bemiddeld bij een geschil tussen een AIOS en een opleider: 3. Kwantitatieve gegevens over de inzet van kwaliteitsinstrumenten Proefvisitatie: gedaan bij 4 opleidingen. Interne opleidingsaudit: gedaan bij één opleiding. D-RECT: afgenomen bij 20 opleidingen 360 graden plus: afgenomen bij 15 afdelingen Jaarverslag Centrale Opleidingscommissie UMCG 2013 Pagina 7