Aanvraagformulier vergunning evenementen

Transcriptie

1 Aanvraagformulier vergunning evenementen Dit aanvraagformulier is bestemd voor het aanvragen van te organiseren evenementen in de gemeente Lochem die vallen onder artikel 2.25 van de Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente Lochem. Grote evenementen worden tevens getoetst aan de Quick scan van de brandweer en de politie. U dient uitgebreid aan te geven wat u van plan bent te organiseren. Een tekening met de indeling van het terrein is verplicht. Op deze tekening moeten alle objecten die u gaat plaatsen ingetekend zijn. Uw aanvraag ontvangen wij graag minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement. Alleen voor kleine activiteiten/evenementen geldt een termijn van minimaal 6 weken. Indien uw aanvraag te laat is, of niet volledig, of zonder tekeningen is ingediend wordt deze niet in behandeling genomen. (datum binnenkomst gemeente is de aanvraag datum) Heeft u vragen dan kunt u contact opnemen met mevrouw C. Groenendijk of mevrouw M. Hazewinkel, zij zijn te bereiken via het centrale telefoonnummer van de gemeente (0573) of per c.groenendijk@lochem.nl of m.hazewinkel@lochem.nl G/ BRW/ preventie/ Lochem evenementen 1

2 Gegevens van de organisatie Naam organisatie: Kamer van Koophandel nummer organisatie: aanvrager Een evenementenvergunning kan worden aangevraagd door een natlijk persoon of door een rechtspersoon bijvoorbeeld een bedrijf, vereniging naam rechtspersoon: naam aanvrager m v (achternaam en volledige voornamen) Burgerservicenummer: Geboortedatum: Adres: postcode en woonplaats: telefoonnummer: faxnummer: evt. 2e telf.nr. adres: Contactpersonen tijdens het evenement: Naam 1 e persoon: telefoonnummer: telefoonnummer tijdens evenement (mobiel): adres: naam 2 e persoon: telefoonnummer: telefoonnummer tijdens evenement (mobiel) : adres: naam 3 e persoon: telefoonnummer: telefoonnummer tijdens evenement (mobiel) : adres: 2

3 Gegevens van het evenement Naam van het evenement: Omschrijving evenement: Evenementonderdelen: braderie sportactiviteiten muziekoptreden(s) / dansoptreden(s) culturele activiteiten barbecue oplaten van ballonnen vwerk anders nl. Start datum van het evenement: Eind datum van het evenement: Locatie van het evenement: Datum opbouw van het evenement: Datum/tijdstip dat het terrein leeg is: Hoeveel bezoekers verwacht u tijdens het evenement: > 5000 Bij een evenement waarbij meer dan 1000 personen aanwezig zijn is het verplicht om een uitgebreid calamiteitenplan / draaiboek aanwezig te hebben. Hoeveel bezoekers verwacht u op het drukste moment(en): (indien van toepassing meerdere tijdstippen aangeven) Doelgroepen: peuters kleuters 6-12 jr jr jr jr. 65 jr. en ouder anders, nl. Rolstoelgebruikers: verwacht u rolstoelgebruikers en welke voorzieningen treft u zo nodig ten aanzien van minder validen? Ja Nee Programma* Om duidelijk in beeld te krijgen wat er precies gaande is tijdens het evenement is het belangrijk dat u een programma meestt waarin u duidelijk aangeeft wat op welk tijdstip zal plaatsvinden. Het is het meest logisch om vanaf de dag van opbouw tot en met de afbouw uit te werken wat er staat te gebeuren op welk tijdstip. Zo ontstaat eenvoudig een draaiboek. Openingstijden evenement Geef hieronder per dag de aanvangs- en sluitingstijden van uw evenement. maandag, (datum) van tot dinsdag, (datum) van tot woensdag, (datum) van tot donderdag, (datum) van tot vrijdag, (datum) van tot zaterdag, (datum) van tot zondag, (datum) van tot *Programma bijvoegen svp! 3

4 Inrichting terrein U dient een gedetailleerde plattegrond/tekening van het evenemententerrein bij de aanvraag te voegen. (aanbevolen schaal 1:200 1: 500). Hierop dient u in te tekenen wat u precies waar plaatst. U moet hierbij denken aan alle voorzieningen op het terrein (alle objecten zoals podium, tent, kramen, attracties, noodstroomaggregaat, tappunten, standplaatsen, tribune, looppaden,e.d.)u dient rekening te houden dat hulpdiensten te allen tijde het terrein op een normale manier moeten kunnen bereiken. Betreft het gemeentegrond of particuliere grond? Heeft u toestemming van de eigenaar van de grond? Heeft u een plattegrond meegestd? (bij nee, wordt uw aanvraag niet in behandelinggenomen.) Plaatst u een aggregaat? Maakt u op een andere manier gebruik van stroom? particulier gemeente Zo ja, Hoe? Maakt u gebruik van de gemeentelijke stroomkasten? Plaatst u toiletvoorzieningen? Zo ja, waar en hoeveel? Hoe regelt u de afvoer van de toiletvoorziening? Hoe regel u de watervoorziening? Maakt u gebruik van terreinverlichting? Plaatst u muntenkassa s? Plaatst u dranghekken? schoonmaak en afvalinzameling De locatie dient na afloop van het evenement te worden schoongemaakt. Wie maakt de locatie schoon, uzelf of een externe? zelf extern Indien u kiest voor een externe, heeft u hiervoor al een opdracht verstrekt? Zo nee, dan dient u dit zo snel mogelijk te doen, uiterlijk 3 weken voordat het evenement plaatsvindt. Indien u met een externe / bedrijf dan de onderstaande gegevens invullen: Naam bedrijf: Contact persoon: Straat en huisnummer: Postcode, plaatsnaam: Telefoonnummer: Op welk tijdstip wordt de locatie schoon opgeleverd? 4

5 Bouwwerken Wilt u voor uw evenement objecten plaatsen en zo ja, welke zijn dat? Tenten Indien u een tent plaatst voor meer dan 50 personen dan is een gebruiksvergunning noodzakelijk. De aanvraag hiervoor kunt u meesturen met de aanvraag voor het evenementenformulier. Ook de tenten en overkappingen moeten ingetekend worden op de plattegrond. Overkappingen moeten altijd minimaal aan drie zijden geopend zijn. Plaatst u een tent voor meer dan 50 personen Zo Ja, u moet een aanvraag gebruiksvergunning indienen (aanvraagformulier is als bijlage bijgevoegd) Plaatst u een tent voor minder dan 50 personen Plaatst u overkappingen? Tenten, overkappingen e.d. intekenen op de plattegrond. Podium/tribune Plaatst u een podium? Welk bedrijf plaatst het podium? Plaatst u een tribune? Welk bedrijf plaatst de tribune? Plaatst u overige bouwwerken als hekken, torens, klimwanden, stellages? (mogelijk dient u een bouwvergunning aan te vragen) Kramen Plaatst u kramen? Geef hier op hoeveel kramen er geplaatst worden en de afmetingen: Aantal kramen: Afmeting van de kramen: Kramen dien op schaal ingetekend worden op de plattegrond tekening (het grootste oppervlak, is vaak het dak. Houd rekening met de onderlinge afstand ivm doorrijden hulpdiensten) Kermis Plaatst u kermisattracties?* Zijn alle attracties voorzien van geldige Nederlandse keuringen? zo nee, dan mogen deze niet in gebruik worden genomen. Waar staan de woonwagens van de exploitanten? Kunt u een lijst tonen met alle namen, adressen van de exploitant? Zo ja, deze lijst bijvoegen. *Alle kermisattracties dienen op schaal ingetekend te worden op de plattegrond. 5

6 Horeca Indien u van plan bent alcoholhoudende drank te serveren dan is dient u hiervoor een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet aan te vragen. De ontheffing verlenen wij alleen aan personen die in het bezit zijn van een Verklaring Sociale Hygiëne. (de drank en horeca aanvraag is als bijlage bijgevoegd) Let op! Tijdens evenementen kan alleen gebruik gemaakt worden van plastic glazen. Ook alle horeca-activiteiten dienen ingetekend te zijn op de plattegrond Plaatst u tapkarren? Waar plaatst u deze en hoeveel? Plaatst u patat- of ijskramen? Waar en hoeveel? Zijn er overige standplaatshouders? Waar en hoeveel? Verkeersplan Tijdens een groot evenement is het van belang een verkeersplan op te zetten. Dit is een plattegrond met daarop ingetekend welke straten u af wilt zetten, welke verkeersborden u waar wilt plaatsen, op welke locaties staan er verkeersregelaars en op welke tijdstippen. Ook moet u rekening houden met een alternatief verkeersplan indien door slechte weersomstandigheden er geen gebruik van bijvoorbeeld weilanden kan worden gemaakt. Heeft u een verkeersplan?* Is uw verkeersplan ook in werking te stellen bij slechte weersomstandigheden? Zet u tijdens uw evenement routes uit? Zijn er verkeersmaatregelen nodig, zoals afsluiting van de weg? Wanneer is de afsluiting nodig? maandag, (datum) van tot dinsdag, (datum) van tot woensdag, (datum) van tot donderdag, (datum) van tot vrijdag, (datum) van tot zaterdag, (datum) van tot zondag, (datum) van tot Maakt u bij de routes of omleiding gebruik van verkeersborden. * U dient het verkeersplan bij te voegen. 6

7 Wie verzorgt de bebording van deze routes? Naam bedrijf: Adres bedrijf: Contact persoon: Telefoonnummer: Verkeersregelaars Het verkeer op de openbare weg dient door officieel aangestelde verkeersregelaars geregeld te worden. De politie organiseert hiervoor instructieavonden. U kunt zich opgeven via telefoonnummer en/of adres team.zutphen@no-gelderland.politie.nl. Voor verkeersregelaars dient een aparte verzekering afgesloten te worden. Zet u verkeersregelaars in? Zo ja, op welke locaties zet u deze verkeersregelaars in en op welke tijdstippen staan deze verkeersregelaars er? (In een bijlage en tekening weergeven) Zet u parkeerwachters in? Waar kunnen bezoekers parkeren, hoeveel auto s verwacht u? Regelt u een fietsenstalling? Waar? Geneeskundige voorzieningen Heeft uw organisatie afspraken gemaakt over de eerste hulpverlening tijdens het evenement? Is er EHBO aanwezig? Hoe is deze herkenbaar voor het publiek? Is de EHBO constant aanwezig? Zo nee, waarom niet. _ Zijn overige hulpdiensten aanwezig op het terrein? Zo ja, waar is deze aanwezig. Reclame Als u reclame wilt maken voor uw evenement of activiteit dan kunt u dit doen in de vorm van driehoeksborden en spandoeken. Driehoeksborden: U mag gedurende 14 dagen, 10 driehoeksborden plaatsen op door de gemeente aangewezen lichtmasten. De leges bedragen 60,00 per 14 dagen, per evenement. 7

8 Spandoeken: U mag gedurende 14 dagen spandoeken plaatsen op door de gemeente aangewezen locaties. De leges bedragen 60,00 per 14 dagen per evenement. Ik wil gebruik maken van reclame en wel in de vorm van: driehoeksborden vanaf tot spandoeken vanaf tot Ik vraag zelf t.z.t. vergunning aan (via info@lochem.nl) Ik maakt geen gebruik van reclame Ook kunt u borden en/of spandoeken plaatsen op particulier terrein (maximaal 30 dagen) Er worden borden geplaatst, vanaf tot op het volgend adres: Er worden spandoeken opgehangen, vanaf tot op het volgend adres: Er worden geen borden geplaatst Er worden geen spandoeken opgehangen Geluid Maakt u gebruik van geluidsversterkende apparat. Zo ja, geef dat hieronder aan: maandag, (datum) van tot dinsdag, (datum) van tot woensdag, (datum) van tot donderdag, (datum) van tot vrijdag, (datum) van tot zaterdag, (datum) van tot zondag, (datum) van tot 8

9 Overige muziek Is er sprake van andere vorm van muziek, indien ja, geef hieronder aan welke: Soort muziek. Koor muziekband orkest anders nl, Dag: van Dag: van Dag: van Dag: van tot tot tot tot Omroepinstallatie Maakt u gebruik van een omroepinstallatie? Maatregelen overlast Welke maatregelen heeft u als organisatie genomen om geluidsoverlast te voorkomen? Geef hier aan wat uw maatregelen zijn: Vwerk Steekt u vwerk af? (vwerk mag alleen na goedkeuring van de Provincie te worden afgestoken) Indien ja, geef dit hieronder aan. Dag: Datum: Locatie: Aanvang: Heeft u een aanvraag ingediend bij de provincie? vergunningsnummer Let op: het professionele bedrijf die het vwerk zal gaan ontsteken dient 14 weken voor de datum van het evenement een vergunning aan te vragen bij de provincie Gelderland, postbus 9090, 6800 GX Arnhem. Beveiliging/Stewards/Contactpersonen Tijdens het evenement ontvangen wij graag een overzicht van wie welke taken heeft en wie op welk telefoonnummer bereikbaar is. Is voor dit evenement een veiligheidscoördinator aangesteld? naam: telefoonnummer: Zet u stewards in? Zijn dit leden van uw eigen organisatie? Hoeveel stewards zet u in? Zet u een beveiligingsbedrijf in? 9

10 Naam beveiligingsbedrijf: Contactpersoon beveiligingsbedrijf: Adres postcode en woonplaats bedrijf: Telefoonnummer: Hoeveel beveiligers zijn aanwezig?: Hoe regelt u de beveiliging s nachts?: Maakt u gebruik van een hondenclub? Wie is tijdens het evenement als contactpersoon voor de beveiliging bereikbaar en op welk telefoonnummer is diegene bereikbaar? Naam 1 e beveiliger: Telefoonnummer: Naam 2 e beveiliger: Telefoonnummer: Wanneer personen of objecten beveiligd (moeten) worden, dient dit te geschieden door een professionele (gecertificeerde) beveiligingsorganisatie. veiligheidsmaatregelen Heeft uw organisatie afspraken gemaakt met de hulpdiensten, zoals politie en brandweer? Brandweer, contactpersoon: Politie, contactpersoon: EHBO, contactpersoon: Anders, contactpersoon: Is voor dit evenement een veiligheidsplan,calamiteitenplan of draaiboek gemaakt? Zo ja, wilt u dit meesturen met dit aanvraagformulier. (bij meer dan 1000 bezoekers is dit verplicht) Zo nee, waarom niet? Contact met omwonenden U bent verplicht omwonenden te informeren over uw evenement. Heeft u dit al gedaan? Zo ja, op welke manier heeft u dit gedaan? Zo nee, wanneer gaat u dit doen en op welke manier? 10

11 Centrum Lochem Indien u een evenement in de binnenstad wilt organiseren, krijgt u te maken met venstertijden. Sinds het voorjaar van 2009 gelden er in de binnenstad laad- en lostijden, zogenaamde venstertijden. Gedurende deze tijden is het toegestaan het voetgangersgebied in te rijden en in het winkelgebied te laden en lossen. De venstertijden zijn: werkdagen, ochtenden: tot werkdagen, avonden: tot koopavonden(vrijdag): tot U dient zich voor het opbouwen van uw evenement aan bovengenoemde tijden te houden. Indien dit niet mogelijk is voor u dan kan de gemeente hiervoor een ontheffing verlenen. Met deze ontheffing kunt u dan het voetgangersgebied inrijden buiten de venstertijden. Deze ontheffing wordt verleend door de afdeling ROV. Wilt u een ontheffing ontvangen voor het inrijden van het centrum buiten de venstertijden? Geef hier aan welke reden u hiervoor heeft? Verzekeringen Welke navolgende verzekeringen heeft u voor het organiseren van het evenement afgesloten of bent u voornemens af te sluiten? wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (met specificatie voor dit evenement) bestdersaansprakelijkheidsverzekering (met specificatie voor dit evenement) ongevallenverzekering (met specificatie voor dit evenement) brandverzekering vrijwilligersverzekering annuleringsverzekering aansprakelijkheid verkeersregelaars ondertekening Naar waarheid ingevuld: plaats: datum: Handtekening aanvrager: Checklist aanvraagformulier volledig ingevuld en ondertekend plattegrond programma Indien van toepassing: kopie sociale hygiëne benodigde verzekeringen afgesloten contact met betrekking tot schoonmaak of gebruik gemeentelijke materialen 11

12 contact met de afdeling Handhaving met betrekking tot Toegang Binnenstad contact met politie / brandweer met betrekking tot veiligheidsplan aanvraagformulier reclame ingevuld en bijgesloten gebruiksvergunning tent aangevraagd bij de brandweer specificaties tribune en / of podium bijgesloten specificaties kermisattracties gebouw gereserveerd bij betreffende beheerder schriftelijke toestemming eigenaar indien u gebruik maakt van particulier terrein veiligheidsplan/ Calamiteitenplan of Draaiboek bijgesloten 12

13 Aanvraag voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank De aanvraag ter verkrijging van een ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet bevat ten minste de volgende elementen. 1. Persoonlijke gegevens van de aanvrager: a. Naam en voornamen: b. Straatnaam en huisnummer: c. Postcode en plaatsnaam: d. Telefoonnummer: e. Geboortedatum: f. Geboorteplaats: 2. Omschrijving van de locatie waar en de gelegenheid waarbij de aanvrager voornemens is zwak-alcoholhoudende drank te verstrekken: Locatie: Gelegenheid: Het betreft een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen. 3. Voor welke dagen en welke tijdstippen wordt de ontheffing gevraagd? 4. Persoonlijke gegevens van degene(n) onder wiens onmiddellijke leiding de verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank zal plaatsvinden: Verantwoordelijke 1 a. Naam en voornamen: b. Straatnaam en huisnummer: c. Postcode en plaatsnaam: d. Telefoonnummer: e. Geboortedatum: f. Geboorteplaats: heeft de leeftijd van eenentwintig jaar bereikt. is niet in enig opzicht van slecht levensgedrag. 13

14 Verantwoordelijke 2 a. Naam en voornamen: b. Straatnaam en huisnummer: c. Postcode en plaatsnaam: d. Telefoonnummer: e. Geboortedatum: f. Geboorteplaats: heeft de leeftijd van eenentwintig jaar bereikt. is niet in enig opzicht van slecht levensgedrag. 5. Terugkerend evenement Het betreft een jaarlijks terugkerende identieke bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard De verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank geschiedt telkenmale onder onmiddellijke leiding van dezelfde persoon of personen als hierboven genoemd. Aldus naar waarheid ingevuld op datum, te woonplaats, land. 14