Verbeter de interactie binnen uw organisatie

Transcriptie

1 Verbeter de interactie binnen uw organisatie Optimaliseer de interne samenwerking en kennisdeling met ilionx

2 Slim werken is samenwerken De wereld wordt steeds socialer. Via verschillende communicatiemiddelen zijn mensen altijd en overal bereikbaar. Over de hele wereld wordt er continu informatie gedeeld en worden mensen met elkaar verbonden. Als dat op zo n grote schaal kan, dan kan dat zeker ook binnen uw organisatie. Er gaat dagelijks veel werktijd verloren aan het zoeken naar relevante informatie. We zoeken op servers, op verscheidene websites en en en bellen collega s. Dat kan efficiënter. Met een online samenwerkingsoplossing maakt u uw organisatie slim en interactief: medewerkers kunnen snel de juiste informatie of collega vinden, kennis delen en met behulp van verschillende communicatiemiddelen ook buiten de organisatie veilig toegang krijgen tot het online platform. Dit zorgt voor tijdbesparing, kostenbesparing en een verhoogde productiviteit. Om kennis veilig in uw organisatie te ontsluiten, is een goede samenwerkingsoplossing, die past binnen uw bedrijfsstructuur van groot belang.

3 Online samenwerken Uw organisatie, een grote kennisbron De kennis over projecten, opdrachten, branches, klanten en werkzaamheden is opgeslagen in de hoofden van al uw medewerkers, maar ook op servers, in inboxen, mapjes en archiefkasten. Uw organisatie is één grote kennisbron. Als uw medewerkers hun specifieke kennis en expertises gemakkelijk en veilig onderling kunnen delen en vinden, creëert dat veel voordelen op het gebied van tijd, kosten, productiviteit en de persoonlijke ontwikkeling van uw medewerkers. Om deze kennis veilig binnen uw organisatie te ontsluiten, is een goede samenwerkingsoplossing die past binnen uw bedrijfsstructuur van groot belang. Met behulp van een online samenwerkingsoplossing is informatie snel vindbaar, kennis gemakkelijk te delen, wordt de onderlinge interactie bevorderd en de betrokkenheid bij de organisatie vergroot. Bovendien wordt alle kennis geborgd, zodat ook nieuwe medewerkers gebruik kunnen maken van de expertise en informatie van hun collega s en voorgangers. Moderne eisen Door de vele nieuwe communicatiekanalen en technologieën zijn veel mensen, zeker de jongere generatie, gewend aan snelle interactie en continue bereikbaarheid. Deze gewenning hebben ze niet alleen op privégebied: steeds vaker willen mensen die flexibiliteit en toegankelijkheid ook ervaren op hun werkplek. Daarom is het belangrijk dat uw organisatie daarin meegaat. U houdt dan niet alleen uw medewerkers tevreden en betrokken met een vooruitstrevende houding, maar zorgt er ook nog eens voor dat zij sneller, efficiënter en productiever te werk kunnen gaan. Met deze moderne wensen gaan een aantal eisen op het gebied van ICT gepaard. ilionx voorziet u van een samenwerkingsoplossing die aan uw eisen en wensen tegemoet komt. Middels smartphones, tablets en laptops hebben uw medewerkers veilig toegang tot de software. Onderweg of bij klanten kunnen zij de benodigde bedrijfsinformatie vinden en met vragen kunnen zij altijd via het platform terecht bij hun collega met de juiste expertise. Bovendien blijven ze op de hoogte van wat er gebeurt in de organisatie, wat de betrokkenheid ten goede komt. Veiligheid en toegankelijkheid Uw bedrijfsinformatie is uiteraard vertrouwelijk. De samenwerkingsoplossing voldoet daarom aan een aantal belangrijke veiligheidscriteria. Toegang vindt plaats op basis van rollen en verantwoordelijkheden. Uw medewerkers kunnen deviceonafhankelijk inloggen en desgewenst geeft u bepaalde klanten of relaties ook toegang tot bepaalde gedeeltes van het platform. U bepaalt wie er gebruik mag maken van (onderdelen van) de samenwerkingsoplossing. ilionx ilionx zet zijn expertise en ervaring op het gebied van ICT-oplossingen en branches in om organisaties te helpen bij de overgang naar een interactieve en collaboratieve werkwijze. ilionx levert samenwerkingsoplossingen die passen binnen de bedrijfsstructuur en -cultuur, implementeert en integreert de oplossingen en begeleidt medewerkers bij het gebruik van het platform. Van A tot Z is ilionx uw partner in het traject, zodat uw organisatie uiteindelijk efficiënt kan werken met de nieuwe oplossing en daar vele bedrijfsvoordelen uit kan halen.

4 cial ess-oplossing Functies en voordelen van de samenwerkingsoplossing Social Business-oplossing profiel Mijn netwerk Adresboek Profielen Social Business-oplossing Mijn profiel Mijn netwerk Adresboek Peter Selie Brad Wursten Coos Busters Iedere ICT medewerker Manager heeft een profiel, uw digitale ICT Manager vistekaartje. ICT Manager Hierin staan de algemene persoonsgegevens, Mijn expertises, blogs Openbare blogs Mijn updates Peter Selie Conni Comen Yvette Kip Conni Veren Piet Saman Justin Case projecten en branchekennis van de persoon Advies gevraagd Koos Kansloos Harry Nak Nieuw itemcharrel Kip Dick Sack IT Manager IT Manager IT Manager Sorteren op: Datum Titel Aanbevelingen Reacties Bezoeken mijn status Aart Bei Aart Bei Aart Bei Communicatie Manager Communicatie Manager Amy Woensdag Communicatie 13 juni 2012 Manager 7 reacties 47 bezoeken Dit is mijn status Anna Nas aart@mail.com aart@mail.com aart@mail.com Mensen, g om 11:23 Account Manager Piet Saman Medewerkers kunnen Piet Saman collega s, met wie zij samenwerken of een project piet@mail.com Overzicht hebben gedaan, toevoegen De klant aan wil hun dit piet@mail.com volgende week op anna@mail.com ICT beurs gaan weggeven als promotie materiaal! Graag reactie als je denkt me te Piet Saman Web Manager Web Manager ik Vandaag moet een om gimmick 11:23 Web Manager bedenken voor de klant die goedkoop moet zijn, informatief, relevant en tegelijkertijd amuserend. piet@mail.com Instellingen kunnen helpen met dit Help probleem... Afmelden Account Manager netwerk. Account Leden Manager Tags Account Manager meer tags toev ocial sam@mail.com sam@mail.com Gr. Amy sam@mail.com iness-oplossing n van tag door 1 Blog Een of meer tags toev + verzenden vcard downloaden Bing Go Bing Go Bing Go n: Bladwijzers Reactie Voorzien toevoegen van Marketing tag Meer door acties 1 Manager n blogs Openbare 54 blogs Mijn updates persoon: bing@mail.com bing@mail.com bing@mail.com Het board Contactgegevens Achtergrond Recente postings ing 38 Profielen Bestanden op naam Reacties Zoeken Expertise Dick Sack gezocht Dick Sack online (7) Dick Sack 1 Conversaties Naam: Anna Nas Mediagalerij marketing Peter en als Wolk Lijst dick@mail.com dick@mail.com Selie heeft gereageerd op Woensdag 13 juni 2012 zoekmachineoptimal. dick@mail.com Kantoor: Dick Nederland Sack Nieuw item 1 Het platform stimuleert interactie: onder de medewerkers Anna Nas Annebelle Blaas Wat dacht je van een poster met Telefoon: graphics en cijfers uit de branche!? Is zeker niet duur en kan, mits het leuk Sorteren op: Account Datum Manager Titel Aanbevelingen Reacties Bezoeken Account Manager worden actuele kwesties en vraagstukken binnen Subcommunity s de organisatie besproken. Kort en snel, dat scheelt mailverkeer Account is opgemaakt Manager best wel een glimlach Mobiel: op Volledige het gezicht rapportageketen toveren van de ontvanger... Amy Woensdag anna@mail.com 6 juni reacties 24 bezoeken patty@mail.com annebelle@mail.com anna@mail.com Afbeelden als Wolk Lijst Hallo, Justin Case Justin Case Piet Saman Justin heeft Case gereageerd op Woensdag Functie: 13 juni Account 2012 manager Dick Sack tekstschrijver, justin@mail.com designer en een online marketing persoon. Offerte justin@mail.com van de klant is niet goed opgeleverd en ik wil de expertise Amy, justin@mail.com luister... Ik weet wat je moet doen! Laat een helicopter over het parkeerterrein vliegen bij de beurs en van de eerder genoemde personen graag inschakelen om zo snel mogelijk deze klus te klaren... rzicht Social Patty daar Koot gooi je papieren Home bloemetjes Profielen uit die, wanneer Community s je ze uitvouwt, Toepassingen alle info bevatten wat je wil vertellen! Geniaal! Business-oplossing en Gr. Amy SocialKoos Busters heeft Home gereageerd Profielen op Woensdag 13 Community s juni 2012 Toepassingen g Activiteiten Business-oplossing Mijn profiel Volledige Mijn Misschien rapportageketen netwerk Adresboek moet je eens kijken of je een soort puzzel kunt vinden die er Vinden ICT beurs komt eraan als een taartdiagram uitziet ofzo... dwijzers Activiteiten zijn bedoeld om taken Mijn aan community s personen Is te best leuk om te krijgen want kinderen spelen daar ook erg makkelijk Met mee behulp en ik schat van zo in dat de zoiets Openbare community s zoekfunctie kan bepaalde informatie of een collega met specifieke kennis makkelijk Profielen op naam Zoeken Piet Dinsdag 5 juni reacties 28 bezoeken tanden niet al te duur is... Hou er rekening mee mensen dat de ICT beurs koppelen. er weer aan Hierdoor komt. Veel klanten is de zullen voortgang hier weer diverse transparant uitingen voor en nodig is diagalerij Bestanden Justin Case hebben dus pas je planning alvast een beetje aan. Probeer anders, net als vorig jaar, Pro-actief die design folders maken voor I+C=T. Dat viel de vorige keer ook in iedereen bijzonder goede binnen aarde dus de houd organisatie daar rekening mee... altijd op de hoogte. Bestanden voor deze community gevonden worden. Dick Sack ommunity s + Gr. Piet Bestanden delen Sorteren op: Gedeeld Naam Bijgewerkt Downloads Reacties Aanbevelingen Bedrijfsuitje Dit is mijn status Anna Social Nas Business Koos Dinsdag 5 juni reacties 32 bezoeken Groepen.pptAccount Amy Manager Vrijdag 1 juni reacties 54 Bestanden bezoeken delen Delen x Voorgestelde uitjes zijn allen beneden budget dus graag wat tips over de mogelijkheden die in een wat hoger segment liggen. Een In weekendje groepen naar komen Londen inclusief collega s voetbalwedstrijd bijeen die is leuk bijvoorbeeld maar niet iedereen dezelfde Vandaag om 11: houd van voetbal en we gaan toch liever iets ICT in de Cloud Medewerkers delen informatie en kennis. Actuele verder weg dan Londen dit jaar. Vorig jaar was ook al in Europa dus deze keer moeten we Overzicht anna@mail.com maar eens naar een ander continent,.mov Donderdag 24 mei reacties Bestand: 64 bezoeken Kies bestand zo expertise las ik ook in de hebben reacties op of de werken voorgaande aan berichtgevingen... een gezamenlijk project. bestanden en juiste versies zijn altijd inzichtelijk. Leden Apps voor de IT Tags Naam: Gr. Koos Woensdag 23 mei reacties 66 bezoeken Op vragen van collega s kan snel antwoord worden.doc Blog Een of meer tags toev + verzenden vcard downloaden Tags: Dé ICT-oplossing gegeven. Bladwijzers Voorzien van tag door 1.pdf Dinsdag 1 mei reacties 14 bezoeken persoon: Het board Contactgegevens Achtergrond Bestanden Uploaden Recente Annuleren postings online 1 ICT in beeld Mediagalerij.pdf Naam: Donderdag Anna Nas 24 mei reacties 33 bezoeken marketing 1 zoekmachineoptimal. 1 Kantoor: Apps of the Nederland world Woensdag 23 mei reacties 61 bezoeken Mijn Social links Business.doc Telefoon: Subcommunity s +

5 Acceptatie van de oplossing De SocialXperienceaanpak Een essentieel onderdeel in het traject van implementatie tot het werken met de software, is het acceptatieproces. Binnen uw organisatie werken waarschijnlijk mensen met verschillende leeftijden en interesses. Er zijn medewerkers die meteen met de samenwerkingsoplossing aan de slag gaan, maar er zullen ook mensen zijn die een afwachtende houding hebben of veranderingen met weerstand begroeten. Om iedereen toch op een nieuwe manierer te laten samenwerken, is het nodig dat de oplossing breed gedragen wordt door de directie, het management en de aangewezen ambassadeurs binnen de organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers voldoende geïnformeerd worden en alle handvatten aangereikt krijgen om goed gebruik te kunnen maken van de samenwerkingsoplossing. Ook in het acceptatieproces helpt ilionx uw organisatie. Samen met communicatie- en marketingbureau ContentXperience heeft ilionx SocialXperience geïntroduceerd. SocialXperience richt zich volledig op de acceptatie van de samenwerkingsoplossing binnen uw organisatie. Om tot acceptatie te komen, is begeleiding in de veranderende werkwijze van belang en zijn goede communicatiemiddelen en effectieve marketing noodzakelijk. Goed geïnformeerde en gemotiveerde medewerkers zorgen namelijk voor het uiteindelijke succes. Het volledige proces bestaat uit vier onderdelen. 1. Workshop 2. Technische implementatie 3. Functionele implementatie 4. Interne marketing en communicatie

6 1. Workshop Tijdens de workshop van SocialXperience komen verscheidene stappen aan bod: De bedrijfsspecifieke doelstellingen worden afgestemd met het management. De verandering van statisch intranet naar een dynamische omgeving wordt behandeld. De verandering van een passief systeem naar een levendige online-kennisbron wordt behandeld. De interne marketing- en communicatieaanpak van SocialXperience, desgewenst in samenwerking met de interne communicatieafdeling, wordt besproken: hoe worden uw medewerkers enthousiaste gebruikers. U ontvangt: Een concreet ontwerp van de samenwerkingsproducten die voor uw bedrijf passend zijn en een offerte voor dit ontwerp. Een duidelijk en objectief rapport over hoe de samenwerkingsoplossing geïmplementeerd kan worden binnen uw organisatie, inclusief de aanpak tot acceptatie bij uw medewerkers. 2. Technische implementatie Nadat de beslissing is genomen om de samenwerkingsoplossing in te zetten in de organisatie, implementeert ilionx in deze fase het technisch gekozen platform. SocialXperience zal vanaf dit moment de veranderende werkwijze in de bedrijfsomgeving begeleiden en zorgdragen voor de noodzakelijke ondersteuning. De start van het acceptatietraject is afgestemd op de vooraf beschreven processen in de workshop. 3. Functionele implementatie Een aantal aangewezen ambassadeurs uit de verschillende onderdelen van uw organisatie zullen via workshops opgeleid worden in de nieuwe manier van samenwerken en communiceren. ilionx demonstreert het ontwikkelde platform en laat zien hoe de besproken processen in de digitale omgeving zijn verwerkt. Op basis van wat er in de workshops met elkaar wordt besproken, worden er zogenoemde inktvlekwerkende miniprojecten opgezet. Deze projecten, waarin de ambassadeurs worden ondersteund door SocialXperience, zorgen ervoor dat het werken met de nieuwe samenwerkingsmiddelen verder wordt uitgerold in de organisatie. 4. Interne marketing en communicatie De consultants van SocialXperience zijn experts op het gebied van het verandertraject, marketing en communicatie. Deze experts ondersteunen uw organisatie in het acceptatieproces en de veranderende werkwijze, waardoor de samenwerkingsoplossing op een natuurlijk wijze kan integreren in uw organisatie. De communicatie verloopt daarbij via meerdere trajecten en op verschillende niveaus. Zowel één op één, als één op veel, en veel op veel. SocialXperience stelt een communicatietoolkit samen voorzien van marketinghulpmiddelen voor de interne ambassadeurs. Te denken valt aan promotiemateriaal in de vorm van brochures, posters en banners. Maar ook gebruikersinstructies, stappenkaarten en korte handleidingen. Vooral demonstraties van enthousiaste gebruikers (via film of live) worden als zeer prettig ervaren en motiveren anderen om gebruik te gaan maken van de samenwerkingsoplossing. Wilt u weten wat ilionx voor uw specifieke situatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze deskundige adviseurs. Bel ons op of stuur een naar info@ilionx.com.

7 Wie is ilionx ilionx is een ondernemende en klantgerichte ICT-dienstverlener met meerdere vestigingen in Nederland. ilionx is premier IBM Business partner en Microsoft Gold Partner en werkt alleen met gecertificeerde medewerkers. Daadkracht in vooruitgang ; daadkracht om vandaag te beginnen aan de oplossing, om morgen daarvan de vruchten te plukken. iiionx levert integrale ICTdiensten van initiatie tot realisatie en beheer. Partnership ilionx is: - Premier IBM Business Partner - Microsoft Certified Gold Partner - Oracle Partner - Google Partner We werken alleen met gecertificeerde medewerkers. Referenties Bij verschillende organisaties heeft ilionx dergelijke samenwerkingsoplossingen geïmplementeerd en begeleid. Onafhankelijk van de omvang van deze organisaties dragen deze oplossingen bij aan de interactie en verbeterde samenwerking. De technologie-onafhankelijke oplossingen worden volledig afgestemd op bestaande omgevingen, zodat u snel en effectief aan de slag kunt. U kunt uiteraard één van onze referenties bezoeken. Jarenlange ervaring ilionx levert al jaren consultancy, softwareontwikkeling, infrastructuurbeheer- en hostingdiensten. Wij hebben onze kennis en ervaring ingezet in diverse branches als handel, industrie, transport, overheid, non-profit, finance, telecom, media en utilities. Wij weten waarover we praten. Onze missie is: wij maken uw organisatie succesvoller met behulp van ICT. Veiligheid en professioneel succes liggen in elkaars verlengde. ilionx Hondiuslaan AB Utrecht (030)