PERSONEELSREGELINGEN RABO VASTGOEDGROEP. Vergoedingsregelingen en overige regelingen en procedures

Transcriptie

1 PERSONEELSREGELINGEN RABO VASTGOEDGROEP Vergoedingsregelingen en overige regelingen en procedures 1

2 Inleiding... 3 Vergoedingsregelingen... 4 A1. Vergoeding zakelijke reiskosten... 4 A2. Spaarloonregeling... 5 A3. Vergoeding kosten verhuizen en herinrichting... 6 A4. Personeelsverzekeringen... 7 A.5 Regeling Personeelshypotheek... 8 A.6. Vaste kostenvergoedingen en declaraties A.7. Collectieve ongevallenverzekering A.8. Ziektekosten A9. Autolease regeling Overige regelingen en procedures B1. Verzuimprotocol

3 Inleiding In de volgende hoofdstukken worden de diverse personeelsregelingen beschreven. Hierbij wordt gebruik gemaakt van (inkomens)begrippen uit de cao Rabo Vastgoedgroep Voor een goed begrip van de inhoud van de diverse regelingen is het dan ook van belang kennis te nemen van de definities van de betreffende begrippen in hoofdstuk 8 van de cao. De genoemde regelingen zijn van toepassing op zowel de medewerker in de betekenis van de cao als het senior management. Ter verduidelijking zijn in de tekst verwijzingen opgenomen naar de cao tekst en/of de arbeidsvoorwaardenregeling voor het senior management. 3

4 Vergoedingsregelingen A1. Vergoeding zakelijke reiskosten Een medewerker, die niet beschikt over een lease-auto, reist voor zakelijke doeleinden in principe met het openbaar vervoer. De richtlijn voor het reizen met openbaar vervoer is 2 de klas; voor 1 ste klas reizen is toestemming van de divisiedirecteur vereist. Als bij een zakelijke reis het openbaar vervoer is gebruikt, kunnen de kosten maandelijks worden gedeclareerd tegen inlevering van het betaalbewijs. Indien de leidinggevende toestemming verleent, kan de medewerker gebruik maken van de eigen auto. De medewerker ontvangt een vergoeding van 0,32 per daadwerkelijk afgelegde dienstkilometer, waarvan 0,19 onbelast. De medewerker die een, door Rabo Vastgoedgroep goedgekeurde, dienstreis maakt met de eigen auto, is zelf verantwoordelijk voor de tijdens de dienstreis eventueel ontstane schade aan de eigen auto. De bovenmatige kilometervergoeding die Rabo Vastgoedgroep verstrekt dient mede ter dekking van een all-risk of casco verzekering die de medewerker ten behoeve van dergelijke schade kan afsluiten. In geval van zakelijke reizen met de eigen auto kunnen de afgelegde kilometers maandelijks worden gedeclareerd. Als daarbij van de standplaats naar de woonplaats is gereden of omgekeerd, worden deze kilometers in mindering gebracht op de te declareren kilometers. Deze kilometers worden beschouwd als woon-werk verkeer. Voor alle medewerkers die in aanmerking komen voor een lease-auto, wordt op het moment van toekenning van een nieuwe of vervangende lease-auto eveneens een NS Business Card aangevraagd. Met deze kaart regelt de medewerker zijn zakelijke treinreis of taxirit met één telefoontje of via de website van de NS. Ook kan deze kaart gebruikt worden als betaalmiddel voor de treintaxi of op parkeerterreinen van Q-Park. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. Met de overdracht vanuit de vakorganisaties is afgesproken dat het fiscale regime geldt als minimumregeling. Dit betekent dat de hoogte van de vergoeding zakelijke reiskosten minimaal zal liggen op het niveau van de fiscaal toelaatbare vergoeding. 4

5 A2. Spaarloonregeling Rabo Vastgoedgroep hanteert de spaarloonregeling van de Rabobank. Via deze regeling kan de medewerker gebruik maken van de fiscale voordelen van deze vorm van sparen. Het reglement is ter inzage te vinden op het HR Portaal van het Raboweb. Rabo Vastgoedgroep heeft de uitvoering ondergebracht bij Rabobank Amersfoort en omstreken. Indien een medewerker in een bepaald kalenderjaar deelneemt aan de spaarloonregeling kan hij niet in dat zelfde kalenderjaar deelnemen aan de regeling levensloop(financiering). Een medewerker kan in een bepaald kalenderjaar alleen deelnemen, indien hij vanaf 1 januari van dat kalenderjaar in dienst is en vanaf die datum bij Rabo Vastgoedgroep algemene heffingskorting geniet. Indien een medewerker na 1 januari in dienst komt, kan hij alleen gebruik maken van de spaarloonregeling bij zijn eventuele vorige werkgever. Indien een medewerker in een bepaald kalenderjaar zowel een arbeidsovereenkomst met Rabo Vastgoedgroep heeft als ook een arbeidsovereenkomst heeft met een andere werkgever, mag die medewerker de spaarloonregeling alleen bij Rabo Vastgoedgroep toepassen als hij hier ook de heffingskorting geniet. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 5

6 A3. Vergoeding kosten verhuizen en herinrichting Indien de medewerker in het belang van Rabo Vastgoedgroep verhuist, heeft hij recht op een verhuiskostenvergoeding en op een bijdrage in de herinrichtingskosten. Of de verhuizing in het belang van Rabo Vastgoedgroep is, wordt beoordeeld door de leidinggevende, in overleg met het Hoofd Human Resources (divisie). Hierbij zal onder meer in overweging genomen worden of de verhuizing in redelijkheid plaatsvindt en bijdraagt aan de bedrijfsvoering en de duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Indien de medewerker in het belang van Rabo Vastgoedgroep verandert van werkadres, maar geen eigen huishouding voert of deze niet naar een nieuwe woning overbrengt, bestaat geen recht op vergoeding of bijdrage. In speciale gevallen kan echter door het Hoofd Human Resources (divisie) een bijzondere regeling worden getroffen. De verhuiskostenvergoeding is gelijk aan de kosten van vervoer van de inboedel van de medewerker naar de nieuwe woning. De bijdrage in de herinrichtingskosten is gelijk aan 12% van het jaarinkomen. Bij de berekening van de bijdrage geldt in principe het maandsalaris van de medewerker. Bij de berekening wordt echter rekening gehouden met een minimum maandsalaris van schaal 9 bij een RSP van 110%. Indien de medewerker in het belang van Rabo Vastgoedgroep verhuist, kan de medewerker aanspraak maken op een tijdelijke vergoeding van reis- en verblijfkosten voor het zoeken naar een woning. De duur en de hoogte van de vergoeding wordt bepaald door het Hoofd Human Resources (divisie). De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 6

7 A4. Personeelsverzekeringen Doelstelling Rabo Vastgoedgroep wil de medewerker in de gelegenheid stellen gebruik te maken van personeelscondities voor een uitgebreid pakket van gezinsverzekeringen. Rabo Vastgoedgroep sluit aan op het collectieve contract van de Rabobank met Interpolis voor de Alles In Eén Polis. Faciliteiten Een medewerker, die een verzekeringsproduct afsluit onder de Alles In Eén Polis, ontvangt de kortingspercentages zoals overeengekomen in het collectieve contract tussen Rabobank en Interpolis. De kortingspercentages zijn op te vragen bij Rabobank Amersfoort en omstreken, de uitvoerende organisatie voor deze faciliteit. Echtgenote/relatiepartner en inwonende kinderen kunnen in aanmerking komen voor personeelsfaciliteiten conform de polisvoorwaarden van de diverse verzekeringsproducten. Voortzetting faciliteiten Indien een medewerker in de tijd dat hij een arbeidsovereenkomst had met Rabo Vastgoedgroep (een) personeelsverzekering(en) heeft afgesloten, blijft het recht op de bestaande personeelscondities bestaan (recht wordt bevroren) voor alle eerder genoemde rechthebbenden, indien: 1. de individuele cao-arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en Rabo Vastgoedgroep wordt beëindigd vanwege het gebruikmaken van de pensioenregeling, 2. de medewerker komt te overlijden terwijl hij nog een arbeidsovereenkomst had met Rabo Vastgoedgroep of die medewerker komt te overlijden na zijn pensionering, 3. de medewerker gedeeltelijk of geheel als blijvend arbeidsongeschikt wordt aangemerkt. Beëindiging faciliteiten Het recht op personeelsverzekeringen vervalt per eerstkomende premievervaldatum indien: 1. de arbeidsovereenkomst van de medewerker met Rabo Vastgoedgroep wordt beëindigd, anders dan om reden van (vervroegde) pensionering of overlijden, 2. de weduwe / weduwnaar of achtergebleven relatiepartner van de overleden medewerker hertrouwt, respectievelijk een andere partner krijgt, 3. een medewerker trekt de machtiging in voor automatische incasso van de maandelijkse termijn. Uitvoeringsbepalingen De verzekeringen kunnen uitsluitend worden afgesloten via bemiddeling van Rabobank Amersfoort en omstreken. Om van de personeelscondities gebruik te kunnen maken, moet de medewerker aan Rabobank Amersfoort en omstreken een machtiging geven voor een automatische incasso van de premie(s). De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 7

8 A.5 Regeling Personeelshypotheek Doel van de regeling De werkgever biedt, onder bepaalde voorwaarden, rentekorting aan medewerkers die een eigen woning hebben, hun woning willen verbeteren of een woning willen aanschaffen. De hoogte van de rentekorting en het maximum leningsbedrag waarover rentekorting wordt gegeven, staan beschreven in de cao, bijlage A4. De regeling Personeelshypotheek beschrijft de voorwaarden die gelden om in aanmerking te komen voor de rentekorting van de werkgever. Deze regeling beschrijft eveneens welke faciliteiten gelden voor afsluit- en taxatiekosten, wanneer de rentekorting wordt bevroren of beëindigd en welke de uitvoeringsbepalingen van toepassing zijn. Voorwaarden Om voor de faciliteiten in aanmerking te komen moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan: - de medewerker heeft een individuele cao-arbeidsovereenkomst met Rabo Vastgoedgroep, - er dient een fiscale verklaring eigen woningschuld te worden ondertekend, - de hypothecaire lening is voor een woning die in Nederland gelegen is en die permanent voor zelfbewoning wordt gebruikt, - de medewerker is verplicht Rabobank Amersfoort en omstreken een machtiging te geven voor een automatische incasso van de maandelijkse termijn, - bij een nieuwe hypothecaire lening moet de hoofdsom minimaal 4.500,- zijn. Bij een lagere hoofdsom gelden de faciliteiten niet. Faciliteiten Rentekorting Als de medewerker een hypotheek afsluit bij Rabobank Amersfoort en omstreken ontvangt de medewerker rentekorting gebaseerd op de volgende uitgangspunten: - de medewerker krijgt standaard 0,3% korting op het Interne Rentetarief (IRT), ook wel Adviestarief van Rabobank Nederland, - indien meerdere gezinsleden die dezelfde woning permanent bewonen, werkzaam zijn bij Rabo Vastgoedgroep, wordt voor de toepassing van de genoemde faciliteiten uitgegaan van het gezamenlijk vaste bruto jaarinkomen bij Rabo Vastgoedgroep, - het maximum leningsbedrag waarover rentekorting wordt gegeven kan op initiatief van de medewerker jaarlijks worden aangepast indien het basissalaris hypotheekrentekorting met minimaal 2.500,- is gestegen. De werkgever neemt zelf het initiatief wanneer de medewerker meer of minder uren gaat werken, - bij het bepalen van het rentekortingspercentage wordt uitgegaan van het rekenkundige gemiddelde van leningsdelen en rentepercentages; het totale percentage rentekorting wordt afgerond op 0,10%. Afsluit- en taxatiekosten Bij het een aangaan van een hypotheek zijn normaal gesproken afsluit- en taxatiekosten verschuldigd. Voor de medewerkers van Rabo Vastgoedgroep, die een hypotheek afsluiten bij Rabobank Amersfoort en omstreken, geldt het volgende: - de medewerker betaalt geen afsluitkosten voor het aangaan van de hypotheek, - de medewerker betaalt geen taxatiekosten als de WOZ-waarde hoog genoeg is. Dit ter beoordeling van Rabobank Amersfoort en omstreken. - Bevriezen faciliteiten De genoemde faciliteiten worden in een aantal gevallen bevroren. Redenen voor het bevriezen van faciliteiten zijn: - de individuele cao-arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en Rabo Vastgoedgroep wordt beëindigd vanwege het gebruikmaken van de pensioenregeling, - een medewerker of een gepensioneerde ex-medewerker overlijdt en de woning blijft bewoond door zijn / haar weduwe / weduwnaar of achtergebleven relatiepartner, - de arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en Rabo Vastgoedgroep wordt beëindigd vanwege volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid (IVA), 8

9 - de toekenning van een WGA-uitkering aan een medewerker die tijdelijk gedeeltelijk of volledig arbeidsongeschikt is; faciliteiten worden uitsluitend bevroren voor het arbeidsongeschikte deel van het inkomen. In de hierboven beschreven gevallen behoudt de betrokkene recht op de faciliteiten, waarbij echter de volgende aanvullende regels gelden: - de berekeningswijze (inclusief de grondslag) van de rentekorting blijft gelijk aan de berekeningswijze van de rentekorting die de ex-medewerker had op het moment van het beëindigen van de arbeidsovereenkomst of de aanvang van de arbeidsongeschiktheidsperiode, - de grootte van het bedrag waarover de rentekorting wordt berekend kan niet veranderen door een wijziging in de cao van Rabo Vastgoedgroep, - de grootte van het bedrag waarover de rentekorting wordt berekend kan afnemen doordat de exmedewerker een lening geheel of gedeeltelijk aflost, - de grootte van het bedrag waarover de rentekorting wordt berekend kan niet toenemen door het aangaan van nieuwe leningen of het verhogen van bestaande leningen na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Beëindiging faciliteiten De genoemde faciliteiten worden beëindigd in de volgende gevallen: - de arbeidsovereenkomst tussen de medewerker en Rabo Vastgoedgroep wordt beëindigd om andere reden dan zoals genoemd voor het bevriezen van faciliteiten, - er wordt niet meer voldaan aan de voorwaarde dat het een hypothecaire lening betreft op een woning die permanent voor zelfbewoning wordt gebruikt, - de weduwe / weduwnaar of achtergebleven relatiepartner van de overleden medewerker hertrouwt, respectievelijk een andere partner krijgt, - een medewerker trekt de machtiging in voor de automatische incasso van de maandelijkse termijn. Uitvoeringsbepalingen De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de regeling ligt bij de afdeling Human Resources. De afdeling Human Resources heeft de uitvoering van de regeling in handen gegeven van Rabobank Amersfoort en omstreken. Op deze regeling zijn de Algemene Voorwaarden van Rabobank Nederland van toepassing. Voor alle hypothecaire financieringen geldt de Algemene Goedkeuringsregeling Particulieren van Rabobank Nederland. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 9

10 A.6. Vaste kostenvergoedingen en declaraties Medewerkers van Rabo Vastgoedgroep die voor de uitoefening van hun functie zakelijke kosten maken krijgen deze vergoed. De regeling voor vergoeding van zakelijke kosten is vastgelegd in het reglement voor vaste kostenvergoedingen en declaraties van Rabo Vastgoedgroep. De divisiedirecteur kan een maximum bedrag aangeven voor de vergoeding van bepaalde onkosten of voor een onderdeel daarvan. Rabo Vastgoedgroep heeft het recht om de juistheid van de declaraties te controleren. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. REGLEMENT VOOR VASTE KOSTENVERGOEDINGEN EN DECLARATIES 1. Inleiding Opzet van het Reglement Medewerkers van Rabo Vastgoedgroep Holding N.V. (hierna: Rabo Vastgoedgroep) die voor de uitoefening van hun functie zakelijke kosten maken krijgen deze vergoed. De regeling voor vergoeding van zakelijke kosten is vastgelegd in dit Reglement voor vaste kostenvergoedingen en declaraties van Rabo Vastgoedgroep (hierna: Reglement). Het Reglement is als volgt ingedeeld. Na de inleiding in onderdeel 1 komt in onderdeel 2 de (onbelaste) vaste kostenvergoeding aan de orde. In onderdeel 2 wordt de vaste kostenvergoeding voor drie homogene groepen van werknemers naar aard en omvang gespecificeerd. De regeling voor vergoedingen op declaratiebasis wordt uitgewerkt in onderdeel 3 van dit Reglement. Vaststelling van het Reglement door de Hoofddirectie Het Reglement is in de vergadering van 11 november 2009 door de Hoofddirectie van Rabo Vastgoedgroep (hierna: Hoofddirectie) vastgesteld voor de periode van 1 januari 2010 tot en met 31 december Afstemming met de Belastingdienst Onderdeel 2 van dit Reglement is, onder voorwaarden, op 27 november 2009 geaccordeerd door de Belastingdienst voor de periode van 1 januari 2010 tot en met 31 december Indien medio 2012 blijkt dat er geen substantiële wijzigingen zijn en ook niet worden verwacht kan de regeling worden verlengd met een termijn van twee jaar. Reglement geldt niet voor leden van de Hoofddirectie Dit Reglement geldt niet voor leden van de Hoofddirectie. Voor leden van de Hoofddirectie geldt een regeling die gelijk is aan de regeling voor personen die in soortgelijke posities werkzaam zijn bij Rabobank Nederland. Uitvoeringsregels Dit Reglement kan, indien nodig, uitgewerkt worden in praktische regels en richtlijnen voor medewerkers, leidinggevenden, HR functionarissen en de Salarisadministratie (hierna: Uitvoeringsregels). De Uitvoeringsregels worden vastgesteld door het Hoofd van de afdeling Human Resources van het Bestuurscentrum (hierna: Hoofd HR Bestuurscentrum). Tussentijdse wijziging van het Reglement Als een wijziging van het Reglement financiële gevolgen heeft voor medewerkers of voor Rabo Vastgoedgroep dan moet een wijziging worden goedgekeurd door de Hoofddirectie. Mogelijke fiscale consequenties worden afgestemd met de Belastingdienst. 10

11 2. Vaste kostenvergoeding 2.1. Inleiding Medewerkers die frequent kosten maken kunnen in aanmerking komen voor een vaste kostenvergoeding. Rabo Vastgoedgroep kent drie homogene groepen van medewerkers die in aanmerking komen voor een vaste kostenvergoeding. De hoogte van de vaste kostenvergoeding verschilt per groep, zie tevens hieronder in onderdeel 2.2. De vaste kostenvergoeding is onbelast voor de loonheffingen. Het al of niet toekennen van een vaste kostenvergoeding wordt bepaald door de leidinggevende op aangeven van de HR Adviseur van de divisie waarin de medewerker werkzaam is. De HR Adviseur en de leidinggevende houden hierbij rekening met de interne beleidsregels. Indien zakelijke kosten worden gemaakt die niet worden geacht uit de vaste kostenvergoeding worden bestreden, dan worden deze aan de medewerker vergoed op declaratiebasis of, in incidentele gevallen, door gebruik van een company creditcard Categorieën vaste kostenvergoeding De Belastingdienst vraagt een duidelijke schriftelijke regeling voor vaste kostenvergoedingen waaruit blijkt waarvoor de vaste kostenvergoeding wordt gegeven en tot welke bedragen (per kostencategorie gespecificeerd). Dit moet voor elke homogene groep van werknemers apart worden vastgelegd. Er is sprake van een homogene groep als medewerkers vanuit kostenoogpunt in dezelfde positie verkeren. Rabo Vastgoedgroep kent drie homogene groepen van medewerkers die in aanmerking komen voor een vaste kostenvergoeding. Categorie 1 - Leidinggevenden vanaf schaal 14 - Medewerkers met een volledige buitendienst of commerciële functie - Seniormedewerkers in schaal A Categorie 2 - Seniormedewerkers in schalen B en C Categorie 3 - Seniormedewerkers in schalen D en E 11

12 Kostensoorten vaste kostenvergoeding categorie 1 Voor (a) leidinggevenden vanaf schaal 14 en (b) medewerkers met een volledige buitendienst of commerciële functie en (c) senior management in schaal A. per maand 1 Auto- en parkeerkosten 45 Gebruik van autowasserij, parkeerkosten en kleine autokosten (zoals ruitensproeiervloeistof, ijskrabbertjes, startkabel, antivries, stratenboek, update dvd navigatie etc). 2 Consumptiekosten 19 Lunch- en dinerkosten, koffie en thee e.d. als de werknemer werkzaam is buiten de vaste werkplek of onderweg is naar een zakelijk reisdoel (n.b. voor zover deze kosten worden gemaakt in gezelschap van zakenrelaties kunnen de kosten gedeclareerd worden, zie hoofdstuk 3). 3 Representatiekosten 10 Functiegerelateerde representatiekosten en traktaties (kleine relatiegeschenken en uitgaven voor recepties of feestelijke bijeenkomsten, giften) en kosten voor zakelijke ontvangsten thuis 4 Lidmaatschappen en vakliteratuur 7 Contributies en lidmaatschappen voor beroeps- en vakverenigingen (m.u.v. inschrijvingen in beroepenregisters) en vakliteratuur 5 Kantoorkosten thuis 3 Kantoorbenodigdheden (zoals batterijen, postzegels, agenda, schrijfwaren, papier, diskettes, inktcartridges e.d.) 84 Kostensoorten vaste kostenvergoeding categorie 2 Voor senior management in schalen B en C. per maand 1 Auto- en parkeerkosten 45 Gebruik van autowasserij, parkeerkosten en kleine autokosten (zoals ruitensproeiervloeistof, ijskrabbertjes, startkabel, antivries, stratenboek, update dvd navigatie e.d.). 2 Consumptiekosten 24 Lunch- en dinerkosten, koffie en thee e.d. als de werknemer werkzaam is buiten de vaste werkplek of onderweg is naar een zakelijk reisdoel (n.b. voor zover deze kosten worden gemaakt in gezelschap van zakenrelaties kunnen de kosten gedeclareerd worden, zie hoofdstuk 3). 3 Representatiekosten 13 Functiegerelateerde representatiekosten en traktaties (kleine relatiegeschenken en uitgaven voor recepties of feestelijke bijeenkomsten, giften) en kosten voor zakelijke ontvangsten thuis. 4 Lidmaatschappen en vakliteratuur 9 Contributies en lidmaatschappen voor beroeps- en vakverenigingen (m.u.v. inschrijvingen in beroepenregisters) en vakliteratuur. 5 Kantoorkosten thuis 7 Kantoorbenodigdheden (zoals batterijen, postzegels, agenda, schrijfwaren, papier, diskettes, inktcartridges e.d.)

13 Kostensoorten vaste kostenvergoeding categorie 3 Voor senior management in schalen D en E. per maand 1 Auto- en parkeerkosten 45 Gebruik van autowasserij, parkeerkosten en kleine autokosten (zoals ruitensproeiervloeistof, ijskrabbertjes, startkabel, antivries, stratenboek, update dvd navigatie e.d.). 2 Consumptiekosten 37 Lunch- en dinerkosten, koffie en thee e.d. als de werknemer werkzaam is buiten de vaste werkplek of onderweg is naar een zakelijk reisdoel (n.b. voor zover deze kosten worden gemaakt in gezelschap van zakenrelaties kunnen de kosten gedeclareerd worden, zie hoofdstuk 3). 3 Representatiekosten 24 Functiegerelateerde representatiekosten en traktaties (kleine relatiegeschenken en uitgaven voor recepties of feestelijke bijeenkomsten, giften) en kosten voor zakelijke ontvangsten thuis. 4 Lidmaatschappen en vakliteratuur 15 Contributies en lidmaatschappen voor beroeps- en vakverenigingen (m.u.v. inschrijvingen in beroepenregisters) en vakliteratuur. 5 Kantoorkosten thuis 13 Kantoorbenodigdheden (zoals batterijen, postzegels, agenda, schrijfwaren, papier, diskettes, inktcartridges e.d.). Voor alle kostencategorieën geldt: Voor het geval de medewerker geen lease-auto heeft Ingeval de werknemer geen lease-auto heeft wordt de vaste kostenvergoeding met 45 verminderd. De autokosten, met uitzondering van parkeerkosten, worden dan bestreden uit de kilometervergoeding. Voor parkeerkosten geldt dat deze declarabel zijn. De loonheffing komt door middel van zogenaamde eindheffing voor rekening van de Rabo Vastgoedgroep. Zie tevens onderdeel 3.2 van dit Reglement. Bij langdurige afwezigheid Ingeval van langdurige afwezigheid wegens ziekte, zwangerschap, bevallingsverlof, levensloopverlof, dan wel om een andere reden, wordt de vaste kostenvergoeding in de maand waarin de afwezigheid aanvangt alsook in de daaropvolgende maand, normaal doorbetaald. Met ingang van de tweede maand volgend op de eerste dag van afwezigheid wordt de uitbetaling van de vaste kostenvergoeding stopgezet. In geval van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid zal de vaste kostenvergoeding naar evenredigheid worden stopgezet, dat wil zeggen voor het gedeelte dat betrekking heeft op het aantal arbeidsongeschikte uren. Bij terugkeer van de medewerker zal de vaste kostenvergoeding weer worden betaald met ingang van de maand volgend op de datum van terugkeer. Bij toepassing van een nonactiviteitsregeling, vroegpensioen en dergelijke ontvangt de medewerker geen vaste kostenvergoeding meer met ingang van de maand waarin het actieve dienstverband is beëindigd. Bij een parttime dienstverband De vaste kostenvergoeding geldt voor medewerkers die een actief dienstverband hebben met een volledig dienstverband. Bij een geringer deeltijd dienstverband wordt de kostenvergoeding naar evenredigheid van het parttime percentage uitbetaald. Bij een verandering van functie Bij verandering van functie kan de vaste kostenvergoeding wijzigen of zelfs eindigen. Voor de uitbetaling De vaste kostenvergoeding wordt maandelijks gelijk met de maandelijkse salarisbetaling uitgekeerd

14 3. Declaraties 3.1. Inleiding Alle door de medewerker gemaakte zakelijke kosten in verband met reizen, verblijf en representatie, komen in aanmerking voor vergoeding door middel van een declaratie of door middel van een company creditcard. Uitgangspunt is dus dat de kosten die gedeclareerd worden uitsluitend een zakelijk karakter hebben. De kosten hebben een zakelijk karakter als deze moeten worden gemaakt in verband met een behoorlijke uitoefening van de functie. Kosten waarvan het zakelijk karakter ontbreekt, komen niet voor een onbelaste vergoeding in aanmerking. De werknemer moet hierbij te allen tijde kostenbewust omgaan met uitgaven en gedeclareerde kosten mogen geen excessief karakter hebben. Kosten die uit de vaste kostenvergoeding moeten worden bestreden, komen uitdrukkelijk niet voor declaratie, hieronder begrepen declaratie via een company creditcard, in aanmerking. Het is mogelijk dat bepaalde kostenvergoedingen niet onbelast netto mogen worden vergoed. Als dat voor de betrokken medewerker onredelijk uitwerkt, dit ter beoordeling van de leidinggevende, dan neemt Rabo Vastgoedgroep de loonheffing voor haar rekening. Afhankelijk van de fiscale regelgeving geschiedt dit via eindheffing dan wel brutering op de loonstrook Declaraties binnenland Onderstaand is per kostenpost een toelichting gegeven met daarin weergegeven welke kosten wel en welke niet gedeclareerd kunnen worden en eventueel op welke wijze. Als er toestemming van een leidinggevende nodig is, dan dient deze altijd vooraf gevraagd te worden. Uitgaven die declarabel zijn Consumptiekosten met (potentiële) zakenrelatie Consumpties onderweg bij een dienstreis Afdelingsactiviteiten (afdelingsuitje, (afscheids-)borrel voor collega) Relatiegeschenken en representatiekosten (geschenken voor relaties) Contributies voor en inschrijvingen in beroepenregisters (beroeps- en netwerkverenigingen, MRE, RT, RA, e.d.) Opleidingen, cursussen & seminars, bezoek aan vakbeurzen (boeken, lesgeld, vervoers- en verblijfskosten) Openbaar vervoer (in Nederland) Verblijfskosten (m.u.v. bij opleidingen) (hotel, e.d.) Taxi Kosten privéauto bij medewerkers zonder een lease-auto Algemeen Declarabel na toestemming leidinggevende. Fooi van maximaal 10% is declarabel, mits gespecificeerd op het brondocument. Voor werknemers zonder vaste kostenvergoeding zijn consumpties (uitsluitend voor de werknemer zelf), waaronder lunches die genoten zijn tussen en uur, declarabel voor maximaal 10 per dag. Deze uitgaven zijn alleen declarabel als deze worden opgeroepen door de aard van (leidinggevende) functie. Declarabel na toestemming van de leidinggevende. Voor medewerkers met een vaste kostenvergoeding worden relatiegeschenken (bloemen, fles wijn e.d.) voor een bedrag tot 25 (per geschenk) bestreden uit de vaste kostenvergoeding. Uitsluitend het meerdere komt in dat geval voor declaratie in aanmerking. Na toestemming leidinggevende declarabel indien nodig voor functie-uitoefening of uitstraling van de werkgever. Voor functiegerichte en carrièregerichte opleidingen zal na toestemming leidinggevende en in samenspraak met de decentrale HR Adviseur, de factuur door de werkgever betaald worden. Persoonlijke declaraties alleen in uitzonderingsgevallen. Voorts geldt hiervoor mogelijk een terugbetalingsregeling. Medewerkers met een lease-auto dienen bij het maken van een dienstreis gebruik te maken van de leaseauto, tenzij gebruik maken van het openbaar vervoer via de NS businesskaart op dat traject een ruime tijdswinst oplevert. Medewerkers zonder leaseauto kunnen het gebruik van openbaar vervoer bij een dienstreis, na toestemming vooraf van leidinggevende, declareren tegen de werkelijk gemaakte kosten. Declaratie geschiedt op basis van tweede klasse. Na toestemming van de leidinggevende declarabel. Declarabel voor dienstreizen als er geen openbaar vervoer beschikbaar is op het traject. Voor dienstreizen (niet vallend onder woon-werk) declarabel tegen 0,32 per kilometer ( 0,19 onbelast en 0,13 belast). Voor het overige wordt verwezen naar de cao van Rabo Vastgoedgroep. Onderhoudskosten, veer- en tolgelden, accessoires en alle overige autokosten worden geacht te zijn begrepen in de kilometervergoeding. 14

15 De medewerker heeft een vaste kostenvergoeding en een lease-auto De medewerker heeft geen vaste kostenvergoeding maar wel een lease-auto De medewerker heeft geen vaste kostenvergoeding en geen lease-auto De medewerker heeft een vaste kostenvergoeding en geen lease-auto Regeling parkeerkosten De eerste 50 aan parkeerkosten per maand moet uit de vaste kostenvergoeding worden bestreden. De parkeerkosten zijn declarabel (onbelast). De parkeerkosten zijn declarabel, de loonheffing komt door middel van eindheffing voor rekening van Rabo Vastgoedgroep. De parkeerkosten zijn declarabel, de loonheffing komt door middel van eindheffing voor rekening van Rabo Vastgoedgroep. Parkeerkosten Overige autokosten Regeling voor medewerkers met lease-auto zonder vaste kostenvergoeding De parkeerkosten zijn declarabel (onbelast). De medewerker kan maximaal 20 per maand declareren voor autowassen, ruitenwisservloeistof, kleine aanschaffingen en dergelijke. Uitgaven die niet declarabel zijn Zonder uitputtend te willen zijn, geldt dat de volgende uitgaven niet declarabel zijn, tenzij hierin is voorzien in het bovenstaande overzicht: - declarabele kosten, waarbij geen toestemming van de leidinggevende is, - aansluit-, abonnements- en gesprekskosten van telefoon e.d., - consumptiekosten (alleen en/of met collega), - contributies en lidmaatschappen van niet beroeps- en netwerkverenigingen (bijv. sportverenigingen en serviceclubs zoals Rotary, Lions, etc.), - giften en sponsoring, - alle kantoorbenodigdheden, aanschaf uitsluitend via de daartoe verantwoordelijke afdeling binnen de divisie, - relatiegeschenken en cadeaus, daaronder begrepen geschenken voor collega s bij bijzondere of feestelijke gebeurtenissen, Sinterklaas, kerst e.d., traktaties eigen verjaardag e.d., - representatiekosten, anders dan relatiegeschenken en cadeaus, zoals uitgaven voor receptie, feest en feestkleding, - (vak)literatuur, in specifieke gevallen is aanschaf uitsluitend mogelijk via de daartoe verantwoordelijke afdeling binnen de divisie, - kosten van een in privé aangeschafte computer en aanverwante hardware (printer, muis, toetsenbord e.d.), - stomerijkosten, - rijbewijs, paspoort en andere identiteitsdocumenten, - abonnementskosten privé creditcard. Declaratieprocedure - declaratie van zakelijke uitgaven vindt plaats uiterlijk binnen één maand na afloop van de maand waarin de kosten zijn gemaakt, - declaratie vindt plaats met behulp van één declaratieformulier. Hierbij behoren de uitgaven zodanig gedocumenteerd te zijn, dat deze interpreteerbaar zijn, terwijl bovendien het zakelijke karakter moet kunnen worden vastgesteld d.m.v. bestemming, doel, naam klant, naam gelegenheid e.d., - declaraties die onvoldoende zijn gedocumenteerd worden niet in behandeling genomen, - de uitgaven moeten worden onderbouwd met behulp van originele betaalbewijzen en/of bonnetjes. Indien kosten gemaakt worden voor meer dan één persoon, vermeldt de declarant op de bon de namen van alle personen die hem vergezeld hebben, - indien meerdere medewerkers bij eenzelfde gelegenheid gemeenschappelijke kosten maken, declareert de medewerker met de hoogste salarisschaal, - de declarant zendt de declaratie ter controle en parafering aan de verantwoordelijk leidinggevende; - alleen budgethouders en leidinggevenden vanaf schaal 14 mogen de declaratie tekenen, - de centrale personeels- en salarisadministratie zorgt voor uitbetaling van de declaraties via het salaris, dan wel, indien van toepassing, via een decentrale kas Declaraties buitenlandse dienstreizen Alle zakelijke uitgaven tijdens buitenlandse dienstreizen (inclusief parkeerkosten op de luchthaven van vertrek) worden vergoed, zonder dat hierbij wordt gerefereerd aan een mogelijke vaste kostenvergoeding. 15

16 Ook hier geldt dat door de werknemer te allen tijde kostenbewust worden omgesprongen met uitgaven en mogen gedeclareerde kosten geen excessief karakter hebben. De Facility Manager van de afdeling Huisvesting en Facilities (Bestuurscentrum) kan hiervoor bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen aanwijzen voor het boeken van vluchten of accommodaties aanwijzen voor het boeken van overnachtingen. 16

17 A.7. Collectieve ongevallenverzekering Elke medewerker is gedurende 24 uur per dag en 7 dagen per week verzekerd tegen ongevallen. Hierbij gelden de voorwaarden en definities van de collectieve ongevallenverzekering die door Rabo Vastgoedgroep hiervoor is afgesloten. De uitkering bij overlijden is één maal het jaarsalaris met een maximum van ,- bruto, indien de verzekerde gehuwd was of een relatiepartner had. De uitkering bij blijvende volledige invaliditeit is maximaal 2,5 maal het jaarsalaris met een maximum van ,- bruto, ongeacht of verzekerde gehuwd was of een relatiepartner had. Indien er bij een ongeval meerdere medewerkers zijn betrokken, dan is de maximale uitkering per gebeurtenis ,- bruto. De betrokken medewerkers zullen een uitkering ontvangen in evenredigheid, echter nooit meer dan de hiervoor genoemde maxima per persoon. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 17

18 A.8. Ziektekosten Rabo Vastgoedgroep heeft een collectieve kortingsafspraak gemaakt met een ziektekostenverzekeraar. De verzekering kan met korting worden afgesloten door: 1. de medewerker, 2. de oud-medewerker die gebruik maakt van een vroegpensioenregeling, 3. de oud-medewerker die uit dienst is vanwege volledige arbeidsongeschiktheid. De verzekeringsvoorwaarden zoals opgesteld door de verzekeraar bepalen of de kortingsfaciliteiten ook van toepassing zijn voor gezinsleden van de medewerker. Indien een medewerker in een bepaald kalenderjaar wordt geconfronteerd met uitzonderlijk hoge zelf betaalde ziektekosten kan de medewerker een verzoek indienen bij Rabo Vastgoedgroep om voor een vergoeding van deze kosten in aanmerking te komen. Rabo Vastgoedgroep zal beoordelen of en in welke mate de medewerker voor een vergoeding van deze kosten in aanmerking komt. De vigerende fiscale regelgeving is van toepassing op deze regeling. 18

19 A9. Autolease regeling Algemeen Met de medewerker die voor een lease-auto in aanmerking komt (zie voor het toekenningsbeleid en de maximale leasebedragen en eigen bijdrage Bijlage A.6 in de cao en de arbeidsvoorwaardenregeling voor het senior management), wordt een overeenkomst gesloten, de 'Overeenkomst voor het gebruik van een lease-auto van Vastgoedgroep N.V. Op deze overeenkomst zijn de bepalingen uit de autolease regeling van Rabo Vastgoedgroep, zoals deze nu of in de toekomst zullen gelden, van toepassing. In alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, beslist het Hoofd Human Resources (Divisie). De leasemaatschappij Athlon Car Lease voert de autolease regeling van Rabo Vastgoedgroep uit. Namens Rabo Vastgoedgroep verricht de leasemaatschappij een aantal diensten. Deze diensten omvatten onder andere de service desk, het beheer, de verzekering, het verzorgen van de houderschapsbelasting, de schadebehandeling, de begeleiding van onderhoud, reparatie, banden en winterbanden het ter beschikking stellen van een vervangende auto, de brandstofadministratie en het doorsturen van bekeuringen. Tevens verstrekt de leasemaatschappij adviezen, bijvoorbeeld over kostenreductie of het gebruik van de auto s. Autokeuze, bestelling, aflevering en uitrusting Autokeuze De medewerker kan een keuze maken uit het assortiment auto s dat behoort bij de leasegroep waarin hij is ingedeeld. Hierbij geldt de richtlijn dat de medewerker alleen kan kiezen voor een representatieve auto met energielabel A, B of C. De energielabels hebben betrekking op de CO2 uitstoot en de zuinigheid van de auto en zijn vastgesteld door de overheid. Onder het begrip representatieve auto verstaat Rabo Vastgoedgroep in ieder geval alle courante 4 en 5 deurs auto s inclusief stationwagons en mpv s. Het aantal kilometers dat een medewerker naar verwachting per jaar zal rijden in combinatie met de ontwikkeling van brandstofprijzen bepaalt of een medewerker in aanmerking komt voor een auto met benzine- of dieselmotor. Op basis van de brandstofprijzen op de ingangsdatum van deze regeling is het omslagpunt bepaald op kilometer per jaar. Een medewerker die minder rijdt komt in aanmerking voor een auto met benzinemotor en een medewerker die meer rijdt komt in aanmerking voor een auto met dieselmotor. Bestelprocedure De medewerker ontvangt van de leasemaatschappij een bevestiging en een inlogcode voor de internetapplicatie Athlonline. Via deze applicatie kan de medewerker een keuze maken voor een auto, die past binnen de richtlijnen van de autoleaseregeling. Het programma berekent het bijbehorende leasebedrag. Nadat de medewerker zijn keuze heeft gemaakt, bestelt de medewerker de auto van zijn keuze via Athlonline. Nieuwe auto s kunnen uitsluitend besteld worden bij officieel erkende dealers. Met deze bestelling verklaart de medewerker zich akkoord met de autolease regeling van deze cao, de 'Overeenkomst voor het gebruik van een lease-auto van Rabo Vastgoedgroep N.V. en de verzekeringsvoorwaarden. Na goedkeuring door de leidinggevende zal de bestelling via de leasemaatschappij bij de officiële dealer van het merk worden geplaatst. Auto s met een levertijd van 6 maanden en langer worden in principe niet besteld. Indien levertijden uitlopen tot 6 maanden en langer, is Rabo Vastgoedgroep gerechtigd bij eventuele prijswijzigingen de eigen bijdrage aan te passen. Standaard uitvoering Iedere auto wordt afgeleverd in standaarduitvoering, voorzien van in het bestelformulier aangegeven opties en/of accessoires, mits leverbaar door importeur of fabrikant. 19

20 Onder standaarduitvoering wordt verstaan de auto, zoals door de fabrikant in de desbetreffende uitvoering is gespecificeerd. De leasemaatschappij draagt zorg voor een gevarendriehoek, een set reservelampen en matten. Auto s met dieselmotoren moeten standaard worden uitgerust met een roetfilter af fabriek. Aflevering van de auto De medewerker is verplicht bij het in ontvangst nemen van de auto te controleren of deze conform de bestelling is uitgerust. Indien alles in orde bevonden is, tekent de medewerker het afleveringsformulier voor ontvangst, waarop onder andere de kilometerstand en de datum vermeld staan. Een kopie van dit formulier wordt door de medewerker behouden. Enige dagen na aflevering van de auto ontvangt men: de groene kaart, de brandstofpas, de pincode en het welkomstpakket van de leasemaatschappij met daarin de berijdermap. De berijdermap bevat de richtlijnen voor het gebruik van de auto, belangrijke telefoonnummers in geval van schade, pech of vragen en een schadeformulier. Tenaamstelling kenteken Het kenteken wordt op naam van de leasemaatschappij gesteld. Na aflevering ontvangt de medewerker van de leasemaatschappij het kentekenbewijs deel 1a en 1b. Kentekenbewijs deel 2, het overschrijvingsbewijs, wordt door de dealer opgestuurd aan de leasemaatschappij. Aanschaf van opties en accessoires Algemeen Onder opties wordt verstaan een extra uitrusting van de auto die door de fabrikant wordt aangebracht. Accessoires zijn extra s die niet af fabriek gemonteerd worden, maar door de dealer gemonteerd worden na afgifte van het kentekenbewijs. Opties & accessoires Opties en accessoires kunnen worden geleast en worden dan mee berekend in het leasebedrag per maand. De medewerker dient alle bestelde opties en accessoires te melden bij de leasemaatschappij. Carkit Medewerkers die vanwege hun functie van Rabo Vastgoedgroep een mobiele telefoon ter beschikking hebben gekregen moeten een carkit laten installeren indien zij geen gebruik kunnen maken van bluetooth faciliteiten die veilig handsfree bellen mogelijk maken. Indien een carkit af fabriek wordt besteld wordt een bedrag van maximaal 390,- (inclusief btw) in mindering gebracht op de berekening van de leaseprijs. Indien een carkit achteraf wordt ingebouwd worden de kosten voor installatie van de carkit niet meegerekend in het leasebedrag per maand. Winterbanden De medewerker is verplicht deel te nemen aan het winterbandenplan. De kosten voor winterbanden worden meegenomen in de leaseprijs. Een medewerker is verplicht om banden en velgen te kiezen die geschikt zijn voor winterbanden. Medewerker heeft zelf de verantwoordelijkheid om dit te checken bij de dealer. Privé-gebruik en extra eigen bijdrage Algemeen De auto is primair bedoeld voor zakelijk gebruik, maar mag ook privé worden gebruikt, volgens de richtlijnen zoals hierna beschreven. De medewerker is verplicht de auto altijd ter beschikking te hebben voor uitoefening van de functie. De auto dient tijdens de werkuren altijd direct en onmiddellijk ter beschikking van de medewerker te staan. Het is de medewerker uitdrukkelijk verboden de auto te ontvreemden, te belenen, te verpanden, te verhuren, in onderhuur te geven of personen tegen betaling te vervoeren. 20