Inhoudsopgave. Versie 1.0 2

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Inleiding Inloggen in het EIS Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO) Inloggen via het Zorgportaal Inloggen met de UZI- pas Inloggen met de Digipass Inloggen met de Mydigipass Patiënt zoeken (Recht) Patiënt die bekend is in het EIS Patiënt die onbekend is in het EIS Er wordt een patiënt gevonden Er wordt geen patiënt gevonden Handmatige invoer (recht) Doorverwezen patiënten Persoonsgegevens (Recht) Naam, adres en woonplaats gegevens aanpassen Patiënt inschrijven voor een zorgprogramma Patiënt uitschrijven voor een zorgprogramma Inactieve patiënt her activeren Historie van status bekijken Gekoppelde huisarts veranderen (recht) Casemanager instellen Deelname aan het ZWIP Deelname aan het patiëntportaal Dossieroverzicht Patiënten paspoort Verwijzen Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien Contra-indicaties Gerelateerde episoden Actuele Medicatie Risicofactoren

3 4.3 Behandelplan: actieve doelen Meetwaarden op het dossieroverzicht Zorgnetwerk Protocollen Een protocol uitvoeren Protocollenwizard SOEP invullen Opties in het formulier Tussentijds opslaan Conclusies/ bevindingen (Recht) Doorverwijzing (Recht) Terugrapportage SOEP registratie Meetwaarden (Recht) Contactsoort en rol selectie (Recht) Patiëntkeuzeprogramma (Recht) Bevindingen (Recht) Meetwaarden & Spirometrie (Recht) Meetwaarden Spirometrie Spirometrie uitvoeren Nieuw spirometrie onderzoek Behandelplan (Recht) Aandachtsgebieden Doelen Nieuw doel opstellen Activiteit toevoegen Evalueren van de doelen met de patiënt Doel afsluiten Medicatie (Recht) Voorlichting Voorlichting registreren & klaarzetten Samenvatting

4 11. Signaallijst en Rapportages (Recht) Signaallijst: Overzicht van de laatste controles (Recht) Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden (Recht) Rapportage patiënt datums Rapportage patiënt waarden Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken Openstaande protocollen Wat te doen bij foutmeldingen Errors Praktijk heeft geen edi-mailadres Dossier niet compleet Bijlage 1: Dossier statussen Versiebeheer Versie Datum Opmerking Handleiding voor Protopics EIS 5.5.X 4

5 Inleiding In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende onderdelen binnen Protopics EIS kunt gebruiken. Met behulp van deze handleiding nemen wij stapsgewijs de mogelijkheden van het Protopics EIS door. Het kan zijn dat specifieke onderdelen van het EIS niet voor u van toepassing zijn omdat onderdelen verschillen per gebruiker en zorggroep. Mochten er na het lezen van deze handleiding nog vragen zijn, dan kunt u telefonisch contact opnemen met Protopics via of per mail via meldingen@protopics.nl 5

6 1. Inloggen in het EIS Er zijn een aantal mogelijkheden om in te loggen in Protopics EIS, namelijk via het Zorgportaal van Protopics of via een rechtstreekse verbinding (SSO) met uw EPD/HIS. 1.1 Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO) Als u inlogt in Protopics EIS via een rechtstreekse verbinding vanuit uw EPD/HIS bent u direct inlogt in Protopics EIS. U logt rechtstreeks in via het Zorgportaal in Protopics EIS. Klik eventueel op het tabje Protopics EIS. Inloggen via SSO is mogelijk voor Medicom, Microhis en Promedico ASP. 1.2 Inloggen via het Zorgportaal Protopics EIS maakt gebruik van het Zorgportaal om een veilige omgeving te creëren en te waarborgen. Het zorgportaal is toegankelijk via Vanuit het Zorgportaal kunt u op een drietal verschillende manieren veilig inloggen; UZI-pas login, Digipass login, Mydigipass.com login. 6

7 1.2.1 Inloggen met de UZI- pas 1. Voer de UZI pas in de houder 2. Ga naar 3. Klik met de linkermuisknop op Log in middels UZI-pas 4. Wacht tot het groene lampje niet meer knippert. 5. Voer uw eigen pincode in 6. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Protopics EIS Inloggen met de Digipass 1. Ga naar 2. Klik met de linkermuisknop op Log in middels Digipass 3. Zet de digipass aan Dit doet u door op het driehoekje rechtsonderaan uw digipass te drukken 4. Voer eerst uw persoonlijke pincode in op de digipass. Indien u voor het eerst inlogt met uw digipass voer de pincode 3439 of in Hij vraagt nu om 2x uw (zelfbedachte) persoonlijke pincode in te voeren 5. Voer uw gebruikersnaam in (in het zorgportaal) 6. Voer de Challenge in door deze op uw digipass in te toetsen De challenge is een 4-cijferige code die door het zorgportaal wordt getoond en is altijd anders 7. Voer de 7 cijferige Response in (in het zorgportaal) 8. Klik met de linkermuisknop op Inloggen 9. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Protopics EIS Let op: indien u 5 keer de verkeerde pincode opgeeft zal de digipass blokkeren. Via de helpdesk van Protopics ( ) kan u de digipass deblokkeren. Hiervoor heeft u de code achterop de digipass nodig. 7

8 1.2.3 Inloggen met de Mydigipass 1. Ga naar 2. Klik met de linkermuisknop op Secure Login 3. Kies vervolgens uw inlogmanier: Maakt u gebruik van de Mydigipass App op uw mobiel/tablet? Klik dan op Smartphone of Tablet. Maakt u gebruik van de token? Klik dan op Hardware token 4. Volg de aanwijzingen op het scherm om in te loggen. 5. Het Zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Protopics EIS. Ga naar hoofdstuk 2.1 (Patiënt zoeken) of 2.3 (Doorverwezen patiënten). 8

9 2. Patiënt zoeken (Recht) U kunt alleen patiënten zoeken die ingeschreven zijn bij de praktijk waar u werkzaam bent. Bent u werkzaam in meerdere praktijken, dan kunt u alleen op de patiënten zoeken voor de praktijk waarvoor u bent ingelogd. 1. Klik op Patienten 2. U komt in het volgende scherm: 3. U kunt nu uw gewenste zoektermen invoeren. 4. Klik op Zoeken 5. U komt in het volgende scherm: In dit vak worden de patiënten getoond die bekend zijn binnen het EIS. Ga naar 2.1 (Patiënt die bekend is binnen het EIS) In dit vak wordt de LDAP getoond waarin u kunt zoeken. U kunt nu patiënten zoeken die nog niet bekend zijn in het EIS, maar wel in uw HIS bekend zijn. Ga naar 2.2 (Patiënt die onbekend is in het EIS) 9

10 2.1 Patiënt die bekend is in het EIS 1. Klik op de regel van de patiënt die u zoekt 2. Het groene vinkje geeft aan dat de patiënt actief is in het zorgprogramma Ga naar hoofdstuk 3 (Dossieroverzicht) 2.2 Patiënt die onbekend is in het EIS Omdat de patiënt nog niet bekend is in het zorgprogramma kunt u de patiënt op de LDAP zoeken. Indien er een koppeling is tussen het HIS en EIS zal de patiënt op de LDAP gevonden worden. 1. Klik op de LDAP van uw zorggroep / praktijk Aan de hand van de eerder opgegeven zoekcriteria wordt nu op de LDAP gezocht. Er kunnen zich twee scenario s voordoen: Er wordt een patiënt gevonden U krijgt het volgende scherm: U klikt op de regel van de gezochte patiënt. Volg nu de stappen van

11 2.2.2 Er wordt geen patiënt gevonden U krijgt het volgende scherm: Krijgt u deze melding controleer dan of de patiënt die u zoekt niet is ingeschreven als passant. Het helpt soms om nogmaals de contactgegevens op te slaan in het HIS. Neem anders contact op met de helpdesk van Protopics ( ) Handmatige invoer (recht) Indien de zorggroep u het recht heeft gegeven om een patiënt handmatig toe te voegen zult u ook de volgende knop zien: 1. Klik op Handmatige invoer 2. U komt in het volgende scherm: 3. Vul de gegevens van de patiënt in (*in ieder geval de verplichte velden) 4. Klik op Verder 5. Vul de NAW gegevens van de patiënt in 6. Klik op Verder 11

12 7. Klik op Bewerk om de patiënt aan de juiste huisarts te koppelen 8. Zoek de huisarts bij wie de patiënt is ingeschreven en voeg deze toe 9. Voeg vervolgens het zorgprogramma toe waaraan de patiënt deelneemt. Klik op toevoegen om het juiste zorgprogramma te selecteren. 8. Kies onder zorgprogramma het gewenste zorgprogramma en vul een status toelichting in. 9. Klik vervolgens op de knop Opslaan. 10. Klik vervolgens op de knop Opslaan onderin de grijze balk 11. Om het dossier te openen van de toegevoegde patiënt, klikt u op Medisch dossier aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar hoofdstuk 4 (Dossier overzicht) 12

13 2.3 Doorverwezen patiënten In EIS kan men zoeken in verwezen patiënten. Het zoeken gaat op dezelfde manier als het reguliere zoekscherm (niet voor alle zorgverleners beschikbaar). Echter kan men nu alleen zoeken in de naar u verwezen patiënten. Het scherm ziet er als volgt uit: Bij het zoeken in de verwezen patiënten kunt u filteren op alleen nieuwe verwijzingen door het vinkje Toon alleen nieuwe patiënt verwijzingen aan te vinken. Onder een nieuwe verwijzing wordt verstaan dat het dossier van de patiënt nog niet is geopend zoals hieronder beschreven; 1. Klik op de naam van de patiënt om de verwijzing te openen. (indien u een verwezen patiënt wil verwijderen kunt u klikken op het kruisje, de verwijzing van de desbetreffende patiënt wordt vervolgens verwijderd). 2. Vervolgens krijgt u een digitale verwijsbrief te zien (opent bovenin het scherm). Hierin staat de afzender, de ontvanger en de zorggroep (zorgprogramma). De verwijzer kan een hulpvraag toevoegen. 3. Indien u de verwijsbrief wilt printen, klik op de knop Print. 4. Klik op Open dossier om het dossier van de desbetreffende patiënt te openen. Ga naar hoofdstuk 3 (Dossieroverzicht) 13

14 3. Persoonsgegevens (Recht) Als u een dossier van een patiënt heeft geopend in EIS, heeft u tevens de mogelijkheid om persoonsgegevens aan te passen (afhankelijk van uw zorgverlenertype). U vind het tabje Persoonsgegevens in het linker menu. 3.1 Naam, adres en woonplaats gegevens aanpassen Naam, adres en woonplaats gegevens worden niet automatisch geüpdatet. Indien een patiënt is verhuisd zal dit handmatig moeten worden aangepast. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wilt aanpassen 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens 3. Voer de juiste gegevens in onder het tabje Personalia 4. Klik op BSN controleren om de gegevens te verifiëren 5. Klik op Verder om naar het volgende tabje Contactgegevens te gaan 6. Voer de juiste gegevens in onder het tabje Personalia en klik op Opslaan 14

15 3.2 Patiënt inschrijven voor een zorgprogramma U kunt meerdere zorgprogrammma s toevoegen aan een patiënt. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wil aanpassen. 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linker menu op Zorggegevens. 4. Klik op Toevoegen om een zorgprogramma toe te voegen. 5. Voeg vervolgens het zorgprogramma toe waaraan de patiënt deelneemt. Klik op toevoegen om het juiste zorgprogramma te selecteren. 3.3 Patiënt uitschrijven voor een zorgprogramma Als een patiënt niet meer in de keten deelneemt, zal de patiënt geïnactiveerd moeten worden in het EIS. 1. Ga vanuit het linker menu naar persoonsgegevens 2. Klik vervolgens in het linker menu op Zorggegevens 3. Klik vervolgens op het potlood icoon om het betreffende zorgprogramma te bewerken 4. Er verschijnt een pop-up. Bewerk de status van actief naar bijv. Gestopt 5. Vul een einddatum in 6. Kies status toelichting waarom de status van de patiënt wijzigt 7. Klik op de knop Opslaan 15

16 3.4 Inactieve patiënt her activeren Als de patiënt weer terug komt uit de tweede lijn kunt u de (inactieve) patiënt her activeren. 1. Ga vanuit het linker menu naar persoonsgegevens 2. Klik vervolgens in het linker menu op Zorggegevens 3. Klik vervolgens op het potlood icoon om het betreffende zorgprogramma te bewerken 4. Bewerk de status naar actief. Verwijder de einddatum. 5. Klik op de knop Opslaan 3.5 Historie van status bekijken Per zorgprogramma kunt u de historie van de status bekijken. Door op de regel te klikken word de historie opengeklapt. 16

17 3.6 Gekoppelde huisarts veranderen (recht) Wanneer de patiënt van huisarts verandert, maar in de ketenzorg blijft, kunt u de huisarts wijzigen. Dit doet u door de huisartskoppeling te veranderen. 1. Zoek de patiënt op bij wie u de gegevens wilt aanpassen. 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linker menu op Zorggegevens. 4. Klik op Bewerk bij het kopje Arts 5. Selecteer de gewenste huisarts. 6. Klik op Opslaan. 3.7 Casemanager instellen EIS biedt de mogelijkheid om een zorgverlener die betrokken is bij een patiënt aan te wijzen als casemanager. Wel moet dit vanuit de zorggroep aangeboden zijn. De casemanager is onderdeel van het zorgnetwerk van de patiënt en kan de regie voeren over de zorg en betrokken zorgverleners. 1. Zoek de patiënt op bij wie u de casemanager wilt instellen. 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linker menu op Zorggegevens. 4. Klik op Bewerk bij het kopje Casemanager om de casemanager in te stellen. 5. Selecteer de gewenste zorgverlener. 6. Klik op Opslaan. 17

18 3.8 Deelname aan het ZWIP EIS biedt de mogelijkheid om een patiënt aan te melden voor het ZWIP. Het hangt af van uw zorggroep of dit mogelijk is. 1. Zoek de patiënt op die u wilt aanmelden voor het ZWIP. 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linker menu op Opties. 4. Klik op Aanmelden om de patiënt aan te melden voor het ZWIP. 3.9 Deelname aan het patiëntportaal EIS biedt de mogelijkheid om een patiënt aan te melden voor het patiëntportaal. Het hangt af van uw zorggroep of dit mogelijk is. 1. Zoek de patiënt op die u wilt aanmelden voor het patiëntportaal 2. Klik in het linker menu op Persoonsgegevens 3. Klik in het linker menu op Opties 4. Vink Patiëntportaal gebruiken aan 5. Klik op Aanmelden voor het patiëntportaal 6. U krijgt de gebruikersnaam en patiënt gegevens te zien, klik op Aanmelden 7. U krijgt een scherm met de inloggegevens van het patiëntportaal, deze gegevens kunt u afdrukken en aan de patiënt meegeven 8. Als de patiënt voor het eerst inlogt in het patiëntportaal, moet de patiënt zijn wachtwoord wijzigen 18

19 4. Dossieroverzicht Als u een dossier van een patiënt hebt geopend ziet u het dossieroverzicht van de patiënt. In dit overzicht staat alle relevante informatie rondom te patiënt. Zo kunt u de geregistreerde meetwaarden inzien, het paspoort van de patiënt, risicofactoren, behandelplan en het zorgnetwerk. In dit hoofdstuk zullen wij deze onderdelen stap voor stap behandelen. 19

20 4.1 Patiënten paspoort In het paspoort van de patiënt zijn een aantal gegevens inzichtelijk omtrent een patiënt. Vanuit het paspoort kunt u bijvoorbeeld direct verwijzen, patiëntgegevens afdrukken of de dossier status inzien. NAW-gegevens COV, BSN, WID controle Verwijzen Patiëntgegevens afdrukken Actieve zorgprogramma s / dossier status Contra-indicaties Gerelateerde episoden Actuele medicatie Verwijzen Indien uw rol als zorgverlener u het recht verwijzen geeft zult u een knop verwijzen zien rechts in het paspoort van de patiënt. 1. Klik op de knop verwijzen 2. U komt nu in het volgende scherm: 3. Selecteer het juiste zorgprogramma 4. Selecteer een zorgverlenertype 5. Selecteer een organisatie 6. Selecteer een medewerker 20

21 Indien er contactgegevens zijn ingevoerd bij de instantie zullen deze worden getoond. De instantie/zorggroep beheerder kan de contactgegevens aanpassen. 7. Indien u voor meerdere praktijken werkt, geef aan namens welke praktijk u verwijst. 8. Geef aan onder welke ICPC code u verwijst. (indien de ontvanger terug rapporteert vanuit het EIS, zullen de gegevens onder deze ICPC in het HIS worden weggeschreven.) 9. Kies de einddatum waarop de verwijzing vervalt. Deze staat standaard op 6 of 12 maanden. Zodra een verwijzing vervalt, kan de desbetreffende zorgverlener, waarnaar de patiënt wordt doorverwezen, het dossier niet meer inzien. 10. Vul de hulpvraag in 11. Klik op doorverwijzen 12. U krijgt de vraag of u de contactgegevens wilt printen. (Klik op OK om te printen en op Annuleren om niet te printen) Ontvanger van de doorverwijzing 1. De ontvanger van de doorverwijzing ontvangt een notificati . De ontvanger ontvangt deze mail op het adres dat ingesteld is door de instantie/zorggroepbeheerder. In de mail staat: 2. De verwezen patiënt staat nu bij de doorverwezen patiënten onder de tab HOME.* *Zie hoofdstuk 2.1 doorverwezen patiënten Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien In het paspoort zijn de actieve zorgprogramma s van een patiënt inzichtelijk. U kunt op zorgprogramma filteren door het vinkje aan of uit te vinken. Tevens kunt u de voortgang van het ophalen van de gegevens inzien per zorgprogramma. Tijdens het ophalen van het dossier ziet u twee pijltjes die ronddraaien. 21

22 Indien het dossier is opgehaald zal er een groen vinkje verschijnen. Kan er geen koppeling gelegd worden dan verschijnt er een rood kruis. De status van het dossier bepaalt wat er inzichtelijk is in het dossier. (Zie bijlage 1 voor de statussen rondom het dossier ophalen) Contra-indicaties Onder de kop contra-indicaties zijn de relevante contra-indicaties van een patiënt in te zien Gerelateerde episoden Onder de kop gerelateerde episoden is te zien welke ICPC codes aanwezig zijn voor de patiënt. Niet alle gerelateerde episoden worden getoond, maar een door de zorggroep bepaalde selectie Actuele Medicatie Onder actuele medicatie vindt u de actuele medicatie terug die wordt opgehaald uit het HIS. Onder actuele medicatie wordt de medicatie van de laatste 100 dagen gerekend en de medicatie voor chronisch gebruik. Door op FK te klikken kunt u snel naar het farmaceutisch kompas gaan voor het betreffende medicament. 22

23 4.2 Risicofactoren Op het dossieroverzicht kunt u relevante risicofactoren inzien. De risicofactoren bieden een snel overzicht hoe het gaat met de patiënt. Risicofactoren worden gekoppeld aan NHG meetwaarden. Tevens kunnenrisicofactoren gekoppeld worden aan het behandelplan van de patiënt. 4.3 Behandelplan: actieve doelen Indien men in de zorggroep werkt met een behandelplan worden de actieve doelen direct op het dossieroverzicht getoond met de voortgang van het doel. 23

24 4.4 Meetwaarden op het dossieroverzicht Relevante meetwaarden worden op het dossieroverzicht getoond. Iedere zorgverlener ziet uitsluitend meetwaarden die voor hem of haar relevant zijn. De zorggroep bepaalt wat wel of niet relevant is. Indien u met de muis over het Historie icoon gaat, worden historische meetwaarden getoond. 4.5 Zorgnetwerk Het zorgnetwerk laat zien welke zorgverleners betrokken zijn bij de zorg van de patiënt. Tevens toont het de laatste activiteit van de betrokken zorgverleners. Een zorgverlener naar wie verwezen is komt automatisch in het zorgnetwerk te staan. Hoe een casemanager toegevoegd kan worden wordt uitgelegd in hoofdstuk 3: persoonsgegevens. 24

25 5. Protocollen Een protocol voert u uit op het moment waarop u de patiënt ziet. Tijdens het uitvoeren van een protocol kunt u meerdere formulieren bij een patiënt afnemen. Er zijn standaard protocollen waar aanvullende formulieren aan toegevoegd kunnen worden. Welke protocollen voor u als zorgverlener beschikbaar zijn hangt af van uw rol. Daarnaast zijn er per zorgprogramma verschillende protocollen beschikbaar. De getoonde protocollen hangen dus af van uw rol en voor welke zorgprogramma s de patiënt in de keten zit. 5.1 Een protocol uitvoeren 1. Klik in het linker menu op Protocollen 2. Het onderstaande scherm wordt geopend Hier is te zien welke contacten beschikbaar zijn (in dit geval 5 vooraf gedefinieerde protocollen). Daarnaast is ook te zien of er eerdere consulten zijn uitgevoerd (Historische protocollen). Voor welk zorgprogramma de protocollen beschikbaar zijn is te zien achter het contact. Tevens zijn historische contacten terug te zien door te klikken op het desbetreffende afgeronde historische protocol. 3. Klik op de regel van het uit te voeren protocol om het protocol te openen, u komt nu in de protocollenwizard (zie hoofdstuk 5.2) 25

26 5.2 Protocollenwizard U komt nu in de protocollenwizard, hier kunt u het protocol vormgeven. Een protocol bestaat meestal uit een aantal voorgeselecteerde formulieren die verplicht, standaard geselecteerd of standaard getoond maar niet geselecteerd zijn. U heeft ook de mogelijkheid om een extra formulier toe te voegen aan het protocol, bijvoorbeeld als u aanvullend onderzoek verricht en deze wilt registreren. Protocol uitgevoerd voor: Geeft aan voor welk zorgprogramma u het protocol uitvoert i.v.m. facturatie/rapportages Formulieren: Voeg eventueel extra formulieren toe aan het uit te voeren protocol o Om een extra formulier toe te voegen aan een protocol doorloopt u de volgende stappen: 1. Klik op Nog een formulier toevoegen 2. Selecteer het juiste formulier 3. Klik op Toevoegen o Ook kunt een formulier verwijderen uit een protocol, dit doet u door het formulier uit te vinken Datum meetwaardenregistratie: Datum die de ingevulde meetwaarden meekrijgen Antwoorden overnemen uit vorig protocol: Antwoorden van vorige keer dat het protocol ingevuld is worden al voor-ingevuld 26

27 5.3 SOEP invullen Op elke pagina in de wizard is het mogelijk gemaakt om de SOEP in te vullen. U kunt de SOEP invullen door op SOEP rechts in het scherm te klikken. Een SOEP scherm klapt nu uit. Hetgeen wat hier getypt wordt zal als verslag richting de huisarts (HIS) teruggekoppeld worden. Op het scherm terugrapportage (einde van een protocol) heeft u nog de mogelijkheid deze SOEP tekst aan te passen. Tevens zullen hier de gegenereerde conclusies worden getoond. 5.4 Opties in het formulier In het formulier zitten een aantal iconen die het invullen van een formulier vergemakkelijken. De volgende iconen zijn te vinden in het formulier: De waarde die de vorige keer is ingevuld in het formulier wordt getoond in een mouse-over als u over dit icoon gaat. Gaat u over dit icoon dan zult u een hulptekst zien die wat zegt over de vraag die bij dit icoon hoort. Klikt u op dit icoon dan zal er een berekening worden uitgevoerd. Let op dat de waarden waarmee wordt gerekend met punten moeten zijn opgedeeld i.p.v. komma s bijv Tonen van de laatste ingevulde waarde. Door te klikken op de twee dossiers kunnen de antwoorden worden overgenomen. Voor WCIA vragen zullen ook meetwaarden uit het HIS getoond worden als het dossier is opgehaald. 27

28 5.5 Tussentijds opslaan Om de gebruiksvriendelijkheid van het EIS te vergroten slaat EIS tussentijds het protocol wat u invult op. Uw consult op de volgende momenten opgeslagen: Als u klikt op volgende om naar de volgende pagina te gaan binnen het protocol Als u de melding krijgt dat u binnen 5 minuten wordt uitgelogd Als de applicatie crasht Als u tussentijds navigeert naar een andere pagina/patiënt in het EIS Als u klikt op de knop tussentijds opslaan Heeft u tussentijds opgeslagen dan kunt u het contact op twee plekken terugvinden in het EIS: 1 Onder protocollen bij de desbetreffende patiënt 2 Onder Home Open contacten Het kan zijn dat u tijdens uw consult een andere patiënt in het EIS heeft moeten openen. U kunt dan weer terug gaan naar de patiënt waar u mee bezig was omdat deze patient geopend blijft staan in het EIS. U kunt naar het dossier van de desbetreffende patient door in de bovenste balk in EIS op de naam van de patiënt te klikken. Let op, wanneer een protocol staat bij openstaande protocollen is er nog geen terugkoppeling geweest naar het HIS. Andere zorgverleners zullen dus nog geen gegevens zien van het consult. Ook kunt u bij de patiënt geen andere contact/protocol uitvoeren indien het vorige contact/protocol nog open staat. 5.6 Conclusies/ bevindingen (Recht) Na het invullen van de vragen van het protocol/contact komt u in het scherm bevindingen. Hier worden de conclusies getoond die onder het submenu bevindingen worden weggeschreven. Dit is dus de informatie die u gaat delen met uw andere zorgverleners. Tevens kunt u hier aangeven of u de automatisch gegenereerde doorverwijzing wilt uitvoeren of niet (zie vinkje). 28

29 5.7 Doorverwijzing (Recht) Een doorverwijzing kan worden voorgesteld naar aanleiding van specifieke antwoorden. Hoe een verwijzing gedaan moet worden ziet u in paragraaf In deze paragraaf wordt het verwijzingenscherm nader toegelicht. 5.8 Terugrapportage Aan het eind van een protocol komt u in het terugrapportage scherm. In dit scherm kunt u de SOEP velden invullen, contactinformatie inzien en aangeven of u de meetwaarden wilt terug rapporteren SOEP registratie Vrije tekst kan worden teruggestuurd naar het HIS, dit gaat door middel van SOEP. De zorggroep bepaalt of bepaalde teksten n.a.v. het onderzoek al voor-ingevuld worden. U als zorgverlener kan altijd tekst toevoegen. Afhankelijk van u rol als zorgverlener kunt u één of meerdere SOEP velden invullen. (De informatie die u in de SOEP zet is uw terugkoppeling naar de huisarts, HOUD HET KORT!) Bovenaan de SOEP staat tevens aangegeven met welke ICPC code de informatie teruggeschreven wordt richting het HIS. Met welke ICPC code teruggeschreven wordt hangt af van het zorgprogramma. Wilt u terugschrijven met een andere ICPC code (en u heeft dit recht) dan kunt u dit selecteren door de ICPC code te kiezen waar u mee wilt terugschrijven. 29

30 5.8.2 Meetwaarden (Recht) De meetwaarden kunnen gemakkelijk aan het dossier van de patiënt in het HIS toegevoegd worden. U kunt nu kiezen of u alle meetwaarden, geen meetwaarden of een selectie van meetwaarden terug wilt sturen naar het HIS Contactsoort en rol selectie (Recht) Aan een contact zit standaard een contactsoort gekoppeld. U kunt echter de contactsoort wijzigen. Op de pagina terugrapportage ziet u een drop-down met contactsoort. 1. Selecteer de gewenste contactsoort 2. Vul uw rol in (Dit hoeft alleen als u meerdere rollen heeft binnen het EIS) 30

31 5.9 Patiëntkeuzeprogramma (Recht) Onder Protocollen kunt u het patiëntkeuzeprogramma vinden indien uw zorggroep hier gebruik van maakt. Het patiëntkeuzeprogramma is te vergelijken met de protocollen beschreven in hoofdstuk Open het patiëntkeuzeprogramma onder het submenu contacten door op de regel te klikken. 2. U komt in het volgende scherm, waar u de motivational interviewing items invult. 1. Vul de gegevens in en klik vervolgens op volgende. 2. U komt op het volgende scherm waar de risico aandachtsgebieden worden getoond. 3. Vul in aan welke risico aandachtsgebieden de patiënt wil werken en klik op volgende. 4. Geef nu aan welke aanpak men zou wensen voor de aangegeven risicogebieden. 5. Op de volgende pagina kunt u aangeven of de patiënt gebruik wil maken van het patiëntportaal, dat in de volgende versie zal worden ontwikkeld. 6. De daaropvolgende pagina geeft u de mogelijkheid om een casemanager aan de patiënt te koppelen. 7. Na het klikken op afronden komt u op het tabblad patiëntkeuzeprogramma op de pagina bevindingen, waar een samenvatting wordt weergegeven. Het patiëntkeuzeprogramma voert automatisch de motivatie die u op het eerste pagina heeft ingevoerd door bij de aandachtsgebieden. 31

32 6. Bevindingen (Recht) Hier treft u de (automatisch gegenereerde) conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de doorlopen protocollen in het EIS. Dit zijn alle conclusies die door de verschillende zorgverleners zijn getrokken. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de stand van zaken rondom de patiënt. Niet alle gegevens die u invult tijdens het uitvoeren van een contact/protocol komen hier terug. Samen met de zorggroep is een selectie gemaakt om bepaalde bevindingen weer te geven. Klik in het linker menu op Bevindingen om bevindingen van afgeronde protocollen terug te zien. 32

33 7. Meetwaarden & Spirometrie (Recht) Onder het kopje Meetwaarden in het linker menu worden relevante meetwaarden getoond. Per zorgprogramma worden de relevante meetwaarden weergegeven. Tevens ziet iedere zorgverlener uitsluitend meetwaarden die voor hem of haar relevant zijn. De referentiewaarden zijn bepaald door de NHG. 7.1 Meetwaarden Meetwaarden zijn onderverdeeld in subgroepen. Tevens kunt u selecteren hoever u wilt terugkijken in de tijd. Indien het zorgprogramma gebruik maakt van de spirometerkoppeling wordt deze mogelijkheid ook getoond. Door op een specifieke meetwaarde te klikken kunt u het verloop van de meetwaarde inzien via een grafiek. Alleen voor numerieke meetwaarden zal een grafiek getoond worden. 33

34 7.2 Spirometrie Het doel van de spirometrie koppeling in het EIS is om de onderzoekuitslagen in de keten te kunnen delen. Denk aan consultatie van een longarts. Een voorwaarde hiervoor is dat het onderzoek vanuit EIS wordt uitgevoerd. De koppeling maakt dit mogelijk. Om een spirometrie onderzoek vanuit Protopics uit te voeren moet Java geïnstalleerd zijn op uw computer. Onder Start -> Configuratiescherm kunt u controleren of Java op uw computer geïnstalleerd is. Indien het programma Java niet in het configuratiescherm staat, zult u deze eenmalig moeten downloaden (via Spirometrie uitvoeren Op tabblad Spirometrie onder Meetwaarden kan een spirometrie onderzoek uitgevoerd worden. Dit kan doormiddel van de knop Nieuw onderzoek. Tevens toont het de resultaten van eerder uitgevoerde onderzoeken en kunnen deze resultaten in detail worden bekeken. 34

35 7.2.2 Nieuw spirometrie onderzoek Een nieuw onderzoek kan uitgevoerd worden door te klikken op de knop Nieuw onderzoek. Er verschijnt een scherm waarop een aantal gegevens ingevuld moeten worden om het onderzoek goed uit te kunnen voeren. Enkelen worden automatisch al ingevuld. 1. Vul het Patiënt id in. 2. Het Patiënt id is het nummer waaronder de patiënt in de spirometrie software van Carefusion bekend is. Is de patiënt nog niet in de spirometrie software van Carefusion bekend, maak deze dan eerst op de gebruikelijke manier aan. Het Patiënt ID kan daarna worden overgenomen in het EIS. Dit is een eenmalige handeling. 3. Vul de overige (verplichte) velden in. 4. Klik op de knop Onderzoek uitvoeren. 5. De spirometrie software wordt nu automatisch opgestart en de juiste patiënt wordt geopend. Nu kan het onderzoek (pre en/of post) zoals gebruikelijk worden uitgevoerd. Bent u klaar met het onderzoek, druk dan op de knop Afsluiten binnen de spirometrie software. 6. De spirometrie software wordt nu afgesloten en het onderzoek wordt automatisch opgenomen in EIS. Dit onderzoek wordt als bovenste in het overzicht getoond. Tevens worden de uitslagen ook naar de huisarts verstuurd in een MELAB bericht. 35

36 Door een spirometrie onderzoek aan te vinken en vervolgens op Details te klikken zijn de verdere gegevens en de curves (flow-volume en volume-tijd) van het onderzoek in te zien. 36

37 8. Behandelplan (Recht) Het behandelplan (soms weergegeven als Individueel Zorgplan) is bedoeld om gezamenlijk met de patiënt en andere zorgverleners de patiënt optimaal te behandelen. Het behandelplan bestaat uit aandachtsgebieden, doelen en activiteiten. Het behandelplan is te benaderen via het linker menu en het tabje Behandelplan. 8.1 Aandachtsgebieden Per zorgprogramma kan de zorggroep aandachtsgebieden specificeren. Deze aandachtsgebieden zullen bovenaan de pagina Behandelplan te zien zijn. Men kan handmatig de mate van motivatie en het risico aangeven, door te klikken op het potlood. Daarnaast kan de zorggroep bepaalde afkapwaarden aangeven waardoor het risico automatisch wordt bepaald. Bijv. een man met een BMI >30 heeft een hoog risico op BMI. De kleur van het driehoekje geeft de hoogte van het risico aan en de drie streepjes de mate van motivatie om te werken aan het verlagen van het risico. Groen: Laag risico Oranje: Middel risico Rood: Hoog risico 8.2 Doelen Samen met de patiënt kunnen er doelen gesteld worden die vervolgens weer aan meetwaarden en risicofactoren gekoppeld kunnen worden. Actieve doelen zijn doelen waaraan de patiënt werkt. Historische doelen zijn doelen die ooit zijn opgesteld, maar zijn afgesloten doordat het doel behaald is, er een nieuw doel gesteld is, of het doel is stopgezet. 37

38 8.2.1 Nieuw doel opstellen 1. Klik op het Toevoegen om een doel toe te voegen. 2. Vul bij omschrijving het doel in wat de patiënt wilt behalen, bijv. Stoppen met roken. 3. Koppel het doel aan één of meerdere aandachtsgebieden. 4. Selecteer een startdatum waarop de patiënt begint met het behalen van zijn doel. 5. Selecteer een streefdatum waarop de patiënt zijn doel behaald moet hebben. 6. Selecteer een type meting (zie onderstaande uitleg voor eigen meetwaarde). 7. Kies een streefwaarde. 8. Klik op toevoegen. 9. Het doel is nu opgesteld. Een eigen meetwaarde kan door u zelf worden samengesteld. Bijv. Meetwaarde: 2x per dag 30 min wandelen, de eenheid wordt dan min, de streefwaarde wordt 60 min en de nulmeting het aantal min dat de patiënt momenteel loopt per dag. U kunt tevens kiezen voor een officiële meetwaarde, dit zijn WCIA metingen (die ook uit het HIS kunnen worden overgenomen). In dit voorbeeld kiezen we voor de meting roken; ja, voorheen, nooit. 38

39 8.2.2 Activiteit toevoegen Het doel is nu opgesteld, maar om het doel te behalen zal de patiënt activiteiten moeten uitvoeren. Klik op Toevoegen om een activiteit toe te voegen. 1. Vul de activiteit in die de patiënt gaat volgen. 2. Vul de startdatum in van de activiteit. 3. Geef aan wie deze activiteit zal begeleiden (monitoren). 4. Geef tevens aan of de patiënt al heeft ingestemd met deze activiteit, de patiënt tijdelijk wil afzien van deze activiteit, hij het zelfstandig gaat uitvoeren of dat hij wilt worden begeleid. 5. Klik op opslaan Evalueren van de doelen met de patiënt Indien de patiënt de volgende keer op controle komt kunt u de voortgang van de activiteiten noteren. 1. Klik op het vergrootglas bij het doel (details). 2. Klik op de activiteit waarvan u de voortgang wilt doorgeven. 3. Klik op Toevoegen voortgangsrapportage. 4. Vul bij de rapportage in hoe het doel vordert. Bijv. Patiënt heeft deelgenomen aan cursus en motivatie is verbeterd om te stoppen met roken. 3. Vul bij voortgang in of men gestart is met de activiteit, op schema zit, niet op schema zit of dat de activiteit is afgerond. 4. Klik op Toevoegen. 39

40 8.2.4 Doel afsluiten Indien een patiënt een doel behaald heeft kan het doel afgesloten worden. 1. Klik op het kruisje. 2. Geef een reden waarom u het doel wilt sluiten. 3. Geef eventueel een toelichting bij het sluiten van het doel. 4. Klik op Doel deactiveren. Het doel is niet meer te zien bij de gestelde doelen. Klik op Toon historie voor de historische doelen. Het doel komt nu als volgt tevoorschijn. Door op details te klikken kunt u de eerder ingevulde informatie terug zien. 40

41 9. Medicatie (Recht) Op dit scherm vindt u meer informatie omtrent de medicatie. Naast actuele medicatie wordt ook de historische medicatie getoond (grijs gearceerde medicatie), allergieën, contra-indicaties en comorbiditeiten. Door op de medicatie te klikken verschijnt er aanvullende informatie. 41

42 10. Voorlichting Op dit scherm is de voorlichting die door de zorggroep is opgesteld in te zien. De voorlichting bestaat categorieën met een algemene toelichting. Per categorie zijn er veel-gestelde-vragen met antwoorden, websites en documenten Voorlichting registreren & klaarzetten Onder het tabblad Voorlichting kunt u per item in de voorlichting aangeven of deze voorlichting gegeven/klaargezet is. Dit doet u door het vinkje voor het item aan te zetten en op de knop opslaan te klikken Samenvatting Onder het tabblad Samenvatting ziet u welke voorlichting (en door wie) is klaargezet en is verstrekt voor de patiënt. 42

43 11. Signaallijst en Rapportages (Recht) Dit recht geeft u toestemming om te kijken hoe uw praktijk ervoor staat. U kunt een overzicht krijgen van de vulling van de indicatoren en een overzicht van de gezondheidstoestand van uw praktijkpopulatie. Let op deze waarden zijn niet actueel, de gegevens worden periodiek ververst. Indien u over de meest recente gegevens wilt beschikken kunt u contact opnemen met de Protopics Helpdesk. Dit proces duurt enige tijd, afhankelijk van de grootte van de praktijk of zorggroep. Als u gebruikt maakt van de rapportages van Protopics adviseren we u om ook goed te letten op de kolom OZIS, indien hier een kruisje staat zal deze patiënt niet worden meegenomen in de rapportages Signaallijst: Overzicht van de laatste controles (Recht) Om een signaallijst uit te voeren voor de praktijk volgt u de volgende stappen: 1. Klik op Home (hoofdmenu) 2. Klik in het linker menu op Signaallijst 3. Selecteer organisatie en zorgprogramma 4. Klik op Genereer signaallijst In de signaallijst staan de volgende gegevens (afhankelijk van zorgprogramma): NAW van de patiënt Gerelateerd zorgprogramma episode aanwezig? OZIS: is er een OZIS dossier ooit opgehaald? Hoofdbehandelaar: wie is de hoofdbehandelaar van de patiënt (ha, specialist)? Voor het zorgprogramma diabetes: DC: wanneer was de laatste driemaandelijkse controle? JC: wanneer was de laatste jaarcontrole? F: wanneer was de laatste funduscontrole? Indien een veld leeg is, is dit een signaal dat er gegevens missen. U kunt direct naar het dossier van de patiënt door op het dossier icoontje te klikken (eerste kolom). Ook kan van de signaallijst een export naar Excel gemaakt worden. 43

44 11.2 Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden (Recht) Deze data kan gebruikt worden ten behoeve van een benchmark of voor rapportage aan de zorgverzekeraar. Er kunnen rapportages gemaakt worden die inzicht geven in de registratie van meetwaarden en rapportages die inzicht geven in de gezondheid status van de patiëntpopulatie Rapportage patiënt datums Op het patiënt data scherm kunt u een overzicht krijgen van de datum van de ingevulde meetwaarden bij patiëntpopulatie. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Of de kolom BSN en Naam worden getoond hangt af of u het recht bezit om dit in te zien. Door op de pijltjes naast de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden. Klik op de knop Exporteren Excel om het overzicht in Excel te genereren Rapportage patiënt waarden Op het patiënt waarden scherm worden i.p.v. de datums, zoals bij het patiënt data scherm, de ingevulde waarden getoond. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Of de kolommen BSN en Naam worden getoond hangt af of u het recht bezit om dit in te zien. Door op de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden. 44

45 12. Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken De contactlijst kan een lijst genereren van de door u afgenomen onderzoeken in een geselecteerde periode. Hierdoor kunt u zien wat u de vorige keer heeft ingevuld. 1. Klik op Home 2. Klik op Contactenlijst 3. Vul een begindatum in 4. Vul een einddatum in 5. Klik op Toon lijst 6. Klik op een gewenst onderzoek om een historisch contact in te zien 7. Tevens kunt u het historische contact afdrukken 45

46 13. Openstaande protocollen In het EIS bestaat de mogelijkheid om uw openstaande protocollen in te zien. U kunt verder gaan in het protocol waar u gebeleven was en het protocol voor de desbetreffende patiënt afronden. 1. Klik op Home 2. Klik op Openstaande contacten 3. Klik op de regel van de patiënt waar het protocol/contact nog van open staat 4. U komt weer in het protocol/contact waar u gebleven was Let op, wanneer een protocol staat bij openstaande protocollen is er nog geen terugkoppeling geweest naar het HIS. Andere zorgverleners zullen dus nog geen gegevens zien van het consult. Ook kunt u bij de patiënt geen andere contact/protocol uitvoeren indien het vorige contact/protocol nog open staat. 46

47 14. Wat te doen bij foutmeldingen Het is belangrijk voor software leveranciers om foutmeldingen te ontvangen. Hierdoor kunnen ze het product stabieler maken wat het gebruik verbetert. U kunt altijd mailen naar meldingen@protopics.nl De meest voorkomende foutmeldingen en de actie die hierop moet volgen worden hieronder besproken Errors Krijgt u een error, mail dan direct naar meldingen@protopics.nl. Vermeld hetgeen wat u aan het doen was in de mail. Indien een error id krijgt drukt u op versturen en dan zal de fout ook worden opgepakt. Belemmert de error uw primaire werkproces dan zal de error direct opgepakt moeten worden Praktijk heeft geen edi-mailadres Om MEDLAB en MEDVRY berichten te kunnen versturen moet er een edi-mailadres bekend zijn van de praktijk. Indien dit niet ingesteld is zullen er geen gegevens in het HIS terecht komen. Krijgt u deze melding geef dan het edi-mail adres door aan uw zorggroepbeheerder. Dit is meestal een lifeline of uzorg adres. Weet u het adres niet, maak het dan wel bekend in uw zorggroep zodat hier actie op ondernomen kan worden Dossier niet compleet Krijgt u bovenstaande icoon te zien na het openen van een patiënt, dan is het niet gelukt om het dossier van de patiënt op te halen uit het HIS. Hierdoor kan er geen actuele medicatie getoond worden en zullen niet de meest recente meetwaarden worden weergegeven. Maakt u gebruik van OZIScommunicatie dan wordt dit niet automatisch teruggeschreven naar het HIS, maar zal er een MEDLAB en MEDVRY verstuurd worden. Komt het vaker voor dat de dossiers niet binnen komen meldt dit dan bij de zorggroep of bij Protopics (meldingen@protopics.nl). Geef hierbij aan bij welke patiënt u het dossier niet binnen kreeg en rond welk tijdstip dit was. Zie ook bijlage 1 voor de verschillende foutmeldingen indien het dossier niet compleet is. 47

48 Bijlage 1: Dossier statussen Dossier ontvangen Dossier verzoek verzonden. Er is een verzoek verzonden naar het HIS om het patiëntdossier op te halen. Het EIS wacht op antwoord. Fout bij aanvragen van dossier. Geen OZIS dossier ontvangen binnen 240 seconden. Binnen 240 seconden heeft het HIS niet geantwoord op het verzoek om een patiëntdossier terug te sturen. De gegevens zullen nu middels MEDLAB en MEDVRY teruggekoppeld worden indien het EDI-mailadres gevuld is. U ziet niet de meest recente meetwaarden! 48