Protopics KIS. Handleiding. Ouderenzorg. Versie: 1 Auteur: Protopics

Transcriptie

1 Protopics KIS Handleiding Ouderenzorg : 1 Auteur: Protopics

2 Inhoudsopgave Inleiding Inloggen UZI pas DIGI pass a. Patiënt zoeken a.1 Patiënt die bekend is in het KIS a.2 Patiënt die onbekend is in het KIS a.2.1 Er wordt een patiënt gevonden a.2.2 Er wordt geen patiënt gevonden a.3 Handmatige invoer (recht) a.4 Actieve patiënt in het KIS activeren voor extra zorgprogramma a.5 Deactiveren van één patiënt a.6 Inactieve patiënt heractiveren a.7 Historie van status bekijken b. Doorverwezen patiënten Dossieroverzicht Verwijzen (Recht) Meetwaarden Zorgnetwerk Gerelateerde episode Actuele Medicatie Menu Contacten (Recht) Submenu contacten (Recht) Ouderenzorg specifieke contacten Contactenwizard Formulier toevoegen aan een contact SOEP invullen Opties in het formulier Tussentijds opslaan Een verkeerd contact geopend Conclusies/ bevindingen (Recht)

3 4.10 Conclusie/bevindingen ouderenzorg Doorverwijzing (Recht) SOEP De ICPC waarmee teruggekoppeld wordt naar het HIS= P Meetwaarden (Recht) Contactsoort en rol (Recht) Menu bevindingen (Recht) Menu Persoonsgegevens (Recht) Naam, adres en woonplaats gegevens aanpassen Patiënt uit het zorgprogramma uitschrijven Gekoppelde huisarts veranderen Casemanager instellen Deelname aan patiëntportaal Menu Medicatie (Recht) Signaallijst en Rapportages (Recht) Signaallijst: Overzicht van de laatste controles (Recht) Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden (Recht) Rapportage patiënt datums Rapportage patiënt waarden Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken Openstaande contacten Wat te doen bij foutmeldingen Errors Praktijk heeft geen edi-mailadres Dossier niet compleet Bijlage

4 Inleiding In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende onderdelen binnen Protopics KIS kunt gebruiken. De management informatie geeft aan wat veranderd is tov de vorige release. Niet alle onderdelen van de handleiding hoeven beschikbaar te zijn voor u. Indien u in de kop (RECHT) ziet staan is het mogelijk dat u dit recht niet heeft en dus geen beschikking heeft tot deze functionaliteit. 4

5 1. Inloggen U kunt op twee manieren inloggen in het zorgportaal; met behulp van een UZI pas of een Digipas. 1.1 UZI pas 1. Voer de UZI pas in de houder. 2. Ga naar 3. Klik met de linkermuisknop op Log in middels UZI-pas 4. Wacht tot het groene lampje niet meer knippert. 5. Voer uw eigen pincode in. 6. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Protopics KIS. Ga naar hoofdstuk 2a (Patiënt zoeken) of 2b (Doorverwezen patiënten). 1.2 DIGI pass 1. Ga naar 2. Klik met de linkermuisknop op Log in middels Digipass 3. Zet de digipass aan. Dit doet u door op het driehoekje rechtsonderaan uw digipass te drukken 4. Voer eerst uw persoonlijke pincode in op de blauwe digipass. Indien u voor het eerst inlogt met uw digipass voer de pincode 3439 of in! Hij vraagt nu om 2x uw zelfbedachte persoonlijke pincode in te voeren. 5. Voer uw gebruikersnaam in (in het zorgportaal). 6. Voer de Challenge in door deze op uw digipass in te toetsen. De challenge is een 4-cijferige code die door het zorgportaal wordt getoond en is altijd anders. 7. Voer de 7 cijferige Response in (in het zorgportaal), deze is ook altijd anders. 8. Klik met de linkermuisknop op Inloggen 5

6 9. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Protopics KIS. Let op: indien u 5 keer de verkeerde pincode opgeeft zal de digipass blokkeren. Via de helpdesk van Protopics ( ) kan u de digipass deblokkeren. Hiervoor heeft u de code achterop de digipass nodig, dus houd deze bij de hand! Ga naar hoofdstuk 2a (Patiënt zoeken) of 2b (Doorverwezen patiënten). 6

7 2a. Patiënt zoeken U kunt alleen patiënten zoeken die ingeschreven zijn bij de praktijk waar u werkzaam bent. Bent u werkzaam in meerdere praktijken, dan kunt van alle praktijken waar u werkzaam bent patiënten vinden. 1. Klik op Patiënt zoeken 2. U komt in het volgende scherm: 3. U kunt nu uw gewenste zoektermen invoeren. 4. Klik op Zoeken 5. U komt in het volgende scherm: In dit vak worden de patiënten getoond die bekend zijn binnen het KIS. Ga naar 2a1 (Patiënt die bekend is binnen het KIS) In dit vak worden de LDAP s getoond waarin u kunt zoeken. U kunt nu patiënten zoeken die nog niet bekend zijn in het KIS, maar wel in uw HIS staan. Ga naar 2a2 (Patiënt die onbekend is in het KIS) 7

8 2a.1 Patiënt die bekend is in het KIS 1. Klik op de regel van de patiënt die u zoekt 2. Het groene vinkje geeft aan dat de patiënt actief is in het zorgprogramma Ga naar hoofdstuk 3 (Dossieroverzicht) 2a.2 Patiënt die onbekend is in het KIS Omdat de patiënt nog niet bekend is in het zorgprogramma kunt u de patiënt op de LDAP zoeken. Indien er een koppeling is tussen het HIS en KIS zal de patiënt op de LDAP gevonden moeten worden. 1. Klik op de LDAP bij uw zorggroep Aan de hand van de eerder opgegeven zoekcriteria wordt nu op de LDAP gezocht. Er kunnen twee scenario s zich voordoen 2a.2.1 Er wordt een patiënt gevonden U krijgt het volgende scherm: U klikt op de regel van de gezochte patiënt. LET OP koppel wel het zorgprogramma zie 2.4a. Volg nu de stappen 7 t/m 10 van paragraaf 2a.3 8

9 2.a.2.2 Er wordt geen patiënt gevonden U krijgt het volgende scherm: Krijgt u deze melding controleer dan of de patiënt die u zoekt niet is ingeschreven als passant. Het helpt soms om nogmaals de contactgegevens op te slaan in het HIS. Neem anders contact op met de helpdesk Protopics ( ). 2a.3 Handmatige invoer (recht) Indien de zorggroep u het recht heeft gegeven om een patiënt handmatig toe te voegen zult u ook de volgende knop zien: 3. Klik op Handmatige invoer 4. U komt in het volgende scherm: 9

10 5. Vul de gegevens van de patiënt in 6. Klik op Opslaan 7. Klik op Bewerk onderaan bij koppelingen 8. Zoek de huisarts bij wie de patiënt is ingeschreven 8. Klik op de regel van de gewenste huisarts 9. U krijgt de volgende melding 10. Voeg ook het zorgprogramma toe waaraan de patiënt deelneemt. Door op het plusje te klikken. Er verschijnt vervolgens een pop up 10

11 11. Kies onder zorgprogramma het gewenste zorgprogramma en vul een status toelichting in. 12. Klik daarna op de knop Opslaan. Wilt u nu het dossier openen van de toegevoegde patiënt klikt u op Dossieroverzicht aan de linkerkant van uw scherm. Ga naar hoofdstuk 3 (Dossier overzicht) 11

12 2a.4 Actieve patiënt in het KIS activeren voor extra zorgprogramma Als uw zorggroep met meerdere zorgprogramma s in Protopics KIS werkt en u als zorgverlener neemt deel aan meerdere zorgprogramma s dan kunt u een patiënt activeren voor beide ketens. Volg de stappen zoals beschreven bij 2a en 2a1. 1. Ga naar het submenu persoonsgegevens 2. Klik op het plusje. Er verschijnt een pop-up. 3. Kies onder zorgprogramma het gewenste zorgprogramma en vul een status toelichting in. 4. Klik daarna op de knop Opslaan. Ga naar hoofdstuk 3 (Dossier overzicht) 2a.5 Deactiveren van één patiënt Als een patiënt niet meer in de keten deelneemt of tijdelijk in de tweede lijn actief is, moet de patiënt uit het KIS worden gehaald. Dit kunt u doen door de patiënt te deactiveren. Volg de stappen zoals beschreven bij 2a en 2a1. 1. Ga naar het submenu persoonsgegevens 2. Klik op het potlood 3. Er verschijnt een pop-up. Bewerk de status van actief naar bijv. Gestopt 4. Vul een einddatum in 5. Kies status toelichting waarom de status van de patiënt veranderd 6. Klik op de knop Opslaan. 12

13 2a.6 Inactieve patiënt heractiveren Als de patiënt weer terug komt uit de tweede lijn kunt u de (inactieve) patiënt heractiveren. Volg de stappen zoals beschreven bij 2a en 2a1. 1. Ga naar het submenu persoonsgegevens 2. Klik op het potlood 3. Bewerk de status naar actief. Verwijder de einddatum. 4. Klik op de knop Opslaan 2a.7 Historie van status bekijken Per zorgprogramma kunt u de historie van de status bekijken. 1. Klik op de regel van het zorgprogramma 2. Een overzicht klapt uit. Klik nogmaals op de regel om het overzicht in te klappen 13

14 2b. Doorverwezen patiënten In deze versie kan men zoeken in de verwezen patiënten. Het zoeken gaat op dezelfde manier als bij de huisarts. Echter kan men nu alleen zoeken in de naar u verwezen patiënten. Het scherm ziet er als volgt uit: Bij het zoeken in de verwezen patiënten kunt u filteren op alleen nieuwe verwijzingen door het vinkje alleen nieuwe aan te vinken. Onder een nieuwe verwijzing wordt verstaan dat het dossier van de patiënt nog niet is geopend zoals hieronder beschreven bij punt 1. Daarnaast kunt u de verwezen populatie filteren per zorgprogramma. 1. Klik op het dossier icoon om het dossier van de patiënt te openen. (indien u de verwezen patiënt niet wilt accepteren kun u klikken op het groene vinkje. U krijgt dan de vraag of u het zeker weet dat u de verwijzing wilt sluiten. Klikt u op OK dan wordt de patiënt uit de lijst verwijderd) 2. U krijgt dan eerst de digitale verwijsbrief te zien. Hierin staat de afzender, de ontvanger en de zorggroep (zorgprogramma). De verwijzer kan nog een notitie maken. Deze notitie kan bijvoorbeeld de hulpvraag zijn. 3. Klik op Open dossier Ga naar hoofdstuk 3 (Dossieroverzicht) 14

15 3. Dossieroverzicht U heeft het dossier van een patiënt geopend. De meest recente gegevens zullen nu worden opgehaald. Dit is te zien in de personaliabalk bij dossier compleet. Indien er een koppeling is met het HIS zal er een vinkje komen. Kan er geen koppeling gelegd worden dan staat er een stopbord. De status van het dossier bepaalt wat er te zien is. (Zie bijlage 1 voor statussen voor dossier compleet) 3.1 Verwijzen (Recht) Indien uw rol als zorgverlener u het recht verwijzen geeft zult u een knop verwijzen zien rechts bovenin het scherm 1. Klik op de knop verwijzen 2. U komt nu in het volgende scherm: 3. Selecteer een zorgverlenertype bijv. geriater, specialist ouderengeneeskunde, fysiotherapie in de geriatrie. 15

16 4. Selecteer een organisatie indien er meerdere aanwezig zijn 5. Selecteer een medewerker Indien er contactgegevens zijn ingevoerd bij de instantie zullen deze worden getoond. De instantie/zorggroep beheerder kan de contactgegevens aanpassen. 6. Kies het zorgprogramma ouderenzorg waarvoor u de patiënt verwijst 7. Indien u voor meerdere praktijken werkt, geef aan namens welke praktijk u verwijst. 8. Kies de einddatum waarop de verwijzing vervalt. Deze staat standaard op onbeperkt open. Zodra een verwijzing vervalt, kan de desbetreffende zorgverlener, waarnaar de patiënt wordt doorverwezen, het dossier niet meer inzien. 9. Vul de hulpvraag in 10. Klik op doorverwijzen 11. U krijgt de vraag of u de contactgegevens wilt printen. (Klik op OK om te printen en op Annuleren om niet te printen) Ontvanger van de doorverwijzing 12. De ontvanger van de doorverwijzing ontvangt een notificati . Deze ontvangt deze mail op het adres dat ingesteld is door de instantie/zorggroepbeheerder. In de mail staat: Er staat een nieuwe verwijzing klaar in Zorgportaal. Verwezen door: <Naam zorgverlener> Datum: <Datum verwijzing> Tijd: <Tijdstip van verwijzing> 13. De verwezen patiënt staat nu bij de doorverwezen patiënten onder de tab HOME.* *2b doorverwezen patiënten 16

17 3.2 Meetwaarden Onder het kopje meetwaarden worden relevante meetwaarden getoond. Deze meetwaarden komen uit het huisartsinformatiesysteem. Iedere zorgverlener ziet uitsluitend meetwaarden die voor hem of haar relevant zijn. De zorggroep bepaalt wat wel of niet relevant is. Indien u met de muis over het kalendericoon gaat worden historische meetwaarden getoond. De Min en Max waarden zijn bepaald door de NHG. In het submenu meetwaarden kan het overzicht met meetwaarden geprint worden. 1. Ga naar submenu meetwaarden 2. Klik op de knop Alle Meetwaarden 3. Klik vervolgens op de knop Print 4. Een opdracht wordt naar de printer verzonden Kijkt u op het submenu meetwaarden dan kunt u het verloop van de meetwaarden zien. Klik op de regel van de meetwaarden en de grafiek klapt uit. Alleen voor numerieke meetwaarden zal een grafiek getoond worden. 17

18 3.3 Zorgnetwerk Het zorgnetwerk laat zien welke zorgverleners betrokken zijn bij de zorg van de patiënt. Tevens toont het de laatste activiteit van de betrokken zorgverleners. Een zorgverlener naar wie verwezen is komt automatisch in het zorgnetwerk te staan. Hoe een casemanager toegevoegd kan worden wordt uitgelegd in hoofdstuk 6 persoonsgegevens. 3.4 Gerelateerde episode Onder de kop gerelateerde episode is te zien welke ICPC codes aanwezig zijn voor de patiënt. Niet alle ICPC codes worden getoond, maar een door de zorggroep bepaalde selectie. 18

19 3.5 Actuele Medicatie Hier staat de actuele medicatie, deze informatie wordt opgehaald uit het HIS. Onder actuele medicatie wordt de medicatie van de laatste 100 dagen gerekend en medicatie waarvoor chronisch gebruik JA is ingevuld. 4. Menu Contacten (Recht) Welke contacten voor u als zorgverlener beschikbaar zijn hangt af van uw rol. Daarnaast zijn er per zorgprogramma verschillende contacten beschikbaar. De getoonde contacten hangen dus af van uw rol en voor welke zorgprogramma s de patiënt in de keten zit. Een contact is één moment waarop u de patiënt ziet. Tijdens een contactmoment kunt u meerdere formulieren bij een patiënt afnemen. Er zijn standaard contactmomenten waar aanvullende formulieren aan toegevoegd kunnen worden. 4.1 Submenu contacten (Recht) 1. Klik in het menu op Contacten 2. Het volgende scherm wordt geopend: Hier is te zien welke contacten beschikbaar zijn (in dit geval 3 + een vrij contact). Daarnaast is ook te zien of er eerdere consulten zijn uitgevoerd (Historische contacten) en of deze conclusies hebben gegenereerd onder het menu-item bevindingen (zie Hoofdstuk 5). In dit voorbeeld zijn de contacten beschikbaar voor Protopics Diabetes. Voor welk programma de contacten beschikbaar zijn is te zien achter het contact. Er zijn nog geen historische contacten voor deze patiënt. 3. Klik op de regel om het contact te openen 19

20 4.2 Ouderenzorg specifieke contacten Voor het ouderenzorgprogramma zijn specifieke contacten ontwikkeld of je deze contacten mag inzien hangt af van het zorgverlenertype. In de onderstaande tabel wordt weergegeven welke contacten beschikbaar zijn voor ouderenzorg. Het basisinstrument (1) wordt afgenomen bij een kwetsbare oudere met een GFI score van 4 of hoger. Z.n. worden de aanvulllende testen 1a t/m 8 afgenomen als er positief wordt gescoord in het basisinstrument en er wordt verwezen naar een aanvullende test. Gestructureerde medicatie anamnese (9) wordt afgenomen bij een kwetsbare ouderen met 6 of meer verschillende soorten medicatie in gebruik. Na afname van het basisinstrument (1) wordt de samenvatting basisinstrument (10) ingevuld en volgt hieruit het zorgbehandelplan (11) nadat de situatie is besproken in het grote MDO. Na het bespreken van de kwetsbare ouderen in het grote of kleine MDO wordt dit in het KIS verwerkt bij contact 13. Na elke visite aan de kwetsbare ouderen door de casemanager of contactoverleg met andere disciplines waarbij het zorgplan wordt geëvalueerd, wordt contact 14. ingevuld. Naam Zorgverlenertype 1. Basisinstrument Easycare (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 1a. OLD (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 1b. MMSE (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 1c. Klokkentest (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 2. Depressieschaal: GDS 15 (4) huisarts, praktijk-ondersteuner, psycholoog, eerstelijns psycholoog 3. Eenzaamheidsschaal (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 4. EDIZ (Ervaren Druk door Informele Zorg) (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 5. Valrisico: Get-up and go-test (2) praktijk-ondersteuner, huisarts 6. MNA-SF (Mini Nutritional Assessment - Short (2) praktijk-ondersteuner, huisarts Form) 7. Risico op afbreken zorg (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 8. Zelfstandigheidscore (2) praktijk-ondersteuner, huisarts 9. Gestructureerde medicatie anamnese (2) huisarts, praktijk-ondersteuner 10. Samenvatting basisinstrument (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, fysiotherapie in de geriatrie 20

21 Naam Zorgverlenertype 11. Zorgbehandelplan SFMPC (4) praktijk-ondersteuner, huisarts, geriater, fysiotherapie in de geriatrie 12. Farmacotherapeutisch overleg (4) apotheker, huisarts, geriater, internist 13. MDO groot/klein (4) huisarts, praktijk-ondersteuner, geriater, fysiotherapie in de geriatrie 14. Case management (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, diabetes-verpleegkundige 15. Advies van de geriater en verpleeghuisarts (3) geriater, huisarts, verpleeghuis arts GFI SNAQ 65+ Valrisicotest BasisZorgLijst PRAFAB (Protection, Frequency, Adjustment en Body Image) (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, wijkverpleegkundige (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, wijkverpleegkundige, diëtiste (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, wijkverpleegkundige, geriatrisch fysiotherapeut (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, wijkverpleegkundige, geriatrisch fysiotherapeut (3) praktijk-ondersteuner, huisarts, wijkverpleegkundige, geriatrisch fysiotherapeut 4.3 Contactenwizard U komt nu in de contactenwizard, hier kunt u het contact vormgeven. Een contact bestaat meestal uit een aantal voorgeselecteerde formulieren die verplicht, standaard geselecteerd of standaard getoond maar niet geselecteerd zijn. U heeft ook de mogelijkheid om een extra formulier toe te voegen aan het contact. Bijvoorbeeld wanneer u een kwartaalcontrole uitvoert bij de patiënt kunt u een voetcontrole toevoegen. Contact uitgevoerd voor: Geeft aan voor welk zorgprogramma u het contact uitvoert i.v.m. facturatie/rapportages Formulieren: Geeft aan welke formulieren gekoppeld zijn aan het contact Datum meetwaardenregistratie: Datum die de ingevulde meetwaarden meekrijgen Antwoorden overnemen uit vorig contact: Antwoorden van vorige keer dat het contact ingevuld is worden al voor-ingevuld 21

22 4.4 Formulier toevoegen aan een contact 4. Selecteer het gewenste formulier bij Nog een formulier toevoegen 5. Klik op het plus icoon 6. Het formulier is toegevoegd 7. U kunt zoveel formulieren toevoegen als u wilt aan het contactmoment. Ook tijdens het contact kunt u teruggaan naar deze pagina om nog een formulier toe te voegen. 8. Het formulier is toegevoegd als het vinkje voor het formulier is aangevinkt 4.5 SOEP invullen Op elke pagina in de contactenwizard is het mogelijk gemaakt om de SOEP in te vullen. U kunt de SOEP invullen door op SOEP rechts in het scherm te klikken. Een SOEP scherm klapt nu uit. Hetgeen wat hier getypt wordt is het verslag dat uiteindelijk naar de huisarts gestuurd zal worden. Op het scherm Terugrapportage heeft u nog de mogelijkheid deze SOEP tekst aan te passen. Tevens zullen hier de gegenereerde conclusies worden getoond. Deze zullen op de volgende manier toegevoegd worden aan de SOEP-regels: Wilt u deze regels niet mee sturen dan kunt u ze uitvinken. 4.6 Opties in het formulier In het formulier zitten een aantal iconen die het invullen van een formulier vergemakkelijken. De volgende iconen zijn te vinden in het formulier: De waarde die de vorige keer is ingevuld in het formulier wordt getoond in een mouse-over als u over dit icoon gaat. Klikt u op dit icoon dan zal er een berekening worden uitgevoerd. Let op dat de waarden waarmee wordt gerekend met punten moeten zijn opgedeeld i.p.v. komma s bijv

23 Gaat u over dit icoon dan zult u een hulptekst zien die wat zegt over de vraag die bij dit icoon hoort. Tonen van de laatste ingevulde waarde. Door te klikken op de twee dossiers kunnen de antwoorden worden overgenomen. Voor WCIA vragen zullen ook meetwaarden uit het HIS getoond worden als het dossier is opgehaald. 4.7 Tussentijds opslaan Om de gebruiksvriendelijkheid van het KIS te vergroten is het tussentijds opslaan ontwikkeld. Hierdoor wordt uw consult op de volgende momenten opgeslagen: Als u klikt op volgende om naar de volgende pagina te gaan Als u de melding krijgt dat u binnen 5 minuten wordt uitgelogd Als de applicatie crasht Als u weg navigeert van de contactenwizard Als u klikt op de knop tussentijds opslaan Heeft u tussentijds opgeslagen dan kunt u het contact op de volgende plekken terugvinden: 1 Contacten 2 Home Openstaande contacten 1. Gaat u weer naar contacten bij de patiënt waar u het contact tussentijds heeft opgeslagen dan komt u direct terug in het contact. Het kan zijn dat u tijdens uw consult gestoord bent en u een andere patiënt in het KIS heeft moeten openen. U kunt dan weer terug gaan naar de patiënt waar u mee bezig was door de patiënt opnieuw te zoeken en dan naar contacten te gaan. Maar u kunt ook het contact weer oppakken door naar HOME Openstaande contacten te gaan Klik op Home Klik op Openstaande contacten Klik op de regel van de patiënt waar het contact nog van open staat U komt weer in het contact waar u gebleven was 23

24 Let op wanneer een contact staat bij openstaande contacten is er nog geen terugkoppeling geweest naar het HIS of in het KIS. Andere zorgverleners zullen dus nog geen gegevens zien van het consult. Ook kunt u bij de patiënt geen andere contact uitvoeren indien het vorige contact nog open staat. 4.8 Een verkeerd contact geopend Heeft u een verkeerd contact geopend dan kunt u klikken op annuleren. Er zullen dan geen gegevens worden opgeslagen. 4.9 Conclusies/ bevindingen (Recht) Na het invullen van de vragen van het protocol/contact komt u in het scherm bevindingen. Hier worden de conclusies getoond die onder het submenu bevindingen worden weggeschreven. Dit is dus de informatie die u gaat delen met uw andere zorgverleners. Tevens kunt u hier aangeven of u de automatisch gegenereerde doorverwijzing wilt uitvoeren. Indien u verwijzing uitvinkt gaat u direct door naar de terugrapportage anders komt u in het scherm verwijzen (zie volgende paragraaf) Conclusie/bevindingen ouderenzorg In de onderstaande tabel wordt weergegeven wat terug te vinden is in het KIS na het invullen van een contact en waar dit dan komt te staan. De kopjes zijn te vinden onder de knop bevindingen. Naam Wat komt terug Waar komt het terug 1. Basisinstrument Adviezen Na invullen gegevens 1a. OLD 1b. MMSE 1c. Klokkentest 2. Depressieschaal: GDS Eenzaamheidsschaal Score + conclusie score Score + conclusie score Score + conclusie score Score + conclusie score Score + conclusie score Na invullen gegevens en onder kopje Psychisch functioneren Na invullen gegevens en onder kopje Psychisch functioneren Na invullen gegevens en onder kopje Psychisch functioneren Na invullen gegevens en onder kopje Psychisch functioneren Na invullen gegevens en onder kopje Psychisch functioneren 24

25 4. EDIZ (Ervaren Druk door Informele Zorg) 5. Valrisico: Get-up and go-test 6. MNA-SF (Mini Nutritional Assessment - Short Form) Score + advies Score + conclusie score Score + conclusie score Na invullen gegevens en onder kopje Mantelzorg Na invullen gegevens en onder kopje Somatisch lichamelijk Na invullen gegevens en onder kopje Somatisch lichamelijk 7. Risico op afbreken zorg Score + conclusie score Na invullen gegevens en onder kopje Zorg 8. Zelfstandigheidscore 9. Gestructureerde medicatie anamnese 10. Samenvatting basisinstrument 11. Zorgbehandelplan SFMPC 12. Farmacotherapeutisch overleg 13. MDO groot/klein 14. Case management 15. Advies van de geriater en verpleeghuisarts Score Alle ingevulde velden in contact Alle ingevulde velden in contact Alle ingevulde velden in contact Alle ingevulde velden in contact Besproken en actie + doorverwijzing Alle ingevulde velden in contact Alle ingevulde velden in contact Na invullen gegevens en onder kopje Activiteiten in het dagelijks leven Na invullen gegevens en onder kopje Polyfarmacie Na invullen gegevens en onder kopje Samenvatting basisinstrument Na invullen gegevens en onder kopje Zorgbehandelplan Na invullen gegevens en onder kopje Farmacotherapeutisch behandelplan Na invullen gegevens en onder kopje MDO Na invullen gegevens en onder kopje Case management Na invullen gegevens en onder kopje Terugkoppeling geriater/verpleeghuisarts De volgende adviezen komen terug uit het basisinstrument Vraag Antwoord Advies Bent u aangekomen/ afgevallen? Aangekomen of afgevallen Advies: Neem het aanvullend instrument 6. Voedingstoestand MNA-SF af 7.3 Voelt u zich eenzaam? Soms/Vaak Advies: Neemt het aanvullend instrument 3 af Is er een vermoeden dat de mantelzorger overbelast is? Had de patiënt problemen met het benoemen van zijn/haar persoonsgegevens? Ja Advies: Neem het aanvullend instrument 4. Belasting mantelzorg EDIZ af Ja Advies: Neem het aanvullend instrument 1. Cognitieve schalen (OLD, MMSE en Klokkentest) af 3.5 Bent u in de afgelopen twaalf maanden Eén keer of Twee Advies: Neem het aanvullend instrument 5. 25

26 gevallen? of meer keren Valrisico Get up an go af 7.7 Hebt u de laatste maand vaak last gehad van neerslachtigheid, depressieve gevoelens of een gevoel van hopeloosheid? Ja Advies: Neem het aanvullend instrument 2. Depressieschaal GDS 15 af Hebt u last van angst? Ja Advies: Neem het aanvullend instrument 2. Depressieschaal GDS 15 af 7.9 Maakt u zich zorgen over uw geheugen of hebt u last van vergeetachtigheid? Ja Advies: Neem het aanvullend instrument 1b. MMSE af 4.11 Doorverwijzing (Recht) Een doorverwijzing kan worden voorgesteld naar aanleiding van antwoorden. Of er een doorverwijzing wordt gegenereerd wordt bepaald door de zorggroep. Bij de vorige paragraaf is aangegeven hoe u de automatisch gegenereerde verwijzing kan negeren. Hoe een verwijzing gedaan moet worden zie paragraaf SOEP Vrije tekst kan worden teruggestuurd naar het HIS, dit gaat door middel van SOEP. De zorggroep bepaalt of bepaalde teksten n.a.v. het onderzoek al voor-ingevuld worden. U als zorgverlener kan altijd tekst toevoegen. (De informatie die u in de SOEP zet is uw terugkoppeling naar de huisarts, HOUD HET KORT!) 26

27 4.13 De ICPC waarmee teruggekoppeld wordt naar het HIS= P05 Onder de SOEP staat altijd aangegeven met welke ICPC code de informatie teruggeschreven wordt. Met welke ICPC code teruggeschreven wordt hangt af van het zorgprogramma. Wilt u terugschrijven met een andere ICPC code dan kunt u dit selecteren door de ICPC code te kiezen waar u mee wilt terugschrijven en te klikken op het vergrootglas Meetwaarden (Recht) De meetwaarden kunnen gemakkelijk aan het dossier van de patiënt in het HIS toegevoegd worden. U kunt nu kiezen of u alle meetwaarden, geen meetwaarden of een selectie van meetwaarden wilt terug sturen Contactsoort en rol (Recht) Aan een contact zit standaard een contactsoort gekoppeld. U kunt echter de contactsoort wijzigen. Op 27

28 de pagina terugrapportage ziet u een drop-down met contactsoort. 1. Selecteer de gewenste contactsoort 2. Vul uw rol in (Dit hoeft alleen als u meerdere rollen heeft binnen het KIS) 3. Klik op consult afronden 28

29 5. Menu bevindingen (Recht) Hier treft u de conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de consulten in het KIS. Dit zijn alle conclusies die door de verschillende disciplines zijn getrokken. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de stand van zaken rondom de patiënt. Niet alle gegevens die u invult tijdens de contacten komen hier terug. Alleen de conclusies die belangrijk zijn om te delen met andere zorgverleners. 1. Klik in het linker menu op Bevindingen 29

30 6. Menu Persoonsgegevens (Recht) Hier heeft u de mogelijkheid om patiëntgegevens aan te passen. 6.1 Naam, adres en woonplaats gegevens aanpassen Naam, adres en woonplaats gegevens worden niet automatisch geüpdatet. Indien een patiënt is verhuisd zal dit handmatig moeten worden veranderd. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wilt aanpassen 2. Klik in het menu op Persoonsgegevens 3. Voer de correcte gegevens in 4. Klik op opslaan 6.2 Patiënt uit het zorgprogramma uitschrijven Door een einddatum in te voeren en een uitschrijfreden aan te geven kunt u een patiënt uitschrijven. De patiënt blijft nog wel te vinden, maar het dossier zal gedeactiveerd worden. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wil aanpassen 2. Klik in het submenu op Persoonsgegevens 3. Klik op het potlood bij het desbetreffende zorgprogramma om de regel te bewerken. Er verschijnt een pop-up. 4. Verander de status van Actief in Gestopt 5. Voer een Einddatum in 6. Kies een status toelichting bijv. overleden 7. Klik op de knop Opslaan 30

31 6.3 Gekoppelde huisarts veranderen Wanneer de patiënt van huisarts verandert, maar in de ketenzorg blijft, kunt u de huisarts wijzigen. Dit doet u door de huisartskoppeling te veranderen. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wilt aanpassen 2. Klik in het menu op Persoonsgegevens 3. Klik op Bewerk 4. Selecteer de gewenste huisarts 5. Klik op opslaan 6. U krijgt de volgende melding 6.4 Casemanager instellen 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wilt aanpassen 2. Klik in het menu op Persoonsgegevens 3. Klik op bewerk 31

32 4. Zoek de zorgverlener die casemanager is 5. Klik op opslaan 6.5 Deelname aan patiëntportaal Op de pagina persoonsgegevens kunt u ook aangeven of een patiënt wil deelnemen aan het patiëntportaal. 32

33 7. Menu Medicatie (Recht) Op dit scherm vindt u meer informatie omtrent de medicatie. Niet alleen de meest actuele medicatie wordt getoond zoals op het dossieroverzicht (Hoofdstuk 3), maar ook de medicatie historie, de allergieën en contra-indicaties worden getoond. Als u klikt op de medicatie klapt uit wie de verstrekker van het medicijn was. U kunt klikken op extra informatie waarna u wordt doorgelinkt naar het farmacotherapeutisch kompas. 33

34 8. Signaallijst en Rapportages (Recht) Dit recht geeft u toestemming om te kijken hoe uw praktijk ervoor staat. U kunt een overzicht krijgen van de vulling van de indicatoren en een overzicht van de gezondheidstoestand van uw praktijkpopulatie. Let op deze waarden zijn niet actueel, de gegevens worden periodiek ververst. Indien u over de meest recente gegevens wilt beschikken kunt u contact opnemen met de Protopics Helpdesk. Dit proces duurt enige tijd, afhankelijk van de grootte van de praktijk of zorggroep. Als u gebruikt maakt van de rapportages van Protopics adviseren we u om ook goed te letten op de kolom OZIS, indien hier een kruisje staat zal deze patiënt niet worden meegenomen in de rapportages. 8.1 Signaallijst: Overzicht van de laatste controles (Recht) In de signaallijst staan de volgende gegevens voor diabetes: NAW van de patiënt T90.2: is er een T90.2 episode aanwezig? OZIS: is er een OZIS dossier ooit opgehaald? Hoofdbehandelaar: wie is de hoofdbehandelaar van de patiënt (ha, specialist)? DC: wanneer was de laatste driemaandelijkse controle? JC: wanneer was de laatste jaarcontrole? FC: wanneer was de laatste funduscontrole? Voor de vorige zorgprogramma s worden ICPC s en de hoofdbehandelaar getoond die ingesteld zijn voor het zorgprogramma. Indien een veld leeg is, is dit een signaal dat er gegevens missen. U kunt direct naar het dossier van de patiënt door op het dossier icoontje te klikken (eerste kolom). Ook kan van de signaallijst een export naar Excel gemaakt worden. 34

35 1. Klik op Home (hoofdmenu) 2. Klik op Signaallijst 3. Kies een zorggroep 4. Kies een zorgprogramma 5. Kies een organisatie 8.2 Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden (Recht) Deze data kan gebruikt worden ten behoeve van een benchmark of voor rapportage aan de zorgverzekeraar. Er kunnen rapportages gemaakt worden die inzicht geven in de registratie van meetwaarden en rapportages die inzicht geven in de gezondheid status van de patiëntpopulatie Rapportage patiënt datums Op het patiënt data scherm kunt u een overzicht krijgen van de datum van de ingevulde meetwaarden bij patiëntpopulatie. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar excel. Of de kolom BSN en Naam worden getoond hangt af of u het recht bezit om dit in te zien. Door op de pijltjes naast de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden. Klik op de knop Exporteren excel om het overzicht in excel te genereren Rapportage patiënt waarden Op het patiënt waarden scherm worden i.p.v. de datums, zoals bij het patiënt data scherm, de ingevulde waarden getoond. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar excel. Of de kolommen BSN en Naam worden getoond hangt af of u het recht bezit om dit in te zien. Door op de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden. 35

36 9. Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken De contactlijst kan een lijst genereren van de door u afgenomen onderzoeken in een geselecteerde periode. Hierdoor kunt u zien wat u de vorige keer heeft ingevuld. 1. Vul bij Van een begindatum in 2. Vul bij Tot een einddatum in 3. Klik op Toon lijst 4. Klik op een gewenst onderzoek om de ingevulde gegevens en vervolg acties te zien 5. Tevens kunt u dit afdrukken voor uw eigen registratie of om aan de patiënt mee te geven 36

37 10. Openstaande contacten Het kan zijn dat u tijdens uw consult gestoord bent en u een andere patiënt in het KIS heeft moeten openen. U kunt dan weer terug gaan naar de patiënt waar u mee bezig was door de patiënt opnieuw te zoeken en dan naar contacten te gaan. Maar u kunt ook het contact weer oppakken door naar HOME Openstaande contacten te gaan Klik op Home Klik op Openstaande contacten Klik op de regel van de patiënt waar het contact nog van open staat U komt weer in het contact waar u gebleven was 37

38 11. Wat te doen bij foutmeldingen Het is belangrijk voor software leveranciers om foutmeldingen te ontvangen. Hierdoor kunnen ze het product stabieler maken wat het gebruik verbetert. U kunt altijd mailen naar meldingen@protopics.nl De meest voorkomende foutmeldingen en de actie die hierop moet volgen worden hieronder besproken Errors Krijgt u een error, mail dan direct naar meldingen@protopics.nl. Vermeld hetgeen wat u aan het doen was in de mail. Indien een error id krijgt drukt u op versturen en dan zal de fout ook worden opgepakt. Belemmert de error uw primaire werkproces dan zal de error direct opgepakt moeten worden Praktijk heeft geen edi-mailadres Om MEDLAB en MEDVRY berichten te kunnen versturen moet er een edi-mailadres bekend zijn van de praktijk. Indien dit niet ingesteld is zullen er geen gegevens in het HIS terecht komen. Krijgt u deze melding geef dan het edi-mail adres door aan uw zorggroepbeheerder. Dit is meestal een lifeline of uzorg adres. Weet u het adres niet, maak het dan wel bekend in uw zorggroep zodat hier actie op ondernomen kan worden Dossier niet compleet Krijgt u het volgende icoon te zien na het openen van een patiënt, dan was het niet mogelijk om het dossier van de patiënt op te halen uit het HIS. Hierdoor kan er geen actuele medicatie getoond worden en zullen niet de meest recente meetwaarden worden weergegeven. Maakt u gebruik van OZIS-communicatie dan wordt dit niet automatisch teruggeschreven naar het HIS, maar zal er een MEDLAB en MEDVRY verstuurd worden. Komt het vaker voor dat de dossiers niet binnen komen meldt dit dan bij de zorggroep of bij Protopics (meldingen@protopics.nl). Geef hierbij aan bij welke patiënt u het dossier niet binnen kreeg en rond welk tijdstip dit was. Zie ook bijlage 1 voor de verschillende foutmeldingen indien het dossier niet compleet is. 38

39 Bijlage 1 Dossier ontvangen Geen OZIS status beschikbaar Het KIS zal binnen enkele seconden een verzoek naar het HIS verzonden om het patiëntdossier op te halen. Dossier verzoek verzonden Er is een verzoek verzonden naar het HIS om het patiëntdossier terug te sturen. Het KIS wacht op antwoord. Fout bij aanvragen van dossier. Geen OZIS dossier ontvangen binnen 240 seconden. Binnen 240 seconden heeft het HIS niet geantwoord op het verzoek om een patiëntdossier terug te sturen. De gegevens zullen nu middels MEDLAB en MEDVRY teruggekoppeld worden indien het EDI-mailadres gevuld is. U ziet niet de meest recente meetwaarden! Fout bij aanvragen van dossier. OZIS info niet beschikbaar: De geselecteerde patiënt kan niet meer gevonden worden in de LDAP Protopics ELS. Er kan geen actuele informatie worden opgehaald. Mogelijk is de patiënt verhuisd. De patiënt staat niet op de LDAP. Controleer of de patiënt niet op passant staat in het HIS of overleden is. Komt dit veel voor bij uw patiënten neem dan contact op met uw his-leverancier en vraag om een nieuwe inspoel van patiënten op de LDAP. Tevens kunt u kijken of er wel een LDAP koppeling is. Ga naar persoonsgegevens en klik op koppel LDAP. Het KIS zoekt de patiënt nu op de LDAP. Indien de patiënt gevonden wordt kan het dossier opnieuw opgehaald worden. 39