Topicus Zorg. Topicus KIS. Gebruikershandleiding voor huisarts en praktijkondersteuner

Transcriptie

1 Topicus Zorg Topicus KIS Gebruikershandleiding voor huisarts en praktijkondersteuner Topicus Zorg, maart 2016

2 Inhoudsopgave Inleiding Inloggen in het KIS Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO) Medicom MicroHIS Promedico ASP Inloggen via het Zorgportaal Inloggen met de Digipass Inloggen met de UZI- pas Inloggen met de Mydigipass Patiënten Patiënt zoeken Patiënt toevoegen Dossieroverzicht Patiëntenpaspoort Verwijzen vanuit patiëntenpaspoort Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien Dossierstatussen Contra-indicaties Gerelateerde episoden Actuele Medicatie Aandachtsgebieden Tijdlijn Individueel Zorgplan: actieve doelen Meetwaarden op het dossieroverzicht Zorgnetwerk Persoonsgegevens Naam, adres en woonplaats aanpassen Zorgprogramma Patiënt inschrijven voor een zorgprogramma Patiënt uitschrijven voor een zorgprogramma Inactieve patiënt heractiveren

3 4.2.4 Historie van status bekijken Gekoppelde huisarts veranderen Te verhuizen: nieuwe huisarts (nog) onbekend Te verhuizen: huisarts bekend Verhuisd Casemanager instellen Deelname aan het ZWIP Deelname aan het patiëntportaal Protocollen Een protocol uitvoeren Protocollenwizard SOEP invullen Opties in het formulier Wisselen tussen pagina s Tussentijds opslaan Afronden Verplichte en semi-verplichte vragen SOEP-registratie Contactsoort en rol selectie Meetwaarden Doorverwijzing vanuit protocol Verzenden van verwijzing Ontvangen van verwijzing Vrij protocol starten Patiëntkeuzeprogramma Bevindingen Meetwaarden & Spirometrie Meetwaarden Spirometrie Spirometrie uitvoeren Nieuw spirometrie onderzoek Individueel Zorgplan Aandachtsgebieden Doelen

4 8.2.1 Nieuw doel opstellen Activiteit toevoegen Evalueren en sluiten van de doelen Medicatie Voorlichting Voorlichting registreren & klaarzetten Samenvatting Signaallijst en Rapportages Signaallijst: Overzicht van de laatste controles Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden Rapportage patiënt datums Rapportage patiënt waarden Rapportages Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken Openstaande protocollen Verwijzingendashboard Declaratiedashboard Meldingen Foutmeldingen Errors Praktijk heeft geen edi-mailadres Dossier niet compleet Versiebeheer Versie Datum Opmerking Handleiding voor Topicus KIS 5.11 voor Huisarts en POH, grotendeels overgenomen uit de algemene KIS Handleiding (versie 1.2) Aanpassing Ontvanger van de doorverwijzing Wijziging zoeken patiënt (vs. 5.12) Wijziging uitvoeren protocol, zorgprogrammastatus en spirometriesoftware (vs. 5.13) Opname wijzigingen t/m versie en andere updates. 4

5 Inleiding In deze handleiding specifiek voor huisartsen en praktijkondersteuners wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende onderdelen binnen Topicus KIS kunt gebruiken. Het kan zijn dat specifieke onderdelen van het KIS niet voor u van toepassing zijn omdat onderdelen verschillen per gebruiker en zorggroep. 5

6 1. Inloggen in het KIS Er zijn twee mogelijkheden om in te loggen in Topicus KIS, namelijk via het Zorgportaal van Topicus of via een rechtstreekse verbinding (SSO) met uw EPD/HIS. 1.1 Rechtstreekse verbinding vanuit EPD/HIS (SSO) Als u inlogt in Topicus KIS via een rechtstreekse verbinding vanuit uw EPD/HIS, bent u direct ingelogd in Topicus KIS. U logt rechtstreeks in via het Zorgportaal in Topicus KIS. Klik eventueel op het tabje Topicus KIS. Inloggen via SSO is mogelijk voor Medicom, Microhis en Promedico ASP. Soms dient u contact op te nemen met Topicus Zorg, bereikbaar via Medicom Neem contact op met Topicus voor de exacte gebruikersnaam en het wachtwoord zoals deze binnen het zorgportaal zijn opgezet. Wanneer u deze informatie heeft kunt u de configuratie binnen Medicom afronden. Hiervoor heeft u (of een collega) beheerrechten nodig binnen Medicom. 1. Log als beheerder in op Medicom 2. Ga links boven in naar praktijkbeheer 3. Dan naar onderhoud instellingen 4. Vervolgens ziet u een drop down box kies hier Externe toegang 5. U zult nu aan de linker kant de praktijk naam zien. klik hierop om deze te openen. 6. Zoek vervolgens de betreffende medewerker op 7. Zodra u de medewerker aan klikt, ziet u rechts in beeld een link van zorgportaal staan met daarin een ser en password blok 8. Voer hier de account gegevens in die u van Topicus ontvangen heeft. 9. De configuratie is nu klaar. Als de medewerker opnieuw inlogt zal hij/zij de beschikking hebben over de externe toepassing knop MicroHIS De MicroHIS SSO-knop werkt automatisch op basis van AGB-code en/of UZI-nummer. Mochten deze niet aanwezig zijn, dan kunt u contact opnemen met Topicus voor uw zorgportaal-id Promedico ASP Neem contact op met Topicus voor het exactezorgportaal-id, dat u nodig heeft om vanuit Promedico- ASP verbinding te maken met het zorgportaal. Wanneer u deze informatie heeft kunt u de configuratie binnen Promedico-ASP afronden. Hiervoor heeft u (of een collega) beheerrechten nodig binnen Promedico-ASP. 1. Klik linksboven op het Promedico-logo 2. Ga naar onderhoud 3. Kies hier voor onderhoud medewerkers 4. Selecteer de betreffende medewerker 5. Onder het AGB code veld staat Zorgportaal ID, vul hier het Zorgportaal-ID in dat u van Topicus heeft ontvangen. 6

7 1.2 Inloggen via het Zorgportaal Topicus KIS maakt gebruik van het Zorgportaal om een veilige omgeving te creëren en te waarborgen. Het zorgportaal is toegankelijk via Vanuit het Zorgportaal kunt u op een drietal verschillende manieren veilig inloggen: - UZI-pas login; - Digipass login; en - Mydigipass.com login Inloggen met de Digipass 1. Ga naar 2. Klik met de linkermuisknop op Digipass 3. Zet de digipass aan Dit doet u door op het driehoekje rechtsonderaan uw digipass te drukken 4. Voer eerst uw persoonlijke pincode in op de digipass. Indien u voor het eerst inlogt met uw digipass voer de pincode 3439 of in Hij vraagt nu om 2x uw (zelfbedachte) persoonlijke pincode in te voeren 5. Voer uw gebruikersnaam in (in het zorgportaal) 6. Voer de Challenge in door deze op uw digipass in te toetsen 7

8 De challenge is een 4-cijferige code die door het zorgportaal wordt getoond en is altijd anders. 7. Voer de 7 cijferige Response in (in het zorgportaal) 8. Klik met de linkermuisknop op Inloggen 9. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS Let op: indien u 5 keer de verkeerde pincode opgeeft zal de digipass blokkeren. Via de helpdesk van Topicus ( ) kunt u de digipass deblokkeren. Hiervoor heeft u de code achterop de digipass nodig Inloggen met de UZI- pas Voor deze functie heeft u Safesign-software nodig. Hiervoor gaat u naar en kiest u rechtsonderin Installeren software. Hier kunt u de software en de handleiding downloaden. 1. Voer de UZI pas in de houder 2. Ga naar 3. Klik op UZI-Pas 4. Wacht tot het groene lampje niet meer knippert. 5. Het certificaat wordt getoond. Selecteer uw naam. 6. Voer uw eigen pincode in 7. Het zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS Inloggen met de Mydigipass Voor deze functie dient u een MyDigipass-account te hebben dat gekoppeld is aan uw zorgportaal. 1. Ga naar 2. Klik op MyDigipass 8

9 3. Er wordt een nieuw venster geopend. Rechtsbovenin kunt u de aanmeldvorm kiezen. 4. Maakt u gebruik van de MydigipassApp op uw mobiel/tablet: 4.1 Klik op Smartphone of Tablet. 4.2 Voer uw code in op de app op uw mobiel/tablet. 4.3 Scan met de camera van uw mobiel/tablet de QR-code. (Indien u niet over een camera beschikt kunt u kiezen voor een One-Time Password.) 4.4 U krijgt een bevestiging in uw scherm dat er een eenmalig wachwoord is verstuurd. U kunt nu direct verder op uw pc; u bent ingelogd. 5. Maakt u gebruik van de Hardware token: 5.1 Kies voor Hardware token 5.2 Vul uw adres in. 5.3 Zet uw token aan. 5.4 Vul bij Eenmalig wachtwoord de code in die op het scherm van uw token verschijnt en klik op Aanmelden. 6. Het Zorgportaal wordt geopend, kies het tabje Topicus KIS. 9

10 2. Patiënten U kunt alleen patiënten zoeken die ingeschreven zijn bij de praktijk waar u werkzaam bent. Bent u werkzaam in meerdere praktijken, dan kunt u alleen op de patiënten zoeken voor de praktijk waarvoor u bent ingelogd. 2.1 Patiënt zoeken 1. Klik op Patienten 2. U komt in het volgende scherm: 3. U kunt nu uw gewenste zoektermen invoeren. 4. Klik op Zoeken 5. U komt in het volgende scherm: In dit vak worden de patiënten getoond die voldoen aan de zoekcriteria en bekend zijn binnen het KIS. 2.2 Patiënt toevoegen Op de pagina waar u ook naar patiënten zoekt zult u de volgende knop zien: 1. Klik op deze knop 2. U komt in het volgende scherm: 10

11 3. Vul de primaire gegevens van de patiënt in. Let op: De BSN dient direct ingevuld te worden, zodat zeker is dat de patiënt niet dubbel in de zorggroep komt te staan. 4. Klik op Bewerk om de patiënt aan de juiste huisarts te koppelen en zoek vervolgens de huisarts bij wie de patiënt is ingeschreven en voeg deze toe en 5. Vink het zorgprogramma aan waaraan de patiënt deelneemt. 6. Klik op Verder. 7. Vul de personalia en adresgegevens van de patiënt in. 8. Klik op Opslaan. 11

12 3. Dossieroverzicht Als u een dossier van een patiënt hebt geopend ziet u het dossieroverzicht van de patiënt. In dit overzicht staat alle relevante informatie rondom te patiënt. Zo kunt u de geregistreerde meetwaarden inzien, het paspoort van de patiënt, aandachtsgebieden, Individueel Zorgplan en het zorgnetwerk. In dit hoofdstuk zullen wij deze onderdelen stap voor stap behandelen. 3.1 Patiëntenpaspoort In het paspoort van de patiënt is een aantal gegevens inzichtelijk omtrent een patiënt. Vanuit het paspoort kunt u bijvoorbeeld direct verwijzen, patiëntgegevens afdrukken of de dossierstatus inzien. NAW-gegevens COV, BSN, WID controle Verwijzen Patiëntgegevens afdrukken Actieve zorgprogramma s / dossier status Contra-indicaties Gerelateerde episoden Actuele medicatie 12

13 3.1.1 Verwijzen vanuit patiëntenpaspoort Er kan worden verwezen vanuit het patiëntenpaspoort. Deze knop zal doorsturen naar een of meerdere verwijsprotocollen. Zie hiervoor 5.8 Doorverwijzing vanuit protocol Actieve zorgprogramma s / dossier status inzien In het paspoort zijn de actieve zorgprogramma s van een patiënt inzichtelijk. U kunt op zorgprogramma filteren door het vinkje aan of uit te vinken. Tevens kunt u de voortgang van het ophalen van de gegevens inzien per zorgprogramma. Tijdens het ophalen van het dossier ziet u twee pijltjes die ronddraaien. Zorgprogramma weergeven Actieve zorgprogramma s Het dossier wordt gezocht/ opgehaald bij het HIS Dossierstatussen Dossier ontvangen. Dossierverzoek verzonden. Er is een verzoek verzonden naar het HIS om het patiëntdossier op te halen. Het KIS wacht op antwoord. Fout bij aanvragen van dossier. Een dossier kan om verschillende redenen niet binnenkomen. De gegevens zullen nu middels MEDLAB en MEDVRY teruggekoppeld worden indien het EDI-mailadres gevuld is. U ziet, in het KIS, mogelijk niet de meest recente meetwaarden! Controleer de gegevens van de patiënt in zowel het KIS als het HIS voor correcte OZIS-koppeling. Indien het dossier is opgehaald zal er een groen vinkje verschijnen. Kan er geen koppeling gelegd worden dan verschijnt er een rood kruis. De status van het dossier bepaalt wat er inzichtelijk is in het dossier Contra-indicaties Onder de kop contra-indicaties zijn de relevante contra-indicaties van een patiënt in te zien. 13

14 3.1.5 Gerelateerde episoden Onder de kop gerelateerde episoden is te zien welke ICPC-codes aanwezig zijn voor de patiënt. Niet alle gerelateerde episoden worden getoond, maar een door de zorggroep bepaalde selectie Actuele Medicatie Onder actuele medicatie vindt u de actuele medicatie terug die wordt opgehaald uit het HIS. Onder actuele medicatie wordt de medicatie van de laatste 100 dagen gerekend en de medicatie voor chronisch gebruik. Door op FK te klikken kunt u snel naar het farmaceutisch kompas gaan voor het betreffende medicament. 3.2 Aandachtsgebieden Op het dossieroverzicht kunt u relevante aandachtsgebieden (voorheen risicogebieden) inzien. Deze bieden een snel overzicht hoe het gaat met de patiënt. Aandachtsgebieden worden gekoppeld aan NHG-meetwaarden. Tevens kunnen ze gekoppeld worden aan het Individueel Zorgplan van de patiënt. 14

15 3.3 Tijdlijn Op het dossieroverzicht worden de laatste protocollen op chronologische volgorde weergegeven; dit zijn de Journaalregels. Ook de SOEP-regels behorend bij de protocol zijn erbij vermeld. Protocoltitel Zorgverlener Datum Zorgprogramma 3.4 Individueel Zorgplan: actieve doelen Indien men in de zorggroep werkt met een Individueel Zorgplan (IZP, Hoofdstuk 8) worden de actieve doelen direct op het dossieroverzicht getoond. 3.5 Meetwaarden op het dossieroverzicht Relevante meetwaarden worden op het dossieroverzicht getoond. Iedere zorgverlener ziet uitsluitend meetwaarden die voor hem of haar relevant zijn. De zorggroep bepaalt wat wel of niet relevant is. Indien u met de muis over het Historie icoon gaat, worden historische meetwaarden getoond. 15

16 3.6 Zorgnetwerk Het zorgnetwerk laat zien welke zorgverleners betrokken zijn bij de zorg van de patiënt. Tevens toont het de laatste activiteit van de betrokken zorgverleners. Een zorgverlener naar wie verwezen is komt automatisch in het zorgnetwerk te staan. Hoe een casemanager toegevoegd kan worden wordt uitgelegd in 4.4 Casemanager instellen. - Zowel de naam als de praktijk van de medeweker, indien gekozen, wordt getoond. - Vanuit het zorgnetwerk is het nu, indien toegestaan, ook mogelijk een verwijzing te sluiten. - Verwijzingen die langer dan twee maanden zijn geëindigd worden niet meer getoond in het zorgnetwerk. 16

17 4. Persoonsgegevens Als u een dossier van een patiënt heeft geopend in KIS, heeft u tevens de mogelijkheid om persoonsgegevens aan te passen. U vind het tabje Persoonsgegevens in het linkermenu. 4.1 Naam, adres en woonplaats aanpassen Naam-, adres- en woonplaatsgegevens worden niet automatisch geüpdatet. Indien een patiënt is verhuisd zal dit handmatig moeten worden aangepast. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wilt aanpassen 2. Klik in het linkermenu op Persoonsgegevens 3. Klik vervolgens in het menu op Personalia 4. Voer de juiste gegevens in. 5. Klik op BSN controleren of WID Controleren om de gegevens te verifiëren. 17

18 6. Klik in het linkermenu op Contactgegevens. 7. Voer de juiste gegevens in. Let op dat er subtabs zijn waarin correspondentie- en factuuradres kunnen worden gewijzigd. Klik vervolgens op Opslaan. 4.2 Zorgprogramma Patiënt inschrijven voor een zorgprogramma U kunt meerdere zorgprogrammma s toevoegen aan een patiënt. 1. Zoek de patiënt bij wie u de gegevens wil aanpassen. 2. Klik in het linkermenu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linkermenu op Zorggegevens. 4. Klik op Toevoegen om een zorgprogramma toe te voegen. 5. Voeg vervolgens het zorgprogramma toe waaraan de patiënt deelneemt. Klik op toevoegen om het juiste zorgprogramma te selecteren Patiënt uitschrijven voor een zorgprogramma Als een patiënt niet meer in de keten deelneemt, zal de patiënt geïnactiveerd moeten worden in het KIS. 1. Ga vanuit het linkermenu naar Persoonsgegevens 2. Klik vervolgens in het linkermenu op Zorggegevens 3. Klik op Stop zorgprogramma : 4. Vul een einddatum in en kies een statustoelichting. 5. Klik op de knop Opslaan 18

19 Een wijziging in de zorgprogrammastatus die vandaag is uitgevoerd, kan weer hersteld worden. Het terugdraaien van de laatste statusaanpassing kan alleen op de dag zelf gedaan worden. De volgende dag kunt u, net zoals nu al mogelijk is, een nieuwe zorgprogrammastatus toevoegen. Let op, bij het stoppen van een zorgprogramma worden ook alle openstaande verwijzingen die bij dit zorgprogramma horen na twee maanden automatisch gesloten Inactieve patiënt heractiveren Als de patiënt weer terugkomt uit de tweede lijn kunt u de (inactieve) patiënt heractiveren. 1. Ga vanuit het linkermenu naar persoonsgegevens 2. Klik vervolgens in het linkermenu op Zorggegevens 3. Selecteer Activeer zorgprogramma : 4. Kies een datum en een toelichting voor de wijziging in de zorgprogrammastatus. 19

20 4.2.4 Historie van status bekijken Per zorgprogramma kunt u de historie van de status bekijken. Door op de regel te klikken wordt de historie opengeklapt. Door de cursor over de historieregel te bewegen, wordt de aanmaakdatum zichtbaar, de datum dat de status is aangepast. Een aanpassing in de zorgprogramma-status die pas ingaat in de toekomst, kan niet overschreven worden. Om toch een wijziging te maken, verwijdert u eerst deze toekomstige statusaanpassing door op het prullenbakje te klikken. 4.3 Gekoppelde huisarts veranderen NB Patiënten die naar een huisarts buiten de zorggroep verhuizen, dienen uitgeschreven te worden bij de oude praktijk door het zorgprogramma te stoppen. De nieuwe praktijk maakt de patiënt nieuw aan Te verhuizen: nieuwe huisarts (nog) onbekend Indien de patiënt is afgemeld voor het zorgprogramma, maar de praktijk niet weet naar welke huisarts de patiënt is verhuisd. 20

21 - De oude praktijk stopt het zorgprogramma met als reden Verhuisd. De patiënt blijft inactief gekoppeld aan deze huisarts. Stop zorgprogramma s - De patiënt kan alleen nog gevonden worden als Toon ook patiënten met inactief zorgprogramma aangevinkt is Te verhuizen: huisarts bekend Indien de patiënt is afgemeld voor het zorgprogramma bij de oude huisarts en de nieuwe huisarts bekend is. - De nieuwe praktijk neemt contact op met de vorige praktijk. - De oude praktijk zoekt de patiënt op. Indien 1a. is uitgevoerd, zoekt hij onder Toon ook patiënten met inactief zorgprogramma. - Vink zoekfunctie aan - De vorige praktijk gaat naar de zorggegevens van de patiënt. Ga naar Zorggegevens Ga naar Persoonsgegevens 21

22 - De vorige praktijk kijkt of er nog actieve zorgprogramma( s) zijn Stop zorgprogramma s - De vorige praktijk gaat naar Arts Klik op Bewerk Zoek en selecteer de nieuwe arts - De patiënt is nu overgezet naar de nieuwe huisarts; de nieuwe praktijk kan de patiënt nu vinden in het KIS Verhuisd Zodra de patiënt is verhuisd naar de nieuwe huisarts. - De nieuw praktijk zoekt de patiënt ook weer op met Toon ook patiënten met inactief zorgprogramma aangevinkt. Vink zoekfunctie aan - De nieuwe praktijk controleert de NAW-gegevens in het KIS bij Persoonsgegevens. - De nieuwe praktijk meldt de patiënt weer aan voor zorgprogramma( s) bij Zorggegevens. 4.4 Casemanager instellen KIS biedt de mogelijkheid om een zorgverlener die betrokken is bij een patiënt aan te wijzen als casemanager. Wel moet dit vanuit de zorggroep aangeboden zijn. De casemanager is onderdeel van het zorgnetwerk van de patiënt en kan de regie voeren over de zorg en betrokken zorgverleners. 1. Zoek de patiënt op bij wie u de casemanager wilt instellen. 2. Klik in het linkermenu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linkermenu op Zorggegevens. 4. Klik op Bewerk bij het kopje Casemanager om de casemanager in te stellen. 22

23 5. Selecteer de gewenste zorgverlener. 6. Klik op Opslaan. 4.5 Deelname aan het ZWIP KIS biedt de mogelijkheid om een patiënt aan te melden voor het ZWIP. Het hangt af van uw zorggroep of dit mogelijk is. 1. Zoek de patiënt op die u wilt aanmelden voor het ZWIP. 2. Klik in het linkermenu op Persoonsgegevens. 3. Klik in het linkermenu op Opties. 4. Klik op Aanmelden om de patiënt aan te melden voor het ZWIP. 5. De patiënt is nu terug te vinden in het ZWIP onder Patiënt importeren. 4.6 Deelname aan het patiëntportaal KIS biedt de mogelijkheid om een patiënt aan te melden voor het patiëntportaal. Het hangt af van uw zorggroep of dit mogelijk is. 1. Zoek de patiënt op die u wilt aanmelden voor het patiëntportaal. 2. Klik in het patiëntenpaspoort aan de rechterkant op Aanmelden bij patiëntenportaal. 3. U krijgt de gebruikersnaam en patiënt gegevens te zien. Klik hieronder op Aanmelden. 4. U krijgt een scherm met de inloggegevens van het patiëntportaal, deze gegevens kunt u afdrukken en aan de patiënt meegeven. 5. Als de patiënt voor het eerst inlogt in het patiëntportaal, moet de patiënt zijn wachtwoord wijzigen. 23

24 5. Protocollen Een protocol (ook wel: contact) voert u uit op het moment waarop u de patiënt ziet. Tijdens het uitvoeren van een protocol kunt u meerdere formulieren bij een patiënt afnemen. Er zijn standaard protocollen waar aanvullende formulieren aan toegevoegd kunnen worden. Welke protocollen voor u als zorgverlener beschikbaar zijn hangt af van welke rollen daaraan gekoppeld zijn. Daarnaast zijn er per zorgprogramma verschillende protocollen beschikbaar. De getoonde protocollen hangen dus af van uw rol en voor welke zorgprogramma s de patiënt in de keten zit. De mogelijkheid bestaat ook om zelf direct een protocol samen te stellen door zelf formulieren te kiezen (een Vrij protocol). 5.1 Een protocol uitvoeren 1. Klik in het linkermenu op Protocollen 2. Het onderstaande scherm wordt geopend Hier is te zien welke contacten beschikbaar zijn (in dit geval 5 vooraf gedefinieerde protocollen). Daarnaast is ook te zien of er eerdere consulten zijn uitgevoerd (Historische protocollen). Voor welk zorgprogramma de protocollen beschikbaar zijn is te zien achter het contact. Tevens zijn historische contacten terug te zien door te klikken op het desbetreffende afgeronde historische protocol. 3. Klik op de regel van het uit te voeren protocol om het protocol te openen, u komt nu in de protocollenwizard (zie hoofdstuk 5.2). 24

25 5.2 Protocollenwizard U komt nu in de protocollenwizard, hier kunt u het protocol vormgeven. Een protocol bestaat meestal uit een aantal voorgeselecteerde formulieren die verplicht, standaard geselecteerd of standaard getoond maar niet geselecteerd zijn. U heeft ook de mogelijkheid om een extra formulier toe te voegen aan het protocol, bijvoorbeeld als u aanvullend onderzoek verricht en deze wilt registreren. Protocol uitgevoerd voor: Geeft aan voor welk zorgprogramma u het protocol uitvoert i.v.m. facturatie/rapportages Formulieren: vink de formulieren aan of uit die u wel of niet wilt uitvoeren. Voeg eventueel extra formulieren toe aan het uit te voeren protocol. Hiervoor 1. klikt u op Nog een formulier toevoegen ; 2. selecteert het juiste formulier; en 3. klikt op Toevoegen Datum meetwaardenregistratie: Datum die de ingevulde meetwaarden meekrijgen Antwoorden overnemen uit vorig protocol: Antwoorden van vorige keer dat het protocol ingevuld is worden al voor-ingevuld 5.3 SOEP invullen Op elke pagina in de wizard is het mogelijk gemaakt om de SOEP in te vullen. U kunt de SOEP invullen door op SOEP rechts in het scherm te klikken. Een SOEP scherm klapt nu uit. Hetgeen wat hier getypt wordt zal als verslag richting de huisarts (HIS) teruggekoppeld worden. Op het scherm terugrapportage (einde van een protocol) heeft u nog de mogelijkheid deze SOEP tekst aan te passen. Tevens zullen hier de gegenereerde conclusies worden getoond. 25

26 5.4 Opties in het formulier In het formulier zitten een aantal iconen die het invullen van een formulier vergemakkelijken. De volgende iconen zijn te vinden in het formulier: De waarde die de vorige keer is ingevuld in het formulier wordt getoond in een mouse-over als u over dit icoon gaat. Gaat u over dit icoon dan zult u een hulptekst zien die wat zegt over de vraag die bij dit icoon hoort. Klikt u op dit icoon dan zal er een berekening worden uitgevoerd. Let op dat de waarden waarmee wordt gerekend met punten moeten zijn opgedeeld i.p.v. komma s bijv Tonen van de laatste ingevulde waarde. Door te klikken op de twee dossiers kunnen de antwoorden worden overgenomen. Voor WCIA vragen zullen ook meetwaarden uit het HIS getoond worden als het dossier is opgehaald. 5.5 Wisselen tussen pagina s Door met de cursor op een ander onderdeel in de overzichtsbalk te gaan staan, wordt de naam van het betreffende formulier zichtbaar. In het protocol kunt u wisselen tussen de pagina s. Dit kan door onderaan op vorige en volgende te klikken, maar ook door in de overzichtsbalk bovenin het protocol een andere pagina aan te klikken. 5.6 Tussentijds opslaan Om de gebruiksvriendelijkheid van het KIS te vergroten slaat KIS tussentijds het protocol wat u invult op. Uw consult op de volgende momenten opgeslagen: 26

27 Als u klikt op volgende om naar de volgende pagina te gaan binnen het protocol Als u de melding krijgt dat u binnen 5 minuten wordt uitgelogd Als de applicatie crasht Als u tussentijds navigeert naar een andere pagina/patiënt in het KIS Als u klikt op de knop tussentijds opslaan Heeft u tussentijds opgeslagen dan kunt u het contact op twee plekken terugvinden in het KIS: 1 Onder protocollen bij de desbetreffende patiënt 2 Onder Home Open contacten Het kan zijn dat u tijdens uw consult een andere patiënt in het KIS heeft moeten openen. U kunt dan weer terug gaan naar de patiënt waar u mee bezig was omdat deze patient geopend blijft staan in het KIS. U kunt naar het dossier van de desbetreffende patient door in de bovenste balk in KIS op de naam van de patiënt te klikken. 5.7 Afronden Aan het eind van een protocol komt u in het afrondscherm. In dit scherm kunt u de SOEP-velden invullen, contactinformatie inzien en aangeven of u de meetwaarden wilt terugrapporteren Verplichte en semi-verplichte vragen Indien niet alle verplichte vragen ( ) zijn beantwoord, wordt op de afrondpagina een rode popupmelding zichtbaar, waarin staat dat nog niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Ga naar de betreffende pagina die in de overzichtsbalk roodgekleurd is om de vraag alsnog te beantwoorden. Semi-verplichte vragen ( ) die niet zijn ingevuld geven een gele pop-up. Een protocol kan worden afgesloten zonder deze vragen in te vullen, maar het is wenselijk dat deze vragen worden ingevuld. De pagina in de overzichtsbalk is in dit geval geel gekleurd. 27

28 Op de betreffende pagina wordt zichtbaar welke verplichte en/of semi-verplichte vragen nog niet beantwoord zijn (in het voorbeeld Stoppen met roken (verplicht) en Pakjaren (semi-verplicht). Beantwoord in ieder geval de verplichte vraag om het formulier alsnog af te kunnen ronden. Ga hiervoor terug naar de laatste pagina SOEP-registratie Vrije tekst kan worden teruggestuurd naar het HIS, dit gaat door middel van SOEP. De zorggroep bepaalt of bepaalde teksten n.a.v. het onderzoek al voor-ingevuld worden. U als zorgverlener kan altijd tekst toevoegen. Afhankelijk van u rol als zorgverlener kunt u één of meerdere SOEP velden invullen. Bovenaan de SOEP staat tevens aangegeven met welke ICPC-code de informatie teruggeschreven wordt richting het HIS. Met welke ICPC-code teruggeschreven wordt hangt af van het zorgprogramma. Wilt u terugschrijven met een andere ICPC-code dan kunt u dit selecteren door de ICPC-code te kiezen waar u mee wilt terugschrijven Contactsoort en rol selectie Aan een contact zit standaard een contactsoort gekoppeld. U kunt deze wel wijzigen. Op de pagina Terugrapportage kunt u hiervoor kiezen uit een drop-down-lijst. 28

29 1. Selecteer de gewenste contactsoort. 2. Vul uw rol in. (Dit hoeft alleen als u meerdere rollen heeft binnen het KIS) Meetwaarden De meetwaarden kunnen gemakkelijk aan het dossier van de patiënt in het HIS toegevoegd worden. U kunt nu kiezen of u alle meetwaarden, geen meetwaarden of een selectie van meetwaarden terug wilt sturen naar het HIS. 5.8 Doorverwijzing vanuit protocol Verzenden van verwijzing Vanuit een protocol verwijzen kan alleen aan de hand van een daartoe bestemd verwijsformulier. Deze staan in het patiëntenpaspoort onder Verwijzen, maar ook tussen de andere vooraf gedefinieerde protocollen. 1. Klik op het verwijsformulier. 2. Selecteer het betreffende zorgprogramma voor de verwijzing. 3. Selecteer een specialist naar wie verwezen moet worden. 4. Vul het formulier in. 5. Klik op Volgende. 6. De stap Verwijzen opent nu (vóór Terugrapportage) 29

30 7. Zorgprogramma en rol zijn voorgeselecteerd en uitgegrijsd. Bij Medewerker/praktijk kan gezocht worden op medewerkernaam, praktijknaam en plaats. Voor een algemene verwijzing kiest u de praktijk, voor een specifieke verwijzing kiest u de medewerker bij de praktijk. De hierbij behorende contactgegevens verschijnen vervolgens aan de rechterzijde. U kunt de einddatum en hulpvraag aanpassen of leegmaken. Bij een lege einddatum blijft de verwijzing actief totdat uzelf de verwijzing sluit. 8. Rechtsbovenin dient u, indien niet automatisch ingevuld, de ICPC-code te kiezen ter terugkoppeling naar het HIS. 9. Na deze stap volgt de terugrapportage: - De contactsoort is automatisch ingevuld als verwijzing. - De SOEP-P-regel is ingevuld met de verwijzing naar de geselecteerde rol, met hulpvraag. 10. Rond het protocol af. U krijgt nu een verwijzingsbevestiging en de mogelijkheid om de verwijsbrief te printen Ontvangen van verwijzing 1. De ontvanger van de doorverwijzing ontvangt een notificati . De ontvanger ontvangt deze mail op het adres dat ingesteld is door de instantie/zorggroepbeheerder. In de mail staat: 2. De verwezen patiënt staat nu bij Verwezen patiënten onder de tab Home. 30

31 5.9 Vrij protocol starten Met een Vrij protocol kan zelf direct uit alle beschikbare formulieren gekozen worden los van de voorgedefiniëerde protocollen. 1. Ga naar Protocollen. 2. Start een Vrij protocol. 3. Kies een formulier uit de lijst onder Nog een formulier toevoegen. 4. Klik op Toevoegen. 5. Het formulier verschijnt aangevinkt boven het zoekvak. 6. Herhaal dit als u meer formulieren wilt invullen, en start vervolgens met het protocol. (U kunt dan nog terug als u een formulier vergeten bent.) 5.10 Patiëntkeuzeprogramma Onder Protocollen kunt u het patiëntkeuzeprogramma vinden indien uw zorggroep hier gebruik van maakt. Het patiëntkeuzeprogramma is te vergelijken met de protocollen beschreven in hoofdstuk Open het patiëntkeuzeprogramma onder het submenu contacten door op de regel te klikken. 2. U komt in het volgende scherm, waar u de motivational interviewing items invult. 3. Vul de gegevens in en klik vervolgens op volgende. 4. U komt op het volgende scherm waar de aandachtsgebieden worden getoond. 5. Vul in aan welke aandachtsgebieden de patiënt wil werken en klik op volgende. 6. Geef nu aan welke aanpak men zou wensen voor de aangegeven aandachtsgebieden. 7. Op de volgende pagina kunt u aangeven of de patiënt gebruik wil maken van het patiëntportaal, dat in de volgende versie zal worden ontwikkeld. 31

32 8. De daaropvolgende pagina geeft u de mogelijkheid om een casemanager aan de patiënt te koppelen. Na het klikken op afronden komt u op het tabblad patiëntkeuzeprogramma op de pagina Bevindingen, waar een samenvatting wordt weergegeven. Het patiëntkeuzeprogramma voert automatisch de motivatie die u op het eerste pagina heeft ingevoerd door bij de aandachtsgebieden. 32

33 6. Bevindingen Hier treft u de (automatisch gegenereerde) conclusies die getrokken zijn naar aanleiding van de doorlopen protocollen in het KIS. Dit zijn alle conclusies die door de verschillende zorgverleners zijn getrokken. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de stand van zaken rondom de patiënt. Niet alle gegevens die u invult tijdens het uitvoeren van een contact/protocol komen hier terug. Samen met de zorggroep is een selectie gemaakt om bepaalde bevindingen weer te geven. Klik in het linkermenu op Bevindingen om bevindingen van afgeronde protocollen terug te zien. 33

34 7. Meetwaarden & Spirometrie Onder het kopje Meetwaarden in het linkermenu worden relevante meetwaarden getoond. Per zorgprogramma worden de relevante meetwaarden weergegeven. Ook voor u, als huisarts/poh, relevante meetwaarden worden getoond. De referentiewaarden zijn bepaald door de NHG. 7.1 Meetwaarden Meetwaarden zijn onderverdeeld in subgroepen. Tevens kunt u selecteren hoever u wilt terugkijken in de tijd. Indien het zorgprogramma gebruik maakt van de spirometerkoppeling wordt deze mogelijkheid ook getoond. Door op een specifieke meetwaarde te klikken kunt u het verloop van de meetwaarde inzien via een grafiek. Alleen voor numerieke meetwaarden zal een grafiek getoond worden. 7.2 Spirometrie Het doel van de spirometrie koppeling in het KIS is om de onderzoekuitslagen in de keten te kunnen delen. Denk aan consultatie van een longarts. Een voorwaarde hiervoor is dat het onderzoek vanuit KIS wordt uitgevoerd. De koppeling maakt dit mogelijk. Om de spirometer vanuit KIS te kunnen blijven gebruiken is het noodzakelijk om het hulpprogramma LAOS te installeren. Wanneer u in KIS een nieuw spirometrie onderzoek uitvoert, ziet u een melding 34

35 met een link naar het installatiebestand. Er is een handleiding beschikbaar waarin de stappen van de installatie worden beschreven. Indien u werkt met de spirometer wordt u binnenkort benaderd en ontvangt u meer informatie Spirometrie uitvoeren Op tabblad Spirometrie onder Meetwaarden kan een spirometrie onderzoek uitgevoerd worden. Dit kan door middel van de knop Nieuw onderzoek. Tevens toont het de resultaten van eerder uitgevoerde onderzoeken en kunnen deze resultaten in detail worden bekeken Nieuw spirometrie onderzoek Een nieuw onderzoek kan uitgevoerd worden door te klikken op de knop Nieuw onderzoek. Er verschijnt een scherm waarop een aantal gegevens ingevuld moeten worden om het onderzoek goed uit te kunnen voeren. Enkele hiervan worden automatisch al ingevuld. 1. Vul het Patiënt ID in. Het Patiënt ID is het nummer waaronder de patiënt in de spirometrie software van Carefusion bekend is. Is de patiënt nog niet in de spirometriesoftware van Carefusion bekend, maak deze dan eerst op de gebruikelijke manier aan. Het Patiënt ID kan daarna worden overgenomen in het KIS. Dit is een eenmalige handeling. 35

36 2. Vul de overige (verplichte) velden in. 3. Klik op de knop Onderzoek uitvoeren. 4. De spirometrie software wordt nu automatisch opgestart en de juiste patiënt wordt geopend. Nu kan het onderzoek (pre en/of post) zoals gebruikelijk worden uitgevoerd. Bent u klaar met het onderzoek, druk dan op de knop Afsluiten binnen de spirometrie software. 5. De spirometriesoftware wordt nu afgesloten en het onderzoek wordt automatisch opgenomen in KIS. Dit onderzoek wordt als bovenste in het overzicht getoond. Tevens worden de uitslagen ook naar de huisarts verstuurd in een MELAB-bericht. Door een spirometrieonderzoek aan te vinken en vervolgens op Details te klikken zijn de verdere gegevens en de curves (flow-volume en volume-tijd) van het onderzoek in te zien. 36

37 8. Individueel Zorgplan Het Individueel Zorgplan (kortweg IZP, voorheen Behandelplan) is bedoeld om gezamenlijk met de patiënt en andere zorgverleners de patiënt optimaal te behandelen. Het plan bestaat uit aandachtsgebieden, doelen en activiteiten. Het IZP is te benaderen via het linkermenu en het tabje Individueel Zorgplan. 8.1 Aandachtsgebieden Per zorgprogramma kan de zorggroep aandachtsgebieden (voorheen Risicofactoren) specificeren. Deze zullen bovenaan de pagina Individueel Zorgplan te zien zijn. Men kan handmatig de mate van motivatie en het risico aangeven, door te klikken op het potlood. Daarnaast kan de zorggroep bepaalde afkapwaarden aangeven waardoor het risico automatisch wordt bepaald. Bijv. een man met een BMI >30 heeft een hoog risico op BMI. De kleur van het driehoekje geeft de hoogte van het risico aan en de drie streepjes de mate van motivatie om te werken aan het verlagen van het risico. Laag risico Gemiddeld risico Hoog risico 8.2 Doelen Samen met de patiënt kunnen er doelen gesteld worden die vervolgens weer aan meetwaarden en aandachtsgebieden gekoppeld kunnen worden. Actieve doelen zijn doelen waaraan de patiënt werkt. Historische doelen zijn doelen die ooit zijn opgesteld, maar zijn afgesloten doordat het doel behaald is, er een nieuw doel gesteld is, of het doel is stopgezet. 37

38 8.2.1 Nieuw doel opstellen 1. Klik onderaan op het Voeg een doel toe. 2. Vul het doel van de patiënt in, bijvoorbeeld Stoppen met roken. 3. Geef concreet aan wanneer dit doel behaald is. 4. Geef aan wat de onderliggende reden van het doel is. 5. Selecteer de termijn waarvoor het doel gesteld wordt. 6. Koppel het doel aan één of meerdere aandachtsgebieden. 7. Het is mogelijk om direct een actie toe te voegen (zie ). 8. Klik op Opslaan. 9. Het doel is nu opgesteld Activiteit toevoegen Het doel is nu opgesteld, maar om het doel te behalen zal de patiënt activiteiten moeten uitvoeren. Klik op Actie toevoegen bij een bestaand doel om een activiteit toe te voegen. Zie volgende pagina voor een screenshot 1. Vul de activiteit in die de patiënt gaat volgen. 2. Voeg eventuele belemmeringen toe. 3. Geef aan wat de patiënt nodig heeft om de belemmeringen 4. Geef aan wie deze activiteit zal begeleiden (monitoren). 5. Geef aan wanneer de evaluatie plaats zal vinden. 6. Kies een methode voor de evaluatie. 38

39 Klik op opslaan Evalueren en sluiten van de doelen Voor de evaluatie met de patiënt gaat u weer naar het betreffende doel. 1. De activiteiten kunnen worden geëvalueerd door middel van de duimpjes. Hiermee kan worden aangegeven of de activiteit wel of niet behaald is. 2. Het doel kan worden geëvalueerd door middel van het open tekstvak onder de activiteiten. 3. Vervolgens kan het doel worden afgesloten door op Doel gehaald of Doel niet gehaald te klikken. Hiermee wordt het doel afgesloten. Het doel is niet meer te zien bij de gestelde doelen. Klik op Historische doelen voor de afgesloten doelen. Het doel wordt nu zichtbaar. Door op Meer informatie te klikken kunt u de eerder ingevulde informatie terug zien. 39

40 9. Medicatie Op dit scherm vindt u meer informatie omtrent de medicatie. Naast actuele medicatie wordt ook de historische medicatie getoond (grijs gearceerde medicatie), allergieën, contra-indicaties en comorbiditeiten. Door op de medicatie te klikken verschijnt er aanvullende informatie. 40

41 10. Voorlichting Op dit scherm is de voorlichting die door de zorggroep is opgesteld in te zien. De voorlichting bestaat categorieën met een algemene toelichting. Per categorie zijn er veel-gestelde-vragen met antwoorden, websites en documenten Voorlichting registreren & klaarzetten Onder het tabblad Voorlichting kunt u per item in de voorlichting aangeven of deze voorlichting gegeven/klaargezet is. Dit doet u door het vinkje voor het item aan te zetten en op de knop opslaan te klikken Samenvatting Onder het tabblad Samenvatting ziet u welke voorlichting (en door wie) is klaargezet en is verstrekt voor de patiënt. 41

42 11. Signaallijst en Rapportages Deze optie geeft u de mogelijkheid om te kijken hoe uw praktijk ervoor staat. U kunt een overzicht krijgen van de vulling van de indicatoren en een overzicht van de gezondheidstoestand van uw praktijkpopulatie. Let op deze waarden zijn niet actueel, de gegevens worden periodiek ververst. Indien u over de meest recente gegevens wilt beschikken kunt u contact opnemen met de Topicus Helpdesk. Dit proces duurt enige tijd, afhankelijk van de grootte van de praktijk of zorggroep. Als u gebruikt maakt van de rapportages van Topicus adviseren we u om ook goed te letten op de kolom OZIS, indien hier een kruisje staat zal deze patiënt niet worden meegenomen in de rapportages Signaallijst: Overzicht van de laatste controles Om een signaallijst uit te voeren voor de praktijk volgt u de volgende stappen: 1. Klik op Home (hoofdmenu) 2. Klik in het linkermenu op Signaallijst 3. Selecteer organisatie en zorgprogramma 4. Klik op Genereer signaallijst In de signaallijst staan de volgende gegevens (afhankelijk van zorgprogramma): NAW van de patiënt Gerelateerd zorgprogramma episode aanwezig? OZIS: is er een OZIS dossier ooit opgehaald? Hoofdbehandelaar: wie is de hoofdbehandelaar van de patiënt (ha, specialist)? Voor het zorgprogramma diabetes: DC: wanneer was de laatste driemaandelijkse controle? JC: wanneer was de laatste jaarcontrole? F: wanneer was de laatste funduscontrole? Indien een veld leeg is, is dit een signaal dat er gegevens missen. U kunt direct naar het dossier van de patiënt door op het dossier icoontje te klikken (eerste kolom). Ook kan van de signaallijst een export naar Excel gemaakt worden. 42

43 11.2 Rapportage patiënt: Overzicht van de ingevoerde meetwaarden Deze data kunnen gebruikt worden ten behoeve van een benchmark of voor rapportage aan de zorgverzekeraar. Er kunnen rapportages gemaakt worden die inzicht geven in de registratie van meetwaarden en rapportages die inzicht geven in de gezondheidsstatus van de patiëntpopulatie Rapportage patiënt datums Op het patiëntdatascherm kunt u een overzicht krijgen van de datum van de ingevulde meetwaarden bij patiëntpopulatie. Door op de pijltjes naast de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden. Klik op de knop Exporteren Excel om het overzicht in Excel te genereren Rapportage patiënt waarden Op het patiënt waarden scherm worden i.p.v. de datums, zoals bij het patiënt data scherm, de ingevulde waarden getoond. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Door op de kolomnamen te klikken kan de kolom gesorteerd worden Rapportages U kunt, los van de Rapportage patiënt, vooraf gedefiniëerde rapportages uitdraaien in het KIS. Het is afhankelijk van uw rol welke rapportages beschikbaar zijn. 1. Ga in het bovenmenu naar Home. Selecteer zorgprogramma 43

44 2. Ga in het linkermenu naar Rapportages. 3. U ziet de beschikbare rapportages. Klik op de rapportage die u wilt aanvragen. 4. Selecteer in het gewenste formaat van uw rapportage (PDF of Excel). 5. Selecteer eventueel de begin- en einddatum en het zorgprogramma. 6. Klik op aanvragen. 7. De rapportage zal na enige tijd beschikbaar zijn onder het kopje Aangevraagde rapportages. U kunt tussendoor gewoon verder werken in het KIS; u hoeft niet op de rapportagepagina te blijven. 8. Door opnieuw op Rapportages te klikken ververst u de pagina. De rapportage is aangevraagd en wordt voorbereid. Verwijder de rapportage verwijderd uit de lijst met aangevraagde rapportages. Download de rapportage. 9. Klik op de button achter het rapport onder download om het rapport te downloaden. 10. Klik eventueel op een aangevraagde rapportage om in een pop-up de criteria van de aangevraagde rapportage te zien. Eerder gedraaide rapportages vindt u terug onder het kopje Aangevraagde rapportages. Door te klikken op een rapport opent een nieuw scherm. Hierin leest u welke waarden u heeft opgegeven bij het aanvragen van het rapport. Het gaat hier bijvoorbeeld om de begin- en einddatum. Ook leest u hier of het rapport is aangevraagd met de conditie hoofdbehandelaar huisarts korter of langer dan 12 maanden. 44

45 12. Contactenlijst: Overzicht van de afgenomen onderzoeken De contactlijst kan een lijst genereren van de door u afgenomen onderzoeken in een geselecteerde periode. Hierdoor kunt u zien wat u de vorige keer heeft ingevuld. 1. Klik op Home 2. Klik op Contactenlijst 3. Vul een begindatum in 4. Vul een einddatum in 5. Klik op Toon lijst 6. Klik op een gewenst onderzoek om een historisch contact in te zien 7. Tevens kunt u het historische contact afdrukken 45

46 13. Openstaande protocollen In het KIS bestaat de mogelijkheid om uw openstaande protocollen in te zien. U kunt verder gaan in het protocol waar u gebeleven was en het protocol voor de desbetreffende patiënt afronden. 1. Klik op Home 2. Klik op Openstaande contacten 3. Klik op de regel van de patiënt waar het protocol/contact nog van open staat 4. U komt weer in het protocol/contact waar u gebleven was Let op: wanneer een protocol bij Openstaande protocollen staat is er nog geen terugkoppeling geweest naar het HIS. Andere zorgverleners zullen dus nog geen gegevens zien van het consult. Ook kunt u bij de patiënt geen andere contact/protocol uitvoeren indien het vorige contact/protocol nog open staat. 46

47 14. Verwijzingendashboard Om overzicht te houden in de verwijzingen van uw praktijk kunt u het verwijzingendashboard gebruiken. Op dit dashboard vindt u verschillende categorieën met verwezen patiënten. Hier kunt u controle uitvoeren op verschillende categorieën, zoals dubbele verwijzing en verwijzingen die binnenkort verlopen. - Ga naar Management. - Klik op Verwijzingendashboard. - U kunt op zorgprogramma en praktijk selecteren. - Klik op een categorie om de patiënten in te zien die onder deze categorie vallen. De categorie geeft de eventuele fout aan, de toelichting een controlemethode of oplossing, waaronder verwijzingen die binnenkort (komende 2 maanden) gaan aflopen en verwijzingen die recent (afgelopen 2 maanden) zijn afgelopen. Elke categorie is als Excel-bestand te downloaden. 47

48 15. Declaratiedashboard Om overzicht te houden in de declaraties van uw praktijk kunt u het declaratiedashboard gebruiken. Op dit dashboard vindt u verschillende categorieën met patiënten. - Ga naar Management. - Klik op Declaratiedashboard. - Selecteer (zomogelijk en zonodig) een zorgprogramma en/of praktijk. - Klik op de categorie om de onderliggende patiënten in te zien. De categorie geeft de (eventuele) fout aan; de toelichting biedt een controlemethode of oplossing. Per categorie kunt u de lijst exporteren naar Excel. 48

49 16. Meldingen Topicus of uw de zorggroep kan mededelingen sturen die betrekking hebben tot het KIS. Deze meldingen worden zichtbaar bij het postvakje rechtsbovenin het scherm, direct links naast uw naam. - Klik op het postvakje om de nieuwe meldingen te zien. - Alle meldingen zijn terug te vinden onder Home bij Meldingen. Meldingen over nieuwe releases zullen direct rechtsbovenin het scherm geopend 49

50 17. Foutmeldingen Het is belangrijk voor softwareleveranciers om foutmeldingen te ontvangen. Hierdoor kunnen ze het product stabieler maken wat het gebruik verbetert. U kunt altijd naar waar u een melding kunt aanmaken of mailen naar meldingen2@topicus.nl. De meest voorkomende foutmeldingen en de acties die hierop moeten volgen worden hieronder besproken Errors Krijgt u een error, dan verschijnt er een melding met een crashveld. Uw gegevens staan hier vermeld met een errorid, een unieke code voor de error. Het wordt erg gewaardeerd als u het tekstveld gebruikt om duidelijk aan te geven wat u aan het doen was en waar het fout ging. Door op verstuur te klikken komt uw melding automatisch bij de softwareontwikkelaars terecht. U kunt nu zelf direct weer verder gaan. 50

51 17.2 Praktijk heeft geen edi-mailadres Om MEDLAB- en MEDVRY-berichten te kunnen versturen moet er een edi-mailadres bekend zijn van de praktijk. Indien dit niet ingesteld is zullen er geen gegevens in het HIS terechtkomen. Krijgt u deze melding geef dan het edi-mailadres door aan uw zorggroepbeheerder. Dit is meestal een lifeline of uzorg-adres. Weet u het adres niet, maak het dan wel bekend in uw zorggroep zodat hier actie op ondernomen kan worden Dossier niet compleet Krijgt u bovenstaande icoon te zien na het openen van een patiënt, dan is het niet gelukt om het dossier van de patiënt op te halen uit het HIS. Hierdoor kan er geen actuele medicatie getoond worden en zullen niet de meest recente meetwaarden worden weergegeven. Maakt u gebruik van OZIScommunicatie dan wordt dit niet automatisch teruggeschreven naar het HIS, maar zal er een MEDLAB en MEDVRY verstuurd worden. Komt het vaker voor dat de dossiers niet binnen komen, meld dit dan bij de zorggroep of maak een melding aan bij Topicus. Geef hierbij aan bij welke patiënt u het dossier niet binnen kreeg en rond welk tijdstip dit was. (Zie ook hoofdstuk Dossierstatussen voor de verschillende dossierstatussen.) 51