White paper succesvol implementeren e-aanbesteden

Transcriptie

1 White paper succesvol implementeren e-aanbesteden Augustus 2015 Negometrix

2 Hoofdstukken 1. Inleiding en de aanleiding 2. Voor u ligt een enorme kans! 3. Wat gaat er eigenlijk veranderen? 4. Zet de interne klant centraal 5. Bestaande documenten en processen digitaliseren 6. Het bewegen van de markt 7. De belangrijke rol van uw ICT collega s 8. Aan de slag en implementeren maar! 9. Wat mag u van uw e-aanbestedingsapplicatie verwachten? 10. Slotwoord

3 1. Inleiding en de aanleiding E-aanbesteden wordt verplicht, want het verplicht digitaal ontvangen van offertes is opgenomen in de EU-richtlijnen Veel organisaties oriënteren zich op deze verandering en zijn zich in meer of mindere mate bewust van de gevolgen. Een mooie aanleiding voor Negometrix om een praktische en begrijpelijke white paper te schrijven. Met 2 doelen: we willen u een spiegel voorhouden, u behoeden voor valkuilen én u overwegingen meegeven die van toepassing zijn op dergelijke implementatieprojecten. Dit alles met de kennis van 15 jaar ervaring bij uiteenlopende organisaties. Veel organisaties vragen zich af wat de impact op de organisatie is en met welke inspanningen en veranderingen ze vooral rekening moeten houden. Wees gerust, velen gingen u al voor en kozen in de afgelopen jaren vrijwillig voor het digitaliseren van het inkoop- en aanbestedingsproces. Gewoon omdat het tijd scheelt, een gedegen inkoopbeslissing ondersteunt, bijdraagt aan een audit trail en, last but not least, enorm leuk is. Ons advies: omarm deze verplichting en zie het vooral als een kans, begin op tijd en zorg dat je zelf in control bent en blijft. Want, zoals J. Cruijff ooit zei: ieder nadeel heb z n voordeel. We leggen graag uit waarom. 2. Voor u ligt een enorme kans! Het digitaliseren van inkoop- en aanbestedingsprocessen is geen opgave maar een enorme kans. Niet alleen voor de inkoopprofessionals, maar ook voor de rest van uw organisatie én uw aanbieders. In dit document beperken we ons tot de kansen en voordelen van digitaal inkopen en aanbesteden, zowel Europees als onderhands. De voordelen van e-contract management en bijvoorbeeld digitale inkoop startformulieren worden in dit document bewust niet meegenomen. Het plezierige van deze optionele kansen is dat ze altijd later nog kunnen worden toegevoegd aan het applicatielandschap van uw organisatie. Er bestaat ook geen plicht voor deze functionaliteiten, iets wat wel het geval is met de aanbestedingsfunctionaliteit.

4 In dit document wordt verder telkens gesproken van digitaal aanbesteden. In de optiek van de schrijvers is het niet nodig dit op te splitsen naar Europees of onderhands aanbesteden. Digitaal aanbesteden kent namelijk in beide gevallen dezelfde voordelen. Prof. Dr. Jan Telgen gaf op de dag van het E-aanbesteden in 2012 aan dat de voordelen van digitaal aanbesteden in veel kleine inkooptrajecten veel harder doorrekenen dan in enkele EU aanbestedingen per jaar. De voordelen van E-aanbesteden op een rijtje tijdsbesparing voor zowel de inkoper als de aanbieder een efficiënte automatische dossierbouw laagdrempelige toegang voor aanbieders eenvoudig vastleggen van inkoopmethoden in templates, die later kunnen worden hergebruikt en zorgen voor een uniform proces hiermee minder afhankelijk van individuele prestaties met spreadsheets en Word-documenten plezierige en professionele dienstverlening, zowel naar interne klanten als opdrachtgevers 3. Wat gaat er eigenlijk veranderen? In de basis blijft het inkoopvak hetzelfde. Gelukkig maar. Gedegen afwegingen en doordachte gunningsmodellen in lijn met wet- en regelgeving en eigen beleid blijven als vanzelfsprekend leidend. Het zal meer gaan om de middelen die u moet gaat hanteren voor het doorlopen van inkoopprocessen. Eenvoudige voorbeelden van veranderingen zijn: de mogelijkheid om uw interne klant/opdrachtgever eenvoudig toegang te geven tot een webbased omgeving waar de voor hem of haar relevante informatie direct beschikbaar is autorisaties voor alle gebruikers: wie mag wat zien en wanneer mijlpalen en fatale termijnen worden online inzichtelijk, ook voor aanbieders automatische reminders worden verstuurd en planningen kopiëren naar Outlook niet meer alle correspondentie (zowel intern als extern) beheren vanuit een mailbox, maar een automatische dossierbouw in de applicatie automatische logging: wie deed wat en wanneer beoordelingen geheel online uitvoeren voor al uw teamleden, snel inzage in verschillen en onderbouwingen online een geautomatiseerd vraag & antwoord (nota van inlichtingen) proces

5 Maar de veranderingen kunnen ook een stuk diepgaander zijn. Een gedegen e-aanbestedingsapplicatie gaat verder dan enkel het online delen van aanbestedingsstukken. Door de integratie van gunningmethoden in de aanbestedings-software wordt het inkoopteam/de inkoper in staat gesteld gewogen criteria online beschikbaar te stellen aan aanbieders (zie ook hoofdstuk 5). De veranderingen die hiermee gepaard gaan zijn: samen met interne klanten bouwen aan online beoordelingsmodellen foutloos toepassen van gunningsmethoden variërend van Gunnen op Waarde tot relatief, absoluut, etc. in de software nog voor publicatie scenario-analyses kunnen doorlopen, al dan niet samen met het inkoopteam: Wat willen we betalen voor kwaliteit? aanbieders geven antwoord in een online multicriteria omgeving, de score wordt automatisch berekend op basis van de van toepassing zijnde gunningsmethode; direct inzicht in de score en wie voldeed aan de minimale vereisten omdat de gehele gunnings- afwijzingsonderbouwing in de software wordt vast gelegd, is het mogelijk automatisch gegenereerde gunnings- en afwijzingsbrieven en onderbouwing te genereren Hoe snel en wat u verandert, kiest u natuurlijk zelf. Vaak is dit afhankelijk van het type organisatie, maar ook van de beschikbare resources. Grofweg zijn er twee varianten: 1. de Big Bang: alle processen veranderen op 1 moment voor iedereen 2. de Olievlek: er wordt gestart met enkele processen en projecten, vaak in een beperkte groep gebruikers. Langzaam maar zeker worden meer processen en collega s bekend met het digitaal aanbesteden. Deze white paper geeft in de komende hoofdstukken overwegingen en handreikingen die in beide scenario s van toepassing zijn. 4. Zet de interne klant centraal Heeft u er jaren over gedaan uw interne klant/stakeholders te overtuigen van de waarde van inkoop? En weten ze u inmiddels - wellicht schoorvoetend - te vinden? Dan wilt u graag dat de implementatie van een e-aanbestedingsapplicatie daar geen afbreuk aan doet. Sterker nog, de applicatie moet uw rol en dienstverlening versterken richting de interne klant. Daarom beginnen we met deze stakeholder in het proces, zoals deze centraal staat in de dienstverlening vanuit de afdeling inkoop. Vervolgens moet deze stakeholder ook centraal staan tijdens de implementatie. Uiteraard kent de interne klant

6 vele gezichten, variërend van budgethouder tot gebruiker en de interne controller tot zelfs de accountant. In alle gevallen geldt, informeer gebruikers tijdig. In geval van een Big Bang lancering kan dat inhouden dat er een informatiebulletin beschikbaar is op intranet en een kick off bijeenkomst wordt georganiseerd. In het geval van De Olievlek zal er vooral per project bij de aftrap veel aandacht moeten zijn voor deze nieuwe manier van werken. In beide gevallen geldt: betrek de leverancier van de aanbestedingsapplicatie in dit proces. Het is absoluut redelijk om spot on instructiedocumenten te verlangen, maar ook een kort instructiefilmpje mag niet te veel gevraagd zijn. Op dat vlak is het wiel al vele malen uitgevonden. Valkuil 1: uw interne klant niet toelaten tot de e-aanbestedingsapplicatie en laten werken op de oude manier. Wij (inkoop) zetten het er wel in voor ze. Niet doen! Pas de kunst van het verleiden toe. Gebruik de applicatie juist om sneller en uniform op te treden naar de interne klant. Werken in separate mails en documenten met alle nadelen van importeren en exporteren is een stuk lastiger dan eenmalig de drempel overwinnen en de collega in het systeem te laten werken/lezen. Ook de dossierbouw is op de oude manier lastiger en het risico op onvolledigheid neemt toe. Valkuil 2: we hebben geen overleg meer, alles gaat via de applicatie. Niet doen! We blijven immers mensen. En Nederlanders, die graag willen overleggen, overwegingen delen en soms in consensus beoordelen. Blijf dit vooral doen. Weliswaar ondersteund door de applicatie. Iedereen heeft zijn/haar beoordeling uitgevoerd in de applicatie. Tijdens de eventuele consensussessie met alle teamleden kan een samenvattend oordeel, uiteraard in de software, vastgelegd worden,.

7 5. Bestaande processen en documenten digitaliseren Eén ding is zeker, u beschikt al over en gebruikt vaak gestandaardiseerde processen en documenten. Misschien is het uw eigen persoonlijke set of een gedeelde set, die u met alle collega s gebruikt. Met de komst van een e-aanbestedingsapplicatie wordt het nog eenvoudiger een standaard werkproces te borgen en kennis en ervaring te hergebruiken. Valkuil 3: de aanbestedingsapplicatie inrichten en de analoge documenten zonder enige aanpassingen hanteren in de digitale aanbesteding. Gemiste kans! De samenhang die ooit van toepassing was tussen de hoofdstukken en documenten wordt opeens minder logisch nu de documenten aangeboden worden in een online omgeving. Worden (gunning/afwijzings)criteria vertaald naar de applicatie zonder dat dit duidelijk aangegeven wordt in de stukken, dan kan zelfs een onvolledig beeld ontstaan bij uw aanbieders. Zorg dat het één geheel is. Schroom niet om bepaalde elementen uit de leidraad te halen en te vertalen naar de applicatie. Het meest sprekende voorbeeld is de planning. Want waarom een planning op papier hanteren als een online planning mogelijk is? Verandert een datum, dan is meteen iedereen op de hoogte, omdat we allemaal naar dezelfde laatste versie kijken. Ervaring leert dat een aanbestedingsleidraad/offerteaanvraag vaak een dik document is met veel bijlagen. Wees niet bang om het flink in te korten. Vertaal eisen en wensen naar online criteria in het platform. De voordelen zijn aanzienlijk, denk aan: 1. automatische score berekening 2. real time terugkoppeling voor de aanbieder als het gaat om de (on)volledigheid van de offerte 3. vragen voor de nota van inlichtingen kunnen traceerbaar gekoppeld worden aan deze criteria Bied de bijlagen separaat aan, gewoon weer via het platform. Door ook deze te koppelen aan criteria ontstaat er namelijk automatisch een complete checklist voor aanbieders.

8 Ook het beoordelingsteam profiteert hiervan, want zij kunnen eenvoudig de juiste score koppelen aan een document/tekst wat is gelinkt aan het juiste criterium. Wees kritisch op het gebruik van bijlagen! Zijn bijlagen nog wel het meest logische middel om informatie van aanbieders te ontvangen? Nu er een online platform gebruikt wordt, is een open vraag misschien wel logischer. Door direct aan te geven hoeveel tekens een aanbieder mag spenderen aan de tekst, ziet deze een tellertje meelopen wat aangeeft hoeveel tekens men nog te gaan heeft. Hoe meer gestructureerd de data binnenkomt, hoe eenvoudiger de latere verwerking is: je hoeft niet meer te zoeken in (online) documenten. Ook voor bovenstaande geldt: op dit gebied is het wiel al zo vaak uitgevonden dat bestaande templates eenvoudig en snel geïntegreerd kunnen worden in uw eigen omgeving. De aanbieder van aanbestedingssoftware kunt u aanspreken op z n ervaringen en mee laten denken in welke templates uw organisatie het beste zouden passen. Zaken als centraal versus decentraal belegde inkooporganisatie zijn van directe invloed op het type templates en de mate van vrijheid in het aanpassen van de templates. Denk hier goed over na. Valkuil 4: door het gebruiken van e-aanbestedingssoftware kan ik eindelijk mijn collega s dwingen de juiste procedures en werkprocessen te hanteren. Pas op! Hier zit een kern van waarheid in, maar tegelijkertijd ook een enorme valkuil. Is er geen urgentiebesef of een dwingend kader, dan zal ook de applicatie dit niet veranderen. Men blijft dan gewoon doen wat men altijd al deed. Informeren en betrekken blijft de beste methode om gebruikers mee te krijgen. Hebben ze eenmaal de voordelen ervaren, dan kan de software ze wel de juiste steun in de rug bieden en zal men sneller de weg naar inkoop weten te vinden. 6. Het bewegen van de markt Inkoop is de schakel tussen de markt en de eigen organisatie, laten we dat vooral niet vergeten. De aanbieders spelen in het implementatieproces dan ook een belangrijke rol.

9 Gelukkig hebben in de afgelopen 15 jaar collega s van u de markt al bewogen om mee te bewegen in het digitaliseren van inkoop en dus ook verkoop. Op dit moment zijn er tienduizenden organisaties geregistreerd die tientallen keren per jaar online offertes aanbieden aan e-aanbestedingsplatformen. Vergis u niet, dit zijn niet alleen grote organisaties, maar ook kleine lokale aanbieders die bekend zijn met digitaal aanbesteden. Het bewijs hiervan is geleverd omdat digitale offerte-aanvragen meer offertes geven dan papieren aanvragen. Toch raden wij u ten zeerste aan uw bestaande aanbieders te informeren over de nieuwe manier van werken. U kunt dit pas doen zodra de aanbieder geconfronteerd wordt met het inkooptraject. Maar, het is vaak plezieriger als dit al op voorhand plaats vindt. Denk aan het aanschrijven van uw aanbieders en/of het aanbieden van wat tekst en uitleg via uw eigen website. Ook hier mag u weer van uw e-aanbestedingsapplicatie leverancier verwachten dat hij hierin meedenkt en proactief documentatie aanreikt, zoals dit voorbeeld. In sommige gevallen is het verstandig om een stap verder te gaan en uw aanbieders in een informatiesessie uit te nodigen. We zien dit met name in het geval van: 1. Groslijsten: aanbieders zullen voortaan in een digitale groslijst deelnemen, informeer ze hierover. 2. Minicompetities binnen raamcontracten: net als bij groslijsten worden de aanbieders anders beheerd, maar ook herhaaldelijk uitgenodigd in specifieke uitvragen. 3. Minder ervaren sectoren zoals de aanbieders van (WMO) zorg: meer en meer gemeenten zetten e-aanbestedingsportalen in om grote groepen van zorgaanbieders te contracteren. In deze gevallen kan een informatiesessie van waarde zijn. Niet alleen de e-aanbestedingsapplicatie wordt dan toegelicht, maar ook het proces. Los van het proactief informeren van uw aanbieders, is het essentieel dat ze terug kunnen vallen op een gedegen servicedesk. Dat wil zeggen: snel bereikbaar gedurende minimaal 10 uur per dag. Natuurlijk is voor aanbieders het gebruik van zowel de applicatie als de servicedesk gratis. Niet alleen van de servicedesk, maar ook van de applicatie mag u verwachten dat deze tenminste Engelstalig wordt aangeboden (bij voorkeur meertalig). Op die manier stelt u ook buitenlandse aanbieders in staat deel te nemen aan uw (Europese) aanbestedingen.

10 7. De belangrijke rol van uw ICT-collega s Naast de interne klant en de markt is de afdeling ICT van essentieel belang. Zeker ten tijde van de keuze voor een e-aanbestedingsapplicatie en de uitrol daarvan. Ervaring leert dat het passeren van de ICT-afdeling in alle gevallen leidt tot het later moeten bijsturen of repareren. Omdat de e-aanbestedingsapplicatie onderdeel wordt van uw softwarelandschap, zal deze tenminste de toets van de ICT-afdeling moeten doorstaan. Omdat het een SAAS-applicatie betreft, is de impact op het lokale netwerk zeer beperkt en ook lokale installatie is niet nodig. Punten die wel van belang zijn: 1. Data beveiliging 2. Service level agreement 3. Uptime garanties 4. Browser compatibiliteit 5. Versie en release beheer 6. Exit plan 7. Archiefwet 8. Richtlijnen van het Nationaal Cyber Security Centrum 9. Risico inventarisatie 10. Compatibiliteit met huidige, interne IT-infrastructuur 8. Aan de slag en implementeren maar! In voorgaande hoofdstukken bespraken we de kansen en de veranderingen waar u en de betrokken partijen rekening mee dienen te houden. Het opstellen van een gedegen implementatie plan is de volgende stap. Ook hier mag u weer uw e-aanbestedingsapplicatie leverancier verzoeken een bijdrage te leveren. En ook hier is het wiel al vaker uitgevonden. Hoofdstukken die minimaal in het Plan van Aanpak naar voren moeten komen: 1. Implementatie team: zorg voor een brede vertegenwoordiging uit de organisatie. Betrek ten minste Inkoop, ICT, Finance & Control, Juridische zaken en eventueel pilot- gebruikers. Vaak de deelnemers in een eerste inkoop traject.

11 2. Deliverables: definieer duidelijk de producten die in elke fase opgeleverd moeten worden. 3. Planning: een duidelijke planning met acties per fase met eigenaren is onmisbaar. 4. Resources: dit is niet alleen een belangrijk hoofdstuk in de planning, maar dient ook vrijgemaakt te worden in uw team. Houd er rekening mee dat leden van het implementatieteam extra tijd kwijt zijn aan het implementatietraject: reserveer deze tijd dan ook. 5. Risicoanalyse: maak van tevoren inzichtelijk welke risico s een dergelijk implementatietraject met zich meeneemt en definieer vast mitigerende maatregelen. Bovenstaande hoofdstukken zijn van toepassing in zowel een Big Bang implementatie als een Olievlek implementatie. De olievlek implementatie zal een meer iteratief karakter kennen en ruimte bieden om tussentijds bij te sturen. De nadruk komt dan ook meer te liggen op het simpelweg aan de slag gaan en bijsturen. In geval van de Big Bang is het van belang rekening te houden met meer voorbereidingstijd en minder bijsturing na live gaan.

12 9. Wat mag u van uw e-aanbestedingsapplicatie leverancier verwachten? Een leverancier die meedenkt, zich verantwoordelijk voelt voor z n oplossing (zowel in functionaliteit als beschikbaarheid) en daarnaar handelt. Verder een hoge mate van beschikbaarheid van de servicedesk met een deskundig team van ondersteuners, die 10 uur per dag bereikbaar zijn voor de inkoper maar ook voor uw leveranciers. Een professioneel serviceapparaat dat altijd dat stapje extra zet. Een Gebruikersraad waar u aan deel mag nemen om mee te denken/beslissen over de roadmap van de software. Daarnaast een partij die open staat voor maatwerk en koppelingen waar dat gewenst is en dit snel en conform specificatie op kan leveren. Tijdens de implementatie Een volwassen dialoog met uw collega s van ICT, aangevuld met gedegen documentatie en certificeringen. Een team van enthousiaste consultants die ondersteuning bieden tijdens de implementatie en indien gewenst ondersteunen in de eerste paar digitale inkooptrajecten. Een leverancier die u kennis en informatie aanreikt op basis van eerdere ervaringen, het wiel opnieuw uitvinden is zonde van uw tijd. Technische ondersteuning bij implementatie. Denk onder andere aan browser compatibiliteit en testen hoe het werkt op het (vaak beveiligde) netwerk van een organisatie. Oog voor uw interne klant / stakeholders en gevoeligheden die in organisatie rondom inkoop en aanbesteden bestaan. En misschien wel het belangrijkste: vooral veel enthousiasme!

13 10. Slotwoord Het succes van de implementatie wordt gevormd door enthousiasme, een gedreven team en uiteraard een gewillige leverancier van e-aanbestedingsapplicaties. Je moet het een uitdaging vinden om met dit project aan de slag te gaan en je organisatie op het gebied van aanbesteden en inkopen naar een nog hoger plan te brengen. Als alles tot volle tevredenheid draait, heeft dat een positieve uitstraling op zowel de autoriteit als de functie van de afdeling inkoop. We stellen het bijzonder op prijs als u opmerkingen, aanmerkingen of suggesties heeft die de waarde van dit document voor geïnteresseerden kunnen verhogen. Schroom dan ook niet en laat het ons weten via sales@negometrix.com We wensen u veel succes bij uw overstap naar e-aanbesteding! Negometrix I Rijnzathe 4 I 3454 PV I De Meern Aan de inhoud van deze white paper hebben we veel aandacht besteed. Wij kunnen echter geen verantwoordelijkheid dragen voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout of misvatting die in dit document voorkomen.